Chúng ta đều biết (và đôi khi lo lắng) về thời điểm này trong năm. 📆 Đánh giá hiệu suất!
Bạn muốn trung thực, khuyến khích và chuyên nghiệp, đồng thời cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và có chủ đích.
Dù bạn là người đưa ra phản hồi hay nhận phản hồi, việc tìm ra những từ ngữ phù hợp đã là một nửa thành công. Nói quá ít, phản hồi sẽ trở nên chung chung. Nói quá nhiều, bạn có thể chia sẻ quá mức hoặc khiến người nghe hiểu lầm.
Nhưng với những cụm từ phù hợp, đánh giá hiệu suất có thể trở thành những cuộc hội thoại có ý nghĩa, thực sự giúp mọi người phát triển, chứ không chỉ là việc đánh dấu vào ô mỗi năm một lần.
Trong blog này, chúng tôi đi sâu vào các cụm từ đánh giá hiệu suất vượt ra ngoài những cụm từ thông thường như "đáp ứng kỳ vọng về hiệu suất" hoặc "cần cải thiện"
Tiếp tục đọc nếu bạn là quản lý đang chuẩn bị cho mùa đánh giá hoặc nhân viên muốn tự phản ánh hiệu quả hơn, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn với những câu từ rõ ràng, xây dựng và hữu ích.
⚡️ Phần thưởng: Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa toàn bộ quá trình đánh giá, từ theo dõi mục tiêu đến tổ chức phản hồi, tất cả chỉ trong một nơi.
Tại sao các cụm từ đánh giá hiệu suất lại quan trọng?
Hãy nghĩ về lần cuối cùng ai đó nói với bạn: "Bạn làm việc rất tốt. " Nghe thật vui phải không? Nhưng sau sự phấn chấn ban đầu, bạn sẽ tự hỏi: chính xác thì mình đã làm tốt việc gì? Mình nên tiếp tục làm gì? Và mình có thể làm gì tốt hơn?
Đây chính là lúc những cụm từ đánh giá hiệu suất mang tính xây dựng phát huy tác dụng. Chúng không chỉ là những thủ tục hình thức để làm đầy tài liệu. Đó là những công cụ giao tiếp mạnh mẽ mang lại sự rõ ràng, khuyến khích sự phát triển và giữ mọi người đồng lòng. Khi được sử dụng một cách có suy nghĩ, chúng giúp nhà quản lý cung cấp phản hồi cụ thể và mang tính xây dựng, đồng thời giúp nhân viên hiểu rõ vị trí của mình, những điểm mạnh và những lĩnh vực cần cải thiện.
Giảm thiểu sự hiểu lầm
Giả sử một người quản lý nói với một nhân viên: "Bạn cần chủ động hơn." Câu này có thể có hàng tá ý nghĩa khác nhau. Chủ động trong các cuộc họp? Chủ động với thời hạn? Chủ động với khách hàng? Một cụm từ đánh giá hiệu suất được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ cụ thể và hữu ích hơn nhiều.
Giúp phản hồi trở nên cụ thể và có thể thực hiện được
Phản hồi mơ hồ dẫn đến sự nhầm lẫn. Các cụm từ cụ thể biến những quan sát thành cơ hội. Ví dụ, thay vì nói "Bạn không biết làm việc nhóm", một cụm từ tốt hơn có thể là "Trong các dự án liên bộ phận, bạn đã bỏ lỡ cơ hội hợp tác chặt chẽ hơn với các bộ phận khác". Đây là phản hồi rõ ràng và mang tính xây dựng, đồng thời chỉ ra những điểm mà người đó có thể cải thiện trong công việc.
Chúng giúp thiết lập giai điệu và văn hóa
Ngôn ngữ được sử dụng trong đánh giá sẽ quyết định cách phản hồi được tiếp nhận trong toàn tổ chức. Cách diễn đạt chu đáo sẽ thúc đẩy văn hóa hỗ trợ và phát triển thay vì chỉ trích hoặc sợ hãi. Điều này cho thấy phản hồi không phải là sự phán xét. Mà là sự giúp đỡ lẫn nhau để cùng tiến bộ.
Chúng hỗ trợ đánh giá công bằng, nhất quán
Sử dụng các cụm từ có cấu trúc giúp giảm thiểu sự thiên vị vô thức. Khi hiệu suất của mọi người được đánh giá bằng ngôn ngữ và tiêu chí nhất quán, sẽ dễ dàng hơn để đảm bảo sự công bằng, đặc biệt là trong các nhóm lớn hoặc khi có nhiều quản lý tham gia vào việc đánh giá nhân viên.
Cách sử dụng các cụm từ đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả
Ngay cả những câu từ được viết hay nhất cũng có thể trở nên vô nghĩa nếu không được sử dụng trong bối cảnh phù hợp. Để đảm bảo phản hồi của bạn thực sự có tác động, dưới đây là một số cách thông minh để sử dụng các câu từ đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả hơn:
1. Đặt phản hồi vào các tình huống thực tế
Mọi người sẽ phản ứng tốt hơn khi nhận được phản hồi chân thực và dễ hiểu. Đừng chỉ nói rằng ai đó "thể hiện khả năng lãnh đạo và giao tiếp tốt". Hãy nêu rõ một khoảnh khắc mà họ đã lãnh đạo một dự án, giải quyết xung đột hoặc hỗ trợ đồng nghiệp. Điều này sẽ làm cho lời nói của bạn có trọng lượng hơn và giúp củng cố hành vi mà bạn muốn khuyến khích.
2. Giữ cho phản hồi rõ ràng và mang tính xây dựng
Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ khiến nhân viên phải đoán ý. Những cụm từ rõ ràng, cụ thể giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng và cách họ có thể phát triển. Nếu có điểm cần cải thiện, hãy trung thực nhưng cũng đưa ra hướng dẫn cụ thể.
3. Hướng đến sự cân bằng
Đánh giá hiệu suất công việc phải phản ánh toàn bộ bức tranh. Nếu bạn chỉ tập trung vào những gì đang hoạt động tốt, nhân viên có thể bỏ lỡ cơ hội cải thiện. Nếu bạn chỉ nhấn mạnh những khuyết điểm, họ có thể cảm thấy mất động lực. Sự kết hợp cân nhắc giữa sự công nhận và hướng dẫn nhân viên sẽ dẫn đến sự gắn kết và niềm tin tốt hơn.
4. Kết nối phản hồi với các mục tiêu lớn hơn
Phản hồi hiệu quả không chỉ là về việc ai đó đã làm gì, mà còn về lý do tại sao việc đó lại quan trọng. Liên kết các cụm từ của bạn với mục tiêu của nhóm, giá trị của công ty hoặc mục tiêu phát triển cá nhân. Điều này mang lại ý nghĩa sâu sắc hơn cho phản hồi và cho thấy đóng góp của từng cá nhân phù hợp với bức tranh tổng thể như thế nào.
5. Nói như một con người
Thật dễ dàng để dựa vào các cụm từ hoặc mẫu chính thức, đặc biệt là trong mùa đánh giá, nhưng phản hồi tốt nhất là phản hồi chân thực. Điều chỉnh các cụm từ cho phù hợp với giọng điệu của bạn và đảm bảo chúng phản ánh chính xác cách bạn nhìn nhận hiệu suất của người đó. Sự chân thành luôn chiến thắng sự trau chuốt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain với ClickUp Docs để tạo các cụm từ đánh giá hiệu suất của bạn
Các cụm từ đánh giá hiệu suất tốt nhất theo từng danh mục
Danh mục #1: Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là nền tảng của các nhóm làm việc hiệu quả. Cho dù là bằng lời nói, văn bản hay lắng nghe tích cực, cách một người chia sẻ và tiếp nhận thông tin có thể ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất và sự hợp tác của nhóm. Dưới đây là các cụm từ đánh giá hiệu suất bạn có thể sử dụng để phản ánh điểm mạnh trong giao tiếp hoặc chỉ ra những lĩnh vực cần cải thiện:
- Thông báo rõ ràng về tiến độ dự án trong các cuộc họp ngắn, đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau
- Lắng nghe cẩn thận trong các cuộc thảo luận một đối một và thường xuyên đặt câu hỏi làm rõ để tránh hiểu lầm
- Giải thích các khái niệm kỹ thuật một cách đơn giản, dễ hiểu cho các thành viên không có kiến thức kỹ thuật trong nhóm
- Điều chỉnh phong cách giao tiếp khi tương tác với khách hàng, đồng nghiệp hoặc lãnh đạo cấp cao
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu kế hoạch truyền thông dự án miễn phí
- Trả lời email kịp thời và đầy đủ thông tin cần thiết, giảm thiểu việc trao đổi qua lại nhiều lần
- Cung cấp phản hồi rõ ràng, có thể thực hiện và mang tính xây dựng trong các cuộc đánh giá đồng cấp mà không nghe có vẻ chỉ trích
- Duy trì tính minh bạch trong các cuộc thảo luận của nhóm, đặc biệt là khi dòng thời gian của dự án thay đổi
- Sử dụng slide và hình ảnh một cách hiệu quả trong các buổi trình bày để giúp dữ liệu phức tạp dễ hiểu hơn
- Giảm căng thẳng trong các cuộc hội thoại khó khăn bằng cách giữ bình tĩnh và tập trung vào sự thật
- Làm rõ kỳ vọng khi giao công việc, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn sau này
- Đặt lại câu hỏi khi đồng nghiệp tỏ ra không chắc chắn, đảm bảo sự hiểu biết chung
- Chia sẻ những bài học quan trọng sau các cuộc gọi với khách hàng để những người khác có thể học hỏi từ những kinh nghiệm đó
- Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận hiệu quả bằng cách khuyến khích các thành viên khác trong nhóm đóng góp ý kiến
- Giữ cho các nhóm đa chức năng được thông tin thường xuyên bằng cách thúc đẩy giao tiếp cởi mở và cập nhật các kênh chia sẻ.
- Sử dụng chương trình họp để giữ cho cuộc hội thoại tập trung và tiết kiệm thời gian
- Thường cung cấp thông tin cập nhật thiếu bối cảnh cần thiết, dẫn đến sự nhầm lẫn giữa các thành viên khác trong nhóm
- Cần rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực thay vì ngắt lời hoặc làm nhiều việc cùng lúc trong các cuộc họp
- Có xu hướng sử dụng ngôn ngữ quá kỹ thuật trong các cuộc gọi với khách hàng, khiến họ khó theo dõi
- Không luôn kiểm tra sự hiểu biết khi đưa ra hướng dẫn, dẫn đến sự sai lệch
- Có thể chậm phản hồi tin nhắn, gây ra sự chậm trễ có thể tránh được trong các dự án cần thời gian nhạy cảm
- Thỉnh thoảng đưa ra phản hồi mơ hồ khiến nhân viên không rõ ràng về hành động cần thực hiện
- Cần chú ý hơn đến giọng điệu khi viết tin nhắn trong tình huống áp lực
- Sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên ngành trong các bản cập nhật nội bộ, tạo ra rào cản cho các nhóm liên chức năng
- Khó khăn trong việc diễn đạt ý tưởng trong các cuộc thảo luận nhóm, đặc biệt là khi bị áp lực
- Có thể cải thiện giao tiếp trong cuộc họp bằng cách chuẩn bị các điểm thảo luận có cấu trúc hơn
📖 Cũng nên đọc: Ví dụ về chương trình họp và mẫu miễn phí
Danh mục #2: Hợp tác và làm việc nhóm
Khả năng làm việc tốt với người khác là điều cần thiết trong bất kỳ vai trò nào. Cho dù là xây dựng lòng tin, hỗ trợ đồng nghiệp hay giải quyết xung đột, sự hợp tác chặt chẽ sẽ mang lại kết quả tốt hơn và văn hóa làm việc lành mạnh hơn. Dưới đây là các cụm từ đánh giá hiệu suất làm nổi bật đóng góp của mỗi cá nhân vào sự phát triển của nhóm:
- Chủ động đề nghị giúp đỡ đồng nghiệp khi khối lượng công việc tăng cao, mà không cần được yêu cầu
- Phối hợp hiệu quả với các nhóm đa chức năng trong quá trình ra mắt sản phẩm để đảm bảo tuân thủ dòng thời gian
- Chia sẻ tài nguyên và các phương pháp hay nhất với đồng nghiệp để cải thiện hiệu suất chung của nhóm
- Làm việc hợp tác trong các phiên brainstorming của nhóm, phát triển ý tưởng sáng tạo của người khác
- Hỗ trợ các thành viên mới trong nhóm bằng cách trả lời câu hỏi và giúp họ hòa nhập suôn sẻ
- Duy trì giọng điệu tôn trọng và đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng trong những trường hợp nhóm có ý kiến khác nhau
- Thường xuyên tình nguyện tham gia các công việc chung như ghi chú cuộc họp hoặc lập tài liệu dự án
- Giao tiếp cởi mở khi gặp trở ngại và yêu cầu ý kiến từ nhóm
- Khuyến khích các thành viên nhóm ít nói hơn phát biểu trong các cuộc họp nhóm
- Giúp nhóm tập trung trong các dự án có áp lực cao mà không gây ra mâu thuẫn
- Các bước để phối hợp các công việc được giao khi thiếu định hướng, duy trì đà phát triển
- Tạo niềm tin trong nhóm bằng cách thực hiện các cam kết đã chia sẻ
- Cân bằng giữa việc đưa ra ý kiến và tạo không gian cho ý kiến của người khác
- Hoạt động trơn tru với các thành viên nhóm làm việc từ xa, giúp họ cảm thấy được tham gia vào các hoạt động hàng ngày
- Đóng góp liên tục vào mục tiêu của nhóm trong khi vẫn tôn trọng trách nhiệm cá nhân
- Có xu hướng hoàn thành công việc một cách riêng lẻ mà không kiểm tra với các thành viên khác trong nhóm
- Gặp khó khăn trong việc tiếp nhận phản hồi có giá trị từ đồng nghiệp, điều này ảnh hưởng đến sự hợp tác
- Cần thể hiện sự linh hoạt hơn khi đồng nghiệp đề xuất các phương pháp thay thế
- Đôi khi, việc không tuân thủ quy trình đã thỏa thuận với nhóm sẽ dẫn đến sự chậm trễ trong các dự án được chia sẻ
- Khó khăn trong việc ghi nhận đóng góp của đồng nghiệp trong các dự án nhóm
- Thường có xu hướng chiếm lĩnh cuộc thảo luận thay vì khuyến khích sự tham gia của nhóm
- Có thể cải thiện khả năng phản hồi khi hợp tác giữa các bộ phận
- Hiếm khi hỗ trợ khi các thành viên khác trong nhóm bị quá tải hoặc áp lực
- Cần tham gia tích cực hơn vào các hoạt động chung của nhóm, như đánh giá lại hoặc họp đứng
- Đôi khi ưu tiên mục tiêu cá nhân hơn mục tiêu chung của nhóm
📖 Cũng nên đọc: Làm thế nào để trở thành một thành viên nhóm xuất sắc: Các kỹ năng và chiến lược quan trọng
Danh mục #3: Giải quyết vấn đề và tư duy phản biện
Giải quyết vấn đề và tư duy phản biện là chìa khóa để đưa ra quyết định sáng suốt và thúc đẩy tiến độ. Nhân viên tiếp cận thách thức với tư duy có cấu trúc sẽ giúp tránh những sai lầm tốn kém và tìm ra cách tốt hơn, nhanh hơn để đạt được mục tiêu.
Các ví dụ và cụm từ đánh giá hiệu suất sau đây có thể giúp bạn truyền đạt hiệu quả mức độ thành công của một người trong việc vượt qua thách thức hoặc những lĩnh vực mà họ có thể cần hỗ trợ.
Các cụm từ phản hồi tích cực
- Nhanh chóng xác định vấn đề cơ bản khi khắc phục sự cố liên quan đến khiếu nại lặp lại của khách hàng
- Chủ động đề xuất các cải tiến quy trình để giảm bớt các điểm nghẽn trong quy trình làm việc của nhóm
- Sử dụng dữ liệu từ các khiếu nại của khách hàng và phản hồi quý giá để đề xuất các thay đổi sản phẩm với kết quả có thể đo lường được
- Dự đoán các trở ngại tiềm ẩn trong dự án và chuẩn bị kế hoạch sao lưu
- Thường xuyên đặt những câu hỏi sâu sắc, thách thức giả định và khơi gợi những ý tưởng mới, sáng tạo
- Cung cấp các giải pháp hợp lý, từng bước khi nhóm gặp phải những thách thức mới bất ngờ
- Xử lý các tình huống mơ hồ bằng cách phân tích và xác định các ưu tiên khóa
- Thể hiện khả năng phán đoán tốt bằng cách cân bằng nhu cầu ngắn hạn với mục tiêu dài hạn
- Mang đến những góc nhìn mới mẻ cho các phiên brainstorming, dẫn đến những ý tưởng có thể thực hiện được
- Cộng tác giữa các nhóm để tìm ra giải pháp khả thi thay vì giải pháp tạm thời
- Nhận biết các mẫu chậm trễ trong dự án và khởi xướng thay đổi hệ thống để ngăn chặn chúng
- Áp dụng những kiến thức đã học để giải quyết hiệu quả các thách thức mới và không liên quan
- Giữ bình tĩnh trong các tình huống khẩn cấp và đưa ra quyết định dứt khoát mà không vội vàng
- Khuyến khích các thành viên nhóm ít nói chia sẻ ý kiến để phát hiện những thông tin quan trọng bị bỏ qua
- Theo dõi việc thực hiện các giải pháp đã triển khai để đo lường hiệu quả và điều chỉnh khi cần thiết
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu ra quyết định miễn phí để đưa ra quyết định sáng suốt
- Có xu hướng dựa vào các phương pháp tiêu chuẩn ngay cả khi chúng không còn mang lại kết quả
- Cần thoải mái hơn trong việc giải quyết vấn đề mà không luôn tìm kiếm sự hướng dẫn
- Thường vội vàng đưa ra giải pháp trước khi hiểu rõ gốc rễ của vấn đề
- Có thể cải thiện khả năng ưu tiên khi đối mặt với nhiều vấn đề cạnh tranh
- Bỏ lỡ cơ hội đưa dữ liệu hoặc bằng chứng vào các cuộc thảo luận ra quyết định
- Cần đóng vai trò chủ động hơn trong việc giải quyết vấn đề thay vì chờ đợi chỉ đạo
- Thỉnh thoảng bỏ qua tác động lâu dài của các giải pháp tạm thời
- Gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề khi dòng thời gian gấp rút hoặc ưu tiên không rõ ràng
- Có thể cải thiện việc thực hiện sau khi đề xuất giải pháp
- Cần tập trung vào việc hiểu bối cảnh trước khi đưa ra phản hồi về các thách thức phức tạp
📖 Xem thêm: Cách thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ
Danh mục #4: Lãnh đạo và tinh thần chủ động
Lãnh đạo hiệu quả và tinh thần chủ động là yếu tố cần thiết để thúc đẩy thành công của nhóm và tạo ra văn hóa trách nhiệm. Những nhà lãnh đạo giỏi biết chịu trách nhiệm, động viên người khác và thúc đẩy nhóm vươn lên. Các cụm từ sau đây nêu bật kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ và khả năng chủ động, hoặc chỉ ra những lĩnh vực cần cải thiện.
- Chủ động và chịu trách nhiệm về các dự án của nhóm, đảm bảo các dự án luôn hoàn thành đúng hạn
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện của nhóm và thực hiện các thay đổi để tăng hiệu quả của nhóm
- Dẫn dắt bằng ví dụ, cài đặt tiêu chuẩn cao về hiệu suất và đạo đức công việc
- Tích cực hướng dẫn các thành viên mới trong nhóm, giúp họ phát triển trong vai trò của mình
- Khởi động các quy trình mới giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm và giảm bớt các trở ngại
- Chủ động can thiệp khi nhóm gặp khó khăn, cung cấp hướng dẫn mà không can thiệp quá sâu vào công việc của nhân viên
- Truyền cảm hứng cho người khác vượt qua mục tiêu cá nhân bằng cách đặt ra các mục tiêu tham vọng nhưng có thể đạt được
- Khuyến khích văn hóa tích cực bằng cách thường xuyên đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho đồng nghiệp
- Thể hiện khả năng ra quyết định mạnh mẽ, ngay cả khi đối mặt với thông tin hạn chế
- Dẫn dắt các cuộc họp liên chức năng, đảm bảo tất cả các bên liên quan đều thống nhất và tham gia
- Xác định và nuôi dưỡng tài năng trong nhóm, giúp những nhân viên có hiệu suất cao thăng tiến trong sự nghiệp
- Cân bằng tầm nhìn chiến lược với thực thi chiến thuật, đảm bảo cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn đều được đạt được
- Đóng vai trò là hình mẫu về sự chuyên nghiệp và chính trực, ngay cả trong những thời điểm khó khăn
- Thực hiện các sáng kiến phù hợp với giá trị của công ty và thúc đẩy hiệu suất của nhóm
- Xây dựng môi trường làm việc hợp tác và tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy được khuyến khích đóng góp
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu kế hoạch quản lý nhóm ClickUp để tổ chức vai trò, điều chỉnh mục tiêu của nhóm và hợp lý hóa sự hợp tác giữa các dự án, tất cả ở một nơi.
- Cần phân công công việc hiệu quả hơn, vì quản lý quá mức sẽ giới hạn sự tự chủ của nhóm
- Gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định nhanh chóng cho nhóm khi bị áp lực, dẫn đến sự chậm trễ
- Có thể hưởng lợi từ việc minh bạch hơn với nhóm về quá trình ra quyết định
- Cần thu hút các thành viên trong nhóm tham gia nhiều hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược để thúc đẩy quyền sở hữu lớn hơn
- Cần phát triển kỹ năng giải quyết xung đột và giao tiếp giữa các cá nhân để duy trì sự hài hòa trong nhóm
- Đôi khi tránh được những cuộc hội thoại khó khăn với các thành viên trong nhóm, khiến vấn đề tiếp tục tồn tại
- Có thể cải thiện việc ưu tiên phát triển nhóm song song với hiệu suất cá nhân
- Khó khăn trong việc duy trì tinh thần đồng đội và tinh thần làm việc của nhóm trong những kỳ thấp điểm hoặc gặp thất bại
- Cần chủ động hơn trong việc phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng
- Có thể cải thiện việc công nhận và khen thưởng nỗ lực của nhóm một cách nhất quán hơn
📖 Đọc thêm: Cách phát triển một nhóm làm việc hiệu quả
Danh mục #5: Năng suất và quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng hạn. Quản lý thời gian bao gồm việc sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả, tập trung và sử dụng thời gian một cách khôn ngoan. Dưới đây là các ví dụ đánh giá hiệu suất làm nổi bật kỹ năng quản lý thời gian, mức năng suất và các lĩnh vực tiềm năng để phát triển của một cá nhân:
Các cụm từ phản hồi tích cực
- Luôn hoàn thành công việc đúng hạn trong khi duy trì chất lượng công việc cao
- Ưu tiên hiệu quả các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tác động, đảm bảo các dự án quan trọng được hoàn thành đúng hạn
- Sắp xếp công việc hàng ngày bằng hệ thống rõ ràng, có cấu trúc để tối đa hóa năng suất
- Dễ dàng cân bằng nhiều ưu tiên cạnh tranh và duy trì sự tập trung khi chịu áp lực
- Thể hiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả bằng cách hoàn thành dự án trước thời hạn một cách nhất quán
- Thể hiện cách tiếp cận chủ động bằng cách chia các công việc lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn
- Phân công các công việc không quan trọng cho người khác, giải phóng thời gian cho công việc ưu tiên cao
- Sử dụng các công cụ năng suất (ví dụ: ứng dụng quản lý công việc, lịch) để duy trì sự tổ chức và hiệu quả
- Giữ cho các cuộc họp nhóm tập trung và ngắn gọn, đảm bảo thời gian được sử dụng hiệu quả
- Tránh các yếu tố gây xao lãng trong giờ làm việc, duy trì mức độ tập trung cao trong suốt cả ngày
- Theo kịp xu hướng ngành và nhanh chóng thích ứng khi ưu tiên thay đổi để đáp ứng thời hạn
- Luôn thể hiện khả năng xử lý khối lượng công việc lớn mà không ảnh hưởng đến chất lượng
- Lập kế hoạch công việc trước để đảm bảo có đủ thời gian thực hiện một cách chu đáo
- Thường xuyên theo dõi tiến độ so với thời hạn để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn
- Hoạt động hiệu quả ngay cả khi quản lý khối lượng công việc lớn, tập trung vào công việc và duy trì sự tập trung
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu quản lý thời gian miễn phí để thúc đẩy năng suất
Cụm từ phản hồi xây dựng
- Cần cải thiện việc sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để tránh tình trạng gấp rút vào phút chót
- Đôi khi không hoàn thành công việc đúng hạn do quản lý thời gian kém và đánh giá thấp khối lượng công việc
- Khó tập trung khi phải xử lý nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến công việc không hoàn thành
- Có xu hướng trì hoãn các công việc ít hấp dẫn, gây ra sự chậm trễ trong dòng thời gian của dự án
- Có thể hưởng lợi từ việc lập kế hoạch chi tiết hơn để luôn nắm vững các trách nhiệm đang thực hiện
- Cần phân bổ nhiều thời gian hơn cho các công việc quan trọng thay vì bị cuốn vào những công việc nhỏ hơn, ít quan trọng hơn
- Gặp khó khăn trong việc điều chỉnh các ưu tiên khi có công việc mới, khẩn cấp xuất hiện
- Có thể cải thiện khả năng quản lý thời gian để suy nghĩ chiến lược trong các công việc hàng ngày
- Đôi khi dành quá nhiều thời gian cho các công việc không ưu tiên, ảnh hưởng đến các dự án lớn hơn
- Cần cải thiện chiến lược quản lý thời gian để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức trong các kỳ cao điểm công việc
📖 Xem thêm: Cách giải quyết các thách thức quản lý thời gian phổ biến
Cách viết các cụm từ đánh giá hiệu suất của riêng bạn
Đôi khi, phản hồi hiệu quả nhất chính là những gì bạn tự viết ra. Dù bạn là nhà quản lý đang soạn thảo phản hồi cá nhân hóa hay nhân viên đang viết bản tự đánh giá, việc biết cách viết các cụm từ đánh giá hiệu suất rõ ràng, xây dựng và cụ thể sẽ tạo ra sự khác biệt lớn.
Dưới đây là một khung tham khảo đơn giản để hướng dẫn bạn:
1. Bắt đầu bằng hành vi
Bắt đầu bằng cách nêu rõ hành động hoặc hành vi cụ thể. Tránh sử dụng những từ chung chung như "thái độ tích cực", "thái độ tiêu cực" hoặc "nhân viên có hiệu suất cao". Thay vào đó, hãy chỉ ra những việc đã hoàn thành bằng các chi tiết có thể quan sát được.
Ví dụ: "Luôn hoàn thành đúng hạn báo cáo hàng tuần cho khách hàng mà không ảnh hưởng đến độ chính xác. "
2. Liên kết hành động với kết quả bằng phương pháp STAR
Đi xa hơn những gì đã hoàn thành và giải thích lý do tại sao nó quan trọng. Phương pháp STAR (Tình huống, Công việc, Hành động, Kết quả) là một cách hữu ích để cấu trúc phản hồi. Nêu bật tác động của hành động đối với kết quả của nhóm hoặc công ty.
Ví dụ: "Trong quý 1, đã đảm nhận quyền sở hữu khách hàng mới (Tình huống/Công việc), giới thiệu hệ thống danh sách kiểm tra (Hành động), giúp quá trình tiếp nhận khách hàng mới nhanh hơn 30% (Kết quả). "
3. Sử dụng dữ liệu và ví dụ cụ thể
Khi có thể, hãy hỗ trợ các cụm từ của bạn bằng dữ liệu hoặc ví dụ có thể định lượng. Điều này sẽ tăng tính tin cậy và loại bỏ sự mơ hồ.
Ví dụ: "Đã giải quyết 95% khiếu nại của khách hàng trong vòng 24 giờ trong quý vừa qua. "
4. Duy trì tư duy phát triển chuyên nghiệp
Cho dù bạn đang nêu bật những thành công hay những lĩnh vực cần cải thiện, hãy sử dụng ngôn ngữ khuyến khích phát triển. Điều này giúp củng cố ý tưởng rằng hiệu suất có thể phát triển nhờ nỗ lực và hỗ trợ.
Ví dụ: "Tôi đang tiếp tục xây dựng sự tự tin khi nói trước đám đông và có kế hoạch dẫn dắt nhiều buổi thuyết trình của nhóm hơn trong quý tới. "
5. Sử dụng ngôn ngữ khách quan, chuyên nghiệp
Bám sát sự thật và hành vi. Tránh những phát biểu mang tính cảm tính hoặc mơ hồ và tập trung vào những gì đã thấy, đã làm hoặc đã đạt được.
❌ Thay vì: "Bạn hơi thiếu tổ chức."
✅ Hãy thử: "Thỉnh thoảng bỏ lỡ thời hạn, dẫn đến chậm trễ trong việc hoàn thành các công việc liên chức năng. "
6. Tùy chỉnh theo vai trò
Điều chỉnh ngôn ngữ của bạn để phản ánh trách nhiệm và kỳ vọng về hiệu suất của vai trò cụ thể. Mỗi hàm có các tiêu chí thành công khác nhau và các cụm từ đánh giá của bạn nên phản ánh điều đó.
7. Tận dụng các công cụ theo dõi hiệu suất
Sử dụng các công cụ như ClickUp để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu, thu thập phản hồi trong suốt chu kỳ đánh giá và tham khảo dữ liệu hiệu suất trong quá khứ. Có tài liệu này trong tay sẽ giúp bạn viết các cụm từ đánh giá dễ dàng, chính xác và khách quan hơn.
Hợp lý hóa việc đánh giá hiệu suất nhân viên với ClickUp
Quản lý đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng với ClickUp, quá trình này trở nên hợp lý và hiệu quả hơn. Bằng cách tích hợp các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ với các công cụ theo dõi hiệu suất, ClickUp giúp các nhóm nhân sự, quản lý và nhân viên duy trì tính minh bạch, thống nhất mục tiêu và làm cho quá trình phản hồi trở nên dễ thực hiện hơn. Dưới đây là cách ClickUp có thể thay đổi đánh giá hiệu suất nhân viên của bạn:
Dữ liệu và tài liệu đánh giá hiệu suất được tập trung hóa
Một trong những thách thức phổ biến nhất trong đánh giá hiệu suất nhân viên là thu thập, sắp xếp và tham khảo phản hồi từ nhiều nguồn khác nhau. Với quản lý công việc tập trung của ClickUp, tất cả phản hồi, cập nhật dự án và hồ sơ hiệu suất nhân viên đều được lưu trữ ở một nơi.
Điều này giúp loại bỏ việc phải tìm kiếm trong các email hoặc tài liệu rải rác để tổng hợp dữ liệu cho các cuộc đánh giá. Các nhà quản lý có thể dễ dàng tham khảo các công việc đã hoàn thành, các dự án đang thực hiện và các bản tự đánh giá của nhân viên mà không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Những phân tích hiệu suất được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
ClickUp cung cấp các tính năng dựa trên AI để tự động phân tích dữ liệu từ các nhiệm vụ, dự án và thậm chí cả các bình luận để cung cấp thông tin chi tiết về quản lý hiệu suất một cách khách quan. Bằng cách đánh giá tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành và sự hợp tác giữa các nhóm, ClickUp giúp các nhà quản lý xác định chính xác điểm mạnh và điểm cần cải thiện của nhân viên.
Điều này giúp giảm thiểu phản hồi chủ quan và đảm bảo các cụm từ đánh giá dựa trên kết quả thực tế, có thể đo lường được. Sử dụng phương pháp dựa trên AI này, phản hồi trở nên giàu dữ liệu và có thể thực hiện được, hỗ trợ sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu kế hoạch đánh giá hiệu suất miễn phí để cải thiện hiệu suất của nhóm
Bảng điều khiển quản lý hiệu suất trực quan
Bảng điều khiển của ClickUp là công cụ mạnh mẽ để hiển thị hiệu suất của nhân viên trong nháy mắt. Với khả năng theo dõi tiến độ dự án, thời hạn bị bỏ lỡ và KPI cá nhân, bảng điều khiển cung cấp cho người quản lý cái nhìn tổng quan nhanh chóng và rõ ràng về các chỉ số quản lý hiệu suất.
Những thông tin trực quan này giúp bạn dễ dàng phát hiện xu hướng, nhận ra thành tích và xác định những thách thức mới mà không cần phải đọc những báo cáo dài dòng. Cho dù đang theo dõi mục tiêu cá nhân hay của nhóm, bảng điều khiển ClickUp mang lại sự rõ ràng cho việc đánh giá hiệu suất, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt cho nhóm.
Cài đặt mục tiêu rõ ràng với ClickUp Goals và OKRs
Đặt mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được là nền tảng của bất kỳ đánh giá hiệu suất hiệu quả nào. Tính năng Mục tiêu của ClickUp cho phép các nhóm điều chỉnh mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Bằng cách theo dõi cả kết quả định tính và định lượng, ClickUp đảm bảo rằng các đánh giá hiệu suất được gắn với các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được.
⚡️ Lưu trữ mẫu: Mẫu OKR miễn phí để đạt mục tiêu nhanh hơn
Mẫu đánh giá hiệu suất sẵn sàng sử dụng
ClickUp đơn giản hóa toàn bộ quá trình đánh giá với các mẫu đánh giá hiệu suất được tạo sẵn . Các mẫu này có thể tùy chỉnh, cho phép người quản lý nhanh chóng thiết lập quy trình đánh giá nhân viên bao gồm mọi thứ từ tự đánh giá đến phản hồi của người quản lý. Điều này giúp giảm bớt công việc hành chính và đảm bảo rằng tất cả các tiêu chí cần thiết đều được bao gồm trong mỗi lần đánh giá. Với các mẫu cho các vai trò và cấp độ khác nhau, ClickUp đảm bảo quy trình đánh giá hiệu suất nhất quán và toàn diện trong toàn tổ chức.
Mẹo để thực hiện đánh giá hiệu suất hiệu quả
Một buổi đánh giá hiệu suất được thực hiện tốt có thể thúc đẩy sự phát triển có ý nghĩa, sự đồng bộ và động lực. Dưới đây là cách để đảm bảo quá trình này mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian:
- Chuẩn bị sẵn dữ liệu: Xem lại lịch sử hiệu suất của nhân viên, phản hồi của đồng nghiệp và tiến độ thực hiện mục tiêu. Chuẩn bị trước sẽ đảm bảo cuộc hội thoại diễn ra khách quan và tập trung.
- Tạo môi trường thoải mái: Chọn một cài đặt riêng tư, yên tĩnh để khuyến khích đối thoại cởi mở, không bị phân tâm. Bầu không khí hỗ trợ sẽ xây dựng lòng tin.
- Đưa ra phản hồi rõ ràng, cân bằng: Nhận ra điểm mạnh và chỉ ra những điểm cần cải thiện bằng cách sử dụng ví dụ cụ thể. Tránh những nhận xét mơ hồ và liên kết phản hồi với kết quả có thể đo lường được.
- Duy trì môi trường làm việc hợp tác: Khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ, thách thức và nguyện vọng của họ. Cuộc hội thoại hai chiều giúp xây dựng quyền sở hữu và sự tham gia.
- Cùng nhau xác định mục tiêu SMART : Làm việc với nhân viên để đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn, hỗ trợ cả sự phát triển cá nhân và mục tiêu của nhóm.
Sử dụng mẫu Mục tiêu SMART của ClickUp để đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được, theo dõi tiến độ hiệu quả và luôn phù hợp với các ưu tiên của nhóm.
- Theo dõi và ghi chép mọi thứ: Tóm tắt những điểm chính và các bước tiếp theo sau khi đánh giá. Kiểm tra thường xuyên đảm bảo trách nhiệm và tiến độ liên tục.
Biến phản hồi thành động lực phát triển
Đánh giá hiệu suất hiệu quả là điều cần thiết cho sự phát triển chuyên nghiệp và sự thống nhất trong các nhóm. Bằng cách sử dụng phản hồi rõ ràng, có thể thực hiện được và tận dụng các công cụ như ClickUp, bạn có thể đảm bảo các đánh giá hiệu quả hơn, dựa trên dữ liệu và tập trung vào kết quả có thể đo lường được. Với sự chuẩn bị đúng đắn, giao tiếp cởi mở và theo dõi, đánh giá hiệu suất nhân viên có thể trở thành một phần quan trọng trong quá trình phát triển liên tục, giúp cả cá nhân và nhóm phát huy hết tiềm năng của mình.
Sẵn sàng đơn giản hóa việc quản lý hiệu suất? Bắt đầu sử dụng ClickUp để dễ dàng theo dõi phản hồi, thúc đẩy sự phát triển và trao quyền cho nhóm của bạn để phát triển mạnh mẽ.