Khách hàng không yêu cầu nhiều; họ chỉ cần sự rõ ràng, cập nhật, dễ dàng truy cập thông tin và cách liên hệ với bạn khi cần. Nhưng những nhu cầu đơn giản này thường biến thành những email liên tục, các tệp tin rải rác và các cuộc họp về trạng thái công việc đi vòng vòng, gây ra sự thất vọng cho cả hai bên.
Cổng thông tin khách hàng được cấu trúc tốt sẽ tập trung mọi thứ để khách hàng luôn biết nơi để tìm cập nhật, tài liệu và giao tiếp.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo cổng thông tin khách hàng trong ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc! PS: Chúng ta sẽ xem xét một số mẫu sẵn sàng sử dụng để bạn có thể bắt đầu ngay lập tức. 💁
⏰ Tóm tắt 60 giây
Thực hiện các bước sau để tạo cổng thông tin khách hàng bằng ClickUp:
Bước #1: Thiết lập không gian dành riêng cho khách hàng bằng phương thức kỹ thuật số
Bước #2: Tập trung thông tin khách hàng với ClickUp Docs
Bước #3: Sắp xếp công việc và dự án của khách hàng
Bước #4: Cải thiện giao tiếp với khách hàng bằng ClickUp Chat
Bước #5: Xây dựng bảng điều khiển khách hàng để nghiên cứu dữ liệu thời gian thực với ClickUp Dashboards
Bước #6: Tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại với Tự động hóa ClickUp
Bước #7: Tích hợp các ứng dụng bên ngoài để cải thiện chức năng với Tích hợp ClickUp
Cổng thông tin khách hàng là gì?
Cổng thông tin khách hàng là một không gian an toàn, tập trung nơi các tổ chức và khách hàng có thể cộng tác, truy cập tài liệu, theo dõi tiến độ dự án và giao tiếp hiệu quả.
Cổng thông tin khách hàng được hệ thống hóa tránh email rải rác và ngăn ngừa hiểu lầm, và ClickUp giúp bạn dễ dàng thiết lập cổng thông tin phù hợp với quy trình làm việc của mình.
Không còn lo lắng về việc thông tin nhạy cảm rơi vào tay người khác. Với quyền truy cập có thể tùy chỉnh trong ClickUp, bạn có thể quyết định chính xác những gì khách hàng có thể xem và truy cập, giữ mọi thứ minh bạch mà không chia sẻ quá nhiều.
Từ theo dõi công việc đến cập nhật tự động, nền tảng này cung cấp các tùy chọn có thể tùy chỉnh để quản lý nhiều khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Việc triển khai cổng thông tin khách hàng có thể gặp phải những thách thức như tỷ lệ khách hàng chấp nhận thấp. Để khắc phục điều này, hãy truyền đạt những lợi ích của cổng thông tin, đưa ra các ưu đãi cho những người sử dụng sớm và cung cấp đào tạo kỹ lưỡng để đảm bảo khách hàng cảm thấy thoải mái và gắn bó với hệ thống mới.
Ai sử dụng Cổng thông tin khách hàng?
Các tổ chức như cơ quan, tư vấn, freelancer, công ty luật và nhà cung cấp dịch vụ tài chính sử dụng cổng thông tin khách hàng để chia sẻ thông tin mà không cần phải gửi email liên tục.
Dưới đây là một số ngành nghề sử dụng cổng thông tin này để quản lý dự án của khách hàng tốt hơn: ⚒️
- Các công ty tiếp thị và sáng tạo: Chia sẻ thông tin cập nhật dự án, tài sản thiết kế và phản hồi của khách hàng trong một không gian được tổ chức hợp lý
- Tư vấn viên và huấn luyện viên: Cung cấp cho khách hàng các kế hoạch có cấu trúc, theo dõi tiến độ và dễ dàng truy cập các tài nguyên
- Chuyên gia pháp lý và tài chính: Chia sẻ tài liệu nhạy cảm, hồ sơ vụ việc và báo cáo tài chính một cách an toàn đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng: Cung cấp cho khách hàng một trung tâm tự phục vụ để giải đáp thắc mắc, gửi yêu cầu hỗ trợ và giao tiếp thời gian thực
- Công ty CNTT và SaaS: Hợp lý hóa quá trình tiếp nhận khách hàng, yêu cầu tính năng và hỗ trợ liên tục thông qua một cổng duy nhất
- Công ty xây dựng và bất động sản: Cung cấp cho khách hàng thông tin cập nhật về bất động sản, hợp đồng và dòng thời gian dự án trong một môi trường có cấu trúc
Cách tạo cổng thông tin khách hàng trong ClickUp
Cài đặt cổng thông tin khách hàng bằng ClickUp CRM nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra rất đơn giản. Cho dù bạn cần một không gian đơn giản để chia sẻ tệp hay một trung tâm tương tác đầy đủ với các nhiệm vụ, cập nhật và tự động hóa, nền tảng này cho phép bạn xây dựng một cổng thông tin phù hợp với bạn và khách hàng của bạn.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để xây dựng một cổng thông tin hiệu quả. 👀
Bước #1: Thiết lập không gian dành riêng cho khách hàng trong ClickUp
Tạo một Không gian Làm việc ClickUp dành riêng để sắp xếp và truy cập tất cả thông tin liên quan đến khách hàng.
Đăng nhập vào ClickUp và tạo một Không gian Làm việc mới có tiêu đề 'Mẫu Cổng thông tin khách hàng' với một Thư mục cho mỗi khách hàng trong không gian làm việc hiện có của bạn.
Sau đó, bạn có thể nhập thông tin khách hàng hoặc dự án vào ClickUp chỉ bằng vài bước đơn giản.
Đảm bảo rằng dữ liệu được ánh xạ đến các Trường Tùy chỉnh cụ thể trong ClickUp để thông tin dự án được định dạng gọn gàng và sẵn sàng sử dụng.
Khi dữ liệu dự án đã sẵn sàng trong ClickUp, bạn hoặc khách hàng của bạn có thể sử dụng Chế độ xem tùy chỉnh, chẳng hạn như Xem dạng danh sách, để giúp thông tin dễ dàng quét hơn.
Mặt khác, Trạng thái tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn đánh dấu vòng đời dự án của khách hàng, chẳng hạn như 'Đang chờ xử lý', 'Đang tiến hành', 'Đang xem xét' và 'Hoàn thành'. Cân nhắc cài đặt quyền truy cập ngay từ đầu để kiểm soát những gì khách hàng có thể xem và chỉnh sửa. Điều này đảm bảo họ chỉ truy cập vào các công việc và tài liệu có liên quan.
🤝 Lưu ý: Áp dụng xác thực hai yếu tố (2FA) và đăng nhập một lần (SSO) để đảm bảo truy cập an toàn vào thông tin nhạy cảm. Điều này giúp xây dựng lòng tin của khách hàng về bảo vệ dữ liệu.
Bước #2: Tập trung tài liệu khách hàng
Mỗi cổng thông tin khách hàng cần có một cơ sở kiến thức có cấu trúc, nơi khách hàng có thể truy cập các tài nguyên thiết yếu như hướng dẫn và báo cáo. Thêm chế độ xem Tài liệu ở trên cùng, bên cạnh phần tổng quan, và lưu trữ tất cả các tài liệu thiết yếu ở đó.
Chỉ cần sử dụng các lệnh Slash trong chế độ xem Tài liệu để tạo hoặc nhúng tài liệu bằng ClickUp Docs. Nó hoạt động như một trung tâm tương tác để lưu trữ hợp đồng khách hàng, đề xuất, câu hỏi thường gặp và chính sách tại một nơi. Bạn cũng có thể xây dựng lộ trình dự án hoặc hướng dẫn giới thiệu để dễ tham khảo.
Từ việc nhúng nội dung đa phương tiện và liên kết với các tùy chọn định dạng phong phú đến việc thêm các công việc liên quan đến dự án cụ thể, Docs tập trung hóa cơ sở dữ liệu của bạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Mối quan hệ tài liệu để liên kết các tài liệu liên quan đến khách hàng giữa các công việc và dự án để điều hướng nhanh chóng.
Bước #3: Sắp xếp công việc và dự án của khách hàng
Quản lý công việc của khách hàng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn — các dự án khác nhau, ưu tiên thay đổi và danh sách công việc dài vô tận. Tạo Nhiệm vụ ClickUp để tạo cấu trúc linh hoạt để tổ chức các nhiệm vụ, dự án và phân công công việc nội bộ.
Tạo các công việc cụ thể cho các dự án khách hàng khác nhau với các cờ ưu tiên, người được giao và mô tả công việc để phân bổ tài nguyên dễ dàng. Mỗi công việc cũng có các công việc con và danh sách kiểm tra để giúp bạn chia nhỏ thành các bước có thể thực hiện được.
Ví dụ: một công ty quảng cáo kỹ thuật số có thể thiết lập danh sách kiểm tra công việc như "Phát triển trang web" với các công việc con như "Phê duyệt thiết kế", "Tải lên nội dung" và "Kiểm tra cuối cùng". Bạn cũng có thể bật tính năng phụ thuộc công việc để thực hiện theo trình tự. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian do chậm trễ và tránh được các tắc nghẽn có thể phòng ngừa trong quy trình làm việc của dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp màu sắc thương hiệu của công ty vào cổng thông tin khách hàng để tạo ra bản sắc thương hiệu thống nhất. Ngoài ra, sử dụng độ tương phản cao giữa màu văn bản và màu nền để tăng khả năng đọc. Bạn có thể sử dụng các màu nhẹ nhàng như xanh dương hoặc xanh lục cho nền để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp.
Bước #4: Cải thiện giao tiếp với khách hàng
Một cổng thông tin tuyệt vời giúp giao tiếp trở nên dễ dàng. Tích hợp ClickUp Chat, có sẵn trên thanh bên trái, để giữ cho các cuộc hội thoại diễn ra suôn sẻ mà không bị lạc trong các chủ đề email dài vô tận.
Tạo các kênh dành riêng cho các dự án, gửi cập nhật nhanh, thảo luận thời gian thực và sử dụng bình luận theo chủ đề để giữ mọi thứ liên quan đến các công việc phù hợp. Với tính năng thông báo tích hợp, không ai bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Đơn giản, liền mạch và ít lộn xộn hơn.
Dưới đây là một số cách khác để sử dụng Trò chuyện ClickUp:
- Chuyển tin nhắn thành công việc có thể thực hiện được với các chi tiết do AI tạo ra để đảm bảo trách nhiệm giải trình
- Liên kết các công việc, tài liệu ClickUp hoặc các tài nguyên khác có liên quan để dễ dàng truy cập
- Sử dụng Bài đăng để chia sẻ thông báo quan trọng và cột mốc quan trọng
- Bắt đầu SyncUps trực tiếp từ trò chuyện để có các cuộc họp khách hàng diễn ra suôn sẻ
📖 Cũng nên đọc: Phần mềm CRM B2B tốt nhất cho nhóm bán hàng
Muốn hợp tác tốt hơn với khách hàng của bạn? Sử dụng Bảng trắng ClickUp! Xem cách thực hiện. 👇🏼
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm Chế độ xem biểu mẫu ClickUp vào cổng thông tin khách hàng để quá trình tiếp nhận dự án trở nên có cấu trúc hơn và dễ theo dõi hơn.
Bước #5: Xây dựng bảng điều khiển khách hàng để nghiên cứu dữ liệu thời gian thực
Khách hàng thích sự rõ ràng.
Việc cho họ quyền truy cập vào bảng điều khiển khách hàng được cá nhân hóa có nghĩa là họ có thể kiểm tra các chỉ số quan trọng bất cứ lúc nào — không cần chờ đợi, không cần trao đổi email qua lại, chỉ cần thông tin cần thiết.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho khách hàng của bạn một vị trí hàng đầu để theo dõi các dự án của họ. Tạo giao diện tùy chỉnh với biểu đồ và số liệu theo yêu cầu để họ có thể kiểm tra cập nhật bất cứ khi nào cần. Chọn từ hơn 50 tiện ích tùy chỉnh để hiển thị tỷ lệ hoàn thành dự án và báo cáo tiến độ về các nhiệm vụ đang hoạt động hoặc thời hạn.
Muốn làm cho nó trở nên cá nhân hóa hơn? Thêm logo của họ, điều chỉnh màu sắc và sắp xếp các thẻ theo cách phù hợp với họ. Bạn cũng có thể thêm thẻ theo dõi thời gian để ghi lại số giờ có thể tính phí và chia sẻ bảng chấm công với khách hàng một cách chính xác.
Ví dụ: một công ty tư vấn có thể thiết lập bảng điều khiển hiển thị các cột mốc dự án, hóa đơn khách hàng và phân tích tương tác tại một nơi.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Sử dụng hình ảnh hoặc biểu tượng phù hợp để hướng dẫn người dùng sử dụng cổng thông tin, giúp phần mềm quản lý dự án cổng thông tin khách hàng của bạn trở nên hấp dẫn và tiện dụng.
Bước #6: Tự động hóa các quy trình công việc lặp đi lặp lại với ClickUp Automations
Hãy nghĩ về tất cả thời gian (và tiền bạc) bị lãng phí khi lặp đi lặp lại cùng một công việc — phân công công việc, gửi nhắc nhở và theo dõi hóa đơn. Chi phí sẽ tăng lên nhanh chóng. Với quy trình làm việc phù hợp, bạn có thể tự động hóa tất cả những công việc đó.
ClickUp Automations cho phép bạn tự động hóa quy trình làm việc, thiết lập kích hoạt và hành động, đồng thời quản lý các công việc lặp đi lặp lại như tiếp nhận khách hàng, theo dõi và gửi cập nhật dự án.
Ví dụ: bạn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận khách hàng mới. Khi một khách hàng mới được thêm vào không gian làm việc, ClickUp sẽ tự động tạo danh sách "Tiếp nhận khách hàng mới", phân công nhiệm vụ cho chuyên viên tiếp nhận, đặt ngày đáo hạn và thay đổi trạng thái nhiệm vụ.
Tôi tình cờ biết đến ClickUp khi đang tìm kiếm một Cổng thông tin khách hàng; tôi không ngờ rằng nó lại trở thành Văn phòng ảo của chúng tôi vì nó có thể làm được rất nhiều việc. Nó thay thế nhiều phần mềm và chi phí khác, đồng thời có thể tùy chỉnh cho từng loại quy trình của các nhóm trong công ty. Tôi sử dụng nó cho mục đích cá nhân và công việc, đồng thời giúp đỡ những người khác sử dụng nó. ClickUp cho cuộc sống!
Tôi tình cờ biết đến ClickUp khi đang tìm kiếm một Cổng thông tin khách hàng; tôi không ngờ rằng nó lại trở thành Văn phòng ảo của chúng tôi vì nó có thể làm được rất nhiều việc. Nó thay thế nhiều phần mềm và chi phí khác, đồng thời có thể tùy chỉnh cho từng loại quy trình của các nhóm trong công ty. Tôi sử dụng nó cho cả mục đích cá nhân và công việc, đồng thời giúp đỡ những người khác sử dụng nó. ClickUp cho cuộc sống!
Bước #7: Tích hợp các ứng dụng bên ngoài để có chức năng tốt hơn
Tích hợp bên thứ ba của ClickUp cho phép bạn kết nối cổng thông tin khách hàng với các công cụ thường được sử dụng để mang lại trải nghiệm mượt mà hơn. Điều này cho phép bạn đồng bộ hóa phần mềm ưa thích của khách hàng đồng thời nhấn mạnh sự quan tâm của bạn đối với sở thích của họ.
Bạn có thể sử dụng Tích hợp ClickUp để tích hợp với các công cụ khác như:
- Google Drive và Dropbox: Cho phép chia sẻ tệp an toàn và dễ dàng trong toàn tổ chức với các thư mục Google Drive được chia sẻ
- Microsoft Teams: Thông báo cho khách hàng về các cập nhật dự án trên nền tảng giao tiếp ưa thích của họ
- Công cụ CRM (HubSpot, Salesforce, v.v.): Đồng bộ hóa thông tin khách hàng để quản lý mối quan hệ khách hàng toàn diện
- Lịch Google: Đồng bộ hóa thời hạn với Lịch Google để tự động lập lịch
Ví dụ: một công ty luật có thể tích hợp Google Drive để lưu trữ hợp đồng và cuộc hội thoại với khách hàng, tự động liên kết chúng với các nhiệm vụ tương ứng trong ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực thi.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường phân tán và không hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi liền mạch các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ, để nhóm của bạn có thể hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
Mẫu Cổng thông tin khách hàng trong ClickUp
Các mẫu cổng thông tin khách hàng của ClickUp giúp hợp lý hóa giao tiếp với khách hàng và quản lý dự án. Có thể tùy chỉnh và thân thiện với người dùng, các mẫu này cung cấp một không gian tập trung để khách hàng truy cập chi tiết dự án, dòng thời gian và nhiệm vụ.
Hãy cùng xem một số tùy chọn bạn có thể sử dụng. 📝
1. Mẫu dịch vụ khách hàng ClickUp Quick Start
Mẫu Dịch vụ khách hàng khởi động nhanh ClickUp giúp hợp lý hóa các quy trình quản lý khách hàng của bạn một cách hiệu quả. Cách tiếp cận toàn diện đối với quản lý tài khoản khách hàng cho phép bạn xác định phạm vi yêu cầu và theo dõi tiến độ dự án một cách liền mạch.
Mẫu này bao gồm một dự án ví dụ, cung cấp tài liệu tham khảo thực tế để giúp bạn nhanh chóng hình dung cách áp dụng từng tính năng trong các tình huống thực tế.
Ngoài ra, wiki nhóm còn thúc đẩy việc chia sẻ kiến thức một cách suôn sẻ. Mẫu thân thiện với người dùng này tập trung vào các yếu tố khóa mang lại kết quả tuyệt vời và lý tưởng để cải thiện dịch vụ khách hàng mà không cần thiết lập phức tạp.
2. Mẫu ClickUp CRM
Mẫu ClickUp CRM cải thiện quản lý mối quan hệ khách hàng, cung cấp một cách có tổ chức để quản lý khách hàng tiềm năng và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng.
Cho dù bạn là một công ty mới thành lập hay một công ty đã có vị thế vững chắc, mẫu này cung cấp một cách có cấu trúc nhưng linh hoạt để theo dõi tương tác với khách hàng, tiến độ bán hàng, các sản phẩm đã hoàn thành và các hoạt động theo dõi mà không cần phải sử dụng các bảng tính rải rác hoặc các công cụ không kết nối với nhau.
Sắp xếp danh sách khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại, theo dõi tiến trình triển khai chiến dịch của bạn thông qua các chế độ xem biểu đồ linh hoạt. Mẫu CRM cũng cho phép bạn theo dõi mối quan hệ với khách hàng thông qua các chỉ số như điểm hài lòng, hợp đồng gia hạn và truy vấn đã giải quyết.
3. Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp
Mẫu hợp tác thành công với khách hàng của ClickUp theo dõi hành trình của bạn từ ý tưởng, thực hiện, đánh giá hiệu suất đến các biện pháp giữ chân khách hàng.
Bạn có thể thêm thẻ và công việc con trong các công việc để ghi chú ở các giai đoạn hợp tác khác nhau, như trong quá trình giới thiệu, kiểm tra hàng tháng, sau khi ký hợp đồng, v.v.
Theo dõi tỷ lệ thu hút và gia hạn khách hàng và thông báo cho nhóm của bạn về các lĩnh vực cần cải thiện khi giao dịch với khách hàng cụ thể. Bạn cũng có thể thêm biểu mẫu để thu thập dữ liệu khách hàng trong các giai đoạn dự án khác nhau và tạo hướng dẫn để hiểu rõ hơn về dự án.
⚙️ Phần thưởng: Truy cập các mẫu quản lý khách hàng bổ sung để bắt đầu tạo cổng thông tin khách hàng với nhiều tính năng.
Các phương pháp hay nhất để quản lý cổng thông tin khách hàng
Ngoài việc tối ưu hóa liên tục, một cổng thông tin khách hàng hiệu quả còn bao gồm các chiến lược quản lý khách hàng số hóa và khả năng tùy chỉnh không giới hạn.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất để tạo cổng thông tin khách hàng hiệu quả:
- Tùy chỉnh cổng thông tin theo nhu cầu của khách hàng: Tùy chỉnh bảng điều khiển, chế độ xem công việc và quyền truy cập để phù hợp với sở thích của khách hàng và yêu cầu của ngành, từ đó cải thiện mức độ tương tác và khả năng sử dụng
- Tự động hóa các tương tác thường ngày với khách hàng: Sử dụng Tự động hóa ClickUp để gửi cập nhật trạng thái, phân công nhiệm vụ và kích hoạt nhắc nhở, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo phản hồi kịp thời
- Giám sát hiệu suất và mức độ tương tác của cổng thông tin: Theo dõi hoạt động của khách hàng, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và phản hồi bằng Bảng điều khiển ClickUp để xác định những trở ngại tiềm ẩn và cải thiện hiệu quả
- Đảm bảo quyền truy cập an toàn và quyền truy cập dựa trên vai trò: Đặt quyền truy cập tùy chỉnh để kiểm soát hiển thị dữ liệu, chỉ cấp cho khách hàng quyền truy cập vào các tệp, dự án và thông tin liên lạc có liên quan
- Duy trì cập nhật và đánh giá thường xuyên: Lên lịch kiểm tra định kỳ để tinh chỉnh quy trình làm việc, cập nhật tài nguyên và cải thiện các tính năng của cổng thông tin dựa trên phản hồi của người dùng
- Đơn giản hóa giao tiếp với Trò chuyện ClickUp: Tập trung các cuộc thảo luận bằng cách gắn thẻ khách hàng trong nhận xét nhiệm vụ và sử dụng trò chuyện thời gian thực, giảm nhu cầu gửi email rải rác
⚙️ Phần thưởng: Khám phá một số bí quyết đã được thử nghiệm và kiểm chứng để theo dõi khách hàng một cách dễ dàng.
Mở cổng thành công với ClickUp
Cổng thông tin khách hàng được thiết kế tốt sẽ thúc đẩy sự minh bạch và tương tác tốt hơn với khách hàng. Các công cụ như ClickUp, ứng dụng đa năng cho công việc, cung cấp sự linh hoạt tối đa để tạo ra một trung tâm điều hành hiệu quả, phù hợp với nhu cầu của nhiều khách hàng.
Các tính năng của nó, như ClickUp Docs để quản lý kiến thức, Bảng điều khiển tùy chỉnh để theo dõi KPI và Trò chuyện để giao tiếp nội bộ và bên ngoài, đảm bảo mọi thứ luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.
Bạn cũng có được các mẫu sẵn có để duy trì mối quan hệ với khách hàng một cách dễ dàng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay. ✅