Bạn biết cảm giác đó: Bạn bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra lịch làm việc, chỉ để thấy các cuộc họp nối tiếp nhau mà hầu như không có thời gian để thở. Thật bực bội, phải không?
Quá tải cuộc họp xảy ra khi lịch của bạn chật kín các cuộc họp, khiến bạn không có thời gian để làm công việc thực sự.
Nhiều người trong chúng ta phải vật lộn với quá nhiều cuộc họp, khiến thời gian dành cho công việc thực sự cần tập trung trở nên ít ỏi. Từ các phiên brainstorming đến cập nhật trạng thái, nhiều loại cuộc họp khác nhau có thể nhanh chóng lấp đầy lịch trình của bạn. Các cuộc họp dài hoặc không hiệu quả khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn, làm giảm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đồng thời làm giảm tinh thần làm việc.
Nhân viên, đặc biệt là những người làm việc từ xa, thường cảm thấy họ cần phải làm thêm giờ để hoàn thành công việc vì thời gian làm việc chính của họ đã dành cho các cuộc họp.
Nếu điều này nghe quen thuộc, bạn đang phải đối mặt với tình trạng quá tải cuộc họp. Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết vấn đề này và lấy lại thời gian trong ngày.
Chi phí ẩn của quá nhiều cuộc họp
Cuộc họp không chỉ là sự lãng phí thời gian — chúng còn mang theo những chi phí ẩn ảnh hưởng đến cả cá nhân và nhóm. Những tác động sâu sắc hơn của quá tải cuộc họp có thể rất đáng kể.
Tâm lý đằng sau quá tải cuộc họp
Khi chúng ta bị quá tải bởi các cuộc họp, não bộ không thể nghỉ ngơi. Điều này chủ yếu dẫn đến căng thẳng và giảm sự tập trung. Điều này có thể làm bạn mất năng lượng, ảnh hưởng đến năng suất và sức khỏe tinh thần, cuối cùng dẫn đến kiệt sức.
Một số người có thể nghĩ rằng quá tải cuộc họp chỉ là vấn đề về lịch trình mà công cụ quản lý khối lượng công việc có thể giải quyết, nhưng nó ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe tinh thần của chúng ta. Khi ngày của chúng ta tràn ngập các cuộc họp liên tiếp, chúng ta sẽ cảm thấy mệt mỏi về nhận thức vì não bộ không thể tập trung sâu vào công việc. Việc chuyển đổi liên tục này không chỉ làm cạn kiệt năng lượng của chúng ta mà còn cản trở năng suất làm việc.
Ngoài ra, việc đưa ra vô số quyết định trong các cuộc họp này dẫn đến mệt mỏi trong việc ra quyết định, làm giảm chất lượng quyết định và khiến chúng ta cảm thấy quá tải.
Trừ khi chúng giống như một khoảng thời gian nghỉ ngơi và là những cuộc họp nhóm thú vị và hấp dẫn, các cuộc họp thường xuyên có thể khiến chúng ta cảm thấy như không thể kiểm soát ngày làm việc của mình, làm giảm động lực và sự tham gia.
Mặc dù các công cụ như ClickUp Docs có thể giúp quản lý quy trình làm việc của bạn, nhưng sự thiếu tự chủ, kết hợp với áp lực cảm xúc từ các tương tác chuyên nghiệp liên tục, có thể làm tăng căng thẳng và giảm năng suất.
ClickUp Docs giúp bạn tạo tài liệu hoặc wiki với các trang lồng nhau và cung cấp các tùy chọn định dạng, dấu trang có thể nhúng, tính năng cộng tác và hơn thế nữa
Nhiều cuộc họp trong số này cảm thấy không hiệu quả, khiến chúng ta tự hỏi tại sao mình lại phải tham gia. Khi công việc tràn sang thời gian cá nhân vì tất cả những cuộc họp này, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của chúng ta bị ảnh hưởng, dẫn đến căng thẳng hơn nữa.
Tác động tâm lý liên quan đến trải nghiệm của cá nhân khi bị ảnh hưởng về mặt tinh thần và cảm xúc do quá tải cuộc họp. Mặt khác, tác động tập thể đối với các nhóm gây ra sự mất cân bằng trong hoạt động chung, dẫn đến những hậu quả rộng lớn hơn cho tổ chức.
Hiệu ứng domino của quá tải cuộc họp đối với các nhóm
Quá tải cuộc họp không chỉ ảnh hưởng đến năng suất cá nhân; nó còn có thể tác động rộng rãi đến động lực chung của nhóm và chi phí tổ chức.
Theo một cuộc khảo sát của Microsoft với 31.000 nhân viên tại 31 quốc gia, 68% cho biết họ không có đủ thời gian liên tục để đạt được mục tiêu công việc do bị phân tâm bởi các cuộc họp, trò chuyện và email.
Nói cách khác, một nhóm bị quá tải bởi các cuộc họp có thể sẽ phải đối mặt với:
- Giảm năng suất: Các nhóm dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp và ít thời gian hơn cho các công việc hiệu quả, điều này cản trở kết quả chung của nhóm
- Tăng căng thẳng và kiệt sức: Khi hơn hai thành viên trong một nhóm năm người cảm thấy căng thẳng gia tăng và gần kiệt sức, hiệu quả tập thể sẽ giảm sút, năng suất bị cản trở, khiến nhóm khó hợp tác hiệu quả
- Tinh thần và sự tham gia giảm sút: Các cuộc họp quá nhiều có thể gây ra sự thất vọng và mất gắn kết trong nhóm. Giao tiếp trong nhóm bị gián đoạn, dẫn đến tinh thần giảm sút và thiếu động lực để làm việc hiệu quả
- Cân bằng công việc và cuộc sống kém: Các nhóm có cân bằng công việc và cuộc sống kém có thể gặp tỷ lệ thay đổi nhân sự cao hơn và sự bất mãn trong nhóm
- Động lực nhóm bị suy giảm: Quá nhiều cuộc họp có thể gây căng thẳng mối quan hệ và sự hợp tác trong nhóm, dẫn đến xung đột và giảm hiệu quả làm việc nhóm
- Chi phí tài chính: Tổng thời gian dành cho các cuộc họp không cần thiết có tác động tài chính trực tiếp đến tổ chức, ảnh hưởng đến ngân sách và nguồn lực của nhóm
- Mất khả năng đổi mới: Các nhóm bị sa lầy vào các cuộc họp và quá tải thông báo sẽ có ít thời gian hơn cho tư duy sáng tạo và đổi mới, điều này có thể kìm hãm khả năng phát triển ý tưởng và giải pháp mới của nhóm. Cuộc khảo sát của Microsoft cho thấy 2 trong 3 nhà lãnh đạo (60%) đã cảm nhận được tác động của việc thiếu đổi mới từ các nhóm của họ
Tại sao quá tải cuộc họp là vấn đề của các tổ chức trên toàn thế giới?
Quá tải cuộc họp là một vấn đề toàn cầu ảnh hưởng đến các tổ chức trong nhiều ngành và khu vực khác nhau do một số yếu tố liên quan đến nhau.
Sự gia tăng của công việc từ xa đã dẫn đến việc các công ty phải tổ chức các cuộc họp thường xuyên và thường là không cần thiết để bù đắp cho sự thiếu hụt tương tác trực tiếp.
Các tổ chức trên toàn thế giới đều phải đối mặt với những thách thức tương tự trong việc quản lý thời gian hiệu quả. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các cuộc họp quá nhiều là nguyên nhân làm giảm năng suất làm việc tại văn phòng trên toàn thế giới.
Ví dụ, nghiên cứu của Microsoft chỉ ra rằng thời gian dành cho các cuộc họp đã tăng gấp ba lần kể từ khi đại dịch bắt đầu, nêu bật một vấn đề phổ biến ảnh hưởng đến khả năng tập trung vào các công việc quan trọng của nhân viên.
Các công ty ở nhiều khu vực khác nhau báo cáo những tổn thất đáng kể về thời gian làm việc bị lãng phí của nhân viên và hiệu quả hoạt động giảm sút. Nhiều công ty đang thực hiện các biện pháp để cắt giảm thời gian họp và tăng năng suất tại nơi làm việc.
Ví dụ, Shopify đã cắt giảm 322.000 giờ họp như một phần của chiến lược thúc đẩy hiệu quả. Để dễ hình dung, con số này tương đương với việc tuyển thêm 150 nhân viên mới.
Bằng cách áp dụng các chiến lược tương tự, các tổ chức có thể lấy lại thời gian và nguồn lực quý giá, đồng thời duy trì lực lượng lao động khỏe mạnh và năng suất cao. Và có dữ liệu để chứng minh điều này — trong một cuộc khảo sát năm 2022 với 76 công ty, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng giảm 40% số cuộc họp giúp tăng 71% năng suất.
Điều gì đang thúc đẩy tình trạng quá tải cuộc họp trên toàn cầu?
Nếu các công ty nhận ra lợi ích của việc giảm giờ họp, thì điều gì vẫn gây ra tình trạng quá tải cuộc họp và điều gì kích hoạt tác động tiêu cực của chúng đối với năng suất của nhân viên?
- Thiếu chương trình họp rõ ràng: Nếu không có chương trình rõ ràng, các cuộc họp có thể nhanh chóng trở nên mất tập trung và kéo dài không cần thiết
- Quá phụ thuộc vào cập nhật trạng thái: Các cuộc họp chỉ để cập nhật trạng thái thường có thể được thay thế bằng email hoặc trò chuyện nhanh
- Không có quy trình đăng ký hoặc theo dõi: Nếu không có theo dõi, các cuộc họp sẽ trở nên lặp đi lặp lại vì các vấn đề tương tự được thảo luận nhiều lần
Chiến lược giảm bớt quá tải cuộc họp
Giảm bớt các cuộc họp quá tải là một bước ngoặt quan trọng để tạo ra một nhóm làm việc hạnh phúc và năng suất hơn. Dưới đây là quy trình mười bước đơn giản để các nhà lãnh đạo cắt giảm các cuộc họp dài vô tận. Hãy tham gia và tìm hiểu cách bạn có thể lấy lại thời gian, tập trung vào công việc và có những cuộc họp hiệu quả hơn.
1. Kiểm tra các cuộc họp hiện tại
Tiến hành rà soát kỹ lưỡng tất cả các cuộc họp hiện có. Xác định các cuộc họp định kỳ, mục đích và hiệu quả của chúng. Sử dụng kết quả rà soát này để xác định những cuộc họp nào là cần thiết và những cuộc họp nào có thể loại bỏ hoặc hợp nhất.
2. Hủy các cuộc họp không có chương trình nghị sự
Nếu không có chương trình nghị sự, thì không có cuộc họp. Điều này giúp các cuộc thảo luận tập trung và hiệu quả. Đảm bảo mỗi cuộc họp có chương trình nghị sự rõ ràng được phân phối trước.
3. Rút ngắn thời gian họp
Đặt giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho các cuộc họp. Hãy cố gắng tổ chức các cuộc họp ngắn hơn, hiệu quả hơn. Dành 25 hoặc 50 phút cho một cuộc họp thay vì 30 hoặc 60 phút. Điều này giúp cuộc thảo luận ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề (và cho bạn thời gian nghỉ ngơi giữa các cuộc họp liên tiếp).
4. Thực hiện những ngày không có cuộc họp
Chỉ định những ngày cụ thể là ngày không có cuộc họp để nhân viên có thời gian tập trung vào công việc quan trọng. Ví dụ, một số công ty áp dụng "Thứ Tư không có cuộc họp"; những ngày không có cuộc họp này giúp tăng năng suất làm việc vào giữa tuần.
5. Sử dụng giao tiếp không đồng bộ
Khuyến khích sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như ClickUp Docs, Slack hoặc Microsoft Teams để cập nhật trạng thái và thảo luận các vấn đề không khẩn cấp. Công việc không đồng bộ như vậy thay đổi cách hợp tác, giảm nhu cầu họp thời gian thực và cho phép nhân viên phản hồi khi thuận tiện.
6. Chỉ mời những người tham dự cần thiết
Giới hạn lời mời tham dự cuộc họp cho những người thực sự cần tham dự. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho những người khác và giúp những người được mời chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp. Các nhóm nhỏ hơn thường tập trung và năng suất hơn. Chia sẻ ghi chú cuộc họp với những người không tham dự để họ được cập nhật thông tin mà không cần phải có mặt.
7. Thu thập phản hồi
Thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên về hiệu quả của các cuộc họp. Sử dụng khảo sát hoặc kiểm tra không chính thức để hiểu những gì đang hiệu quả và những gì không. Những thực tiễn này cũng giúp vượt qua những thách thức trong giao tiếp tại nơi làm việc.
8. Sử dụng bộ đếm thời gian cuộc họp
Sử dụng bộ đếm thời gian để đảm bảo cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Điều này giúp cuộc họp không bị kéo dài và tôn trọng lịch trình của mọi người.
9. Khuyến khích các cuộc họp đứng
Để các cuộc họp ngắn hơn, cập nhật nhanh hơn, hãy xem xét các cuộc họp đứng. Sự khó chịu khi đứng sẽ khuyến khích sự ngắn gọn và giữ cho cuộc họp tập trung và hiệu quả. Ngoài ra, có một bộ hướng dẫn chuẩn hóa về nghi thức họp ảo cũng giúp duy trì sự chuyên nghiệp.
10. Xây dựng văn hóa nói "không"
Trao quyền cho nhân viên từ chối các cuộc họp không liên quan đến công việc của họ hoặc những cuộc họp mà họ không thể đóng góp ý kiến có ý nghĩa. Khuyến khích văn hóa từ chối các cuộc họp không cần thiết được chấp nhận và hỗ trợ.
Công nghệ có thể giúp giảm bớt quá tải cuộc họp như thế nào
Quản lý quá tải cuộc họp là chìa khóa để đạt năng suất và hạnh phúc. Các công cụ quản lý dự án và cộng tác của ClickUp có thể hợp lý hóa các cuộc họp, tăng hiệu quả và giảm gánh nặng tổng thể cho nhóm của bạn.
Công cụ tự động hóa cuộc họp
Các công cụ tự động hóa cuộc họp có thể giúp giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc hành chính liên quan đến cuộc họp. ClickUp cung cấp một số tính năng để giúp bạn thực hiện điều này:
- ClickUp Docs: Tạo và chia sẻ tài liệu, wiki và hơn thế nữa. Chia sẻ liên kết tài liệu với nhóm của bạn để chỉnh sửa cộng tác không đồng bộ (với kiểm soát phiên bản) và cập nhật tập trung, đồng thời giảm nhu cầu tổ chức cuộc họp
- Trò chuyện ClickUp: Giao tiếp với nhóm của bạn một cách đồng bộ qua chế độ xem Trò chuyện của ClickUp (với khả năng gắn thẻ thành viên nhóm bằng @mention ) và giảm bớt nhu cầu họp thường xuyên
- Bảng trắng ClickUp: Sử dụng Bảng trắng ClickUp cho các phiên brainstorming và hợp tác trực quan, giảm thiểu nhu cầu thảo luận dài dòng
Lợi ích của việc sử dụng tự động hóa cuộc họp trong ClickUp
Sử dụng các công cụ tự động hóa của ClickUp có thể cải thiện đáng kể hiệu quả cuộc họp và giảm tải công việc:
- Tự động hóa ClickUp: Tự động hóa các công việc và nhắc nhở thường ngày để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào. Điều này giúp cuộc họp diễn ra đúng tiến độ và giảm bớt gánh nặng hành chính. Ví dụ: bạn có thể tự động thay đổi người được giao nhiệm vụ ngay khi trạng thái nhiệm vụ được cập nhật. Không cần phải lên lịch cuộc họp với bất kỳ ai để cho họ biết việc cần làm tiếp theo
- Nền tảng công việc tất cả trong một của ClickUp: Quản lý tất cả các khía cạnh công việc của bạn ở một nơi, từ quản lý nhiệm vụ đến giao tiếp, giảm bớt nhu cầu họp quá nhiều. Các nhóm làm việc từ xa sử dụng ClickUp để hoàn thành công việc nhanh hơn, cùng nhau
- ClickUp Clips: Ghi lại và chia sẻ video có lồng tiếng với nhóm của bạn để truyền đạt thông tin mà không cần phải họp. ClickUp Clips là công cụ hoàn hảo cho giao tiếp không đồng bộ. Ví dụ: thay vì lên lịch họp để hướng dẫn ai đó sử dụng phần mềm mới, bạn có thể chỉ cần chia sẻ bản ghi màn hình để họ xem hướng dẫn không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ với ClickUp
Cách tốt nhất để cắt giảm số lượng cuộc họp? Bắt đầu truyền đạt thông tin quan trọng một cách không đồng bộ.
Mọi thứ, từ chương trình họp và biên bản cuộc họp đến báo cáo tổng thể cuộc họp, đều có thể được truyền đạt một cách đồng bộ. Chúng tôi thậm chí còn xây dựng một kho lưu trữ các mẫu có thể giúp bạn thực hiện việc này!
Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Mẫu theo dõi cuộc họp của ClickUp có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các cuộc họp (và kết quả của chúng) đồng thời đảm bảo mọi người đều hiểu rõ thông tin.
Với mẫu này, tất cả các cập nhật có thể được chia sẻ không đồng bộ, giúp giảm số lượng các cuộc họp "đáng lẽ có thể gửi email" được lên lịch trong lịch của bạn.
Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Với Mẫu Biên bản Cuộc họp của ClickUp, bạn có thể ghi lại các điểm chính và quyết định từ các cuộc họp một cách có cấu trúc.
Mẫu này không chỉ giúp bạn dễ dàng tham khảo lại ghi chú cuộc họp mà còn dễ hiểu cho bất kỳ ai bạn chia sẻ ghi chú cuộc họp của mình. Kết quả? Bớt một cuộc họp để giải thích những gì đã xảy ra trong cuộc họp khác.
Mẫu báo cáo cuộc họp ClickUp
Mẫu báo cáo cuộc họp của ClickUp là một trong những cách tốt nhất để cung cấp cho đồng nghiệp của bạn một cái nhìn tổng quan nhanh chóng và rõ ràng về cuộc họp.
Mục đích của mẫu này là thêm bối cảnh cho các cuộc họp trước đó và kết thúc các vòng lặp nội bộ. Với mẫu này, bạn có thể đề cập đến những thông tin như thời gian cuộc họp, địa điểm, loại cuộc họp, người điều hành, số lượng thành viên tham dự và nhiều thông tin khác.
ClickUp có thể giúp quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên các lời mời họp như thế nào
Quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên các lời mời họp là điều cần thiết để tránh quá tải. ClickUp cung cấp một số tính năng để hợp lý hóa quá trình này:
- Chế độ xem lịch tập trung: Xem tất cả các cuộc họp của bạn ở một nơi, giúp quản lý lịch trình của bạn dễ dàng hơn với chế độ xem Lịch của ClickUp
- Nhắc nhở: Nhắc nhở ClickUp giúp bạn đặt nhắc nhở cho các cuộc họp và công việc quan trọng để đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ điều gì
- Tích hợp Lịch Google: Đồng bộ ClickUp với Lịch Google để giữ lịch trình của bạn luôn đồng bộ
- Tích hợp Zoom: Tích hợp Zoom với ClickUp để bắt đầu cuộc họp từ trong ClickUp, chuyển đến cuộc họp trên lịch của bạn và quản lý các liên kết cuộc họp mà không cần phải liên tục chuyển tab
- Theo dõi thời gian dự án: Theo dõi thời gian dành cho các cuộc họp và công việc để đảm bảo quản lý thời gian hiệu quả với tính năng Theo dõi thời gian dự án của ClickUp
Với những công cụ này, bạn có thể quản lý và giảm bớt tình trạng quá tải cuộc họp một cách hiệu quả, đảm bảo nhóm của bạn luôn làm việc hiệu quả và gắn kết.
Ít cuộc họp hơn dẫn đến công việc hiệu quả hơn
Một báo cáo khảo sát năm 2022 cho thấy rằng việc giảm số lượng cuộc họp đã làm tăng sự hài lòng của nhân viên lên 52% và giảm căng thẳng xuống 57%. Vì vậy, tác động của việc giảm tải cuộc họp là rất lớn và lợi ích của nó lan tỏa đến nhiều yếu tố khác nhau.
Nâng cao sự hài lòng của nhân viên
Giảm bớt các cuộc họp quá tải có tác động sâu sắc đến sức khỏe của nhân viên.
Khi nhân viên có ít cuộc họp hơn và hiệu quả hơn, họ sẽ cảm thấy ít căng thẳng hơn, hài lòng hơn với công việc và cân bằng hơn giữa công việc và cuộc sống. Điều này sẽ dẫn đến sức khỏe tinh thần được cải thiện và giảm tình trạng kiệt sức. Nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc chuyên sâu và các công việc cá nhân, từ đó tăng hạnh phúc và năng suất tổng thể.
Kết quả thực tế: Nghiên cứu trường hợp từ thực tế
- Three UK đã triển khai một chiến lược chăm sóc sức khỏe toàn diện, bao gồm các sáng kiến như "Thứ Tư Sức Khỏe", trong đó không cho phép tổ chức cuộc họp nào từ 12 giờ trưa đến 2 giờ chiều. Sáng kiến này khuyến khích nhân viên tham gia các hoạt động giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần. Kết quả? Mức độ hài lòng của nhân viên tăng lên và điểm số NPS (Net Promoter Score) của nhân viên tăng từ +16 lên +24 chỉ trong vài năm
- RetailCo đã áp dụng chế độ làm việc linh hoạt và khuyến khích nghỉ giải lao thường xuyên, kết quả là tình trạng kiệt sức của nhân viên giảm đáng kể và sự hài lòng trong công việc tăng lên
Sự tập trung vào cân bằng cuộc sống và công việc đã giúp cải thiện sức khỏe tinh thần và năng suất của nhân viên, thể hiện tác động tích cực của việc giảm bớt các cuộc họp quá tải.
Những nhược điểm tiềm ẩn của việc giảm số lượng cuộc họp và cách tránh chúng
Mặc dù giảm số lượng cuộc họp có thể mang lại lợi ích đáng kể cho nhân viên và tổ chức, nhưng việc làm quá quyết liệt có thể dẫn đến khoảng cách giao tiếp và giảm sự gắn kết trong nhóm. Dưới đây là một số cách để tránh những rủi ro tiềm ẩn này trước cuộc họp tiếp theo của bạn:
- Khoảng cách giao tiếp: Giảm số lượng cuộc họp có thể tạo ra khoảng cách giao tiếp, dẫn đến hiểu lầm. Duy trì các cuộc họp cần thiết để cập nhật thông tin quan trọng và sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ rõ ràng, nhất quán như ClickUp Docs để chia sẻ thông tin thường ngày, đảm bảo mọi người luôn được cập nhật thông tin
- Mất sự gắn kết trong nhóm: Cắt giảm quá nhiều cuộc họp có thể làm giảm sự gắn kết trong nhóm và ý thức cộng đồng. Lên lịch kiểm tra thường xuyên, ngắn gọn và các hoạt động xây dựng nhóm ảo để giữ cho nhóm kết nối và gắn kết
- Giảm trách nhiệm giải trình: Nếu không có các cuộc họp thường xuyên, sẽ khó đảm bảo trách nhiệm giải trình. Thực hiện cập nhật tiến độ thường xuyên thông qua các công cụ quản lý dự án và duy trì các cuộc họp trạng thái cần thiết để theo dõi tiến độ và giải quyết các vấn đề kịp thời
- Khó khăn trong việc ra quyết định: Các quyết định quan trọng có thể bị ảnh hưởng nếu không có thảo luận kịp thời. Hãy dành các cuộc họp cho các quá trình ra quyết định quan trọng và sử dụng các phương pháp không đồng bộ cho các cuộc thảo luận ít quan trọng hơn để duy trì hiệu quả đồng thời đảm bảo các quyết định quan trọng được cân nhắc kỹ lưỡng
- Tăng sự phụ thuộc vào giao tiếp bằng văn bản: Phụ thuộc nhiều hơn vào giao tiếp bằng văn bản có thể dẫn đến hiểu lầm. Cung cấp đào tạo về giao tiếp bằng văn bản hiệu quả và khuyến khích sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích trong tất cả các giao tiếp không đồng bộ
- Sự mất kết nối của nhân viên: Giảm quá nhiều cuộc họp có thể khiến nhân viên cảm thấy mất kết nối, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa. Thường xuyên kiểm tra tình trạng của nhân viên và cho họ tham gia vào quá trình ra quyết định để giữ cho họ cảm thấy gắn bó và được trân trọng
- Bỏ lỡ cơ hội phản hồi ngay lập tức: Cơ hội phản hồi ngay lập tức và động não có thể bị mất. Lên lịch các phiên động não và cuộc họp phản hồi định kỳ để đảm bảo sự đổi mới và giải quyết vấn đề liên tục, đồng thời cân bằng tổng tải trọng cuộc họp
Ít họp hơn, làm việc nhiều hơn
Vậy là bạn đã vượt qua được những khó khăn của việc quá tải cuộc họp. Quá nhiều cuộc họp nhóm có thể làm cạn kiệt năng lượng, giết chết năng suất và gây căng thẳng cho mọi người.
Tin tốt là các chiến lược và công nghệ thông minh có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm bớt các cuộc họp không cần thiết và giúp bạn tập trung vào việc thực sự quan trọng: hoàn thành công việc một cách xuất sắc.
Điều quan trọng không phải là cắt giảm số lượng cuộc họp mà là làm cho những cuộc họp bạn tham gia trở nên hiệu quả hơn. Hãy cùng nhau xây dựng một môi trường công sở nơi các cuộc họp có mục đích rõ ràng, giao tiếp rõ ràng và mọi người đều có không gian để hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. Ít cuộc họp hơn đồng nghĩa với nhiều việc hơn vì thời gian của bạn quá quý giá để lãng phí.
Bắt đầu ngày mới với kế hoạch rõ ràng, ít bị gián đoạn và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các công việc quan trọng. Sử dụng các công cụ như ClickUp để biến ngày làm việc của bạn từ hỗn loạn thành hiệu quả với các giải pháp công nghệ thông minh.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!