Als Projektmanager wissen Sie, wie viel Zeit, Aufwand und Herzblut es kostet, ein Projekt von der Konzeption bis zum Abschluss zu managen. Es spricht nichts gegen einen intuitiven Ansatz für das Projektmanagement, wenn Sie nur eine Handvoll einfacher Projekte haben.
Wenn Sie jedoch mit mehreren komplexen Projekten jonglieren, profitieren Sie von einem organisierten Ansatz, der Ihnen einen Überblick über Ihre projektphase s. 🤹
Die Institut für Projektmanagement (PMI) hat einen fünfstufigen Projektmanagement-Prozess entwickelt, um Projektmanagern eine fertige Grundlage für ein besseres Projektmanagement zu bieten. Wenn Sie mit schleichendem Umfang, Nacharbeit oder allgemeinem Projektchaos zu kämpfen haben, können Sie Ihr Team mit Hilfe der fünf Phasen des Projektmanagements auf Kurs halten.
In diesem Leitfaden erklären wir, was die fünf Phasen sind und warum sie so nützlich sind. Außerdem geben wir praktische Tipps und Ressourcen frei, die Ihnen helfen, jede Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus zu meistern.
Was sind die 5 Phasen des Projektmanagements?
Das PMI hat den Fünf-Schritte-Ansatz entwickelt, um Projektmanagern einen systematischen Prozess für die Durchführung von Projekten von A bis Z zu bieten. Dies sind die fünf Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus:
1. Initiierungsphase
In dieser Phase wird das Projekt gestartet und die Beteiligten werden durch die Definition des Projektzwecks und die Einstellung von Zielen in das Projekt eingebunden.
Erfassen Sie die Schlüssel und Beteiligten Ihres Projekts mit der ClickUp Projekt Charta Vorlage Die Initiierungsphase gipfelt in der Regel in einer Projektcharta, einem Dokument, das den Umfang, die Ziele und das Risikomanagement des Projekts beschreibt, leistungen und die Beteiligten. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu schaffen, damit alle auf derselben Seite stehen.
2. Die Planungsphase
In der Planungsphase werden Sie detaillierter projekt Plan ning-Phase. In dieser Phase erstellen Sie detaillierte Pläne für die Durchführung, Überwachung und Steuerung des Projekts. Und es ist eine der wichtigsten Phasen des Projektmanagements, um sicherzustellen, dass Sie einen Rahmen von Anfang bis Ende haben.
Steigern Sie die Produktivität, indem Sie Aufgaben rationalisieren und anpassbare ClickUp Ansichten verwenden, um alle Arten von Arbeit zu organisieren und zu überwachen
Sie treffen sich mit Ihrem Team, um den Zeitrahmen, die Ressourcen und das Budget für das Projekt festzulegen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um über eine projektmanagement tool hilft Ihnen bei der Planung und Verwaltung Ihrer Aufgaben, Chats, Dokumente, Vorlagen und vielem mehr.
3. Ausführungsphase
Während der Ausführungsphase erledigt Ihr Team die Arbeit, und Sie beginnen, alles zu verwalten.
Aber das ist keine Gelegenheit, sich auf den Lorbeeren auszuruhen - ein guter Projektleiter überprüft regelmäßig mit seinem Team, ob es auf dem richtigen Weg ist, um zeitleisten für Projekte und das Meeting von Qualitätsstandards. Je genauer Sie während der Ausführungsphase steuern, desto weniger müssen Sie in der nächsten Phase ändern.
4. Phase der Überwachung und Kontrolle
Nicht jedes Projekt hat ein klares Start- und Enddatum. In der vierten Phase verfolgen Sie den Fortschritt des Projekts und vergleichen ihn mit den Metriken in Ihrem ursprünglichen Plan.
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Wenn das Projekt aus dem Ruder gelaufen ist, haben Sie jetzt die Chance, den Kurs zu korrigieren, damit Sie Ihre Ziele trotzdem erreichen können.
5. Abschlussphase
Sobald Ihr Team alle Aufgaben abgeschlossen hat, schließen Sie das Projekt offiziell in Ihrer projektmanagement-Software . Aber lassen Sie es nicht einfach sterben - planen Sie ein Meeting nach dem Projekt ein, um über den Verlauf des Projekts zu sprechen und Lehren für zukünftige Projekte zu ziehen.
Diese Phasen des Projektlebenszyklus sind hilfreich, weil sie Ihnen die Struktur für den Aufbau eines soliden Projekts geben.
Sie sind flexibel genug, um nahezu jedes Projekt, Geschäft oder Team zu unterstützen, so dass Sie diese Projektmanagement-Methodik nach Ihren Vorstellungen gestalten können. ✨
Vorteile der folgenden Projekt-Phasen
Projekte, die nicht auf einer soliden Grundlage stehen, haben ein höheres Risiko, schlecht abzuschneiden. Anstatt mit einer Laissez-faire-Haltung an Projekte heranzugehen, sollten Sie einen phasenweisen Ansatz wählen, um messbare Unterschiede in der Leistung Ihres Projekts zu erzielen.
Die Befolgung dieser Phasen des Projektlebenszyklus hat nämlich viele Vorteile. 🤩
Klarheit und Richtung
Ein Projekt in klare Phasen zu unterteilen, macht es weniger einschüchternd und leichter zugänglich. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie jeden Aspekt des Projekts definieren, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und Ihrem Team einen klaren Fahrplan vorgeben, damit Sie keine wichtigen Details übersehen.
Einbindung der Stakeholder
Die Leute schalten ab, wenn sie denken, dass ein Projekt sie nicht betrifft oder wenn es zu kompliziert ist. Die Phasen des Projektlebenszyklus ermöglichen es Ihnen, zu erklären, warum das Projekt wichtig ist, bevor Ihr Team die Arbeit erledigt. Das ist zwar keine Garantie für Engagement, aber dieser Projektmanagement-Prozess macht es viel wahrscheinlicher, dass menschen ihre Rollen verstehen werden und warum ihre Arbeit wichtig ist. 🧑🏽💼
Nutzen Sie ClickUp Whiteboards, um Aufgaben zuzuweisen, Mitarbeiter zu taggen und alles, was Sie für den Start Ihrer nächsten Zusammenarbeit benötigen
Wenn Sie ein Projekt in klaren Phasen angehen, vermeiden Sie auch übermäßiges Nachdenken und Perfektionismus. Wenn Ihr Team Probleme mit der Überarbeitung vergangener Phasen oder der Ausweitung des Projektumfangs hat, ist ein schrittweiser Ansatz ideal, um die Beteiligten dazu zu bringen, eine Entscheidung zu treffen und dabei zu bleiben.
Ressourceneffizienz
Für dieses Projekt stehen Ihnen nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung, also machen Sie das Beste daraus. Projektmanagement-Phasen holen mehr Wert aus Ihren vorhandenen Ressourcen heraus, egal ob es sich um Ihr Budget, Ihre Tools oder Ihre Mitarbeiter handelt.
ClickUp 3.0 bietet eine vereinfachte Ansicht des Workloads Ihres gesamten Teams oder einer Einzelperson, um die Arbeit in Bewegung zu halten
Es fördert die proaktive Planung, die es ermöglicht bessere Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen mit den Ressourcen, die Sie bereits haben. ⚒️
Risikomanagement
Sie identifizieren potenzielle Risiken des Projekts während der projektinitiierung phase. Dies gibt Ihrem Team - einschließlich der guten Leute in der Rechtsabteilung und der Personalabteilung - die Möglichkeit, sich mit potenziellen Verbindlichkeiten zu befassen, bevor sie überhaupt entstehen.
Bei Projekten, die in mehreren Phasen durchgeführt werden, ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu vermeidbaren Problemen kommt, sehr viel geringer, was Ihnen hilft, künftige Kopfschmerzen zu vermeiden und einen reibungsloseren Projektablauf zu gewährleisten. 🧘
Verbesserte Arbeitsergebnisse
Wenn Sie ein Projekt in Phasen unterteilen, können Sie die Arbeit des Teams regelmäßig überprüfen. So können Sie eventuelle Diskrepanzen zwischen den ergebnissen des Projekts und Ihren Projektplan, so dass Ihr Team die Zeit hat, Probleme frühzeitig zu beheben.
Bessere Arbeitsmoral und Verantwortlichkeit
Gelöschte Phasen im Zyklus des Projekts geben jedem Mitglied Ihres Teams klare Elemente an die Hand. Sie müssen sich nicht fragen, was sie zu erledigen haben oder ob sie erfolgreich sind oder nicht - alles ist im Projektplan festgehalten.
Wenn Sie Meilensteine abschließen, hat das Projektteam ein größeres Erfolgserlebnis, was die Arbeitsmoral steigert. 🙌
Effektive Kommunikation
Der stufenweise Ansatz erfordert die Erstellung eines Kommunikationsplans, in dem festgelegt wird, wie Sie mit den Beteiligten und den Mitgliedern des Projektteams interagieren. So bleiben alle auf dem Laufenden, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden.
Bessere Leistung im Laufe der Zeit
Ein erfolgreiches Projekt führt zu weiteren erfolgreichen Projekten in der Zukunft. Selbst wenn dieses Projekt nicht so gelaufen ist, wie Sie oder der Projektleiter es sich vorgestellt haben, müssen Sie bei einem stufenweisen Vorgehen darüber nachdenken, was gut gelaufen ist und was Sie beim nächsten Mal ändern werden.
Mit diesem Plan vermeiden Sie es, dieselben Fehler zu wiederholen, und können in Zukunft bessere Projekte entwerfen. 🎉
5 Phasen des Projektmanagements über den gesamten Zyklus des Projekts
Sind Sie bereit, Phasen in Ihren eigenen Projekten einzuführen? Sehen Sie sich die ClickUp Vorlage für phasengesteuerte Projekte um Ihr Projekt schnell in überschaubare Phasen zu unterteilen.
Diese Vorlage ist ein guter Anfang, aber wenn Sie wissen, wie Sie sie anwenden, können Sie noch mehr Wert aus jeder Phase des Projektlebenszyklus ziehen. Befolgen Sie diese Tipps, um Projekte von der Initiierung bis zum Abschluss zu rationalisieren.
1. Einleitung des Projekts
Sie haben beschlossen, ein Projekt zu starten. Großartig! In der Phase der Projektinitiierung werden Sie:
- Identifizierung des Business Case für das Projekt
- Eine Machbarkeitsstudie durchführen, um sicherzustellen, dass das Projekt realisierbar ist
- Erstellen Sie eine Liste des Projektteams, der Interessengruppen und der Mitglieder, die informiert werden müssen
Planen Sie einen kickoff Meeting um die Dinge in Gang zu bringen. An diesem Meeting sollten alle Mitglieder des Projektteams sowie wichtige Interessengruppen wie Ihr Chef oder der Geschäftsführer teilnehmen.
Während des Meetings erstellen Sie die Projektcharta, in der die Vision und die Richtung Ihres Projekts beschrieben werden. Es ist nicht nötig, dieses Meeting stundenlang zu planen.
Organisieren Sie Ihr Projekt, definieren Sie Metriken für den Erfolg und identifizieren Sie potenzielle Probleme mit ClickUps übersichtlicher Vorlage für die Projektcharta
Die ClickUp Projekt Charta Vorlage hat alles, was Sie für den Start brauchen. Definieren Sie in diesem Dokument Projektziele, delegieren Sie Aufgaben und klären Sie die Kommunikation, bevor Sie das Projekt ernsthaft planen - das erspart Ihnen im Nachhinein viel Arbeit. ⏲️
Schnelle Tipps:
- Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch, um die Schlüssel-Stakeholder frühzeitig in Ihr Projekt Team einzubinden
- Wählen Sie klare, erreichbareziele für das Projekt die mit Ihren organisatorischen Zielen übereinstimmen
- Sie haben eine vage Vorstellung von Ihrem Projektzeitplan und Budget, um die nächste Phase zu rationalisieren
2. Planung des Projekts
Die Projektplanung mag ähnlich klingen wie die Projektinitiierung, aber sie ist nicht dasselbe. In der Initiierungsphase begründen Sie das Projekt und stellen ein Team von Experten zusammen. In der Projektplanungsphase erstellen Sie einen Projektplan, der Folgendes umfasst:
- Entscheidung über eine Zeitleiste für das Projekt
- Priorisierung der zu erbringenden Leistungen
- Festlegung des Umfangs des Projekts
- EinstellungSMARTe Ziele* Erstellen eines Projektstrukturplans, der die Aufgaben in kleinere, leichter zu handhabende Komponenten unterteilt
Dieser Teil des Projektmanagement-Prozesses kann ein wenig überwältigend werden, daher ist es am besten, alles in eine Projektmanagement-Software wie ClickUp zu stecken. Brainstormen Sie Ihre großen Ideen in einem ClickUp Whiteboard und konvertieren sie in Projekte und Aufgaben mit nur einem Klick.
Setzen Sie Ihre Pläne in die Tat um, indem Sie Ihre Haftnotizen mit der Vorlage für Aktionspläne in ClickUp Whiteboards direkt in Aufgaben umwandeln
Visualisieren Sie Ihre Projekt-Roadmaps in Board Ansicht (Kanban) oder Gantt-Diagramm-Ansicht um den Projektplan auf einer hohen Ebene zu sehen und alles entsprechend zu optimieren.
Als Projektmanager basieren Sie das gesamte Projekt auf diesem Plan (kein Druck!), also nehmen Sie sich die Zeit, einen durchdachten Projektplan zu erstellen, der die Ausführung zu einem Kinderspiel macht. 💃
Schnelle Tipps:
- Legen Sie klare Meilensteine mit Terminen und quantifizierbaren Ergebnissen fest
- Weisen Sie für jede Aufgabe Mitglieder des Teams, tools und ein Budget zu
- Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, um festzulegen, wer was wann wissen muss und wie diese Informationen zu erhalten sind
3. Projektdurchführung
Mit dem Projektplan in der Hand muss sich der Projektmanager daran machen, die Leistungen im Geschäft zu erstellen ausführungsphase . Wenn Sie mehr als zwei Beteiligte haben (und das haben Sie wahrscheinlich), ist es am besten, wenn Sie alle Arbeiten in Ihrer Projektmanagement-Software überwachen.
Verschaffen Sie sich mit Dashboards in ClickUp 3.0 eine ganzheitliche Ansicht über den Status von Projekten und verbleibende Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Teams in Echtzeit ClickUp Dashboards . Erstellen Sie Dashboards für jedes Projekt oder sehen Sie alle Ihre Projekte auf einer hohen Ebene. Die ClickUp-Vorlage für Projektleistungen ist ebenfalls eine enorme Zeitersparnis. Schnappen Sie sich diese Vorlage, fügen Sie Ihre Aufgaben für das Projekt hinzu und überwachen Sie automatisch alle Status von ein und demselben Ort aus in nur wenigen Minuten.
Das Beste daran ist, dass diese Software für den Zyklus des Projektmanagements Sie oder einen speziellen Projektmanager benachrichtigt, wenn Aufgaben oder Projekte aus dem Ruder laufen. So können Sie frühzeitig eingreifen, was den Unterschied zwischen Misserfolg und Erfolg ausmacht. 🏅
Schnelle Tipps:
- Fördern Sie ein Umfeld, in dem die Mitglieder des Teams zusammenarbeiten und ihre Ideen frei äußern
- Planen Sie regelmäßige Besprechungen zur Aktualisierung des Status
- Überprüfen Sie die Qualität der Arbeitsergebnisse doppelt, um spätere größere Überarbeitungen zu vermeiden
4. Überwachung und Steuerung von Projekten
Nach der ersten Ausführung ist es an der Zeit, den Fortschritt des Projekts zu überwachen. In dieser Phase werden Sie projektkontrollen überwachen wie:
- Kosten
- Risiken
- Zeit
- Umfang
- Ressourcen
- Qualität
Erstellen Sie detaillierte KPI Dashboards in ClickUp, um Ihre Arbeit zu analysieren, zu visualisieren und zu priorisieren
Einrichten einer anpassbares ClickUp Dashboard um Projektdaten in Echtzeit in einer übersichtlichen Darstellung zusammenzufassen. Sie sehen alle Metriken und Schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) an einem Ort und können in Rekordzeit Entscheidungen treffen.
Aber die Projektleistung ist nur ein Teil des Puzzles. 🧩
Sie verwalten auch Menschen, und das erfordert, dass Sie die Workload Ihres Teams im Auge behalten. ClickUp's Software zur Mitarbeiterüberwachung bietet Ihnen eine sofortige Ansicht des Workloads Ihres Teams, so dass Sie die Arbeit entsprechend verteilen können. Wenn Sie viele Mitarbeiter verwalten, sollten Sie sich Aktivitätsansicht um die aggregierte Aktivität nach Mitarbeiter, Aktivität oder Abteilung zu sehen.
Schnelle Tipps:
- Vergleichen Sie Ihre aktuellen KPIs mit den Zielen, die Sie in Ihrem Plan für das Projekt festgelegt haben
- Scheuen Sie sich nicht, Ihren Projektplan auf der Grundlage von Leistung und externen Veränderungen anzupassen
- Schaffen Sie eine Feedback-Schleife, in der Sie Rückmeldungen sammeln, analysieren und darauf reagieren, um ein noch besseres Produkt zu entwickeln
5. Abschluss des Projekts
Alle guten Dinge müssen ein Ende haben, also ist es für den Projektmanager an der Zeit, die losen Enden des Projekts zu schließen abschluss des Projekts phase. Sicherlich ist es ein Muss, Projekte in Ihrer Projektmanagement-Software abzuschließen, aber planen Sie vorher eine Nachbesprechung mit Ihrem Team, bevor Sie das erledigen.
In Post-Mortem Meetings wird untersucht, was gut gelaufen ist und was man hätte besser machen können. Wenn Sie gescheitert sind oder etwas nicht so gelaufen ist, wie Sie es geplant hatten, machen Sie sich eine Notiz für das nächste Projekt. Wenn das Projekt erfolgreich war, sollten Sie in Ihren Post-Mortem-Notizen genau beschreiben, warum es erfolgreich war, damit Sie es bei künftigen Projekten wiederholen können.
Öffnen Sie eine Board-Ansicht zur Visualisierung von Aufgaben mit der ClickUp-Projekt-Post-Mortem-Vorlage Die ClickUp Post-Mortem-Vorlage bietet Ihnen ein fertiges Post-Mortem-Dokument, mit dem Sie Projekttrends aufspüren können. Sammeln Sie Ihre Projektdaten in diesem Dokument, überprüfen Sie es mit Ihrem Team und geben Sie es anschließend für alle frei. Schauen Sie sich vor Ihrem nächsten Projekt unbedingt frühere Post-Mortem-Dokumente an, um Ihre Arbeit in Zukunft noch besser zu gestalten. 💪
Schnelle Tipps:
- Organisieren Sie alle Post-Mortem-Dokumente in einem freigegebenen Space, in demprojektbeteiligte auf sie zugreifen können, beschleunigen Sie den Prozess mit den richtigenpost-Mortem-Vorlagen* Entlassen Sie alle Ressourcen, einschließlich des Projektleiters, der Mitglieder des Teams und der Software, aus dem Projekt, damit sie an anderen Projekten arbeiten können
- Anerkennen Sie Ihr Team für seine harte Arbeit
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Projektphasen rationalisieren Ihren Arbeitstag, verbessern die Qualität der Arbeit Ihres Teams und führen zu einer rundum besseren Leistung. 🏆
Projektmanagementsoftware ist ein Muss für phasenbasiertes Projektmanagement. ClickUp bringt nicht nur alle Ihre Projekte, Aufgaben, Whiteboards, Chats und Dokumente unter ein Dach, sondern unterstützt auch einen strukturierten Ansatz für das Projektmanagement.
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