Cổng thông tin khách hàng giống như phòng chờ VIP dành cho khách hàng của bạn — một không gian làm việc sang trọng, an toàn, luôn hoạt động, nơi họ có thể kiểm tra các bản cập nhật sản phẩm và dịch vụ, xem video hướng dẫn, tìm kiếm tài liệu bằng thanh tìm kiếm và gửi tin nhắn yêu cầu hỗ trợ. Cổng thông tin này giúp khách hàng cảm thấy họ luôn được cập nhật thông tin và ngăn chặn một lượng lớn tin nhắn tràn vào hộp thư đến của bạn.
72% khách hàng đã trải nghiệm cổng thông tin tự phục vụ.
Và không, bạn không cần phải xây dựng từ đầu hoặc thuê một nhóm phát triển để làm cho khách hàng cảm thấy được quan tâm. Các công cụ không cần mã ngày nay giúp việc tạo cổng thông tin khách hàng mang thương hiệu trở nên vô cùng đơn giản, nâng cao toàn bộ trải nghiệm quản lý khách hàng với nỗ lực tối thiểu.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ nhận được:
- Khóa học cấp tốc về bản chất thực sự của cổng thông tin tự phục vụ khách hàng
- Cùng xem qua các ví dụ về cổng thông tin khách hàng tự phục vụ hàng đầu (và lý do tại sao chúng hiệu quả)
- Hướng dẫn chi tiết để xây dựng cổng thông tin dịch vụ khách hàng của riêng bạn bằng phần mềm cổng thông tin khách hàng thông minh ClickUp
Khách hàng của bạn xứng đáng nhận được hơn những email rời rạc và thông tin cập nhật nửa vời từ đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn. Hãy biến điều đó thành hiện thực!
Cổng thông tin khách hàng là gì?
Cổng thông tin khách hàng là giao diện tự phục vụ an toàn, cho phép nhiều khách hàng của bạn truy cập thông tin, tài liệu và thông tin liên lạc liên quan đến dịch vụ hoặc dự án của bạn. Hãy coi nó như một quầy lễ tân kỹ thuật số mở cửa 24/7.
Các tính năng cốt lõi bao gồm:
- Quy trình làm việc ban đầu: Cung cấp biểu mẫu, danh sách kiểm tra hoặc bộ tài liệu chào mừng để bắt đầu tương tác với khách hàng
- Chia sẻ tài liệu: Tải lên hợp đồng, thiết kế, báo cáo và hóa đơn một cách có cấu trúc
- Theo dõi công việc: Hiển thị dòng thời gian dự án, cột mốc và các hành động được giao tại một nơi
- Công cụ giao tiếp: Tập trung các cuộc trò chuyện hoặc chủ đề bình luận để giảm thiểu việc trao đổi email qua lại
- Thanh toán và hóa đơn: Chia sẻ hóa đơn, theo dõi trạng thái thanh toán hoặc tích hợp với cổng thanh toán
Các tính năng tạo nên một cổng thông tin khách hàng tuyệt vời
88% khách hàng cho biết họ có nhiều khả năng mua lại sản phẩm của một thương hiệu dựa trên dịch vụ khách hàng tốt.
Cổng thông tin tự phục vụ khách hàng của bạn có thể là yếu tố khác biệt lớn nhất ở đây.
Với mọi thứ từ giao tiếp đến tài liệu được tập trung và minh bạch, nhóm của bạn sẽ tiết kiệm thời gian cho công việc quản trị viên. Khách hàng của bạn sẽ cảm thấy tự tin và được quan tâm. Và nếu bạn hỏi khách hàng của mình, họ sẽ thừa nhận rằng có điều gì đó kỳ diệu trong một cổng thông tin khách hàng tự phục vụ mượt mà, mang thương hiệu riêng, với thông điệp: “Chúng tôi đã hiểu. ”
Dưới đây là những điểm khác biệt của các cổng thông tin khách hàng xuất sắc:
- Thương hiệu tùy chỉnh: Thêm logo, màu sắc và phông chữ của bạn để tạo ra một không gian quen thuộc, giống như một phần mở rộng của thương hiệu bạn
- Quyền truy cập của người dùng: Chỉ cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào những gì họ cần — không hơn, không kém
- Khả năng truy cập trên thiết bị di động: Khoảng 80% người tiêu dùng cho rằng tốc độ, sự tiện lợi, sự trợ giúp am hiểu và dịch vụ thân thiện là những yếu tố quan trọng nhất trong trải nghiệm khách hàng tích cực. Có cổng thông tin khách hàng trên điện thoại di động sẽ giúp thực hiện tất cả những điều này. Đảm bảo khách hàng có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ, kiểm tra cập nhật hoặc tải lên tệp khi đang di chuyển
- Thông báo và cảnh báo: Giữ mọi người luôn cập nhật thông tin với tính năng nhắc nhở tự động, thay đổi trạng thái và tải lên mới
- Kiểm soát phiên bản: Không còn nhầm lẫn giữa các tệp “Final_v3_revised. pdf. ” Kiểm soát phiên bản giúp khách hàng của bạn dễ dàng truy cập phiên bản mới nhất và rõ ràng nhất
- Lịch sử truy cập: Xem ai đã truy cập gì và khi nào để đảm bảo tính minh bạch cho tất cả các bên
👀 Bạn có biết? Khái niệm về cổng thông tin khách hàng như chúng ta biết ngày nay có nguồn gốc sâu xa từ ngành luật. Các công ty luật là một trong những đơn vị đầu tiên yêu cầu một phương thức an toàn, có tổ chức và minh bạch để chia sẻ tài liệu bí mật và thông báo trạng thái vụ việc cho khách hàng — những nhu cầu mà email truyền thống hoặc hệ thống giấy tờ không thể đáp ứng đầy đủ.
Nhu cầu này đã dẫn đến việc tạo/lập các cổng thông tin khách hàng ban đầu, đóng vai trò là không gian kỹ thuật số an toàn để trao đổi tài liệu, cập nhật trường hợp và hợp lý hóa giao tiếp. Chúng giúp duy trì tính bảo mật nghiêm ngặt theo các yêu cầu đạo đức pháp lý.
Ví dụ về cổng thông tin khách hàng tốt nhất
Bây giờ, hãy đến với phần thú vị nhất — phần mềm cổng thông tin khách hàng thực sự mang các tính năng cổng thông tin tự phục vụ này vào cuộc sống. Từ trung tâm công việc tất cả trong một đến các công cụ quản lý khách hàng siêu chuyên biệt, đây là những gì các cổng thông tin tự phục vụ khách hàng hàng đầu trông như thế nào khi hoạt động.
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân theo quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và trung lập với nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực của sản phẩm.
Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
1. ClickUp – ứng dụng tất cả trong một cho quản lý khách hàng
Nếu bạn đang tìm kiếm một cổng thông tin khách hàng không chỉ hiển thị danh sách công việc, ClickUp , ứng dụng làm việc toàn diện, là giải pháp dành cho bạn. Đây không chỉ là một ứng dụng quản lý dự án khách hàng, mà còn là một cổng thông tin khách hàng và trung tâm làm việc tất cả trong một, kết hợp theo dõi công việc, chia sẻ tài liệu, trò chuyện thời gian thực, tự động hóa và giao tiếp với khách hàng trong một trải nghiệm mượt mà.
Điều gì làm ClickUp nổi bật? Đó là tính linh hoạt vô song. Bạn có thể tùy chỉnh mọi không gian làm việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng và phong cách làm việc của nhóm. Cho dù bạn là một công ty quảng cáo đang theo dõi các bản duyệt sáng tạo, một nhóm SaaS đang tiếp nhận khách hàng mới hay một công ty luật đang chia sẻ các tệp tin bảo mật, ClickUp đều có thể điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Bạn có thể cấp quyền truy cập khách cho khách hàng với các quyền truy cập chi tiết. Các chế độ xem ClickUp được chia sẻ như Danh sách, Bảng và Tài liệu cho phép khách hàng cộng tác trong thời gian thực, trong khi Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh hiển thị các chỉ số KPI và tiến độ theo định dạng trực quan, thân thiện với khách hàng.
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển nơi khách hàng có thể truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Điều này cho phép khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của họ, đặc biệt là khi họ ở các quốc gia khác nhau, thậm chí ở các lục địa khác nhau.
Với ClickUp, chúng tôi đã đi trước một bước và tạo ra các bảng điều khiển nơi khách hàng có thể truy cập và theo dõi hiệu suất, tình trạng sử dụng và các dự án trong thời gian thực. Điều này cho phép khách hàng cảm thấy kết nối với nhóm của họ, đặc biệt là khi họ ở các quốc gia khác nhau, thậm chí ở các lục địa khác nhau.
Cần thu thập ý kiến hoặc phê duyệt? Biểu mẫu ClickUp chuyển phản hồi trực tiếp thành các công việc có thể thực hiện, kèm theo ngày đáo hạn, người được giao và tự động hóa để mọi việc diễn ra suôn sẻ.
Với ClickUp Docs, bạn có thể xây dựng wiki khách hàng, hướng dẫn giới thiệu hoặc lộ trình dự án được hoàn thiện, liên kết chúng trực tiếp với các công việc và cột mốc.
Các bình luận được nhúng đảm bảo bối cảnh được giữ nguyên, và tính năng trò chuyện ClickUp Chat hoặc tích hợp email giúp cuộc hội thoại với khách hàng diễn ra trôi chảy.
Đối với các đại lý, nhà tư vấn hoặc freelancer phải xử lý nhiều khách hàng, Phân cấp dự án của ClickUp giúp bạn tách biệt các luồng công việc trong khi duy trì cấu trúc nhất quán.
Thêm ClickUp Brain để có bản tóm tắt, tổng hợp hoặc các bước tiếp theo được hỗ trợ bởi AI, và cổng thông tin khách hàng của bạn sẽ trở thành một trải nghiệm liền mạch, mang đậm dấu ấn thương hiệu mà khách hàng của bạn sẽ yêu thích.
Bạn cần tự động hóa các cập nhật lặp đi lặp lại hoặc thay đổi trạng thái? Tự động hóa ClickUp không cần mã cho phép bạn thiết lập các quy tắc tùy chỉnh để tự động thực hiện công việc, tiết kiệm hàng giờ đồng hồ cho việc điều phối dự án.
Hãy nghĩ đến các tính năng tự động theo dõi, thay đổi trạng thái khi công việc hoàn thành hoặc chỉ định người phụ trách khi biểu mẫu được gửi.
Nếu bạn quản lý nhiều khách hàng, ClickUp có thể đóng vai trò như một CRM nhẹ. Các Trường Tùy chỉnh mạnh mẽ của nó giúp tập trung tất cả thông tin chi tiết của khách hàng — cuộc gọi, sản phẩm giao, ngày gia hạn — trong một không gian thống nhất.
📮ClickUp Insight: 30% nhân viên tin rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 1–2 giờ mỗi tuần, trong khi 19% ước tính rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 3–5 giờ để tập trung vào công việc chuyên sâu.
Ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ cũng có ý nghĩa: chỉ hai giờ tiết kiệm mỗi tuần tương đương với hơn 100 giờ mỗi năm – thời gian có thể dành cho sáng tạo, tư duy chiến lược hoặc phát triển bản thân. 💯
Với AI Agents và ClickUp Brain của ClickUp, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tạo bản cập nhật dự án và chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các bước tiếp theo có thể thực hiện được — tất cả trong cùng một nền tảng. Không cần công cụ hoặc tích hợp bổ sung — ClickUp mang đến mọi thứ bạn cần để tự động hóa và tối ưu hóa ngày làm việc của bạn ở một nơi.
💫 Kết quả thực tế: RevPartners đã cắt giảm 50% chi phí SaaS bằng cách hợp nhất ba công cụ vào ClickUp—có được một nền tảng thống nhất với nhiều tính năng hơn, sự hợp tác chặt chẽ hơn và một nguồn thông tin duy nhất dễ quản lý và mở rộng hơn.
📖 Cũng nên đọc: Cách tạo bảng điều khiển khách hàng (+ ví dụ) | ClickUp
2. Notion – một cổng thông tin wiki trực quan cho hợp tác sáng tạo
Hoàn hảo cho các studio thiết kế, nhóm nội dung và người tạo nội dung độc lập, Notion giúp bạn xây dựng các cổng thông tin khách hàng đơn giản đến kinh ngạc, trông giống như một bảng tâm trạng kỹ thuật số và hoạt động như một trung tâm quy trình làm việc. Cho dù bạn muốn chia sẻ tiến độ, sắp xếp phản hồi sáng tạo hay gửi các liên kết quan trọng, Notion đều giúp bạn thực hiện một cách trực quan.
Giao diện kéo và thả của nó có nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể thiết kế một cổng thông tin — không cần mã, không có xích mích. Bạn cần lịch nội dung, trình theo dõi sửa đổi và thư viện tài nguyên? Bạn có thể tạo tất cả trên một trang với cấu trúc mô-đun, dựa trên khối, tùy chỉnh quyền truy cập và mời khách hàng của bạn bằng một liên kết rõ ràng. Họ không cần đăng ký và không có bất kỳ khó khăn nào trong việc sử dụng.
Các tính năng chính của Notion như một công cụ cổng thông tin khách hàng bao gồm:
- Chia sẻ trang với danh sách chuyển đổi, bảng Kanban và cơ sở dữ liệu
- Nhúng Tài liệu Google, video Loom, tệp Figma và hơn thế nữa để có bối cảnh hoàn chỉnh
- Đặt quyền truy cập để kiểm soát những gì mỗi khách hàng có thể xem
- Sử dụng các mẫu cổng thông tin khách hàng sẵn có để thiết kế luồng giới thiệu, biểu mẫu phản hồi và trung tâm tài nguyên
- Cộng tác trong thời gian thực với các bình luận và đề cập
Notion là lựa chọn lý tưởng khi bạn muốn kết hợp giữa hàm và thẩm mỹ, và khi khách hàng của bạn mong muốn cả hai điều này.
🧠 Thông tin thú vị: Cá nhân hóa là một công cụ thuyết phục mạnh mẽ dựa trên tâm lý học. Trong cuốn sách nổi tiếng Influence: The Psychology of Persuasion (Ảnh hưởng: Tâm lý học thuyết phục), Tiến sĩ Robert Cialdini nêu ra các nguyên tắc như thích, cam kết và tương hỗ — tất cả đều được kích hoạt khi cổng thông tin của bạn mang lại cảm giác được thiết kế riêng cho khách hàng. Khi khách hàng nhìn thấy tên, logo hoặc quy trình làm việc của họ được phản ánh trong một không gian, điều đó sẽ kích hoạt cảm giác sở hữu và sự tham gia. Kết nối cảm xúc đó giúp hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn, phản hồi nhanh hơn và lòng trung thành của khách hàng mạnh mẽ hơn.
3. HoneyBook – CRM kết hợp với cổng thông tin khách hàng
Được xây dựng cho các doanh nhân độc lập, những người sáng tạo và các chuyên gia dịch vụ như nhà tổ chức sự kiện, nhiếp ảnh gia, huấn luyện viên cuộc sống và nhà thiết kế, Honeybook cung cấp các cổng thông tin khách hàng thân thiện với người dùng và dễ điều hướng. Nền tảng này kết hợp CRM, theo dõi dự án, lập hóa đơn, đề xuất và thậm chí cả lập lịch trình vào một hệ thống duy nhất, mang lại cảm giác giống một trợ lý cá nhân hơn là một phần mềm.
Khách hàng nhận được các liên kết được tối ưu hóa, nơi họ có thể xem hợp đồng, ký hợp đồng, trả lời bảng câu hỏi và thậm chí gửi thanh toán mà không cần tài khoản. Bạn có thể hiển thị đầy đủ những gì đã được xem hoặc ký, cùng với quy trình công việc tự động thúc đẩy khách hàng tiến lên.
HoneyBook cũng hợp lý hóa việc liên lạc. Bạn có thể tạo các mẫu có thương hiệu, gửi nhắc nhở tự động và quản lý mọi thứ từ điện thoại của mình.
Các tính năng chính của Honeybook như một ứng dụng cổng thông tin khách hàng bao gồm:
- Xây dựng các cổng thông tin thương hiệu với các đề xuất, hóa đơn và hợp đồng
- Tự động hóa các công việc theo dõi, công việc tiếp nhận khách hàng mới và nhắc nhở
- Lên lịch cuộc gọi, thu tiền thanh toán và thu thập khách hàng tiềm năng một cách liền mạch
- Tái sử dụng các mẫu để tiết kiệm thời gian và duy trì tính nhất quán
- Quản lý luồng khách hàng của bạn qua thiết bị di động hoặc máy tính để bàn một cách dễ dàng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo mẫu quy trình giới thiệu để mỗi khách hàng đều có được trải nghiệm tiêu chuẩn vàng như nhau. Trong ClickUp, bạn có thể lưu toàn bộ danh sách công việc, dòng thời gian, tài liệu và biểu mẫu dưới dạng mẫu có thể tái sử dụng. Điều này đảm bảo tính nhất quán, tiết kiệm thời gian thiết lập và giúp các thành viên mới trong nhóm nhanh chóng bắt kịp tiến độ.
Khách hàng cũng nhận được sự chào đón chu đáo, liền mạch thay vì các danh sách kiểm tra rời rạc. Hãy coi đây là công cụ hữu ích để cung cấp dịch vụ có thể mở rộng.
4. SuiteDash – nền tảng cổng thông tin khách hàng dịch vụ đầy đủ
SuiteDash được thiết kế cho các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ như các cơ quan, công ty tư vấn, công ty luật và các công ty quy mô vừa muốn kiểm soát hoàn toàn mọi khâu trong hành trình của khách hàng, từ đăng nhập đến hóa đơn đến LMS.
Tạo bảng điều khiển mang thương hiệu, đường ống tùy chỉnh, nội dung có giới hạn, trò chuyện nội bộ, chữ ký điện tử, luồng tự động hóa quá trình tiếp nhận khách hàng và hơn thế nữa trong một công cụ quản lý khách hàng duy nhất.
Và đây không chỉ là một công cụ quản lý dự án cho cổng thông tin khách hàng của bạn. Bạn có thể sử dụng trung tâm dịch vụ kinh doanh này như một phần mềm cơ sở kiến thức, một nền tảng cung cấp khóa học, một CRM và một hệ thống lập hóa đơn. Bạn thậm chí có thể hạn chế các mô-đun cho từng khách hàng hoặc nhóm. Đây là loại công cụ hỗ trợ khách hàng mang lại quyền tự do hoàn toàn cho người dùng cao cấp, nhưng cần một số thiết lập ban đầu để hoạt động hiệu quả.
Các tính năng chính của Suitedash để hỗ trợ khách hàng bao gồm:
- Thiết kế bảng điều khiển mang thương hiệu riêng và hạn chế quyền truy cập khi cần thiết
- Xây dựng các kênh và theo dõi các giao dịch của khách hàng với CRM tích hợp sẵn
- Quản lý chữ ký điện tử, hóa đơn, đề xuất và công việc của khách hàng
- Khởi chạy các khóa học hoặc quy trình onboarding với hệ thống quản lý học tập (LMS) tích hợp sẵn
- Gửi tin nhắn an toàn và tạo trải nghiệm đăng nhập được cá nhân hóa
SuiteDash là lựa chọn tốt nhất cho các nhóm mở rộng quy mô và người dùng cao cấp muốn có trải nghiệm cổng thông tin toàn diện, mang đầy đủ thương hiệu để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
5. Cổng thông tin khách hàng – cổng thông tin đơn giản dựa trên WordPress
Bạn đã có một trang web WordPress và muốn một giải pháp dễ bảo trì nhưng vẫn chuyên nghiệp? Client Portal là một plugin thông minh, nhẹ, biến trang web của bạn thành một khu vực khách hàng an toàn. Nó được thiết kế riêng cho các freelancer, cơ quan nhỏ và nhà thiết kế muốn kiểm soát hoàn toàn mà không cần các công cụ tất cả trong một rườm rà.
Điểm hấp dẫn? Bạn không cần phải hướng dẫn khách hàng cách sử dụng. Chỉ cần gửi cho họ liên kết riêng tư. Họ sẽ được chuyển đến một trang sạch sẽ, được tùy chỉnh theo thương hiệu, nơi họ có thể xem các sản phẩm đã hoàn thành, theo dõi tiến độ và tải xuống tệp. Bạn quyết định họ sẽ xem gì và khi nào — và vì trang này được tự lưu trữ, bạn hoàn toàn kiểm soát dữ liệu và thiết kế của mình.
Thiết lập rất đơn giản và bạn chỉ cần thanh toán một lần. Bạn sẽ không tìm thấy các tính năng tự động hóa sâu hoặc trò chuyện trực tiếp, nhưng đó chính là điểm mấu chốt — nó được thiết kế để giữ sự tối giản. Đối với những người sáng tạo đã yêu thích WordPress, đây là công cụ hỗ trợ hoàn hảo cho cổng thông tin của họ.
Các tính năng chính của cổng thông tin khách hàng dựa trên WordPress này bao gồm:
- Cài đặt dễ dàng vào trang web WordPress hiện có của bạn
- Tùy chỉnh và gắn thương hiệu cho các trung tâm khách hàng riêng lẻ
- Đặt quyền truy cập để hiển thị và cập nhật tệp
- Trả một lần và không phải trả phí hàng tháng cho dịch vụ SaaS
- Giữ thiết lập của bạn nhẹ, an toàn và trong tầm kiểm soát của bạn
Công cụ này rất phù hợp cho các nhóm dựa trên WordPress muốn sự đơn giản, kiểm soát và thiết lập không cần đăng ký.
Bây giờ bạn đã có các công cụ, hãy cùng xem các bước xây dựng cổng thông tin khách hàng để giữ khách hàng hài lòng và kinh doanh phát triển.
Cách xây dựng cổng thông tin khách hàng từng bước
Xây dựng cổng thông tin khách hàng có vẻ như là một dự án công nghệ nặng nề, nhưng với các công cụ như ClickUp, việc này lại trở nên đơn giản đến bất ngờ. Khóa là biết bạn muốn cổng thông tin của mình đạt được điều gì và sử dụng các khối xây dựng phù hợp để hỗ trợ tầm nhìn đó.
Bước #1: Bắt đầu bằng cách làm rõ trường hợp sử dụng của bạn
Bạn đang tiếp nhận khách hàng mới? Chia sẻ cập nhật dự án trực tiếp? Đang theo dõi yêu cầu dịch vụ? Bạn càng rõ ràng về nhu cầu của mình, bạn sẽ càng dễ dàng thiết kế một cổng thông tin thực sự giải quyết được những vấn đề khó khăn nhất của bạn.
Hãy nghĩ về những khó khăn mà khách hàng của bạn gặp phải nhất. Là việc tuân thủ dòng thời gian? Phê duyệt thiết kế? Gửi phản hồi đúng hạn? Câu trả lời của bạn sẽ định hình cách bạn xây dựng.
Bước #2: Chọn nền tảng phù hợp
Một cổng thông tin tuyệt vời không chỉ hữu ích cho nhóm nội bộ của bạn mà còn mang lại cảm giác trực quan cho khách hàng. Mỗi lần nhấp chuột phải hướng họ đến sự rõ ràng, không gây nhầm lẫn. Hãy hướng đến bố cục gọn gàng, chú thích rõ ràng và mức độ truy cập phù hợp để họ cảm thấy được trao quyền, không bị quá tải
Điều quan trọng là chọn một nền tảng phù hợp với nhu cầu của nhóm và mong đợi của khách hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn phải xử lý nhiều công việc cùng lúc — dự án, tài liệu, phê duyệt, phản hồi — thì một nền tảng tất cả trong một mạnh mẽ như ClickUp là lựa chọn lý tưởng.
Công cụ Quản lý dự án ClickUp cho phép bạn lập bản đồ công việc, dòng thời gian, tài liệu và quy trình làm việc của khách hàng trong một không gian thống nhất, giảm sự lộn xộn khi chuyển đổi bối cảnh đồng thời tăng khả năng hiển thị. Từ lộ trình cấp cao đến công việc hàng ngày, công cụ này cho phép các nhóm kiểm soát hoàn toàn cách thức lập kế hoạch, theo dõi và giao công việc của khách hàng.
Stefani DiGiovanni, Chuyên gia Hệ thống tại Micro, cho biết:
Tôi tình cờ biết đến ClickUp khi đang tìm kiếm một Cổng thông tin khách hàng, không ngờ rằng nó lại trở thành Văn phòng ảo của chúng tôi vì nó có thể làm được rất nhiều việc. Nó thay thế nhiều phần mềm và chi phí khác, đồng thời có thể tùy chỉnh cho từng loại quy trình của nhóm chúng tôi. Tôi sử dụng nó cho mục đích cá nhân, công việc và đã giúp đỡ những người khác sử dụng nó. ClickUp cho cuộc sống!
Tôi tình cờ biết đến ClickUp khi đang tìm kiếm một Cổng thông tin khách hàng, không ngờ rằng nó lại trở thành Văn phòng ảo của chúng tôi vì nó có thể làm được rất nhiều việc. Nó thay thế nhiều phần mềm khác và chi phí, đồng thời có thể tùy chỉnh cho từng loại quy trình của nhóm chúng tôi. Tôi sử dụng nó cho mục đích cá nhân, công việc và đã giúp đỡ những người khác sử dụng nó. ClickUp cho cuộc sống!
Kinh nghiệm thực tế này tóm tắt lý do tại sao công cụ phù hợp lại quan trọng. Các nền tảng cổng thông tin khách hàng tốt nhất giúp hợp tác diễn ra suôn sẻ hơn và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
📮 ClickUp Insight: Một chuyên gia trung bình dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc, tức là hơn 120 giờ mỗi năm bị mất để tìm kiếm trong email, chủ đề Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp trong không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó. Hãy sử dụng ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin chi tiết và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết nhiệm vụ phù hợp trong vài giây, để bạn có thể ngừng tìm kiếm và bắt đầu làm việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp, tức là hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người, nhờ loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
Bước #3: Xây dựng cổng thông tin của bạn
Dưới đây là cách bắt đầu xây dựng cổng thông tin khách hàng trong ClickUp:
- Tạo một thư mục riêng cho mỗi khách hàng để lưu trữ các dự án, dòng thời gian và các sản phẩm đang hoạt động tại một địa điểm trung tâm
- Tổ chức quy trình công việc bằng Danh sách công việc để chia nhỏ công việc thành các giai đoạn, dịch vụ hoặc loại công việc riêng biệt, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ hơn
- Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ hợp đồng, bản tóm tắt, ghi chú cuộc họp và bộ tài liệu giới thiệu — tất cả đều có thể truy cập theo thời gian thực
- Giao Nhiệm vụ ClickUp với mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, người được giao và Trường Tùy chỉnh để theo dõi các chi tiết cụ thể như giai đoạn dự án, trạng thái thanh toán hoặc mức độ phê duyệt
- Hình dung tình trạng dự án thông qua Bảng điều khiển ClickUp bằng cách thêm thẻ và biểu đồ hiển thị trạng thái nhiệm vụ, khối lượng công việc, SLA của khách hàng và thời hạn sắp tới, giúp cả nhóm và khách hàng có thể hiển thị thông tin theo thời gian thực
- Thu thập thông tin đầu vào với Biểu mẫu ClickUp, tự động chuyển đổi bài nộp/gửi (như phiếu hỗ trợ, yêu cầu tài sản hoặc phản hồi) thành nhiệm vụ có thể thực hiện được
- Tự động hóa các cập nhật thường xuyên với Tự động hóa ClickUp —kích hoạt thay đổi trạng thái, gửi nhắc nhở hoặc tự động phân công công việc dựa trên ngày đáo hạn hoặc phản hồi biểu mẫu
Các khối xây dựng này kết hợp với nhau sẽ biến không gian làm việc ClickUp của bạn thành một cổng thông tin hướng đến khách hàng, hoạt động trơn tru, chiến lược và đơn giản.
Davide Mameli, Giám đốc đơn vị kinh doanh tại ICM. S (một bộ phận của Accenture), đồng ý:
Khách hàng có thể tạo phiếu yêu cầu liên quan đến dự án và trưởng nhóm của chúng tôi có thể nhanh chóng phản hồi và phân công nhiệm vụ. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian gửi email qua lại và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Việc giới thiệu khách hàng đến ClickUp rất đơn giản vì công cụ này rất thân thiện với người dùng.
Khách hàng có thể tạo phiếu yêu cầu liên quan đến dự án và trưởng nhóm của chúng tôi có thể nhanh chóng phản hồi và phân công công việc. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian gửi email qua lại và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Việc giới thiệu khách hàng đến ClickUp rất đơn giản vì công cụ này rất thân thiện với người dùng.
Bước #4: Sử dụng mẫu để thiết lập nhanh chóng
Đừng bắt đầu lại từ đầu mỗi khi bạn phải tiếp nhận khách hàng mới, khởi động dự án hoặc gửi thông tin cập nhật.
Mẫu ClickUp Customer Onboarding cung cấp cho bạn một quy trình làm việc sẵn sàng để lập bản đồ hành trình của khách hàng mới từng bước. Cho dù bạn đang xác định kết quả cần đạt được, tạo dòng thời gian hay phân công nhiệm vụ, mẫu này đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm thời gian cho việc thiết lập lặp đi lặp lại.
Sử dụng mẫu này để:
- Lập bản đồ hành trình giới thiệu với danh sách công việc tùy chỉnh
- Phân công trách nhiệm và thời hạn cho nhóm nội bộ của bạn
- Nhúng tài liệu, hợp đồng và tài liệu chào mừng của khách hàng vào công việc
- Tạo biểu mẫu để thu thập thông tin hoặc phản hồi của khách hàng tại một nơi
- Tùy chỉnh trạng thái và chế độ xem để phản ánh quy trình làm việc độc đáo của khách hàng
- Theo dõi tiến độ và tập trung giao tiếp với khách hàng bằng cách sử dụng nhận xét và thẻ
Đối với các dự án định kỳ hoặc khách hàng thường xuyên, phương pháp này sẽ mang lại sự thay đổi đáng kể!
Bước #5: Tập trung thông tin khách hàng với CRM
70% các nhà lãnh đạo dịch vụ khách hàng dựa vào một nguồn thông tin duy nhất trong công ty của họ.
Trước khi mời khách hàng vào cổng thông tin của bạn, điều quan trọng là phải đảm bảo mọi thứ bạn có thể cần để phục vụ họ được lưu trữ tập trung và dễ dàng truy cập. Điều này bao gồm danh bạ, hồ sơ dịch vụ, tiến độ giới thiệu và dòng thời gian giao dịch.
ClickUp CRM giúp bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng bằng cách cung cấp các đường ống tùy chỉnh, chế độ xem hồ sơ và tích hợp trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Sử dụng nó để:
- Hợp nhất thông tin chi tiết, ghi chú và thông tin liên lạc của khách hàng tại một nơi
- Theo dõi quá trình nhập môn, kết quả công việc và gia hạn cùng với các công việc của dự án
- Liên kết các mục CRM trực tiếp với tài liệu, nhận xét và quy trình công việc
- Chỉ định chủ tài khoản và các giai đoạn cho từng khách hàng
- Loại bỏ nhu cầu sử dụng các công cụ CRM bên ngoài đồng thời có được quyền kiểm soát hoàn toàn
Cho dù bạn đang quản lý năm hay năm mươi khách hàng, ClickUp CRM giúp bạn luôn đồng bộ và sẵn sàng phục vụ.
Bước #6: Chia sẻ quyền truy cập và hướng dẫn khách hàng
Ngay cả cổng thông tin được xây dựng tốt nhất cũng có thể thất bại nếu khách hàng không biết cách sử dụng. Sau khi thiết lập xong, hãy mời họ truy cập với tư cách khách và hướng dẫn họ những điều cơ bản.
Họ kiểm tra cập nhật ở đâu? Họ nên tải lên tài liệu hoặc để lại phản hồi ở đâu? Một Clip ClickUp đơn giản về hướng dẫn sử dụng được ghi lại trên màn hình hoặc hướng dẫn chào mừng nhanh chóng có thể biến những người dùng lần đầu tiên thành những cộng tác viên tự tin.
Mục tiêu là làm cho mọi tương tác trở nên suôn sẻ, để họ luôn gắn bó và ấn tượng ngay từ ngày đầu tiên.
ClickUp: Nơi khách hàng trở thành nhà vô địch
Khi mối quan hệ với khách hàng diễn ra suôn sẻ, mọi thứ khác cũng diễn ra nhanh hơn, từ dòng thời gian, phản hồi đến thanh toán. Và đó chính xác là những gì một cổng thông tin khách hàng được xây dựng tốt mang lại.
Từ việc hiển thị dòng thời gian trong một bảng điều khiển duy nhất đến việc sắp xếp các tài liệu, biểu mẫu và tin nhắn dành cho khách hàng trong một không gian làm việc, cổng thông tin khách hàng giúp loại bỏ sự phỏng đoán trong quá trình hợp tác. Các ứng dụng như ClickUp cho phép bạn vượt xa các “công cụ quản lý dự án cho khách hàng”. Chúng cung cấp cho bạn một trung tâm trải nghiệm hoàn chỉnh mà khách hàng của bạn sẽ thực sự thích sử dụng — từ hỗ trợ trực tiếp đến các tùy chọn tự phục vụ.
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với các chủ đề rải rác và các cuộc thảo luận bị bỏ lỡ trong các diễn đàn thảo luận trực tuyến, đã đến lúc tập hợp mọi thứ vào một nơi.
Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng cổng thông tin khách hàng hoạt động hiệu quả như công việc của bạn.