Khoảng 51% tổ chức đã tái cấu trúc nhóm của mình trong năm 2023.
Không có gì ngạc nhiên khi các nhà quản lý tập trung vào việc tái thiết lập nhóm trong năm 2024.
Phát triển nhóm là một hoạt động liên tục vì một lý do chính đáng. Các nhóm luôn thay đổi, phát triển và trưởng thành do nhiều yếu tố khác nhau. Do đó, bạn cần tiếp tục tập trung vào nhiều khía cạnh của phát triển nhóm để đảm bảo nhóm có hiệu suất cao và động lực làm việc.
Một nhóm được quản lý tốt:
- Khuyến khích sự sáng tạo và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm
- Cải thiện khả năng ra quyết định của nhóm
- Phá vỡ rào cản giữa các bộ phận và nhóm
- Cung cấp các cơ hội học tập nâng cao, nơi các thành viên mới có thể học hỏi từ những người có kinh nghiệm hơn
- Giảm mệt mỏi và cải thiện mức độ tham gia, dẫn đến kết quả thành công
- Cho phép các nhà quản lý tận dụng toàn bộ tiềm năng của nhóm
- Tăng cường sức khỏe và kết nối giữa các nhân viên tại nơi làm việc
- Giúp 50% tổ chức đạt được mục tiêu hoạt động
Một nghiên cứu của Stanford cho rằng làm việc cùng nhau có thể thúc đẩy tinh thần của nhóm, biến công việc thành trò chơi. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua tám bước đơn giản và đã được chứng minh để phát triển một nhóm làm việc hiệu quả.
Cách phát triển một nhóm trong tám bước dễ thực hiện
Chúng ta đều đã từng nghe câu nói: "Làm việc theo nhóm giúp thực hiện ước mơ. "
Nhưng làm thế nào để đạt được điều đó? Xây dựng một nhóm là một quá trình, và là một quá trình cần sự cẩn trọng.
Hãy cùng tìm hiểu những yếu tố cần thiết để phát triển một nhóm linh hoạt, hiệu quả và vững mạnh.
Bước 1: Xây dựng mục tiêu để mọi người đồng bộ
Mục tiêu mơ hồ sẽ dẫn đến hiểu lầm.
Vì vậy, trước khi phân loại nhân viên vào các nhóm, hãy đảm bảo rằng:
- Vạch ra các mục tiêu và mục tiêu tổ chức chính xác để nhóm tuân theo
- Thông báo mục tiêu công việc (việc cần làm) và mục tiêu quy trình (cách thực hiện công việc) ngay từ đầu
- Nêu rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với mỗi vai trò, trường hợp sử dụng và cách các nhóm đa chức năng sẽ hợp tác với nhau
- Điều chỉnh khả năng của nhóm phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức
Các mục tiêu rõ ràng và dễ hiểu giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn — nhân viên có cùng mục tiêu và trưởng nhóm có thể theo dõi tiến độ hiệu quả.
Sự thống nhất này đảm bảo rằng mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu chung từ đầu đến cuối.
Nếu bạn cần trợ giúp trong việc cài đặt các mục tiêu hiệu quả cho nhóm, hãy thử ClickUp Goals.
Sử dụng ClickUp Goals để lập bản đồ mục tiêu của bạn với dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động:
Xem mục tiêu ở định dạng bạn chọn và sắp xếp chúng vào các thư mục cụ thể để hợp lý hóa công việc.
Hãy bao gồm các điểm tiếp xúc sau khi viết mục tiêu của bạn:
- Các hoạt động chính
- Kế hoạch dự phòng và sao lưu
- Các điểm kiểm tra để theo dõi công việc
- Quy tắc để giữ các bên liên quan được thông tin đầy đủ
- Ai chịu trách nhiệm về điều gì?
- Thời hạn cho từng công việc/hành động
- Các chỉ số để đo lường tiến độ
Bước 2: Suy nghĩ — Văn hóa công ty của bạn như thế nào?
Nhóm của bạn phải luôn biết những gì được mong đợi từ họ.
Tất nhiên, việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp nên là ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch của bạn.
Sử dụng các mẹo sau để phát triển văn hóa công ty tích cực:
- Hành vi tích cực: Thảo luận cởi mở về những hành vi tích cực và thiết lập các hướng dẫn thực hành tốt nhất cho nhóm của bạn. Sử dụng ClickUp Docs để chia sẻ ngay các tiêu chuẩn này và giúp cả nhóm thống nhất quan điểm:
- Bài tập xây dựng nhóm: Để giúp các thành viên trong nhóm làm quen với nhau hơn, hãy thử "bài tập hiện vật" — trong đó bạn yêu cầu mỗi nhân viên chia sẻ một câu chuyện cá nhân dài 5 phút về một thách thức và thành tựu mà họ đã gặp phải trong sự nghiệp. Bạn cũng phải yêu cầu nhân viên đó trưng bày một hiện vật tượng trưng cho thành tựu của họ (cúp, chứng chỉ, v.v.). Khi mọi người đã hoàn thành câu chuyện của mình, hãy bắt đầu một cuộc thảo luận về cảm nhận của các thành viên trong nhóm sau khi nghe những câu chuyện và kỹ năng cụ thể mà mỗi thành viên mang đến cho nhóm
- Phong cách làm việc: Là một nhà quản lý có trách nhiệm, bạn cần tìm hiểu cách thức làm việc hiệu quả nhất của nhóm mình: Nhân viên thích làm việc độc lập hay hợp tác theo mô hình kết hợp?
- Nhân viên có thích làm việc độc lập không?
- Họ có muốn hợp tác theo mô hình kết hợp không?
- Nhân viên có thích làm việc độc lập không?
- Họ có muốn hợp tác theo mô hình kết hợp không?
Đặt câu hỏi trực tiếp và tạo ra phong cách làm việc phù hợp với mọi người. Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để ghi lại các điểm thảo luận và giúp mọi người cập nhật thông tin.
Bước 3: Tập trung vào đào tạo
Điều quan trọng là phải đánh giá kỹ năng hiện tại của nhóm và thiết kế công việc dựa trên những kỹ năng đó.
Nhưng nếu bạn muốn đưa nhóm của mình lên một tầm cao mới, hãy tập trung vào những kỹ năng mà họ sẽ cần để trở thành tài sản quý giá trong tương lai.
Các cơ hội học tập liên tục là chìa khóa để nâng cao tinh thần và hiệu quả làm việc.
Dưới đây là cách để biến coaching và học tập trở thành một phần không thể thiếu của văn hóa học tập trong tổ chức của bạn:
- Xây dựng chiến lược và sắp xếp các thách thức mới trong tương lai để duy trì sự quan tâm của nhóm
- Tạo các mô-đun học tập cho các bộ kỹ năng độc đáo
- Phát triển một khung chương trình đào tạo giúp các khóa đào tạo đi đúng hướng
- Thử nghiệm những ý tưởng học tập mới để đạt được kết quả tốt hơn và giúp các thành viên trong nhóm phát triển
Bước 4: Lập kế hoạch phát triển toàn diện
Việc xây dựng một nhóm mới cần tính đến nhiều yếu tố.
Bạn cần đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe.
Bạn cần phải tổ chức tốt và giữ bình tĩnh khi mọi việc trở nên khó khăn.
Bạn cần thường xuyên kiểm tra tình hình làm việc của nhân viên để đánh giá hiệu quả công việc của họ.
Quản lý tất cả các khía cạnh này đòi hỏi kỹ năng quản lý dự án và quản lý thời gian xuất sắc.
Vì vậy, hãy bao gồm tất cả các yếu tố này khi lập kế hoạch phát triển nhóm gắn kết.
Khi kế hoạch của bạn đã sẵn sàng, đã đến lúc thực hiện và tuân theo bốn giai đoạn phát triển nhóm sau:
- Giai đoạn 1: Gặp gỡ nhóm và tổ chức các phiên làm quen để mọi người hiểu nhau hơn và biết cách làm việc của từng thành viên
- Giai đoạn 2: Tiến hành các bài tập xây dựng nhóm để tạo niềm tin và kỹ năng giải quyết vấn đề giữa các đồng nghiệp
- Giai đoạn 3: Chuẩn bị và hướng dẫn nhóm cho nhiệm vụ đầu tiên, nhiệm vụ này phải mang tính thách thức. Khuyến khích các thành viên trong nhóm hợp tác và suy nghĩ sáng tạo
- Giai đoạn 4: Tập hợp và phân tích kết quả; xem xét những gì đã không thành công trong thử thách và ăn mừng những thành công đạt được
Bước 5: Thúc đẩy giao tiếp 24×7 và hợp tác dễ dàng
Tận dụng kỹ năng của nhau sẽ mang lại kết quả tốt hơn so với khi làm việc một mình.
Và việc tận dụng sức mạnh tập thể của nhóm bắt đầu từ một công cụ quản lý dự án tốt trong tầm tay bạn.
ClickUp cung cấp các tính năng hợp tác và giao tiếp nhóm mạnh mẽ để giúp các nhóm luôn đi đúng hướng và cập nhật công việc, thông tin mới nhất và tiến độ của nhau.
Lấy ví dụ như tính năng Email của ClickUp, cho phép bạn gửi các email quan trọng chỉ bằng một cú nhấp chuột:
Tính năng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp cũng rất hữu ích nếu bạn muốn hợp tác với một nhóm phân tán về mặt địa lý và chia sẻ các cập nhật trực tiếp.
Một tính năng khác mà bạn có thể thấy hữu ích là chức năng Phát hiện hợp tác của ClickUp, cho phép bạn:
- Chỉnh sửa tài liệu cùng nhau trong thời gian thực
- Nhận phản hồi tức thì về thay đổi trạng thái, bình luận mới và các chi tiết công việc quan trọng khác
Ngoài các tính năng được đề cập ở trên, hướng dẫn này còn giúp
- Lên lịch các cuộc họp khởi động nhóm trước khi bắt đầu công việc hoặc dự án
- Giải thích vai trò công việc và những việc cần làm để thành công của các thành viên khác trong nhóm
- Khuyến khích nhóm đặt câu hỏi sâu sắc và làm rõ các truy vấn
Nếu không có sự giao tiếp phù hợp, nhóm của bạn có thể phải làm lại công việc và có thể không kịp thời hạn trong quá trình thực hiện.
Bước 6: Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án 360 độ
Đội ngũ của bạn cần hỗ trợ khi phải xử lý nhiều dự án cùng một lúc.
Đây là nơi nền tảng quản lý dự án ClickUp trở thành công cụ thay đổi cuộc chơi.
Công cụ này cung cấp một bộ tính năng giúp các nhóm của bạn trở nên gắn kết hơn, chẳng hạn như:
- Các quy trình công việc và tài liệu được kết nối dễ dàng xem trong thời gian thực trên bảng điều khiển ClickUp:
- Tự động tạo công việc con dựa trên mô tả công việc, tóm tắt các chủ đề bình luận, v.v. nhờ trình quản lý dự án AI:
Xác định các kế hoạch và mục hành động ưu tiên với khả năng hiển thị ngay lập tức các chi tiết dự án và cách chúng phù hợp với mục tiêu của công ty bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt:
Lập bản đồ quy trình công việc và tăng cường hợp tác trong các sáng kiến chiến lược bằng cách sử dụng ClickUp Whiteboards, một khung hình ảnh cho mọi mục đích:
Bước 7: Hỗ trợ, không quản lý quá chi tiết
Từ quan điểm của nhân viên, các nhà quản lý thường được coi là những người quản lý dự án một cách chi tiết thay vì hỗ trợ.
Để chấm dứt phong cách lãnh đạo can thiệp quá mức:
- Học cách buông bỏ: Phân công công việc một cách thông minh, đặc biệt là những công việc không quan trọng, và đừng để nhóm làm việc không hiệu quả
- Chấp nhận thay đổi tư duy: Chuyển từ người thực hiện sang người lãnh đạo bằng cách thể hiện sự tin tưởng hơn vào nhóm
- Tiếp tục học hỏi: Giống như nhân viên của bạn, với tư cách là một nhà quản lý, bạn cần liên tục rèn luyện kỹ năng lãnh đạo và luôn tò mò
- Tuyển dụng cẩn thận: Thay vì tuyển dụng một cách vô tội vạ, hãy tuyển dụng một nhóm người đa dạng, có thể làm việc hài hòa và táo bạo
- Hãy nghĩ đến các kỹ năng mềm: Ngoài việc tập trung vào các kỹ năng cứng, bạn phải chịu trách nhiệm về hành vi của nhóm và nuôi dưỡng các kỹ năng mềm như hợp tác tốt hơn, sự đồng cảm và lòng tin
- Khuyến khích công thức nỗ lực 85%: Tạp chí Harvard Business Review cho rằng để tạo ra các nhóm làm việc hiệu quả cao, các nhà quản lý phải khuyến khích các thành viên trong nhóm nỗ lực 85% (thay vì nỗ lực 100% mọi lúc) và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức
Bước 8: Hỏi — Phản hồi của bạn có dựa trên hình ảnh không?
Để thúc đẩy các phiên phản hồi khách quan và tham gia vào việc giải quyết xung đột hiệu quả, hãy sử dụng:
- Hình ảnh hóa như một công cụ đào tạo: Phản hồi trực quan cho mọi người thấy những điểm cần cải thiện, giống như một đội bóng đá xem lại trận đấu của mình. Một công cụ có thể làm cho quá trình này trở nên thú vị và hấp dẫn hơn là Bản đồ Tư duy ClickUp, cho phép bạn vẽ các kết nối giữa các nhiệm vụ và ý tưởng:
- Theo dõi thời gian để đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm: Theo dõi cách nhóm của bạn sử dụng thời gian sẽ giúp bạn phát hiện ra những thông tin quý giá về những việc hiệu quả và những việc không hiệu quả. Hãy chú ý đến kỹ năng quản lý thời gian của nhóm
- Công cụ quản lý hiệu suất: Thúc đẩy việc đánh giá hiệu suất nhân viên thường xuyên bằng các công cụ quản lý hiệu suất và các mẫu đánh giá hiệu suất miễn phí để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên và phát triển các kế hoạch cải tiến phù hợp. Sử dụng các mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất sẵn có và giúp các nhóm của bạn tăng hiệu suất khi đang di chuyển
Trong quá trình đó, hãy cung cấp phản hồi chi tiết bao gồm:
- Hành vi của nhóm bạn, không phải tính cách của họ
- Kỹ năng của nhóm bạn để hoàn thành công việc cần làm
- Cho dù các nhóm có đủ nguồn lực cần thiết để thành công hay không
- Điều gì thúc đẩy mỗi thành viên trong nhóm
- Các hành động của nhóm — dựa trên sự thật, không phải giả định
- Các ví dụ rõ ràng, cụ thể về những việc nhóm đang làm đúng (và những việc đang làm sai)
- Tiêu đề lớn tiếp theo mà nhóm nên hướng tới
- Liên hệ với ai nếu gặp khó khăn
- Mục đích của từng cá nhân trong bức tranh lớn hơn
Ý tưởng là tạo ra một không gian an toàn, nơi nhân viên có thể đóng góp ý kiến một cách trung thực.
Những thách thức chính trong việc phát triển một nhóm thành công
Nếu nhóm của bạn gặp khó khăn, việc bạn muốn can thiệp là điều hoàn toàn tự nhiên.
Tuy nhiên, xây dựng một nhóm thành công là một công việc khó khăn vì nhiều lý do:
- Không phải ai cũng quan tâm đến việc đóng góp như nhau cho thành công của nhóm
- Các thành viên trong nhóm có thể thiếu niềm tin khi kết nối với nhau và với trưởng nhóm
- Quá nhiều cuộc hội thoại bên lề và ngầm có thể tạo ra khoảng cách thông tin
Có thể loại bỏ những thách thức này và thành lập một nhóm thành công với sáu đặc điểm cơ bản.
6 Đặc điểm chung của một nhóm làm việc hiệu quả
Giải mã động lực của một nhóm làm việc hiệu quả cao không khó như bạn tưởng.
Sáu đặc điểm sau đây có thể quan sát được, đo lường được và định lượng được, giúp dễ dàng áp dụng và phát triển theo thời gian.
Hãy tích hợp những phẩm chất này vào nhóm của bạn và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên ngay từ ngày đầu tiên:
1. Đa dạng, công bằng và bao trùm (DEI)
Có mối liên hệ rõ ràng giữa chiến lược DEI và chiến lược kinh doanh của bạn không? Nếu không, bạn phải:
- Hãy có hệ thống hơn ngay từ đầu và gắn mục tiêu của tổ chức với mức độ tác động mong muốn từ chương trình DEI của bạn
- Xác định cơ hội để xây dựng cơ sở hạ tầng phù hợp cho mục tiêu Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) của tổ chức – điều mà chỉ 47% tổ chức hiện nay đạt được
- Tuyển dụng nhân viên đa dạng với nhiều kỹ năng và góc nhìn khác nhau
2. Mức độ năng lượng
Nhóm của bạn có thể hiện mức năng lượng cao hơn và ý thức trách nhiệm cao hơn không? Cả hai yếu tố này đều là chỉ số trực tiếp cho thấy mức độ gắn kết của nhóm. Năng lượng càng cao, mức độ gắn kết càng cao và ngược lại
3. Tư duy sáng tạo và định hướng mục tiêu
Mỗi thành viên trong nhóm phải coi mục tiêu của công ty là kim chỉ nam và làm việc với sự sáng tạo và hỗ trợ lẫn nhau
4. Cam kết chung đối với văn hóa công ty
Nhân viên của bạn cần hiểu rõ những yếu tố thúc đẩy tổ chức phát triển về mặt tầm nhìn, văn hóa và giá trị cốt lõi
5. Tư duy học tập
Mỗi thành viên trong nhóm mà bạn chọn phải ham học hỏi và thích ứng với những tình huống thay đổi. McKinsey khẳng định rằng những người có hiệu suất cao nhất trong một vai trò có năng suất cao hơn 800% so với những người có hiệu suất trung bình trong cùng vai trò!
6. Giao tiếp
Việc lập bản đồ giao tiếp của nhóm cũng quan trọng như việc hiểu những gì họ thảo luận. Nó định hình cách nhóm của bạn thúc đẩy quá trình ra quyết định và làm việc cùng nhau như một cỗ máy được bôi trơn tốt. Do đó, hãy ghi chú những điều sau khi đánh giá kỹ năng giao tiếp của nhóm:
- Giọng điệu của mỗi thành viên là gì?
- Các thành viên trong nhóm có đối mặt nhau khi nói chuyện, trực tiếp hay ảo?
- Các thành viên thể hiện những cử chỉ nào?
- Tần suất các thành viên trong nhóm nói chuyện, lắng nghe và ngắt lời nhau là bao nhiêu?
- Các thành viên trong nhóm thể hiện sự hướng ngoại và đồng cảm như thế nào?
Xây dựng nhóm tốt hơn với giải pháp phù hợp
Đó là tất cả những gì bạn cần biết về cách phát triển một nhóm linh hoạt và năng suất.
Sử dụng những hiểu biết được nêu ra ở đây để kết hợp các nhóm làm việc hiệu quả với các kỹ năng đa dạng — trí tuệ cá nhân, giao tiếp, sự đồng cảm và tài năng.
Bạn cũng nên trang bị cho nhóm những công cụ, chiến lược và kỹ thuật phù hợp mà bạn đã thành thạo qua nhiều năm.
Hãy cân nhắc đầu tư vào một công cụ quản lý dự án như ClickUp và trao quyền cho nhóm của bạn để họ có thể cống hiến hết mình.
Một công cụ tất cả trong một như ClickUp giúp hợp lý hóa quy trình làm việc, theo dõi tiến độ, thúc đẩy sự hợp tác và hướng dẫn nhóm hướng tới mục tiêu chung.
Câu hỏi thường gặp
1. Cách tốt nhất để phát triển một nhóm là gì?
Phát triển một nhóm là một quá trình gồm tám bước đòi hỏi sự kiên nhẫn và thời gian:
- Bước 1: Làm việc trên các mục tiêu công việc và quy trình của bạn để mọi người đồng bộ với nhau
- Bước 2: Tập trung vào việc tạo ra văn hóa công ty, bao gồm các giá trị, niềm tin của nhóm, v.v.
- Bước 3: Tạo cơ hội học tập cho nhân viên và nhóm ở mỗi bước của quá trình
- Bước 4: Lập kế hoạch phát triển nhóm toàn diện, bao gồm tập trung vào các kỹ năng cứng và mềm của các thành viên trong nhóm
- Bước 5: Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác tức thì với các công cụ phù hợp
- Bước 6: Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án để tăng tốc năng suất của nhóm
- Bước 7: Thay đổi phong cách lãnh đạo từ quản lý vi mô sang hỗ trợ
- Bước 8: Cung cấp phản hồi trực quan để hiểu rõ hơn
2. Năm giai đoạn phát triển của nhóm là gì?
Theo mô hình của Tuckman, quá trình phát triển nhóm bao gồm năm giai đoạn:
- Hình thành: Các thành viên trong nhóm lịch sự và cố gắng tìm hiểu nhau; họ thường không chắc chắn về vai trò và mục tiêu của mình trong giai đoạn này
- Giai đoạn xung đột: Xung đột và cạnh tranh nảy sinh khi các thành viên trong nhóm bắt đầu bày tỏ ý kiến và vượt qua ranh giới được thiết lập trong giai đoạn hình thành
- Norming: Biểu mẫu các quy tắc và giá trị của nhóm, tạo ra cảm giác đoàn kết và hợp tác. Hơn nữa, vai trò và trách nhiệm trở nên rõ ràng hơn, và sự tin tưởng bắt đầu phát triển giữa các thành viên trong nhóm
- Hiệu suất: Nhóm hoạt động hiệu quả, có mục tiêu rõ ràng và ý thức chung về mục đích. Các thành viên hợp tác hiệu quả để đạt được mục tiêu của mình
- Giải tán: Còn được gọi là giai đoạn "biến dạng", giai đoạn này bao gồm việc giải thể nhóm khi các mục tiêu đã đạt được. Theo phần mở rộng, các thành viên có thể cảm thấy mất mát hoặc buồn bã khi nhóm tan rã
3. Làm thế nào để phát triển tinh thần đồng đội?
Việc phát triển tinh thần đồng đội có thể mất nhiều thời gian. Nó đòi hỏi một phương pháp có hệ thống và nỗ lực liên tục để:
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Mọi thành viên trong nhóm phải hiểu vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, tạo ra ý thức về mục đích và hướng đi
- Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Các thành viên trong nhóm phải tích cực lắng nghe và chia sẻ thông tin theo thời gian thực
- Xây dựng lòng tin: Các hoạt động xây dựng lòng tin và lãnh đạo bằng ví dụ là những cách hiệu quả để xây dựng môi trường tin cậy
- Thúc đẩy sự hợp tác: Môi trường hợp tác thúc đẩy các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau và đạt được các mục tiêu chung
- Cung cấp hỗ trợ: Sự khuyến khích chân thành từ đội ngũ lãnh đạo giúp nâng cao tinh thần và động lực của nhân viên
- Kỷ niệm thành công: Công nhận và kỷ niệm thành tích của nhóm giúp xây dựng tinh thần đồng đội
- Thúc đẩy cải tiến liên tục: Văn hóa cải tiến liên tục là yếu tố thiết yếu để giúp các thành viên trong nhóm cởi mở với phản hồi và sẵn sàng học hỏi từ kinh nghiệm của mình