Cách tạo bảng điều khiển khách hàng (+ ví dụ)

Ngày nay, nhiều khách hàng thích tự phục vụ. 🤖✨

Họ mong muốn nhận được câu trả lời nhanh chóng cho các truy vấn của mình, thông tin chi tiết trong tầm tay và các công cụ để thực hiện công việc một cách độc lập, chẳng hạn như đặt hàng, lên lịch, theo dõi hoặc khắc phục sự cố.

Hầu hết các doanh nghiệp đều biết điều đó.

Đó là bởi vì hầu hết khách hàng cho rằng hệ thống tự phục vụ quá cứng nhắc để giải quyết các vấn đề phức tạp của họ. Trong 43% trường hợp, họ không tìm thấy nội dung phù hợp với truy vấn của mình.

Đây là nơi mà một bảng điều khiển khách hàng được thiết kế tốt có thể thay đổi cuộc chơi. Trong blog này, chúng ta sẽ đi sâu vào mọi thứ bạn cần biết về việc tạo bảng điều khiển khách hàng mang lại giá trị thực sự.

Hãy bắt đầu. ✅

Bảng điều khiển khách hàng là gì?

Bảng điều khiển khách hàng là một không gian làm việc kỹ thuật số được cá nhân hóa, cho phép khách hàng tương tác với doanh nghiệp của bạn trong thời gian thực. Nó cung cấp quyền truy cập tập trung vào các tài nguyên thiết yếu, chẳng hạn như cơ sở kiến thức, dòng thời gian dự án, KPI và báo cáo tùy chỉnh, tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. 📊

Được tích hợp với một hệ thống công nghệ toàn diện, bao gồm phần mềm quản lý dự án miễn phí hoặc trả phí, nền tảng BI, hệ thống CRM và các công cụ giao tiếp, bảng điều khiển khách hàng giúp hợp tác trong hệ sinh thái kinh doanh của bạn diễn ra suôn sẻ.

Sự minh bạch này giúp khách hàng luôn được cập nhật tiến độ dự án, củng cố mối quan hệ bằng cách đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Bảng điều khiển cũng tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên bằng cách tập trung dữ liệu liên quan và tự động hóa cập nhật.

Lợi ích của việc xây dựng bảng điều khiển khách hàng

Bạn có thể nghĩ: "Tất cả điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng chúng ta không thể chỉ sử dụng email và điện thoại để kết nối với khách hàng sao?" Tất nhiên là có thể. Nhưng điều đó sẽ không hiệu quả nếu bạn muốn mở rộng quy mô hoạt động một cách hiệu quả. Xây dựng bảng điều khiển khách hàng có những lợi ích riêng. Bạn sẽ:

1. Quản lý mối quan hệ với nhiều bên liên quan

Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên hỗ trợ khách hàng của bạn phải trả lời câu hỏi từ 10 hoặc nhiều bên liên quan từ mỗi tài khoản khách hàng?

Điều đó có phải là điều mệt mỏi trong dài hạn không?

Khi tất cả các bên liên quan đều có quyền truy cập vào cùng một cổng thông tin tiện lợi với mọi thông tin sẵn có, việc quản lý khách hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

2. Giúp khách hàng tránh những sai lầm tốn kém

Nếu khách hàng của bạn thuộc các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ như y tế, ngân hàng hoặc sản xuất, việc cung cấp bảng điều khiển có tính năng tuân thủ tích hợp sẽ là một bước đột phá. Tính năng này có thể giúp họ tuân thủ các tiêu chuẩn ngành, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tránh các rắc rối pháp lý.

3. Thể hiện giá trị mà bạn cung cấp

Giả sử bạn là một công ty marketing.

Bạn có thể nhúng trực quan hóa dữ liệu vào bảng điều khiển của khách hàng, hiển thị các chỉ số cụ thể như tỷ lệ thoát trang web, xếp hạng từ khóa và CTR tự nhiên. Bằng cách đó, khách hàng có thể thấy ngay tác động của nỗ lực của bạn đối với SEO của họ mỗi khi họ đăng nhập.

Công việc với bạn càng mang lại nhiều lợi ích, khách hàng càng muốn ở lại. Và với việc chỉ cần tăng 5% số khách hàng gia hạn hợp đồng là bạn đã có thể tăng hơn 25% lợi nhuận (điều này vẫn đúng vào năm 2024), việc tạo bảng điều khiển khách hàng là điều không cần phải suy nghĩ.

4. Nổi bật so với đối thủ cạnh tranh

Không phải tất cả các doanh nghiệp đều cung cấp bảng điều khiển khách hàng. Nhưng điều tuyệt vời là chúng hữu ích cho mọi ngành công nghiệp.

Ví dụ, với tư cách là một cố vấn tài chính, bạn có thể tạo bảng điều khiển cho khách hàng để theo dõi các khoản đầu tư của họ. Bạn có thể khuyến khích họ trả thêm phí cho tiện ích bổ sung này.

Bằng cách này, không chỉ khách hàng hiện tại của bạn sẽ tiếp tục sử dụng dịch vụ của bạn, mà bạn còn thu hút được những khách hàng mới muốn kiểm soát tốt hơn dữ liệu mới và dữ liệu lịch sử của họ.

5. Khám phá cơ hội đổi mới

Theo thời gian, phân tích mức độ tương tác được tích hợp trong phần mềm cổng thông tin khách hàng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết đáng kinh ngạc về những gì bạn cần cung cấp, cải thiện hoặc loại bỏ khỏi các dịch vụ của mình.

Những gì cần bao gồm trong bảng điều khiển khách hàng?

Mục đích của việc thiết kế bảng điều khiển cho khách hàng là cung cấp cho họ tất cả thông tin họ cần mà không cần họ phải yêu cầu.

Dưới đây là bộ tính năng mà bảng điều khiển khách hàng thường nên có:

Cách tạo bảng điều khiển khách hàng

Việc xây dựng bảng điều khiển có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc này. Cách tiếp cận tốt nhất là lùi lại một bước và bắt đầu từ những điều cơ bản. Hãy cùng phân tích chi tiết.

1. Xác định mục tiêu của bạn

Trước khi bắt tay vào việc, hãy nghĩ về lý do tại sao bạn muốn xây dựng bảng điều khiển cho khách hàng.

Bạn muốn giải quyết những vấn đề nào cho họ?

Họ có cần một cách để theo dõi các dự án trong thời gian thực không? Điểm khó khăn của họ là sắp xếp tất cả các tài liệu và hóa đơn mà họ nhận được?

Hoặc bạn chỉ muốn giảm thiểu áp lực cho nhóm của mình khi quản lý khách hàng?

Dù đó là gì, hãy hỏi khách hàng của bạn trước tiên.

Gặp gỡ họ, trực tiếp hoặc ảo, hoặc chia sẻ một cuộc khảo sát mở bằng các công cụ phản hồi của khách hàng. Lắng nghe suy nghĩ, mối quan tâm và ý tưởng của họ, sau đó tổng hợp chúng một cách gọn gàng trong ClickUp Docs.

Với các tính năng như trang lồng nhau, tùy chọn kiểu dáng và mẫu, bạn có thể xây dựng một tài liệu tập trung ghi lại "lý do" và "cách thức" của dự án bảng điều khiển của mình.

Bạn có thể cộng tác với nhóm của mình trong thời gian thực trong các tài liệu này — gắn thẻ, chỉ định các mục hành động cụ thể và thậm chí chuyển đổi phản hồi thành các công việc có thể theo dõi.

Ngoài ra, Docs Hub của ClickUp giúp bạn dễ dàng truy cập, xác minh và tìm kiếm tất cả các tài nguyên dành riêng cho khách hàng, để bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng của dự án.

2. Xác định KPI của khách hàng

Dữ liệu thu thập được trong bước đầu tiên sẽ giúp bạn xác định các KPI có liên quan để theo dõi trong bảng điều khiển.

Trong trường hợp này, các chỉ số chính của họ sẽ là thời gian tải trang, độ tin cậy thời gian hoạt động, chuyển đổi lưu lượng truy cập và tỷ lệ bỏ giỏ hàng. Cung cấp bất kỳ thứ gì khác không phù hợp với chiến lược kinh doanh của họ sẽ là một sự lãng phí.

Ví dụ, ClickUp Goals có thể là một bổ sung quý giá cho quá trình tạo/lập bảng điều khiển của bạn.

Trong nền tảng này, bạn có thể tạo các mục tiêu có thể đo lường được phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng và chia nhỏ chúng thành các mục tiêu cụ thể, bao gồm số lượng, giá trị tiền tệ, hoàn thành công việc hoặc các tùy chọn nhị phân (đúng/sai).

Bạn cũng có thể tạo thư mục trong nền tảng để theo dõi KPI theo các danh mục như chu kỳ sprint, OKR, thẻ điểm hàng tuần và bất kỳ mục tiêu quan trọng nào tại một nơi.

3. Thiết kế bố cục và giao diện người dùng

Khi thiết kế trải nghiệm bảng điều khiển, hãy ưu tiên quan điểm của khách hàng. Mục tiêu chính của bạn phải là tính năng và sự dễ dàng điều hướng. Bạn không muốn khách hàng phải tìm kiếm thông tin — họ muốn sự rõ ràng và đơn giản.

Do đó, hãy suy nghĩ về quy trình làm việc của họ và tự đặt ra những câu hỏi như:

Là một nền tảng hỗ trợ bán hàng, hãy tưởng tượng bạn cung cấp cho khách hàng một cổng thông tin hiển thị các chỉ số ở những vị trí nổi bật — ở đầu trang hoặc trong phần được đánh dấu là "ưu tiên cao"

Nhóm các chỉ số liên quan một cách logic để cải thiện tính thân thiện với người dùng.

Ví dụ: dữ liệu liên quan đến tương tác với khách hàng (ví dụ: số lần theo dõi hoặc thời gian phản hồi) có thể được đặt trong một phần. Đồng thời, các chỉ số hiệu suất bán hàng (ví dụ: giao dịch thành công, tăng trưởng đường ống và dự báo doanh thu) có thể được nhóm riêng biệt.

Báo cáo CRM bán hàng có cấu trúc như vậy cho phép khách hàng của bạn hiểu dữ liệu của họ trong nháy mắt mà không bị quá tải thông tin.

Bảng điều khiển ClickUp đặc biệt cung cấp bố cục có thể tùy chỉnh, cho phép bạn thiết kế giao diện tập trung vào nhu cầu của khách hàng. Sử dụng các tiện ích làm khối xây dựng, bạn có thể thêm biểu đồ, danh sách công việc và chỉ báo trạng thái để hiển thị thông tin liên quan một cách nổi bật.

Ví dụ: giả sử khách hàng cần hiển thị nhanh dòng thời gian của dự án.

Trong trường hợp đó, bạn có thể thêm các tiện ích cho thời hạn công việc, biểu đồ Gantt hoặc chế độ xem khối lượng công việc, đảm bảo rằng các chỉ số quan trọng luôn dễ tìm. ClickUp cũng hỗ trợ chức năng kéo và thả cho các tiện ích, để bạn có thể điều chỉnh và tinh chỉnh bố cục cho phù hợp với sở thích của khách hàng, tạo ra một giao diện trực quan.

Bạn muốn cho khách hàng thấy cách bạn đang đẩy nhanh quá trình phân phối phần mềm bằng các cơ chế báo cáo cụ thể, chẳng hạn như biểu đồ burn up/burn down và tốc độ sprint? Hãy dễ dàng tạo Bảng điều khiển Sprint trên ClickUp. Có mẫu cho mọi ngành hoặc phạm vi công việc.

Ngoài ra, mã màu các phần và tùy chọn nhóm để làm cho dữ liệu dễ tiếp cận hơn và hấp dẫn hơn về mặt thị giác.

Cuối cùng, ClickUp Brain sẽ nâng bảng điều khiển của bạn lên một tầm cao mới bằng cách cung cấp câu trả lời tức thì cho các câu hỏi của bạn. Hãy hỏi AI bất cứ điều gì, và nó sẽ tìm kiếm trên tất cả các bảng điều khiển trong Không gian Làm việc của bạn, giúp bạn tìm ra những thông tin quan trọng mà không cần phải tìm kiếm dữ liệu thủ công.

4. Tích hợp các công cụ và dịch vụ khóa

Giá trị của bảng điều khiển khách hàng liên quan trực tiếp đến độ chính xác và tính mới của dữ liệu được hiển thị.

Đây là lý do tại sao bạn cần tích hợp bảng điều khiển với các công nghệ hiện có của khách hàng, từ các công cụ quản lý dự án trực quan, CRM đến phần mềm kế toán, để bảng điều khiển được cập nhật từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.

Ví dụ: bảng điều khiển cho một doanh nghiệp dịch vụ có thể hiển thị dữ liệu hóa đơn từ QuickBooks, số liệu lưu lượng truy cập web từ Google Search Console và điểm hài lòng của khách hàng từ HubSpot.

ClickUp CRM cung cấp tích hợp với nhiều công cụ giúp nâng cao độ chính xác và kết nối dữ liệu.

Ví dụ: bạn có thể tích hợp bảng điều khiển với Asana hoặc Jira để tập trung các cập nhật và cột mốc của dự án vào một bảng điều khiển. Để theo dõi năng suất, bạn có thể chọn Slack, Google Workspace và Microsoft Teams để hợp lý hóa giao tiếp mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

5. Ưu tiên bảo mật

Những năm gần đây đã cho thấy những tác động tàn khốc mà các biện pháp bảo mật không đầy đủ có thể gây ra cho các doanh nghiệp.

Ví dụ, vào năm 2024, một lỗ hổng lớn trong hệ thống quản lý nội dung được sử dụng bởi Hathway đã làm lộ các thông tin KYC nhạy cảm như tên, địa chỉ, số điện thoại và ID email của hơn 4 triệu khách hàng, dẫn đến thiệt hại lớn về tài chính và danh tiếng.

Đây là một lời nhắc nhở nghiêm khắc rằng bảng điều khiển khách hàng cũng có thể là điểm xâm nhập của những kẻ xấu nếu không được bảo vệ đúng cách. Ngay cả một điều đơn giản như chính sách mật khẩu yếu cũng có thể khiến hệ thống của bạn dễ bị tấn công.

Đó là lý do tại sao các tính năng bảo mật như xác thực đa yếu tố (MFA), kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) và mã hóa dữ liệu phải là thành phần không thể thiếu trong bảng điều khiển khách hàng của bạn.

Tất nhiên, bạn có thể mời bất kỳ khách hàng nào vào ClickUp với tư cách là khách và chia sẻ bảng điều khiển với họ để họ có thể xem cập nhật dự án và cộng tác tại một nơi. Tuy nhiên, duy trì bảo mật là một phần quan trọng trong quá trình này.

Bạn có thể sắp xếp các tài khoản khách hàng riêng lẻ với phân cấp Thư mục và Danh sách công việc có thể mở rộng và đặt quyền truy cập chi tiết để kiểm soát ai có thể xem gì, bao gồm cả thành viên trong nhóm và các bên liên quan bên ngoài.

Ví dụ về bảng điều khiển khách hàng: Các mẫu ClickUp hàng đầu để sử dụng

Bạn không cần phải bắt đầu từ đầu hoặc phát minh lại bánh xe khi xây dựng bảng điều khiển. Nhiều mẫu quản lý khách hàng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực đồng thời đảm bảo bố cục chuyên nghiệp. Dưới đây là năm ví dụ tuyệt vời về bảng điều khiển từ ClickUp mà bạn có thể sử dụng.

1. Công cụ theo dõi sức khỏe khách hàng của đại lý

Là một công ty dịch vụ, bạn có thể phải làm việc với nhiều khách hàng cùng một lúc. Theo dõi mức độ hài lòng của họ và tình trạng dự án sẽ luôn là ưu tiên hàng đầu trong danh sách công việc cần làm của bạn, nhưng thực tế là, đó là một công việc rất nặng nề.

Agency Client Health Tracker từ ZenPilot, được tích hợp với ClickUp, giải quyết chính xác vấn đề đó.

Nó tập trung các dữ liệu quan trọng từ email đến bảng tính và cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng về những khách hàng cần hỗ trợ ngay lập tức và những tài khoản đang hoạt động trơn tru.

Mẫu này cung cấp các tính năng như:

Tải xuống mẫu này

2. Mẫu thành công của khách hàng ClickUp

Giống như bất kỳ hoạt động kinh doanh nào khác, thành công của khách hàng phải là trọng tâm của bạn. Để phân tích mức độ gắn bó và cam kết của khách hàng trong việc duy trì mối quan hệ với bạn, hãy tận dụng Mẫu thành công của khách hàng ClickUp.

Thực tế, điều này còn có ý nghĩa hơn nếu bạn là một công ty SaaS muốn đảm bảo khách hàng thu được giá trị tối đa từ sản phẩm.

Mẫu này cung cấp chế độ xem toàn diện về hành trình của mỗi khách hàng, bao gồm các giai đoạn từ khi bắt đầu đến khi gia hạn, đồng thời theo dõi các rủi ro tiềm ẩn và hiệu suất. Mẫu này cho phép bạn đặt mục tiêu rõ ràng cho khách hàng và đo lường mức độ thành công của dịch vụ so với các mục tiêu đó.

Tải xuống mẫu này

Với mẫu này, bạn có thể:

3. Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp

Bài viết này đặc biệt dành cho việc điều phối các nhóm bán hàng và sản xuất cần phối hợp nỗ lực để đảm bảo quy trình làm việc suôn sẻ và dự án được giao đúng hạn.

Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp giúp cả hai bộ phận cùng ở trên cùng một trang với chế độ xem được chia sẻ, giảm thiểu sự hiểu lầm và lỗi trong quá trình chuyển giao khách hàng, đây là một chiến lược tốt.

Tải xuống mẫu này

Với nó, bạn có thể:

4. Bắt đầu nhanh với ClickUp: Mẫu dịch vụ khách hàng

Ai lại không muốn đóng giao dịch nhanh chóng và hiệu quả trong khi quản lý tài khoản khách hàng, xác định phạm vi yêu cầu và tối ưu hóa nguồn lực? Cho dù bạn là nhân viên bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng hay trưởng dự án, bạn đều cần có các công cụ quản lý khách hàng phù hợp cho công việc của mình.

Và ClickUp Quick Start: Mẫu dịch vụ khách hàng là một trong những khung công tác mà bạn có thể hoàn toàn tin cậy. Mặc dù ban đầu có vẻ phức tạp, nhưng nó rất thân thiện với người mới bắt đầu.

Tải xuống mẫu này

Các tính năng chính bao gồm:

5. Mẫu Bảng Giọng nói của khách hàng của ClickUp

Trong một biển mẫu CRM, làm thế nào để bạn tìm thấy thứ giúp bạn hiểu rõ hơn nhu cầu, mong muốn và sở thích của khách hàng?

Phản hồi của họ là vô giá để cải thiện dịch vụ của bạn. Tuy nhiên, việc thu thập, sắp xếp và hành động dựa trên phản hồi đó có thể là một thách thức, trừ khi bạn sử dụng Mẫu Bảng Giọng nói của khách hàng của ClickUp.

Với bố cục theo phong cách Kanban, bạn có thể thu thập thông tin chi tiết về khách hàng một cách có tổ chức và nhanh chóng đảm bảo rằng chúng được ưu tiên và xử lý bởi các nhóm phù hợp.

Tải xuống mẫu này

Mẫu này cho phép bạn:

Giữ khách hàng hài lòng và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh với bảng điều khiển

Giờ đây, khi bạn đã hiểu giá trị của bảng điều khiển, chúng không chỉ là những công cụ hữu ích mà còn là yếu tố thiết yếu để khách hàng tự tin đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Khi khách hàng hài lòng với những thông tin chi tiết họ thấy trên cổng thông tin và nhận ra những đóng góp của bạn, đó là một thành công cho tất cả các bên liên quan. 🎉

Ngoài ra, với các công cụ như ClickUp, bạn có thể dễ dàng tạo bảng điều khiển khách hàng tốt nhất để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Một lợi ích lớn là thư viện mẫu sẵn sàng sử dụng phong phú, giúp bạn bắt đầu một cách đơn giản và nhanh chóng.

Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 🚀