Bạn đã từng trải qua cảm giác khi đang trên đường đến một công trường, điện thoại reo liên tục về một công trường khác, và bạn đang phải điều chỉnh lịch làm việc của đội ngũ cho công trường thứ ba?
Chào mừng bạn đến với cuộc sống quản lý nhiều dự án xây dựng.
Hầu hết các nhóm xây dựng thường phải dựa vào các hệ thống không thể mở rộng cho nhiều công việc. Tuy nhiên, đó không phải là do họ muốn vậy!
Đó là điều sẽ xảy ra khi kinh doanh thuận lợi. 🤷🏽♀️
Dù sao đi nữa, bài viết này không nhằm mục đích thêm gánh nặng cho bạn.
Thay vào đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng một hệ thống đơn giản, có thể lặp lại để quản lý nhiều dự án xây dựng mà không bị kiệt sức, đặt lịch trùng nhau hoặc liên tục gọi điện thoại cho nhân viên.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu Báo cáo Trạng thái Nhiều Dự án này được thiết kế để hợp lý hóa việc quản lý đồng thời nhiều dự án xây dựng, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cập nhật hoặc thời hạn quan trọng nào.
Với bảng điều khiển tập trung, mẫu này cho phép các nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và giám sát rủi ro trên nhiều trang web — tất cả đều diễn ra trong thời gian thực. Các trường có thể tùy chỉnh và tính năng báo cáo tự động cung cấp tổng quan rõ ràng về trạng thái của từng dự án, giúp các nhóm luôn thống nhất và chủ động giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Sử dụng nó để:
- Theo dõi tiến độ công trường, tuân thủ an toàn và lịch kiểm tra cho từng dự án tại một nơi duy nhất
- Giám sát việc sử dụng thiết bị, giao hàng vật liệu và mức tồn kho bằng các trường tùy chỉnh
- Phân công và theo dõi công việc cho các nhà thầu phụ, kỹ sư và giám sát công trường
- Hình dung các giai đoạn, sự phụ thuộc và các lộ trình quan trọng của dự án bằng biểu đồ Gantt tập trung vào xây dựng
Sự phức tạp trong việc giám sát nhiều công trường xây dựng
Quản lý một dự án xây dựng đòi hỏi kế hoạch dự án chi tiết và giám sát tiến độ dự án liên tục.
Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn phải điều phối nhiều dự án cùng một lúc, mỗi dự án có lịch trình, thành viên nhóm và công việc quan trọng riêng. Bạn đột nhiên phải đối mặt với:
❗️Tổ chức nhiều đội thi công❗️Nhà thầu phụ đa dạng❗️Tài nguyên trùng lặp❗️Quy định địa phương thay đổi
Mỗi công trường mới đều thêm vào nhiều lớp phức tạp: các cột mốc dự án khác nhau, yêu cầu an toàn riêng biệt, nguồn lực biến động và các bên liên quan đến dự án riêng biệt cần phải phối hợp.
Ví dụ, một giấy phép bị trì hoãn hoặc giao hàng chậm trễ không chỉ ảnh hưởng đến một dự án duy nhất; nó có thể tạo ra tắc nghẽn trong tất cả các dự án của bạn, ảnh hưởng đến mọi thứ từ việc sử dụng thiết bị đến kiểm tra.
Ngoài ra, còn có phần hợp tác thực tế:
❗️Các quản đốc đang gửi tin nhắn cập nhật❗️Các kiến trúc sư đang gửi yêu cầu thông tin❗️Các câu hỏi về mua sắm bị chôn vùi trong bảng tính ❗️Việc ra quyết định diễn ra trong thời hạn chặt chẽ
Kết luận? Duy trì tài liệu dự án, tránh chậm trễ dự án và duy trì sự tổ chức trong các dự án khác nhau không phải là việc dễ dàng.
Và đừng coi đó là do giao tiếp kém hoặc thiếu nỗ lực. Đây chỉ là những thách thức cố hữu khi quản lý nhiều dự án xây dựng với các thời hạn cạnh tranh nhau.
Nhưng mà, cuộc sống đâu có thú vị nếu thiếu đi một chút thách thức? 😉
➡️ Đọc thêm: AI tạo ra nội dung đang thay đổi ngành xây dựng như thế nào: Các trường hợp sử dụng và ví dụ
Những thách thức phổ biến trong quản lý xây dựng nhiều dự án
Trong quản lý dự án xây dựng, việc chậm trễ hiếm khi xảy ra do một sai lầm lớn.
Thay vào đó, chính sự tích tụ của những vấn đề nhỏ — cập nhật bị bỏ sót, lịch trình dự án mâu thuẫn, dữ liệu dự án bị mất — mới là nguyên nhân đe dọa làm chậm trễ dòng thời gian của bạn.
Dưới đây là một cái nhìn nhanh về những thách thức phổ biến khi quản lý nhiều dự án xây dựng — và lý do tại sao chúng xảy ra:
| ⚠️ Thách thức | ❗️Tại sao điều đó xảy ra? |
|---|---|
| Thời hạn bị trễ | Các nguồn lực hạn chế, chẳng hạn như nhân viên chuyên môn hoặc thiết bị, được phân bổ cho nhiều dự án mà không có sự phân bổ nguồn lực rõ ràng, dẫn đến xung đột. |
| Trùng lặp nhân lực & đặt lịch trùng lặp | Các nguồn lực hạn chế như nhân viên chuyên môn hoặc thiết bị được phân bổ cho nhiều dự án mà không có sự phân bổ nguồn lực rõ ràng, dẫn đến xung đột. |
| Thông tin không thống nhất | Các thông tin cập nhật đến từ văn bản, email, bộ đàm và các cuộc trò chuyện trực tiếp — nếu không có trung tâm liên lạc tập trung, thông tin quan trọng sẽ bị bỏ sót. |
| Sửa chữa lại & chi phí phát sinh | Nếu không theo dõi cột mốc và tiến độ dự án một cách nhất quán, các nhóm sẽ làm việc dựa trên thông tin lỗi thời hoặc không chính xác, dẫn đến tốn kém chi phí làm lại. |
| Báo cáo không nhất quán | Các nhà quản lý dự án khác nhau sử dụng các định dạng khác nhau cho tài liệu dự án, gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ hoặc chia sẻ thông tin cập nhật với các bên liên quan một cách hiệu quả. |
| Thông tin bị mất hoặc bị cô lập | Các tài liệu quan trọng như giấy phép, RFI, báo cáo an toàn và ảnh được lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, có thể gây ra sự chậm trễ khi cần gấp. |
| Mệt mỏi và suy giảm khả năng ra quyết định | Quản lý nhiều dự án có nghĩa là phải đưa ra hàng trăm quyết định quan trọng mỗi ngày. Nếu không có công cụ quản lý dự án hiệu quả, điều này sẽ nhanh chóng dẫn đến mệt mỏi về tinh thần và sai sót. |
🧠 Thông tin thú vị: Khi tòa nhà Empire State đang được xây dựng, công việc tiến triển với tốc độ phi thường: trong một khoảng thời gian 10 ngày làm việc, các công nhân đã xây dựng được 14 tầng hoàn chỉnh nhờ kế hoạch chi tiết và phương pháp sản xuất theo dây chuyền đối với các vật liệu tiêu chuẩn.
Mỗi ngày, hàng ngàn công nhân bốc dỡ và lắp đặt những lô hàng khổng lồ — 16.000 tấm vách ngăn, 5.000 bao xi măng, 450 mét khối cát và 300 bao vôi. Dự án này cũng đặt hàng 57.480 tấn thép trong một lần mua — lượng thép lớn nhất từ trước đến nay — vượt qua cả tổng lượng thép đặt hàng cho tòa nhà Chrysler và 40 Wall Street!
Cách quản lý thành công nhiều dự án xây dựng
Quản lý nhiều dự án một cách hiệu quả chỉ cần một điều: Một hệ thống duy nhất, có thể lặp lại, có thể mở rộng và thích ứng với tất cả các dự án của bạn.
Điều này sẽ giúp quy trình xây dựng của bạn luôn kết nối, hiển thị và tiến triển mà không cần quản lý chi tiết liên tục.
Phần này chia thành 8 thực tiễn cốt lõi, cùng nhau tạo thành một quy trình làm việc đáng tin cậy, có thể mở rộng để quản lý nhiều dự án. Bắt đầu với một thực tiễn, xây dựng dần dần — nhưng đừng bỏ qua những điều cơ bản.
1. Tạo một nguồn thông tin chính xác và thống nhất
Khi mỗi công trường có bảng tính, chủ đề văn bản và tủ hồ sơ riêng, mọi thứ sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn. Bước đầu tiên rất đơn giản: hợp nhất mọi thứ vào một hệ thống chung.
Hãy suy nghĩ:
- Một nơi cho mọi kế hoạch dự án
- Một nơi duy nhất cho lịch trình, yêu cầu thông tin, tài liệu, ảnh, cập nhật
- Một nơi duy nhất để bạn có thể nhanh chóng kiểm tra trạng thái của bất kỳ công việc nào mà không cần tìm kiếm trong hộp thư đến hoặc hỏi han mọi người xung quanh
Điều này không có nghĩa là buộc mọi người từ bỏ những gì đang hoạt động hiệu quả, mà là tạo ra một lớp để theo dõi và hiển thị tất cả hoạt động tại công trường, bất kể nhóm của bạn đang sử dụng công cụ nào để gửi văn bản.
Các công cụ như ClickUp Spaces và ClickUp Project Hierarchy có thể giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng một nguồn thông tin duy nhất một cách có hệ thống.
Mỗi dự án có thể được tổ chức riêng biệt bằng cách sử dụng không gian hoặc thư mục chuyên dụng, đảm bảo sự phân tách rõ ràng giữa các dự án trong khi vẫn duy trì mọi thứ trong một nền tảng thống nhất. Trong mỗi dự án, chế độ xem danh sách cho phép bạn chia nhỏ công việc thành các giai đoạn hoặc danh mục có ý nghĩa, chẳng hạn như lập kế hoạch, mua sắm hoặc thực hiện, để dễ dàng điều hướng và quản lý từng giai đoạn.
Trong các danh sách này, các công việc ghi lại các hành động, kết quả đầu ra hoặc cột mốc cụ thể, cung cấp khả năng hiển thị chi tiết và trách nhiệm giải trình. Cấu trúc này mang lại sự rõ ràng bằng cách giữ cho các chi tiết của mỗi dự án được tổ chức và dễ truy cập, nhưng không gian làm việc tổng thể vẫn hoạt động như một nguồn thông tin duy nhất, nơi các nhóm có thể dễ dàng phóng to một dự án hoặc xem tiến độ của tất cả các dự án cùng một lúc!
Dù bạn làm việc bằng phần mềm hay bảng tính, việc tập trung dữ liệu dự án là điều không thể thỏa hiệp.
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu quản lý xây dựng miễn phí
2. Chuẩn hóa cách thức cấu trúc dự án
Mỗi công trường xây dựng đều khác nhau. Nhưng cách bạn tổ chức chúng không nên khác nhau.
Một trong những cách nhanh nhất để mất thời gian (và sự tỉnh táo) là xây dựng mọi cấu trúc dự án từ đầu.
Thay vào đó, hãy tạo một bản thiết kế hoặc mẫu có thể lặp lại cho cách tất cả các dự án của bạn được phân định phạm vi, chia nhỏ và theo dõi — để bất kể kích thước hay địa điểm, nhóm của bạn luôn biết bước tiếp theo là gì.
Điều này bao gồm:
- Một bộ các giai đoạn dự án nhất quán (demo, nền móng, khung, v.v.)
- Cấu trúc quản lý công việc được tiêu chuẩn hóa trên tất cả các công trường
- Hệ thống đặt tên đáng tin cậy cho các ngành nghề, công việc và thời hạn
- Các mẫu có thể tái sử dụng để giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ ngay từ ngày đầu tiên
Để điều phối các nỗ lực đa dạng, cần có một hệ thống hiệu suất không chỉ thống nhất mà còn minh bạch. Các OKR liên ngành đã liên kết các hành động của mọi đối tác với kết quả quốc gia. Bảng điều khiển thời gian thực đảm bảo tiến độ được hiển thị và có thể thực thi.
Nhưng chỉ số liệu thôi là không đủ. Chúng tôi phải hòa giải giữa các mục tiêu mâu thuẫn, xây dựng lòng tin giữa các tổ chức và tạo không gian cho các cuộc đàm phán mang tính xây dựng. Theo thời gian, một văn hóa trách nhiệm chung đã hình thành, trong đó thành công được định nghĩa bằng tiến độ tập thể.
Để điều phối các nỗ lực đa dạng, cần có một hệ thống hiệu suất không chỉ thống nhất mà còn minh bạch. Các OKR liên ngành đã liên kết các hành động của mọi đối tác với kết quả quốc gia. Bảng điều khiển thời gian thực đảm bảo tiến độ được hiển thị và có thể thực thi.
Nhưng chỉ con số thôi là không đủ. Chúng tôi phải hòa giải giữa các mục tiêu mâu thuẫn, xây dựng lòng tin giữa các tổ chức và tạo không gian cho các cuộc đàm phán mang tính xây dựng. Theo thời gian, một văn hóa trách nhiệm chung đã xuất hiện, trong đó thành công được định nghĩa bằng tiến độ tập thể.
Nếu bạn muốn thiết lập nhanh chóng, các mẫu quản lý dự án, như Mẫu Quản lý Xây dựng ClickUp, cung cấp cho bạn một không gian làm việc được thiết kế sẵn để tập trung mọi thứ.
Gồm:
- Thư mục dành riêng cho công trường
- Quy trình công việc tùy chỉnh theo từng giai đoạn (ví dụ: đào đất, dựng khung, kiểm tra)
- Không gian cho RFI, tài liệu an toàn và ảnh công trường
- Chế độ xem tích hợp cho biểu đồ Gantt, bảng hoặc dòng thời gian
Tiêu chuẩn hóa cấu trúc giúp bạn tránh được những câu hỏi không cần thiết, công việc dư thừa và việc thiết lập dự án giống như phải làm lại từ đầu mỗi lần.
🧠 Thông tin thú vị: Cầu Cổng Vàng (Golden Gate Bridge) là cầu treo dài nhất thế giới khi khánh thành vào năm 1937, với nhịp chính dài 4.200 feet. Nó giữ kỷ lục thế giới cho đến năm 1964, thể hiện sự táo bạo trong kỹ thuật xây dựng trong thời kỳ Đại suy thoái.
3. Đảm bảo hiển thị dự án là điều không thể thỏa hiệp
Khi bạn giám sát ba hoặc nhiều công trường, chỉ "kiểm tra khi có vấn đề" là không đủ
Bạn cần hiển thị thông tin mọi dự án theo thời gian thực — mà không cần theo dõi cập nhật, làm mới bảng tính hoặc chờ ai đó trả lời văn bản.
Nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức các câu hỏi như:
- “Dự án nào đang chậm tiến độ?”
- “Kiểm tra đó vẫn chưa hoàn thành ở đâu?”
- “Công trường nào có thiết bị đang nằm không sử dụng?”
Khi đó, bạn sẽ không có hiển thị, mà chỉ có nhiễu loạn. Giải pháp ở đây không phải là quản lý vi mô. Nó có nghĩa là tạo ra một hệ thống nơi các bản cập nhật được luồng tự động và bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ tùy theo mức độ chi tiết bạn cần.
Dưới đây là ví dụ về hiển thị trong thực tế:
- Lịch trình xây dựng theo mẫu cho thấy những gì đang diễn ra (và những gì chưa diễn ra) trên tất cả các công trường
- Theo dõi tiến độ theo giai đoạn hoặc công việc
- Bảng điều khiển được mã hóa bằng màu sắc để nêu bật rủi ro hoặc sự chậm trễ mà không cần phải tìm kiếm trong hàng tá tab
- Cảnh báo tự động khi bỏ lỡ cột mốc hoặc công việc quan trọng gặp rủi ro
Trong ClickUp, bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển để tập hợp tất cả các công trường của mình vào một chế độ xem — với các tiện ích theo dõi ngân sách, tiến độ theo giai đoạn, dòng thời gian kiểm tra hoặc thậm chí hiệu suất của nhà thầu phụ.
Thiết lập Chế độ xem tùy chỉnh để lọc theo địa điểm, ngành nghề, đội ngũ hoặc mức độ rủi ro để bạn không phải tìm kiếm thông tin không liên quan khi cần câu trả lời nhanh chóng.
ClickUp Brain, trợ lý hỗ trợ bởi AI của ClickUp, nâng khả năng hiển thị này lên một tầm cao mới.
Hoạt động như một trợ lý dự án thông minh, ClickUp Brain cho phép bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên như "Dự án nào đang chậm tiến độ?" hoặc "Các cuộc kiểm tra nào vẫn còn đang chờ xử lý?" và ngay lập tức cung cấp câu trả lời rõ ràng, có thể hành động được.
Nó có thể tóm tắt các cập nhật dự án, nêu bật rủi ro và đưa ra những thông tin quan trọng từ tất cả các dự án của bạn, để bạn luôn được trang bị thông tin mới nhất. Cho dù bạn cần cập nhật trạng thái nhanh chóng, tóm tắt hoạt động gần đây hay trợ giúp tìm kiếm tài liệu hoặc nhiệm vụ cụ thể, ClickUp Brain giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin và đưa ra quyết định tự tin, tất cả từ một nơi.
4. Tổ chức lịch trình giữa các công trường — không làm việc độc lập
Nếu đội thợ xây dựng của bạn được lên lịch làm việc tại Công trường A vào thứ Hai và Công trường B vào thứ Ba, nhưng Công trường A bị chậm tiến độ, bạn vừa tạo ra hiệu ứng domino trong lịch trình.
Loại xung đột này xảy ra không phải vì lịch trình sai, mà vì nó không được kết nối với các hoạt động còn lại của bạn.
Điều phối giữa nhiều công trường có nghĩa là lập kế hoạch không chỉ về ngày tháng. Bạn phải điều phối sự sẵn sàng của nhân viên, việc bàn giao thiết bị, dòng thời gian của nhà thầu phụ, việc kiểm tra, phê duyệt và hậu cần giao hàng. Mỗi lần bàn giao bị trễ sẽ khiến bạn mất thời gian, tiền bạc và có thể là vài lời nói không hay qua bộ đàm.
Công việc nào hiệu quả? Hệ thống lập lịch tập trung, trực quan cho phép bạn:
- Xem lịch trình của mọi công việc cùng một lúc
- Phát hiện các trùng lặp trước khi chúng trở thành vấn đề
- Chuyển đổi nguồn lực một cách linh hoạt khi dòng thời gian thay đổi
- Đồng bộ hóa các nhà thầu phụ trên các công trường mà không cần gọi điện liên tục hoặc gửi lời mời lịch
Một lịch đơn giản không thể đáp ứng công việc này. Bạn cần một hệ thống thông minh có thể báo hiệu các vấn đề trước khi chúng phát sinh! ClickUp Calendar là một nền tảng lập lịch mạnh mẽ, tích hợp, có thể giúp tập trung tất cả các dòng thời gian dự án, phân bổ nguồn lực và hoạt động của nhóm trong toàn tổ chức.
Nó hoạt động như một trung tâm động đồng bộ hóa các nhiệm vụ, cột mốc, cuộc họp và các phụ thuộc từ nhiều dự án và không gian. Nó hỗ trợ tích hợp hai chiều theo thời gian thực với các lịch bên ngoài (như Lịch Google và Outlook), đảm bảo rằng các cập nhật trong ClickUp được phản ánh ngay lập tức ở mọi nơi mà nhóm của bạn làm việc.
Theo thời gian, AI thậm chí có thể phân tích các yêu cầu của dự án, kỹ năng của đội ngũ nhân viên và dữ liệu khối lượng công việc trong quá khứ để đề xuất phân công công việc và thời gian thực hiện tối ưu.
📮 ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các mục hành động, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và chậm trễ trong thực hiện.
Cho dù bạn đang gửi ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quá trình này thường rời rạc và không hiệu quả. Giải pháp quản lý nhiệm vụ của ClickUp đảm bảo chuyển đổi cuộc hội thoại thành nhiệm vụ một cách liền mạch, giúp nhóm của bạn có thể hành động nhanh chóng và luôn thống nhất.
➡️ Đọc thêm: Cách đặt mục tiêu dự án hiệu quả (kèm ví dụ)
5. Giữ thông tin liên lạc rõ ràng và tập trung
Nếu bạn đã từng chơi trò chơi "ai nói gì và khi nào?" tại một công trường dự án, bạn sẽ biết rằng sự hiểu lầm trong giao tiếp có thể gây ra tổn thất lớn như thế nào. Khi có nhiều dự án đang chạy, các thông điệp rải rác trong email, văn bản, cuộc gọi và bộ đàm sẽ gây ra sự nhầm lẫn và sai sót.
Khóa học này sẽ giúp bạn tập trung giao tiếp vào một nơi mà mọi người đều sử dụng, chẳng hạn như trò chuyện tích hợp hoặc công việc dự án có bình luận, để câu hỏi được trả lời nhanh chóng và quyết định được ghi lại tốt hơn.
Điều đó có nghĩa là:
- Sử dụng các chủ đề bình luận được chia sẻ liên kết với các công việc hoặc tài liệu cụ thể
- Lưu trữ các yêu cầu thông tin, đơn đặt hàng thay đổi và phê duyệt ở nơi mà toàn bộ nhóm có thể xem được
- Tránh tình trạng thông tin bị cô lập bằng cách kết nối nhân viên văn phòng, nhà thầu phụ và giám sát viên hiện trường trên cùng một nền tảng
- Thực hiện các cuộc trao đổi nhanh chóng, thân mật ngay tại nơi công việc diễn ra, như nhắn tin tức thời hoặc đồng bộ giọng nói nhanh chóng, để không có gì bị đình trệ vì chờ trả lời email
ClickUp giúp bạn tổ chức và duy trì liên lạc trong dự án bằng cách kết hợp Trò chuyện thời gian thực cũng như Nhận xét được chỉ định trên các nhiệm vụ và tài liệu. Điều này có nghĩa là mọi câu hỏi, cập nhật hoặc phê duyệt đều dễ tìm và luôn được liên kết với công việc mà nó ảnh hưởng, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Với mọi thứ ở một nơi, các nhóm giải quyết vấn đề nhanh hơn và luôn đồng bộ mà không cần tìm kiếm thông tin. Các cuộc hội thoại được tập trung và có thể tìm kiếm đảm bảo mọi người đều có bối cảnh để tiếp tục dự án và mang lại kết quả tốt hơn. Không còn phải chuyển đổi bối cảnh.
Trước khi có ClickUp, mọi người đều làm việc riêng lẻ. Các cá nhân và nhóm không trao đổi thông tin về các dự án họ đang thực hiện, nên chúng tôi lãng phí rất nhiều thời gian cho những công việc trùng lặp.
Chúng tôi từng phải dành thêm nhiều giờ để làm những việc thường ngày như giao dự án cho nhóm, tạo nhiệm vụ và dán liên kết. Giờ đây, chúng tôi sử dụng thời gian đó để lập kế hoạch trước và chuyển nhiều quy trình làm việc của nhóm sang ClickUp.
Trước khi tự động hóa, mỗi khi một copywriter hoàn thành một nhiệm vụ, chúng tôi phải thông báo thủ công lên cấp trên rằng bản sao đã sẵn sàng. Quá trình này có thể mất đến 36 giờ. Giờ đây, mọi thứ thật tuyệt vời vì toàn bộ nhóm theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày của mình trong ClickUp.
Chúng tôi đã thử các nền tảng khác, nhưng không có nền tảng nào cung cấp mức độ tùy chỉnh và tự động hóa mà chúng tôi cần. ClickUp cho phép chúng tôi vận hành một cách minh bạch.
Trước khi có ClickUp, mọi người đều làm việc riêng lẻ. Các cá nhân và nhóm không trao đổi thông tin về các dự án họ đang thực hiện, nên chúng tôi lãng phí rất nhiều thời gian cho những công việc trùng lặp.
Chúng tôi từng phải dành thêm nhiều giờ để làm những việc thường ngày như giao dự án cho nhóm, tạo nhiệm vụ và dán liên kết. Giờ đây, chúng tôi sử dụng thời gian đó để lập kế hoạch trước và chuyển nhiều quy trình làm việc của nhóm sang ClickUp.
Trước khi tự động hóa, mỗi khi một copywriter hoàn thành một nhiệm vụ, chúng tôi phải thông báo thủ công lên cấp trên rằng bản sao đã sẵn sàng. Quá trình này có thể mất đến 36 giờ. Giờ đây, mọi thứ thật tuyệt vời vì toàn bộ nhóm theo dõi các công việc hàng ngày của mình trong ClickUp.
Chúng tôi đã thử các nền tảng khác, nhưng không có nền tảng nào cung cấp mức độ tùy chỉnh và tự động hóa mà chúng tôi cần. ClickUp cho phép chúng tôi vận hành một cách minh bạch.
6. Theo dõi tiến độ chặt chẽ và quản lý thời hạn một cách chủ động
Với nhiều dự án phải hoàn thành, việc chậm trễ thời hạn ở một công trường có thể nhanh chóng lan sang các công trường khác và gây ra những chi phí phát sinh. Chờ đến phút chót mới kiểm tra tiến độ giống như cố sửa mái nhà dột trong cơn bão — căng thẳng và tốn kém.
Thay vào đó, hãy xây dựng kiểm tra tiến độ thường xuyên và sử dụng các cột mốc rõ ràng để phát hiện sự chậm trễ sớm. Điều này giúp bạn phát hiện vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, cho bạn thời gian để phân bổ lại nguồn lực hoặc điều chỉnh lịch trình.
Các chiến thuật chính bao gồm:
- Chia mỗi dự án thành các giai đoạn với các kết quả rõ ràng
- Cài đặt các cột mốc và thời hạn rõ ràng để mọi người hiểu những gì quan trọng
- Cập nhật trạng thái thường xuyên, nêu rõ rủi ro, không chỉ công việc đã hoàn thành
- Xác định rõ các bước báo cáo khi có sự cố xảy ra
- Lập bản đồ lộ trình quan trọng để biết những công việc nào nhất thiết phải tuân theo lịch trình để tránh chậm trễ
Đây là nơi các công cụ như Biểu đồ Gantt của ClickUp cho phép bạn hình dung toàn bộ dòng thời gian của dự án và xác định con đường quan trọng — chuỗi các công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thời hạn của bạn. Khi có nguy cơ chậm trễ, bạn sẽ thấy chính xác nguyên nhân và ảnh hưởng của nó đối với các công việc khác.
Ngoài ra, các công việc phụ thuộc sẽ tự động hiển thị những công việc nào phụ thuộc vào công việc khác, để bạn có thể điều chỉnh ưu tiên và phân bổ nguồn lực một cách nhanh chóng.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu cấu trúc phân chia công việc dự án này để chia nhỏ từng dự án thành các công việc con rõ ràng, có thể thực hiện được để hiển thị và trách nhiệm rõ ràng hơn. Cập nhật trạng thái công việc thường xuyên để giữ cho nhóm của bạn thống nhất và phát hiện sự chậm trễ sớm. Chế độ xem dòng thời gian sẽ cho phép bạn nhanh chóng xác định các điểm nghẽn và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.
7. Đặt ưu tiên cho việc lập tài liệu và chia sẻ kiến thức
Khi quản lý nhiều dự án xây dựng, việc có tài liệu rõ ràng, dễ tiếp cận là điều rất quan trọng. Cho dù đó là thông số kỹ thuật, đơn đặt hàng thay đổi, quy trình an toàn hay kinh nghiệm rút ra, việc giữ mọi thứ có tổ chức và dễ tìm sẽ giúp tránh những hiểu lầm tốn kém và những sai lầm lặp lại.
Điều này có nghĩa là thiết lập một hệ thống tập trung nơi nhóm của bạn có thể:
- Lưu trữ kế hoạch dự án, giấy phép và hướng dẫn sử dụng
- Theo dõi các bản sửa đổi và cập nhật đối với các tài liệu quan trọng
- Chia sẻ kinh nghiệm hoặc các phương pháp hay nhất giữa các công trường
- Truy cập mọi thứ nhanh chóng, ngay cả khi đang di chuyển
Nếu không có điều này, các nhóm sẽ lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin hoặc có nguy cơ làm việc với dữ liệu lỗi thời, dẫn đến lỗi và chậm trễ. Nhưng sẽ không hữu ích nếu một nửa thông tin được lưu trữ trong Tài liệu Google, một nửa được lưu trữ dưới dạng video Loom và phần còn lại ở đâu đó trong tài liệu Confluence.
Bạn cần một hệ thống quản lý kiến thức giúp tích hợp tất cả các yếu tố, như:
- Xây dựng và chia sẻ các giao thức an toàn, cấu trúc phân chia công việc và hơn thế nữa trong ClickUp Docs
- Tìm ngay bất kỳ chi tiết nào với Tìm kiếm kết nối của ClickUp, công cụ quét các nhiệm vụ, tài liệu, bình luận và hơn thế nữa
- Ghi lại và chia sẻ các giải thích nhanh bằng ClickUp Clips để quay màn hình hoặc Voice Clips để ghi chú bằng giọng nói, giúp các hướng dẫn phức tạp trở nên rõ ràng và dễ hiểu
- Biến các cuộc họp thành kiến thức có thể tìm kiếm được với AI Notetaker của ClickUp, tự động tạo bản ghi và tóm tắt để tham khảo nhanh và trách nhiệm giải trình
Xem Quản lý kiến thức của ClickUp hoạt động như thế nào. 👇🏼
Bằng cách giúp kiến thức dễ tìm, dễ chia sẻ và dễ cập nhật, bạn tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và trao quyền cho nhóm của mình để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn trên tất cả các công trường.
8. Tự động hóa các công việc thường ngày để dự án luôn tiến triển
Kẻ thù lớn nhất của bạn trong nhiều dự án? Những công việc lặp đi lặp lại như gửi nhắc nhở, cập nhật trạng thái hoặc chỉ định các bước tiếp theo! Những việc này có thể nhanh chóng làm mất thời gian của bạn — và thời gian đó tốt hơn nên dành để giải quyết các vấn đề lớn hơn.
Ví dụ, bạn có thể tự động hóa:
- Trạng thái công việc được cập nhật tự động theo tiến độ công việc, giúp bạn luôn biết tình hình công việc mà không cần theo dõi cập nhật
- Nhắc nhở về kiểm tra, kiểm tra an toàn hoặc bảo trì thiết bị để tránh gấp rút vào phút chót hoặc lỡ thời hạn
- Tự động phân công công việc tiếp theo khi các bước trước đó đã hoàn thành hoặc bị trì hoãn, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót
- Nhận cảnh báo khi các cột mốc quan trọng có nguy cơ bị ảnh hưởng, giúp bạn có thời gian điều chỉnh kế hoạch trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn
Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn chuyển đổi hoặc thiết lập các loại kích hoạt này bằng các quy tắc đơn giản "nếu thế này, thì thế kia", loại bỏ công việc thủ công bận rộn và giúp dự án của bạn diễn ra suôn sẻ.
Hơn nữa, Autopilot Agents của ClickUp còn tiến thêm một bước bằng cách chủ động soạn thảo các bản cập nhật, tóm tắt tiến độ và đề xuất các bước tiếp theo, giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý và có nhiều thời gian hơn để lãnh đạo.
Các công cụ cần thiết để quản lý dự án xây dựng
Sự kết hợp phù hợp giữa các phần mềm quản lý dự án có thể mang lại trật tự cho sự hỗn loạn, giúp bạn luôn đi trước các vấn đề và đảm bảo mọi công việc tại công trường luôn tiến triển.
Dưới đây là 10 điều cần thiết:
- ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp lập lịch, theo dõi tiến độ, tài liệu và giao tiếp trong nhóm. Với các tính năng như biểu đồ Gantt, bảng điều khiển, tự động hóa và AI, ứng dụng này cung cấp cho các quản lý dự án khả năng hiển thị toàn diện trên các trang web công việc, để bạn có thể theo dõi tiến độ, quản lý khối lượng công việc và ngăn chặn sự chậm trễ trước khi chúng xảy ra
- Procore là một nền tảng tập trung vào xây dựng, được xây dựng để xử lý sự hợp tác tại trường, RFI, bản vẽ, theo dõi an toàn và hơn thế nữa. Nền tảng này tập trung dữ liệu dự án và đơn giản hóa sự phối hợp giữa các nhà thầu, nhà thầu phụ và các nhóm nội bộ, giúp dễ dàng quản lý nhiều công trình quy mô lớn cùng một lúc
- PlanGrid (của Autodesk) cho phép các nhóm làm việc tại hiện trường xem, chia sẻ và ghi chú bản thiết kế và tài liệu xây dựng trong thời gian thực. Ứng dụng này giúp giảm thiểu việc làm lại, đảm bảo các nhóm luôn sử dụng các kế hoạch cập nhật nhất và kiểm soát chặt chẽ tài liệu trên tất cả các công trường
- Smartsheet kết hợp sự quen thuộc của bảng tính với các tính năng tự động hóa công việc và theo dõi dự án mạnh mẽ. Đối với các nhà quản lý xử lý nhiều dự án, đây là một lựa chọn đáng tin cậy để theo dõi dòng thời gian, quản lý tài nguyên và xây dựng báo cáo tùy chỉnh
- Bluebeam Revu là công cụ lý tưởng để đánh dấu và cộng tác trên bản vẽ xây dựng, tệp PDF và tài liệu đệ trình. Công cụ này đặc biệt hữu ích cho quy trình xem xét kế hoạch và đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tài liệu
- BIM 360 giúp kết nối các nhóm thiết kế và xây dựng, cung cấp quy trình làm việc dựa trên đám mây để kiểm soát tài liệu, hợp tác thiết kế và thực hiện tại công trường. Đây là công cụ hữu ích cho các dự án xây dựng và thiết kế cơ sở hạ tầng quy mô lớn
- Fieldwire cung cấp cho các quản lý công trường một cách để phân công công việc, theo dõi danh sách công việc cần hoàn thành và giám sát tiến độ công việc từ thiết bị di động. Đây là một công cụ mạnh mẽ để điều phối công trường, đặc biệt là trên nhiều công trường đang hoạt động cùng lúc
- Buildertrend cung cấp các công cụ lập lịch, lập ngân sách và giao tiếp với khách hàng được thiết kế cho xây dựng nhà ở và thương mại. Đây là công cụ lý tưởng để giữ cho khách hàng được thông báo và nhóm nội bộ của bạn có trách nhiệm khi quản lý nhiều dự án
- CoConstruct là giải pháp quản lý dành cho các nhà xây dựng và cải tạo nhà tùy chỉnh. Giải pháp này kết hợp kế hoạch dự án, theo dõi ngân sách và lựa chọn của khách hàng tại một nơi, giúp bạn hợp lý hóa quy trình xây dựng trên nhiều công việc
- Google Workspace có thể không được thiết kế riêng cho ngành xây dựng, nhưng Tài liệu, Trang tính, Drive và Lịch vẫn là những công cụ thiết yếu để chia sẻ tệp, cộng tác trên tài liệu và quản lý giao tiếp giữa các nhóm và dự án
Quản lý nhiều dự án và hơn thế nữa với ClickUp
Vậy, TL;DR để quản lý nhiều dự án xây dựng là gì? Cài đặt các ưu tiên rõ ràng, duy trì hiển thị thời gian thực, lập bản đồ các lộ trình quan trọng và tự động hóa các công việc thường ngày sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai lầm tốn kém.
Ngoài ra, các công cụ linh hoạt như ClickUp có thể tập hợp mọi thứ vào một nơi — từ theo dõi tiến độ và giao tiếp đến quản lý tài liệu và hỗ trợ dựa trên AI — để bạn dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin và nhiều thời gian hơn để điều hành các dự án xây dựng của mình đến hoàn thành.
Sẵn sàng kiểm soát và duy trì tiến độ dự án mà không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết nào? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và bắt đầu quản lý các dự án xây dựng của bạn một cách dễ dàng.