Mỗi dự án xây dựng luôn phải đối mặt với sự cân bằng giữa kiểm soát và hỗn loạn. Các nhà thầu phụ có thể hiểu bản vẽ theo cách khác nhau. Các nhóm thi công tại trường ghi chép cập nhật theo định dạng thuận tiện nhất tại thời điểm đó.
Thêm vào những khó khăn, mỗi nhóm trong công ty xây dựng có thể đang theo dõi chi phí theo cách khác nhau hoặc thông qua các bảng tính chia sẻ.
Phần mềm quản lý xây dựng giải quyết chính xác vấn đề này. Khi các ngành công nghiệp ngày càng được số hóa, các công ty xây dựng cũng cần một hệ thống duy nhất tích hợp kế hoạch, chi phí và cập nhật.
Tại sao lại như vậy? Một nền tảng tập trung đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan, từ văn phòng đến công trường, đều thực hiện công việc với cùng một thông tin theo thời gian thực.
Vậy, làm thế nào để chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng phù hợp với nhu cầu của bạn? Chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi này bên dưới.
⭐ Tính năng mẫu
Lập kế hoạch và hình dung toàn bộ quy trình từ bán hàng đến bàn giao dự án cuối cùng với mẫu Quản lý Xây dựng ClickUp. Xây dựng toàn bộ vòng đời dự án, từ giai đoạn tiền bán hàng và ý tưởng đến dòng thời gian dự án và bàn giao cuối cùng.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Phân chia dự án thành các giai đoạn như Chuẩn bị, Thi công và Kiểm tra để theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.
- Gán chủ sở hữu, thời hạn và mức độ tin cậy cho từng công việc để phát hiện rủi ro trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Danh sách, Gantt và Thời gian để đang theo dõi các phụ thuộc và duy trì độ chính xác của dòng thời gian dự án.
- Lưu trữ giấy phép, bản vẽ và thông số kỹ thuật trực tiếp trong các công việc hoặc tài liệu để các nhóm luôn thực hiện công việc theo phiên bản chính xác.
Phần mềm quản lý xây dựng là gì?
Phần mềm quản lý xây dựng là một nền tảng kỹ thuật số được thiết kế riêng cho ngành xây dựng. Nó giúp các nhóm lập kế hoạch, phối hợp và kiểm soát mọi giai đoạn của dự án xây dựng, từ ước tính và lịch trình đến báo cáo hàng ngày tại trường và bàn giao cuối cùng.
👀 Bạn có biết? Ngành xây dựng tài khoản gần 8% lực lượng lao động toàn cầu. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những ngành bị ảnh hưởng nặng nề nhất bởi tình trạng thiếu hụt lao động trên toàn thế giới!
Tại sao việc lựa chọn phần mềm quản lý xây dựng phù hợp lại quan trọng?
Câu hỏi quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm quản lý xây dựng là: Liệu nó có giúp bạn hoàn thành dự án nhanh hơn, an toàn hơn và với ít chi phí phát sinh hơn không?
Phần mềm quản lý xây dựng tốt giúp giảm thiểu sự thiếu sót trong giao tiếp giữa nhóm văn phòng và nhóm trường. Các nhà quản lý dự án, giám sát viên và nhà thầu phụ đều có công việc với cùng một bản vẽ, lịch trình cập nhật và các yêu cầu thông tin (RFIs) đã được phê duyệt.
Nó cũng giúp ngăn chặn việc vượt ngân sách nhờ khả năng hiển thị thời gian thực. Tại sao vậy?
Đầu tiên, phần mềm này đang theo dõi ngân sách, đơn đặt hàng thay đổi, giờ lao động, chi phí vật liệu, v.v. Vì vậy, khi nhóm tại trường cập nhật tiến độ hoặc số lượng, ngân sách sẽ tự động điều chỉnh, và các quản lý dự án có thể phát hiện sự chênh lệch ngay lập tức.
Mọi bản cập nhật đều được đồng bộ tự động cho tất cả các bên liên quan. Điều này cải thiện sự hợp tác và đảm bảo mọi người đều đồng bộ mà không cần đến những chủ đề email kéo dài hay khoảng trống trong giao tiếp.
Đang đánh giá các công cụ quản lý dự án xây dựng lần đầu tiên? Dưới đây là danh sách 5 ứng cử viên hàng đầu:
Các yếu tố khóa cần xem xét trước khi chọn phần mềm quản lý xây dựng
Phần mềm quản lý dự án phù hợp trở thành nền tảng quan trọng để hoàn thành dự án đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Dưới đây là những yêu cầu mà quản lý dự án xây dựng hiện đại đòi hỏi:
Phối hợp thời gian thực giữa công trường và văn phòng
Hầu hết các trễ hẹn không bắt đầu tại công trường—chúng xuất phát từ việc thiếu cập nhật và phê duyệt chậm trễ. Các công cụ xây dựng hiện đại phải đồng bộ hóa dữ liệu từ trường, thay đổi thiết kế và quyết định quản lý ngay lập tức để mọi người luôn đồng bộ trang.
Hiển thị toàn diện qua mọi giai đoạn và nhà thầu
Từ giai đoạn đấu thầu và mua sắm đến bàn giao, các nhà quản lý dự án xây dựng cần có chế độ xem tổng quan về tiến độ. Các công cụ như biểu đồ Gantt, công cụ theo dõi cột mốc và nhật ký thay đổi phạm vi giúp các nhóm hiểu rõ vị trí của từng dự án trong kế hoạch quản lý xây dựng.
Phát hiện rủi ro sớm để ngăn chặn các vấn đề dây chuyền.
Các cuộc kiểm tra trễ, thiếu vật liệu hoặc sự cố thời tiết có thể làm chậm dòng thời gian. Phần mềm thông minh giúp phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn thông qua cảnh báo, bảng điều khiển và đang theo dõi tự động hóa.
Các quy trình tuân thủ và an toàn tích hợp sẵn
Yêu cầu pháp lý và tuân thủ không thể là điều được xem xét sau cùng nữa. Hệ thống phù hợp sẽ tích hợp các biểu mẫu an toàn, nhật ký kiểm tra và tài liệu bắt buộc trực tiếp vào quy trình làm việc hàng ngày.
📚 Xem thêm: Phần mềm lập lịch thi công tốt nhất mà các nhà thầu sử dụng để duy trì tiến độ dự án một cách suôn sẻ.
Thân thiện với thiết bị di động
Tìm kiếm các tính năng ưu tiên cho thiết bị di động như danh sách kiểm tra kỹ thuật số, cập nhật hình ảnh, ghi âm thành công việc và hợp tác thời gian thực trên các yêu cầu thông tin (RFIs) và danh sách công việc còn lại (punch lists). Dù nhóm của bạn đang làm việc tại văn phòng hay ngoài trường, họ luôn có thể nhập thông tin chính xác và duy trì tiến độ dự án.
Các mẫu chuẩn hóa giúp tăng tính lặp lại
Các nền tảng cung cấp các mẫu quản lý xây dựng có thể tái sử dụng cho các quy trình khởi động dự án, yêu cầu thông tin (RFIs), nộp hồ sơ, đánh giá phạm vi và báo cáo kết thúc dự án giúp bạn áp dụng các thực hành tốt nhất trên các dự án và nhóm khác nhau.
👀 Chi phí của việc mở rộng phạm vi trong xây dựng là bao nhiêu? Hãy lấy Nhà hát Opera Sydney làm ví dụ cảnh báo. Ban đầu, dự án được ước tính trị giá $7 triệu và dự kiến hoàn thành trong 4 năm. Cuối cùng, nó tiêu tốn hơn $102 triệu và mất 14 năm để hoàn thành, vượt quá ngân sách hơn 14 lần.
Cách chọn công cụ quản lý xây dựng tốt nhất
Lựa chọn phần mềm quản lý xây dựng phù hợp đòi hỏi phải xem xét nhiều tính năng. Để giúp bạn đưa ra quyết định dễ dàng hơn, đây là những việc cần làm:
Bước 1: Bắt đầu với nhu cầu kinh doanh của bạn
Tạo bản đồ những thách thức lớn nhất trong dự án của bạn.
Có phải sự chậm trễ xảy ra vì việc cần làm là cập nhật bản vẽ bị lỗi thời? Việc đang theo dõi chi phí có nhất quán giữa các nhà thầu không? Các nhóm trường có phụ thuộc vào hình ảnh WhatsApp hoặc sổ ghi chép thủ công không?
Lập danh sách các tính năng không thể thiếu. Đó có thể là báo cáo di động, lập ngân sách, lập lịch trình hoặc quản lý phiên bản bản vẽ. Và các tính năng tiện ích như tích hợp mua sắm và báo cáo nâng cao được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Bước này giúp bạn lựa chọn các công cụ giải quyết các lỗ hổng trong quy trình làm việc của bạn.
Ngoài ra, hãy xem xét cách lựa chọn của bạn phù hợp với phương pháp triển khai dự án xây dựng ưa thích của bạn, dù đó là Design-Build, Design-Bid-Build hay Integrated Project Delivery.
Mỗi phương pháp có các giai đoạn trách nhiệm và hợp tác khác nhau. Phần mềm của bạn phải hỗ trợ cách công việc được chuyển giao, cách các nhóm làm việc cùng nhau và nơi rủi ro nằm ở đâu.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được khảo sát sử dụng ba công cụ trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với " sự bùng nổ ứng dụng " và quy trình làm việc phân tán.
Mặc dù có thể cảm thấy hiệu quả và bận rộn, nhưng thông tin của bạn đang bị phân tán giữa các ứng dụng, chưa kể đến việc gõ phím liên tục gây mệt mỏi. Brain MAX giúp bạn tập trung mọi thứ: chỉ cần nói một lần, các cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ chính xác tại vị trí phù hợp trong ClickUp. Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, không còn hỗn loạn—chỉ còn lại sự hiệu quả liền mạch và tập trung.
Bước 2: Đánh giá nhà cung cấp và việc cần làm phân tích so sánh.
Yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn bạn qua một buổi demo trực tiếp sử dụng một dự án mẫu từ lĩnh vực của bạn. Xem cách họ xử lý các quy trình làm việc thực tế, bao gồm các yêu cầu thay đổi, yêu cầu thông tin (RFIs), cập nhật công trường và ngân sách.
Yêu cầu bản dùng thử miễn phí hoặc trả phí, nơi bạn có thể nhập dữ liệu thực tế, tải lên bản vẽ và tài liệu, và tạo báo cáo hàng tuần. Như vậy, bạn sẽ thấy phần mềm xử lý độ phức tạp của công việc và các quyết định hàng ngày mà các quản lý dự án đưa ra tại công trường và văn phòng.
Ngoài ra, hãy kiểm tra khả năng tích hợp của phần mềm quản lý dự án xây dựng. Xem xét liệu nó có thể tích hợp với hệ thống công nghệ hiện có của bạn hay yêu cầu bạn phải mua thêm công cụ mới, điều chỉnh quy trình làm việc hoặc di chuyển dữ liệu. Điều này sẽ ảnh hưởng đến cả chi phí tổng thể và độ dễ dàng khi triển khai.
Cuối cùng, đánh giá tổng chi phí quyền sở hữu (TCO). Hãy tính đến chi phí thiết lập, triển khai và di chuyển, cùng với bất kỳ mô-đun tùy chỉnh hoặc tiện ích bổ sung nào bạn có thể cần. Đừng quên chi phí hỗ trợ hoặc bảo trì định kỳ, và cách chi phí thay đổi khi bạn thêm nhiều người dùng hoặc quản lý các dự án lớn hơn, phức tạp hơn.
Sau khi đã có danh sách các tính năng cần thiết, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng. Xem ý kiến của người dùng và các công cụ giải quyết các vấn đề chuyên biệt.
Tổng quan, bảng này tóm tắt các yếu tố cần xem xét cho phân tích so sánh:
| Tiêu chí | Tại sao điều này quan trọng | Công cụ lọc danh sách A | Công cụ B | Công cụ C |
| Dễ sử dụng / Giao diện người dùng (UI) | Trải nghiệm người dùng (UX) kém sẽ làm giảm tỷ lệ chấp nhận. | N | Y | N |
| Sử dụng trên thiết bị di động/ngoại tuyến | Các nhóm trường cần truy cập | Y | N | Y |
| Tích hợp với tài khoản | Ngăn chặn công việc trùng lặp | Y | Y | N |
| Chất lượng hỗ trợ và đào tạo | Giảm thiểu rào cản | N | Y | N |
| Hướng dẫn chi tiết về quy trình làm việc mẫu | Xác nhận sử dụng thực tế | (demo của nhà cung cấp) | (dùng thử) | (phiên bản thử nghiệm) |
| TCO (5 năm) | Chi phí trong suốt vòng đời | $X | $Y | $Z |
| Bảo mật và độ tin cậy | Bảo vệ dữ liệu & đảm bảo tính liên tục | Đáp ứng tiêu chuẩn ISO | — | Đáp ứng tiêu chuẩn |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo bảng so sánh nhà cung cấp trực tiếp trong ClickUp bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh. Tạo các trường cho các tiêu chí như độ dễ sử dụng, hiệu suất trên thiết bị di động, độ sâu tích hợp, chi phí, chất lượng hỗ trợ và tính năng lịch trình.
Gán điểm số hoặc đánh giá bằng menu thả xuống cho từng nhà cung cấp, tải lên ghi chú demo dưới dạng bình luận công việc và đính kèm tệp dùng thử hoặc ảnh chụp màn hình. Sử dụng chế độ xem bảng trong ClickUp để có cái nhìn tổng quan trên một màn hình về so sánh.
Bước 3: Thực hiện thử nghiệm khái niệm
Thử nghiệm các giải pháp phần mềm đã được lựa chọn.
Chọn một dự án đang triển khai làm dự án thử nghiệm. Hãy chọn một dự án có đủ các yếu tố phức tạp để thử thách phần mềm, nhưng không quá lớn đến mức không thể đang theo dõi kết quả.
Hãy tham gia cả nhân viên văn phòng và đội ngũ công trường, yêu cầu họ thực hiện các công việc hàng ngày trên nền tảng, chẳng hạn như lập lịch, chia sẻ tài liệu, yêu cầu thông tin (RFIs) và cập nhật ngân sách.
Khi thực hiện thử nghiệm, hãy xem liệu bạn có thể trả lời được các câu hỏi như:
- Các ngân sách, tài liệu và lịch trình có đang theo dõi dễ dàng hơn, hay mọi người vẫn quay lại với thói quen cũ?
- Người dùng mới có thể làm quen với phần mềm nhanh chóng mà không cần hướng dẫn chi tiết như thế nào?
- Nền tảng có cung cấp hiển thị toàn diện cho nhiều dự án hay chỉ dự án bạn đang thử nghiệm?
Ví dụ, khi sử dụng ClickUp cho quản lý dự án xây dựng, một người dùng chia sẻ:
Từ việc tạo bố cục cơ bản đến các đề xuất về thể tích và thiết kế xây dựng, tôi đang theo dõi mọi khía cạnh của quá trình tạo/lập, từ lựa chọn sàn, thiết kế cảnh quan đến sản xuất ánh sáng và tương thích kết cấu. Không có cách nào tôi có thể thực hiện công việc nhanh chóng và tập trung mà không có ClickUp giúp tôi tạo ra các danh sách công việc có cấu trúc và được tổ chức gọn gàng. Tôi biết những công việc nào đã được thực hiện và những gì còn chưa hoàn thành; Tôi có thể thêm bình luận, nhắc nhở và tài liệu vào từng công việc và theo dõi thời gian hoàn thành từng công việc và dự án. Tôi có thể tiếp tục nói mãi. Tôi YÊU ClickUp. Và Thật lòng, tôi thậm chí chưa sử dụng đến 30% khả năng của công cụ này. Nó có tính năng Gantt mà tôi đã thử nghiệm một chút, và tôi yêu MINDMAPS, chúng thật tuyệt vời, và còn nhiều hơn nữa…*
Từ việc tạo bố cục cơ bản đến các đề xuất về thể tích và thiết kế xây dựng, tôi đang theo dõi mọi khía cạnh của quá trình tạo/lập, từ lựa chọn sàn, thiết kế cảnh quan đến sản xuất ánh sáng và tương thích kết cấu. Không có cách nào tôi có thể thực hiện công việc nhanh chóng và tập trung mà không có ClickUp giúp tôi tạo ra các danh sách công việc có cấu trúc và được tổ chức gọn gàng. Tôi biết những công việc nào đã được thực hiện và những gì còn chưa hoàn thành; Tôi có thể thêm bình luận, nhắc nhở và tài liệu vào từng công việc và đang theo dõi thời gian hoàn thành từng công việc và dự án. Tôi có thể tiếp tục nói mãi. Tôi YÊU ClickUp. Và Thật lòng, tôi thậm chí chưa sử dụng đến 30% khả năng của công cụ này. Nó có tính năng Gantt mà tôi đã thử nghiệm một chút, và tôi yêu MINDMAPS, chúng thật tuyệt vời, và còn nhiều hơn nữa…
👀 Bạn có biết? Hơn một nửa lượng thép trên thế giới được sử dụng trong xây dựng. Trong số 1,8 tỷ tấn thép được sản xuất hàng năm, khoảng 52% được sử dụng để xây dựng các tòa nhà và hạ tầng của chúng ta .
ClickUp Hỗ Trợ Các Đội Ngũ Xây Dựng
Các nhóm xây dựng hiếm khi làm việc tại cùng một địa điểm. Luồng giao tiếp và quản lý tài liệu giữa các nhóm này không phải lúc nào cũng nhất quán, vì một số nhóm làm việc tại văn phòng trong khi những nhóm khác làm việc tại công trường.
Và sự không nhất quán đó có giá của nó. 50% nhà thầu báo cáo rằng đội ngũ của họ mất 1–3 giờ mỗi tuần cho các công việc không mang lại năng suất, như chờ đợi tài sản, tìm kiếm thông tin hoặc xử lý sự cố giao tiếp. Các công cụ phân tán và tài liệu bị thất lạc là một phần của vấn đề.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, là nền tảng vận hành thống nhất cho quản lý dự án xây dựng hiệu quả. Nó tích hợp kế hoạch, lịch trình, đang theo dõi chi phí, tài liệu, giao tiếp nhóm và báo cáo trường vào một không gian làm việc kết nối.
Hãy xem ClickUp for Construction Teams giúp cuộc sống (và công việc) của bạn trở nên dễ dàng hơn như thế nào.
Hỗ trợ dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp Brain là trợ lý dự án luôn sẵn sàng, được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp.
Dưới đây là cách ClickUp Brain hỗ trợ quy trình làm việc như một công cụ AI cho xây dựng:
- Trả lời và truy xuất tức thì: Truy cập nhanh chóng các bản vẽ mới nhất, giấy phép hoặc nhật ký kiểm tra chỉ với một lệnh, tiết kiệm hàng giờ so với việc phải lục lọi qua các tệp tin.
- Tóm tắt thông minh: Chuyển đổi nhật ký công trường, biên bản cuộc họp hoặc chuỗi bình luận thành các tóm tắt dễ hiểu để quản lý dự án và khách hàng có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng.
- Tạo báo cáo: Tự động tạo báo cáo tiến độ hàng tuần hoặc hàng tháng từ dữ liệu thời gian thực — bao gồm các cột mốc, chậm trễ, chênh lệch ngân sách và các phê duyệt đang chờ — sẵn sàng cho khách hàng hoặc ban lãnh đạo.
- Khả năng hiển thị rủi ro: Brain có thể quét qua các công việc để phát hiện các mục quá hạn, các phụ thuộc có nguy cơ hoặc các bất thường về ngân sách trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
⭐ Bonus: Nếu bạn đang tìm hiểu cách AI có thể tối ưu hóa quy trình làm việc trong xây dựng, Brain MAX cung cấp cho nhóm của bạn một trợ lý AI trên desktop.
Dưới đây là những gì Brain MAX mang lại:
- Doanh nghiệp Search cho phép bạn nhanh chóng truy cập bản vẽ, yêu cầu thông tin (RFIs), giấy phép, hình ảnh, nhật ký an toàn và các bản cập nhật trước đó từ bất kỳ đâu trong ClickUp.
- Talk-to-Text giúp chuyển đổi ghi chú giọng nói thành các công việc có cấu trúc, danh sách công việc cần hoàn thành hoặc nhật ký hàng ngày.
- Nhiều mô hình AI trong một nền tảng cho phép bạn chuyển đổi giữa các mô hình để tóm tắt tài liệu, soạn thảo báo cáo hoặc phân tích rủi ro dự án — giúp giảm thiểu công việc trùng lặp.
- Phản hồi dựa trên ngữ cảnh tạo RFIs, nhấn mạnh rủi ro và tóm tắt các cập nhật dựa trên thông tin dự án thực tế đã có trong không gian làm việc của bạn.
Quản lý lịch trình và thời hạn một cách dễ dàng
Trong không gian làm việc, nhiệm vụ ClickUp cung cấp cho các nhóm xây dựng một nền tảng duy nhất để đang theo dõi các thành phần khác nhau của các dự án đang triển khai. Mỗi nhiệm vụ có thể chứa các chi tiết như người được giao, ngày đáo hạn, thẻ, tệp đính kèm và bình luận.
Với các mối phụ thuộc được hiển thị rõ ràng, không có nguy cơ bỏ sót các bước quan trọng trong quy trình.
Một trong những ưu điểm lớn nhất của nhiệm vụ ClickUp là bạn có thể tạo các trạng thái tùy chỉnh ClickUp phù hợp với quy trình của mình. Bạn có thể thiết kế các giai đoạn phản ánh tiến độ của dự án xây dựng, chẳng hạn như Đã nộp để xem xét, Đã phê duyệt, Đang thực hiện, Lịch kiểm tra đã được lên kế hoạch và Hoàn thành.
⌛ Tiết kiệm thời gian: Kết nối ClickUp với các công cụ như QuickBooks, Slack, Google Drive và AutoCAD để tập trung các quy trình làm việc xây dựng. Với mọi thứ được đồng bộ tại một nơi thông qua tích hợp ClickUp, các nhóm sẽ dành ít thời gian hơn để chuyển đổi giữa các ứng dụng và nhiều thời gian hơn để đẩy mạnh tiến độ dự án.
Hiển thị quy trình làm việc theo hơn 15 cách khác nhau
Chọn từ hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh để hiển thị công việc theo cách phù hợp với bạn.
Khi bạn muốn xem cách tất cả các yếu tố này kết hợp với nhau, chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp Gantt mang đến cái nhìn tổng quan về dòng thời gian dự án của bạn.
Chế độ xem Bảng của ClickUp cho phép các nhóm thi công quản lý công việc đang theo dõi theo quy trình Kanban — hoàn hảo để theo dõi công việc giữa các nhóm thi công và nhà thầu phụ.
⭐ Bonus: Sử dụng ClickUp Theo dõi Thời Gian để ghi lại thời gian làm việc tại công trường hoặc văn phòng, ngay từ bất kỳ công việc nào. Để có cái nhìn tổng quan tốt hơn, nhóm các mục nhập thời gian theo nhà thầu, giai đoạn dự án hoặc loại công việc, giúp bạn xác định chính xác thời gian được sử dụng ở đâu và tối ưu hóa năng suất của đội ngũ.
Tập trung tài liệu
Sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ tài liệu của bạn. Từ giấy phép đến báo cáo hàng ngày, mọi thứ đều được tổ chức theo giai đoạn dự án và liên kết trực tiếp với nhiệm vụ cha.
Các tài liệu có thể chỉnh sửa, chia sẻ và hợp tác.
Nhóm của bạn có thể dễ dàng hợp tác bằng cách bình luận trên bản vẽ hoặc cập nhật thông số kỹ thuật theo thời gian thực, và tất cả các thành viên trong dự án xây dựng đều có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.
Hợp tác mượt mà từ bất kỳ đâu
ClickUp giúp tối ưu hóa hợp tác thời gian thực và đảm bảo mọi người luôn kết nối trong thời gian thực với các tính năng sau:
- Sử dụng bình luận để ghi lại cập nhật: Ghi chép tiến độ công trình và đề cập trực tiếp đến các thành viên cụ thể trong nhiệm vụ bằng tính năng Bình luận Được Giao của ClickUp. Ví dụ, ghi chú khi thép gia cố được giao hoặc khi kiểm tra hoàn tất để giảm bớt việc trao đổi không cần thiết giữa các thành viên trong nhóm.
- Giữ các cuộc hội thoại trong một nơi: ClickUp Trò Chuyện cho phép tạo các kênh dự án chuyên dụng và tin nhắn cá nhân giữa các bộ phận để tập trung giao tiếp về giấy phép, thay đổi của khách hàng hoặc phối hợp với nhà thầu phụ.
- Ghi lại điều kiện tại công trường: Ứng dụng di động ClickUp cho phép các nhóm tải lên hình ảnh về các vấn đề sửa chữa hoặc mối quan tâm về an toàn trực tiếp vào các công việc, giúp đưa ra quyết định tốt hơn và có cơ sở hơn. Điều này cung cấp cho nhân viên văn phòng bối cảnh ngay lập tức và hỗ trợ đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
- Chia sẻ hướng dẫn trong vài phút: Với ClickUp Clips, bạn có thể ghi lại màn hình hoặc giọng nói để trình bày các chỉnh sửa bản vẽ hoặc giải thích các thay đổi trong dòng thời gian. Điều này đặc biệt hữu ích cho các bên liên quan làm việc từ xa để hiểu rõ hơn mà không cần chờ đợi cuộc họp.
Tự động hóa các công việc thủ công có giá trị thấp
Trong lĩnh vực xây dựng, việc theo dõi từng công việc nhỏ, chẳng hạn như kiểm tra xem báo cáo hôm nay đã được gửi hay chưa hoặc giấy phép đã được phê duyệt hay chưa, là một công việc tốn nhiều thời gian.
Giới thiệu: ClickUp Tự động hóa.
Đây là công cụ tự động hóa không cần mã nguồn của ClickUp, giúp tự động hóa các tác vụ thủ công như gửi nhắc nhở, cập nhật trạng thái, phân công công việc và tự động chuyển tiếp phê duyệt.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Các đại lý ClickUp có thể tổ chức các cuộc họp hàng ngày cho bạn — cập nhật tiến độ công việc, xác định các rào cản, tóm tắt tiến độ và gắn thẻ chủ sở hữu tự động. Thay vì phải theo dõi cập nhật qua các đội ngũ hoặc công trường, nhóm của bạn sẽ nhận được cái nhìn tổng quan tức thì về những gì đang diễn ra và những gì cần chú ý.
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi chọn phần mềm quản lý xây dựng
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, việc biết những điều không cần làm cũng quan trọng không kém. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà các nhóm thường mắc phải khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án xây dựng:
Giả định rằng mã chi phí và trường ngân sách là 'tiêu chuẩn'
Nhiều nền tảng có các danh mục ngân sách cố định không phù hợp với cách nhóm tài chính của bạn mã dự án. Sự không khớp này dẫn đến hàng giờ làm việc thủ công để đối chiếu sau này vì chi phí dự án và tài khoản kế toán không bao giờ hoàn toàn trùng khớp.
✅ Giải pháp: Phần mềm phù hợp cho phép bạn tùy chỉnh mã chi phí, liên kết chúng với bảng tài khoản của bạn và đẩy dữ liệu trực tiếp vào phần mềm kế toán mà không gặp lỗi chuyển đổi.
2. Không kiểm tra quy trình RFI từ đầu đến cuối
Hầu hết người mua cho rằng "phần mềm xử lý RFIs" nhưng không kiểm tra cách thức thực hiện. Trong một số hệ thống, RFIs trở thành các công việc chung chung mà không có liên kết rõ ràng với bản vẽ, hợp đồng hoặc phản hồi. Điều này dẫn đến việc thiếu bối cảnh và phê duyệt trùng lặp.
✅ Giải pháp: Trong quá trình dùng thử, thực hiện một yêu cầu thông tin (RFI) trực tiếp qua hệ thống – từ việc tạo/lập yêu cầu tại hiện trường, qua các tệp đính kèm, phê duyệt và hoàn tất. Đảm bảo quy trình làm việc ghi lại toàn bộ lịch sử kiểm tra mà không cần thực hiện thêm bước nào.
⚡ Kho mẫu: Mẫu đề xuất thầu xây dựng miễn phí
3. Bỏ qua cách ghi chép và đang theo dõi các đơn đặt hàng thay đổi.
Một số phần mềm quản lý dự án ẩn các yêu cầu thay đổi trong tài liệu hoặc chủ đề email. Điều này có nghĩa là không ai nhìn thấy tác động đến ngân sách hoặc lịch trình cho đến vài tuần sau, khi đã quá muộn để điều chỉnh.
✅ Giải pháp: Tìm kiếm phần mềm quản lý xây dựng có hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ. Các yêu cầu thay đổi được xem như một loại đối tượng riêng biệt, kèm theo chi phí liên quan, dòng thời gian cập nhật và lịch sử phê duyệt có thể đang theo dõi song song với kế hoạch dự án chính.
4. Quên rằng các nhà thầu phụ thường thay đổi giữa chừng dự án
Phần mềm quản lý xây dựng có thể hoạt động tốt khi một đội ngũ ổn định sử dụng nó, nhưng nhiều nhà thầu phụ rời đi trước khi dự án hoàn thành. Nếu công cụ không xử lý việc onboarding và offboarding một cách trơn tru, quyền truy cập sẽ trở nên lộn xộn và các hồ sơ quan trọng có thể biến mất khi nhà thầu phụ rời đi.
✅ Giải pháp: Chọn công cụ quản lý dự án có quyền truy cập chi tiết, vai trò khách mời và khả năng chuyển giao công việc hoặc tệp tin một cách dễ dàng khi nhà thầu phụ thay đổi.
Tái định nghĩa quản lý dự án xây dựng với ClickUp
Nếu thách thức thực sự trong ngành xây dựng không phải là quy mô dự án, mà là cách thông tin di chuyển trong dự án? Kế hoạch thay đổi, chi phí biến động và cập nhật đến từ mọi nơi.
Không có nền tảng quản lý xây dựng, công việc sẽ chậm lại từ rất lâu trước khi sự chậm trễ đầu tiên xuất hiện tại công trường. ClickUp thay đổi điều đó (một cách triệt để).
Nó tập hợp lịch trình, chi phí, yêu cầu thông tin (RFIs) và cập nhật hàng ngày vào một nơi duy nhất, giúp các nhóm luôn đồng bộ và phối hợp hiệu quả.
Các chế độ xem và bảng điều khiển cung cấp cái nhìn rõ ràng từ trường đến văn phòng. Các mối phụ thuộc công việc và biểu đồ Gantt giúp duy trì dòng thời gian. ClickUp Brain tích hợp lớp trí tuệ nhân tạo (AI) để tìm kiếm câu trả lời từ dữ liệu dự án và cung cấp thông tin hữu ích khi bạn cần nhất.
Bây giờ là lúc bạn trải nghiệm nền tảng quản lý dự án xây dựng trong thực tế.