Quản lý mối quan hệ với khách hàng là một trong nhiều mục tiêu trong bán hàng. Bạn dành thời gian để xây dựng lòng tin, tương tác với khách hàng và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ giúp cuộc sống của họ tốt hơn.
Nhưng việc đó vẫn chưa đủ. Bạn cần có cách để thu thập và theo dõi thông tin chi tiết từ dữ liệu bán hàng. Bằng cách đó, bạn có thể tìm hiểu hiệu quả của các chiến dịch, phát hiện các điểm nghẽn trong quy trình và xác định thành viên nào trong nhóm là hiệu quả nhất.
Báo cáo quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) cho phép bạn theo dõi các tương tác với khách hàng và tạo dữ liệu trực quan. Với thông tin này, bạn sẽ tạo ra một môi trường linh hoạt cho doanh nghiệp của mình để thích ứng với nhu cầu của khách hàng.
Ở đây, chúng tôi sẽ cho bạn thấy báo cáo CRM bao gồm những gì và tại sao nó lại quan trọng đối với nhóm bán hàng của bạn. Ngoài ra, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo báo cáo CRM và chia sẻ các mẫu và ví dụ CRM mà bạn có thể tham khảo để lấy cảm hứng. ✨
Báo cáo CRM là gì?
Báo cáo CRM lấy dữ liệu bán hàng và khách hàng và biến chúng thành biểu đồ trực quan với mục tiêu cải thiện dự báo và đạt được mục tiêu bán hàng. Sử dụng những thông tin chi tiết này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về loại sản phẩm bạn tạo hoặc chiến dịch tiếp thị bạn thực hiện.
Có nhiều loại báo cáo CRM khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn muốn theo dõi. Bạn sẽ tìm thấy các báo cáo CRM về hiệu suất khách hàng tiềm năng, quy trình bán hàng và năng suất của nhóm. Ngoài ra, còn có các báo cáo về dự báo doanh thu và hoạt động bán hàng.
Báo cáo CRM cũng theo dõi cảm nhận của khách hàng về các chiến dịch của bạn. Tập trung vào một giai đoạn cụ thể của kênh bán hàng bằng báo cáo kênh bán hàng CRM được nhắm mục tiêu đến một nhóm khách hàng. Theo dõi hiệu suất chiến dịch và xem điều gì đang tạo ra doanh thu với báo cáo lợi nhuận.
Với sự đa dạng như vậy, báo cáo CRM là yếu tố thiết yếu cho việc lập kế hoạch và thành công trong bán hàng. Cho dù bạn đang theo dõi phản ứng của khách hàng đối với một dịch vụ mới hay muốn tìm cách giải quyết khối lượng công việc của nhóm, báo cáo CRM đều có thể giúp bạn hoàn thành công việc. 💪
Tại sao báo cáo CRM lại quan trọng?
Báo cáo CRM cung cấp thông tin chi tiết mà bạn không thể tìm thấy ở bất kỳ nơi nào khác. Dựa trên dữ liệu thực tế có liên quan đến công ty của bạn, các báo cáo này rất quan trọng để tinh chỉnh quy trình và xây dựng phương pháp bán hàng tốt hơn. 👩🏽💼
Dưới đây là một số lợi ích của báo cáo CRM:
- Đưa ra quyết định tốt hơn: Với phân tích dữ liệu về các chỉ số khóa, nhân viên bán hàng có thể đưa ra quyết định tốt hơn khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các chiến dịch và sáng kiến bán hàng
- Nhận thông tin chi tiết có giá trị: Dữ liệu thời gian thực cung cấp số liệu thống kê tốt hơn cho dự báo bán hàng và cho phép nhân viên bán hàng phản ứng nhanh hơn với nhu cầu của khách hàng nhờ truy cập nhanh vào thông tin chi tiết có giá trị
- Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Báo cáo dữ liệu giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng và hành động của họ. Từ đó, bạn có thể tạo CTA để tăng tỷ lệ chuyển đổi hoặc cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn để giải quyết các vấn đề, tăng cường sự tương tác và cải thiện kênh bán hàng
- Tối ưu hóa hiệu quả của nhóm: Báo cáo CRM và báo cáo bán hàng giúp xác định các trở ngại và lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình bán hàng của bạn để bạn có thể điều chỉnh khối lượng công việc và tập trung vào mục tiêu bán hàng
- Đánh giá hiệu suất: Báo cáo tùy chỉnh cho phép bạn theo dõi hiệu suất của từng thành viên trong nhóm khi thực hiện các chiến dịch bán hàng khác nhau. Với thông tin này, bạn có thể tăng lợi nhuận bằng cách phân công chiến dịch cho các khách hàng tiềm năng phù hợp dựa trên bộ kỹ năng của họ để thúc đẩy quá trình bán hàng
Các loại báo cáo CRM
Như đã đề cập, có hàng tá báo cáo CRM khác nhau. Bạn có thể sử dụng các báo cáo này để theo dõi hiệu suất của nhân viên, thành công của chiến dịch và tiến độ mục tiêu bán hàng.
Tùy thuộc vào công ty của bạn, bạn có thể không cần tất cả các báo cáo này. Một số báo cáo phù hợp hơn với các nhóm bán hàng lớn phải xử lý nhiều dự án. Một số báo cáo khác lại lý tưởng cho các nhóm nhỏ cần đi sâu vào dự báo bán hàng để đảm bảo ngân sách.
Dưới đây là một số báo cáo CRM chính mà bạn nên xem xét:
- Báo cáo đường ống CRM: Các báo cáo này xác định mức độ hiệu quả của nhóm bạn trong việc thu hút khách hàng tiềm năng đủ điều kiện qua kênh bán hàng. Báo cáo thường xem xét tỷ lệ chuyển đổi, các điểm tắc nghẽn trong kênh, doanh thu đường ống và mức độ thành công ở các giai đoạn khác nhau của kênh
- Báo cáo hoạt động bán hàng: Loại báo cáo này xem xét mức độ hoàn thành mục tiêu của từng nhân viên bán hàng. Các chỉ số chính về hiệu suất của nhóm bao gồm số lượng cuộc gọi điện thoại, email đã gửi, cuộc họp đã lên lịch và giao dịch đã đóng
- Báo cáo dự báo bán hàng: Báo cáo CRM sử dụng các tính toán tích hợp sẵn để tạo dự báo doanh thu dựa trên các dự án trước đó và tiến trình dự án hiện tại
- Phân tích nguồn khách hàng tiềm năng: Báo cáo CRM có thể phân tích nguồn gốc của khách hàng tiềm năng, để bạn có thể tập trung nguồn lực vào những khách hàng quan trọng nhất. Các loại báo cáo này đánh giá nơi khách hàng tiềm năng được tạo ra, bao gồm qua email, quảng cáo, mạng xã hội, đăng ký sách điện tử và giới thiệu
- Báo cáo dịch vụ khách hàng: Là một loại báo cáo hiệu suất nhóm khác, báo cáo dịch vụ khách hàng tập trung vào mức độ hiệu quả của từng nhân viên bán hàng trong việc cung cấp trợ giúp cho người dùng. Các chỉ số bao gồm thời gian giải quyết trung bình, số trường hợp, số lượng đăng ký hoạt động và tỷ lệ hủy đăng ký.
Với rất nhiều báo cáo CRM, bạn có thể dễ dàng có được thông tin chi tiết cần thiết. Bạn đang tìm cách cải thiện hệ thống CRM và quy trình tự động hóa? Bạn muốn có báo cáo chuyển đổi để ưu tiên các chiến dịch nhất định? Hoặc có thể bạn muốn xem xét hiệu suất của nhân viên hoặc chiến dịch.
Dù bạn đang tìm kiếm gì, luôn có một báo cáo phù hợp với nhu cầu của bạn. 🏆
Cách tạo báo cáo CRM
Với rất nhiều loại báo cáo, không có một cách duy nhất để tạo báo cáo. Quá trình tạo báo cáo CRM sẽ phụ thuộc vào loại thông tin bạn đang tìm kiếm.
Tuy nhiên, nhìn chung, có nhiều điểm tương đồng khi lập các báo cáo này. Dưới đây là cách tạo báo cáo CRM bằng các tính năng CRM và bảng điều khiển của Clickup để lập báo cáo. 👀
1. Sử dụng CRM của ClickUp để quản lý đường ống bán hàng của bạn
Trước khi bắt đầu xây dựng báo cáo, bạn cần thu thập và lưu trữ dữ liệu. Nhiều nhóm bán hàng thực hiện việc này bằng cách chọn một CRM để theo dõi tất cả thông tin quan trọng của khách hàng. ✅
Phần mềm quản lý dự án CRM của ClickUp cho phép bạn quản lý các đường ống, theo dõi sự tương tác của khách hàng và hợp lý hóa quy trình làm việc trong một không gian dễ dàng. Thu thập và lưu trữ phản hồi và thông tin của khách hàng bằng biểu mẫu, đồng thời tự động tạo nhiệm vụ cho các thành viên nhóm có liên quan.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng biểu mẫu để khám phá những điểm khó khăn của khách hàng. Giả sử một khách hàng chia sẻ rằng biểu mẫu đăng ký sách điện tử của bạn quá dài. Bạn có thể tự động tạo một công việc dựa trên phản hồi này và yêu cầu một thành viên trong nhóm bán hàng sửa biểu mẫu và cập nhật những thay đổi cho khách hàng.
Khi bạn đã có dữ liệu khách hàng trong phần mềm CRM, tính năng phân tích tích hợp sẽ giúp bạn dễ dàng tạo báo cáo CRM dựa trên thông tin khách hàng cụ thể của bạn. Sử dụng các công cụ báo cáo để tạo báo cáo về kích thước giao dịch trung bình.
Hoặc xây dựng biểu đồ dựa trên các điểm khó khăn của khách hàng và tạo báo cáo hiệu suất bán hàng cho các chiến dịch khác nhau.
2. Sử dụng bảng điều khiển để theo dõi tiến độ thời gian thực
Bảng điều khiển của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ của từng dự án và mục tiêu bán hàng tổng thể. Tạo bảng điều khiển cho từng chiến dịch bán hàng hoặc tiếp thị và theo dõi tiến độ hàng tuần hoặc hàng tháng. 🗓️
Sử dụng bảng điều khiển để tạo biểu đồ Gantt để đánh giá thành công của dòng thời gian trong một dự án. Xây dựng báo cáo CRM về các giao dịch đã đóng, tỷ lệ khách hàng rời bỏ và báo cáo dự báo cho nhóm bán hàng hoặc nhân viên bán hàng cá nhân trong quá trình đánh giá.
Bảng điều khiển CRM có hơn 50 tiện ích, giúp bạn tạo bảng điều khiển báo cáo hoàn hảo. Từ biểu đồ tròn đến biểu đồ đường và biểu đồ cột, bạn có thể lựa chọn cách hiển thị dữ liệu phù hợp nhất.
Sử dụng tính toán tích hợp để tự động theo dõi tiến độ mục tiêu số hoặc đánh giá khối lượng công việc của nhân viên. Với tiện ích theo dõi thời gian, xem dự án nào tiêu tốn nhiều tài nguyên nhân viên nhất hoặc tạo biểu đồ sprint để theo dõi hiệu suất.
3. Hợp lý hóa quy trình làm việc với các trường tùy chỉnh, trạng thái và tự động hóa
Các tính năng báo cáo CRM của Clickup đạt đến tầm cao mới nhờ các trường và trạng thái tùy chỉnh. Điều đó có nghĩa là bạn có thể đi sâu vào các chi tiết cụ thể và tạo báo cáo để cung cấp thông tin cho các hoạt động tiếp thị và bán hàng của mình.
Thêm trường tùy chỉnh cho các kỳ thời gian để phân tích báo cáo theo quý hoặc tháng cụ thể. Tạo trường dữ liệu CRM tùy chỉnh cho số lượng giao dịch, nguồn khách hàng tiềm năng hoặc chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xác định các lĩnh vực thành công và những công việc cần cải thiện. ✍️
Trạng thái giúp báo cáo trở nên thú vị hơn bằng cách cho phép bạn đi sâu vào tiến độ của các công việc ở một giai đoạn nhất định. Ví dụ: tạo báo cáo CRM về tất cả các chiến dịch tiếp thị đang trong giai đoạn thử nghiệm. Xem ngay phản hồi của khách hàng và xem nhân viên đã làm gì để tăng mức độ tương tác và những thử nghiệm nào cho thấy kết quả kém hoặc không có thay đổi.
Ngoài ra, các tính năng tự động hóa giúp các nhóm bán hàng và tiếp thị dễ dàng tự động hóa các công việc thủ công, để các thành viên trong nhóm không lãng phí thời gian vào những công việc nhàm chán. Các tính năng tự động hóa cho phép quy trình bán hàng của bạn hoạt động như một cỗ máy, giúp bạn giảm thiểu việc nhập dữ liệu và duy trì tiến độ hiệu quả của các khách hàng tiềm năng.
Thiết lập phân công công việc tự động phù hợp với từng giai đoạn của quy trình, bắt đầu cập nhật trạng thái được kích hoạt bởi hành động của khách hàng và điều chỉnh ưu tiên để hướng dẫn nhóm của bạn tập trung nỗ lực vào công việc tiếp theo.
4. Đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn
Mục tiêu của báo cáo CRM là thu thập thông tin chi tiết và cải thiện quá trình ra quyết định. Đảm bảo xây dựng một bước trong quy trình báo cáo CRM để đánh giá thông tin chi tiết.
ClickUp Sales tập hợp tất cả các hoạt động bán hàng vào một không gian. Sử dụng nó để tạo báo cáo đường ống và cộng tác với các thành viên trong nhóm về các giao dịch. Các tính năng báo cáo bao gồm phân tích silo, tính toán doanh thu và biểu mẫu tùy chỉnh để đánh giá khách hàng tiềm năng. 🙌
Tích hợp với các công cụ như HubSpot, Slack và Harvest giúp bạn dễ dàng hơn bao giờ hết trong việc sử dụng các công cụ yêu thích của mình trong một không gian. Từ đầu đến cuối chu kỳ bán hàng, CRM bán hàng này giúp bạn dễ dàng thu thập thông tin chi tiết và tạo báo cáo để đưa ra quyết định bán hàng tốt hơn.
5. Lên lịch thời gian cho việc cải thiện quy trình
Cuối cùng, báo cáo đơn thuần là không đủ. Mặc dù báo cáo hoạt động bán hàng và dự báo cung cấp những thông tin chi tiết hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, nhưng để thực sự thúc đẩy doanh nghiệp phát triển, bạn cần phải hành động.
Dựa trên báo cáo CRM, xây dựng quy trình và quy trình làm việc để xác định và thực hiện các cải tiến. Có thể bạn quyết định rằng bạn cần một kế hoạch truyền thông tốt hơn để kết nối với khách hàng.
Có lẽ bạn cần sự ủng hộ nhiều hơn từ cấp trên và cần phân tích các bên liên quan để hỗ trợ nỗ lực bán hàng của mình. Có thể bạn phải giải quyết khối lượng công việc hoặc phân bổ nguồn lực để giúp đỡ một số nhân viên. 🛠️
Dù giải pháp là gì, hãy xây dựng quy trình công việc bằng các tính năng như Nhiệm vụ ClickUp. Tự động phân công công việc cho nhân viên dựa trên thông tin chi tiết từ báo cáo CRM. Tạo các mối phụ thuộc để các thành viên trong nhóm có thể thấy những nhiệm vụ nào đang cản trở công việc của người khác.
Phân chia các thay đổi phức tạp bằng cách thêm công việc con và cờ ưu tiên vào các công việc khác nhau. Cộng tác với các thành viên trong nhóm trong các chủ đề bình luận và thêm thẻ vào công việc để báo cáo nhanh hơn.
Ví dụ và mẫu báo cáo CRM
Bạn không chắc chắn về cách tạo báo cáo CRM hoặc cách chúng hữu ích cho kinh doanh của bạn? Chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các ví dụ và mẫu CRM để giải thích thêm về loại báo cáo này.
Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ với một số ít nhân viên bán hàng hay là giám đốc bán hàng tại một công ty lớn, bạn sẽ tìm thấy những thông tin chi tiết về lợi ích của báo cáo CRM. 🤩
1. Mẫu CRM ClickUp
Sử dụng Mẫu CRM từ ClickUp để quản lý khách hàng tiềm năng, tạo thông tin chi tiết về mối quan hệ với khách hàng và tạo báo cáo về quy trình bán hàng. Để bắt đầu, hãy tạo danh sách tài khoản và cơ hội khách hàng.
Sử dụng trạng thái tùy chỉnh để tạo phân khúc trong các chiến dịch tạo khách hàng tiềm năng. Các trạng thái như Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, Đã giành được, Đã mất, Demo và Đề xuất giúp phân tích vị trí của khách hàng trong quy trình bán hàng của bạn.
Sử dụng chế độ xem Bảng trắng để xây dựng sơ đồ cho trải nghiệm khách hàng trong các mẫu CRM của bạn. Chế độ xem này cũng lý tưởng để brainstorming các giải pháp cho các vấn đề khó khăn. Sử dụng thông tin chi tiết để tạo báo cáo và tự động lên lịch công việc dựa trên dữ liệu CRM của bạn.
2. Mẫu báo cáo bán hàng hàng tuần của ClickUp
Trong số các báo cáo CRM phổ biến nhất là các báo cáo theo dõi KPI của nhóm bán hàng và tiếp thị. Sử dụng Mẫu báo cáo bán hàng hàng tuần của ClickUp để theo dõi các chỉ số hiệu suất và tạo thông tin chi tiết có thể hành động hàng tuần.
Để bắt đầu, hãy quyết định xem bạn muốn theo dõi hiệu suất của từng nhân viên hay các chỉ số dự án. Tùy chỉnh biểu mẫu để bao gồm dữ liệu quy trình bán hàng như thông tin nhân viên và chi tiết về các chỉ số dự án mong muốn. 💡
Sử dụng chế độ xem Danh sách báo cáo để theo dõi hiệu suất về số lượng cuộc gọi bán hàng, phiên trò chuyện hỗ trợ khách hàng và tổng số sản phẩm bán ra. Sử dụng chế độ xem Hàng tuần để đánh giá tiến độ trong vài tuần hoặc xem chế độ xem Tuần hiện tại để hiểu rõ hơn về thành công trong tuần này.
3. Mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng của ClickUp
Bạn đang tìm kiếm một báo cáo CRM hiệu quả để nêu bật các nhân viên trong nhóm của bạn? Hãy sử dụng Mẫu báo cáo bán hàng hàng tháng của ClickUp. Mẫu này cho phép các trưởng nhóm quản lý dự án đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu bán hàng của từng thành viên trong nhóm.
Bắt đầu bằng cách chia nhỏ báo cáo theo thành viên nhóm. Sử dụng dữ liệu nhân viên để điền số lượng cuộc gọi, tỷ lệ chuyển đổi và tài khoản khách hàng mà mỗi cá nhân xử lý.
Gọi tên những nhân viên có thành tích xuất sắc nhất trong buổi trình bày báo cáo bán hàng để khen thưởng cho sự nỗ lực của họ. Sử dụng tính toán tích hợp để tạo ra số liệu tỷ lệ chuyển đổi và thảo luận về các cách để tăng số liệu này trong tháng tiếp theo.
Nhận thông tin chi tiết với các tính năng báo cáo CRM từ ClickUp
Quản lý mối quan hệ khách hàng là điều cần thiết cho các doanh nghiệp muốn hiểu nhu cầu của khách hàng và tạo ra các quy trình làm việc đáp ứng tốt hơn các mục tiêu bán hàng. Từ dự báo bán hàng đến báo cáo đường ống và phân tích nguồn khách hàng tiềm năng, có nhiều cách để hiểu rõ hơn về cách nhóm bán hàng của bạn có thể cải thiện mục tiêu và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu thu thập thông tin khách hàng và tạo ra những thông tin chi tiết giúp tăng hiệu quả bán hàng. Sử dụng các mẫu để tạo báo cáo trong một phần nhỏ thời gian và tận dụng các tính năng quy trình bán hàng để hợp lý hóa quy trình làm việc. 🌻