Bạn đã bao giờ gặp tình huống đang cố tập trung vào công việc nhưng cứ vài phút lại có một thông báo bật lên, làm bạn mất tập trung? Bạn không đơn độc!
Từ tiếng ping của email đến tiếng buzz của cập nhật mạng xã hội, chúng ta liên tục bị gián đoạn bởi các thông báo. Những gián đoạn thường xuyên này không chỉ gây phiền toái mà còn ảnh hưởng đến năng suất và gây mệt mỏi.
Nghiên cứu cũng cho thấy rằng việc thường xuyên bị gián đoạn và cảm thấy áp lực phải phản hồi nhanh chóng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và mức độ căng thẳng của chúng ta.
Mệt mỏi vì thông báo là cảm giác bị choáng ngợp hoặc mệt mỏi về tinh thần do liên tục nhận được hàng loạt thông báo từ các thiết bị kỹ thuật số. Và hiện tượng này đã trở thành một vấn đề quá phổ biến trong thế giới siêu kết nối của chúng ta.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá ý nghĩa của quá tải thông báo, nguồn gốc, tác động tâm lý và một số chiến lược để giảm thiểu nó.
Quá tải thông báo là gì?
Quá tải thông báo xảy ra khi bạn liên tục bị tấn công bởi các thông báo từ nhiều nguồn kỹ thuật số khác nhau, chẳng hạn như email, tin nhắn văn bản, cập nhật mạng xã hội và các nền tảng công việc như Slack, Skype, v.v. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến mệt mỏi do thông báo.
Mệt mỏi vì thông báo cũng thực tế như mệt mỏi vì Zoom. Và bạn không phải là người duy nhất trải qua điều này. Điều này xảy ra khi số lượng thông báo quá nhiều khiến bạn không thể quản lý và phản hồi hiệu quả.
Quá tải thông báo có thể gây ra căng thẳng, mất tập trung và quá tải nhận thức. Nó cũng là kẻ thù của năng suất và tác động tiêu cực đến sự tập trung và sức khỏe tổng thể của chúng ta.
Vậy, làm thế nào để giảm bớt điều này?
Với việc các thiết bị kỹ thuật số trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta, không thể cắt bỏ chúng hoàn toàn khỏi cuộc sống. Thay vào đó, chúng ta có thể thực hiện các biện pháp để giảm bớt căng thẳng.
Nhưng trước khi quyết định chiến lược, hãy cùng xác định các nguyên nhân và nguồn gốc phổ biến của tình trạng quá tải thông báo.
Các nguyên nhân và nguồn gây ra quá tải thông báo
Các thiết bị kỹ thuật số là nguồn thông báo chính của chúng ta. Ngày nay, chúng ta sử dụng ứng dụng cho mọi thứ, từ nhận nhắc nhở hàng ngày đến kiểm tra thời tiết và liên lạc với nhau. Và tất cả các ứng dụng này đều gửi thông báo hàng ngày cho chúng ta. Hãy cùng xem ai là thủ phạm:.
- Ứng dụng di động: Với sự phổ biến của điện thoại thông minh, các ứng dụng di động liên tục tranh giành sự chú ý của chúng ta thông qua các thông báo, từ cập nhật mạng xã hội đến tin tức và thông báo ứng dụng
- Email: Lượng thông báo email đổ về, từ các thông tin liên quan đến công việc đến bản tin và tin quảng cáo, góp phần đáng kể vào tình trạng quá tải thông báo
- Nền tảng mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội phát triển nhờ sự tương tác. Chúng gửi thông báo cho mọi thứ, bao gồm lượt thích, bình luận, tin nhắn, sinh nhật và các tương tác khác, điều này có thể nhanh chóng trở nên quá tải
- Ứng dụng nhắn tin: Các nền tảng nhắn tin tức thời như WhatsApp, Messenger và Slack tạo điều kiện cho giao tiếp thời gian thực. Nhưng chúng cũng tấn công người dùng bằng các thông báo, dẫn đến mất tập trung và quá tải
- Ứng dụng lịch và nhắc nhở: Mặc dù hữu ích cho việc sắp xếp lịch trình và công việc, nhưng ứng dụng lịch và nhắc nhở có thể khiến chúng ta bị quá tải bởi các thông báo về các sự kiện, cuộc họp, thời hạn và công việc sắp tới
- Ứng dụng tin tức và truyền thông: Các ứng dụng và trang web tin tức cung cấp thông tin cập nhật liên tục về các sự kiện hiện tại, gửi thông báo về các tin tức nóng hổi, điều này cũng góp phần gây ra tình trạng quá tải thông tin
- Thông báo đẩy: Thông báo đẩy được gửi bởi các trang web và ứng dụng để thu hút người dùng quay lại với nội dung hoặc cập nhật, nhưng có thể gây quá tải nếu không được cá nhân hóa hoặc kiểm soát đúng cách
- Thiết bị thông minh và thiết bị đeo: Điện thoại thông minh không phải là thủ phạm duy nhất; đồng hồ thông minh, thiết bị theo dõi sức khỏe và các thiết bị đeo khác cũng tạo ra thông báo
- Công cụ liên quan đến công việc: Các công cụ và phần mềm liên quan đến công việc, bao gồm nền tảng quản lý dự án, ứng dụng giao tiếp nhóm, v.v., thường tạo ra các thông báo liên quan đến công việc, thời hạn và hoạt động của nhóm
- Đăng ký và dịch vụ: Đăng ký các dịch vụ khác nhau, chẳng hạn như nền tảng phát trực tuyến, trang web mua sắm trực tuyến và công cụ năng suất, có thể gửi thông báo liên quan đến hoạt động tài khoản, ưu đãi và khuyến mãi
Tác động của thông báo đến năng suất của chúng ta
Thông báo thường đẩy chúng ta vào tình trạng làm nhiều việc cùng một lúc, vì chúng làm chúng ta mất tập trung khỏi công việc và chuyển sự chú ý sang một công việc khác, dù chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.
Một bài báo của Đại học Stanford cho biết nghiên cứu của họ cho thấy quá nhiều công việc đa nhiệm có thể cản trở cả trí nhớ làm việc và trí nhớ dài hạn, ảnh hưởng đến năng suất của chúng ta.
Nó còn mô tả tác động của nó đối với hiệu suất công việc của chúng ta: "Khi bạn có nhiều nguồn chú ý cạnh tranh nhau, hiệu suất công việc của bạn thường sẽ giảm sút. Bạn có thể sẽ gấp quần áo chậm hơn hoặc làm rơi một số thứ xuống sàn khi giúp con làm bài tập so với khi gấp quần áo một mình. "
Cả đa nhiệm và chuyển đổi bối cảnh đều làm giảm năng suất của chúng ta một cách nghiêm trọng. Khi chuyển đổi bối cảnh, có thể mất đến 10 phút để lấy lại sự tập trung vào công việc ban đầu.
Tác động tâm lý của quá tải thông báo
Bạn có biết điều gì sẽ xảy ra khi có quá nhiều công việc phải làm? Nó có thể gây ra tình trạng tê liệt khối lượng công việc.
Điều tương tự cũng xảy ra khi bạn nhận được một số lượng lớn thông báo trong ngày. Bạn bắt đầu trì hoãn công việc, kiểm tra thông báo và thậm chí trở nên thờ ơ với các thiết bị của mình. Điều tồi tệ hơn là tác động của nó đối với sức khỏe tinh thần và sự tập trung của chúng ta.
Dưới đây là một số cách mà quá tải thông báo ảnh hưởng đến chúng ta:
Ảnh hưởng đến sự tập trung và chú ý
Sự gián đoạn liên tục từ các thông báo làm gián đoạn sự tập trung và thời gian tập trung của chúng ta. Điều này khiến chúng ta khó tập trung vào công việc hoặc hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Ngay cả những sự phân tâm ngắn ngủi cũng có thể làm giảm năng suất và cản trở hiệu suất, vì não bộ cần thời gian để tập trung lại sau mỗi lần gián đoạn.
Cách ly xã hội
Thật mỉa mai khi các thông báo được cho là giúp chúng ta kết nối với nhau. Nhưng việc dán mắt vào màn hình có thể đẩy chúng ta xa hơn khỏi các kết nối thực sự giữa con người với nhau. Hãy nghĩ xem: đã bao nhiêu lần bạn ở trong một căn phòng đầy người, nhưng mọi người chỉ nhìn chằm chằm vào điện thoại của mình?
Sự bận tâm với các công cụ kỹ thuật số khiến cho việc có những cuộc hội thoại trực tiếp có ý nghĩa và kết nối với người khác trở nên khó khăn hơn. Theo thời gian, điều này có thể gây ra cảm giác cô đơn, mất kết nối và xa lánh. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến cảm giác thuộc về và sự hỗ trợ xã hội của chúng ta.
Căng thẳng và lo âu
Quá tải thông báo cũng có thể trở thành nguồn gốc của căng thẳng và lo lắng. Các nhà tâm lý học cũng cho rằng thông báo khiến não bộ của chúng ta hoạt động quá tải, kích hoạt lo lắng và căng thẳng. Dòng thông báo liên tục đòi hỏi sự chú ý tạo ra cảm giác khẩn cấp liên tục, khiến bạn cảm thấy luôn căng thẳng.
FOMO (nỗi sợ bỏ lỡ) những cập nhật quan trọng hoặc cơ hội cũng làm trầm trọng thêm căng thẳng này, khiến chúng ta kiểm tra thiết bị ngay cả trong những khoảnh khắc thư giãn hoặc giải trí.
Rối loạn giấc ngủ
Tiếp xúc quá nhiều với công nghệ và thông báo, đặc biệt là trước khi đi ngủ, có thể làm rối loạn giấc ngủ. Điện thoại thông minh và máy tính bảng phát ra ánh sáng xanh làm ức chế sản xuất melatonin, một loại hormone chịu trách nhiệm điều chỉnh chu kỳ ngủ-thức.
Tiếp xúc với ánh sáng xanh vào buổi tối làm chậm quá trình đi vào giấc ngủ và giảm chất lượng giấc ngủ tổng thể. Điều này có thể dẫn đến khó ngủ, thức dậy thường xuyên vào ban đêm và cảm thấy uể oải khi thức dậy.
Làm thế nào để ngăn chặn quá tải thông báo?
Giờ đây, khi chúng ta đã biết tác động nghiêm trọng của quá tải thông báo đối với sức khỏe tinh thần, cần phải kiểm soát nó. Bạn có thể nghĩ: "Tại sao không tắt chúng đi?"
Đó là một ý tưởng hay — bạn có thể tắt thông báo trực tiếp từ cài đặt. Nhưng liệu điều đó có thực sự dễ dàng? Không, nếu chúng ta xem xét tác động khác của thông báo.
Thông báo cũng có thể kích hoạt dopamine, một loại hormone đóng vai trò trong cảm giác thích thú và động lực. Vì vậy, ngay cả khi bạn quyết định không kiểm tra chúng, bạn sẽ cảm thấy thôi thúc mạnh mẽ muốn kiểm tra và hành động theo chúng.
Điều này cũng đúng với các chuyên gia. Theo Statista, 43% nhân viên Mỹ kiểm tra email của họ vài giờ một lần ngoài giờ làm việc, trong khi 10% kiểm tra liên tục.
Vậy, chúng ta có thể làm gì để ngăn chặn tình trạng quá tải thông báo? Hãy đọc tiếp.
Kiểm tra thông báo của bạn
Cách đầu tiên để ngăn chặn quá tải thông báo là xem xét tất cả các ứng dụng và nền tảng trên thiết bị của bạn có gửi thông báo. Xác định những ứng dụng nào là thiết yếu và những ứng dụng nào bạn có thể bỏ qua. Những ứng dụng thiết yếu có thể bao gồm các công cụ liên lạc tại nơi làm việc, cuộc gọi điện thoại, v.v. Những ứng dụng không thiết yếu có thể là ứng dụng mạng xã hội, tin nhắn trò chơi, v.v.
Hãy tự hỏi bản thân: bạn có cần biết ngay ai đã thích bài đăng mới nhất của bạn trên mạng xã hội hay khi nào một sản phẩm cụ thể được bán không? Ưu tiên thông báo dựa trên thông tin bạn cần ngay lập tức và thông tin có thể đợi đến khi bạn kiểm tra ứng dụng.
Phương pháp này giúp giảm đáng kể số lượng thông báo đẩy. Quản lý thông báo cũng là một trong những cách tốt nhất để duy trì sự tập trung.
Giữ khoảng cách với các thiết bị
Rào cản vật lý giữa bạn và các thiết bị của bạn dễ tạo hơn rào cản tinh thần. Giữ các thiết bị của bạn trong tầm tay đảm bảo bạn không bị phân tâm bởi từng tiếng bíp và tiếng chuông. Điện thoại thông minh có cách thu hút bạn bằng các bản xem trước tin nhắn và màn hình sáng. Bằng cách này, ví dụ, ngay cả khi bạn bị cám dỗ muốn kiểm tra điện thoại, bạn vẫn có thời gian để nhắc nhở bản thân lý do tại sao bạn để điện thoại xa và ngăn mình lại.
Bạn cũng có thể đặt điện thoại úp xuống hoặc ở một khoảng cách nhất định. Nếu bạn đang chờ một tin nhắn hoặc cuộc gọi quan trọng và lo lắng sẽ bỏ lỡ, bạn có thể sử dụng đồng hồ thông minh. Đồng hồ thông minh chỉ cho phép một số ứng dụng nhất định thông báo cho bạn. Bằng cách này, bạn có thể cất điện thoại đi mà không lo bỏ lỡ điều gì quan trọng.
Lên lịch kiểm tra thông báo
Giờ đây, chúng ta đều biết rằng việc giảm thời gian sử dụng thiết bị và bỏ qua các tin nhắn không quan trọng là điều rất khó. Do đó, đừng cố gắng chặn tất cả các thông báo. Thay vào đó, hãy chỉ định thời gian cụ thể trong ngày để trả lời tin nhắn trực tiếp, trò chuyện nhóm và email.
Cách tốt nhất để nuôi dưỡng thói quen này là tự khen ngợi bản thân mỗi khi bạn thành công trong việc tuân theo lịch trình này. Phần thưởng nên là thứ bạn thích, chẳng hạn như món ăn vặt yêu thích, hoạt động thư giãn, trò chơi ngắn, v.v.
Sự củng cố tích cực này sẽ giúp bạn duy trì thói quen lâu hơn. Cuối cùng, bạn sẽ có thể tránh được những gián đoạn liên tục và tập trung vào công việc trong thời gian dài hơn.
Sử dụng ứng dụng tập trung
Ngoài việc để thiết bị xa tầm tay và quản lý thông báo, bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng tập trung và chế độ tập trung/không làm phiền. Dưới đây là những việc bạn có thể làm:
- Bật chế độ "không làm phiền" hoặc chế độ tập trung bất cứ khi nào bạn cần làm việc sâu và tập trung
- Tùy chỉnh cài đặt thông báo, như tắt cảnh báo, băng rôn, âm thanh và giao diện màn hình khóa
- Sử dụng các ứng dụng giúp tập trung như Forest, Serene, Focus Bear, v.v. Nhiều ứng dụng sẽ thưởng cho bạn khi tập trung, giúp bạn xây dựng lịch trình và thói quen
- Ẩn các ứng dụng làm bạn mất tập trung khỏi chế độ xem
- Tải xuống ứng dụng chặn để chặn các ứng dụng hoặc trang web làm bạn mất tập trung
- Tận dụng phương pháp hộp thư đến trống để quản lý công việc email
Sử dụng công cụ quản lý công việc hợp nhất
Giới hạn số lượng nền tảng bạn sử dụng cho công việc là một chiến lược hiệu quả khác để quản lý thông báo. Sử dụng công cụ quản lý công việc và nhiệm vụ tổng hợp như ClickUp để quản lý tất cả công việc của bạn trên một nền tảng duy nhất. Bạn có thể tích hợp ClickUp với hơn 1000 công cụ năng suất, giảm thiểu nhu cầu sử dụng nhiều ứng dụng.
ClickUp Tasks cung cấp khả năng tùy chỉnh hoàn toàn và tính linh hoạt để chạy các dự án của bạn và quản lý tất cả các loại công việc. Bạn có thể gán nhận xét làm mục hành động, chia sẻ bản ghi màn hình, tùy chỉnh không gian làm việc, tạo danh sách kiểm tra và sắp xếp công việc bằng năm mức ưu tiên. Các tính năng này đảm bảo bạn không phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng và nền tảng.
Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp
Thiết lập mức độ ưu tiên của công việc thành 4 loại: khẩn cấp, cao, bình thường và thấp. Bạn có thể thiết lập cảnh báo cho các công việc ưu tiên cao và đảm bảo nhận được thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với các công việc đó.
ClickUp cũng cho phép bạn tùy chỉnh cài đặt để nhận thông báo nếu bất kỳ nhiệm vụ nào được thay đổi ưu tiên từ thấp sang cao hoặc khẩn cấp.
Nhắc nhở ClickUp
Đặt và quản lý các nhắc nhở của bạn trên các thiết bị với ClickUp. Bạn có thể thêm tệp đính kèm, đặt lịch lặp lại và thậm chí tạo nhắc nhở cho các bình luận và cuộc hội thoại.
Chế độ tập trung trong Tài liệu
ClickUp Docs cung cấp cho bạn tùy chọn sử dụng chế độ Tập trung để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào công việc hiện tại. Bạn có thể chọn chế độ Tập trung vào khối, chế độ này sẽ làm mờ tất cả mọi thứ trên trang ngoại trừ khối bạn đang làm việc, hoặc chế độ Tập trung vào trang, chế độ này sẽ ẩn thanh bên trong khi bạn gõ.
Dưới đây là một cách khác để bạn có thể tận dụng ClickUp để giảm tải thông báo:
Tính năng Quản lý thông báo của ClickUp
ClickUp cung cấp các tùy chỉnh toàn diện để quản lý thông báo. Chọn bất kỳ hành động nào, như ngày bắt đầu, bình luận mới, thay đổi ngày hoặc thay đổi ưu tiên, để nhận thông báo cho các nguồn mà bạn nhận được chúng.
Với ClickUp, bạn sẽ chỉ nhận được những thông báo bạn muốn và từ nguồn bạn muốn. Bạn cũng có thể lên lịch cho các thông báo để đảm bảo chúng không làm gián đoạn công việc khi bạn bận. Hơn nữa, bạn có thể thêm cảnh báo bằng âm thanh cho những thông báo quan trọng nhất và tắt thông báo không liên quan một cách dễ dàng.
ClickUp cho phép bạn thiết lập các quy tắc thông báo riêng biệt cho email, trình duyệt, ứng dụng web, thiết bị di động và máy tính để bàn.
Các phương pháp và chiến lược do người dùng cung cấp để giảm thiểu quá tải thông báo
Chúng tôi đã tìm kiếm trên Reddit và Medium để thu thập các chiến lược trực tiếp mà người dùng thấy hiệu quả trong việc giảm thiểu quá tải thông báo cho hầu hết các ứng dụng. Và đây là những gì họ nói:
Tắt thông báo
Lời khuyên đầu tiên và phổ biến nhất mà mọi người đưa ra là tắt hoàn toàn thông báo, đặc biệt là từ máy tính xách tay và điện thoại công việc. Chỉ cho phép thông báo từ các nguồn thiết yếu, như ứng dụng liên lạc công việc.
Một người dùng khác cho biết thêm rằng tắt âm thanh thông báo từ thông báo cũng giúp họ giảm thiểu tình trạng quá tải thông báo. Bạn có thể cài đặt âm thanh thông báo cho các ứng dụng quan trọng theo cách thủ công.
Làm cho ứng dụng của bạn trở nên nhàm chán
Một người dùng Reddit đã đề xuất một cách độc đáo để quản lý thông báo. Họ xóa tất cả các kết nối không liên quan đến cá nhân và gây tranh cãi khỏi mạng xã hội của mình, chỉ để lại những nội dung ngắn gọn, cụ thể và có ý nghĩa.
Bằng cách làm cho các ứng dụng của bạn trở nên nhàm chán, bạn sẽ loại bỏ mong muốn kiểm tra điện thoại liên tục. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn sử dụng các ứng dụng, nó sẽ có ý nghĩa và thú vị, nhưng không khiến bạn thèm muốn chúng hơn.
Sử dụng ứng dụng quản lý thông báo
Một lời khuyên khác mà mọi người đưa ra là sử dụng ứng dụng quản lý thông báo đáng tin cậy . Một số người đề xuất sử dụng công cụ giám sát tận dụng AI để giảm bớt các cảnh báo không quan trọng.
Chọn các ứng dụng cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh, kiểm soát chi tiết từng thông báo, tương thích đa nền tảng, tạm dừng hoặc trì hoãn thông báo và lọc thông minh.
Tìm sự cân bằng giữa quá tải thông báo với ClickUp
Mẹo để ngăn chặn quá tải thông báo
- Kiểm tra tất cả các thông báo; chỉ giữ lại những thông báo cần thiết
- Giữ các thiết bị của bạn ở khoảng cách an toàn
- Khối thời gian để kiểm tra thông báo
- Hạn chế nguồn cấp dữ liệu mạng xã hội của bạn để chỉ hiển thị nội dung ngắn và cụ thể
- Sử dụng ứng dụng tập trung và chế độ không làm phiền trong khi làm việc
- Kết hợp công việc từ nhiều công cụ vào một nền tảng duy nhất
Tìm kiếm sự cân bằng tinh tế giữa việc cập nhật thông tin và duy trì sự tập trung không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, với những chiến lược chúng ta đã thảo luận, bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống kỹ thuật số của mình đồng thời vẫn giữ được sự cập nhật.
Từ cài đặt ưu tiên đến kiểm tra thông báo, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp để bảo vệ sức khỏe tinh thần khỏi quá tải thông báo. Hãy nhớ rằng, quản lý thông báo không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người. Quan trọng là tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn và sở thích riêng của bạn. Đừng ngần ngại thử nghiệm các chiến lược và công cụ khác nhau cho đến khi bạn tìm ra phương án tốt nhất cho phép bạn duy trì kết nối mà không ảnh hưởng đến sự tập trung.
Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với ClickUp. Các tính năng toàn diện của ClickUp cho phép bạn kiểm soát chi tiết các thông báo và cảnh báo của mình. Hãy đăng ký miễn phí để tự mình trải nghiệm!
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tại sao tôi lại bị quá tải bởi các thông báo?
Bạn có thể bị quá tải bởi các thông báo vì chúng liên tục đòi hỏi sự chú ý của bạn, làm gián đoạn công việc tập trung và gây ra căng thẳng.
Mệt mỏi vì thông báo là gì?
Mệt mỏi do thông báo là cảm giác mệt mỏi về tinh thần hoặc bị quá tải bởi hàng loạt thông báo liên tục từ tất cả các ứng dụng của bạn. Tình trạng này xảy ra khi bạn nhận quá nhiều thông báo, dẫn đến giảm khả năng phản hồi và tương tác với các cảnh báo.
Làm thế nào để tắt giới hạn thông báo?
Để tắt giới hạn thông báo, bạn cần điều chỉnh cài đặt thông báo trên thiết bị của mình. Truy cập trung tâm thông báo trên thiết bị hoặc ứng dụng cụ thể mà bạn muốn sửa đổi và tìm công tắc chuyển đổi để tắt hoặc điều chỉnh giới hạn thông báo.