Điều gì đang cản trở bạn tăng năng suất?
Nếu bạn nói đến cuộc họp, bạn không phải là người duy nhất.
Theo khảo sát " Stop the Meeting Madness ", 83% người tham gia cho biết các cuộc họp trong lịch trình của họ là không hiệu quả. Các chuyên gia Mỹ đánh giá cuộc họp là "kẻ giết chết năng suất" số 1.
Dù bạn là nhân viên văn phòng, trưởng nhóm, quản lý dự án hay nhà sáng lập, chúng ta đều đồng ý rằng các cuộc họp đang bị lạm dụng quá mức.
Trong bài viết này, chúng tôi giới thiệu cho bạn phần mềm quản lý dự án tốt nhất để giảm tải cuộc họp.
Sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý dự án này để loại bỏ các cuộc họp không cần thiết liên quan đến cập nhật trạng thái, phê duyệt và các cuộc kiểm tra khác, và thay thế chúng bằng hợp tác đồng bộ.
Tổng quan: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất để giảm tải cuộc họp
Hãy cùng xem qua các phần mềm quản lý dự án hàng đầu để tránh tình trạng mệt mỏi do cuộc họp quá nhiều. Chúng tôi đã thử nghiệm và đánh giá chúng để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
| Tên công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Giá cả* |
| ClickUp | Phần mềm quản lý dự án và hợp tác tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) | Trò chuyện, Clips, Tài liệu, ClickUp Brain (trợ lý ghi chú AI, AI bối cảnh), SyncUps | Miễn phí vĩnh viễn; Có sẵn tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Notion | Tài liệu linh hoạt và đang theo dõi dự án nhẹ nhàng | Notion AI, wiki, tài liệu, chế độ xem tùy chỉnh, mẫu có sẵn | Miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $12/tháng cho mỗi người dùng |
| Asana | Quản lý công việc và quản lý khối lượng công việc | AI studio, AI đồng nghiệp, quản lý khối lượng công việc, Mục tiêu, theo dõi tiến độ dự án | Miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $13,49/tháng cho mỗi người dùng |
👀 Bạn có biết? Nghiên cứu của Atlassian về tình trạng quá tải cuộc họp cho thấy 76% người tham gia cảm thấy mệt mỏi vào những ngày có nhiều cuộc họp. Hơn 50% phải làm thêm giờ vài ngày mỗi tuần vì quá nhiều cuộc họp khiến họ không thể hoàn thành công việc trong ngày.
Cách chọn công cụ quản lý dự án phù hợp để giảm tải cuộc họp
Mục tiêu rất đơn giản. Chọn một công cụ giao tiếp tại nơi làm việc giúp các thành viên trong nhóm luôn đồng bộ mà không cần lên lịch quá nhiều cuộc họp chính thức.
Vậy, bạn nên tìm kiếm những tính năng nào trong phần mềm quản lý dự án để giảm bớt áp lực từ các cuộc họp? Các tính năng quan trọng mà chúng tôi thấy hữu ích bao gồm:
- Hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ: Cho phép bình luận chi tiết về công việc, chủ đề thảo luận, @đề cập, ghi màn hình và thảo luận theo ngữ cảnh từ các thành viên trong nhóm để thay thế các cuộc họp đồng bộ trong giao tiếp nhóm.
- Cung cấp tóm tắt cuộc họp và trích xuất nhiệm vụ dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI): Ghi chép cuộc họp, tóm tắt các điểm chính, trích xuất các mục cần thực hiện và tự động phân công công việc. Ít người hơn cần tham gia các cuộc họp liên tiếp, và điều này khuyến khích khái niệm về các cuộc họp không đồng bộ.
- Cung cấp không gian làm việc chung và hợp tác tài liệu: Tập trung tài liệu, công việc và quyết định. Bạn có thể xem trước thông tin và tránh các cuộc họp điều chỉnh.
- Tích hợp với hệ thống công nghệ của bạn: Đồng bộ với Zoom/Teams/Lịch Google để người dùng có thể lên lịch cuộc họp ngay từ phần mềm quản lý dự án của mình.
- Cung cấp thông tin lịch trình thông minh: Đề xuất thời lượng cuộc họp ngắn hơn, các phương án không đồng bộ để thay thế các cuộc họp thường xuyên, hoặc thời gian tối ưu để tránh tình trạng lịch trình quá tải.
- Cung cấp các nhắc nhở tự động, gợi ý và theo dõi: Sử dụng thông báo, trợ lý AI và các tác vụ tự động hóa để giảm bớt các cuộc kiểm tra lịch trình hoặc cuộc gọi cập nhật, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
👀 Bạn có biết? Xét về số lượng cuộc họp mà một nhân viên có thể bỏ qua, có tiềm năng lãng phí đầu tư lên đến hơn $25,000 cho mỗi nhân viên mỗi năm. Con số này cao hơn đáng kể đối với các nhà quản lý có 4 nhân viên trực thuộc trở lên.
Phần mềm Quản lý Dự án Tốt Nhất để Giảm Tải Công Việc Cuộc họp
Dưới đây là các công cụ quản lý dự án tốt nhất giúp bạn giảm bớt các cuộc họp không cần thiết.
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
1. ClickUp (Nền tảng tất cả trong một tốt nhất cho quản lý dự án và hợp tác)
Đứng đầu danh sách công việc là ứng dụng yêu thích: ClickUp.
Cuộc họp trở nên cần thiết khi tài liệu và kiến thức được phân tán trên các công cụ và nền tảng không kết nối. ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, tập trung tất cả công việc và giao tiếp kinh doanh của bạn vào một nền tảng duy nhất, giúp đơn giản hóa cả hợp tác thời gian thực và không đồng bộ.
Dưới đây là cách ClickUp cho Nhóm Làm việc Từ Xa giúp bạn giảm bớt áp lực từ các cuộc họp.
Tích hợp giao tiếp và hành động với ClickUp Trò chuyện và ClickUp Tài liệu
Hợp tác nhóm trở nên dễ dàng hơn với ClickUp’s Docs và Chat, tự động liên kết các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại với nhau. Điều này có nghĩa là các nhóm luôn có đầy đủ bối cảnh về công việc đang thực hiện và không cần phải chuyển đổi giữa các màn hình chỉ để giao tiếp.
Phản hồi diễn ra theo thời gian thực với bình luận và đề cập, vì vậy bạn cũng không cần các cuộc gọi đánh giá.
Dưới đây là những việc cần làm với ClickUp Chat để giải quyết vấn đề quá nhiều cuộc họp:
- Giữ mọi người cập nhật theo thời gian thực: Chia sẻ các thông báo quan trọng, cập nhật hoặc thảo luận dưới dạng Bài đăng để nhóm của bạn luôn được thông tin theo tốc độ của riêng họ — không cần phải phản hồi ngay lập tức.
- Đảm bảo không bỏ sót các công việc: Chuyển đổi bất kỳ bình luận nào thành công việc có thể theo dõi ngay lập tức với FollowUps, đảm bảo mọi người đều nắm rõ các công việc và thời hạn của mình mà không cần phải tổ chức cuộc họp.
- Bỏ qua các cuộc họp theo dõi không cần thiết: Thực hiện các cuộc gọi âm thanh và video nhanh chóng với SyncUps, có thể ghi lại và truy cập trong Clips Hub, kèm theo bản ghi chép và tóm tắt liên kết trực tiếp với các công việc và dự án.
ClickUp Docs là các tài liệu động liên kết với dự án của bạn. Bạn có thể nhúng danh sách công việc, gán bình luận, cho phép đồng nghiệp chỉnh sửa tài liệu cùng lúc và theo dõi tiến độ mà không cần rời khỏi tài liệu. Khi có cập nhật, bạn sẽ thấy chúng theo thời gian thực.
Các mẫu có sẵn giúp tiết kiệm nỗ lực, và Trung tâm Tài liệu có thể tìm kiếm giúp bạn tìm các tài liệu liên quan ngay lập tức.
Ghi video cho cập nhật không đồng bộ với ClickUp Clips
Khi giải thích một quy trình hoặc khắc phục vấn đề, một video ngắn sử dụng ClickUp Clips sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một cuộc họp.
Ghi lại màn hình, giọng nói hoặc webcam từ bất kỳ đâu bạn đang làm công việc, chú thích trong quá trình ghi và chia sẻ ngay lập tức bản ghi dưới dạng bình luận hoặc liên kết công việc.
Ví dụ, nếu người quản lý nhóm cần giải thích một quy trình phức tạp, họ có thể ghi lại một đoạn video ngắn, tải lên công việc liên quan và cho phép đồng nghiệp xem nó vào thời gian rảnh rỗi. Không cần phải tổ chức một cuộc gọi nhanh 20 phút.
Hãy để ClickUp Brain xử lý các công việc theo dõi và bối cảnh.
ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của nền tảng, quét các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại để hiển thị bối cảnh liên quan, đề xuất hành động và tạo tóm tắt ngay lập tức. Nó thậm chí còn nhận diện các phụ thuộc và rào cản và tự động đề xuất các bước tiếp theo.
Điều đó có nghĩa là ít phải đồng bộ hóa để cập nhật và lên lịch cuộc họp hơn.
Ví dụ, giả sử nhà quản lý sản phẩm hỏi trong trò chuyện: “Chúng ta đang ở đâu trong việc thiết kế lại ứng dụng di động?”
ClickUp Brain tự động tóm tắt trạng thái dự án — thiết kế đã hoàn thành, phản hồi đang chờ xử lý và các rào cản — bằng cách thu thập thông tin từ các công việc và tài liệu liên kết. Nhà quản lý dự án nhận được bản cập nhật do AI tạo ra ngay lập tức, và nhóm không cần tham gia thêm một cuộc đồng bộ 30 phút nữa.
Tự động hóa việc ghi chép cuộc họp với ClickUp AI Notetaker
Nếu bạn không thể bỏ qua một cuộc họp, ít nhất hãy bỏ qua việc ghi chép. ClickUp AI Notetaker tự động tham gia các cuộc gọi Zoom, Google Meet hoặc Teams của bạn, ghi chép mọi thứ theo thời gian thực (kèm theo dấu thời gian có thể nhấp vào) và chuyển các điểm chính thành các công việc có thể thực hiện được.
Nó liên kết trực tiếp các ghi chú này với không gian làm việc của bạn. Các cuộc theo dõi, quyết định và rào cản không bị mất trong lịch sử trò chuyện hoặc ghi chú giấy.
Video này sẽ giới thiệu cho bạn những tính năng đặc biệt của ClickUp AI Notetaker 👇
Hãy để các trợ lý AI thực hiện những việc cần làm cho bạn
Các trợ lý AI của ClickUp hoạt động ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, liên tục theo dõi các dự án, công việc và mối quan hệ phụ thuộc để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Chúng xử lý các cập nhật định kỳ như báo cáo hàng ngày và hàng tuần, cuộc họp đứng do AI tạo ra, và tóm tắt tiến độ tự động hóa, giúp bạn tránh những cuộc thảo luận không cần thiết. Các nhân viên có thể đánh dấu rủi ro, phân công lại khối lượng công việc hoặc kích hoạt các bước theo dõi khi phát hiện sự chậm trễ trong thời gian thực.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Giữ trật tự trên các lịch: Quản lý tất cả công việc, sự kiện và cuộc họp của bạn trong lịch thông minh ClickUp Calendar, tự động đồng bộ với Google và Outlook.
- Chuyển đổi phản hồi thành hành động ngay lập tức: Sử dụng ClickUp Assign Comments để thêm bình luận và chuyển đổi chúng thành công việc. Sau khi các công việc hoàn thành, bạn có thể giải quyết các bình luận này.
- Loại bỏ tình trạng hỗn loạn trong phối hợp: Hãy để nhiệm vụ ClickUp Dependencies xác định thứ tự các công việc dựa trên mối quan hệ phụ thuộc của chúng và phù hợp với ưu tiên của bạn.
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực: Theo dõi tiến độ, các mối quan hệ phụ thuộc, khối lượng công việc và các rào cản trong một nơi duy nhất với Bảng điều khiển ClickUp
- Kết nối với các công cụ của bên thứ ba: Tập trung cập nhật và giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh giữa các công cụ như Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Zoom và hàng trăm ứng dụng khác thông qua tích hợp ClickUp.
- Mẫu có sẵn: Nhập lịch trình cuộc họp và thông tin liên quan vào các mẫu sẵn có như Mẫu Biên bản Cuộc họp của ClickUp, Mẫu Lịch Trình Cuộc họp của ClickUp, v.v.
Giới hạn của ClickUp
- Bộ tính năng phong phú có thể gây choáng ngợp cho người dùng mới
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.500 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.500+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về ClickUp?
Một đánh giá của người dùng G2 tóm tắt các lợi ích của ClickUp:
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao. Tôi có thể cài đặt nó theo ý muốn, dù là sử dụng danh sách công việc đơn giản hay xây dựng quy trình làm việc chi tiết với tự động hóa, phụ thuộc và bảng điều khiển. Nó giữ mọi thứ trong một nơi duy nhất—dự án, tài liệu, giao tiếp và thậm chí theo dõi thời gian—nên tôi không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ…
Điều tôi thích nhất ở ClickUp là tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao. Tôi có thể cài đặt nó theo ý muốn, dù là sử dụng danh sách công việc đơn giản hay xây dựng quy trình làm việc chi tiết với tự động hóa, phụ thuộc và bảng điều khiển. Nó giữ mọi thứ trong một nơi duy nhất—dự án, tài liệu, giao tiếp và thậm chí theo dõi thời gian—nên tôi không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ…
📮 ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của ClickUp cho thấy gần một nửa số cuộc họp (46%) chỉ có 1-3 người tham gia. Mặc dù các cuộc họp nhỏ có thể tập trung hơn, nhưng các phương pháp giao tiếp hiệu quả có thể giúp bạn giảm bớt các cuộc họp thừa thãi và không cần thiết.
Chức năng "Assigned Comments" trong các nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn thêm bối cảnh trực tiếp vào nhiệm vụ, chia sẻ tin nhắn âm thanh nhanh chóng hoặc ghi lại cập nhật video bằng ClickUp Clips — giúp nhóm tiết kiệm thời gian quý báu đồng thời đảm bảo các cuộc thảo luận quan trọng vẫn diễn ra — mà không tốn thời gian!
💫 Kết quả thực tế: Nhóm như Trinetrix đã giảm 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết với ClickUp
📚 Đọc thêm: Cách công việc không đồng bộ thay đổi hợp tác
2. Notion (Phù hợp nhất cho tài liệu linh hoạt và theo dõi dự án nhẹ nhàng)
Notion là một không gian làm việc kỹ thuật số tất cả trong một được sử dụng bởi cá nhân và nhóm. Nó kết hợp ghi chú, quản lý dự án và quản lý kiến thức.
Nó giúp giảm tần suất cuộc họp như một công cụ quản lý dự án theo nhiều cách, bắt đầu từ việc chia sẻ thông tin chung thông qua wiki của nhóm.
Để có một nguồn thông tin duy nhất, các mẫu như Company Wiki và Không gian Làm việc của Nhóm rất hữu ích. Các thành viên mới có thể tham khảo các tài liệu này để nắm rõ quy trình cuộc họp của công ty và các ngày không họp.
Bảng Kanban giúp hiển thị quy trình làm việc theo thời gian thực, giúp mọi người có thể xem ai đang làm gì và việc cần làm tiếp theo là gì. Quản lý có thể kiểm tra tiến độ một cách không đồng bộ và chỉ lên lịch đồng bộ cho các vấn đề cản trở.
Nếu bạn vẫn phải tham gia cuộc họp, Notion AI sẽ ghi chép nội dung cuộc họp, tạo tóm tắt có thể thực hiện được và cung cấp lịch sử cuộc họp có thể tìm kiếm. Nó cũng có thể bổ sung bối cảnh cho ghi chú cuộc họp, soạn thảo tóm tắt hoặc trả lời câu hỏi "Tại sao quyết định này được đưa ra?" ngay lập tức từ tài liệu của bạn để loại bỏ các cuộc họp qua lại.
Các tính năng nổi bật của Notion
- Tạo các trợ lý AI tùy chỉnh để quản lý các dự án, công việc hoặc các công việc con cụ thể
- Viết tóm tắt dự án, theo dõi sau cuộc họp và tạo quyền truy cập tùy chỉnh vào tài liệu bí mật của bạn với Notion AI
- Chuyển đổi giữa nhiều mô hình AI với trợ lý AI ChatGPT và Claude Sonet 4 tích hợp sẵn
- Phân chia các dự án phức tạp bằng cách tạo 'cấu trúc phân cấp' với các trang, trang con, công việc và công việc con.
- Kết nối cơ sở dữ liệu cho các công việc, ghi chú và mục tiêu để tự động tạo mối quan hệ giữa các thông tin
Giới hạn của Notion
- Khác với các công cụ có tính năng báo cáo trạng thái tự động hóa hoặc nhắc nhở tích hợp sẵn, Notion phụ thuộc nhiều vào việc duy trì thủ công. Vì vậy, nếu một thành viên trong nhóm ngừng ghi chép quyết định hoặc cập nhật công việc, bối cảnh chung sẽ sụp đổ nhanh chóng.
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Thêm: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.6/5 (hơn 8.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Notion?
Dưới đây là nhận xét của một người đánh giá trên G2 về Notion:
Tôi thích rằng Notion kết hợp ghi chú, công việc và hợp tác trong một nền tảng duy nhất, giúp tôi không phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau. Các tính năng AI rất hữu ích cho việc tóm tắt ghi chú cuộc họp, soạn thảo nội dung và chỉnh sửa văn bản nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho không gian làm việc của tôi gọn gàng hơn…
Tôi thích rằng Notion kết hợp ghi chú, công việc và hợp tác trong một nền tảng duy nhất, giúp tôi không phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau. Các tính năng AI rất hữu ích cho việc tóm tắt ghi chú cuộc họp, soạn thảo nội dung và chỉnh sửa văn bản nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giữ cho không gian làm việc của tôi gọn gàng hơn…
📚 Đọc thêm: Notion vs. ClickUp: Công cụ tài liệu tốt nhất
👀 Bạn có biết? Nhiều người trong chúng ta ngày nay đã phải đối mặt với hội chứng phục hồi sau cuộc họp.
Cuộc họp thường đòi hỏi sự tập trung cao độ, khả năng làm nhiều việc cùng lúc và tương tác xã hội. Chúng kích hoạt vỏ não trước trán, khu vực chịu trách nhiệm cho các chức năng như kế hoạch và ra quyết định.
Quá tải cuộc họp dẫn đến mệt mỏi nhận thức, biểu hiện qua sự giảm sút tập trung và suy giảm khả năng tư duy phê phán sau khi cuộc họp kết thúc. Thời gian nghỉ ngơi là cần thiết để não bộ phục hồi và tái tạo nguồn lực nhận thức sau khi tham gia liên tục các cuộc họp.
⭐ Bonus: Ngay cả các nhóm làm việc không đồng bộ cũng cần chia sẻ ý tưởng hoặc cập nhật nhanh chóng — và đó chính là lúc tính năng Talk-to-Text của ClickUp Brain MAX phát huy tác dụng.
Thay vì lên lịch một cuộc đồng bộ nhanh chỉ để giải thích điều gì đó, bạn có thể nói ra suy nghĩ của mình, và Brain Max sẽ ngay lập tức chuyển đổi chúng thành văn bản có cấu trúc, có thể chỉnh sửa bên trong các công việc hoặc tài liệu.
Nó ghi lại giọng điệu, ý định và bối cảnh chính, giúp các "cuộc họp nhỏ" của bạn diễn ra một cách không đồng bộ. Cho dù là tóm tắt một ghi chú giọng nói thành các mục hành động hay soạn thảo một tài liệu theo dõi từ một ý tưởng nhanh chóng, Talk-to-Text giúp bạn giao tiếp nhanh chóng mà không cần thêm một cuộc hẹn khác vào lịch.
3. Asana (Phù hợp nhất cho quản lý công việc có cấu trúc và phối hợp nhóm)
Mặc dù Asana không được thiết kế với tính năng ghi chú bằng AI, nó vẫn giúp giảm tải cuộc họp theo những cách khác.
Với tư cách là phần mềm quản lý khối lượng công việc và quản lý dự án, Asana tạo ra sự rõ ràng chung về ưu tiên, trách nhiệm và các bước tiếp theo – những điều thường yêu cầu các cuộc gọi đồng bộ để xác nhận.
Mỗi dự án trong Asana trở thành một không gian làm việc minh bạch, nơi các công việc, người chịu trách nhiệm và hạn chót được hiển thị cho tất cả mọi người, do đó không cần phải họp chỉ để "kiểm tra tiến độ". Chế độ xem "My Tasks" và dòng thời gian giúp các mối quan hệ phụ thuộc và rào cản trở nên rõ ràng mà không cần cập nhật bằng lời nói.
Các bảng điều khiển Mục tiêu, Danh mục đầu tư và Khối lượng công việc trong công cụ quản lý khối lượng công việc này giúp quản lý theo dõi kết quả một cách không đồng bộ, trong khi bình luận, tệp đính kèm hoặc Báo cáo trạng thái cho phép cập nhật nhanh chóng mà không cần tổ chức cuộc họp.
Để đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn, Asana cung cấp các mẫu Lịch trình Cuộc họp và Theo dõi Sau Cuộc họp để lập kế hoạch các chủ đề, phân công trách nhiệm và chuyển đổi các cuộc thảo luận thành các công việc có thể thực hiện được.
Với tích hợp với các công cụ như Slack, Lịch Google và Zoom, các cập nhật và thay đổi công việc được đồng bộ hóa tự động, giữ cho giao tiếp luôn trong bối cảnh - thách thức lớn nhất trong giao tiếp tại nơi làm việc. Thay vì phụ thuộc vào các cuộc họp chính thức để đồng bộ hóa, Asana giúp việc đồng bộ hóa công việc trở nên hiển thị.
Các tính năng nổi bật của Asana
- Hãy để các đồng nghiệp AI cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu, thực hiện hành động và đạt được kết quả với toàn bộ bối cảnh công việc của bạn
- Tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh không cần mã và cài đặt quy tắc với các trình kích hoạt và hành động để tự động hóa các quy trình thường xuyên.
- Kết nối mục tiêu chung của công ty với công việc hàng ngày của bạn và xem cách mỗi sáng kiến đóng góp vào mục tiêu của công ty.
- Tạo kế hoạch nhân sự dài hạn và sử dụng chế độ xem khối lượng công việc để xác định ai đang bị quá tải hoặc thiếu tải, từ đó tối ưu hóa kế hoạch sức chứa.
- Sử dụng AI Studio để thiết kế các quy trình làm việc tùy chỉnh cho việc theo dõi yêu cầu, quản lý chiến dịch và nhiều hơn nữa.
Giới hạn của Asana
- Thiếu tính năng video và tin nhắn giọng nói không đồng bộ gốc, cũng như công cụ AI cho cuộc họp. Bạn cần sử dụng Slack hoặc email để lấy bối cảnh, dẫn đến giao tiếp bị phân mảnh và các cuộc gọi đồng bộ thêm.
Giá cả của Asana
- Miễn phí
- Gói Starter: $13.49/tháng cho mỗi người dùng
- Nâng cao: $30,49/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
- Enterprise+: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Asana
- G2: 4.4/5 (12.300+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (13.500+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Asana?
Dưới đây là đánh giá của G2 về Asana:
Asana là một nền tảng quản lý dự án và công việc mạnh mẽ, được thiết kế để giúp các nhóm tổ chức công việc, tối ưu hóa giao tiếp và nâng cao năng suất làm việc tổng thể. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề nhờ thiết kế trực quan, các chế độ xem dự án linh hoạt và các tính năng hợp tác mạnh mẽ.
Asana là một nền tảng quản lý dự án và công việc mạnh mẽ, được thiết kế để giúp các nhóm tổ chức công việc, tối ưu hóa giao tiếp và nâng cao năng suất làm việc tổng thể. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề nhờ thiết kế trực quan, các chế độ xem dự án linh hoạt và các tính năng hợp tác mạnh mẽ.
Các đề cập đáng chú ý khác
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án khác giúp bạn giảm bớt áp lực từ các cuộc họp theo cách này hay cách khác và cho phép bạn lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình tốt hơn:
- Basecamp : Thay thế các cuộc họp hàng ngày bằng các bản cập nhật văn bản và diễn đàn tin nhắn dài, giúp mọi người cập nhật thông tin một cách không đồng bộ. Tính năng Automatic Check-ins nhắc nhở đồng nghiệp chia sẻ tiến độ hoặc các vấn đề cản trở. Các chủ đề tin nhắn tập trung và trung tâm dự án đảm bảo ít cuộc họp "trạng thái hiện tại là gì?" hơn.
- Slack : Các kênh tổ chức cuộc hội thoại theo chủ đề hoặc dự án, giảm bớt nhu cầu đồng bộ hóa định kỳ. Slack Canvas lưu trữ tài liệu và quyết định quan trọng trong một nơi duy nhất, trong khi các tóm tắt do AI hỗ trợ nhấn mạnh những điểm quan trọng nhất. Tính năng Huddles cho phép bạn thực hiện các cuộc kiểm tra nhanh chỉ bằng âm thanh khi không cần thiết phải lên lịch một cuộc họp đầy đủ.
- Microsoft Teams : Với Copilot, Teams tự động tóm tắt ghi chú của cuộc họp, nhấn mạnh các bước tiếp theo và soạn thảo các bước theo dõi. Các công cụ lịch trình tích hợp giúp tránh quá tải lịch, trong khi các kênh và tệp chia sẻ giữ cho giao tiếp diễn ra một cách không đồng bộ.
- Google Workspace : Kết hợp Tài liệu Google, Google Trang tính và Chat thành một quy trình làm việc không đồng bộ. Gemini, trí tuệ nhân tạo tích hợp của Google, soạn thảo tóm tắt, tạo lịch trình và đánh dấu các mục cần thực hiện. Lịch chia sẻ và tính năng bình luận giúp dễ dàng xem xét cập nhật mà không cần đồng bộ trực tiếp.
- Zoom : Tính năng AI Companion ghi lại, chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt cuộc họp, giúp bạn bỏ qua những cuộc họp không cần thiết. Các tính năng Smart Chapters và Highlights biến bản ghi thành các thông tin có thể tìm kiếm, loại bỏ nhu cầu tổ chức các cuộc họp theo dõi.
- Team O’Clock : Được thiết kế cho các nhóm làm việc linh hoạt, phần mềm này tự động hóa các buổi họp hàng ngày, đánh giá sprint và kiểm tra tiến độ của nhóm. Các tính năng Async Stand-up và Meeting Timer giúp các phiên diễn ra ngắn gọn, có cấu trúc và thường là tùy chọn.
- Troop Messenger : Kết hợp trò chuyện, chia sẻ tệp và quản lý công việc trong một không gian làm việc duy nhất. Các tính năng Smart Replies và Message Summaries được hỗ trợ bởi AI giúp đồng nghiệp duy trì sự đồng bộ một cách không đồng bộ. Với tích hợp video và thẻ công việc, các cuộc thảo luận được chuyển đổi thành kết quả cụ thể mà không cần đồng bộ hóa liên tục.
💡 Ví dụ điển hình: Shopify đã quyết định chấm dứt tình trạng lịch trình quá tải bằng cách hủy bỏ tất cả các cuộc họp định kỳ có ba người tham gia trở lên và áp dụng "Ngày Thứ Tư Không Họp", loại bỏ khoảng 12.000 cuộc họp, tương đương với 36 năm thời gian họp tập thể.
Nếu bạn muốn đề xuất ngày không có cuộc họp để nâng cao năng suất của nhóm, đây là các bước đơn giản để bắt đầu:
- Bắt đầu từ nhỏ: Bắt đầu với một ngày mỗi hai tuần. Khi nhóm thấy được sự cải thiện về năng suất, hãy chuyển sang thực hiện hàng tuần.
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Thông báo rằng “không có cuộc họp” có nghĩa là không có đồng bộ hóa nội bộ — các cuộc gọi khẩn cấp từ bên ngoài vẫn có thể diễn ra.
- Sử dụng cập nhật không đồng bộ thay thế: Thay thế các cuộc kiểm tra tiến độ bằng ClickUp Clips, cập nhật Notion hoặc báo cáo trạng thái Asana
- Làm cho nó trở thành văn hóa, không phải là hình thức: Lãnh đạo phải làm gương cho hành vi, kiềm chế sự cám dỗ muốn lén lút tham gia các "cuộc trò chuyện nhanh".
- Đo lường tác động: Theo dõi các đầu ra hoặc giờ công việc tập trung trước và sau. Việc trình bày kết quả giúp duy trì chính sách.
Tại sao việc giảm tải cuộc họp lại quan trọng?
Có đủ và nhiều nghiên cứu chứng minh tác động của việc quá tải cuộc họp 👇
- Hậu quả của cuộc họp: Hơn 90% nhân viên cho biết họ cảm thấy mất tập trung, giảm động lực hoặc năng suất sau khi tham gia các cuộc họp không hiệu quả. Hầu hết các cuộc họp hàng ngày có thể dễ dàng được thay thế bằng email, tin nhắn hoặc cuộc gọi.
- Mệt mỏi do Zoom: Hội nghị video kéo dài có thể dẫn đến kiệt sức, đặc trưng bởi mệt mỏi và căng thẳng. Các cuộc họp video như vậy, nếu kéo dài trong thời gian dài, cũng có thể gây hại cho thị lực do tiếp xúc quá mức với màn hình.
- Tác động đến sức khỏe tinh thần và thể chất: Các cuộc họp quá nhiều dẫn đến tăng lo âu, căng thẳng và giảm tinh thần làm việc của nhân viên. Chúng cũng làm giảm khả năng di chuyển, ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất của người tham dự.
- Hội chứng chán nản: Hầu hết nhân viên không thể hoàn thành công việc có ý nghĩa do số lượng cuộc họp quá nhiều. Điều này thường dẫn đến hội chứng chán nản, một tình trạng tâm lý đặc trưng bởi sự thiếu kích thích và sự bất mãn trong công việc.
- Sự bất mãn của nhân viên: Quá tải cuộc họp có thể dẫn đến sự mất động lực và giảm sự hài lòng trong công việc. Điều này cũng có thể khiến nhân viên nghỉ việc hoặc làm việc kém hiệu quả, và gây ra các thách thức tổ chức trong cơ quan của bạn.
⚒️ Mẹo nhanh: Nếu cuộc họp là không thể tránh khỏi, hãy để AI hỗ trợ bạn. Dưới đây là cách sử dụng AI để ghi chú cuộc họp:
- Sử dụng công cụ ghi chú AI tích hợp: Chọn các công cụ được tích hợp sẵn trong không gian làm việc của bạn (như ClickUp Brain) để ghi chú cuộc họp và các mục hành động được đồng bộ ngay lập tức với các công việc.
- Ghi lại chọn lọc: Cho phép AI tham gia các cuộc họp định kỳ hoặc chiến lược, giúp bạn tạo ra các bản ghi có thể tìm kiếm mà không làm lộn xộn không gian làm việc của bạn.
- Gắn thẻ và liên kết các bản tóm tắt: Kết nối các ghi chú do AI tạo ra với bảng dự án, tài liệu hoặc bảng điều khiển để có đầy đủ bối cảnh cuộc họp trong một nơi duy nhất
- Kiểm tra, không viết lại: Hãy để AI xử lý phần việc nặng nhọc — công việc của bạn là xem qua, phê duyệt và phân công.
Video này hướng dẫn bạn cách tự động hóa ghi chú cuộc họp bằng trí tuệ nhân tạo (AI):
Mẹo giảm bớt mệt mỏi do cuộc họp ngoài các công cụ
Không ai từng nói họ thích cuộc họp. Nhưng nếu bạn phải tổ chức cuộc họp, hãy tuân thủ các quy tắc sau đây về thực hành cuộc họp:
- Xác định rõ nội dung cuộc họp: Trước khi lên lịch cuộc họp, bạn cần biết rõ nội dung sẽ được thảo luận. Bởi vì nếu không có nội dung cụ thể, cuộc họp đó không cần thiết phải diễn ra.
- Chia sẻ ghi chú cuộc họp trước khi bắt đầu: Cuộc họp không nên dành thời gian để đọc công việc của nhau. Để tối ưu hóa thời gian cuộc họp, hãy chia sẻ ghi chú, phân tích hoặc công việc liên quan trước khi cuộc họp diễn ra.
- Giới hạn cuộc họp trong 30 phút: Nghiên cứu cho thấy mệt mỏi nhận thức bắt đầu xuất hiện sau 30-40 phút trong các cuộc họp đứng trực tuyến. Giữ các phiên họp ngắn gọn và chỉ bao gồm những người quan trọng đối với nội dung cuộc họp sẽ duy trì sự tập trung.
Như Lisa Haneberg, tác giả của cuốn sách "Đừng để cuộc họp chi phối!", đã nói:
Hãy từ chối các cuộc họp không có ý nghĩa hoặc không hiệu quả. Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi có vấn đề kinh doanh quan trọng cần thảo luận và bạn cần ý kiến, sự chấp thuận hoặc đồng ý từ các bên liên quan. Ngay cả trong trường hợp đó, hãy kiềm chế việc mời tất cả mọi người — đừng lãng phí thời gian của mọi người một cách vô ích.
Hãy từ chối các cuộc họp không có ý nghĩa hoặc không hiệu quả. Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi có vấn đề kinh doanh quan trọng cần thảo luận và bạn cần ý kiến, sự chấp thuận hoặc đồng ý từ các bên liên quan. Ngay cả trong trường hợp đó, hãy kiềm chế việc mời tất cả mọi người — đừng lãng phí thời gian của mọi người một cách vô ích.
👀 Bạn có biết? Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng quá tải cuộc họp làm giảm thời gian " lang thang tư duy " (suy nghĩ sáng tạo tự phát). Jeff Bezos, Chủ tịch Điều hành của Amazon, cho biết: "Tôi không tuân thủ lịch trình nghiêm ngặt. Các cuộc họp của tôi 'hỗn loạn' để khơi dậy sự sáng tạo và đổi mới. Lang thang tư duy là vũ khí bí mật trong năng suất của tôi."
Giảm tải cuộc họp với ClickUp là phần mềm quản lý dự án của bạn
Mệt mỏi do cuộc họp là có thật, nhưng công cụ có thể giúp đỡ. Một số loại phần mềm quản lý dự án giảm bớt nhu cầu cuộc họp bằng cách cải thiện hợp tác và giao tiếp trong nhóm.
Chúng ta đã thấy cách các công cụ như Notion, Asana và các công cụ khác có thể giúp giảm tải cuộc họp. Nhưng nếu bạn muốn chọn một công cụ, chúng tôi khuyên dùng ClickUp.
Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp được thiết kế cho hợp tác nhóm. Các tính năng như Trò chuyện, Tài liệu và Clips giúp giao tiếp không đồng bộ hiệu quả, trong khi ClickUp Brain và AI Agents thay thế các cuộc gọi đồng bộ bằng các cập nhật, quyết định và theo dõi có cấu trúc, được hỗ trợ bởi AI.
Bước đầu tiên để loại bỏ tình trạng quá tải cuộc họp: Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay.