Một agency từng thực hiện một chiến dịch tái định vị thương hiệu ấn tượng cho khách hàng. Mọi người đều yêu thích nó. Khách hàng rất hài lòng. Nhóm đã ăn mừng. Sau đó, giám đốc tài chính kiểm tra số liệu và phát hiện họ đã lỗ $12,000 cho dự án. 📉
Điều này xảy ra ở các agency trên toàn thế giới. Bạn báo giá dự án là 40 giờ, nhóm của bạn ghi nhận 65 giờ, và somehow không ai phát hiện ra cho đến khi đến thời điểm xuất hóa đơn.
Hầu hết các agency đều biết rằng họ đang mất tiền ở đâu đó. Họ chỉ không thể xác định chính xác nơi đó cho đến khi thiệt hại đã hoàn thành. Đến khi bạn nhận ra dự án đã đi chệch hướng, bạn đã phải giải thích cho đối tác kinh doanh của mình tại sao số liệu tháng này lại tệ đến vậy.
Hướng dẫn này sẽ phân tích cách các agency có thể theo dõi ngân sách dự án. Chúng tôi sẽ đề cập đến hệ thống theo dõi thời gian, các dấu hiệu cảnh báo sớm và cách ClickUp hỗ trợ quản lý ngân sách dự án và lợi nhuận. 💰
⭐ Tính năng mẫu
Giữ cho dự án của bạn có lợi nhuận và tinh thần làm việc của bạn luôn ổn định. Với mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp, bạn có toàn quyền kiểm soát mọi khoản chi tiêu và cuối cùng thấy được cách các agency đang theo dõi ngân sách dự án một cách thông minh.
Những thách thức phổ biến trong việc đang theo dõi ngân sách dự án của các agency
Đây là những điểm mà các agency thường gặp khó khăn khi quản lý ngân sách dự án. 💳
Nhiều khách hàng và các chiến dịch trùng lặp
Nhóm của bạn đang triển khai năm chiến dịch cho ba khách hàng khác nhau, tất cả đều diễn ra đồng thời.
Nhà thiết kế A làm công việc cho Khách hàng X vào buổi sáng và Khách hàng Y sau bữa trưa. Nhà văn B chia thời gian trong tuần giữa hai dự án. Ai đang theo dõi xem những giờ làm việc đó thực sự được sử dụng ở đâu?
Khi các chiến dịch trùng lặp, việc đang theo dõi ai đang làm gì và ở đâu trở nên khó khăn. Một giờ bị lãng phí ở đây, một giờ khác ở đó, và đột nhiên lợi nhuận của bạn đã biến mất.
🧠 Thú vị: Công ty quảng cáo đầu tiên được thành lập vào năm 1800 bởi James ‘Jem’ White tại London. Công ty của ông, RF White & Son, bắt đầu hoạt động tại Warwick Square, và khách hàng đầu tiên của ông chính là trường cũ của ông, Christ’s Hospital.
Khó khăn trong việc liên kết các công việc với chi phí
Bạn biết rằng nhà phát triển của bạn đã ghi nhận 40 giờ làm việc trong tháng này. Nhưng bạn có chắc chắn rằng những giờ làm việc đó nên được phân bổ cho những khách hàng hoặc dự án cụ thể nào, hay với tỷ lệ như thế nào? Nếu không có sự kết nối rõ ràng giữa công việc đang được hoàn thành và ngân sách mà nó đang tiêu tốn, bạn đang làm việc mà không có định hướng rõ ràng.
Đây chính là điểm yếu trong quản lý dự án của các agency đối với hầu hết các nhóm. Chúc may mắn khi giải thích về chi phí vượt dự toán cho khách hàng khi bạn không thể chỉ ra chính xác số tiền của họ đã được sử dụng vào đâu. 😶🌫️
Chi phí phát sinh và sự mở rộng phạm vi dự án
Khách hàng yêu cầu ‘chỉ một thay đổi nhỏ’. Rồi lại một lần nữa. Trước khi bạn nhận ra, nhóm của bạn đã dành thêm 15 giờ cho các bản sửa đổi mà không ai dự trù trong ngân sách.
Trong khi đó, giấy phép sử dụng hình ảnh stock mà bạn nghĩ là $50 hóa ra lại là giấy phép mở rộng với giá $250. Những bất ngờ này tích tụ nhanh chóng, nhưng phần lớn các agency chỉ phát hiện ra khi đã quá muộn để điều chỉnh.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm một khoảng đệm cho sự mệt mỏi trong quá trình ra quyết định vào ước tính của bạn. Thêm 5-10% giờ làm việc bổ sung cho việc phê duyệt và chỉnh sửa khi có nhiều bên liên quan. Điều này giúp tránh tình trạng gấp rút vào phút chót và giữ cho dòng thời gian dự án khả thi.
Giới hạn hiển thị chi tiêu theo thời gian thực
Hầu hết các agency chỉ kiểm tra ngân sách hàng tuần, nếu có. Đến khi bạn nhận ra một dự án đã vượt ngân sách 80%, bạn đã bỏ lỡ thời điểm có thể can thiệp để khắc phục tình hình.
Bạn cần biết ngay hôm nay – chứ không phải thứ Hai tuần sau – rằng chiến dịch của Khách hàng Z đang có xu hướng thua lỗ. Nếu không có phần mềm kế toán dự án phù hợp, bạn luôn chỉ nhìn vào số của ngày hôm qua.
Báo cáo tài chính không nhất quán cho khách hàng và ban quản lý
Các quản lý tài khoản của bạn đang theo dõi ngân sách theo cách khác nhau. Một người sử dụng bảng tính, người khác dựa vào trí nhớ, và người thứ ba có một hệ thống phức tạp mà không ai khác hiểu được.
Khi khách hàng yêu cầu cập nhật, bạn phải vội vàng tổng hợp số liệu từ bốn nguồn khác nhau, hy vọng chúng khớp nhau. Cách tiếp cận không nhất quán trong quản lý chi phí dự án khiến mọi người cảm thấy bực bội và bối rối
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi mức độ nỗ lực so với tác động cho từng công việc. Đang theo dõi các công việc nào tốn nhiều giờ nhất nhưng mang lại ít giá trị nhất cho khách hàng. Tái phân bổ nguồn lực hoặc điều chỉnh giá cả để đảm bảo thời gian đầu tư phù hợp với doanh thu và tác động.
Các chiến lược đang theo dõi ngân sách dự án
Ngân sách có cách biến mất một cách bí ẩn trước khi dự án thậm chí chưa hoàn thành một nửa. Hãy khắc phục điều đó. ⚒️
Dưới đây là một số cách thông minh để quản lý ngân sách dự án của bạn bằng phần mềm quản lý agency sáng tạo ClickUp, kết hợp với giải pháp quản lý dự án tài chính ClickUp.
Cài đặt và đang theo dõi các mục tiêu ngân sách rõ ràng cho từng dự án
Các cơ quan có lợi nhuận cao nhất tích hợp hệ thống cảnh báo sớm vào mọi khoản chi tiêu. Chia một số $10,000 thành các luồng công việc được bảo vệ với các điểm quyết định tích hợp, buộc bạn phải điều chỉnh hướng đi trước khi biên lợi nhuận biến mất.
Ví dụ, bạn có thể cấu trúc một chiến dịch ra mắt sản phẩm trị giá $10,000 như sau:
- Tạo nội dung: $3,000 (kích hoạt đánh giá tại $2,400)
- Thiết kế: $3.500 (kích hoạt đánh giá tại $2.800)
- Vị trí quảng cáo: $2,000 (kích hoạt đánh giá tại $1,600)
- Quản lý dự án: $1,500 (khoản dự phòng của bạn, không có điều kiện kích hoạt)
Khi bất kỳ hạng mục nào đạt 80%, bạn có ba lựa chọn rõ ràng: chịu chi phí vượt quá, giảm phạm vi ở nơi khác hoặc tính phí khách hàng cho đơn đặt hàng thay đổi. Điểm mấu chốt là đưa ra quyết định đó khi bạn vẫn còn 20% ngân sách dự phòng, chứ không phải khi đã vượt quá.
Việc cần làm để làm điều này là hãy đảm bảo bạn ghi nhận chi phí cho từng tác vụ. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh trong ClickUp. Sử dụng loại Trường Tùy chỉnh "Tiền" hoặc "Công thức", bạn có thể ghi nhận chi phí dự án với mức độ chi tiết cần thiết trong các nhiệm vụ ClickUp.
Khi nhóm của bạn ghi lại thời gian hoặc cập nhật chi phí, các trường dữ liệu sẽ được cập nhật tự động. Bạn luôn biết mình đang ở gần mục tiêu tài chính đến mức nào, mà không cần yêu cầu báo cáo thủ công hoặc chờ bộ phận tài chính cập nhật.
Để tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch, hãy thử mẫu Quản lý Dự án Có Ngân sách của ClickUp. Mẫu này cung cấp các trường sẵn sàng sử dụng như Ngân sách Dự án, Ngân sách Còn Lại và Chi Phí Dự Kiến, giúp bạn so sánh chính xác giữa kế hoạch ban đầu và chi tiêu thực tế.
Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau — Chế độ xem Ngân sách để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về chi phí, Chế độ xem Lịch trình Dự án để theo dõi thời hạn, và Các Giai đoạn của Dự án để xem giai đoạn nào tiêu tốn nhiều tài nguyên nhất. Mẫu ngân sách dự án này cung cấp cho bạn một nơi duy nhất để theo dõi chi tiêu, phát hiện sớm các khoản chi vượt ngân sách và đưa ra quyết định giúp nhóm và lợi nhuận của bạn luôn trên đà phát triển.
Theo dõi thời gian để phân bổ tài nguyên hiệu quả
Một ngân sách hoạt động lành mạnh đòi hỏi hai cấp độ hiển thị: cách nhóm của bạn sử dụng thời gian và chi phí của từng công việc.
Theo dõi thời gian cung cấp cho bạn dữ liệu chẩn đoán để phát hiện các mẫu này sớm. Khi bạn ghi lại thời gian làm việc ở cấp độ công việc, bạn có thể so sánh ước tính của mình với kết quả thực tế. Khoảng cách đó cho bạn biết mọi thứ:
- Khách hàng có thêm yêu cầu giữa chừng không?
- Nhóm của bạn có đánh giá thấp độ phức tạp không?
- Liệu có phải một người đang gánh vác toàn bộ dự án trong khi những người khác không làm gì?
Bạn không thể sửa chữa những gì bạn không thể nhìn thấy.
ClickUp Dự án theo dõi thời gian tích hợp tính năng ghi nhật ký trực tiếp vào từng công việc. Nhà thiết kế nhấp vào "Bắt đầu" khi mở Figma và "Dừng" khi chuyển sang dự án khác.
Vào cuối tuần, bạn thấy 12 giờ đã được ghi lại cho đồ họa mạng xã hội, trong khi ngân sách chỉ dành 6 giờ cho hạng mục này. Đó là dấu hiệu để bạn có thể yêu cầu điều chỉnh lại, tái phân bổ giờ làm việc từ một hạng mục khác, hoặc đánh dấu khoản chi vượt ngân sách để yêu cầu thay đổi đơn đặt hàng. Càng phát hiện sớm, cuộc hội thoại càng dễ dàng.
Nhưng dữ liệu chi tiết của từng công việc không thể cho bạn cái nhìn toàn diện. Bạn cần nhìn tổng quan để xác định ai đang gặp khó khăn và ai đang hoạt động trơn tru (đúng vậy, chúng ta đang nói về việc phân bổ tài nguyên!).
ClickUp Khối lượng công việc chế độ xem bản đồ sức chứa của từng thành viên trong nhóm trên tất cả các dự án đang hoạt động.
Bạn có thể thấy ngay rằng Nhà thiết kế A đang quá tải với Chiến dịch A, trong khi Nhà thiết kế B có thể đảm nhận phần đồ họa của Chiến dịch B mà bạn đã trì hoãn. Giao lại công việc trước khi thời hạn đến gần, và bạn sẽ tránh được "phí gấp rút" - phí làm thêm giờ, làm việc cuối tuần hoặc phải giao sản phẩm kém chất lượng vì hết thời gian.
Tập trung dữ liệu ngân sách với bảng điều khiển
Bạn đang trong cuộc gọi với khách hàng khi họ hỏi còn bao nhiêu trong ngân sách $15,000 của họ. Bạn lúng túng chuyển qua ba tab trình duyệt, nhưng đến khi bạn ghép lại được câu trả lời, bạn đã mất uy tín và lãng phí tám phút có thể dùng để giải quyết vấn đề thực sự.
Sự phân mảnh này không biến mất khi bạn mở rộng quy mô. Nó chỉ càng gia tăng. 🙃
Bảng điều khiển ClickUp có hàm như trung tâm điều hành tài chính của bạn.
Tạo một công cụ kéo dữ liệu trực tiếp từ mọi dự án đang hoạt động:
- tổng chi phí tích lũy* trên tất cả các công việc và chi phí dự án
- Số dư ngân sách cho từng chiến dịch, kèm theo tỷ lệ đã sử dụng
- Thời gian làm việc theo vai trò để bạn có thể xem thời gian được tập trung vào đâu
- tỷ lệ hoàn thành công việc* để so sánh tiến độ với chi phí
- Chi phí trên mỗi sản phẩm đầu ra* để xác định những sản phẩm đầu ra nào tiêu tốn nhiều tài nguyên
Bạn đang theo dõi những gì đang diễn ra ngay lúc này, điều đó có nghĩa là bạn có thể can thiệp khi việc can thiệp vẫn còn quan trọng.
Hiển thị này cho phép bạn thực hiện ba hành động ngay lập tức: tạm dừng các công việc không thiết yếu, tính phí khách hàng cho phạm vi mở rộng, hoặc chịu chi phí vượt quá và ghi chép khoảng cách để điều chỉnh giá trong tương lai.
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ báo cáo để lên lịch báo cáo cho các bên liên quan và thêm thẻ AI để tự động hiển thị thông tin và xu hướng.
🧠 Thực tế thú vị: Trong Nghiên cứu So sánh Tăng trưởng của Các Cơ quan, 74% các cơ quan đã tăng doanh thu trong năm trước, và gần một nửa trong số họ tăng trưởng 25% hoặc hơn.
Tự động hóa quản lý chi phí và hóa đơn
Nhà quay phim gửi hóa đơn. Nhà sản xuất chuyển tiếp nó cho bộ phận tài chính. Bộ phận tài chính hỏi dự án nào liên quan. Nhà sản xuất tìm kiếm trong email và trả lời với mã dự án. Bộ phận tài chính nhập thủ công vào QuickBooks, nhưng ghi sai số tiền.
Hiện tại, ngân sách của Chiến dịch B đang hiển thị số ảo, và bạn đang đưa ra quyết định về nguồn lực dựa trên số sai lệch.
Giải pháp bắt đầu bằng việc tập trung hóa nơi chi phí được nộp và phê duyệt.
Tạo một biểu mẫu ClickUp nơi các thành viên trong nhóm dự án có thể nộp chi phí với các trường bắt buộc: số tiền, nhà cung cấp, tên chiến dịch, tải lên hóa đơn và danh mục. Mỗi bài nộp/gửi sẽ trở thành một công việc với tất cả thông tin cần thiết mà người phụ trách tài chính cần.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tích hợp đồng bộ hóa ClickUp và QuickBooks để đồng bộ hóa khách hàng, sản phẩm, dịch vụ và hóa đơn giữa hai ứng dụng.
Hiện nay, hãy sử dụng ClickUp Automations để loại bỏ công việc theo dõi sau đó, vốn thường mất thêm 10 phút cho mỗi chi phí:
- Khi trạng thái chi phí thay đổi thành ‘Được phê duyệt’, gửi thông báo cho người quản lý tài khoản
- Khi trạng thái chi phí thay đổi thành ‘Được phê duyệt’, hệ thống sẽ tự động cộng số tiền đó vào tổng chi phí của dự án
- Khi hóa đơn còn 5 ngày nữa là đến ngày đáo hạn, hãy gửi nhắc nhở cho nhóm kế toán thanh toán
Cấu hình quy trình làm việc một lần trong ClickUp for Agencies, sau đó để hệ thống tự động xử lý việc phân công và tính toán trong khi nhóm của bạn tập trung vào việc hoàn thành công việc cho khách hàng
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Hợp đồng bạn chọn có thể quyết định thành công hay thất bại của ngân sách. Hình thức Thanh toán theo Thời gian và Vật liệu cho phép bạn tính phí cho mọi giờ làm thêm và sản phẩm hoàn thành, giúp giảm bớt áp lực từ việc mở rộng phạm vi dự án. Hình thức Phí Cố Định đặt phần lớn rủi ro về phía bạn, điều mà khách hàng yêu thích, nhưng có thể làm giảm biên lợi nhuận khi có thay đổi phát sinh.
Thực hiện phân tích ngân sách sau dự án
Bạn đã đóng một dự án tái định vị thương hiệu trị giá $15,000 với biên lợi nhuận 9%, trong khi dự án dự kiến là 28%. Phần thiết kế đã tiêu tốn nhiều hơn 40% thời gian so với dự kiến, nhưng ba tuần sau, không ai còn nhớ lý do tại sao.
Các agency đạt lợi nhuận biên 25-30% một cách ổn định luôn xem mỗi dự án như một quá trình chẩn đoán.
Họ đặt câu hỏi: Chúng ta đã ước tính như thế nào? Điều gì thực sự xảy ra? Tại sao có sự chênh lệch? Họ đang theo dõi độ chính xác của ước tính theo giai đoạn, tốc độ điều chỉnh, thời gian chậm trễ phê duyệt và các yếu tố kích hoạt thay đổi phạm vi.
Sau 10-15 dự án, các xu hướng bắt đầu xuất hiện: khách hàng doanh nghiệp kéo dài dòng thời gian thêm 18%, quy trình phê duyệt của ban chỉ đạo yêu cầu thêm 25% vòng sửa đổi, và các yêu cầu mơ hồ làm phá vỡ ngân sách.
ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp trong phần mềm quản lý agency marketing, giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và có thể thực hiện được. Vì nó hoạt động ngay trong môi trường công việc của bạn, bạn có thể yêu cầu tổng kết chi tiêu so với ngân sách, xác định nơi chi phí vượt quá hoặc thiếu hụt, và làm nổi bật các công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả tài chính của bạn.
✅ Thử gợi ý này: Cho tôi biết các giai đoạn nào thường xuyên vượt quá dự toán trong tám lần tái thiết kế gần đây.
Cách tiếp cận này cho thấy cách các agency đang theo dõi ngân sách dự án đồng thời biến mỗi dự án thành cơ hội học hỏi để lập kế hoạch thông minh hơn.
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi lập kế hoạch chi tiết như một phần của quy trình đặt mục tiêu. Tuy nhiên, một con số đáng ngạc nhiên là 50% không đang theo dõi những kế hoạch đó bằng các công cụ đang theo dõi ngân sách chuyên dụng. 👀
Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi mục tiêu dự án thành các công việc có thể thực hiện được, giúp bạn hoàn thành chúng từng bước một. Ngoài ra, các bảng điều khiển không cần mã (no-code Dashboards) của chúng tôi cung cấp các biểu diễn trực quan rõ ràng về tiến độ của bạn, thể hiện sự tiến bộ của bạn và mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát và hiển thị hơn về công việc của mình. Bởi vì "hy vọng mọi thứ sẽ tốt đẹp" không phải là một chiến lược đáng tin cậy.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể nhận thêm khoảng 10% công việc mà không bị quá tải.
Tổ chức các cuộc đánh giá và điều chỉnh ngân sách định kỳ
Kiểm tra ngân sách có thể thúc đẩy các quyết định thực tế hoặc trở thành một cuộc họp vào thứ Sáu nữa, nơi mọi người gật đầu, nói "trông ổn" và quay lại giải quyết các vấn đề cấp bách. Sự khác biệt nằm ở việc bạn có đang kiểm tra các chỉ số đúng đắn hay không và liệu các chỉ số đó có thực sự kích hoạt hành động hay không.
Xây dựng chu kỳ đánh giá dựa trên hai nhịp độ: kiểm tra hoạt động hàng tuần (để đảm bảo tính chính xác của số) và đánh giá dựa trên cột mốc (để phát hiện sớm các vấn đề trước khi chúng trở thành khủng hoảng).
Cùng nhau, họ tạo ra một hệ thống nơi các vấn đề được phát hiện sớm enough để bạn có thể thực sự làm việc cần làm hữu ích với thông tin đó.
Báo cáo hàng tuần của bạn cần ba chỉ số chẩn đoán:
- Ngân sách đã sử dụng so với các đầu ra dự án đã hoàn thành (nếu các tỷ lệ này không khớp, bạn đang gặp vấn đề về tiến độ)
- Thời gian đã ghi lại so với thời gian còn lại trong ước tính của bạn (cho biết liệu nhóm của bạn có thể hoàn thành trong thời gian còn lại hay không)
- Các thay đổi phạm vi mà quản lý tài khoản đã đánh dấu nhưng chưa bao giờ được đưa vào đơn đặt hàng thay đổi (kẻ giết lợi nhuận thầm lặng)
Hãy biến các buổi đánh giá này thành một phần thiết yếu của quy trình hoạt động của công ty quảng cáo. Hãy tập hợp các quản lý dự án, trưởng bộ phận tài chính và quản lý tài khoản trong 15 phút mỗi tuần. Mỗi người sẽ đóng góp phần của mình vào bức tranh tổng thể.
Khi một chiến dịch đạt 50% dòng thời gian, đó là điểm kiểm tra để đánh giá liệu nửa sau của dự án có duy trì được ngân sách hay không. Khi bất kỳ dự án nào tiêu tốn 70% ngân sách được phân bổ, hãy tự động hóa việc thực hiện đánh giá ngay lập tức, bất kể bạn đang ở giai đoạn nào trong lịch trình.
Tìm hiểu thêm về việc tự động hóa các quy trình làm việc này với ClickUp tại đây:
🚀 Lợi thế của ClickUp: Đặt nhắc nhở trong ClickUp cho nhóm hoặc bản thân để kiểm tra ngân sách tại các cột mốc hoặc theo khoảng thời gian hàng tuần.
Đối tượng, bạn có thể cài đặt nhắc nhở vào mỗi thứ Sáu để kiểm tra chi phí của từng chiến dịch so với ngân sách dự kiến. Khi nhắc nhở xuất hiện, nhóm của bạn có thể cập nhật chi phí, xem xét tiến độ công việc và điều chỉnh ngay lập tức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giữ ngân sách và giao tiếp với khách hàng luôn đúng hướng với mẫu Kế hoạch Dự án cho Các Cơ quan Sáng tạo của ClickUp. Nó giúp bạn tổ chức công việc, đang theo dõi ngân sách và chia sẻ cập nhật một cách liền mạch, để nhóm và khách hàng của bạn luôn đồng bộ.
Thông báo trạng thái ngân sách cho khách hàng và các bên liên quan
Những cuộc hội thoại về ngân sách tồi tệ nhất thường xảy ra vào cuối dự án khi bạn phải giải thích về việc vượt ngân sách mà khách hàng không hề lường trước. Họ nghĩ mọi thứ đều ổn vì không ai thông báo cho họ điều ngược lại.
Các agency tránh điều này coi việc giao tiếp về ngân sách là một công cụ chiến lược. Khi khách hàng của bạn thấy họ đã sử dụng 65% ngân sách truyền thông tại điểm giữa của chiến dịch, bạn có thể hợp tác để tìm ra giải pháp: chuyển chi tiêu sang các kênh hiệu quả hơn, kéo dài dòng thời gian hoặc bổ sung ngân sách cho các chiến lược đang thực hiện công việc.
Gửi bản tóm tắt ngân sách ngắn gọn mỗi hai tuần cho các chiến dịch dài hạn. Trả lời ba câu hỏi: Hiện tại chúng ta đang ở đâu? Yếu tố nào đang thúc đẩy chi tiêu? Chúng ta cần đưa ra những quyết định nào cùng nhau?
ClickUp Chat giúp việc chia sẻ cập nhật ngân sách trở nên đơn giản. Bạn có thể tạo các kênh riêng biệt cho từng khách hàng hoặc chiến dịch, đăng cập nhật về trạng thái ngân sách và đính kèm các tài liệu hoặc công việc liên quan.
Ví dụ, sau khi hoàn thành kiểm tra ngân sách hàng tuần, bạn có thể gửi một bản tóm tắt nhanh cho khách hàng kèm theo biểu đồ hiển thị ngân sách còn lại và chi phí sắp tới. Các bên liên quan có thể đặt câu hỏi hoặc phê duyệt trực tiếp trong trò chuyện, giúp duy trì cuộc hội thoại và bối cảnh tài chính trong cùng một nơi.
Dayana Mileva chia sẻ suy nghĩ của mình về việc sử dụng ClickUp tại Pontica Solutions:
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển cho phép khách hàng truy cập và theo dõi hiệu suất, tỷ lệ sử dụng và các dự án theo thời gian thực. Điều này giúp khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của mình, đặc biệt là khi họ ở các địa điểm khác nhau, thậm chí là trên các lục địa khác nhau
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển cho phép khách hàng truy cập và theo dõi hiệu suất, tỷ lệ sử dụng và các dự án theo thời gian thực. Điều này giúp khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của mình, đặc biệt là khi họ ở các địa điểm khác nhau, thậm chí là trên các lục địa khác nhau
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX, trợ lý AI trên desktop, có thể là công cụ mạnh mẽ để theo dõi ngân sách dự án bằng cách tận dụng các tính năng tìm kiếm, tóm tắt và tự động hóa được hỗ trợ bởi AI.
- Tìm kiếm trên ClickUp, các ứng dụng kết nối (như Google Drive, bảng tính và nhiều ứng dụng khác) và trên web để nhanh chóng tìm thấy các tài liệu, công việc và cập nhật liên quan đến ngân sách mà không cần chuyển đổi công cụ
- Tóm tắt báo cáo ngân sách, công việc dự án hoặc thậm chí toàn bộ tài liệu. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu nó “tóm tắt trạng thái ngân sách hiện tại của Dự án X” và nhận được bản cập nhật ngắn gọn
- Đề cập đến các công việc cụ thể, Danh sách công việc hoặc tài liệu trong các truy vấn Brain MAX của bạn (sử dụng @), và yêu cầu tổng quan về ngân sách, các thay đổi gần đây hoặc các khu vực rủi ro
- Brain MAX có thể cung cấp các thông tin có thể hành động từ dữ liệu dự án của bạn, chẳng hạn như chỉ ra các công việc vượt quá ngân sách hoặc cảnh báo về các rủi ro tài chính sắp xảy ra
- Hỏi các câu hỏi liên quan đến ngân sách hoặc đặt nhắc nhở mà không cần dùng tay với tính năng Talk to Text của ClickUp
Các thực hành tốt nhất về quản lý ngân sách cho các agency
Hiểu cách các agency đang theo dõi ngân sách dự án là một chuyện. Xây dựng kỷ luật vận hành thực sự bảo vệ biên lợi nhuận của bạn lại là chuyện khác. 👀
Thử áp dụng các phương pháp tốt nhất này để hỗ trợ nỗ lực của bạn.
Xây dựng ngân sách linh hoạt có thể điều chỉnh theo thực tế
Ngân sách cố định sẽ bị phá vỡ ngay lập tức khi khách hàng thay đổi chiến lược hoặc kênh hiệu quả nhất của bạn đột ngột tăng gấp đôi chi phí.
Khoản dự phòng của bạn nên nằm trong khoảng 10-15% tổng ngân sách dự án. Điều này giúp bạn có không gian linh hoạt khi phạm vi dự án mở rộng, dòng thời gian kéo dài hoặc độ phức tạp tăng đột ngột. Nếu không có khoản dự phòng này, mọi biến cố bất ngờ sẽ buộc bạn phải hy sinh lợi nhuận hoặc phải có cuộc hội thoại khó khăn với khách hàng về chi phí phát sinh.
Bước đi thông minh hơn là chia ngân sách hàng tháng thành các giai đoạn phát hành:
- Chiến lược và giai đoạn khám phá được ưu tiên tài trợ trước tiên
- Thiết kế và sản xuất sẽ được triển khai ngay sau khi hướng dẫn sáng tạo được phê duyệt
- Ngân sách truyền thông và phân phối có luồng dựa trên kết quả của các giai đoạn trước đó
Cấu trúc này cho phép bạn điều chỉnh ngân sách giữa chừng. Khi nội dung tự nhiên đạt hiệu quả cao và quảng cáo trả phí không đạt kết quả như mong đợi, bạn có thể chuyển hướng ngân sách quảng cáo sang sản xuất nội dung nhiều hơn trước khi chiến dịch kết thúc.
Giao quyền sở hữu ngân sách rõ ràng
Mỗi đồng tiền đều cần có một tên tệp đính kèm với nó.
Hãy để một quản lý dự án chịu trách nhiệm toàn bộ bức tranh tài chính của một chiến dịch – đang theo dõi, phê duyệt, báo cáo chênh lệch, tất cả mọi thứ. Họ là nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất của bạn. Tuy nhiên, quyền sở hữu được phân cấp từ đó. Các trưởng nhóm sáng tạo cần quyền phê duyệt chi tiêu để việc mua ảnh stock không mất hai ngày chờ đợi.
Các quản lý tài khoản của bạn có trách nhiệm khác:
- Khách hàng đề cập một cách thoải mái về việc muốn "một vài bài đăng xã hội thêm" trong cuộc gọi trạng thái? Điều đó sẽ được đánh dấu ngay lập tức
- Một bên liên quan mới tham gia dự án và yêu cầu thay đổi thiết kế đã được phê duyệt? Ghi chép lại và thông báo cho người quản lý dự án (PM)
- Dòng thời gian bị trễ vì phản hồi của khách hàng bị chậm hai tuần? Tính toán chi phí phát sinh do việc chuyển đổi ngữ cảnh và sự sẵn có của tài nguyên
Các cuộc họp kiểm tra quyền sở hữu ngân sách hàng tuần buộc mỗi người phải phát hiện bất kỳ vấn đề nào đang diễn ra không đúng hướng. Khi mọi người đều chịu trách nhiệm về phần ngân sách của mình, các vấn đề sẽ được phát hiện kịp thời để có thể khắc phục.
📖 Xem thêm: Mẫu ước tính để đánh giá và công khai chi phí
Cho phép báo cáo minh bạch cho khách hàng
Những khách hàng trở thành đối tác lâu dài là những người không bao giờ cảm thấy bất ngờ trước tin tức về ngân sách. Họ theo dõi tình hình tài chính của dự án từ đầu đến cuối, điều này có nghĩa là khi cần điều chỉnh, họ là một phần của giải pháp.
Các bảng điều khiển ngân sách thời gian thực cho phép khách hàng hiển thị tình hình bất cứ lúc nào họ muốn. Họ có thể theo dõi chi tiêu mà không cần chờ bạn tổng hợp báo cáo hoặc lên lịch cuộc gọi.
Kết hợp quyền truy cập đó với các bản tóm tắt hai tuần một lần, giúp đơn giản hóa sự phức tạp thành ba câu hỏi mà khách hàng thực sự quan tâm: tình hình hiện tại của chúng ta, yếu tố nào đang thúc đẩy chi tiêu, và những quyết định nào chúng ta nên đưa ra cùng nhau trong vài tuần tới.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo bảng điều khiển cho khách hàng để cung cấp cho họ quyền truy cập chỉ chế độ xem các thông tin tài chính của dự án mà không tiết lộ các ghi chú nội bộ, dữ liệu của khách hàng khác hoặc cách tính biên lợi nhuận. Bạn cũng có thể thử các mẫu cổng thông tin khách hàng để tiêu chuẩn hóa thông tin được chia sẻ.
Dự đoán chi phí bằng trí tuệ nhân tạo
Dự đoán chi phí có nghĩa là chấm dứt chu kỳ của những bất ngờ tốn kém. Bạn đang tìm kiếm những dấu hiệu cảnh báo 'dự án này sắp ăn mòn lợi nhuận của bạn' trước khi tình hình trở nên quá trầm trọng để khắc phục.
Các agency thành công trong việc này hiểu rằng hầu hết các thảm họa ngân sách đều tuân theo các mô hình dự đoán được, và những mô hình đó để lại dấu vết mà bạn có thể đang theo dõi.
Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể xử lý dữ liệu dự án lịch sử của bạn để phát hiện các mối quan hệ mà bạn có thể bỏ qua khi thực hiện thủ công:
- Khách hàng doanh nghiệp có quy trình kiểm duyệt pháp lý thường phát sinh chi phí chuyển đổi ngữ cảnh thêm $2,400
- Các dự án video được lên kế hoạch cho ba lần sửa đổi thực tế trung bình có tám vòng sửa đổi
- Các giai đoạn thiết kế vượt quá dự toán 35% vì giai đoạn lập ý tưởng bị định giá thấp
- Các quy trình phê duyệt do ủy ban điều hành làm tăng 25% dòng thời gian và chi phí tài nguyên
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sử dụng ClickUp Brain để dự đoán xu hướng chi phí. Nó phân tích lịch sử của bạn và cảnh báo các chiến dịch đang hoạt động có dấu hiệu cảnh báo sớm trong phần mềm quản lý dự án.
✅ Thử gợi ý này: So sánh các dự án đang hoạt động của tôi với dữ liệu lịch sử và xác định những dự án nào đang tiêu tốn ngân sách nhanh hơn so với việc hoàn thành các deliverable. Ngoài ra, hãy cho tôi biết những gì đã xảy ra trên các dự án trước đây có mô hình tương tự.
Khi bạn đã nắm rõ các mô hình, việc định giá sẽ dựa trên dữ liệu thực tế. Chi phí tái định vị thương hiệu $18,000 được chia thành $18,000 cho các quyết định do cá nhân đưa ra và $23,500 cho các tài khoản do ủy ban quyết định.
Trí tuệ nhân tạo (AI) cũng đang theo dõi tốc độ thực thi dự án theo thời gian thực — khi dự án đã triển khai được hai tuần, đã tiêu tốn 55% ngân sách nhưng chỉ hoàn thành 30% các đầu ra, hệ thống sẽ cảnh báo rằng khoảng cách này trùng khớp với các mẫu đã xảy ra trước các trường hợp vượt ngân sách trước đó.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các trợ lý AI trong ClickUp có thể là hệ thống cảnh báo sớm 24/7 của bạn! Sử dụng Trợ lý Đã Xây Dựng Sẵn để gửi cập nhật dự án hàng ngày/hàng tuần trong kênh trò chuyện liên quan, và cài đặt Trợ lý tùy chỉnh bằng công cụ xây dựng không cần mã của chúng tôi để cảnh báo khi ngân sách vượt quá ngưỡng quy định.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi đang theo dõi ngân sách dự án
Kiểm soát chi phí trong quản lý dự án trở nên phức tạp khi những sai sót nhỏ bắt đầu xuất hiện. Hãy cùng điểm qua một số sai lầm phổ biến có thể làm lệch hướng ngân sách. 👇
| Bẫy | Tại sao điều này xảy ra? | Cách tránh nó |
| Xem xét các khoản phí cố định như ngân sách cố định | Các khoản phí cố định thường che giấu sự không đồng đều trong khối lượng công việc. Một số tháng có khối lượng công việc nhẹ, trong khi những tháng khác lại nặng hơn nhiều, điều này khiến chi phí thực tế trông có vẻ cân bằng mặc dù thực tế không phải vậy | Đang theo dõi nỗ lực công việc so với các đầu ra trong hợp đồng dịch vụ và đánh giá hiệu quả sử dụng hàng tháng |
| Quên chi phí chuyển tiếp của nhà cung cấp | Phí thầu phụ, chi phí quảng cáo và hóa đơn của freelancer thường được ghi chép trễ hoặc bị bỏ qua, điều này làm tăng biên lợi nhuận trên giấy tờ | Ghi lại chi phí bên ngoài ngay khi chúng phát sinh và gắn thẻ chúng vào chiến dịch tương ứng |
| Đánh giá thấp các chu kỳ sửa đổi | Công việc sáng tạo hiếm khi diễn ra theo một đường thẳng. Nhiều lần sửa đổi có thể nhanh chóng tiêu tốn nhiều giờ hơn so với dự toán | Xây dựng thời gian dự phòng cho việc chỉnh sửa dựa trên lịch sử dự án trước đây và áp dụng các giới hạn rõ ràng |
| đang theo dõi ngân sách theo dự án thay vì theo chiến dịch* | Các chiến dịch thường bao gồm nhiều dự án như quảng cáo, trang web và sự kiện. Việc đang theo dõi từng dự án riêng lẻ sẽ che giấu chi phí thực tế | Tổng hợp báo cáo ở cấp độ chiến dịch hoặc khách hàng để có tổng số chính xác |
| Bỏ qua yếu tố mùa vụ trong việc sử dụng tài nguyên | Các kỳ bận rộn như ra mắt sản phẩm hoặc kỳ nghỉ lễ thường làm tăng chi phí làm thêm giờ và chi phí từ nhà cung cấp bên ngoài, điều này làm lệch mức chi tiêu trung bình | Dự báo các đỉnh cao theo mùa và điều chỉnh phân bổ trước khi chiến dịch bắt đầu |
🔍 Bạn có biết? Phân phối chi phí vượt dự toán hiếm khi tuân theo phân phối chuẩn; chúng tuân theo phân phối đuôi dày. Điều này có nghĩa là phần lớn các dự án đều ổn, nhưng một số ít trường hợp vượt dự toán cực đoan lại rất lớn. Các cơ quan bỏ qua rủi ro của các tình huống hiếm gặp nhưng tốn kém thường phải chịu những tổn thất lớn.
Quản lý ngân sách hiệu quả hơn với ClickUp
Mỗi agency đều có một dự án trông có vẻ suôn sẻ trên bề mặt cho đến khi hóa đơn cuối cùng được gửi. Số lại kể một câu chuyện khác, và bạn tự hỏi làm thế nào mọi thứ lại trượt dốc.
Giữ lợi nhuận có nghĩa là luôn kết nối với ngân sách, thời gian và hiệu suất làm việc của nhóm. Khi bạn hiểu rõ cách dòng tiền di chuyển, bạn có thể điều hướng mọi dự án một cách tự tin.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp giúp việc đó trở nên dễ dàng. Bạn có thể theo dõi mục tiêu ngân sách, giám sát chi phí, dự báo chi phí bằng trí tuệ nhân tạo (AI) và tạo báo cáo hiển thị tiến độ theo thời gian thực. Kết quả là một bức tranh tài chính rõ ràng cho mỗi dự án và ít bất ngờ vào cuối tháng hơn.
Hãy bắt đầu ngay, mang đến cho ngân sách của bạn cấu trúc mà nó xứng đáng. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 📝
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Các agency đang theo dõi ngân sách của nhiều khách hàng bằng cách tạo ngân sách riêng cho từng dự án và theo dõi chi tiêu thực tế so với chi phí theo kế hoạch. Sử dụng công cụ tập trung như ClickUp cho quản lý chi phí và tài nguyên giúp theo dõi mọi thứ tại một nơi mà không gây nhầm lẫn.
Các công cụ như ClickUp, Microsoft Excel hoặc các công cụ quản lý dự án chuyên dụng khác có thể cảnh báo nhóm dự án khi chi tiêu sắp đạt giới hạn, cho phép điều chỉnh phân bổ và cung cấp hiển thị thời gian thực về chi phí.
Đúng vậy. ClickUp cho phép các agency liên kết ngân sách với các công việc và mục nhập thời gian, giúp bạn theo dõi cách giờ công việc ảnh hưởng đến chi phí và duy trì sự ổn định tài chính cho dự án.
Các agency nên kiểm tra ngân sách ít nhất hàng tuần hoặc tại mỗi cột mốc quan trọng của dự án. Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện sớm các khoản chi vượt ngân sách và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Ghi chép tất cả chi phí tại một nơi duy nhất, so sánh chi tiêu thực tế với kế hoạch thường xuyên, cập nhật ngân sách khi có thay đổi về phạm vi dự án, và tạo báo cáo rõ ràng, dễ đọc cho cả nhóm và khách hàng.