Das Management von Freelancer-Projekten bedeutet, alle Aufgaben zu übernehmen: Planer, Kommunikator, Ausführender und manchmal sogar Selbsttherapeut (wir alle haben mal schlechte Tage).
Kein Wunder, dass das Projektmanagement für Freiberufler eine Herausforderung darstellt, insbesondere wenn es keine integrierte Struktur oder ein Team gibt, auf das man zurückgreifen kann. Wenn Sie eine Frist versäumen, wird Ihr Client verschwinden. Wenn Sie eine Aufgabe vergessen, werden Sie um 2 Uhr morgens wach liegen, um sie zu erledigen.
Die Arbeit kommt zum Stillstand, der Umfang wächst und die Zeit? Die vergeht wie im Flug.
Dieser Blogbeitrag enthält praktische Schritte, mit denen Sie organisiert bleiben, Projekte vorantreiben und freiberufliche Projekte pünktlich liefern können, ohne sich zu verausgaben. Legen wir los! 🧰
Was ist freiberufliches Projektmanagement?
Freiberufliches Projektmanagement ist die Praxis, Projekte unabhängig zu verwalten, ohne an einen einzelnen Arbeitgeber oder eine einzelne Organisation gebunden zu sein. Freiberufliche Fachleute übernehmen Projektmanagementaufgaben wie die Definition von Zielen, die Erstellung von Projektzeitleisten, die Zuweisung von Ressourcen und die Leitung der Ausführung.
Anstatt in einer internen Arbeitsumgebung zu arbeiten, bieten freiberufliche Projektmanager ihre Dienste verschiedenen Kunden, Branchen und Projektarten an. Sie sind für die Lieferung, die Sicherung von Aufträgen, die Einstellung von Tarifen und die Pflege von Kundenbeziehungen verantwortlich.
Dieses Modell ermöglicht es erfahrenen Projektmanagern, die Projekte auszuwählen, die sie übernehmen möchten, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen und remote zu arbeiten. Es erfordert jedoch auch Anpassungsfähigkeit, schnelle Einarbeitung und gute Kommunikationsfähigkeiten, um in unterschiedlichen Teams, mit unterschiedlichen Aufgabenbeschreibungen und Workflows erfolgreich zu sein.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Freelancer” bezeichnete ursprünglich mittelalterliche Söldner, die ihre „freie Lanze” an den Meistbietenden verkauften. Damals ging es nicht um Nebenjobs, sondern um Söldnertätigkeiten.
Warum Freiberufler Systeme des Projektmanagements benötigen
Wenn Sie sich als Freiberufler selbstständig machen, müssen Sie mit mehreren Kunden, Terminen und Lieferterminen jonglieren. Ohne ein zentrales System zur Verwaltung konkurrierender Prioritäten und Committments geraten Sie in einen Strudel aus Zeitverlust, unorganisierter Arbeit und Burnout.
Ein zentralisiertes Projektmanagement (PMS) vereint alles an einem Ort und hilft Ihnen dabei, organisiert, effizient und professionell zu bleiben.
Hier sind einige Vorteile der Digitalisierung der freiberuflichen Tätigkeit als Senior-Projektmanager:
- Erfassen Sie Zeiten und erstellen Sie automatisch Rechnungen: Verwenden Sie integrierte Timer, die mit Aufgaben verknüpft sind und direkt in Rechnungen einfließen, wodurch Abrechnungsfehler vermieden und Zahlungen beschleunigt werden.
- Optimieren Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden: Geben Sie in Echtzeit Projektboards mit Ihren Kunden frei, um den E-Mail-Verkehr zu reduzieren und Transparenz über den Projekt-Status und den aktuellen Fortschritt zu schaffen.
- Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben: Richten Sie Erinnerungen, Nachfassaktionen und wiederkehrende Checklisten ein, damit kein Schritt übersehen wird.
- Identifizieren Sie Wachstumschancen: Führen Sie Analysen durch und erstellen Sie visuelle Berichterstellung, um Ihre profitabelsten Dienstleistungen zu ermitteln und Ihr Angebot oder Ihre Preise entsprechend anzupassen.
- Vermitteln Sie ein professionelles Image: Freigeben Sie strukturierte Projektdokumentationen, Zeitleiste und Meilensteine, die Ihren Clients zeigen, dass Sie organisiert und zuverlässig sind.
- Schützen Sie Ihre mentale Bandbreite: Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand mit Vorlagen und Systemen, die Stress reduzieren und es Ihnen ermöglichen, sich auf kreative oder strategische Arbeit zu konzentrieren.
- Präsentieren Sie den Projektfortschritt: Verwandeln Sie Ihr Dashboard in ein Live-Portfolio, das potenziellen Kunden einen Einblick hinter die Kulissen Ihrer Arbeit gewährt.
🔍 Wussten Sie schon? Der erste große Auftritt eines „Freelancers” in der Popkultur stammt aus Sir Walter Scotts Roman Ivanhoe aus dem Jahr 1819, in dem Ritter ihre Kampffähigkeiten ohne Loyalität gegenüber einem Lord zur Verfügung stellten.
So verwalten Sie Freelancer-Projekte erfolgreich.
Die heutige Arbeit ist kaputt.
Ihr Leistungsumfang befindet sich in einem Dokument, die Fristen in einem anderen und das Kundenfeedback in einem dritten. Alles ist verstreut. Wenn Ihre tools isoliert sind, bricht Ihr Prozess zusammen, was zu übersehenen Details, Nacharbeiten und unzufriedenen Kunden führt.
Dies ist das Problem und die Folgen von Arbeit Sprawl in der Praxis.
ClickUp löst dieses Problem mit einem konvergierten KI-Arbeitsbereich, der Projekte, Wissen und Chat an einem Ort vereint – alles unterstützt durch KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten. Lassen Sie uns den Schritt zur erfolgreichen Verwaltung Ihrer freiberuflichen Karriere mit dem Projektmanagement von ClickUp aufschlüsseln. ⚒️
Schritt 1: Definieren Sie einen klaren Umfang und klare Ergebnisse
Als Freiberufler ist Unklarheit Ihr schlimmster Feind. Bevor Sie sich knietief in die Arbeit für Ihre Kunden stürzen, sollten Sie genau definieren, was das Projekt umfasst und was nicht. So halten Sie Ihre Zeitleiste tight, sorgen für realistische Kundenerwartungen und vermeiden Scope Creep. Außerdem ist dies ein Pluspunkt, wenn Sie Angebote unterbreiten oder Kunden suchen.
Beginnen Sie mit einer Leistungsbeschreibung, die Folgendes enthält:
- Projektziele, die definieren, was mit dem Projekt erreicht werden soll, z. B. „Neugestaltung der Homepage des Clients zur Verbesserung der mobilen Benutzerfreundlichkeit”.
- Leistungen: Listen Sie alle konkreten Ergebnisse auf, die vom Projekt erwartet werden, z. B. „Drei Homepage-Entwürfe, eine finale Designdatei in Figma und responsiver HTML/CSS-Code“.
- Akzeptanzkriterien zur Festlegung der Standards, die die Ergebnisse erfüllen müssen, z. B. muss die Homepage auf Mobilgeräten in weniger als drei Sekunden geladen werden und die WCAG 2. 1 AA-Konformität erfüllen.
- Ausschlüsse, um Missverständnisse zu vermeiden, z. B. „Designüberarbeitungen auf zwei Runden beschränkt“.
Sobald Sie den Umfang festgelegt haben, setzen Sie ihn mit ClickUp Ziele in umsetzbare Maßnahmen um.
Nehmen wir an, Sie sind freiberuflicher Designer und arbeiten an der Neugestaltung der Website von Client X. Erstellen Sie in Ihrem Arbeitsbereich ein Ziel mit dem Namen „Website von Client X starten“ und unterteilen Sie es in messbare Einzelziele wie:
- Einzelziel der Aufgabe: Wireframe der Homepage fertigstellen
- Numerisches Einzelziel: Drei Designentwürfe hochladen
- Richtig/Falsch-Einzelziel: Lassen Sie sich die endgültigen Entwürfe vom Client genehmigen.
Jede Aufgabe, die Sie verknüpft, wird mit einem Fortschritt-Abzeichen angezeigt. So können Sie (und Ihr Kunde) jederzeit sehen, wie weit Sie vom Ziel entfernt sind.
Um die Arbeit zu vereinfachen, verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für den Arbeitsumfang, um alle Projektziele, Ergebnisse, Zeitpläne und zum Umfang gehörende Elemente aufzulisten. Sie eignet sich perfekt für die Auflistung von Unteraufgaben wie „Entwerfen einer fünfseitigen Website mit Logo und mobiler Ansicht“. Mit dieser Vorlage können Sie Zeitpläne, Meilensteine und Ergebnisse in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln und Kundenaktualisierungen, Check-ins und Genehmigungen automatisieren.
🧠 Interessante Tatsache: Fast 48 % der Arbeitnehmer weltweit sind mittlerweile freiberuflich tätig oder arbeiten als Gig-Worker. Das bedeutet, dass fast die Hälfte der weltweiten Erwerbsbevölkerung sich für Flexibilität und Unabhängigkeit entschieden hat.
Schritt 2: Unterteilen Sie Projekte in Phasen und Aufgaben
Großartiger Umfang? Check. ✔️
Teilen Sie das Ganze nun in überschaubare Phasen und Aufgaben auf.
Um die Phasen des Projekts zu identifizieren, denken Sie an große Abschnitte wie Recherche, Design, Überprüfung und Start. Erstellen Sie unter jeder Phase Aufgaben für konkrete Elemente.
Mit Aufgaben-tools wie ClickUp können Sie Ihr Projekt strukturieren, indem Sie einen Ordner für das Gesamtprojekt erstellen und dann Listen für jede Phase hinzufügen.
Erstellen Sie innerhalb dieser Listen ClickUp-Aufgaben für bestimmte Aktionspunkte und Unteraufgaben für detaillierte Schritte. Diese Hierarchie ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit effektiv zu organisieren und den Fortschritt auf jeder Ebene zu verfolgen. Sie können Regeln festlegen, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, Kunden-Updates zu versenden oder Statusänderungen ohne manuellen Aufwand vorzunehmen.
📌 Wenn Sie beispielsweise eine Website für einen Kunden entwickeln, könnten Sie Ihr Projekt wie folgt aufsetzen:
Ordner: Client-Website-Projekt
- Liste: Phase 1 – Design Aufgabe: Wireframes erstellen Unteraufgabe: Wireframe für die Startseite entwerfen Unteraufgabe: Wireframe für die „Über uns”-Seite entwerfen
- Aufgabe: Wireframes erstellen Unteraufgabe: Wireframe für die Startseite entwerfen Unteraufgabe: Wireframe für die „Über uns”-Seite entwerfen
- Unteraufgabe: Wireframe für die Homepage entwerfen
- Unteraufgabe: Entwurf eines Wireframes für die „Über uns“-Seite
- Aufgabe: Überprüfung und Genehmigung
- Liste: Phase 2 – Entwicklung Aufgabe: Homepage entwickeln Aufgabe: Über uns-Seite entwickeln
- Aufgabe: Homepage entwickeln
- Aufgabe: Über uns-Seite entwickeln
- Liste: Phase 3 – Testen und Start Aufgabe: QA-Tests durchführen Aufgabe: Website starten
- Aufgabe: QA-Tests durchführen
- Aufgabe: Website starten
- Aufgabe: Wireframes erstellen Unteraufgabe: Wireframe für die Startseite entwerfen Unteraufgabe: Wireframe für die „Über uns”-Seite entwerfen
- Unteraufgabe: Wireframe für die Homepage entwerfen
- Unteraufgabe: Entwurf eines Wireframes für die „Über uns“-Seite
- Unteraufgabe: Wireframe für die Homepage entwerfen
- Unteraufgabe: Entwurf eines Wireframes für die „Über uns“-Seite
- Aufgabe: Homepage entwickeln
- Aufgabe: Über uns-Seite entwickeln
- Aufgabe: QA-Tests durchführen
- Aufgabe: Website starten
Sie können auch aus verschiedenen Vorlagen für Freiberufler wählen, um Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und viel Zeit bei der Einrichtung sich wiederholender Aufgaben und Prozesse zu sparen – denken Sie dabei an Kundenakquise, Onboarding, Rechnungsstellung und andere Routineaufgaben.
Schritt 3: Legen Sie Zeitleiste und Meilensteine fest
Nachdem Sie Ihr Projekt nun in Phasen und Aufgaben unterteilt haben, ist es an der Zeit, eine Zeitleiste zu erstellen. Ohne Zeitleiste kann es leicht passieren, dass Sie Termine verpassen oder Ihre Woche überlasten.
Hier kommt ClickUp-Meilensteine ins Spiel. Stellen Sie sich Meilensteine als Checkpoints für Ihr Projekt vor.
Sie können jede Aufgabe in einen Meilenstein verwandeln, z. B. „Ersten Entwurf versenden“ oder „Endgültiges Ergebnis veröffentlichen“. Dieser wird mit einem Diamant-Symbol markiert, sodass er in Ihrer Zeitleiste deutlich hervorsticht. So bleiben Sie und Ihr Kunde immer auf dem Laufenden, was bereits erledigt ist und was als Nächstes ansteht.
Und wie können Sie diese visualisieren? Mit der ClickUp-Gantt-Ansicht!
Die Gantt-Ansicht bietet eine dynamische, visuelle Zeitleiste für die Verwaltung Ihrer Freelancer-Projekte. Damit können Sie die Verbindungen zwischen Ihren Aufgaben und Meilensteinen im Zeitverlauf abbilden und Abhängigkeiten verwalten.
Noch besser? ClickUp passt Abhängigkeiten und Zeitleiste automatisch für Sie an, wenn sich eine Phase verzögert.
Über die Aufgabenleisten auf einer Zeitachse hinaus unterstützt die Gantt-Ansicht die Umplanung per Drag-and-Drop, die Fortschrittsverfolgung und die Zusammenarbeit in Echtzeit. Auf der y-Achse können Sie Aufgaben nach Bereich, Ordner oder Liste organisieren. Passen Sie Spalten an, um zugewiesene Mitarbeiter, Fälligkeitstermine, Status oder sogar projektspezifische Daten mit Benutzerdefinierten Feldern in ClickUp anzuzeigen.
Mit dem ClickUp-Kalender können Sie dies in Ihren täglichen Workflow integrieren.

Es handelt sich um einen intelligenten, KI-gestützten Terminplaner, der Ihnen hilft, Ihren Tag rund um Aufgaben, Meetings und Termine zu planen. Er priorisiert automatisch Ihre wichtigste Arbeit anhand Ihres Arbeitsrückstands, verschiebt Elemente mit niedriger Priorität und blockiert Zeit für Ihre Hauptaufgaben.
📌 Nehmen wir an, Sie haben um 11 Uhr ein Kundengespräch und zwei Liefertermine bis 17 Uhr. Der ClickUp-Kalender passt Ihre Aufgabenfenster automatisch an, sodass Sie genau wissen, was Sie wann zu tun haben. Er lässt sich auch mit Tools wie Google Kalender und Outlook (in Kürze verfügbar!) integrieren und synchronisiert sich mit Ihrem ClickUp-Workspace.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie Zeitblöcke, um Ihren Tag in konzentrierte Arbeitssitzungen für bestimmte Clients oder Aufgaben zu unterteilen. Dieser Freelancer-Hack sorgt für einen bewussten Zeitplan und reduziert Ablenkungen.
Schritt 4: Verwenden Sie Kommunikations-Vorlagen
Nachdem Sie nun Ihre freiberufliche Arbeit erledigt haben, ist es an der Zeit, für eine zeitnahe Kommunikation zu sorgen.
Zehnmal dieselbe E-Mail schreiben? Nein, danke. Standardisieren Sie Ihre Nachrichten, um Ihre mentale Belastung zu reduzieren und konsistent zu bleiben.
Verwenden Sie eine der vielen gebrauchsfertigen ClickUp-Vorlagen für die Kommunikation, um Ihre Projektdetails einzufügen, die Nachricht zu personalisieren und Updates schneller zu versenden.
Eine solche Vorlage ist die ClickUp-Projektzusammenfassungsvorlage, die sich ideal für Freiberufler eignet, die ihre Clients ohne ständige Anrufe oder lange E-Mail-Threads auf dem Laufenden halten müssen.
So können Sie die Ziele, Meilensteine, Fristen und den aktuellen Status des Projekts in einem gemeinsamen Dokument in Echtzeit übersichtlich darstellen. Sie können Aufgaben verknüpfen, Notizen hinzufügen, Kunden markieren und Änderungen verfolgen – und das alles mit einem professionellen Erscheinungsbild.
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie Fortschrittsberichte nicht manuell erstellen möchten, können Sie auch ClickUp Brain, die weltweit umfassendste und kontextbezogene Arbeits-KI, bitten, diese für Sie zu erstellen. Sie verbindet sich mit Ihren ClickUp-Aufgaben, Dokumenten und Chats und scannt Ihren Arbeitsbereich, um Ihnen auf Befehl die aktuellsten Aufgabenaktivitäten anzuzeigen.

Schritt 5: Nachverfolgen Sie den Fortschritt und die Überarbeitungen
Jetzt, da die Arbeit begonnen hat, müssen Sie die Nachverfolgung des Projekts, die Bearbeitung von Feedback und die Verwaltung der Version übernehmen, insbesondere wenn Sie die Ergebnisse über mehrere Runden hinweg freigeben.
Wenn Sie etwas beginnen oder beenden, ändern Sie den Aufgabenstatus (z. B. „In Bearbeitung“, „Überprüfen“, „Erledigt“) oder erstellen Sie Ihren eigenen ClickUp-benutzerdefinierten Aufgabenstatus basierend auf Ihrer Branche. Sie können einen Blick auf Ihre Liste, Ihr Board oder Ihr Gantt-Diagramm werfen und sehen, welche Aufgaben im Verzug oder abgeschlossen sind.
Anstatt Ihre Ergebnisse per E-Mail zu versenden, fügen Sie sie stattdessen in ClickUp Docs als Anhang hinzu.
Sowohl Sie als auch Ihr Client können Dokumente in Echtzeit kommentieren, Bearbeitung und gemeinsam daran arbeiten, was es ideal für freigegebene Briefings, Entwürfe oder visuelle Assets macht. Wenn Sie Änderungen rückgängig machen müssen, klicken Sie auf „Seite-History“, um eine frühere Version wiederherzustellen. So bleiben Feedback-Schleifen straff und transparent, insbesondere über mehrere Runden hinweg.
Verzichten Sie auf lange E-Mail-Verläufe für Fragen, Statusabfragen oder zwanglose Unterhaltungen. Verwenden Sie ClickUp Chat, um alle Unterhaltungen mit der Arbeit in Verbindung zu halten, damit Sie den Kontext nicht aus den Augen verlieren oder eine Nachricht verpassen.
Sie können jede Nachricht oder jedes Feedback sofort manuell in eine Aufgabe umwandeln oder ClickUp Brain verwenden, um den Kontext zu extrahieren und die Aufgabe für Sie zu schreiben. Wenn ein Thread überfüllt ist, verwenden Sie FollowUps™, um wichtige Aktionspunkte zu markieren und deren Nachverfolgung zu gewährleisten.
Sie sind gerade dabei, die Website eines Kunden zu gestalten, und dieser sendet Ihnen über den ClickUp-Chat eine kurze Änderungsanfrage: „Können wir das Hero-Bild durch ein saisonaleres ersetzen?“ Sie können diese Nachricht sofort mit einem Klick manuell oder mithilfe von KI in eine Aufgabe umwandeln. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die zu erledigen ist, markieren Sie sie mit einem FollowUp, damit sie nicht übersehen wird.
💡 Profi-Tipp: Wenden Sie das RAG-Status-System an, um Aufgaben schnell zu priorisieren. Verwenden Sie Grün (im Zeitplan, keine Maßnahmen erforderlich), Gelb (leichte Verzögerungen oder Überprüfung erforderlich) und Rot (Risiko, dringende Maßnahmen erforderlich), um Aufgaben zu priorisieren. Werfen Sie täglich einen Blick auf Ihre RAG-Tafel. Beheben Sie gelbe Aufgaben, bevor sie zu roten werden.
Schritt 6: Rechnungen erstellen und Zahlungen nachverfolgen
Sobald Ihre Arbeit erledigt ist, ist es Zeit, bezahlt zu werden. Und Sie möchten, dass dieser Prozess reibungslos verläuft, um unangenehme Nachfassaktionen zu vermeiden.
Als Freiberufler möchten Sie sicher nicht manuell Ihre Arbeitsstunden in einer App erfassen und Rechnungen in einer anderen erstellen, wenn Sie so viel zu tun haben. Mit ClickUp Project Time Tracking können Sie Ihre Arbeitsstunden direkt für Aufgaben oder Projekte erfassen, um Ihren Kunden genaue Rechnungen zu stellen.
📌 Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten an einem Copywriting-Projekt für einen Kunden, bei dem Sie Blogbeiträge entwerfen, E-Mail-Sequenzen schreiben und Produktbeschreibungen erstellen. Starten Sie während der Arbeit an jeder Aufgabe den Timer in dieser Zeiterfassung für Freiberufler und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Abrechnungsfähig” für die abrechnungsfähigen Aufgaben.
Sobald das Projekt fertiggestellt ist, rufen Sie die Karte „Zeiterfassung” in Ihrem Dashboard auf. Dort werden alle protokollierten Stunden angezeigt, sortiert nach Aufgabe, z. B. Blogbeiträge, E-Mails und Produktbeschreibungen.
Sie exportieren diese Zeitdaten direkt in eine Rechnung und stellen so sicher, dass alles korrekt und optimiert ist, ohne dass Sie Workflows über externe Zeiterfassung oder Tabellenkalkulationen verstreuen müssen.
Mit der ClickUp-Rechnungsvorlage für Freiberufler können Sie Rechnungen schnell, professionell und problemlos erstellen. Geben Sie einfach Ihre Projektdetails, erbrachten Leistungen und Zahlung ein.
Sie können es mit Ihrem Logo benutzerdefiniert gestalten, zu erbringende Leistungen in einer Liste auflisten (sogar mit einem Link zu den letzten Aufgaben in ClickUp) und ein genaues Fälligkeitsdatum festlegen. Wenn Sie fertig sind, exportieren Sie es als PDF oder teilen Sie den Doc-Link – je nachdem, was am besten passt. Sie können sogar Zahlungserinnerungen automatisieren und die Nachverfolgung, wer bezahlt hat.
📖 Lesen Sie auch: Wir haben die besten Verwaltungssoftware- und Nachverfolgung-Systeme für Auftragnehmer getestet
Tools für das Projektmanagement von Freiberuflern
Freiberufliche Tätigkeit bietet Freiheit, erfordert aber auch die gleiche Disziplin und Kommunikationsfähigkeit, die Sie von einem Vollzeit-Projektmanagement-Profi erwarten würden. Von der Koordination mehrerer Projekte und Projektanforderungen bis hin zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs kann man sich leicht überfordern.
Mit ClickUp for Freelancers können Sie Clients, Projekte und Ergebnisse mit über 15 anpassbaren Ansichten verwalten.
In Kombination mit ClickUp CRM können Sie direkt in Ihrem Arbeitsbereich eine übersichtliche Kundendatenbank einrichten. Speichern Sie Kontaktdaten, Projektumfang, Zahlung und Notizen, ohne zwischen Tabellen umzuschalten.
Sie haben bereits einen ersten Eindruck davon bekommen, was ClickUp leisten kann. Schauen wir uns nun genauer an, wie Projektmanagement-Software für Freiberufler Ihren gesamten Arbeitsablauf unterstützt – vom ersten Kontakt mit dem Kunden bis zum Versand der Schlussrechnung. ⚓
Optimieren Sie die Kundenakquise und Projektplanung
Der erste Schritt beim Management von Freelancer-Projekten ist die schnelle und professionelle Einbindung der Clients.
Beginnen Sie mit ClickUp Formularen. Mit diesem Tool können Sie Anforderungen im Voraus planen, selbst wenn Sie mobile Apps, Content-Marketing-Projekte oder Geschäftsabläufe in einer bestimmten Branche verwalten.
Betten Sie ein Formular in Ihre Website ein oder senden Sie es direkt an potenzielle Kunden, um Projektbeschreibungen, Zeitleiste, Budgets und Ziele zu erfassen. Sie können das Formular vollständig mit Ihrem Branding versehen und die Felder an Ihren Aufnahmeprozess anpassen.
Jede Übermittlung erstellt automatisch eine Aufgabe in ClickUp, wodurch Sie Zeit sparen und alles organisiert bleibt. Sobald ein Lead qualifiziert ist, verwandeln Sie ihn in einen strukturierten Projekt-Plan.
Fügen Sie Dokumente wie Angebote, Kreativ-Briefings oder einen Freelancer-Vertrag mithilfe der ClickUp-Vorlage für Freelancer-Verträge bei. So können Sie rechtliche Vereinbarungen standardisieren, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.
📖 Lesen Sie auch: kostenlose Vorlagen für Projektangebote
Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen, um Projekte und Ressourcen zu organisieren.
Die ClickUp-Projektmanagementvorlage ist ein gebrauchsfertiges Framework für Freiberufler und Solopreneure zur Organisation und Durchführung von Projekten. Verwenden Sie es, um Arbeiten in Phasen zu unterteilen, Aufgaben zuzuweisen, die termingerechte Fertigstellung sicherzustellen, Fälligkeitstermine festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen. Das Beste daran? Es unterstützt funktionsübergreifende Teams, darunter Softwareentwicklung, Content-Marketing und Personalwesen.
Die Hierarchie sorgt für Ordnung: Organisieren Sie nach Kunden, Projekten oder Dienstleistungen und verschachteln Sie bei Bedarf geschachtelte Unteraufgaben, um Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Müssen Sie Meilensteine oder Abhängigkeiten nachverfolgen? Die Vorlage unterstützt integriert beides, sodass Sie Zeitleiste sicher verwalten und bei Änderungen anpassen können.
Die Vorlage unterstützt Freiberufler mit Erfahrung im Projektmanagement, die ihre bisherigen Projekte konsistent und mit Erfolg abschließen möchten.
📮 ClickUp Insight: Nur 7 % der Fachleute verlassen sich bei der Aufgabenverwaltung und -organisation hauptsächlich auf KI. Dies könnte daran liegen, dass die Tools auf bestimmte Apps wie Kalender, To-do-Listen oder E-Mail-Anwendungen beschränkt sind.
Mit ClickUp unterstützt dieselbe KI Ihre E-Mail- oder andere Kommunikationsabläufe, Ihren Kalender, Ihre Aufgaben und Ihre Dokumentation. Fragen Sie einfach: „Was sind heute meine Prioritäten?“ Und ClickUp Brain durchsucht Ihren Arbeitsbereich und teilt Ihnen anhand der Dringlichkeit und Wichtigkeit genau mit, was Sie zu tun haben. Auf diese Weise vereint ClickUp mehr als fünf Apps in einer einzigen Super-App für Sie!
In diesem Video finden Sie weitere Tipps zur Nutzung von KI bei Ihren täglichen Aufgaben im Projektmanagement:
Steigern Sie Ihre Produktivität für schnellere Workflows
Das Herzstück davon ist ClickUp Brain, der kontextbezogene KI-Assistent von ClickUp, der in Ihren Arbeitsbereich integriert ist. Ganz gleich, ob Sie ein Kundenupdate verfassen, eine lange Projektbeschreibung zusammenfassen, Ideen für Inhalt sammeln oder Aufgabenbeschreibungen automatisch ausfüllen müssen – das KI-Tool für Freiberufler verschafft Ihnen jede Woche einen ganzen Tag Zeit.
Es versteht den Kontext Ihrer Arbeit, generiert relevante Texte, beantwortet Kundenfragen sofort und erstellt sogar Aufgaben aus Chatten-Nachrichten oder Projekt-Threads. Noch besser: Es kann Ihnen dabei helfen, kundenorientierte Updates in einem professionellen Ton zu verfassen, sodass Sie sich nicht jedes Mal, wenn Sie einen Status-Check-in senden, mit der Frage „Wie formuliere ich das?“ herumschlagen müssen.
📌 Wenn Sie als Beispiel gerade einen Meilenstein für eine Website erreicht haben, bitten Sie ClickUp Brain, „den Fortschritt bei der Neugestaltung der Homepage zusammenzufassen und einen Status für den Client in professionellem Ton zu verfassen“. Innerhalb von Sekunden werden Details aus Ihrem Arbeitsbereich abgerufen, um einen ausgefeilten Bericht zu erstellen.
📚 Lesen Sie auch: Wie Sie KI für Ihre freiberufliche Tätigkeit nutzen können
Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben
ClickUp hasst mühsame Aufgaben genauso wie Sie. ClickUp Automatisierung bietet über 100 vorgefertigte Regeln, mit denen Sie Aufgaben automatisch zuweisen, zwischen Phasen verschieben, Benachrichtigungsauslöser auslösen oder Felder aktualisieren können.
Erstellen Sie mit ClickUp Automation benutzerdefinierte Automatisierungen mit KI, indem Sie einfaches Englisch verwenden.
📌 Sie können beispielsweise eine Regel festlegen: „Wenn sich der Status einer Aufgabe in „Erledigt“ ändert, wenden Sie die Rechnungsvorlage an, aktualisieren Sie das Feld „Zahlung“ und senden Sie eine E-Mail an den Kunden. “ Und schon ist Ihre Rechnung unterwegs, ohne dass Sie eine Erinnerung benötigen.
Außerdem können Sie:
- Weisen Sie Aufgaben automatisch zu, wenn neue Kundenanfragen über Formulare eingehen.
- Ändern Sie die Prioritäten, wenn die Fristen näher rücken.
- Deaktivieren Sie die Erinnerungen, wenn Aufgaben überfällig sind.
- Fügen Sie automatisch Beschreibungen wie „Dringend“ oder „Warten auf Client“ hinzu, basierend auf Aktualisierungen der Aufgabe.
Hier ist, was Robyn Henke, Eigentümer von Robyn Henke Consulting, über die Verwendung von ClickUp zu sagen hat:
Das hat meine Arbeitsweise komplett verändert und mir die Grundlage gegeben, die mir zum WACHSTUM gefehlt hat! Als jemand, der leicht überfordert ist, kann das Leben als Unternehmer sehr anstrengend sein, aber seit ich die Möglichkeiten von ClickUp nutze, hat sich alles verändert. Die Energie, die ich in mein Unternehmen stecke, ist jetzt eine andere. Ich fühle mich gestärkt durch alles, was möglich ist, und die einfache Zusammenarbeit mit Freiberuflern und Kunden. Das hat mir die Motivation und Begeisterung gegeben, eigene Projekte voranzutreiben und Workflows zu erstellen, die speziell auf MEIN Geschäft zugeschnitten sind, nicht nur auf Client-Arbeit. Unnötig zu sagen, dass ich begeistert bin!
Fertiggestellt: Das hat meine Arbeitsweise komplett verändert und mir die Grundlage gegeben, die mir zum WACHSTUM gefehlt hat! Als jemand, der leicht überfordert ist, kann das Leben als Unternehmer sehr anstrengend sein, aber seit ich die Möglichkeiten von ClickUp nutze, hat sich alles verändert. Die Energie, die ich in mein Geschäft stecke, ist jetzt eine andere. Ich fühle mich gestärkt durch all die Möglichkeiten und die Leichtigkeit, mit der ich mit Freiberuflern und Kunden zusammenarbeiten kann. Das hat mir die Motivation und Begeisterung gegeben, eigene Projekte voranzutreiben und Workflows zu erstellen, die speziell auf MEIN Geschäft zugeschnitten sind, nicht nur auf Client-Arbeit. Unnötig zu sagen, dass ich begeistert bin!*
📖 Lesen Sie auch: Wie Sie Ihr kleines Geschäft mit ClickUp verwalten und ausbauen können
Häufige Fehler, die Freiberufler beim Projektmanagement machen
Hier sind einige häufige Fehler, die Ihnen beim Projektmanagement als Freiberufler unterlaufen können (und wie Sie sie beheben können):
- Verträge und Leistungsbeschreibungen überspringen: Sie beginnen ohne Vertrag oder klare Leistungsbeschreibung? Das ist der schnelle Weg zu Leistungsausweitungen und ausbleibenden Zahlungen. Legen Sie immer schriftlich fest, was geliefert werden soll, welche Zeitleiste gilt und wie viele Überarbeitungen möglich sind 🚫.
- Niedrige Preise und unterbewertete Dienstleistungen akzeptieren: Wenn Sie „nur um anzufangen” weniger verlangen, geraten Sie in einen Kreislauf mit minderwertigen Kunden. Legen Sie einen Mindestpreis fest, der Ihrer Zeit, Ihren Fähigkeiten und Ihren Ausgaben entspricht 💵.
- Ghosting Clients oder Oversharing: Es ist wichtig, einen Mittelweg zu finden zwischen dem Verschwinden, wenn es Zeit für ein Update ist, und dem Überfluten mit Erinnerungen. Wöchentliche Check-ins und gemeinsame Dashboards machen eine hervorragende Arbeit 📊
- Geldmanagement ignorieren: Die Nachverfolgung von Ausgaben, das Sparen für Steuern und die Vermeidung zusätzlicher Ausgaben jeden Monat wird umso wichtiger, wenn Sie Ihr eigener Chef sind🧾
Befreien Sie sich mit ClickUp vom Stress der Freiberuflichkeit
Clients beauftragen Sie wegen Ihrer Kreativität, nicht damit Sie Updates hinterherlaufen, Feedback sortieren oder Briefings von Grund auf neu schreiben. Wenn es richtig gemacht wird, kann das Projektmanagement für Freiberufler sehr lohnend sein. Aber ohne ein System geraten Projekte schnell außer Kontrolle.
ClickUp hilft Ihnen dabei, alles unter Kontrolle zu behalten. Sie können sehen, was fällig ist, was erledigt ist und was noch Feedback benötigt, ohne zwischen verschiedenen tools hin- und herspringen zu müssen. Und wenn Sie es leid sind, Notizen neu zu schreiben oder immer wieder die gleichen Updates zu versenden, übernimmt ClickUp Brain diese Arbeit für Sie. Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an! ✅






