Theo một nghiên cứu của Gitnux, 84,44% nhân viên ở Mỹ thường xuyên bị phân tâm. Đáng chú ý, nguyên nhân chính gây gián đoạn quy trình làm việc không chỉ là các thông báo kỹ thuật số mà còn là các cuộc họp được tổ chức kém.
Khi các cuộc họp không hiệu quả, chúng không chỉ lãng phí thời gian mà còn góp phần tạo ra hiện tượng được gọi là Hội chứng phục hồi sau cuộc họp (MRS). Hội chứng này có thể làm suy giảm sự sáng tạo và đổi mới, gia tăng tình trạng kiệt sức và căng thẳng của nhân viên, từ đó ảnh hưởng đáng kể đến thành công của nhóm.
Trong bài viết này, chúng tôi thảo luận về định nghĩa và cơ sở khoa học đằng sau MRS, giới thiệu các chiến lược và công cụ hàng đầu để giảm thiểu tác động của hội chứng này, đồng thời thảo luận về cách ClickUp thay đổi cách nhóm của bạn xử lý các cuộc họp.
Hãy bắt đầu.
Hội chứng phục hồi sau cuộc họp là gì?
Hội chứng phục hồi sau cuộc họp (MRS) là khi nhân viên cảm thấy mệt mỏi và năng suất giảm sút sau khi tham dự các cuộc họp, đặc biệt là khi các cuộc họp này không hiệu quả, căng thẳng hoặc quá dài.
Gần hai phần ba số người phải vật lộn để có thời gian và năng lượng để hoàn thành công việc của mình vì có quá nhiều cuộc họp. Kể từ khi động lực nơi làm việc thay đổi vào tháng 2 năm 2020, số lần tham gia các cuộc họp và cuộc gọi của nhân viên trung bình đã tăng gấp ba lần mỗi tuần. Sự gia tăng này thường khiến nhân viên ít có cơ hội để đổi mới hoặc thời gian để nghĩ ra những ý tưởng kinh doanh mới.
Dù là cuộc họp trực tiếp, từ xa hay kết hợp, MRS có thể kéo dài trong các kỳ khác nhau tùy thuộc vào từng cá nhân và bản chất của cuộc họp. Điều này cản trở đáng kể khả năng tập trung trở lại vào các công việc thiết yếu sau cuộc họp, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tham gia và hiệu suất của nhân viên tại nơi làm việc.
Nhưng các cuộc họp ảnh hưởng đến chúng ta về mặt sinh lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong phần tiếp theo.
Điều gì thực sự xảy ra trong não bộ của chúng ta trong và sau những cuộc họp mệt mỏi này? Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá những tác động về mặt giải phẫu và tâm lý của các cuộc họp, cung cấp những hiểu biết sâu sắc về cách chúng dẫn đến MRS và những việc bạn có thể làm để giảm thiểu những tác động này.
Khoa học đằng sau Hội chứng phục hồi sau cuộc họp
Các cuộc họp thường đòi hỏi sự tập trung cao độ, khả năng làm nhiều việc cùng lúc và tương tác xã hội, khiến vỏ não trước trán – vùng não chịu trách nhiệm cho các chức năng điều hành như lập kế hoạch và ra quyết định – phải hoạt động rất mạnh.
Quá tải khu vực này có thể dẫn đến mệt mỏi về nhận thức, biểu hiện bằng sự giảm sút khả năng tập trung và suy giảm khả năng tư duy phản biện sau khi cuộc họp kết thúc.
Các nghiên cứu thần kinh học cho thấy hoạt động nhận thức kéo dài dẫn đến sự tích tụ adenosine, một chất hóa học thần kinh kích thích giấc ngủ, ức chế và góp phần gây ra cảm giác mệt mỏi tinh thần.
Các cuộc họp căng thẳng kích hoạt trục hypothalamic-pituitary-adrenal (HPA), giải phóng cortisol và các hormone căng thẳng khác. Điều này có hại khi bị kích hoạt thường xuyên bởi các sự kiện không đe dọa đến tính mạng như các cuộc họp.
Vì vậy, khi nhân viên dành thời gian tham dự các cuộc họp liên tiếp mà không có thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, phản ứng căng thẳng sẽ tiếp tục hoạt động mãn tính và gây ra các tác động lâu dài đến sức khỏe như lo lắng, trầm cảm và suy giảm khả năng miễn dịch.
Hiểu được những phản ứng sinh lý và tâm lý này đối với các cuộc họp là cơ sở thuyết phục để xây dựng lịch họp nhằm duy trì sức khỏe tinh thần và nâng cao năng suất. Nghiên cứu tâm lý nhấn mạnh tầm quan trọng của thời gian nghỉ ngơi sau các cuộc họp không hiệu quả để não bộ có thể phục hồi và khôi phục các nguồn lực nhận thức.
Phân biệt hội chứng phục hồi sau cuộc họp và mệt mỏi do Zoom
MRS và Zoom fatigue mô tả căng thẳng và mệt mỏi liên quan đến việc tham dự các cuộc họp, nhưng chúng tập trung vào các khía cạnh khác nhau của trải nghiệm cuộc họp.
Hội chứng phục hồi sau cuộc họp (MRS): MRS liên quan đến tác động về mặt nhận thức và cảm xúc của các cuộc họp, bất kể định dạng (trực tiếp hay ảo). Hội chứng này phát sinh từ các yếu tố như nội dung không hiệu quả, tương tác được quản lý kém và tác động tổng thể của các cuộc họp đối với ngày làm việc của một cá nhân.
Mệt mỏi do Zoom: Thuật ngữ này mô tả rõ ràng sự mệt mỏi liên quan đến việc sử dụng quá nhiều các nền tảng truyền thông kỹ thuật số như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet. Nó bắt nguồn từ những thách thức độc đáo do các tương tác ảo đặt ra, bao gồm:
- Mỏi mắt do nhìn vào màn hình trong thời gian dài mà không nghỉ ngơi
- Quá tải xã hội, từ áp lực phải luôn tham gia và hiển thị trong các cuộc gọi video
- Khó chịu về thể chất do ngồi ở một vị trí hoặc sử dụng thiết lập không phù hợp về mặt công thái học
- Kiệt sức tinh thần, là kết quả của việc xử lý các tín hiệu không lời và duy trì sự hiện diện ảo trong các cuộc họp tại văn phòng
Mối liên hệ giữa MRS và mệt mỏi do Zoom
Mặc dù khác biệt, nhưng mệt mỏi do Zoom có thể làm trầm trọng thêm MRS, vì sự mệt mỏi về tinh thần và thể chất do các cuộc họp ảo gây ra làm tăng thời gian phục hồi cần thiết sau cuộc họp.
Về cơ bản, sự mệt mỏi do liên tục tham gia các hoạt động ảo làm tăng mức độ nghiêm trọng của các triệu chứng MRS, dẫn đến tác động kép lên sức khỏe tổng thể và năng suất.
Vai trò của đa nhiệm và kiệt sức nghề nghiệp
Trong một thời gian dài, khả năng xử lý nhiều công việc cùng một lúc được coi là một kỹ năng đáng ghi vào sơ yếu lý lịch. Theo một cách nào đó, bạn càng có thể xử lý nhiều việc một cách dễ dàng, bạn càng tỏ ra hiệu quả và có năng lực trong công việc.
Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây cho thấy khi chúng ta cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, chúng ta sẽ tham gia vào quá trình 'chuyển đổi công việc' — một hàm chức năng điều hành trong đó chúng ta vô thức chuyển sự chú ý từ công việc này sang công việc khác.
Điều này có thể không rõ ràng hoặc không có tác động lớn khi bạn gấp quần áo trong khi xem TV. Nhưng khi công việc quan trọng, việc chuyển đổi công việc sẽ dẫn đến mệt mỏi về nhận thức, khiến chúng ta trở nên kiệt sức và kém năng suất hơn trong ngày.
Và các cuộc họp khiến việc chuyển đổi công việc trở nên khó khăn hơn. Trong điều kiện bình thường, việc chuyển đổi công việc có thể mất 15 phút để trở lại mức độ tập trung ban đầu.
Nhưng làm thế nào để trở lại công việc sau một cuộc họp khiến bạn mệt mỏi về tinh thần và cảm xúc? Giả sử bạn có thể chuyển sang chế độ làm việc và bắt tay vào công việc ngay lập tức, thì cũng có thể mất nhiều thời gian hơn, khoảng 45 phút hoặc hơn. Tốc độ phục hồi của mỗi người là khác nhau.
Việc "bận rộn giữa các cuộc họp của nhóm hoặc khách hàng " nghe có vẻ hay ho, nhưng nó có thể dẫn đến giảm hiệu quả trong giờ làm việc.
Bạn có biết 70% tất cả các cuộc họp khiến nhân viên không thể tập trung vào công việc và hoàn thành công việc?
Nhưng sự mệt mỏi không kết thúc ngay cả sau khi bạn trở lại công việc sau một cuộc họp vô bổ, điều này đưa chúng ta đến điểm tiếp theo.
Ảnh hưởng đến năng suất: Mệt mỏi do cuộc họp kéo dài ảnh hưởng đến công việc như thế nào
Mệt mỏi kéo dài không chỉ là sự sụt giảm năng lượng tạm thời — đó là điều kiện ngăn cản việc thực hiện công việc hiệu quả và hiệu suất trong dài hạn.
Theo Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC ), mệt mỏi ảnh hưởng tiêu cực đến các hàm nhận thức, bao gồm giảm sự chú ý hoặc tập trung, làm chậm thời gian phản ứng, giới hạn trí nhớ ngắn hạn và làm suy giảm khả năng phán đoán.
Tại nơi làm việc, mệt mỏi sau đó góp phần gây ra MRS, khiến nhân viên cần thời gian để phục hồi sau những tác động tiêu cực của một cuộc họp không hiệu quả.
Nhân viên dành khoảng 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, khiến họ dễ bị ốm và nghỉ việc. Chu kỳ mệt mỏi và phục hồi này tạo ra văn hóa làm việc kém hiệu quả, khiến các doanh nghiệp thiệt hại khoảng 37 tỷ đô la mỗi năm do các cuộc họp không hiệu quả.
Giảm số lượng cuộc họp có phải là giải pháp cho vấn đề này? Có. Một báo cáo của HBR cho thấy năng suất tăng tới 71% khi số lượng cuộc họp giảm 40%.
Trong khi tiếp tục tìm kiếm các giải pháp, điều quan trọng là phải nhận ra các dấu hiệu cho thấy một cuộc họp có thể phản tác dụng. Giải quyết những vấn đề này sớm có thể ngăn ngừa sự mệt mỏi và duy trì năng suất tại nơi làm việc.
Các dấu hiệu phổ biến của một cuộc họp tồi tệ: Cách phòng ngừa hội chứng phục hồi sau cuộc họp
Các cuộc họp được thiết kế để là những cuộc họp có thể thực hiện được, nhưng nếu không có mục tiêu và mục đích rõ ràng, chúng có thể trở thành kẻ giết chết năng suất. Chúng cũng có thể gây ra sự thất vọng, mệt mỏi và lãng phí thời gian, làm cho những người tham dự mệt mỏi về tinh thần.
Nhận biết các dấu hiệu của cuộc họp kém hiệu quả có thể giúp bạn thực hiện các bước cần thiết để tránh MRS.
1. Thiếu chương trình họp
Các cuộc họp không có chương trình nghị sự là công thức dẫn đến thảm họa.
Giả sử bạn được mời tham dự một cuộc họp nhưng không nhận được chương trình nghị sự. Trong trường hợp đó, người tổ chức cuộc họp có thể chưa chuẩn bị kỹ lưỡng, không rõ ràng về lý do tổ chức cuộc họp hoặc không rõ ràng về kết quả mong muốn.
Giải pháp: Nếu bạn là người tham dự, hãy yêu cầu chương trình cuộc họp. Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy nêu rõ mục đích và lý do mời một số người tham dự.
Sử dụng bất kỳ mẫu cuộc họp một-một nào để xử lý công việc trước cuộc họp. Chuẩn bị một danh sách ngắn các mục hành động và chỉ định ai sẽ dẫn dắt các phần khác nhau của cuộc họp và ai cần chuẩn bị gì.
Mẫu chương trình nghị sự ClickUp là tài liệu có thể tùy chỉnh cho phép bạn tạo nhiệm vụ cho từng mục hành động, xác định vai trò của người tham dự và chỉ định dòng thời gian.
Sử dụng mẫu để hợp tác với các bên liên quan nhằm đưa ra ý tưởng và hoàn thiện các điểm cho chương trình làm việc — tất cả đều được tập trung tại một trung tâm.
Một chương trình nghị sự rõ ràng sẽ thông báo cho những người tham dự về loại hình tương tác dự kiến. Điều này buộc họ phải chuẩn bị cho cuộc họp, cho dù là việc nghiên cứu cụ thể, cập nhật thông tin từ nhà cung cấp hay động não cho một dự án mới, và đóng góp một cách tự tin.
2. Cuộc họp bắt đầu muộn
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, bạn có trách nhiệm cài đặt một không khí chuyên nghiệp cho phiên họp, và bắt đầu muộn có thể khiến những người đến đúng giờ cảm thấy khó chịu.
Nghiên cứu cho thấy khi một nhà lãnh đạo đến muộn 5-10 phút trong cuộc họp, mức độ hài lòng, hiệu quả và năng suất của cuộc họp sẽ giảm đáng kể.
Bất kỳ ai tham dự một cuộc họp đều cố gắng dành không gian trong lịch trình của mình, vì vậy bạn phải tôn trọng thời gian quý báu của mọi người và đến đúng giờ.
3. Cuộc họp kéo dài quá thời gian
Ngay cả những người tham dự nhiệt tình nhất cũng sẽ khó tập trung nếu cuộc hội thoại đi chệch hướng và không có hồi kết. Để giảm bớt sự mệt mỏi về thể chất và tinh thần do các cuộc họp kéo dài, hãy tuân thủ nghiêm ngặt chương trình nghị sự và không kéo dài thời gian.
Giải pháp: Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng mục hành động và giới hạn thời gian phát biểu của mỗi người. Ví dụ: nếu bạn muốn thảo luận bốn vấn đề phát triển chính của nhóm với ba quản lý cấp cao, hãy phân bổ năm phút cho mỗi vấn đề, cuộc họp sẽ không kéo dài quá 60 phút.
Để quyết định thời lượng cuộc họp, hãy xem xét mức độ phức tạp của các vấn đề thảo luận, số lượng người tham gia và định dạng cuộc họp.
4. Tỷ lệ tham gia thấp của người tham dự
Một dấu hiệu rõ ràng của một cuộc họp thiếu gắn kết là khi những người tham dự phải làm nhiều việc cùng một lúc — họ làm công việc khác, liên tục kiểm tra điện thoại, mất tập trung hoặc im lặng trong suốt cuộc họp. Điều này xảy ra khi:
- Vấn đề A: Cuộc thảo luận bị chi phối bởi một số ít nhân viên, thường là những người có thâm niên hơn
- Vấn đề B: Cuộc hội thoại lạc khỏi chủ đề chính
- Vấn đề C: Các mục hành động không phù hợp với tất cả mọi người
Trong khi vấn đề B và C có thể được giảm thiểu bằng một chương trình nghị sự có cấu trúc, vấn đề A có thể được giải quyết bằng cách thực hiện các bước cụ thể.
Một số người nói nhiều hơn những người khác trong các cuộc họp là điều tự nhiên, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể thu hút sự tham gia của những người ít nói hơn.
Giải pháp: Kêu gọi những người tham gia cuộc họp ít nói tham gia thảo luận. Hỏi họ có ý kiến gì bổ sung cho chủ đề đang thảo luận không. Tất cả những người tham gia phải có thể chia sẻ ý kiến của mình một cách an toàn và có trật tự. Ngoài ra, nếu bạn thấy mọi người mất tập trung, hãy vẽ một hình trên bảng trắng và mời họ đoán. Những ý tưởng cho cuộc họp nhóm như vậy sẽ giúp người tham gia tập trung trở lại.
Ngoài ra, các công cụ hỗ trợ trực quan như Bảng trắng ClickUp, slide hoặc video có thể giúp làm rõ các điểm phức tạp. Bạn có thể phác thảo sơ đồ, ghi lại các điểm chính hoặc vạch ra chiến lược, giúp hỗ trợ việc học trực quan.
5. Các bước tiếp theo không rõ ràng
Nếu bạn tham dự một cuộc họp và rời khỏi cuộc họp với cảm giác không chắc chắn về các bước tiếp theo và những gì người khác mong đợi từ bạn, hãy coi cuộc họp đó là một cuộc họp tồi. Trừ khi cuộc họp chỉ mang tính chất thông tin, nếu không thì cuộc họp phải có kết luận.
Trước khi kết thúc, hãy xem lại ngắn gọn các mục hành động chính đã thảo luận và các quyết định đã đưa ra. Bản ghi cuộc họp (MoM) cung cấp bản ghi rõ ràng về những gì đã diễn ra trong cuộc họp, giúp mọi người chịu trách nhiệm và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các quyết định một cách suôn sẻ.
Giải pháp: Bạn có thể sử dụng phần mềm ghi chép cuộc họp để ghi chú khi đang di chuyển và nhúng các trang web, bảng tính, video và các phương tiện truyền thông khác vào một nền tảng duy nhất để tham khảo sau cuộc họp.
Nếu bạn muốn tự động hóa việc tóm tắt các điểm chính và hướng đi tiếp theo, ClickUp Brain có thể làm điều đó cho bạn. Trích xuất thông tin cần thiết và trình bày một cách súc tích, ví dụ như dưới dạng danh sách kiểm tra, nơi bạn có thể đánh dấu từng điểm sau khi thảo luận với những người tham dự.
Sử dụng ClickUp Meetings để nêu bật các điểm quan trọng và chuyển chúng thành các nhiệm vụ có thể theo dõi. Phân công trách nhiệm cho các bên liên quan và thời hạn, đảm bảo tất cả các chi tiết được ghi lại và mọi người bắt tay vào công việc mà không có sự nhầm lẫn.
6. Thời gian và địa điểm lặp đi lặp lại
Con người có bản năng thích ở cùng một phòng, cùng một giờ và cùng một thiết lập chung cho các cuộc họp. Nhưng những thói quen đó có thể khiến mọi người cảm thấy nhàm chán, từ đó ảnh hưởng đến năng suất. Để duy trì năng lượng và sự nhiệt tình của nhân viên, hãy đưa sự đa dạng vào các cuộc họp. Ví dụ:
- Họp vào buổi sáng thay vì buổi chiều
- Chuyển đến một địa điểm khác (hoặc phòng họp)
- Thử nghiệm với các khối thời gian không truyền thống (chẳng hạn như 50 phút thay vì một giờ)
- Thay đổi cách sắp xếp chỗ ngồi để mọi người ngồi cạnh nhau và đối diện với các đồng nghiệp khác nhau
Ngoài ra, nếu đó là một trong những cuộc họp trực tiếp thường xuyên giữa 2-3 người trong nhóm của bạn, hãy đề xuất một cuộc họp đi bộ. Đối với các nhóm lớn hơn, hãy thử đứng, miễn là các phiên họp không quá 20 phút, vì điều này đã được chứng minh là giúp tăng hiệu quả cuộc họp và sự hài lòng của người tham dự.
Chế độ xem Lịch của ClickUp giúp hình dung lịch trình của nhân viên và nhanh chóng xác định những ngày và thời gian ít bận rộn nhất phù hợp với mọi người.
Ngoài ra, khả năng tích hợp của ClickUp cho phép nó đồng bộ với các dịch vụ lịch khác, đảm bảo tất cả những người tham dự đều biết về cuộc họp và có thể chuẩn bị tinh thần để tham gia.
Điều này cũng giúp giảm thời gian và năng lượng dành cho việc trao đổi qua lại liên quan đến việc lên lịch nhiều cuộc họp.
Sự cần thiết của các quy tắc trong cuộc họp: Những điểm chính cần nhớ
Thiết lập các quy tắc cơ bản nhất định để hướng dẫn hành vi của nhân viên theo hướng tích cực và giảm thiểu khả năng xảy ra MRS:
- Giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng: Yêu cầu mọi người để điện thoại và máy tính xách tay sang một bên cho đến khi cuộc họp kết thúc; điều này giúp giảm bớt sự cám dỗ của những người tham dự trong việc duyệt internet hoặc trả lời tin nhắn văn bản hoặc email công việc
- Quản lý tiếng ồn trong các cuộc họp ảo: Nếu đó là cuộc họp ảo, hãy yêu cầu người tham dự tắt micrô khi không nói để giảm thiểu tiếng ồn xung quanh và tránh làm gián đoạn cuộc họp
- Lên lịch nghỉ giải lao: Nếu cuộc họp kéo dài hơn hai giờ, hãy cho người tham dự biết rõ thời gian nghỉ giải lao với thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể để họ có thể duy trì sự tập trung trong thời gian dài, tránh mệt mỏi về nhận thức
- Khuyến khích giao tiếp tôn trọng: Duy trì giọng điệu tôn trọng, lắng nghe tích cực và không ngắt lời người khác khi họ đang nói; nếu có quá nhiều người tham gia, hãy giơ tay để có cơ hội phát biểu
- Quyết định: Dù quyết định được đưa ra bằng sự đồng thuận, đa số phiếu bầu hay bởi một người được chỉ định, hãy hướng đến phương pháp 'GETGO' (Good Enough To Go) – tập trung vào việc hoàn thiện các quyết định có thể chưa hoàn hảo nhưng đủ tốt để triển khai
- Sự đồng cảm: Hãy sẵn sàng hỗ trợ quyết định ngay cả khi ban đầu bạn không đồng ý với nó; giải thích sự không đồng ý của bạn bằng ví dụ hoặc sự kiện để đối phương hiểu rõ hơn quan điểm của bạn và không để lại cơ hội cho xung đột nảy sinh
Phản hồi và đánh giá để cải thiện liên tục
Bằng cách thu thập phản hồi, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những khía cạnh nào của cuộc họp là thú vị hoặc mệt mỏi. Thông tin này cho phép bạn sắp xếp lại chương trình và trọng tâm, loại bỏ các cuộc họp không cần thiết khỏi lịch trình và chỉ dành thời gian để thảo luận các vấn đề quan trọng.
Vào cuối mỗi cuộc họp, hãy dành vài phút để hỏi ý kiến của những người tham dự về hiệu quả của cuộc thảo luận và những điểm có thể cải thiện.
Nếu họ không tự tin khi phát biểu trong một nhóm, hãy sử dụng khảo sát kỹ thuật số ẩn danh thông qua ClickUp Forms để khuyến khích họ đưa ra phản hồi trung thực.
Đối với các cuộc họp ảo, hãy sử dụng ClickUp Clip để ghi lại màn hình của bạn và chia sẻ video (còn được gọi là Clip) với tất cả những người tham dự. Bạn có thể để lại nhận xét ở bất kỳ đâu trên Clip để thảo luận về nội dung được chia sẻ.
Mọi người đều có thể xem lại và hợp tác về nội dung cuộc họp, đồng thời video cũng có thể nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện.
Ví dụ, bạn có thể thấy một người nói quá lâu hoặc một số người tham dự nói cùng một lúc, khiến cuộc thảo luận trở nên rời rạc. Bạn có thể thực hiện các bước để khắc phục những vấn đề này trong các cuộc họp sau.
Ngoài ra, các công cụ AI cho cuộc họp như ClickUp Brain có thể ghi lại mọi Clip, bao gồm cả dấu thời gian và đoạn trích để tham khảo.
Cuối cùng, hành động dựa trên phản hồi nhận được bằng cách thảo luận trong các cuộc họp tiếp theo và thực hiện những thay đổi cần thiết — cho thấy rằng ý kiến của người tham dự được đánh giá cao và được thực hiện.
Chuyển từ căng thẳng sang luồng: Có những cuộc họp tốt hơn
Các cuộc họp không nhất thiết phải gây ra cảm giác sợ hãi cho nhân viên của bạn.
Khi được tiến hành hiệu quả, các cuộc họp có thể khiến người tham dự cảm thấy có mục đích và gắn kết, giảm thiểu thời gian phục hồi sau cuộc họp.
Chỉ định thời gian hoặc ngày cụ thể là thời gian không có cuộc họp để họ có thời gian không bị gián đoạn để tập trung làm việc, tối đa hóa khả năng nhận thức, tạo ra công việc chất lượng hơn trong thời gian ngắn hơn và đạt được cảm giác thành tựu lớn hơn.
Có nhiều cách để tránh các cuộc họp không cần thiết, và ClickUp là một lựa chọn thiết thực. Nó cung cấp một số tính năng hữu ích, chẳng hạn như Chế độ xem Lịch, Bảng trắng, ClickUp Brain và Cuộc họp ClickUp, để các nhóm hợp tác về ý tưởng dự án, xác định nhiệm vụ và thời hạn, đồng thời tạo, nhập và tùy chỉnh báo cáo giúp phân tích dự án.
Cho dù bạn đang làm việc từ xa, trực tiếp hay trong môi trường kết hợp, ClickUp kết nối các nhóm, bộ phận và mọi người ở các khu vực địa lý khác nhau để giúp họ đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn.
Nếu bạn muốn tận hưởng những lợi ích này, hãy đăng ký miễn phí trên ClickUp.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Làm thế nào để phục hồi sau một cuộc họp tồi tệ?
Hãy dành thời gian để thư giãn và phục hồi sau một cuộc họp tồi tệ hoặc gây thất vọng. Đó có thể là vài phút thiền định, đi dạo ngắn ngoài trời hoặc đơn giản là rời khỏi khu vực làm việc để tái thiết lập tinh thần.
Hãy suy ngẫm về những nguyên nhân khiến cuộc họp không hiệu quả. Cuộc họp có thiếu tổ chức không? Có xung đột nào chưa được giải quyết không? Kết quả cuộc họp có rõ ràng không?
Hiểu được những yếu tố này có thể giúp bạn biến ý tưởng thành hành động một cách rõ ràng và khắc phục vấn đề, dẫn đến cuộc họp thành công.
2. Làm thế nào để cuộc họp hiệu quả hơn?
Trước cuộc họp, hãy phân phối chương trình nghị sự nêu rõ các chủ đề sẽ thảo luận và mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp người tham dự chuẩn bị và giữ cho cuộc họp tập trung. Bắt đầu đúng giờ, thảo luận theo chủ đề và kết thúc theo lịch trình. Đảm bảo tất cả ý kiến đều được lắng nghe. Kết thúc mỗi cuộc họp với kết quả và trách nhiệm cụ thể.