![Cách quản lý nhiều khách hàng [Mẹo & Thủ thuật]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/How-to-Manage-Multiple-Clients-Tips-Tricks-Blog-Feature.png)
Là một nhà quản lý dự án, bạn phải quản lý kỳ vọng của khách hàng, kết quả công việc, ngân sách, thời hạn, nhóm dự án và nhiều hơn nữa. Các nhà quản lý dự án thành công phải thực hiện các bước đi đúng đắn và sử dụng các công cụ tối ưu để quản lý liền mạch tất cả các khía cạnh của nhiều biến số liên quan.
Việc quản lý một dự án duy nhất với nhiều phần thay đổi là khó khăn, công việc này còn trở nên phức tạp hơn khi quản lý nhiều dự án. Đây là một công việc cân bằng tinh tế giữa các nguồn lực, lịch trình, chất lượng và sự tham gia của các bên liên quan, cả trong dự án và bên ngoài.
Ngoài ra, mỗi dự án riêng lẻ có những nhu cầu và yêu cầu khác nhau, khiến người quản lý dự án phải xử lý nhiều công việc và trách nhiệm cùng một lúc.
Dù việc xử lý nhiều khách hàng cùng lúc nghe có vẻ khó khăn, chúng tôi có một số mẹo và thủ thuật để giúp bạn thành công.
Những thách thức khi xử lý nhiều khách hàng
Mặc dù có nhiều khách hàng là điều đáng mừng, nhưng nó cũng đi kèm với những thách thức nhất định. Dưới đây là tổng quan về những gì bạn có thể mong đợi:
- Vấn đề quản lý thời gian: Quản lý nhiều khách hàng đòi hỏi khả năng quản lý thời gian thông minh. Mỗi khách hàng đều cần được quan tâm một mức độ nhất định, và phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp nhóm dự án đáp ứng nhu cầu hoặc yêu cầu của từng khách hàng
- Vấn đề về ưu tiên: Vì mỗi dự án và khách hàng có nhu cầu khác nhau, bạn phải sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và phân bổ nguồn lực phù hợp. Tuy nhiên, mỗi khách hàng có thể cảm thấy mình xứng đáng được ưu tiên hàng đầu dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của dự án, dẫn đến xung đột
- Vấn đề giao tiếp: Theo dõi nhiều chủ đề giao tiếp có thể tốn thời gian và nỗ lực. Gửi email hàng loạt không phải là một lựa chọn; giao tiếp phải phù hợp với từng khách hàng và chứa thông tin liên quan. Ngoài ra, bạn cần tính đến sở thích của khách hàng về kênh, tần suất hoặc ngôn ngữ giao tiếp
- Cạnh tranh tài nguyên: Phân bổ tài nguyên, chẳng hạn như thành viên nhóm, ngân sách, công nghệ, v.v. cho nhiều dự án có thể là một công việc cân bằng rất tinh tế, với kết quả là xung đột tài nguyên ảnh hưởng đến chất lượng của các sản phẩm dự án
- Sự khác biệt giữa các ngành hoặc lĩnh vực: Quản lý nhiều tài khoản khách hàng từ các ngành hoặc mô hình kinh doanh khác nhau đòi hỏi sự tiếp xúc và kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực hoặc tổ chức đó
- Phạm vi dự án mở rộng: Khách hàng thường yêu cầu thêm các tính năng hoặc thay đổi vượt quá phạm vi dự án hiện tại. Phạm vi dự án mở rộng rất khó xử lý và có tác động dây chuyền khi bạn quản lý nhiều tài khoản khách hàng
- Vấn đề pháp lý hoặc hợp đồng: Các doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp khác nhau có các yêu cầu tuân thủ khác nhau và phải tuân thủ các luật hoặc quy định khác nhau. Quản lý các nghĩa vụ như vậy tốn nhiều nguồn lực và việc không tuân thủ có thể dẫn đến phạt tiền hoặc mất uy tín
- Rủi ro dự án: Mỗi dự án đều có những rủi ro và cạm bẫy riêng. Luôn cảnh giác, quản lý rủi ro trong nhiều dự án khác nhau và lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro để ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn có thể là một công việc quá sức
- Kiệt sức: Chế độ "luôn luôn làm việc" và những yêu cầu liên tục có thể khiến người quản lý dự án và nhóm làm việc căng thẳng. Nếu không được kiểm soát, điều này cũng có thể dẫn đến kiệt sức
Bây giờ bạn đã biết những thách thức tiềm ẩn trong quản lý dự án, hãy cùng xem các giải pháp khả thi.
Cách quản lý nhiều khách hàng hiệu quả: Mẹo và thủ thuật đã được chứng minh
Quản lý nhiều khách hàng trở nên dễ dàng hơn khi bạn lập kế hoạch tốt và chọn công cụ phù hợp để quản lý dự án. Có một số cách để quản lý nhiều dự án, và đây là một số chiến lược đã được chứng minh hiệu quả.
Tập trung quản lý dự án
Tập trung hóa là một cách tuyệt vời để duy trì sự tổ chức khi xử lý nhiều tài khoản bằng giải pháp quản lý dự án. Nó ngăn chặn sự cô lập dữ liệu hoặc thông tin, cản trở việc quản lý dự án hiệu quả.
Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án cung cấp cái nhìn tổng quan thống nhất về tất cả các dự án của bạn và trạng thái của chúng mà không cần chuyển đổi qua lại giữa các nền tảng hoặc ứng dụng khác nhau.
ClickUp cho Quản lý dự án cung cấp chế độ xem toàn diện về tất cả các dự án của bạn, theo dõi nhiều nhiệm vụ, quản lý thời hạn, kỷ niệm các cột mốc quan trọng và hơn thế nữa.
Chế độ xem toàn diện về tất cả các hoạt động cơ bản đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào và tăng năng suất và hiệu quả. Đồng thời, nó còn đóng vai trò là nền tảng để điều phối sự hợp tác liền mạch, giúp đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Tuân thủ một lịch trình
Thiết lập và tuân thủ một thói quen là chìa khóa để quản lý nhiều dự án một cách hiệu quả. Nó giúp quản lý nhiều khách hàng và các yêu cầu thay đổi của họ mà không làm mất tập trung vào các công việc quan trọng.
Chuẩn bị một thói quen hàng ngày hoặc hàng tháng với lịch trình được chia ra cho các khách hàng, dự án hoặc hoạt động khác nhau. Hơn nữa, hãy sử dụng nó để phát huy thế mạnh của bạn. Ví dụ, kết hợp công việc chuyên sâu vào thói quen buổi sáng sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn nếu bạn là người thích dậy sớm.
Điều này cũng giúp phong cách làm việc của bạn trở nên nhất quán, đồng thời khiến bạn trở nên đáng tin cậy và dễ tiếp cận với khách hàng, từ đó trau dồi kỹ năng quản lý dự án của bạn.
Đặt ra kỳ vọng rõ ràng
Mặc dù sự thành thạo trong quản lý các dự án riêng lẻ là một điều, nhưng quản lý kỳ vọng của khách hàng trên nhiều tài khoản khách hàng lại là một vấn đề hoàn toàn khác.
Một dự án có thể gây ra hiệu ứng domino cho các dự án khác, khiến mọi thứ bị đình trệ! Các yếu tố bên ngoài và bên trong khác nhau có thể ảnh hưởng đến khả năng duy trì dòng thời gian hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nhất định của bạn.
Đặt ra những kỳ vọng và thời hạn thực tế để duy trì mối quan hệ khách hàng suôn sẻ. Truyền đạt những gì bạn có thể thực hiện một cách thực tế trong phạm vi ngân sách và dòng thời gian.
Giữ sự tách biệt
Khi phải xử lý nhiều khách hàng, điều quan trọng là phải duy trì sự phân biệt giữa các dự án và chủ dự án.
Xác định ranh giới rõ ràng để phân loại công việc và trách nhiệm. Việc này đảm bảo bạn tập trung vào một khách hàng tại một thời điểm, giảm thiểu sự nhầm lẫn, mất tập trung và những rủi ro tiềm ẩn.
Việc tách biệt này giúp bạn duy trì sự tổ chức và giảm thiểu bất kỳ "hiệu ứng lan tỏa" nào ảnh hưởng đến chất lượng hoặc dòng thời gian của dự án. Ranh giới rõ ràng cho phép bạn cung cấp dịch vụ cá nhân hóa và hiệu quả cho từng khách hàng.
Thực hành phân chia thời gian thành các khối
Vì chúng ta đang nói về việc phân chia ranh giới giữa các dự án và công việc, nên việc phân chia thời gian thành các khối là một chiến lược quản lý thời gian dự án thực tế.
Phân chia thời gian bao gồm việc phân bổ các khoảng thời gian cụ thể và dành riêng cho từng khách hàng hoặc dự án. Trong kỳ này, bạn sẽ chỉ làm công việc được phân công. Việc phân loại lịch trình như vậy giúp các nhà quản lý dự án tập trung vào một vấn đề duy nhất mà không có nguy cơ bỏ sót, phân tâm hoặc trùng lặp.
Sử dụng nó để nâng cao năng suất và đặt thời hạn thực tế vì việc phân chia thời gian bao gồm việc chia nhỏ tất cả các hoạt động thành các yếu tố thời gian. Sử dụng tính năng theo dõi thời gian trên ClickUp để tận dụng từng phút.
Xử lý công việc theo lô
Xử lý hàng loạt bao gồm việc nhóm các công việc tương tự hoặc có liên quan chặt chẽ với nhau và giải quyết chúng cùng một lúc trong một khối thời gian dành riêng. Việc phân loại tất cả các công việc của bạn thành các nhóm dựa trên các điểm chung giúp giới hạn việc chuyển đổi bối cảnh và hợp lý hóa quy trình làm việc.
Cách tiếp cận chiến lược như vậy rất hữu ích trong việc quản lý nhiều dự án với các yêu cầu đa dạng, vì các nhà quản lý dự án có thể tập trung vào bản chất công việc thay vì công việc bản thân.
Cho dù đó là lập kế hoạch dự án, giao tiếp hay phân tích dữ liệu, xử lý hàng loạt giúp sử dụng thời gian và nguồn lực một cách tập trung và hiệu quả để quản lý nhiều tài khoản khách hàng một cách hiệu quả.
Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên
Xếp hạng ưu tiên là nền tảng cho sự thành công trong quản lý dự án của nhiều khách hàng. Không phải tất cả các công việc của bạn đều giống nhau; một số công việc khẩn cấp, một số khác có tác động sâu sắc hơn, và một số công việc có tính năng quan trọng nhất trong đơn đặt hàng theo thứ tự thời gian.
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trên ClickUp xoay quanh việc xếp hạng công việc một cách có hệ thống dựa trên mức độ quan trọng, tác động và mức độ khẩn cấp của chúng. Việc sắp xếp công việc một cách chiến lược sẽ đẩy các công việc quan trọng nhất lên hàng đầu và giải phóng nguồn lực để hoàn thành chúng thành công.
Hoàn thành các công việc ưu tiên cao cho phép các nhà quản lý dự án tuân thủ thời hạn, duy trì chất lượng dự án và giải quyết các yếu tố quan trọng của các dự án khác nhau.
Tùy chỉnh giao tiếp
Giao tiếp là nền tảng của mối quan hệ bền vững, cả nội bộ và bên ngoài.
Khi các nhóm và thành viên trong nhóm của bạn giao tiếp hiệu quả, họ có thể hợp tác và đạt được mục tiêu nhanh hơn. Mặt khác, giao tiếp với khách hàng giúp chủ dự án nắm được trạng thái hiện tại hoặc tiến độ của dự án.
Do đó, hầu hết các nền tảng quản lý dự án đều được trang bị các kênh liên lạc đồng bộ và không đồng bộ cho tất cả các bên liên quan.
Một cách để thực hiện việc này là thiết lập các cổng thông tin dành riêng cho khách hàng để liên lạc, trong đó tính đến các sở thích, kỳ vọng, phong cách, kênh hoặc tần suất liên lạc riêng của khách hàng. Sự điều chỉnh này cho phép các quản lý dự án điều hướng hiệu quả trong môi trường liên lạc đa dạng, tập trung giá trị và ngăn ngừa sự hiểu lầm — tất cả chỉ trong một lần.
Lên lịch kiểm tra định kỳ
Chúng tôi đã xác định rằng bạn phải liên lạc thường xuyên để giảm bớt lo lắng của khách hàng và hỗ trợ nỗ lực tập thể của nhóm. Mặc dù có nhiều cách để thực hiện việc liên lạc này, như email, tin nhắn tức thời, báo cáo tiến độ, v.v., nhưng việc kiểm tra thường xuyên nên được đưa vào phương thức liên lạc này.
Kiểm tra định kỳ nên là một phần trong chiến lược quản lý khách hàng của bạn vì chúng giúp bạn cập nhật tiến độ và thảo luận các vấn đề, nếu có. Mặt khác, kiểm tra hàng ngày với nhóm cho phép can thiệp kịp thời, giải quyết vấn đề hiệu quả và thực hiện thay đổi chủ động.
Dù là khách hàng nội bộ hay bên ngoài, các cuộc kiểm tra định kỳ này giúp tạo ra một môi trường minh bạch, phát triển dựa trên sự giao tiếp và hợp tác.
Lập kế hoạch cho rủi ro và tình huống khẩn cấp
Mỗi dự án đều có những rủi ro và thách thức riêng, và bạn phải giải quyết chúng để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dòng thời gian của dự án. Tuy nhiên, mối đe dọa sẽ gia tăng trong trường hợp có nhiều dự án vì chúng có thể gây ra hiệu ứng domino.
Điều quan trọng là phải có những biện pháp phòng ngừa rủi ro và tình huống khẩn cấp từ trước. Duy trì một khoảng trống an toàn khi xác định chi tiết dự án. Đồng thời, chuẩn bị một kế hoạch dự phòng toàn diện cho mỗi khách hàng và dự án. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng như vậy sẽ ngăn chặn những rủi ro nhỏ hoặc tình huống khẩn cấp trở thành vấn đề lớn hơn.
Hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình
Giữa việc theo dõi các dự án khác nhau và cập nhật tiến độ cho khách hàng, hầu như không còn thời gian cho các công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại. Trong trường hợp như vậy, việc hợp lý hóa và tự động hóa quy trình làm việc sẽ giúp duy trì hoạt động trên quy mô lớn.
Bắt đầu bằng cách đánh giá các quy trình hiện có để xác định các công việc thường xuyên và lặp đi lặp lại mà chỉ cần sự can thiệp tối thiểu của con người. Các hoạt động nhập dữ liệu, giao tiếp và báo cáo thường là những điểm nóng của sự trùng lặp như vậy. Sau đó, sử dụng các công cụ tự động hóa để tự động hóa các công việc này và xử lý tất cả các khách hàng khác nhau của bạn mà không gặp sự cố. Cuối cùng, kiểm tra độ chính xác của các quy trình công việc tự động hóa đó trong các trường hợp khác nhau để đảm bảo hiệu suất ổn định.
Bạn cũng có thể khám phá các mẫu quản lý khách hàng giúp quản lý nhiều tài khoản khách hàng. Sử dụng Mẫu thành công của khách hàng ClickUp để quản lý tài khoản dễ dàng.
Xử lý yêu cầu thay đổi
Ngoài việc tính toán rủi ro và tình huống khẩn cấp, bạn cũng phải dự phòng cho các yêu cầu thay đổi. Khi thấy rằng thay đổi là điều không thể tránh khỏi, bạn cần có một quy trình quản lý thay đổi linh hoạt, bao gồm các bước nộp/gửi yêu cầu, đánh giá, phê duyệt và triển khai.
Việc thiết lập như vậy có thể đáp ứng các yêu cầu thay đổi, nâng cao chất lượng dự án và cải thiện tỷ lệ hài lòng của khách hàng mà không làm nặng nề nguồn lực hoặc dẫn đến phạm vi dự án bị mở rộng.
Kế hoạch quản lý thay đổi linh hoạt cho phép bạn điều chỉnh hướng dự án mà không làm gián đoạn toàn bộ hệ sinh thái quản lý dự án. Nó cũng bản địa hóa các thay đổi trong phạm vi của một dự án cụ thể để không ảnh hưởng đến các dự án của khách hàng khác. Khung công tác thích ứng và linh hoạt để xử lý thay đổi như vậy cho phép các nhà quản lý dự án đáp ứng các yêu cầu ngày càng phát triển của khách hàng.
Yêu cầu đánh giá và phản hồi
Khách hàng của bạn có nghi ngờ rằng bạn không dành đủ thời gian cho dự án của họ không? Khách hàng của bạn không hài lòng với một sản phẩm cụ thể? Bạn đang phải đối mặt với sự lựa chọn khó khăn giữa việc đánh đổi chất lượng hoặc kéo dài dòng thời gian?
Sau đó, đã đến lúc bạn hỏi khách hàng của mình. Rốt cuộc, bạn sẽ không biết họ nghĩ gì nếu không hỏi!
Tìm kiếm đánh giá hoặc phản hồi là nền tảng cho sự tham gia có ý nghĩa của khách hàng và mối quan hệ lâu dài. Phản hồi là rất quan trọng, đặc biệt là khi quản lý nhiều tài khoản khách hàng.
Vòng phản hồi giúp cải tiến liên tục, cung cấp thông tin chi tiết về điểm mạnh, cơ hội và điểm yếu của bạn trong việc quản lý nhiều dự án. Ngoài việc trau dồi kỹ năng, nó còn giúp bạn phản ứng nhanh và thích ứng tốt hơn trong khi thực hiện nhiệm vụ của một quản lý dự án.
Ghi chép mọi thứ
Từ kế hoạch dự án chi tiết tỉ mỉ đến danh sách công việc cần làm hàng ngày, các nhà quản lý dự án sẽ thu được lợi ích đáng kể bằng cách lưu giữ hồ sơ về mọi thứ.
Tài liệu toàn diện là điểm tham chiếu đáng tin cậy cho các chi tiết dự án, quyết định quan trọng, tiến độ hiện tại, các cột mốc sắp tới, v.v. Bạn có thể nhanh chóng tìm thấy dự án hoặc làm rõ hai dự án tương tự nhau. Truy cập nhanh vào thông số kỹ thuật dự án mang lại sự rõ ràng và kiểm soát, đặc biệt là khi xử lý nhiều khách hàng.
Ngoài việc cung cấp chế độ xem duy nhất về các dự án đang thực hiện, tài liệu còn giúp giảm thiểu hiểu lầm hoặc giải thích sai. Ví dụ: nhật ký tương tác với khách hàng dẫn đến thay đổi phạm vi cung cấp bối cảnh về cách đưa ra quyết định và cách tuân thủ yêu cầu đó một cách tốt nhất.
Áp dụng học tập chéo giữa các khách hàng
Một trong những lợi thế lớn nhất của việc quản lý nhiều tài khoản khách hàng là có thể tiếp xúc với các mô hình kinh doanh, kích thước tổ chức và lĩnh vực công nghiệp khác nhau. Đây là một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian để trau dồi kinh nghiệm của bạn với tư cách là người quản lý dự án, đồng thời nâng cao khả năng xử lý nhiều khách hàng.
Học tập chéo giữa các khách hàng bao gồm việc trích xuất các phương pháp đã được chứng minh, những hiểu biết quý giá và các thực tiễn tốt nhất từ một dự án và áp dụng chúng vào các dự án khác. Bạn có thể xây dựng các mẫu cho các cài đặt quen thuộc hoặc gần quen thuộc bằng cách tận dụng chiến lược này.
Sau khi cấu hình, tất cả những gì bạn cần làm là xác định điểm chung giữa các dự án và nhân rộng thành công. Phương pháp Agile này giảm thiểu thời gian học tập, đẩy nhanh quá trình đạt được mục tiêu và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn. Đồng thời, nó vẫn duy trì tính linh hoạt để đón nhận sự đổi mới cho các ứng dụng cụ thể.
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý dự án cho nhiều khách hàng và công việc
Các công cụ quản lý dự án là công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ của mọi nhà quản lý dự án. Tuy nhiên, việc xử lý nhiều khách hàng và công việc khiến việc có giải pháp phần mềm quản lý dự án phù hợp trở nên thiết yếu vì những lý do sau:
Tập trung thông tin: Các công cụ quản lý dự án tập trung quản lý dự án hoặc khách hàng. Đây là nền tảng duy nhất cho mọi thứ liên quan đến dự án, từ tạo/lập, tổ chức đến quản lý và kết thúc. Đây là nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các thành viên trong nhóm
Quản lý công việc: Khi nói đến quản lý công việc, không có gì có thể đánh bại sự tiện lợi của hệ thống quản lý dự án. Tạo, sắp xếp, phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công công việc chỉ với vài cú nhấp chuột
Cộng tác: Công cụ quản lý dự án là trung tâm cho công việc nhóm. Các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau tạo, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu, thêm nhận xét, chuyển đổi nhận xét có thể thực hiện thành danh sách việc cần làm và nhiều hơn nữa
Quản lý thời hạn: Các công cụ quản lý dự án hiển thị chi tiết dự án dưới dạng dòng thời gian hoặc biểu đồ Gantt. Các chế độ xem này giúp hiển thị dòng thời gian dự án, thời hạn sắp tới và các phụ thuộc. Các chế độ xem cấp cao như vậy hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả
Phân bổ nguồn lực: Vì các công cụ quản lý dự án được cập nhật theo thời gian thực, bạn có thể dễ dàng theo dõi nguồn lực và chủ động phân bổ chúng cho các công việc hoặc dự án nhất định để đảm bảo thành công
Tự động hóa: Hầu hết các nền tảng quản lý dự án hiện đại đều có tính năng tự động hóa để xử lý các công việc lặp lại, nhắc nhở và thông báo nhằm giảm thiểu nỗ lực thủ công và tối đa hóa hiệu quả
Báo cáo và phân tích: Tính năng báo cáo và phân tích của hệ thống quản lý dự án giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ, xác định các điểm nghẽn, đo lường các chỉ số hiệu suất và xác định xu hướng để đưa ra các quyết định thông minh hơn dựa trên dữ liệu
Trở thành chuyên gia đa nhiệm với ClickUp
Nghệ thuật quản lý nhiều khách hàng là một kỹ năng rất được săn đón. Đây cũng là một lợi thế chiến lược và yếu tố khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Khi bạn đã thành thạo khả năng quản lý dòng thời gian, kỳ vọng của khách hàng và các môi trường dự án khác nhau, bạn sẽ trở thành một nhà quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm. Hơn nữa, mỗi bước đi sai lầm sẽ trở thành kinh nghiệm quý báu. Hãy coi đó là con đường nhanh chóng dẫn đến thành công trong quản lý dự án.
Sử dụng các mẹo được chia sẻ ở trên và phát huy khả năng của bạn với một công cụ quản lý dự án hiệu quả như ClickUp, và bạn sẽ trở thành một lực lượng không thể ngăn cản!
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một cho các dự án với khả năng vô hạn — phân công và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, tạo và theo dõi mục tiêu, tận dụng tự động hóa và hơn thế nữa. Từ hợp tác nhóm đến thành công của khách hàng, ClickUp mang đến cho bạn khả năng hiển thị hoàn toàn và thực thi hiệu quả. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay — bắt đầu miễn phí!