Dự án hiếm khi thất bại vì một sai lầm lớn. Thường thì đó là "chết vì ngàn vết cắt"; những vấn đề nhỏ và sự chậm trễ tích tụ lại mà không được chú ý. Trong nhiều trường hợp, tiền đề và thứ tự công việc chính là yếu tố giúp ngăn chặn điều đó xảy ra.
Trong quản lý dự án, tiền đề là một công việc phải hoàn thành trước khi công việc khác (tác vụ kế thừa) có thể bắt đầu. Các mối quan hệ phụ thuộc này rất quan trọng để tạo lịch trình thực tế, sắp xếp các hoạt động một cách logic và quản lý quy trình làm việc. Nếu làm đúng, kế hoạch của bạn sẽ có luồng suôn sẻ. Nếu làm sai, thì… bạn sẽ không thích những gì sắp xảy ra.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các tiền đề trong quản lý dự án, các loại tiền đề, các ví dụ thực tế và cách áp dụng chúng trong các dự án thực tế.
Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách ClickUp đơn giản hóa quy trình cài đặt chúng, giúp bạn sử dụng một cách hiệu quả.
⭐️ Tính năng mẫu
Mẫu bảng trắng dòng thời gian dự án ClickUp giúp hiển thị mối quan hệ tiền đề một cách trực quan và dễ hiểu. Thay vì phải nhìn chằm chằm vào công thức bảng tính, bạn có thể vẽ sơ đồ các công việc phụ thuộc vào nhau, phát hiện các điểm nghẽn trước khi chúng xảy ra và điều chỉnh dòng thời gian chỉ bằng cách kéo các kết nối.
Tiền nhiệm trong quản lý dự án là gì?
Các công việc tiền đề trong quản lý dự án là những công việc phải hoàn thành trước khi các hoạt động khác có thể bắt đầu. Chúng tạo ra các chuỗi logic xác định thời điểm nhóm của bạn có thể bắt đầu công việc cụ thể.
Mỗi tiền đề thiết lập mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động. Bạn không thể khởi chạy một chiến dịch tiếp thị trước khi sản phẩm tồn tại, và các nhà phát triển không thể kiểm thử mã nguồn chưa được viết. Những hạn chế này phản ánh luồng công việc trong thực tế.
Các tiền đề quan trọng vì chúng:
- Ngăn chặn các nhóm bắt đầu các công việc không thể thực hiện và lãng phí tài nguyên vào các mốc thời gian không thực tế.
- Xác định đường dẫn quan trọng của dự án (dãy công việc phụ thuộc có thời gian thực hiện dài nhất, quyết định dòng thời gian tổng thể của dự án)
- Giúp phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn trước khi chúng làm gián đoạn tiến độ.
- Tối ưu hóa quyết định phân bổ tài nguyên để duy trì các luồng công việc diễn ra hiệu quả.
Công việc tiền nhiệm so với công việc hậu nhiệm
Hãy tìm hiểu sự khác biệt giữa các công việc tiền nhiệm và hậu nhiệm. 👇
| Tính năng | Công việc tiền đề | Công việc kế thừa |
| Định nghĩa | Công việc phải bắt đầu hoặc hoàn thành trước tiên | Công việc phụ thuộc vào thời điểm bắt đầu hoặc hoàn thành đúng hạn của công việc tiền đề. |
| Loại phụ thuộc | Độc lập cho đến khi được liên kết | Phụ thuộc vào tiền nhiệm |
| Ảnh hưởng đến lịch trình | Xác định thời gian của dự án kế thừa | Thời gian bị giới hạn bởi tiền nhiệm |
| Kiểm soát | Có thể lên lịch linh hoạt | Lịch trình phụ thuộc vào tiến độ của tiền nhiệm. |
| Ví dụ | Soạn thảo tài liệu thiết kế | Kiểm tra và phê duyệt thiết kế |
| Hiển thị | Thường kích hoạt các cảnh báo hoặc thông báo. | Thường được theo dõi để xác định sẵn sàng bắt đầu. |
Các loại phụ thuộc công việc (Tiền nhiệm)
Mỗi dự án có bốn cách để các công việc kết nối với nhau, và việc lựa chọn đúng cách có thể giúp tiết kiệm hàng tuần cho lịch trình dự án của bạn.
Dưới đây là cách hoạt động của từng mối phụ thuộc. ⚒️
Phụ thuộc từ hoàn thành đến bắt đầu (FS)
Sự phụ thuộc này tạo ra quy trình làm việc dự đoán được nhất: Công việc A hoàn thành hoàn toàn, sau đó Công việc B bắt đầu.
Việc xây dựng một trang web thương mại điện tử tuân theo mô hình này một cách hoàn hảo. Nhóm nội dung của bạn dành ba tuần để viết mô tả sản phẩm cho 2.000 mục, tạo bảng tính cuối cùng và chuyển giao cho các nhà phát triển. Chỉ sau đó, các nhà phát triển mới có thể bắt đầu mã hóa tính năng danh mục sản phẩm.
Mỗi mô tả sản phẩm cần được hoàn thiện vì thuật toán tìm kiếm phụ thuộc vào các từ khóa cụ thể và định dạng.
Mặc dù phương pháp này loại bỏ các vấn đề về phối hợp, nó cũng tạo ra các dòng thời gian dài nhất có thể. Các nhóm thường phải chờ đợi trong thời gian chuyển giao, chứng kiến các mốc thời gian trôi qua trong khi chờ đợi các công việc tiền đề hoàn thành hoàn toàn.
🧠 Thú vị: Biểu đồ Gantt, hiện nay phổ biến trong các công cụ lập lịch dự án, có nguồn gốc từ đầu thế kỷ 20. Đáng chú ý, một kỹ sư người Ba Lan tên Karol Adamiecki đã tạo ra một phiên bản tương tự (ông gọi nó là harmonogram) vào khoảng năm 1896. Tuy nhiên, vì ông xuất bản bằng tiếng Ba Lan và tiếng Nga, nó không được công nhận rộng rãi trên toàn thế giới như các biểu đồ sau này của Henry Gantt.
Phụ thuộc từ đầu đến đầu (SS)
Tính năng phụ thuộc này cho phép công việc thứ hai bắt đầu ngay khi công việc đầu tiên bắt đầu, mặc dù cả hai vẫn tiếp tục chạy song song. Các nhà quản lý dự án giỏi sử dụng tính năng này để điều chỉnh dòng thời gian mà không làm gián đoạn quy trình làm việc logic.
Ví dụ, Spotify ra mắt một loạt podcast mới bằng cách bắt đầu quảng bá trên mạng xã hội ngay từ ngày bắt đầu ghi âm. Đội ngũ tiếp thị tạo các bài đăng teaser sử dụng tiêu đề tập và tên khách, tạo sự mong đợi cho khán giả trong khi đội ngũ sản xuất tiếp tục ghi âm các tập còn lại.
Tuy nhiên, công việc phụ thuộc cần có đủ thông tin ban đầu để tiến hành một cách năng suất. Nếu không, nhóm sẽ lãng phí thời gian đoán mò hoặc quay lại từ đầu khi chi tiết thay đổi.
Phụ thuộc từ đầu đến cuối (FF)
Loại phụ thuộc này tối ưu hóa năng suất của nhóm thông qua việc thực hiện công việc song song đồng thời duy trì các điểm kiểm tra chất lượng. Cả hai công việc dự án được thực hiện đồng thời, nhưng công việc tiếp theo không thể hoàn thành cho đến khi công việc tiền nhiệm hoàn thành.
Đối tượng/kỳ/phiên bản, các trung tâm hoàn thiện đơn hàng của Amazon minh họa cách các phụ thuộc dự án FF được áp dụng trong thực tế. Nhân viên đóng gói bắt đầu đóng gói đơn đặt hàng của khách hàng ngay khi nhân viên lấy hàng bắt đầu thu thập các mục từ kệ. Cả hai nhóm làm việc đồng thời suốt cả ngày, nhưng không có gói hàng nào được đưa ra khỏi tòa nhà cho đến khi nhân viên lấy hàng xác nhận đã thu thập đúng mọi mục và hoàn thành danh sách kiểm tra chất lượng của họ.
Phương pháp này giúp mọi người duy trì năng suất làm việc đồng thời ngăn chặn việc hoàn thành công việc quá sớm, điều có thể ảnh hưởng đến tiêu chuẩn chất lượng hoặc gây ra những sai lầm tốn kém sau này.
🔍 Bạn có biết? Năm 1958, cả Phương pháp Đường dẫn Quan trọng (CPM) và Kỹ thuật Đánh giá và Kiểm tra Chương trình (PERT) đều được phát triển gần như cùng lúc. CPM do DuPont và Remington Rand phát triển, còn PERT do Hải quân Hoa Kỳ, Lockheed và Booz Allen Hamilton phát triển cho dự án tên lửa Polaris.
Phụ thuộc từ đầu đến cuối (SF)
Loại phụ thuộc hiếm nhất và chuyên biệt nhất xuất hiện khi các chuyển đổi liền mạch là điều tuyệt đối cần thiết. Một công việc phải bắt đầu trước khi công việc khác có thể kết thúc, đảm bảo không có khoảng trống nào trong các hoạt động quan trọng.
Khi Chase nâng cấp cơ sở dữ liệu tài khoản khách hàng, hệ thống cũ phải tiếp tục xử lý các giao dịch gửi tiền, rút tiền và chuyển khoản cho đến 11:59 tối vào ngày chuyển đổi. Hệ thống cũ không thể tắt cho đến khi hệ thống mới bắt đầu hoạt động vào nửa đêm, nhằm tránh bất kỳ gián đoạn nào trong dịch vụ ngân hàng của khách hàng.
Hầu hết các nhà quản lý dự án trong công việc suốt sự nghiệp mà không gặp phải các phụ thuộc SF, nhưng khi tính liên tục hoạt động là không thể thương lượng, mối quan hệ tiền đề này trở nên không thể thiếu.
📮 ClickUp Insight: Các công việc ẩn không phải là tiếng ồn nền vô hại; chúng là những kẻ phá hoại năng suất tích cực. Có tới 21% nhân viên cho biết các công việc này làm chậm tiến độ công việc của họ, và 14% cho rằng họ không thể duy trì sự tập trung.
Việc chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ làm phân tán sự tập trung và phá hủy khả năng thực hiện công việc sâu sắc, có tác động lớn.
Bảo vệ sự tập trung quý giá của nhóm với các tính năng trực quan của ClickUp như Ưu tiên Nhiệm vụ, Chế độ Cá nhân và Mối quan hệ Nhiệm vụ. Khi các công việc quan trọng luôn được ưu tiên hàng đầu, nhóm cuối cùng có thể đạt được năng suất không bị gián đoạn. 🧘🏾♀️
Cách sử dụng tiền đề trong quản lý dự án
Khi được hoàn thành đúng cách, các tiền đề trong quản lý dự án sẽ biến dòng thời gian dự án của bạn thành một công cụ mà mọi thành viên trong nhóm có thể tin cậy.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để sử dụng chúng. 🧑💻
Bước #1: Chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, có thể thực hiện được.
Các tiền đề chỉ công việc khi các khối được xác định rõ ràng. Một công việc mơ hồ có thể gây nhầm lẫn, trong khi các công việc chi tiết giúp các kết nối trở nên rõ ràng.
Giả sử bạn đang có kế hoạch cho việc ra mắt một podcast. Viết "Sản xuất podcast" như một mục duy nhất có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Chia nó thành các công việc con như sau sẽ giúp bạn liên kết chúng một cách thông minh hơn:
- Nghiên cứu các chủ đề cho ba tập đầu tiên.
- Ghi lại và chỉnh sửa tập 1
- Thiết kế bìa podcast
- Gửi lên Spotify và Apple
Bây giờ bạn có thể xem những gì phụ thuộc vào nhau thay vì chỉ nhìn vào một khối công việc khổng lồ.
🧠 Thú vị: Một số dự án cổ đại của La Mã có "các tuyến công việc song song": trong khi một đoạn kênh dẫn nước đang được xây dựng, một nhóm khác sẽ chuẩn bị cho đoạn tiếp theo.
Bước #2: Theo dõi cách công việc tự nhiên kết nối với nhau.
Hãy xem danh sách công việc như một phản ứng dây chuyền. Một số công việc kích hoạt bước tiếp theo, trong khi những công việc khác có thể được thực hiện đồng thời mà không làm chậm tiến độ của nhau.
Trong dự án podcast, việc ghi âm không thể bắt đầu cho đến khi nghiên cứu hoàn tất. Tuy nhiên, việc thiết kế bìa và chỉnh sửa không khôi khối nhau, vì vậy chúng có thể được thực hiện song song. Cách suy nghĩ này giúp nhận ra nhịp độ thực sự của công việc thay vì ép buộc mọi thứ phải diễn ra theo một đường thẳng.
Bước #3: Thiết lập các tiền đề trong công cụ của bạn
Khi bạn đã nắm bắt được luồng, hãy áp dụng nó vào phần mềm quản lý dự án của bạn. Chỉ kết nối các liên kết quan trọng.
Một thiết lập tiền đề rõ ràng giúp làm nổi bật các điểm nghẽn thực sự thay vì làm cho nhóm bị lạc trong mạng lưới các mũi tên. Đối với podcast, ‘Nghiên cứu chủ đề’ trở thành tiền đề của ‘Ghi âm và chỉnh sửa tập 1’. Liên kết duy nhất đó kể cho nhóm của bạn câu chuyện về dự án: không có kịch bản, không có ghi âm.
Bước #4: Xem lại khi tình hình thay đổi
Một bản đồ tốt sẽ điều chỉnh khi con đường thay đổi. Các dự án phát triển, và các liên kết tiền nhiệm của bạn cũng nên như vậy.
Giả sử một khách hủy lịch vào phút chót. Bỗng nhiên, bạn cần phải dời lịch ghi âm và thêm một công việc nghiên cứu mới cho người thay thế. Cập nhật các tiền đề đảm bảo rằng dòng thời gian phản ánh đơn đặt hàng trước khi nhóm mất dấu.
Bước #5: Chia sẻ chế độ xem để toàn bộ nhóm luôn đồng bộ.
Các tiền đề phát huy hiệu quả khi tất cả thành viên trong nhóm đồng thuận về chúng. Tạo biểu đồ Gantt giúp đội ngũ của bạn nắm rõ thời điểm bắt đầu phần việc của mình mà không cần phải kiểm tra liên tục.
Đối với podcast, nhóm marketing ngay lập tức biết rằng chiến dịch quảng bá chỉ bắt đầu sau khi tập 1 được chỉnh sửa và hình ảnh bìa được hoàn thiện. Sự đồng bộ này giúp tiết kiệm hàng chục tin nhắn qua lại.
🧠 Thú vị: Đập Hoover (1931-1936) là một trong những dự án quy mô lớn đầu tiên phụ thuộc mạnh mẽ vào biểu đồ Gantt. Những biểu đồ này đã giúp điều phối hàng nghìn công nhân và hàng chục nhà thầu.
Những sai lầm thường gặp khi sử dụng tiền đề
Mặc dù các tiền đề giúp mang lại trật tự cho dự án, các nhóm thường gặp khó khăn khi cài đặt chúng. Dưới đây là cái nhìn rõ ràng về những sai lầm phổ biến để tránh sự thất vọng sau này. 👀
| Lỗi | Tại sao nó gây ra vấn đề? | Giải pháp nhanh |
| Liên kết quá mức cho mỗi công việc | Tạo ra một mạng lưới phức tạp các mối quan hệ phụ thuộc và làm chậm tiến độ. | Chỉ kết nối các công việc khi thời gian thực sự phụ thuộc vào công việc khác. |
| Để các công việc mơ hồ | Không rõ công việc nào nên được thực hiện trước. | Phân chia công việc thành các tác vụ nhỏ hơn, cụ thể trước khi liên kết. |
| Quên cập nhật | Kế hoạch sẽ trở nên lỗi thời khi ưu tiên thay đổi. | Kiểm tra các mối phụ thuộc trong các cuộc họp định kỳ. |
| Bỏ qua công việc song song | Khối cản trở tiến độ bằng cách ép buộc thời gian chờ không cần thiết. | Xác định các công việc có thể thực hiện đồng thời và giữ chúng tách biệt. |
| Giữ các bản đồ ẩn | Khiến các thành viên trong nhóm phải đoán điểm khởi đầu của mình. | Chia sẻ dòng thời gian hoặc biểu đồ Gantt để mọi người đều nắm rõ luồng. |
🔍 Bạn có biết? Phương pháp Đồ thị Tiền đề (PDM) là kỹ thuật lập lịch được hầu hết các công cụ quản lý dự án hiện đại sử dụng để xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Được giới thiệu vào những năm 1960, PDM cho phép người lập kế hoạch thể hiện thứ tự logic của các công việc bằng cách sử dụng các nút (cho các hoạt động) và mũi tên (cho các mối quan hệ).
Các phương pháp tốt nhất để quản lý tiền đề trong quản lý dự án
Dưới đây là các chiến lược giúp thiết lập tiền nhiệm của bạn thực sự hiệu quả. ✅
Phân biệt giữa các phụ thuộc cứng và mềm.
Xác định các mối phụ thuộc nào phải diễn ra theo thứ tự nghiêm ngặt và các mối phụ thuộc nào cho phép linh hoạt để tránh trì hoãn không cần thiết và duy trì năng suất sử dụng tài nguyên. Các mối phụ thuộc cứng là yếu tố quan trọng cho luồng dự án, trong khi các mối phụ thuộc mềm cho phép các nhóm tiến độ công việc song song.
📌 Ví dụ: Đối với một dự án sản xuất video, ‘Ghi hình’ phải hoàn thành trước khi ‘Chỉnh sửa video’ bắt đầu (phụ thuộc cứng). ‘Chọn nhạc nền’ có thể diễn ra đồng thời với việc chỉnh sửa (phụ thuộc mềm), giúp nhóm tiến hành công việc một cách hiệu quả.
Xác thực các chuỗi thông qua mô phỏng
Thực hiện các bước thử nghiệm (dry run) qua các chuỗi công việc giúp phát hiện các lỗ hổng, thời gian không thực tế hoặc các phụ thuộc bị bỏ qua trước khi triển khai. Điều này giúp tăng cường sự tự tin rằng kế hoạch công việc hiệu quả trong thực tế, không chỉ trên giấy tờ.
📌 Ví dụ: Trong một sprint phần mềm, việc mô phỏng tiến độ từ ‘Module mã A’ đến ‘Kiểm thử tích hợp’ có thể phát hiện ra tài liệu thiếu sót hoặc các công việc kiểm tra cần được bổ sung.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Tích hợp cảnh báo vào phần mềm lập lịch công việc của bạn để đảm bảo các nhóm phụ thuộc hành động ngay lập tức khi công việc hoàn thành.
Đưa các phụ thuộc giữa các nhóm vào sớm.
Các dự án thường liên quan đến nhiều nhóm. Xác định các phụ thuộc giữa các nhóm tại giai đoạn kế hoạch dự án giúp tránh những bất ngờ vào phút chót và ngăn chặn các công việc bị đình trệ do phải chờ đợi các nhóm khác.
📌 Ví dụ: Trong quá trình phát triển sản phẩm, liên kết công việc ‘Hoàn thiện bản thiết kế’ của nhóm thiết kế với công việc ‘Bắt đầu phát triển’ của nhóm kỹ thuật trong phiên khởi động dự án. Điều này đảm bảo rằng các bước chuyển giao được tính toán trong các dòng thời gian thực tế.
Tích hợp các tiền đề với kế hoạch giao tiếp
Các mối quan hệ phụ thuộc thường yêu cầu việc chuyển giao hoặc phối hợp. Kết hợp chúng với kế hoạch giao tiếp dự án đảm bảo rằng các bên liên quan phù hợp sẽ được thông báo khi các công việc hoàn thành hoặc bị trì hoãn.
📌 Ví dụ: Khi 'Hoàn thành thử nghiệm beta' kết thúc, một thông báo tự động hóa sẽ kích hoạt nhóm tiếp thị bắt đầu lập kế hoạch quảng bá cho việc ra mắt phần mềm.
Cách cài đặt tiền nhiệm trong ClickUp
Một sự chậm trễ ngay từ đầu dự án, và đột nhiên toàn bộ dòng thời gian dự án của bạn sụp đổ như domino. Đó là lý do tại sao việc hiểu rõ các tiền đề là quan trọng. Chúng là những chủ đề vô hình kết nối các công việc của bạn – xác định những gì có thể thực hiện ngay bây giờ, những gì đang bị tắc nghẽn và chờ đợi, cũng như nơi các điểm nghẽn sẽ xuất hiện trước khi chúng làm hỏng toàn bộ dự án.
ClickUp giúp hiển thị và quản lý các mối quan hệ phụ thuộc này như một phần của không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới.
Thay vì phỏng đoán xem công việc nào đang cản trở công việc khác hoặc theo dõi thủ công xem gì đang cản trở gì, bạn có thể vẽ bản đồ mối quan hệ tiền đề trực tiếp vào quy trình làm việc của mình. Không còn tình trạng công việc lan tràn qua nhiều công cụ kế hoạch — chỉ cần có cái nhìn rõ ràng về cách công việc luồng từ công việc này sang công việc khác.
Ngoài ra, việc cài đặt các tiền đề trở nên dễ dàng hơn vì phần mềm quản lý dự án ClickUp kết nối chúng với các công cụ bạn đã sử dụng để quản lý công việc, dòng thời gian và khối lượng công việc. Hãy cùng tìm hiểu cách nó làm điều đó trở nên khả thi. 💪🏼
Giữ cho công việc diễn ra theo thứ tự đúng đắn.
Các nhiệm vụ ClickUp là những thành phần cơ bản của bất kỳ dự án nào. Chúng ghi lại việc cần làm, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành, giúp công việc được tổ chức và hiển thị rõ ràng cho toàn nhóm.
Chúng cho phép bạn cài đặt mối phụ thuộc giữa các công việc, do đó các công việc tiếp theo sẽ không được mở cho đến khi các công việc tiền nhiệm được đánh dấu hoàn thành. Điều này ngăn chặn việc bắt đầu quá sớm và đảm bảo rằng mỗi lần chuyển giao diễn ra vào thời điểm thích hợp.
Giả sử nhóm của bạn đang chuẩn bị một webinar.
Bạn có thể liên kết 'Hoàn thiện slide' làm tiền đề cho 'Gửi lời mời' và 'Đăng trang đích'. Khi slide đã sẵn sàng, nhóm marketing sẽ nhận được tín hiệu xanh rõ ràng để tiếp tục.
Để làm cho thiết lập này đáng tin cậy hơn với Tính năng Phụ thuộc Nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể:
- Xác định tiêu chí chấp nhận cho từng tiền đề để các bước tiếp theo luôn bắt đầu với các đầu vào chính xác.
- Cập nhật danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để liệt kê các tệp, sự chấp thuận hoặc các sản phẩm đầu ra cần thiết trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
- Gán một chủ sở hữu rõ ràng cho mỗi tiền nhiệm để trách nhiệm không bị mờ nhạt.
Một cách khác để thực hiện việc cần làm này tự động là cài đặt ClickUp Agents.
Các tác nhân ClickUp, cả Prebuilt và tùy chỉnh, tự động hóa việc xác định và liên kết các phụ thuộc công việc. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Các tác nhân có thể được cấu hình để theo dõi các công việc dự án và tự động đề xuất hoặc tạo liên kết tiền đề dựa trên quy tắc quy trình làm việc của bạn.
- Chúng có thể hoạt động dựa trên các sự kiện kích hoạt (như tạo công việc hoặc thay đổi trạng thái) để cập nhật phụ thuộc, đảm bảo các công việc luôn được sắp xếp đúng thứ tự.
- Các đại lý có thể tìm kiếm trên toàn bộ không gian làm việc để xác định các công việc liên quan, giúp dễ dàng cài đặt và hiển thị các chuỗi phụ thuộc phức tạp.
- Với các hướng dẫn có thể tùy chỉnh, các tác vụ có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng biệt của dự án, tự động hóa việc quản lý các mối phụ thuộc lặp đi lặp lại và giải phóng thời gian của bạn cho kế hoạch cấp cao hơn.
Ví dụ, giả sử bạn đang quản lý một dự án ra mắt trang web. Bạn thiết lập một Custom Agent trong danh sách ClickUp của dự án với các hướng dẫn sau: “Mỗi khi một công việc mới được tạo với thẻ ‘thiết kế’, tự động đặt tiền đề của nó là tác vụ ‘yêu cầu’ gần đây nhất đã hoàn thành trong danh sách này.”
Bây giờ, khi một thành viên trong nhóm thêm một công việc thiết kế mới, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm công việc yêu cầu mới nhất, liên kết nó như một tiền đề và cập nhật chuỗi phụ thuộc, không cần tìm kiếm hoặc liên kết thủ công.
Bạn có thể tùy chỉnh thêm tác nhân để thông báo cho người được giao nhiệm vụ về mối quan hệ phụ thuộc, hoặc tự động cập nhật dòng thời gian dự án nếu công việc tiền đề bị trì hoãn.
Liên kết các công việc liên quan để tăng tính rõ ràng.
Đôi khi các công việc không tuân theo thứ tự nghiêm ngặt nhưng vẫn có mối liên hệ ý nghĩa. Đó là lúc tính năng liên kết công việc phát huy tác dụng. Bạn có thể liên kết các công việc trong ClickUp để thể hiện các mối quan hệ như 'liên quan đến', 'bản sao' hoặc 'khối'.
Giả sử nhóm sản phẩm của bạn đang có công việc cập nhật ứng dụng di động. Công việc 'Cập nhật cổng thanh toán' có thể không khối 'Thiết kế lại luồng thanh toán'. Tuy nhiên, cả hai đều liên quan vì chúng ảnh hưởng đến cùng một trải nghiệm người dùng.
Kết nối chúng giúp cả hai nhóm có thể hiển thị, và nếu một nhóm gặp vấn đề, nhóm kia sẽ biết để chuẩn bị điều chỉnh.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sau khi liên kết các công việc, ClickUp Tự động hóa sẽ giúp bạn loại bỏ công việc lặp đi lặp lại trong việc quản lý chúng.
Dưới đây là một số ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc mà bạn có thể cài đặt:
- Khi công việc bản thiết kế thay đổi thành 'Hoàn thành', tự động thay đổi công việc 'Kiểm tra của khách hàng' tiếp theo thành 'Đang tiến độ' và thông báo cho quản lý tài khoản.
- Nếu một công việc kiểm thử bị trì hoãn, hãy đẩy ngày đáo hạn của tất cả các công việc sửa lỗi phụ thuộc về phía trước hai ngày.
- Khi một công việc nghiên cứu đã đóng, tự động giao công việc viết liên quan cho một người tạo nội dung cụ thể và cập nhật ưu tiên của nó.
Phát hiện các tác động dây chuyền trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp chuyển đổi các liên kết công việc thành một dòng thời gian chung cho toàn dự án. Các mối phụ thuộc được hiển thị dưới dạng các đường kết nối, và bất kỳ thay đổi ngày nào cũng kích hoạt điều chỉnh tự động ở các giai đoạn sau. Điều này giúp bạn nhận ra nơi một sự chậm trễ duy nhất có thể ảnh hưởng đến nhiều nhóm.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản trong một chiến dịch ra mắt sản phẩm, bạn có thể liên kết ‘Hoàn thiện nội dung trang sản phẩm’ → ‘Thiết kế tài sản sáng tạo’ → ‘Đăng tải cập nhật trang web’. Nếu giai đoạn thiết kế bị trì hoãn hai ngày, phần mềm biểu đồ Gantt sẽ ngay lập tức hiển thị cách ngày ra mắt trang web và các ngày liên quan của chiến dịch thay đổi.
Dưới đây là những chia sẻ của Justin Kosmides, CEO của Vela Bikes, về việc sử dụng ClickUp:
Với nhóm nhỏ và hàng nghìn đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cần phải cực kỳ hiệu quả. Biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép chúng tôi đang theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất và logistics tại một nơi duy nhất, giúp đội ngũ sản xuất của chúng tôi tăng năng suất lên hai phần ba.
Với nhóm nhỏ và hàng nghìn đơn đặt hàng từ khắp nơi trên thế giới, chúng tôi cần phải cực kỳ hiệu quả. Biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép chúng tôi đang theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất và logistics tại một nơi duy nhất, giúp đội ngũ sản xuất của chúng tôi tăng năng suất lên hai phần ba.
Nhìn sâu vào cách Vela Bikes sử dụng ClickUp:
Cân bằng khối lượng công việc trong khi đang theo dõi quá trình chuyển giao.
Chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp hiển thị các mối phụ thuộc và chồng lên lịch trình tài nguyên. Điều này giúp dễ dàng nhận biết khi cùng một người chịu trách nhiệm cho các công việc liên kết và liệu họ có thể hoàn thành cả hai hạn chót một cách thực tế hay không.
Giả sử nhóm thiết kế của bạn đang hỗ trợ nhiều chiến dịch.
Trong chế độ xem dòng thời gian, bạn có thể nhận ra khi cùng một nhà thiết kế chịu trách nhiệm cho 'Tạo tài nguyên cho Chiến dịch A' và ngay sau đó là 'Tạo tài nguyên cho Chiến dịch B'. Vì Chiến dịch B phụ thuộc vào A, bạn có thể điều chỉnh phân bổ tài nguyên hoặc huy động nguồn lực sao lưu trước khi xảy ra tình trạng tắc nghẽn.
🎥 Xem: Học cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý dự án. Khám phá các chiến lược nội bộ và mẹo hay bị bỏ qua để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Hãy để ClickUp Brain giúp bạn với bối cảnh thiếu sót.
ClickUp Brain hoạt động như một trợ lý dự án, quét không gian làm việc của bạn và đề xuất các tiền đề bị bỏ qua. Nó cũng có thể tóm tắt những gì cần thực hiện trước một cột mốc, đảm bảo rằng không có mối phụ thuộc nào bị bỏ qua.
Ví dụ, khi lập kế hoạch cho một sự kiện, ClickUp Brain có thể đề xuất liên kết ‘Xác nhận hợp đồng dịch vụ ẩm thực’ với ‘In lịch trình sự kiện’ vì dòng thời gian thực hiện dịch vụ ẩm thực ảnh hưởng đến thời điểm lịch trình cuối cùng có thể được in.
Nếu không có liên kết đó cho quản lý dự án AI, nhóm có nguy cơ phải làm lại và phát sinh chi phí thêm.
📌 Thử lệnh này: Hiển thị cho tôi các công việc thiếu tiền đề trong cột mốc ‘Event Ready’ và đề xuất các kết nối.
Hiển thị các mối phụ thuộc của bản đồ một cách trực quan trước khi khóa chúng.
Mẫu bảng trắng dòng thời gian dự án ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các phiên kế hoạch ban đầu, nơi các nhóm cần brainstorm, nhóm công việc và kiểm tra thứ tự phụ thuộc trong thời gian thực.
Bạn sẽ thích mẫu dòng thời gian dự án này vì nó:
- Cung cấp một biểu diễn trực quan dễ hiểu về dự án của bạn.
- Giúp bạn đang theo dõi và điều chỉnh các công việc khi cần thiết để đảm bảo tiến độ.
- Giúp bạn dễ dàng truyền đạt chi tiết dự án cho các bên liên quan khác.
👀 Bạn có biết: Trong vòng ba kỳ, các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) ước tính 384%, theo nghiên cứu của Forrester Research. Các tổ chức này đã tạo ra khoảng US $3,9 triệu doanh thu tăng thêm thông qua các dự án được ClickUp hỗ trợ hoặc cải thiện.
Tiết kiệm thời gian với dòng thời gian sẵn có.
Mẫu Dòng thời gian Gantt của ClickUp cung cấp cho bạn một khung cấu trúc để đang theo dõi các mối phụ thuộc giữa các giai đoạn. Mẫu này đã được xây dựng sẵn với cột mốc và logic sắp xếp, giúp bạn không phải bắt đầu từ một biểu đồ trống.
Mẫu biểu đồ Gantt cho dự án bao gồm:
- Các trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp như Blocked, Complete, In Progress, In Review và Việc cần làm.
- Sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp, chẳng hạn như Hoàn thành, Thời lượng và Giai đoạn, để quản lý công việc một cách hiệu quả.
- Các chế độ xem khác nhau trong ClickUp, bao gồm Tháng, Năm, Tuần, Tổng quan và Hướng dẫn bắt đầu.
🚀 Mẹo hữu ích: Hãy thử ClickUp Brain MAX — ứng dụng AI thông minh thực sự hiểu bạn, vì nó nắm rõ công việc của bạn. Hãy từ bỏ sự phức tạp của các công cụ AI, sử dụng giọng nói để hoàn thành công việc, tạo tài liệu, giao công việc cho thành viên nhóm và hơn thế nữa. Đây là cách thực hiện:
- Tìm kiếm nhanh chóng các tệp dự án, chi tiết công việc và tài liệu phụ thuộc bằng cách tìm kiếm trên ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint và tất cả các ứng dụng kết nối của bạn — cùng với web — để bạn không bao giờ bỏ lỡ một tiền đề quan trọng nào.
- Loại bỏ sự hỗn loạn khi phải sử dụng nhiều công cụ AI không liên kết và tận dụng các mô hình AI cao cấp như ChatGPT, Claude và Gemini với một giải pháp thống nhất, sẵn sàng cho doanh nghiệp, hiểu rõ các mối quan hệ phụ thuộc trong dự án của bạn.
- Dễ dàng cài đặt và quản lý các tiền đề công việc bằng Talk to Văn bản — chỉ cần hỏi, đọc to hoặc lệnh cho quy trình làm việc của bạn bằng giọng nói, không cần dùng tay, từ bất kỳ đâu.
Ví dụ thực tế về tiền đề trong các dự án
Dưới đây là một số tình huống minh họa cách các tiền đề trong quản lý dự án giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ. 🤩
1. Mở rộng nhà máy Gigafactory của Tesla
Khi Tesla mở rộng nhà máy Gigafactory, dự án đã dựa vào một chuỗi các công việc được sắp xếp cẩn thận. Mỗi cột mốc mở khóa giai đoạn tiếp theo. Đây là các phụ thuộc đã giúp duy trì tiến độ xây dựng và sản xuất đang theo dõi:
- Nền móng của nhà máy phải được đổ và đông cứng trước khi có thể đưa máy móc nặng và dây chuyền lắp ráp vào.
- Hệ thống điện và hệ thống cấp nước đã được lắp đặt trước khi có thể tiến hành thử nghiệm quy mô lớn và hiệu chuẩn thiết bị.
- Các cột mốc quan trọng của dự án xây dựng cần phải hoàn thành trước khi sản xuất pin Model 3 có thể chính thức bắt đầu.
2. Sân vận động Olympic Tokyo 2020
Dự án Sân vận động Olympic Tokyo phụ thuộc vào các công việc được kết nối chặt chẽ, trong đó mỗi bước thực hiện sẽ mở đường cho bước tiếp theo. Những liên kết này đã giúp sự kiện quy mô lớn này không bị trễ tiến độ:
- Cấu trúc chính phải được hoàn thành trước khi các buổi tập dượt và sự kiện thử nghiệm có thể diễn ra.
- Các bố cục người dùng được cấp phép và việc cần làm an toàn đã được hoàn thành trước khi vé được bán ra.
- Sự sẵn sàng của sân vận động được ưu tiên hàng đầu, để các kế hoạch vận chuyển và truyền hình có thể được triển khai.
🔍 Bạn có biết? Cầu Brooklyn (khởi công xây dựng vào năm 1870) thường được nhắc đến như một trường hợp điển hình sớm về quản lý dự án. Kỹ sư trưởng John A. Roebling đã sắp xếp các công việc xây dựng một cách cẩn thận, nhưng cái chết đột ngột của ông đã buộc con trai (và sau này là con dâu) của ông phải quản lý các mối phụ thuộc và quy trình làm việc để hoàn thành dự án.
3. Chiến dịch triển khai vaccine COVID-19 của Pfizer
Việc triển khai của Pfizer đã cho thấy cách các tiền đề hướng dẫn một dự án y tế có áp lực cao. Mỗi cột mốc mở khóa cột mốc tiếp theo trong một chuỗi cân bằng giữa tốc độ và tuân thủ:
- Các giai đoạn dùng thử lâm sàng đã được hoàn thành trước khi bắt đầu vòng tiếp theo.
- Phải được phê duyệt về mặt pháp lý trước khi bắt đầu phân phối.
- Các dây chuyền sản xuất chỉ được đưa vào hoạt động sau khi đã được bảo mật.
Quy trình này đã giúp Pfizer mở rộng quy mô giao hàng trên toàn cầu đồng thời duy trì các tiêu chuẩn an toàn.
Đặt nền móng cho thành công của dự án với ClickUp
Mỗi dự án đều có nhịp điệu riêng. Các công việc được kết nối với nhau, mỗi công việc dẫn đến công việc tiếp theo, và tốc độ tiến độ phụ thuộc vào việc các kết nối đó được duy trì ổn định.
Các tiền đề trong quản lý dự án giúp duy trì nhịp độ công việc, biến các dự án phức tạp thành các chuỗi công việc rõ ràng mà các nhóm có thể thực hiện một cách hiệu quả.
Với ClickUp, những kết nối đó không khiến bạn cảm thấy như công việc thêm.
Kết nối các công việc chỉ mất vài giây, dòng thời gian được cập nhật theo thời gian thực, và tính năng ClickUp Brain hỗ trợ phát hiện rủi ro trước khi chúng làm gián đoạn lịch trình của bạn. Ngoài ra, các mẫu sẵn có giúp nhóm có khởi đầu thuận lợi, đảm bảo kế hoạch không bị đình trệ.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! 🏁
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tiền nhiệm là công việc phải hoàn thành trước khi công việc khác có thể bắt đầu, trong khi hậu nhiệm là công việc phụ thuộc vào nó. Mối quan hệ này giúp bạn lập kế hoạch dự án một cách logic. Ví dụ, trong quá trình ra mắt trang web, việc mã hóa trang chủ là bước tiếp theo (hậu nhiệm) sau khi thiết kế nó.
Đúng vậy, một số công việc yêu cầu các công việc khác phải hoàn thành trước. Điều này đảm bảo rằng tất cả các đầu vào cần thiết đã sẵn sàng trước khi bắt đầu công việc. Ví dụ, việc xuất bản một báo cáo có thể phụ thuộc vào việc hoàn thành nghiên cứu, chỉnh sửa và phê duyệt cuối cùng. Chỉ khi cả ba tác vụ tiền đề này được hoàn thành, công việc xuất bản mới có thể bắt đầu.
Bắt đầu bằng cách tạo bản đồ chi tiết tất cả các công việc, sau đó tìm kiếm các chuỗi công việc tự nhiên. Bạn cần xác định những công việc nào cần kết quả đầu ra từ các công việc khác để bắt đầu. Tập trung vào các công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và sản phẩm đầu ra, và tránh liên kết các công việc không liên quan để duy trì quy trình làm việc minh bạch.
Biểu đồ Gantt hiển thị các công việc theo dòng thời gian và trực quan hóa mối phụ thuộc giữa chúng. Các công việc tiền đề được biểu diễn bằng các mũi tên hoặc đường kết nối giữa các công việc, giúp dễ dàng hình dung thứ tự thực hiện công việc và các điểm tắc nghẽn tiềm ẩn. Ví dụ, sự chậm trễ trong một công việc tiền đề sẽ ngay lập tức chỉ ra các công việc kế thừa nào sẽ bị ảnh hưởng, cho phép các nhóm điều chỉnh kế hoạch một cách chủ động để đảm bảo dự án thành công.