Bằng chứng cuối cùng về quản lý thời gian chính là con rùa.
Và đó không phải là con rùa bình thường—đó chính là con rùa trong câu chuyện nổi tiếng về cuộc đua giữa rùa và thỏ để xem ai nhanh hơn.
Tóm tắt nhanh: Con thỏ, quá tự mãn về tốc độ của mình, đã lãng phí thời gian quý báu khi bị phân tâm giữa chừng cuộc đua. Trong khi đó, con rùa chậm nhưng kiên nhẫn vẫn tập trung và về đích đầu tiên.
Điều quan trọng cần nhớ ở đây là gì, bạn có thể thắc mắc.
Theo Khảo sát về Tương lai của Công việc và Kỹ năng của PWC, hơn 4.000 nhà lãnh đạo kinh doanh và nhân sự cho biết một trong những thách thức lớn nhất của họ là xác định các kỹ năng trong tương lai trong một thế giới mà công nghệ phát triển nhanh hơn cả tốc độ pha cà phê buổi sáng.
Thị trường lao động đang thay đổi, cạnh tranh ngày càng khốc liệt, và đột nhiên, ai cũng có cùng chứng chỉ. Nhưng có một kỹ năng quan trọng nhưng ít được đề cao mà không được dạy trong trường học: quản lý thời gian.
Nắm vững kỹ năng này sẽ giúp bạn có một kế hoạch hoàn hảo để giải quyết các công việc quan trọng, hoàn thành công việc trước thời hạn và vẫn có thời gian để nâng cao kỹ năng. Hãy cùng tìm hiểu một số kỹ thuật và mẹo quản lý thời gian hiệu quả để giúp bạn đạt được mục tiêu năng suất (cùng với một số tính năng hữu ích từ ClickUp!).
⏰ Tóm tắt 60 giây
Mẹo quản lý thời gian để đạt được thành công:
- Đặt mục tiêu: Sử dụng tiêu chí SMART để tạo ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Áp dụng Ma trận Eisenhower để tập trung vào những việc quan trọng nhất
- Khối thời gian: Lên lịch các kỳ cụ thể cho các công việc bằng cách sử dụng kỹ thuật phân chia thời gian
- Xử lý công việc nhanh chóng: Thực hiện quy tắc 2 phút để xử lý ngay các công việc nhỏ
- Công việc hàng loạt: Nhóm các công việc tương tự nhau để giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và phân tâm
- Hình dung tiến độ: Theo dõi quy trình làm việc và các yếu tố phụ thuộc với bảng Kanban
- Theo dõi các cột mốc: Điều chỉnh mục tiêu với các công cụ theo dõi và cài đặt mục tiêu của ClickUp
- Tự động hóa công việc: Sử dụng AI ClickUp để tiết kiệm thời gian cho các quy trình lặp đi lặp lại
- Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng: Tận dụng các công cụ Trò chuyện và Tập trung của ClickUp để có không gian làm việc tốt hơn
- Chia sẻ lịch trình: Sử dụng Lịch ClickUp để tối ưu hóa thời gian và hợp tác hiệu quả
Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?
Khi bắt đầu thấy kết quả, bạn sẽ sớm nhận ra rằng quản lý thời gian là vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nó giúp bạn đạt được nhiều thành tựu hơn, giảm căng thẳng và giúp bạn đạt được sự cân bằng khó nắm bắt giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Tuy nhiên, để bạn có cái nhìn thực tế về việc cuộc sống của bạn sẽ cải thiện như thế nào nhờ quản lý thời gian, hãy đặt mình vào vị trí của Jenna.
Giống như nhiều người khác, Jenna là một chuyên gia doanh nghiệp với một ước mơ. Cô mong muốn được thăng chức lên quản lý dự án ở London, nơi chị gái cô vừa chuyển đến sinh sống. Để đủ điều kiện, cô phải hoàn thành một khóa học chuyên nghiệp; các khóa học duy nhất có sẵn là vào cuối tuần.
Nếu không có các mẹo quản lý thời gian, danh sách việc cần làm của Jenna có thể sẽ khiến cô cảm thấy quá tải. Nhưng với một số nỗ lực và phép thuật của quản lý thời gian, sự thay đổi là không thể tin được:
- Năng suất: Jenna sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc bằng cách tập trung vào một dự án tại một thời điểm, cho dù đó là thời hạn công việc hay bài tập cho khóa học cuối tuần. Cách làm này giúp cô hoàn thành công việc nhanh hơn và ít sai sót hơn
- Giảm căng thẳng: Bằng cách chia các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, Jenna tránh được cảm giác quá tải, giảm bớt lo lắng và giúp cô làm việc với tâm trí minh mẫn
- Cân bằng công việc và cuộc sống: Kỹ năng quản lý thời gian tốt của Jenna giúp cô hoàn thành các công việc tốn thời gian một cách hiệu quả, để có thời gian dành cho gia đình và tham gia khóa học cuối tuần, đồng thời duy trì sức khỏe và tinh thần tốt
- Đạt được mục tiêu: Bằng cách cài đặt thời hạn rõ ràng và tuân thủ lịch trình có cấu trúc, Jenna đang ổn định công việc để đạt được mục tiêu thăng chức lên quản lý dự án tại London
- Sự tự tin: Hoàn thành công việc đúng hạn và quản lý thành công các trách nhiệm của mình giúp Jenna tự tin hơn, khiến cô cảm thấy sẵn sàng để đối mặt với những thách thức lớn hơn
- Sự trì hoãn: Với danh sách công việc cần làm trong tay và kế hoạch thực tế, Jenna tránh được bẫy trì hoãn các công việc quan trọng, đảm bảo tiến độ ổn định mỗi ngày
- Cơ hội nghề nghiệp: Bằng cách quản lý thời gian hiệu quả, Jenna không chỉ hoàn thành các khóa học bắt buộc mà còn chứng tỏ năng lực và hiệu quả làm việc của mình với cấp trên, từ đó tăng cơ hội thăng tiến
Các kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả
Giống như Jenna, bạn cũng có thể làm chủ thời gian của mình — với một chút kế hoạch, một chút cân nhắc và một chút trợ giúp từ các công cụ và kỹ thuật đơn giản mà chúng tôi đã giới thiệu dưới đây.
1. Phân tích Pareto: Tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất
Quy tắc 80/20, được đặt ra bởi nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc mang lại hiệu quả cao nhất. Bằng cách tập trung vào 20% công việc mang lại 80% kết quả, bạn có thể loại bỏ những việc không cần thiết và đi thẳng vào vấn đề.
🤔 Cách thức hoạt động: Xác định nguyên nhân gốc rễ của những thách thức, nhóm chúng lại và tập trung giải quyết những vấn đề quan trọng nhất trước tiên. Ví dụ: nếu năng suất thấp bắt nguồn từ sự phân tâm do mạng xã hội, hãy giải quyết vấn đề đó ngay lập tức.
🤝🏻 Dành cho ai: Những người giải quyết vấn đề và có tư duy phân tích, thích phân tích các vấn đề phức tạp thành các bước giải pháp có thể thực hiện được.
2. Kỹ thuật Pomodoro: Nâng cao khả năng tập trung trong các khoảng thời gian ngắn
Kỹ thuật Pomodoro, được tạo ra bởi Francesco Cirillo, bao gồm việc làm việc theo các khoảng thời gian (Pomodoros) với các khoảng nghỉ đều đặn. Đây là phương pháp hoàn hảo để giải quyết công việc mà không cảm thấy quá tải, đồng thời cho phép bạn nghỉ ngơi và thưởng cho bản thân khi hoàn thành tốt công việc.
🤔 Cách thức hoạt động: Làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút, lặp lại. Sau bốn Pomodoros, hãy nghỉ ngơi lâu hơn để nạp năng lượng cho não bộ.
🤝🏻 Dành cho ai: Những người có tư duy sáng tạo và bất kỳ ai đang phải đối mặt với tình trạng kiệt sức hoặc trì hoãn công việc, muốn sử dụng thời gian hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian làm việc năng suất cao nhất.
3. Chia thời gian thành khối: Quản lý ngày của bạn như một chuyên gia
Bí quyết năng suất của nhà sáng lập Tesla, Elon Musk, là phân chia thời gian, bao gồm việc phân công công việc vào các khoảng thời gian cụ thể trong ngày, để chúng không tiếp tục chồng chất cho một ngày mai không bao giờ đến. Tất cả là về việc sắp xếp thời gian của bạn để tối đa hóa hiệu quả và giảm mệt mỏi khi ra quyết định.
🤔 Cách thức hoạt động: Chia ngày của bạn thành các phần, phân công công việc cho từng khối và để thời gian dự phòng để điều chỉnh. Điều này sẽ đảm bảo rằng từng phút đều có giá trị.
🤝🏻 Dành cho ai: Các chuyên gia bận rộn, cha mẹ đi làm hoặc sinh viên phải xoay xở nhiều ưu tiên trong khi vẫn giữ được sự tỉnh táo.
4. Hoàn thành công việc (GTD): Dọn dẹp sự lộn xộn
Phương pháp GTD của David Allen giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn bằng cách ghi lại các công việc, chia chúng thành các bước có thể thực hiện và sắp xếp chúng một cách có tổ chức. Đây là một hệ thống giúp giải phóng bộ não để đạt năng suất tối đa.
🤔 Cách thức hoạt động: Viết ra mọi thứ trong đầu, quyết định những việc có thể thực hiện và sắp xếp theo mức độ khẩn cấp. Thường xuyên suy ngẫm và tập trung vào những công việc có thể hoàn thành ngay.
🤝🏻 Dành cho ai: Những người cảm thấy quá tải với danh sách công việc cần làm và cần một phương pháp có cấu trúc để duy trì sự tập trung và năng suất.
12 mẹo quản lý thời gian để tăng năng suất
👀 Bạn có biết? Nhân viên dành khoảng 60% thời gian trong ngày cho "công việc liên quan đến công việc" — theo dõi cập nhật trạng thái, quản lý các ưu tiên thay đổi và tìm kiếm thông tin. Điều này tương đương với hơn năm giờ lãng phí mỗi tuần hoặc sáu tuần làm việc mỗi năm.
Rõ ràng, cần phải thay đổi điều gì đó. Dưới đây là 12 mẹo quản lý thời gian hữu ích để giúp bạn giảm bớt sự lộn xộn và tăng năng suất.
🍪 Bonus: Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một số tính năng yêu thích của ClickUp, những tính năng này sẽ kết hợp hoàn hảo với một số mẹo quản lý thời gian. Bạn sẽ cảm ơn chúng tôi sau!
1. Đặt mục tiêu SMART
Khi mục tiêu của bạn mơ hồ, kết quả cũng sẽ mơ hồ. Các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn) giúp bạn xác định chính xác thành công là gì và cách đạt được nó.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Mục tiêu SMART mang lại sự rõ ràng, khả năng theo dõi và con đường thực tế để đạt được thành công. Ví dụ, nếu bạn muốn cải thiện sự hợp tác trong nhóm, mục tiêu SMART có thể là: "Tăng 20% tỷ lệ tham dự cuộc họp nhóm trong quý 1 bằng cách sử dụng nhắc nhở hàng tuần. "
⚡️ ClickUp giúp bạn như thế nào: Thêm ngày đáo hạn, phân công nhiệm vụ và trực quan hóa tiến độ theo thời gian thực với nền tảng năng suất tất cả trong một của ClickUp. ClickUp giúp bạn giao tiếp và cộng tác với nhóm của mình theo thời gian thực, đồng thời giúp bạn đạt được mục tiêu. Đặc biệt, ClickUp Goals giúp tạo và theo dõi các mục tiêu SMART một cách liền mạch.
ClickUp là điều tuyệt vời nhất từng xảy ra với tôi. Tôi là Giám đốc nghệ thuật tại Kredo Inc. , công ty mẹ của 3 công ty con. Tôi quản lý một nhóm thiết kế, vì vậy ClickUp giúp tôi quản lý dự án, quản lý thời gian, phân công công việc và nhiều hơn nữa!
ClickUp là điều tuyệt vời nhất từng xảy ra với tôi. Tôi là Giám đốc nghệ thuật tại Kredo Inc. , công ty mẹ của 3 công ty con. Tôi quản lý một nhóm thiết kế, vì vậy ClickUp giúp tôi quản lý dự án, quản lý thời gian, phân công công việc và nhiều hơn nữa!
2. Xếp hạng công việc theo ma trận Eisenhower
Không phải tất cả các công việc đều giống nhau. Ma trận Eisenhower giúp bạn phân loại chúng thành bốn loại: khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không khẩn cấp cũng không quan trọng.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Bằng cách biết điều gì thực sự quan trọng, bạn có thể tập trung vào những công việc có tác động lớn nhất trong khi phân công hoặc loại bỏ những công việc còn lại. Ví dụ, trả lời email có thể cảm thấy khẩn cấp nhưng không phải lúc nào cũng quan trọng.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Sử dụng Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để đánh dấu các nhiệm vụ khẩn cấp và xác định các phụ thuộc.
Bạn thậm chí có thể lọc công việc theo mức độ ưu tiên hoặc ngày đáo hạn và chia sẻ chế độ xem tùy chỉnh với nhóm của mình để có các bước tiếp theo rõ ràng.
3. Chia thời gian thành khối: Cấu trúc ngày của bạn như một chuyên gia
Chia thời gian thành các khối giúp bạn dành những khoảng thời gian cụ thể trong ngày cho các công việc cụ thể, giảm thiểu sự phân tâm và mệt mỏi khi phải ra quyết định.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Phương pháp này giúp bạn kiểm soát ngày của mình thay vì phản ứng với nó. Hãy tưởng tượng bạn dành 9–11 giờ sáng để xử lý báo cáo, 11–12 giờ cho các cuộc họp và buổi chiều cho công việc sáng tạo.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Nhiều người phải đối mặt với thách thức quản lý nhiều trách nhiệm mà không biết bắt đầu từ đâu. Điều này thường dẫn đến lãng phí thời gian và bỏ lỡ các thời hạn quan trọng.
Với Mẫu bảng quản lý thời gian cá nhân của ClickUp, bạn có thể phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, đảm bảo những công việc quan trọng được ưu tiên xử lý trước.
4. Áp dụng quy tắc 2 phút
Bạn cảm thấy khó chịu vì những công việc nhỏ nhặt chồng chất? Quy tắc 2 phút rất đơn giản: Nếu việc cần làm mất ít hơn 2 phút, hãy làm ngay lập tức.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Xử lý các công việc nhỏ ngay lập tức sẽ nhanh hơn là lên lịch hoặc quay lại làm sau. Ví dụ, trả lời một tin nhắn Slack nhanh hoặc ghi chi phí vào báo cáo chi phí có thể được hoàn thành trong chớp mắt.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Như nhóm tiếp thị của Shopmonkey đã phát hiện ra, Bảng trắng ClickUp là công cụ cứu cánh để ghi chép các quy trình và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Ví dụ, trong các cuộc họp, tôi chỉ cần chia sẻ bảng trắng ClickUp của mình trên Zoom. Các đồng nghiệp có thể thấy nền tảng này đang hoạt động, và việc học tập thụ động này giúp mọi người cảm thấy ClickUp là nơi mà nhóm của chúng tôi đang hoạt động. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để một nhóm đầu tư vào phần mềm mới. Điều giúp tôi là tích hợp ClickUp vào những việc đơn giản.
Ví dụ, trong các cuộc họp, tôi chỉ cần chia sẻ bảng trắng ClickUp của mình trên Zoom. Các đồng nghiệp có thể thấy nền tảng này đang hoạt động, và việc học thụ động này giúp mọi người cảm thấy ClickUp là nơi mà nhóm của chúng tôi đang hoạt động. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để một nhóm đầu tư vào phần mềm mới. Điều giúp tôi là tích hợp ClickUp vào những việc đơn giản.
5. Giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh
Chuyển đổi giữa các công việc có thể mang lại cảm giác hiệu quả nhưng thường dẫn đến lãng phí thời gian và giảm sự tập trung.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Nhóm các công việc tương tự nhau, như trả lời email hoặc lên lịch cuộc gọi, giúp duy trì đà làm việc. Ví dụ, một giám đốc marketing có thể gom tất cả các liên lạc với khách hàng vào buổi chiều thay vì rải rác trong cả ngày.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tích hợp các công cụ khác nhau, cho phép bạn quản lý email, lịch và dự án trong một nền tảng duy nhất. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, vốn có thể làm gián đoạn quy trình làm việc.
Cuối cùng, ClickUp Chat đưa các cuộc hội thoại của bạn đến ngay nơi bạn đang thực hiện nhiệm vụ, để bạn không phải phụ thuộc vào các ứng dụng bên ngoài để giao tiếp trơn tru hơn. (Thông tin chi tiết sẽ được cung cấp sau!)
6. Sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ
Bảng Kanban sắp xếp các công việc thành các danh mục như "Việc cần làm", "Đang tiến hành" và "Hoàn thành" một cách trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Một cái nhìn tổng quan rõ ràng giúp các nhóm tránh được các điểm nghẽn và đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào. Ví dụ, một nhóm sản phẩm có thể ngay lập tức xem tính năng nào đã sẵn sàng cho QA và tính năng nào cần điều chỉnh thiết kế.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Bảng Kanban kéo và thả của ClickUp sắp xếp các công việc thành các danh mục như "Việc cần làm", "Đang tiến hành" và "Hoàn thành" một cách trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Tổng quan rõ ràng giúp các nhóm tránh được các điểm nghẽn. Ví dụ, Cartoon Network sử dụng Chế độ xem bảng của ClickUp để quản lý các chiến dịch truyền thông xã hội.
ClickUp có thể tùy chỉnh cao, bất kể ai có nhu cầu gì, bạn cũng có thể tìm ra cách thực hiện mà không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
ClickUp có thể tùy chỉnh cao, bất kể ai có nhu cầu gì, bạn cũng có thể tìm ra cách thực hiện mà không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
7. Tận dụng kỹ thuật Pomodoro
Phương pháp đã được thời gian kiểm chứng này bao gồm làm việc trong các khoảng thời gian tập trung (thường là 25 phút) với các khoảng nghỉ ngắn.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Nó giúp duy trì sự tập trung, tránh kiệt sức và thậm chí làm cho những công việc khó khăn trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, một nhà văn có thể soạn thảo các phần blog trong các sprint Pomodoro để duy trì năng suất mà không cảm thấy quá tải.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Sử dụng tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp và Ước lượng thời gian của ClickUp để theo dõi khoảng thời gian Pomodoro và đặt cảnh báo cho giờ nghỉ, đảm bảo bạn luôn đúng tiến độ.
8. Xử lý công việc hàng loạt một cách dễ dàng
Gộp các công việc tương tự nhau — như trả lời cuộc gọi hoặc xử lý hóa đơn — giúp giảm bớt áp lực tinh thần khi phải chuyển đổi giữa các hoạt động không liên quan.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Nó giống như chuẩn bị bữa ăn cho một ngày làm việc. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể dành buổi sáng để gọi điện cho khách hàng và buổi chiều để theo dõi.
⚡️ClickUp giúp bạn như thế nào: Chế độ Xem danh sách của ClickUp cho phép bạn tạo danh sách các công việc tương tự và phân bổ thời gian riêng cho từng công việc, đảm bảo bạn luôn tập trung vào một loại công việc tại một thời điểm. Hơn nữa, sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để phân loại công việc và gộp chúng lại với nhau để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn.
9. Hoàn thành công việc (GTD)
Phương pháp GTD của David Allen tập trung vào việc ghi lại các công việc, sắp xếp chúng thành các bước có thể thực hiện và giải quyết chúng một cách có hệ thống.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Nó giúp bạn sắp xếp suy nghĩ, sắp xếp ưu tiên hiệu quả và đi đúng hướng. Ví dụ, một quản lý dự án bận rộn có thể sử dụng GTD để chia các công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được.
⚡️ClickUp giúp bạn như thế nào: Nhiệm vụ ClickUp và mẫu GTD cho phép bạn sắp xếp các công việc và công việc con, sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi tiến độ — tất cả chỉ trong một nơi.
10. Tự động hóa với AI
Tự động hóa là người bạn đồng hành của bạn khi phải thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Các công cụ AI có thể tự động cập nhật tiến độ và báo cáo, xử lý email, tóm tắt cuộc họp hoặc thậm chí tạo ra ý tưởng nội dung.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Nó giải phóng thời gian của bạn cho các hoạt động có tác động lớn. Ví dụ, trưởng nhóm có thể sử dụng AI để soạn thảo chương trình họp trong khi tập trung vào kế hoạch chiến lược.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: ClickUp Brain đơn giản hóa mọi thứ, từ tạo nhiệm vụ cho dự án đến soạn thảo nội dung, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất. Những hành động này có thể bao gồm:
- Tạo bản tóm tắt cuộc họp và thông tin chi tiết có thể hành động
- Soạn thảo email, báo cáo và các nội dung khác một cách dễ dàng
- Động não ý tưởng và đề xuất các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề kinh doanh
- Sắp xếp và định dạng tài liệu để dễ đọc hơn
- Hỗ trợ sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và thời hạn
11. Tạo không gian làm việc không bị phân tâm
Thông báo và gián đoạn là kẻ thù của năng suất. Một môi trường gọn gàng, tập trung có thể mang lại hiệu quả bất ngờ.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Giảm thiểu các yếu tố gây xao lãng giúp bạn tập trung hơn. Ví dụ, tắt thông báo Slack trong giờ làm việc sáng tạo có thể giúp tăng hiệu suất công việc lên gấp nhiều lần.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Deanna Connolly của Foundry Commercial chia sẻ:
ClickUp cho phép chúng tôi chuyển dự án cho nhau một cách NHANH CHÓNG, DỄ DÀNG kiểm tra trạng thái dự án và cho người giám sát của chúng tôi biết khối lượng công việc của chúng tôi bất cứ lúc nào mà không cần phải làm phiền chúng tôi. Chúng tôi đã tiết kiệm được ít nhất một ngày mỗi tuần nhờ sử dụng ClickUp.
ClickUp cho phép chúng tôi chuyển dự án cho nhau một cách NHANH CHÓNG, DỄ DÀNG kiểm tra trạng thái dự án và cho người giám sát của chúng tôi biết khối lượng công việc của chúng tôi bất cứ lúc nào mà không cần phải làm phiền chúng tôi. Chúng tôi đã tiết kiệm được ít nhất một ngày mỗi tuần nhờ sử dụng ClickUp.
Hơn nữa, ClickUp Chat giúp giảm thiểu sự phân tâm bằng cách sắp xếp các cuộc hội thoại thành các phần tập trung. Điều này cho phép người dùng ưu tiên các cuộc thảo luận quan trọng và giảm thiểu các cuộc trao đổi không cần thiết. Mỗi chủ đề trò chuyện có thể được liên kết trực tiếp với các nhiệm vụ, tài liệu và dự án trong nền tảng ClickUp. Sự tích hợp này đảm bảo các cuộc hội thoại luôn phù hợp với bối cảnh, cho phép người dùng nhanh chóng tham khảo công việc đang được thảo luận mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
Điều tuyệt vời nhất?
ClickUp cung cấp nhiều tùy chọn để tùy chỉnh thông báo. Điều chỉnh cảnh báo theo sở thích của bạn, đảm bảo bạn chỉ nhận được các cập nhật quan trọng và có liên quan, tránh quá tải thông báo.
12. Chia sẻ và tối ưu hóa lịch của bạn
Chia sẻ lịch của bạn với đồng nghiệp để tránh xung đột lịch trình và đảm bảo mọi người đều có thể xem thời hạn.
🎯 Tại sao nó hiệu quả: Sự minh bạch và hợp tác giúp giảm thiểu việc trao đổi email qua lại. Ví dụ, một nhóm làm việc từ xa có thể lên kế hoạch cho các cuộc họp dựa trên thời gian rảnh của mọi người.
⚡️ClickUp giúp ích như thế nào: Chế độ xem Lịch của ClickUp cho phép bạn phân công công việc, đặt thời hạn và chia sẻ lịch trình một cách liền mạch, đồng thời mã hóa màu sắc cho các hoạt động để dễ nhìn hơn.
Sử dụng công cụ theo dõi thời gian
Chào bạn, cảm thấy choáng ngợp sau khi đọc qua 12 mẹo đó? Điều đó hoàn toàn dễ hiểu.
Áp dụng các chiến lược mới từ đầu có thể là một việc khó khăn — đó là lý do tại sao các tính năng theo dõi thời gian của ClickUp có thể giúp bạn tạo ra sự khác biệt.
Chúng tôi đã thảo luận về cách ClickUp cho phép bạn theo dõi thời gian dành cho các công việc cụ thể; tuy nhiên, nền tảng này còn có các công cụ theo dõi.
Bảng điều khiển ClickUp và Chế độ xem danh sách giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và thời hạn.
Chế độ xem tùy chỉnh của ClickUp như Gantt, Bảng, Lịch và Bảng cho phép bạn trực quan hóa các công việc một cách hợp lý. Thêm thông báo thời gian thực; bạn sẽ luôn biết khi nào một công việc được hoàn thành hoặc cập nhật.
Nói về thông báo, trong khi ClickUp Goals giúp bạn theo dõi dòng thời gian và mục tiêu, ClickUp Reminders giúp bạn hoàn thành công việc đúng hạn mà không tốn nhiều công sức. Truy cập các tính năng như:
- Nhắc nhở hàng ngày cho bạn và đồng nghiệp
- Tóm tắt công việc được gửi vào cuối mỗi ngày làm việc
- Thông báo trên máy tính để bàn, trình duyệt và thiết bị di động để bạn luôn cập nhật mọi lúc mọi nơi
Cuối cùng, và đây là điều bắt buộc — tự động hóa để tiết kiệm thời gian. Tự động hóa ClickUp đơn giản hóa các công việc lặp đi lặp lại bằng logic if-then. Ví dụ: nếu trạng thái nhiệm vụ thay đổi thành "Đang tiến hành", bạn có thể kích hoạt một hành động để tự động giao nhiệm vụ đó cho một đồng nghiệp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cung cấp hơn 50 mẫu tự động hóa sẵn có để giúp bạn tạo quy trình công việc tiết kiệm thời gian và cho phép bạn tập trung vào công việc quan trọng nhất.
Vượt qua những thách thức trong quản lý thời gian với các mẫu ClickUp
Hãy cùng thảo luận về một vấn đề quản lý thời gian rất phổ biến mà các chuyên gia thường gặp phải khi bắt đầu công việc: sắp xếp mục tiêu theo thứ tự ưu tiên.
Rất dễ để mất tập trung khỏi mục tiêu dài hạn và theo dõi thời gian trong sự hỗn loạn của các công việc hàng ngày.
Mẫu Lịch trình quản lý thời gian của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp chế độ xem rõ ràng về tiến độ của bạn với dòng thời gian và tính năng theo dõi mục tiêu.
🔮 Cách thức hoạt động: Giúp bạn luôn đi đúng hướng với mục tiêu, giúp bạn thấy những gì đã hoàn thành và những gì cần chú ý ngay lập tức.
Thời gian không chờ đợi ai, nhưng ClickUp giúp bạn luôn dẫn đầu
William Penn từng nói: "Thời gian là thứ chúng ta mong muốn nhất, nhưng lại sử dụng tồi tệ nhất." Và thật sự, ông đã nói trúng tâm can.
Tất cả chúng ta đều lãng phí thời gian ở đây và ở đó — mặc dù gọi đó là "thư giãn" hoặc "nạp năng lượng" nghe có vẻ ít gây cảm giác tội lỗi hơn (và đó là điều cần thiết). Nhưng hãy thực tế: để có được thời gian nghỉ ngơi mà không cảm thấy tội lỗi, bạn cần có những kỹ năng quản lý thời gian nghiêm túc.
Đó là lúc ClickUp phát huy tác dụng. Với các tính năng như theo dõi mục tiêu để giám sát tiến độ, Bảng Kanban để quản lý công việc trực quan và các công cụ hỗ trợ AI để soạn thảo nội dung và tóm tắt cuộc họp, ClickUp giúp bạn xử lý danh sách việc cần làm một cách hiệu quả. Thêm các mẫu chặn thời gian vào hỗn hợp; bạn sẽ có mọi thứ cần thiết để luôn dẫn đầu.
Đừng chỉ quản lý thời gian — hãy làm chủ thời gian. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và lấy lại thời gian của bạn!