87% các nhà lãnh đạo trong ngành xây dựng cho biết các dự án của họ đang bị giám sát chặt chẽ hơn bao giờ hết.
Mặc dù một số người bằng cách nào đó vẫn hoàn thành công việc đúng hạn (có lẽ là nhờ siêu năng lực?), nhưng bí quyết thực sự nằm ở việc có một kế hoạch vững chắc.
Một Kế hoạch quản lý xây dựng (CMP) toàn diện là bản thiết kế giúp bạn luôn đi trước những trục trặc trong chuỗi cung ứng, tình trạng thiếu nhân công và những biến động bất ngờ của thị trường trước khi chúng làm dự án của bạn đi chệch hướng.
Tin vui là gì? Chúng tôi đã xây dựng một hướng dẫn hữu ích để giúp bạn tạo ra một Kế hoạch Quản lý Xây dựng (CMP) bao quát mọi giai đoạn – trước, trong và sau quá trình xây dựng.
Kế hoạch quản lý xây dựng là gì?
Kế hoạch quản lý xây dựng (CMP) là một lộ trình toàn diện, phác thảo cách thức quản lý một dự án xây dựng từ đầu đến cuối. Kế hoạch này nêu chi tiết các chiến lược, dòng thời gian, nguồn lực và quy trình công việc cần thiết để đảm bảo thực hiện suôn sẻ và hoàn thành dự án.
Ngoài việc lập kế hoạch xây dựng, nó còn dự đoán những thách thức tiềm ẩn, vạch ra các biện pháp ứng phó khẩn cấp và điều phối tất cả các bên liên quan — nhà thầu, kỹ sư và quản lý dự án — hướng tới các mục tiêu chung và kết quả thành công.
Tầm quan trọng của kế hoạch quản lý xây dựng trong lập kế hoạch dự án
Cho dù bạn muốn xây dựng một tòa nhà chọc trời hay một cửa hàng nhỏ, khung quản lý dự án xây dựng có thể giúp bạn lập kế hoạch phạm vi công việc và thiết lập tổng quan dự án.
Đây là lý do tại sao nó nên là ưu tiên hàng đầu của các chuyên gia xây dựng:
- Quản lý các yêu cầu của dự án: Đặt ra các cột mốc rõ ràng, ước tính phân bổ nguồn lực và xác định các công việc phụ thuộc lẫn nhau để tránh sự chậm trễ gây tốn kém
- Tránh chi phí dự án phát sinh thêm: Ngăn chặn việc vượt ngân sách bằng cách theo dõi chi phí và sử dụng tài nguyên với ước tính chi phí chi tiết
- Đảm bảo thực hành công việc an toàn: Phác thảo các quy trình an toàn, tuân thủ quy định và chiến lược giảm thiểu rủi ro để bảo vệ công nhân và dự án
- Thúc đẩy giao tiếp cởi mở: Tạo môi trường hợp tác cho các bên liên quan đến dự án và giảm thiểu hiểu lầm
- Giúp nhóm dự án tránh rủi ro: Dự đoán và giải quyết các trở ngại có thể xảy ra như thời tiết xấu hoặc thiếu vật liệu trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu Quản lý xây dựng ClickUp được thiết kế riêng cho các nhóm xây dựng để lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi mọi giai đoạn — từ trước khi xây dựng đến khi hoàn thành. Mẫu này bao gồm các danh sách sẵn sàng cho các công việc, RFI và danh sách công việc cần hoàn thành, cùng với biểu đồ Gantt, chế độ xem khối lượng công việc và theo dõi ngân sách — tạo nền tảng hoàn hảo cho một kế hoạch xây dựng chi tiết và thực tế.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Các thành phần chính của kế hoạch quản lý xây dựng
Kế hoạch quản lý xây dựng chi tiết bao gồm các giai đoạn khác nhau của dự án để đảm bảo tất cả các khía cạnh được lên kế hoạch và thực hiện một cách tỉ mỉ.
📌 Ví dụ: CMP sẽ nêu chi tiết lịch trình giao hàng thép (quản lý tài nguyên), thực hiện kiểm tra an toàn hàng ngày (quản lý an toàn) và phác thảo các biện pháp giảm tiếng ồn cho cộng đồng (kiểm soát môi trường) cho một dự án xây dựng cầu phức tạp.
Dưới đây là những nội dung chi tiết mà khung kế hoạch quản lý xây dựng (CMP) của bạn nên bao gồm:
- Phạm vi và mục tiêu dự án: Xác định những gì dự án sẽ đạt được, bao gồm các kết quả chính, dòng thời gian và tiêu chí thành công
- Vai trò và trách nhiệm: Chỉ định rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì để phân định trách nhiệm rõ ràng và giảm thiểu sự hiểu lầm
- Lịch trình và cột mốc dự án: Bao gồm các giai đoạn chính của dự án và thời hạn, sự phụ thuộc giữa các công việc và phương pháp theo dõi tiến độ
- Quản lý ngân sách và chi phí: Phân bổ chi phí cho vật liệu, lao động, thiết bị và giấy phép, cùng với quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh
- Quản lý rủi ro và chiến lược: Xác định các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp cho các tình huống xấu nhất
- Kế hoạch mua sắm và quản lý công trường: Lập kế hoạch bảo mật công trường, cơ sở vật chất tạm thời, quản lý hàng tồn kho và các hoạt động hậu cần khác như giao vật liệu và phân bổ nguồn lực
- Các biện pháp kiểm soát chất lượng: Đặt ra các tiêu chuẩn nhất quán cho việc kiểm tra vật liệu, quy trình kiểm tra và chất lượng tay nghề
- Khung giao tiếp và báo cáo: Lập kế hoạch tần suất báo cáo (nhật ký hàng ngày, cập nhật hàng tuần, báo cáo cột mốc) và cách các bên liên quan sẽ giao tiếp
- Kế hoạch quản lý chất thải: Tuân thủ các quy trình xử lý và tái chế chất thải để giảm thiểu tác động đến môi trường và tuân thủ các tiêu chuẩn xây dựng xanh
Phát triển kế hoạch quản lý xây dựng
60% dự án xây dựng trên toàn thế giới bị chậm tiến độ.
Một lý do chính là giao tiếp kém và thông tin phân tán. Sử dụng một nền tảng tập trung, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án xây dựng, có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc giải quyết thách thức này.
Và chúng tôi có ứng dụng tốt nhất dành cho bạn — ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc!
Nó kết nối các nhóm bằng cách tập trung hóa giao tiếp, cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực và cho phép theo dõi công việc một cách liền mạch. Ngoài ra, với các công cụ quản lý tài nguyên tích hợp, nó giúp đảm bảo các dự án của bạn luôn đúng tiến độ và ngân sách.
Phần mềm quản lý dự án xây dựng của ClickUp sắp xếp dữ liệu dự án vào một không gian duy nhất, tránh nhầm lẫn hoặc thiếu hiệu quả. Các tính năng của phần mềm cho phép bạn truyền tải phản hồi, chú thích tài liệu, kết nối với khách hàng và tạo dự toán bằng công thức tùy chỉnh.
Nhưng điều này chỉ mới là bước đầu.
ClickUp còn là đối tác AI hữu ích trong lĩnh vực xây dựng.
Dưới đây là đánh giá của người dùng từ G2 để bạn tham khảo trước khi chúng tôi cho bạn biết CHÍNH XÁC lý do tại sao bạn nên chọn ClickUp cho việc quản lý dự án xây dựng của mình.
Từ việc tạo bố cục cơ bản đến đề xuất khối lượng và thiết kế xây dựng, tôi phải theo dõi mọi khía cạnh của quá trình tạo/lập, từ các lựa chọn sàn và thiết kế cảnh quan đến sản xuất ánh sáng và tương thích cấu trúc. KHÔNG THỂ nào tôi có thể làm việc nhanh và tập trung như vậy nếu không có Clickup giúp tôi tạo danh sách có cấu trúc và sắp xếp gọn gàng. Tôi biết công việc nào đã được thực hiện và công việc nào còn phải thực hiện; Tôi có thể thêm nhận xét, nhắc nhở và tài liệu vào mỗi công việc và theo dõi thời gian tôi mất để hoàn thành từng công việc và toàn bộ dự án. Tôi có thể kể mãi không hết. Tôi YÊU Clickup. Và thành thật mà nói, tôi thậm chí còn chưa sử dụng đến 30% khả năng của công cụ này. Nó có tính năng GANTT mà tôi đã thử dùng một chút, và tôi rất thích MINDMAPS, thật tuyệt vời, và còn nhiều hơn nữa…
Từ việc tạo bố cục cơ bản đến đề xuất khối lượng và thiết kế xây dựng, tôi phải theo dõi mọi khía cạnh của quá trình tạo/lập, từ các lựa chọn sàn và thiết kế cảnh quan đến sản xuất ánh sáng và tương thích cấu trúc. KHÔNG THỂ nào tôi có thể làm việc nhanh và tập trung như vậy nếu không có Clickup giúp tôi tạo danh sách công việc có cấu trúc và sắp xếp gọn gàng. Tôi biết công việc nào đã được thực hiện và công việc nào còn phải thực hiện; Tôi có thể thêm nhận xét, nhắc nhở và tài liệu vào mỗi nhiệm vụ và theo dõi thời gian tôi mất để hoàn thành từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án. Tôi có thể tiếp tục nói mãi không hết. Tôi YÊU Clickup. Và thành thật mà nói, tôi thậm chí còn chưa sử dụng đến 30% khả năng của công cụ này. Nó có tính năng GANTT mà tôi đã thử dùng một chút, và tôi rất thích MINDMAPS, thật tuyệt vời, và hơn thế nữa…
Nhưng trước tiên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về cách lập kế hoạch quản lý xây dựng thành công với các công cụ phù hợp.
Bước 1: Xác định phạm vi dự án
Việc vạch ra rõ ràng các mục tiêu trước khi bắt đầu dự án xây dựng giúp đơn giản hóa quy trình làm việc phức tạp, thống nhất các bên liên quan từ sớm và đặt nền tảng cho một lịch trình thực tế, phù hợp với nguồn lực.
Khi tất cả mọi người, từ kiến trúc sư đến nhà thầu phụ, đều biết thành công là như thế nào, sẽ dễ dàng hơn để xác định các lộ trình quan trọng, phát hiện các sự chậm trễ tiềm ẩn và điều phối các mối phụ thuộc trước khi chúng trở thành các đơn đặt hàng thay đổi tốn kém
Trả lời các câu hỏi sau để xác định phạm vi cho một kế hoạch quản lý xây dựng hiệu quả:
- Các mục tiêu chính của dự án xây dựng là gì?
- Các sản phẩm chính (ví dụ: tòa nhà, cơ sở hạ tầng, tiện ích) là gì?
- Các hạn chế của dự án là gì (ngân sách, dòng thời gian, nguồn lực, quy định)?
- Cần có những mã xây dựng, luật phân vùng và giấy phép môi trường nào?
- Ai là các bên liên quan chính (khách hàng, kiến trúc sư, kỹ sư, nhà thầu phụ, chính quyền địa phương) và nhu cầu cụ thể của họ là gì?
Bạn có thể ghi lại tất cả ở một nơi bằng ClickUp.
🗂️ Bắt đầu bằng cách tạo Không gian hoặc Thư mục ClickUp cho dự án của bạn (ví dụ: “Xây dựng tòa nhà trung tâm thành phố”). Đây sẽ trở thành trung tâm tập trung tất cả các kế hoạch, tài liệu, dòng thời gian và công việc của bạn.
📜 Sử dụng ClickUp Docs để phác thảo các mục tiêu dự án cấp cao — mục tiêu ngân sách, kỳ vọng về dòng thời gian, phạm vi công việc, trách nhiệm của các bên liên quan, tiêu chuẩn an toàn hoặc tuân thủ, v.v.
Dưới đây là cách Tài liệu giúp các nhà quản lý xây dựng trong giai đoạn lập kế hoạch:
- Sử dụng các trang lồng nhau để cấu trúc thông tin thành các phần như 'Tổng quan về dự án', 'Ngân sách', 'Kết quả đầu ra' và 'Dòng thời gian'
- Đính kèm tệp đính kèm (ví dụ: bản đồ công trường, bản thiết kế và tài liệu quy định) để tham khảo nhanh
- Gán các mục hành động trực tiếp trong tài liệu (ví dụ: '@John, xác nhận giấy phép công trường')
- Chuyển đổi văn bản thành công việc có thời hạn và người được giao (ví dụ: 'Xin giấy phép môi trường' → giao cho nhóm tuân thủ)
- Tạo mẫu cho các quy trình công việc dự án xây dựng có thể lặp lại. 📌Ví dụ: người quản lý có thể tạo mẫu đấu thầu xây dựng trong ClickUp Docs và sử dụng lại mẫu này cho các dự án trong tương lai
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain để giúp bạn nhanh chóng soạn thảo dựa trên các dự án trước đây hoặc ghi chú đầu vào. Khả năng AI tạo ra nội dung, kết hợp với quyền truy cập vào nhiều LLM mới nhất của ChatGPT, Claude, Gemini, v.v., cho phép nó tổng hợp dữ liệu xây dựng phức tạp, tạo ra các mục tiêu dự án rõ ràng và có thể thực hiện được, thậm chí điều chỉnh giọng điệu và định dạng để phù hợp với mong đợi của khách hàng hoặc các tiêu chuẩn quy định.
Bước 2: Phát triển cấu trúc phân chia công việc chi tiết (WBS)
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn để đơn giản hóa việc thực hiện.
Để tạo một kế hoạch, hãy bắt đầu bằng cách:
- Xác định các giai đoạn chính của dự án xây dựng, ví dụ: chuẩn bị mặt bằng, móng, công việc kết cấu, lắp đặt MEP và hoàn thiện
- Chia nhỏ từng giai đoạn thành các nhiệm vụ ClickUp có thể quản lý được như đào đất, đổ bê tông và gia cố thép
- Thêm Trường Tùy chỉnh cho các mục như phân bổ ngân sách, giấy phép cần thiết, thời gian cung cấp vật liệu, nhà thầu phụ chính, v.v. Điều này cung cấp bối cảnh cho các công việc của bạn và đánh dấu các rủi ro ở giai đoạn đầu
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm xây dựng bằng cách xác định vai trò cho nhà thầu, kỹ sư và giám sát viên. Đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách được chỉ định rõ ràng trong ClickUp. Sử dụng cài đặt Người theo dõi để tất cả các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin mà không cần email hoặc cuộc họp riêng
📮ClickUp Insight: 37% công nhân gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, rời rạc. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính.
Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Bản đồ Tư duy ClickUp cung cấp một cách trực quan, tương tác và linh hoạt để tạo, chỉnh sửa và hoàn thiện WBS.
Sử dụng Bản đồ Tư duy ClickUp để:
- Động não các giai đoạn dự án trong Chế độ trống
- Tạo cấu trúc phân cấp để chia mỗi giai đoạn thành các công việc nhỏ hơn (ví dụ: 'Nền móng' → 'Đào đất' → 'Đổ bê tông')
- Tổ chức công việc với Chế độ bố cục lại
- Phân loại công việc bằng màu sắc (ví dụ: màu đỏ cho điện, màu xanh cho nền móng, màu xanh lá cây cho kiểm tra)
📌 Ví dụ: công việc "Lắp đặt hệ thống dây điện" có thể được liên kết với "Xin giấy phép điện" để chỉ ra rằng việc lắp đặt hệ thống dây điện không thể bắt đầu cho đến khi giấy phép được cấp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Muốn tạo WBS nhanh chóng? Hãy thử Mẫu phân chia công việc của ClickUp.
Tùy chỉnh phân cấp nhiệm vụ với các giai đoạn được tạo sẵn (như Thiết kế, Mua sắm, Thực hiện, Đảm bảo chất lượng). Sau đó, áp dụng Trường Tùy chỉnh cho chi phí, thời lượng và nguồn lực để bạn có thể phân tích phạm vi, ngân sách và dòng thời gian song song ngay từ ngày đầu tiên. Kết hợp với chế độ xem Gantt trong ClickUp để trực quan hóa các mối phụ thuộc và phát hiện sớm các điểm nghẽn.
Bước 3: Phát triển kế hoạch quản lý rủi ro
Bạn có thể xác định các mối nguy hiểm tiềm ẩn, đánh giá tác động của chúng và lập kế hoạch dự phòng tại đây.
Dự đoán các thách thức có thể xảy ra với những câu hỏi sau:
- Các rủi ro chính (trì hoãn do thời tiết, vấn đề chuỗi cung ứng, rủi ro an toàn) là gì?
- Làm thế nào để giảm thiểu những rủi ro này (nhà cung cấp dự phòng, đào tạo an toàn, thời gian dự phòng)?
- Kế hoạch ứng phó khẩn cấp cho các rủi ro nghiêm trọng là gì?
📌 Ví dụ, một dự án xây dựng có rủi ro cao gần sông có thể cần thêm các giải pháp thoát nước và biện pháp phòng chống lũ lụt để tránh gián đoạn công việc.
Bước 4: Lập kế hoạch phân bổ ngân sách và nguồn lực
Một ngân sách thực tế và phân bổ nguồn lực hiệu quả sẽ giúp tránh căng thẳng tài chính và đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ.
Các bước khóa cần bao gồm:
- Ước tính chi phí trực tiếp và không gian lưu trữ cho vật liệu và thiết bị
- Lập kế hoạch chi phí gián tiếp cho giấy phép, kiểm tra và các chi phí hành chính khác
- Dự trù thêm 5 đến 10% cho các chi phí phát sinh
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực để tránh vượt ngân sách
Bạn cũng có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp tại đây. Chúng cung cấp cho các nhà quản lý dự án xây dựng thông tin tài chính theo thời gian thực, giúp họ theo dõi chi phí, giám sát phân bổ nguồn lực và ngăn chặn việc vượt quá ngân sách. Bạn có thể kết nối các nhiệm vụ, theo dõi thời gian và dữ liệu chi phí trong ClickUp với Bảng điều khiển để hiển thị ngay lập tức cách ngân sách của bạn được phân bổ cho các gói công việc hoặc các giai đoạn.
Với bảng điều khiển, bạn có thể:
- Tạo thẻ ngân sách tùy chỉnh để theo dõi chi phí, chi phí kế hoạch so với chi phí thực tế và tốc độ tiêu thụ dự án
- Quản lý khối lượng công việc của nhóm và việc sử dụng thiết bị để tránh tình trạng phân bổ quá mức hoặc sử dụng không hiệu quả
- Sử dụng Thanh tiến độ và Biểu đồ Burnup để theo dõi xu hướng chi tiêu và báo hiệu sớm các khoản chi vượt quá ngân sách. Bạn thậm chí có thể tạo thẻ tùy chỉnh để theo dõi nhóm hoặc nhà thầu phụ nào đang đạt được ngân sách hoặc giới hạn thời gian
- Tự động hóa cảnh báo khi vượt quá ngân sách và kích hoạt yêu cầu phê duyệt khi chi phí vượt quá giới hạn định trước
- Theo dõi phạm vi tiếp cận và mức độ tương tác của kế hoạch tiếp thị xây dựng của bạn
👀 Bạn có biết? 14% công việc làm lại trong ngành xây dựng là do dữ liệu dự án kém.
Tìm hiểu cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án vững chắc trong video này:
Bước 5: Tạo dòng thời gian và lịch trình
Giữ dự án xây dựng đi đúng hướng và hoàn thành đúng thời hạn với lịch trình thực tế.
Dưới đây là những nội dung cần có trong lịch trình đề xuất của bạn:
- Các hoạt động quan trọng: Xác định các công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành dự án (bất kỳ sự chậm trễ nào trong các hoạt động này sẽ làm trì hoãn toàn bộ dòng thời gian của dự án)
- Công việc song song: Tối ưu hóa dòng thời gian dự án bằng cách xác định và lên lịch các công việc đồng thời (ví dụ: có thể bắt đầu thiết kế cảnh quan trong khi công việc hoàn thiện nội thất cuối cùng đang tiến độ)
- Thời gian dự phòng: Xem xét các yếu tố như nhiều lần kiểm tra, phê duyệt và thay đổi không lường trước vào lịch trình (ví dụ: thời gian xử lý giấy phép như phê duyệt môi trường)
Sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp để tạo dòng thời gian trực quan cho lịch trình đề xuất của bạn. Chúng giúp xác định các công việc quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn dự án, cho phép các nhóm tập trung nguồn lực vào những nơi quan trọng nhất.
Bạn cũng có thể xem tỷ lệ hoàn thành và cập nhật trạng thái của từng công việc và cột mốc để xác định rủi ro trước khi chúng trở thành sự chậm trễ.
Với giao diện kéo và thả, các nhà quản lý có thể điều chỉnh thời lượng công việc và sắp xếp lại các cột mốc để phù hợp với các ưu tiên thay đổi. Các phụ thuộc Finish-to-Start (Hoàn thành để bắt đầu) đảm bảo trình tự logic, chẳng hạn như yêu cầu bê tông phải đông cứng trước khi bắt đầu lắp khung.
📌 Ví dụ: nếu nhà cung cấp chậm trễ giao hàng khiến việc giao vật liệu bị trì hoãn một tuần, ClickUp sẽ tự động chuyển các công việc phụ thuộc và cập nhật dòng thời gian, đồng thời thông báo cho mọi người.
Bước 6: Thực hiện kế hoạch kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng kém có thể dẫn đến lỗi, tốn kém chi phí sửa chữa, trách nhiệm pháp lý và các rủi ro tiềm ẩn về an toàn. Một kế hoạch kiểm soát chất lượng được xác định rõ ràng sẽ chủ động xác định và giảm thiểu các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Dưới đây là những điểm cần lưu ý:
- Kiểm tra vật liệu: Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ngành, thông số kỹ thuật của dự án và các yêu cầu quy định (chất lượng vật liệu ảnh hưởng đến độ bền của công trình)
- Kiểm tra thường xuyên: Ngăn ngừa các lỗi chất lượng, rủi ro an toàn và sự chậm trễ dự án bằng các cuộc kiểm tra định kỳ của giám sát công trường và kỹ sư chất lượng
- Kiểm soát tài liệu: Lưu trữ hồ sơ cập nhật để giúp các nhóm theo dõi thay đổi, quản lý tranh chấp và cung cấp bằng chứng tuân thủ
📌 Bước cuối cùng, các nhà quản lý nên tạo danh sách kiểm tra bàn giao dự án xây dựng. Danh sách này giúp xác minh rằng tất cả các sản phẩm, tài liệu và kiểm tra cuối cùng đã hoàn thành trước khi bàn giao dự án cho khách hàng hoặc quản lý cơ sở.
Các cách thay thế để phát triển kế hoạch quản lý xây dựng
Nếu các bước trên có vẻ tốn quá nhiều thời gian và nỗ lực, Mẫu quản lý xây dựng ClickUp cung cấp một giải pháp nhanh hơn. Nó đơn giản hóa các quy trình công việc phức tạp bằng cách cung cấp các chế độ xem được tạo sẵn, các trường có thể tùy chỉnh và các công cụ cộng tác thời gian thực.
Với các chế độ xem Lịch, Danh sách, Bảng và Dòng thời gian tích hợp, các nhóm có thể dễ dàng phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ và điều chỉnh lịch trình.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng mẫu quản lý xây dựng này:
- Sử dụng chế độ xem Lịch và Dòng thời gian để đặt thời hạn thực tế, theo dõi các cột mốc và điều chỉnh lịch trình theo thời gian thực để tránh chậm trễ
- Với Trường Tùy chỉnh và Xem dạng danh sách tích hợp sẵn, các nhà quản lý có thể giám sát ngân sách, phân công lao động và mua sắm vật liệu để phân phối nguồn lực
- Chế độ xem Bảng cho phép các nhóm xây dựng phân công công việc, cập nhật trạng thái dự án và thông báo tiến độ trong nháy mắt, giảm thiểu sai sót trong giao tiếp
- Sử dụng tài liệu có sẵn và cập nhật thời gian thực để ghi lại các quy trình an toàn, danh sách kiểm tra tuân thủ và báo cáo sự cố
📌 Tương tự, ClickUp cung cấp nhiều mẫu ngân sách xây dựng để hiển thị chi tiết chi phí trong bảng tính thông minh. Các nhà quản lý có thể sử dụng chúng để theo dõi ước tính chi phí cho toàn bộ vòng đời dự án.
🧠 Thông tin thú vị: Gustave Eiffel, người tạo ra Tháp Eiffel, đã xây một căn hộ riêng tư cho mình trên đỉnh tháp.
Thực hiện kế hoạch quản lý xây dựng
Bây giờ chúng ta đã tạo kế hoạch quản lý xây dựng, hãy thảo luận về cách áp dụng kế hoạch này vào dự án.
1. Chiến lược quản lý công trường hiệu quả
Nếu không có chiến lược tại công trường, các công trường xây dựng sẽ trở nên hỗn loạn, kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều nguy hiểm. Các hướng dẫn rõ ràng giúp thiết lập các quy trình an toàn, chất lượng và giao tiếp. Về bản chất, chúng ảnh hưởng trực tiếp đến thành công hay thất bại của dự án.
Dưới đây là những việc bạn cần làm để triển khai chúng:
- Xác định các khu vực dành riêng cho lưu trữ vật liệu, vận hành thiết bị và di chuyển nhân viên để giảm thiểu ùn tắc và cải thiện an toàn
- Theo dõi việc giao hàng vật liệu và mức tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt và chậm trễ
- Thực hiện bảo trì định kỳ cho thiết bị để ngăn chặn sự cố hỏng hóc
2. Giám sát tiến độ và điều chỉnh kế hoạch trong quá trình xây dựng
Các dự án xây dựng hiếm khi diễn ra như dự kiến. Những thách thức bất ngờ, như sự chậm trễ do thời tiết, thiếu vật liệu hoặc thay đổi thiết kế, là không thể tránh khỏi.
Việc điều chỉnh kế hoạch theo thời gian thực cho phép các nhà quản lý dự án giảm thiểu những rủi ro này, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng tiến độ. Việc giám sát thường xuyên cung cấp dữ liệu quý giá về hiệu suất, cho phép đưa ra quyết định sáng suốt và điều chỉnh chủ động.
Bạn có thể sử dụng Chế độ xem Bảng ClickUp tại đây. Đây là công cụ quản lý quy trình công việc trực quan với bố cục kiểu Kanban, cho phép các nhóm tổ chức và theo dõi các công việc qua các giai đoạn khác nhau. Các công việc được trình bày dưới dạng thẻ trong các cột có thể tùy chỉnh cho các giai đoạn dự án khác nhau.
Với Chế độ xem Bảng ClickUp, bạn có thể:
- Sử dụng nhãn mã màu và thẻ ưu tiên để nhanh chóng xác định các công việc quan trọng hoặc các sự chậm trễ có thể xảy ra
- Đặt giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) trên các cột để tránh quá tải cho các nhóm và xác định các điểm nghẽn
- Quan sát nơi công việc đang tích tụ để xác định chính xác các lĩnh vực cần chú ý
- Đính kèm tệp và tài liệu vào thẻ để dễ dàng truy cập thông tin dự án
Tương tự, Chế độ xem dòng thời gian ClickUp cung cấp một biểu diễn tuyến tính và trực quan về các công việc và thời lượng của chúng. Nó hiển thị chúng dưới dạng các thanh ngang dọc theo dòng thời gian theo thứ tự thời gian, cho phép hiển thị rõ ràng các phụ thuộc, chồng chéo và xung đột lịch trình tiềm ẩn của các công việc.
Giống như phần mềm lập lịch xây dựng chuyên dụng, Chế độ xem dòng thời gian giúp theo dõi tiến độ so với thời hạn đã lên kế hoạch và thích ứng với những sự chậm trễ hoặc thay đổi không lường trước được.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tự động hóa ClickUp giúp bạn chủ động quản lý quy trình công việc xây dựng bằng cách:
- Phân công công việc tại công trường dựa trên tình trạng sẵn sàng và kỹ năng của công nhân
- Cài đặt kích hoạt để phân công lại công việc nếu một công việc được đánh dấu là "Bị trì hoãn" hoặc "Bị chặn"
- Gửi thông báo tự động cho quản lý dự án khi các cột mốc được hoàn thành
- Tự động tạo danh sách kiểm tra an toàn hàng ngày và phân công cho giám sát công trường
- Kích hoạt cảnh báo đặt hàng lại khi mức tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng đã đặt
3. Phối hợp giữa các nhóm và nhà thầu khác nhau
Các dự án xây dựng liên quan đến nhiều nhóm chuyên môn, mỗi nhóm có lịch trình và công việc riêng. Nếu không có sự phối hợp thích hợp, những nỗ lực riêng lẻ này có thể xung đột, dẫn đến chậm trễ, lỗi và tăng chi phí.
Các yếu tố quan trọng cần xem xét để giải quyết vấn đề này là:
- Tần suất chia sẻ thông tin cập nhật dự án là bao lâu?
Tần suất liên lạc phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án, kỳ vọng của các bên liên quan và bản chất của các cập nhật.
- Ai chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ?
Xác định rõ vai trò và trách nhiệm giúp tránh thiếu hụt thông tin và đảm bảo trách nhiệm giải trình.
- Các kênh nào sẽ được sử dụng cho việc giao tiếp?
Chọn kênh truyền thông phù hợp đảm bảo chia sẻ thông tin hiệu quả và khả năng tiếp cận cho tất cả các bên liên quan.
Trong hệ sinh thái ClickUp, sử dụng @đề cập trong các bình luận nhiệm vụ theo chủ đề để loại bỏ các chuỗi email hoặc cuộc gọi điện thoại dài dòng, đồng thời thông báo cho họ về các cập nhật, yêu cầu ý kiến hoặc giao nhiệm vụ cho họ.
📌 Ví dụ: nếu kế hoạch đấu dây thay đổi, giám sát công trường có thể gắn thẻ nhóm điện trực tiếp trong nhận xét công việc hoặc trong kênh Trò chuyện ClickUp có liên quan, đảm bảo hiển thị ngay lập tức và phản hồi nhanh hơn.
Khi một nhận xét yêu cầu một hành động cụ thể, chẳng hạn như "Kiểm tra vị trí cốt thép", người dùng có thể chỉ định trực tiếp thành viên nhóm hoặc nhà thầu có liên quan bằng cách sử dụng Nhận xét được chỉ định trong ClickUp.
Điều này tạo ra một nhiệm vụ rõ ràng, có trách nhiệm, có thể theo dõi, giải quyết và giám sát. ClickUp Assign Comments cũng loại bỏ sự mơ hồ của các bình luận đơn giản và biến chúng thành các bước hành động, đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình.
Thách thức và Giải pháp trong Quản lý Xây dựng
Các dự án xây dựng rất phức tạp, liên quan đến nhiều bên liên quan, thời hạn chặt chẽ, hạn chế về ngân sách và rủi ro khó lường. Để quản lý hiệu quả, hãy hiểu những thách thức này và chuẩn bị sẵn các giải pháp.
1. Lập kế hoạch cho các trễ hẹn và vượt ngân sách
Khi tiến độ bị chậm trễ, chi phí chắc chắn sẽ tăng lên do thời gian làm thêm, thuê thiết bị và các khoản phạt tiềm ẩn. Hậu quả có thể rất nghiêm trọng, phạm vi ảnh hưởng từ mối quan hệ với khách hàng căng thẳng đến tổn thất tài chính và tranh chấp pháp lý.
✅ Để giải quyết vấn đề này, các nhà quản lý có thể:
- Áp dụng hệ thống trực quan như Biểu đồ Gantt của ClickUp để theo dõi tiến độ và xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn
- Áp dụng quy trình quản lý thay đổi nghiêm ngặt bao gồm tài liệu chi tiết, phân tích tác động và sự phê duyệt của các bên liên quan cho tất cả các thay đổi
- Sử dụng phần mềm quản lý dự án cung cấp dữ liệu thời gian thực về tiến độ dự án, ngân sách và phân bổ nguồn lực
2. Thiếu hụt lao động và khoảng cách kỹ năng
Thiếu nhân sự có trình độ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và an toàn của dự án.
👀 Bạn có biết? 45% nhà thầu đã từ chối công việc vì không thể tìm được công nhân có tay nghề.
✅ Ngành xây dựng có thể:
- Cung cấp đào tạo tại chỗ và chương trình học việc để phát triển thợ lành nghề
- Hợp tác với các trường dạy nghề và công đoàn để thu hút nhân tài mới
- Sử dụng tự động hóa và chế tạo sẵn để giảm sự phụ thuộc vào lao động thủ công
3. Nguy cơ an toàn và tai nạn
Các sự cố an toàn gây ra thương tích và tử vong, dẫn đến chậm trễ dự án, tăng chi phí bảo hiểm và tổn hại danh tiếng. Đào tạo an toàn không đầy đủ, thiếu thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) phù hợp và quản lý công trường kém góp phần gây ra những rủi ro này.
✅ Để tạo môi trường an toàn hơn, các nhà quản lý cần:
- Thực hiện các buổi họp an toàn hàng ngày và các cuộc thảo luận về an toàn để củng cố các quy trình an toàn và giải quyết các nguy hiểm cụ thể
- Thực hiện chính sách trang thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) nghiêm ngặt và đảm bảo rằng tất cả nhân viên được trang bị đầy đủ và được đào tạo về cách sử dụng đúng cách các thiết bị an toàn
- Thực hiện các cuộc kiểm tra an toàn và đánh giá định kỳ để phát hiện và xử lý các nguy cơ tiềm ẩn một cách chủ động
🧠 Thông tin thú vị: Màu sắc "cam quốc tế" biểu tượng của Cầu Cổng Vàng? Đó là một sự tình cờ may mắn. Màu này không có trong bản thiết kế ban đầu, nhưng đôi khi những điều tốt nhất lại không được lên kế hoạch trước!
Xây dựng quy trình công việc dự án xây dựng của bạn với ClickUp
Quản lý dự án xây dựng không phải là công việc nhỏ — nó đòi hỏi lập kế hoạch chính xác, quản lý tài nguyên, hợp tác thời gian thực và khả năng thích ứng với những thách thức không lường trước được.
ClickUp thích ứng với những phức tạp này bằng cách cung cấp giải pháp tất cả trong một phù hợp cho các nhóm xây dựng.
Nền tảng này cung cấp mọi thứ trong một không gian duy nhất, từ công cụ hợp tác và thông tin chi tiết về dữ liệu thời gian thực đến công cụ AI cho xây dựng. Nó giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vì bạn không còn cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu quản lý có ý thức.