Giao tiếp và hợp tác hiệu quả với khách hàng là yếu tố thiết yếu để thành công trong môi trường kinh doanh nhịp độ nhanh.
Cổng thông tin khách hàng được tổ chức tốt giúp thuận lợi cho quy trình làm việc của dự án, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy mối quan hệ lâu dài.
Các mẫu cổng thông tin khách hàng, đặc biệt, có thể được điều chỉnh để phù hợp với các nhu cầu và kích thước kinh doanh khác nhau.
Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, các mẫu này đều cung cấp các giải pháp thiết thực để cải thiện giao tiếp, đơn giản hóa quản lý dự án và tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá tám mẫu cổng thông tin khách hàng toàn diện được thiết kế để đơn giản hóa quy trình quản lý khách hàng của bạn. Các mẫu này có thể giúp bạn lập kế hoạch cho các dự án khách hàng thành công, theo dõi dữ liệu khách hàng và dự án quan trọng, đồng thời minh bạch với họ — tất cả chỉ với vài cú nhấp chuột.
Mẫu cổng thông tin khách hàng là gì?
Các mẫu cổng thông tin khách hàng là không gian làm việc chung giữa các doanh nghiệp và khách hàng của họ, giúp đơn giản hóa việc chia sẻ an toàn các bản cập nhật, dòng thời gian và tài liệu của dự án khách hàng, giúp mọi người luôn đồng bộ thông tin.
Mẫu cổng thông tin khách hàng giúp cải thiện giao tiếp và hợp tác với khách hàng bằng cách đảm bảo quyền truy cập ổn định vào các tài nguyên quan trọng. Chúng hữu ích cho tất cả mọi người liên quan, chẳng hạn như chủ doanh nghiệp, quản lý dự án và chuyên gia quan hệ khách hàng.
Tuy nhiên, các mẫu này không thể thay thế phần mềm hoặc ứng dụng quản lý tài nguyên khách hàng (CRM) của bạn. CRM có nhiều tính năng và có khả năng xử lý cơ sở dữ liệu của các tổ chức cực kỳ lớn.
Tuy nhiên, các mẫu này ít tốn tài nguyên, cực kỳ linh hoạt và đủ khả năng để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Mục tiêu cuối cùng của các mẫu này là giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất: phát triển công ty và vượt qua mong đợi của khách hàng mọi lúc.
Điều gì tạo nên một mẫu cổng thông tin khách hàng tốt?
Cổng thông tin khách hàng được thiết kế tốt đảm bảo giao tiếp suôn sẻ giữa bạn và khách hàng, cải thiện tính minh bạch và chia sẻ tài liệu hiệu quả.
Các tính năng chính của mẫu cổng thông tin khách hàng tốt:
- Tính năng quản lý dự án: Tính năng theo dõi tiến độ dự án, thời hạn và kết quả đầu ra
- Khả năng giao tiếp: Các tính năng như nhắn tin, thông báo và cập nhật để tạo điều kiện giao tiếp dễ dàng giữa khách hàng và doanh nghiệp
- Quản lý tài liệu: Xử lý tài liệu hiệu quả, bao gồm tải lên, chia sẻ và sắp xếp tệp
- Tùy chọn tự phục vụ: Khả năng cung cấp cho khách hàng các tài nguyên tự trợ giúp để họ có thể quản lý tài khoản của mình một cách độc lập
- Tùy chỉnh và xây dựng thương hiệu: Khả năng tùy chỉnh cổng thông tin để phản ánh thương hiệu của công ty và đáp ứng nhu cầu cụ thể
- Khả năng mở rộng: Nên phát triển cùng với kinh doanh của bạn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và các dự án lớn hơn, đồng thời quản lý nhiều khách hàng theo thời gian
- Bảo mật mạnh mẽ: Cần cung cấp cho khách hàng quyền truy cập an toàn và bảo vệ thông tin nhạy cảm
- Khả năng tích hợp: Tích hợp liền mạch với phần mềm và dịch vụ của bên thứ ba để nâng cao chức năng
- Giao diện thân thiện với người dùng: Người dùng sẽ thấy cổng thông tin trực quan và dễ điều hướng, với nhãn rõ ràng và cấu trúc menu có tổ chức
Dưới đây là một số câu hỏi bạn nên đặt ra trước khi chọn mẫu:
- Nó có phù hợp với nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp bạn không?
- Mẫu cổng thông tin khách hàng có thể dễ dàng tùy chỉnh để phản ánh thương hiệu của bạn không?
- Nền tảng này bảo mật như thế nào đối với các nguồn dữ liệu nhạy cảm của khách hàng?
- Mẫu cổng thông tin khách hàng có tích hợp với các ứng dụng mà nhóm nội bộ của bạn sử dụng để chia sẻ tệp không?
- Nó có phù hợp với mục tiêu quản lý dự án của khách hàng không?
- Bạn có thể theo dõi khách hàng của mình bằng mẫu cổng thông tin khách hàng này không?
- Bạn có thể triển khai các chiến lược quản lý khách hàng cá nhân không?
- Mẫu cổng thông tin khách hàng này có đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng không?
Đọc thêm: Mẫu quản lý khách hàng & Phần mềm cổng thông tin khách hàng!
Mẫu cổng thông tin khách hàng và khách hàng miễn phí
Hãy cùng xem xét tám mẫu cổng thông tin khách hàng và khách hàng của ClickUp (miễn phí) có thể nâng cao mối quan hệ của bạn với khách hàng mới và hiện tại.
1. Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp
Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp giúp bạn tạo ra một hành trình khách hàng liền mạch, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án, phù hợp với các nhóm Khách hàng, Bán hàng, Sản xuất và Thành công của khách hàng, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả.
Mẫu này cung cấp Chế độ xem công việc, chẳng hạn như Xem dạng danh sách, Xem bảng và Xem tài liệu, cho phép nhóm của bạn quản lý và dự án thông tin thông qua các hàm sắp xếp và lọc có thể tùy chỉnh.
Các trường tùy chỉnh như ngành công nghiệp và kích thước công ty có thể thu thập thông tin cơ bản của bạn. Chúng cũng thu thập thông tin quan trọng liên quan đến giao dịch, chẳng hạn như người ra quyết định, thời hạn hợp đồng, người quản lý thành công của khách hàng, thành viên nhóm bán hàng và các bên liên quan khác, cũng như thông tin hợp đồng.
Kết quả?
Mẫu này có thể giúp bạn tạo quy trình quản lý chương trình trơn tru hơn, từ đó đẩy nhanh tiến độ dự án và cuối cùng mang lại kết quả là khách hàng hài lòng hơn vì cảm thấy được trân trọng và hỗ trợ trong từng bước của quá trình.
Cho dù bạn đang quản lý một doanh nghiệp lớn hay một công ty khởi nghiệp đang phát triển, mẫu này sẽ giúp thành công của khách hàng và sự hợp tác trong nhóm trở thành trọng tâm của nhóm bạn.
2. Mẫu tài liệu ClickUp Agency/Client Discovery
Nếu bạn là đại lý hoặc chủ doanh nghiệp muốn đơn giản hóa quá trình tiếp nhận khách hàng và quản lý dự án, mẫu tài liệu ClickUp Agency/Client Discovery là thứ bạn cần.
Mẫu này dễ dàng ghi lại các chi tiết quan trọng như mục tiêu của khách hàng, đối tượng mục tiêu và các điều khoản hợp đồng, đảm bảo tất cả mọi người liên quan, bao gồm bạn, quản lý dự án và chuyên gia quan hệ khách hàng, đều có chung một trang trước khi bắt đầu công việc.
Mẫu này có Kịch bản cuộc gọi để giúp nhóm bán hàng của bạn xuất sắc trong các cuộc gọi với khách hàng nhờ các kịch bản trò chuyện nhỏ hiệu quả và phù hợp với tình huống. Mẫu này cũng cung cấp quyền truy cập vào Ngân hàng câu hỏi để đặt các câu hỏi khám phá có liên quan.
Biểu mẫu cuộc gọi khám phá thu thập thông tin khách hàng như tên, công ty và quyết định cuối cùng về tính đủ điều kiện của khách hàng tiềm năng.
Các tính năng khác có thể giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả và hợp tác để cải thiện năng suất:
- Đặt trạng thái tùy chỉnh để theo dõi khách hàng và dự án
- Phân loại các thuộc tính dự án thông qua Trường Tùy chỉnh để hiển thị và quản lý dự án tốt hơn
- Các chế độ xem tùy chỉnh như Danh sách, Gantt, Khối lượng công việc, Lịch và hơn thế nữa có thể giúp bạn xem dự án từ nhiều góc độ khác nhau
3. Mẫu thành công của khách hàng ClickUp
Mẫu Thành công của khách hàng ClickUp là một công cụ tuyệt vời cho các chủ doanh nghiệp, quản lý dự án và chuyên gia quan hệ khách hàng để theo dõi hoạt động và gia hạn của khách hàng, đồng thời giải quyết các rủi ro tiềm ẩn tại một nơi.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Đơn giản hóa quy trình làm việc và tự động hóa các quy trình để giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ và quản lý họ một cách hiệu quả
- Cải thiện giao tiếp bằng các công cụ tích hợp sẵn trong mẫu để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nhận được thông tin cập nhật thường xuyên và luôn đồng bộ với nhau
- Theo dõi thành công của khách hàng và điều chỉnh chiến lược bằng bảng điều khiển và phân tích dữ liệu
- Giảm thiểu công việc thủ công bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn và tự động hóa để mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng
Để phát huy hết tiềm năng của mẫu và chuẩn bị cho bản thân và khách hàng đạt được thành công, bạn có thể quản lý công việc với các trạng thái như 'Đang chờ gia hạn' hoặc 'Đang giới thiệu' và duy trì sự tổ chức với các trường tùy chỉnh.
Chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như Sổ tay thành công của khách hàng, Biểu mẫu phản hồi và Theo dõi mức độ tương tác, giúp bạn theo dõi hành trình của khách hàng.
Sử dụng các tính năng quản lý dự án để theo dõi thời gian, quản lý các yếu tố phụ thuộc và tích hợp với các công cụ khác để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và mang lại thành công cho khách hàng.
4. Mẫu quản lý khách hàng pháp lý ClickUp
Trước khi tham gia vào các cuộc chiến pháp lý tại tòa án, các luật sư và nhóm pháp lý phải vật lộn với các công việc hành chính dài dòng, theo dõi các vụ án phức tạp và cung cấp các dịch vụ pháp lý chất lượng. Mẫu Quản lý khách hàng pháp lý của ClickUp được thiết kế trực quan để giúp bạn quản lý khối lượng công việc và các công việc hành chính khác.
Mẫu này có thể giúp các luật sư và nhóm pháp lý tại công ty của bạn:
- Theo dõi tiến độ vụ việc của từng khách hàng bằng các trạng thái tùy chỉnh (Đang mở, Đang tiến hành và Có luật sư đối phương) để đảm bảo mọi việc diễn ra chặt chẽ
- Quản lý các thuộc tính trường hợp của bạn bằng các trường tùy chỉnh (giờ, chi tiết thanh toán và trạng thái tài liệu)
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và sử dụng các mẫu danh sách kiểm tra dựa trên trường hợp để quản lý thời hạn, tài liệu, yêu cầu và thanh toán của khách hàng
- Sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh (Danh sách, Thanh toán, Lịch và Biểu đồ) để giám sát tiến độ của từng trường hợp một cách rõ ràng
5. Bắt đầu nhanh với ClickUp: Mẫu dịch vụ khách hàng
ClickUp Quick Start: Mẫu dịch vụ khách hàng là một mẫu mạnh mẽ dành cho nhân viên bán hàng, chuyên gia quan hệ khách hàng và quản lý dự án để đóng giao dịch nhanh hơn. Mẫu này có thể giúp bạn quản lý tài khoản khách hàng, yêu cầu phạm vi và dự án.
Mặc dù ban đầu có vẻ phức tạp, nhưng đây là mẫu thân thiện với người mới bắt đầu. Mẫu này bao gồm năm danh sách công việc với hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng mẫu và Tài liệu Wiki của nhóm (liên kết đến các tài nguyên) để hợp lý hóa dịch vụ khách hàng.
Các tính năng chính của mẫu bao gồm:
- Truy cập tập trung vào tất cả thông tin khách hàng được liên kết với các yêu cầu và dự án có liên quan
- Đơn giản hóa hệ thống quản lý yêu cầu hoặc yêu cầu phạm vi với các trường có thể tùy chỉnh (Đặt người được giao, ngày đáo hạn, trạng thái, giai đoạn bán hàng, phân khúc và dịch vụ cung cấp) để hợp tác với bộ phận dịch vụ chuyên nghiệp nhằm đóng giao dịch nhanh hơn
- Theo dõi danh mục đầu tư dự án toàn diện với các cập nhật chi tiết về các chỉ số tình trạng dự án bằng cách sử dụng các trường có thể tùy chỉnh (Đặt ước lượng thời gian, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, chỉ định người quản lý dự án, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, trạng thái, ưu tiên, người được giao, cột mốc, phụ thuộc và hơn thế nữa)
- Tài liệu tập trung (Team Wiki) cho các quy trình và tài nguyên
Mẫu này có thể đảm bảo rằng nhóm của bạn được thống nhất và có tất cả các chi tiết cần thiết để chuẩn bị cho bạn chủ động giải quyết các thách thức bán hàng, đóng giao dịch nhanh hơn và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng cũng như thành công của dự án.
6. Mẫu ClickUp Voice of the Customer
Nếu bạn mong muốn xây dựng một doanh nghiệp bền vững thông qua việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành lâu dài, thì việc có một hệ thống cung cấp chế độ xem chi tiết về nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của khách hàng là một lợi thế. Mẫu ClickUp Voice of the Customer có thể giúp bạn thu thập, sắp xếp và phân tích phản hồi của khách hàng một cách liền mạch để giải mã những gì khách hàng muốn
Bạn có thể theo dõi thông tin chi tiết về khách hàng qua các kênh nhắn tin và phân phối. Bạn cũng có thể thu thập phản hồi, sắp xếp tính năng theo mức độ ưu tiên và thực hiện các cải tiến có thể thực hiện được. Thông qua mẫu này, bạn có thể nâng cao trải nghiệm sản phẩm, cải tiến dịch vụ và mọi thứ khác để lắng nghe ý kiến của khách hàng.
Các tính năng như trạng thái tùy chỉnh (Hoàn thành và Cần làm) và trường (Nhu cầu của khách hàng, Nguồn VoC và Giải pháp) để theo dõi và phân loại phản hồi của khách hàng đảm bảo rằng mọi thông tin chi tiết về người dùng đều được hiển thị và được xử lý.
Các chế độ xem tùy chỉnh như Danh sách, Bảng và Bắt đầu từ đây có thể giúp bạn dễ dàng trực quan hóa dữ liệu và truy cập phản hồi của khách hàng.
Giờ đây, bạn có thể biến phản hồi của khách hàng thành động lực phát triển bằng cách kết hợp phản hồi đó vào mọi quyết định, từ đó mang lại sự hài lòng và thành công cao hơn.
7. Mẫu ClickUp CRM
Nếu bạn đang đảm nhận vai trò tiếp xúc với khách hàng, việc quản lý nhiều tài khoản, theo dõi cơ hội kinh doanh và duy trì mối quan hệ khách hàng bền vững không phải là điều mới mẻ. Điều này có thể rất khó khăn nếu không có các công cụ hoặc ứng dụng phù hợp. Mẫu ClickUp CRM có thể đơn giản hóa quy trình làm việc và quản lý mục tiêu bán hàng, quy trình bán hàng và tương tác với khách hàng một cách dễ dàng.
Các tính năng chính bao gồm sáu chế độ xem được tạo sẵn được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý khách hàng từ đầu đến cuối:
- Luôn cập nhật mục tiêu bán hàng, quản lý thời gian hiệu quả và theo dõi chi tiết tài khoản, giá cả và phạm vi tiếp cận một cách dễ dàng với chế độ xem Tài liệu Sách hướng dẫn bán hàng
- Sắp xếp tài khoản theo trạng thái như Đề xuất, Demo, Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện và Đã đóng [Mất] một cách nhanh chóng với Chế độ xem Danh sách chi tiết tài khoản
- Tạo bảng kiểu Kanban được thiết kế thẩm mỹ để có cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các tài khoản, được nhóm theo Trạng thái tùy chỉnh với Chế độ xem Bảng
- Theo dõi các công việc chưa được lên lịch và quá hạn và kiểm soát chúng bằng chế độ xem Lịch trình tiện lợi ở phía bên phải màn hình
- Truy cập tất cả các tài khoản Đã đóng [Đã giành được] của bạn tại một vị trí thuận tiện, Chế độ xem Danh sách giao dịch đã đóng, giúp bạn dễ dàng ăn mừng và học hỏi từ những thành công của mình
8. Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp
Không thể phủ nhận rằng khách hàng là tài sản quý giá nhất của bạn. Việc thu hút và giữ chân khách hàng tốn rất nhiều nỗ lực và nguồn lực, và thậm chí còn tốn kém hơn để kích hoạt lại họ. Vì vậy, giữ liên lạc với họ là chìa khóa để kinh doanh phát triển bền vững. Và bạn cần một cổng thông tin khách hàng được xây dựng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này.
Mẫu biểu mẫu liên hệ khách hàng ClickUp là công cụ hữu ích để thu thập phản hồi, xử lý yêu cầu và giải quyết vấn đề một cách dễ dàng. Mẫu này cũng cho phép bạn quản lý yêu cầu của khách hàng và thu thập dữ liệu quan trọng cho các cuộc khảo sát và nghiên cứu khách hàng.
Mẫu này có thể giúp bạn:
- Nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi các yêu cầu của khách hàng với các trạng thái tùy chỉnh (Đã bị chặn, Đã hoàn thành, Đang xem xét và Yêu cầu mới)
- Thu thập phản hồi của khách hàng, thực hiện khảo sát khách hàng và thu thập thông tin liên hệ để sử dụng cho các chiến dịch tiếp thị hoặc theo dõi mục tiêu trong tương lai bằng cách sử dụng các trường tùy chỉnh
- Cải thiện cách bạn trả lời các truy vấn của khách hàng
- Theo dõi liên hệ của khách hàng với các tính năng quản lý dự án như phụ thuộc nhiệm vụ, theo dõi thời gian, Tự động hóa ClickUp và ClickUp Brain
Nâng cao quản lý khách hàng bằng các mẫu cổng thông tin khách hàng có thể tùy chỉnh
Nếu bạn muốn xây dựng mối quan hệ khách hàng vững chắc hơn và quản lý dự án khách hàng một cách liền mạch, việc có quyền truy cập vào các cổng thông tin khách hàng tốt có thể cực kỳ hữu ích.
Mẫu cổng thông tin khách hàng phù hợp có thể cải thiện chiến lược giao tiếp của bạn và xây dựng sự hợp tác giữa các nhóm và khách hàng, từ đó mang lại sự hài lòng cho khách hàng và thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Cổng thông tin khách hàng của ClickUp và các mẫu liên quan cung cấp một cách có cấu trúc và hiệu quả để quản lý các dự án và tương tác với khách hàng.
Các mẫu này có thể cải thiện đáng kể mối quan hệ với khách hàng bằng cách cung cấp một trung tâm cho giao tiếp, hợp tác và cập nhật dự án.
Tải xuống mẫu cổng thông tin khách hàng lý tưởng và đưa kinh doanh của bạn lên một tầm cao mới!
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay — không cần thẻ tín dụng!