Quản lý hiệu suất liên tục: Hướng dẫn đầy đủ để hiểu và triển khai hệ thống

Lại đến thời điểm đó trong năm. Bạn có thể cảm nhận được sự lo lắng trong không khí… Không, đó không phải là Halloween, mà là điều gì đó đáng sợ hơn nhiều. Đó là đánh giá hiệu suất hàng năm. 😅

Mặc dù ý định đằng sau các đánh giá hàng năm là hợp lý, nhưng hãy thừa nhận điều này—hầu hết mọi người đều sợ hãi chúng. Các nhà quản lý nhân sự run rẩy trước nghĩ đến đống giấy tờ, trong khi nhân viên lo lắng về mọi sai lầm có thể khiến họ mất cơ hội thăng tiến. Bạn không thể không tự hỏi liệu có cách nào tốt hơn để tiếp cận việc đánh giá hiệu suất.

Tin tốt là có. Đó là quản lý hiệu suất liên tục — một phương pháp đã cách mạng hóa hoạt động nhân sự của nhiều công ty. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết tất cả về hệ thống này, ưu và nhược điểm của nó, cũng như các bước bạn có thể thực hiện để triển khai nó.

Quản lý hiệu suất liên tục là gì?

Quản lý hiệu suất liên tục có nghĩa là các cuộc đánh giá thường xuyên và ít formal hơn trong suốt cả năm thay vì các cuộc đánh giá hàng năm nghiêm ngặt.

Quản lý hiệu suất liên tục, còn được gọi là quản lý hiệu suất linh hoạt, được tạo ra để đáp ứng với những phát triển trong bối cảnh kinh doanh. Thay đổi diễn ra liên tục, vì vậy các doanh nghiệp hiện đại phải nhanh nhạy và linh hoạt để duy trì thành công. Họ không thể chỉ quản lý hiệu suất của nhân viên một lần mỗi năm. Họ phải tạo ra một quy trình liên tục, trong đó họ đầu tư vào nhân viên và trao quyền cho họ để cải thiện liên tục. 💪

Nhiều công ty, bao gồm cả các tập đoàn lớn như Adobe, Inc. và IBM, đã áp dụng hệ thống quản lý hiệu suất liên tục. Thậm chí General Electric, công ty từng phổ biến quy trình đánh giá hiệu suất hàng năm, cũng đã chuyển sang các hình thức đánh giá hiệu suất thường xuyên hơn và không chính thức.

Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp, một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, cung cấp tất cả các phương tiện bạn cần để triển khai và duy trì một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả. Tận dụng nó để tổ chức công việc, liên lạc giữa các bộ phận và theo dõi tiến độ.

Quy trình quản lý hiệu suất liên tục: Phân tích từng bước

Quá trình triển khai quản lý hiệu suất liên tục bao gồm ba bước quan trọng:

Chúng tôi sẽ cung cấp thêm thông tin chi tiết về từng nội dung trong các phần tiếp theo.

Bước 1: Cài đặt mục tiêu

Bước đầu tiên trong quản lý hiệu suất liên tục là cài đặt mục tiêu. Quá trình này nên bắt đầu trước khi nhân viên được tuyển dụng. Bạn nên xác định rõ kỳ vọng của mình trong mô tả công việc. Ứng viên phải hiểu công việc và hiệu suất của họ phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức như thế nào.

Sau khi tuyển dụng nhân viên, bạn nên hợp tác với họ để đặt ra các mục tiêu và chỉ số hiệu suất chính cụ thể cho công việc của họ. Những mục tiêu này sẽ cung cấp một khung để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Bằng cách làm cho các mục tiêu trở nên minh bạch và cho nhân viên tham gia vào quá trình này, bạn sẽ ngăn ngừa sự hiểu lầm và đảm bảo trách nhiệm giải trình.

Bạn phải hoàn thành quá trình đặt mục tiêu bằng cách xác định dòng thời gian. Các kết quả nhỏ hơn và thời hạn ngắn hơn được ưa chuộng hơn vì chúng làm cho mục tiêu có vẻ dễ đạt được hơn. Khi nhân viên hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, họ sẽ cảm thấy hài lòng khi đánh dấu mục đó trong danh sách công việc cần làm, trong khi bạn có thể thấy kết quả rõ ràng. Đó là một tình huống đôi bên cùng có lợi! 🏆

Bạn nên xem xét lại các mục tiêu và chỉ số hiệu suất chính để phù hợp với mục tiêu kinh doanh thay đổi và tiến độ thực tế của nhân viên.

Mẹo chuyên nghiệp: Đặt mục tiêu trong ClickUp và xác định các mục tiêu có thể theo dõi để đo lường tiến độ của nhân viên. Bạn có thể quản lý tất cả các mục tiêu hiệu suất của nhân viên bằng các thư mục đơn giản.

Bước 2: Tiến hành kiểm tra

Mô hình quản lý hiệu suất liên tục bao gồm việc tiến hành kiểm tra mỗi một đến ba tháng. Đây có thể là các phiên họp riêng với nhân viên, cho phép bạn thảo luận về tiến độ thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. 🗣️

Kiểm tra là những cuộc thảo luận hai chiều về hiệu suất không chính thức. Ngoài phản hồi và sự công nhận theo thời gian thực, chúng còn mang đến cho nhân viên cơ hội bày tỏ mối quan ngại về hiệu suất của bản thân. Sau đó, người quản lý có thể hướng dẫn họ cách vượt qua những trở ngại và tiếp tục cải thiện. Cách tiếp cận này cho phép bạn ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn ngay từ đầu và không để chúng cản trở tiến độ.

Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng Mẫu 1-1 cho Nhân viên & Quản lý của ClickUp để chuẩn bị chương trình làm việc cho các cuộc họp và ghi chú.

Bước 3: Hoàn thiện đánh giá

Đánh giá là các đánh giá chính thức hơn về hiệu suất của nhân viên và tiến độ thực hiện mục tiêu. Đánh giá đề cập đến các khía cạnh kỹ thuật, chẳng hạn như đào tạo, lương thưởng và thăng chức. Vì người quản lý và nhân viên đã trao đổi cởi mở trong các cuộc họp định kỳ, đánh giá hiệu suất chủ yếu là bản tóm tắt chính thức hơn về đánh giá cuối cùng.

Vào cuối chu kỳ đánh giá, bạn nên lập biểu mẫu kết luận, ghi chép kết quả làm việc của nhân viên và khen ngợi thành tích của họ. Nếu họ đã đạt được mục tiêu, bạn nên đặt ra mục tiêu mới, bắt đầu một chu kỳ quản lý hiệu suất mới. 🔁

Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp có một số mẫu để giúp bạn định hình các đánh giá hiệu suất! Ví dụ: bạn có thể ghi lại tất cả thông tin quan trọng về hiệu suất của nhân viên và các quyết định kết quả bằng Mẫu đánh giá hiệu suất ClickUp.

Lợi ích của Quản lý Hiệu suất Liên tục

Nếu thực hiện đúng, quản lý hiệu suất liên tục có thể biến đổi công ty của bạn theo hướng tốt hơn. Một số lợi ích có tác động lớn nhất bao gồm:

Mục tiêu rõ ràng, cập nhật và phù hợp

Khi bạn đặt mục tiêu cùng với nhân viên, khả năng xảy ra hiểu lầm sẽ thấp hơn. Trong trường hợp có hiểu lầm, bạn có thể giải quyết nhanh chóng trong một trong các cuộc kiểm tra định kỳ.

Theo thời gian, mục tiêu sẽ phải thay đổi. Đánh giá lại mục tiêu thường xuyên cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất tại thời điểm hiện tại. Những mục tiêu được xác định rõ ràng, phù hợp với thực tế và có liên quan sẽ dễ đạt được hơn. ✅

Đánh giá ít căng thẳng hơn và chính xác hơn

Khi đánh giá hiệu suất hàng năm, bạn phải xử lý một lượng lớn dữ liệu nhân viên cùng một lúc. Hơn nữa, nhiều thứ có thể thay đổi trong một năm, do đó một phần lớn dữ liệu có thể không còn phù hợp vào thời điểm đánh giá. 🙅

Quản lý hiệu suất liên tục khuyến khích đánh giá thường xuyên hơn. Cách tiếp cận này cho phép bạn chỉ tập trung vào dữ liệu quan trọng và hiểu rõ hiệu suất của nhân viên theo thời gian thực. Với ý kiến đóng góp của nhân viên, bạn có thể xác định bất kỳ yếu tố bên ngoài nào có thể ảnh hưởng và hoàn thiện hiểu biết của mình về hiệu suất của họ.

Giữ chân nhân viên và tăng cường sự gắn kết

Khi bạn khuyến khích nhân viên tham gia vào việc đặt mục tiêu và đưa ra phản hồi liên tục, họ sẽ cảm thấy được quan tâm và lắng nghe. Họ sẽ đầu tư nhiều hơn vào việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau như vậy sẽ tăng sự hài lòng trong công việc và lòng trung thành với công ty.

Quản lý hiệu suất liên tục góp phần mang lại nhiều kết quả tích cực vì:

Đây không chỉ là lý thuyết suông — có số liệu để chứng minh. Chỉ vài năm sau khi triển khai hệ thống Check-In, Adobe đã giảm 30% số lượng nhân viên nghỉ việc và 50% số lượng nhân viên bị sa thải.

Văn hóa phát triển

Quản lý hiệu suất liên tục chuyển trọng tâm từ đánh giá sang học tập. Mặc dù bạn vẫn cần đánh giá hiệu suất, mục tiêu không phải là gây sợ hãi về hậu quả của nó, mà là khuyến khích sự phát triển của nhân viên. 🌱

Đó là lý do tại sao nhân viên phải đóng vai trò tích cực trong quá trình đánh giá hiệu suất. Bạn phải cung cấp và nhận phản hồi thường xuyên.

Nâng cao hiệu suất

Mục tiêu rõ ràng, phản hồi và hỗ trợ liên tục, cùng với động lực của nhân viên có thể cải thiện hiệu suất của từng nhân viên cũng như toàn bộ nhóm và tổ chức. Hiệu suất tăng cũng dẫn đến kết quả tài chính và kinh doanh tốt hơn.

Mặc dù đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể ban đầu, quản lý hiệu suất liên tục tiết kiệm thời gian và chi phí trong dài hạn. 💸

Hãy quay trở lại ví dụ về Adobe. Với hệ thống cũ, các nhà quản lý của công ty này đã dành hơn 80.000 giờ cho việc đánh giá hàng năm, điều này đã thúc đẩy sự thay đổi. Công ty đã có thể bù đắp phần lớn thời gian này bằng cách triển khai quy trình đánh giá hiệu suất mới. Đây là một trong những lý do tại sao Adobe vẫn là một trong những công ty công nghệ có lợi nhuận cao nhất hiện nay.

Đọc thêm: Khám phá các công cụ quản lý hiệu suất tốt nhất cho năm 2024!

Những nhược điểm của Quản lý Hiệu suất Liên tục

Mặc dù hiệu quả và mang lại lợi nhuận trong dài hạn, quản lý hiệu suất liên tục không phải là một công thức kỳ diệu. Nó đi kèm với một danh sách các vấn đề và nhược điểm riêng biệt. Đọc về những vấn đề nổi bật nhất dưới đây.

Các vấn đề trong triển khai

Quản lý hiệu suất liên tục đòi hỏi bạn phải suy nghĩ lại và thiết kế lại nhiều quy trình nhân sự. Nó đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể, cả về thời gian và tiền bạc. Để thực hiện được điều này, bạn cần sự tham gia của tất cả mọi người, từ cấp quản lý cao đến nhân viên. Đây cũng không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người. Bạn cần tìm cách điều chỉnh nó cho phù hợp với trường hợp cụ thể của mình.

Sau khi được phê duyệt, đào tạo phù hợp là điều bắt buộc để đảm bảo tính nhất quán. Nếu không nhất quán, hệ thống mới sẽ mất đi ý nghĩa và mang lại nhiều tác hại hơn là lợi ích. Xem xét khối lượng công việc cần thiết, giao tiếp và tổ chức liên tục là cần thiết để duy trì hệ thống. Nếu không, công việc thường ngày có thể bị ảnh hưởng và kết quả là chất lượng công việc sẽ giảm sút.

Các vấn đề bảo trì

Ngay cả khi bạn triển khai quản lý hiệu suất liên tục, cũng không có gì đảm bảo rằng nó sẽ hiệu quả với bạn. Bạn phải sửa đổi hệ thống dựa trên quá trình dùng thử và khắc phục lỗi. Điều này có thể không dễ thực hiện khi xem xét thời gian cần thiết để quan sát kết quả cụ thể.

Nếu được thực hiện một cách ngẫu nhiên, việc đánh giá hiệu suất thường xuyên sẽ gây áp lực cho cả quản lý và nhân viên. Nhân viên có thể cảm thấy bị giám sát liên tục, điều này sẽ mang lại hiệu quả ngược lại và làm tổn hại đến lòng tự trọng của họ. Quản lý cũng cần được hỗ trợ đầy đủ vì họ có vai trò quan trọng trong quá trình này và có thể cảm thấy áp lực. 😵

Các vấn đề về dữ liệu

Đánh giá hiệu suất thường xuyên hơn cũng có nghĩa là nhiều dữ liệu hơn. Trừ khi bạn có một hệ thống quản lý dữ liệu vững chắc, quản lý hiệu suất liên tục sẽ làm các nhà quản lý của bạn quá tải với công việc hành chính. Do đó, họ có thể gặp khó khăn trong việc rút ra những thông tin quan trọng từ dữ liệu hoặc theo kịp tiến độ, dẫn đến các công việc khác bị trì hoãn. ⌛

Cách triển khai quản lý hiệu suất liên tục trong 6 bước

Chuyển từ đánh giá hiệu suất hàng năm sang quản lý hiệu suất liên tục không phải là việc dễ dàng. Chúng tôi đã chia quá trình này thành sáu bước để giúp bạn chuẩn bị:

Bước 1: Xin phê duyệt

Bước đầu tiên để triển khai quản lý hiệu suất liên tục là nhận được sự đồng thuận từ cấp quản lý cao hơn. Quá trình chuyển đổi sẽ là một quá trình tốn nhiều nguồn lực và cần sự tham gia của tất cả mọi người, vì vậy việc đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết là điều bắt buộc. ✍️

Khi giới thiệu hệ thống mới này, hãy liệt kê tất cả các ưu điểm của nó so với hệ thống cũ. Nhấn mạnh cách quản lý hiệu suất liên tục có thể mang lại lợi ích cho công ty và doanh thu của công ty.

Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu Yêu cầu và Phê duyệt Dự án ClickUp để lập kế hoạch trình bày, hợp lý hóa quy trình phê duyệt và nhanh chóng khởi động dự án của bạn.

Bước 2: Xác định OKR

Khi đã được chấp thuận cho quản lý hiệu suất liên tục, bạn nên xây dựng chiến lược hoạt động với các bên liên quan chính. Xác định mục tiêu và kết quả chính (OKR) để tất cả mọi người cùng hiểu và theo dõi tiến độ. Các OKR này sẽ là khung cơ sở cho tất cả các quyết định trong tương lai của bạn.

Sau khi đã thống nhất các mục tiêu cấp cao, bạn có thể bắt đầu thiết kế hệ thống quản lý hiệu suất. Hãy suy nghĩ về tần suất bạn muốn thực hiện các chu kỳ đánh giá hiệu suất và các tiêu chí bạn có thể sử dụng dựa trên ngành cụ thể của mình. Nếu bạn muốn sử dụng phần mềm đánh giá hiệu suất, hãy phân tích các lựa chọn để xác định phần mềm tối ưu nhất.

Mẹo chuyên nghiệp: Không biết bắt đầu lập chiến lược từ đâu? Sử dụng Mẫu Khung OKR của ClickUp để hướng dẫn quá trình và đo lường thành công của các nỗ lực triển khai.

Bước 3: Lập kế hoạch, lập kế hoạch và lập kế hoạch

Để triển khai một hệ thống phức tạp như quản lý hiệu suất liên tục, bạn phải lập kế hoạch hoàn hảo cho từng yếu tố. Bạn phải chia quá trình thành các công việc có thể quản lý được và xác định ai là người phù hợp nhất với từng vai trò. Để đảm bảo trách nhiệm giải trình, việc cài đặt dòng thời gian thực tế nhưng hiệu quả về chi phí cũng rất quan trọng. 📆

Bạn có thể tận dụng phạm vi rộng các tính năng quản lý dự án và tùy chỉnh của ClickUp để lập kế hoạch chuyển đổi. Cấu trúc phân cấp của nền tảng cho phép bạn sắp xếp tất cả tài liệu và công việc để mọi thứ dễ dàng truy cập. Bạn cũng có thể thay đổi quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.

Tạo nhiệm vụ và công việc con, phân công chúng và lên lịch chỉ với vài cú nhấp chuột. Với chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp, bạn có thể đánh giá sức chứa và tính sẵn sàng của từng người tham gia. Chế độ xem Gantt của ClickUp cho phép bạn hình dung dòng thời gian của quá trình triển khai cũng như các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

Trong mỗi chế độ xem Công việc, bạn có thể thêm bất kỳ thông tin nào mà người được giao có thể thấy hữu ích khi thực hiện công việc, chẳng hạn như:

ClickUp hợp lý hóa quy trình làm việc và đơn giản hóa việc quản lý công việc hợp tác giữa các nhóm, giảm thiểu nhu cầu gửi email và tổ chức cuộc họp không cần thiết.

Bước 4: Tạo tài liệu

Tài liệu là yếu tố khóa để thực hiện bất kỳ dự án nào, huống chi là một dự án phức tạp như quản lý hiệu suất liên tục. Sau khi đã thống nhất tất cả các chi tiết với các bên liên quan, hãy ghi lại tất cả thông tin. Bằng cách đó, nếu ai có thắc mắc hoặc cần làm mới kiến thức về quy trình quản lý hiệu suất, họ có thể xem lại tài liệu bất cứ lúc nào. 📃

Ví dụ, bạn có thể tạo tài liệu quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) nêu rõ những điểm quan trọng nhất mà các nhà quản lý cần đề cập khi tiến hành kiểm tra. Bạn cũng có thể bao gồm các tiêu chuẩn đánh giá toàn công ty và cung cấp hướng dẫn về cách viết và định dạng tài liệu đánh giá hiệu suất.

Bạn có thể làm tất cả những việc đó với ClickUp Docs, trình chỉnh sửa văn bản phong phú của nền tảng này. Liên kết các nhiệm vụ, thêm thẻ và nhúng dấu trang vào tài liệu của bạn. Quản lý quyền truy cập và mời các bên liên quan chỉnh sửa hoặc tham gia bình luận.

Bước 5: Thông báo và đào tạo

Chiến lược quản lý hiệu suất liên tục đòi hỏi sự thích ứng rất nhiều từ phía các nhà quản lý. Họ cũng đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của chiến lược này, vì vậy bạn phải xây dựng một kế hoạch đào tạo toàn diện. Đào tạo các nhà quản lý về cách quan sát hành vi, công cụ cần sử dụng và cách chấm điểm hiệu suất dựa trên các mục tiêu đã đặt ra.

Bạn cũng nên thông báo cho nhân viên về sự thay đổi sắp tới. Giải thích tại sao điều này là cần thiết và lợi ích mà họ sẽ nhận được.

Cung cấp hỗ trợ cho các nhà quản lý và nhân viên trước, trong và sau quá trình chuyển đổi. 👐

Bước 6: Giám sát và sửa đổi

Khi các nhà quản lý của bạn thực hiện hệ thống quản lý hiệu suất mới, hãy theo dõi tiến trình để đảm bảo tuân thủ thời hạn và mục tiêu.

Bạn có thể sử dụng chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp để theo dõi hiệu suất của từng thành viên trong nhóm. Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan nhanh về hiệu suất của mọi người, hãy tạo Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh với các thẻ và báo cáo phù hợp nhất với bạn.

Điều quan trọng là phải phân tích quy trình mới và tối ưu hóa nó trong quá trình thực hiện. Thu thập phản hồi thời gian thực từ các nhà quản lý và nhân viên và thực hiện các thay đổi cần thiết. Bạn có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để thu thập ý kiến. Nền tảng này sẽ tự động chuyển các phản hồi thành nhiệm vụ để giúp bạn hoàn thành chúng kịp thời.

Vượt qua thách thức trong việc triển khai quản lý hiệu suất liên tục

Các doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn khi tích hợp quản lý hiệu suất liên tục vào quy trình làm việc của mình. 🚧

Đọc về chúng và các giải pháp điển hình dưới đây:

Hoàn thiện hệ thống quản lý hiệu suất của bạn với ClickUp

Quản lý hiệu suất liên tục nổi lên như một giải pháp thay thế ít căng thẳng và hiệu quả hơn so với đánh giá hiệu suất hàng năm. Với các mục tiêu hợp tác ngắn hạn, kiểm tra thường xuyên và phản hồi hai chiều thường xuyên, hệ thống này thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp liên tục và tăng cường sự tham gia của nhân viên.

Việc áp dụng hệ thống này có thể không đơn giản, nhưng sử dụng phần mềm quản lý hiệu suất liên tục như ClickUp có thể giúp bạn kiểm soát tất cả các yếu tố và chuẩn bị cho thành công. Đăng ký ClickUp và sử dụng nó để hoàn thành mọi dự án, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. ⛵