Hướng dẫn quản lý dự án Infinity (Ưu điểm, Hạn chế)

Cho dù đó là kem hay phần mềm quản lý dự án, việc quyết định bạn muốn gì có thể rất khó khăn, đặc biệt là khi có rất nhiều lựa chọn tuyệt vời. 🍦

May mắn thay, bạn có cảm giác rằng quản lý dự án Infinity có thể là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Nhưng bạn muốn kiểm tra kỹ xem Infinity có phù hợp với sở thích và nhu cầu của công ty bạn hay không. Bạn không muốn thử một chút rồi lại hối hận, đúng không? 🥶

Để giúp bạn thử nghiệm, chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn toàn diện về quản lý dự án Infinity, bao gồm các tính năng chính, ưu điểm và năm hạn chế chính (kèm theo giải pháp).

Hãy bắt đầu ngay!

Infinity là gì?

Infinity là một giải pháp phần mềm quản lý dự án và công cụ cộng tác có thể giúp bạn cộng tác với nhóm của mình và lưu trữ thông tin liên quan đến dự án ở một nơi.

Hầu hết các nhóm và cá nhân sử dụng Infinity vì nó cung cấp các tính năng như biểu đồ Gantt, chế độ xem biểu mẫu và có thể điều chỉnh theo nhu cầu của nhóm bạn.

Nhưng đây là vấn đề: bạn có thể sở hữu đôi giày chạy bộ tốt nhất thế giới, nhưng nếu không biết cách chạy, bạn sẽ không đi được xa. 🏃

Tương tự, bạn có thể cần được đào tạo thích hợp trước khi có thể sử dụng công cụ quản lý dự án một cách hiệu quả nhất.

May mắn cho bạn, Infinity có chương trình giới thiệu với một số hướng dẫn và tài liệu hướng dẫn. Nhờ đó, bạn có thể bắt đầu sử dụng công cụ này ngay cả khi không có nhiều kinh nghiệm với các ứng dụng quản lý dự án.

3 tính năng thiết yếu của Infinity

Dưới đây là ba lý do chính khiến Infinity trở thành công cụ quản lý dự án hữu ích:

1. Nhiều chế độ xem dự án

Phần mềm quản lý dự án xuất sắc cung cấp cho bạn nhiều cách để trực quan hóa dữ liệu liên quan đến dự án. Bằng cách này, bạn có thể xem và quản lý công việc theo cách bạn muốn.

Dưới đây là sáu chế độ xem khác nhau mà Infinity cung cấp cho bạn:

A. Chế độ xem bảng

Đôi khi bạn cần xử lý nhiều mục dữ liệu và có thể sẽ cần đến bảng tính.

May mắn thay, bạn sẽ không phải phụ thuộc vào phần mềm bảng tính như Google Trang tính khi đã có Infinity.

Infinity cho phép bạn nhập tệp CSV hoặc tạo bảng tính từ đầu. Với tính năng công thức, bạn sẽ có một phần mềm bảng tính tích hợp khá tốt.

B. Chế độ xem cột

Quản lý quy trình làm việc thủ công có thể trở nên phức tạp.

Các dự án có nhiều giai đoạn với hàng tấn công việc khác nhau thuộc về mỗi bước.

Hơn nữa, bạn sẽ phải theo dõi tiến độ, và việc làm thủ công này có thể kéo dài vô tận. 😫

Nhưng đừng lo lắng, chế độ xem cột của Infinity (một bảng kanban ) có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Tính năng này có thể giúp bạn quản lý dữ liệu một cách dễ dàng, đặc biệt là vì công việc với các khối trực quan rất trực quan. Với chức năng kéo và thả, việc sắp xếp công việc trở nên dễ dàng.

C. Chế độ xem danh sách

Danh sách việc cần làm rất dễ sử dụng.

Chưa kể đến việc hoàn thành các công việc trong danh sách công việc dài có thể mang lại cảm giác vô cùng thỏa mãn. 📝

Infinity có tính năng xem dạng danh sách cho phép bạn xem nhanh tổng quan về các công việc của mình. Bạn có thể lọc công việc dựa trên mức độ hoàn thành và thậm chí nhóm chúng theo nhãn, ngày tháng, thành viên và hơn thế nữa.

D. Chế độ xem lịch

Với chế độ xem lịch của Infinity, bạn có thể đặt thời hạn, quản lý công việc cá nhân và tạo lịch trình công việc để giúp các thành viên trong nhóm của bạn luôn đi đúng hướng.

Nó đặc biệt hữu ích cho các nhóm scrum và agile làm việc theo chu kỳ thời gian cố định. Họ cần dòng thời gian dự án rõ ràng để hoàn thành công việc đúng hạn.

E. Chế độ xem Gantt

Chế độ xem Gantt của Infinity là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch dự án.

Bạn có thể đặt dòng thời gian và tạo lộ trình, điều này có thể hữu ích khi thực hiện một dự án dài hạn với nhiều mục tiêu. Bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, đồng thời xem lịch trình của mình cho ngày, tuần, tháng và năm.

F. Chế độ xem biểu mẫu

Còn gì nhàm chán hơn việc điền biểu mẫu? Tạo biểu mẫu. 😴

Đó là lý do tại sao hầu hết các ứng dụng quản lý dự án đều tích hợp với các công cụ tạo biểu mẫu của bên thứ ba.

Nhưng với Infinity, bạn không cần phải dựa vào tích hợp để tạo biểu mẫu.

Chế độ xem biểu mẫu tích hợp cho phép bạn tạo biểu mẫu và chia sẻ chúng với nhóm của mình. Bạn cũng có thể nhúng liên kết vào trang web của mình và chia sẻ với các liên hệ.

2. Thuộc tính tùy chỉnh

Infinity cung cấp cho bạn nhiều thuộc tính tùy chỉnh để thêm chi tiết vào nhiều dự án, giúp bạn quản lý chúng một cách hiệu quả.

Ngày, nhãn, hộp kiểm, văn bản, công thức... có thuộc tính cho mọi thứ bạn cần!

Bằng cách này, bạn có thể linh hoạt tùy chỉnh chi tiết theo nhu cầu riêng của dự án.

3. Phân công công việc cho nhiều người dùng

Infinity có thuộc tính thành viên để chỉ định nhiều người dùng cho một công việc cụ thể nhằm cải thiện sự hợp tác và làm việc nhóm.

Để nhóm dự án của bạn đạt năng suất cao, mỗi thành viên trong nhóm cần phải nhận thức rõ trách nhiệm của mình. Đó là lý do tại sao Infinity cho phép bạn chỉ định vai trò cụ thể cho các thành viên trong nhóm với các cấp quyền truy cập khác nhau.

2 Lợi ích chính của việc sử dụng Infinity cho quản lý dự án

Dưới đây là hai cách chính để bạn hưởng lợi từ việc sử dụng Infinity để quản lý dự án của mình:

1. Hỗ trợ các mẫu khác nhau cho mọi nhu cầu của bạn

Việc thiết lập dự án từ đầu có thể là một cơn ác mộng đối với hầu hết chúng ta.

May mắn thay, Infinity cung cấp cho bạn nhiều mẫu trong các lĩnh vực khác nhau để giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi.

Cho dù bạn cần bảng kanban dự án hay hệ thống phiếu hỗ trợ, bạn đều có thể tìm thấy mẫu phù hợp.

Và nếu bạn là một #fitnessaddict, bạn có thể sử dụng mẫu kế hoạch tập luyện của Infinity để theo dõi các thói quen và mục tiêu tập luyện của mình.

2. Lưu trữ và cấu trúc dữ liệu dự án vô hạn

Các dự án lớn phải xử lý rất nhiều dữ liệu, điều này có thể gây khó khăn cho việc tổ chức và thực hiện công việc.

Một giải pháp là chia dự án thành các đơn vị nhỏ và sắp xếp chúng theo phân cấp.

Infinity có thể hỗ trợ bạn trong việc này.

Phần mềm này cho phép bạn tổ chức các dự án phức tạp thành các phân cấp bao gồm không gian làm việc, bảng, thư mục, thư mục con, tab, danh sách công việc và mục.

Bằng cách này, bạn có thể mở rộng các dự án của mình gần như vô hạn, giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

5 giới hạn chính của quản lý dự án Infinity (kèm giải pháp)

Nhiều chế độ xem dự án, mẫu, phân cấp, tùy chỉnh... Infinity có vẻ như là một lựa chọn thực sự.

Tuy nhiên, Infinity không phải là hoàn hảo.

Mọi thứ sẽ trở nên khó khăn khi bạn nhận ra rằng quản lý dự án Infinity có một số giới hạn. ☔

Lần này, có thể là lần đó!

Dưới đây là năm lý do chính tại sao bạn không nên sử dụng Infinity:

1. Không có kế hoạch miễn phí

Bạn không muốn đầu tư vào một ứng dụng quản lý dự án trước khi thử dùng, phải không?

Điều này đặc biệt đúng với các công ty khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp nhỏ, những đơn vị có thể không cần đến một nửa số tính năng được cung cấp.

Thật không may, Infinity không cung cấp gói miễn phí hoặc dùng thử miễn phí.

Gói giá của nó bắt đầu từ 9 USD/người dùng/tháng. Mặc dù có chính sách hoàn tiền trong 30 ngày, nhưng thời gian này có thể không đủ để bạn khám phá tất cả những gì ứng dụng này có thể mang lại.

Đó là lý do tại sao bạn cần một giải pháp thay thế, như ClickUp. Phù hợp cho cả các công ty khởi nghiệp và tổ chức lớn, ClickUp cung cấp gói miễn phí giàu tính năng mà bạn có thể sử dụng vô hạn.

Chờ đã... ClickUp là gì?

ClickUp là một trong những công cụ quản lý năng suất và dự án được đánh giá cao nhất thế giới, được sử dụng bởi các nhóm trong cả các công ty nhỏ và lớn.

Từ theo dõi mục tiêu đến ghi màn hình tích hợp, ClickUp là giải pháp tất cả trong một cho tất cả nhu cầu quản lý dự án và cộng tác của bạn.

Giải pháp ClickUp: Gói Miễn phí vĩnh viễn

ClickUp cung cấp Gói Miễn phí vĩnh viễn

Đúng vậy, bạn đã đọc đúng!

Không giống như các công cụ quản lý dự án khác, bạn có thể sử dụng Gói miễn phí của ClickUp bao lâu tùy thích.

Bằng cách này, bạn có thể quyết định liệu ClickUp có phải là công cụ phù hợp với nhóm của mình hay không, và khi bạn đã sẵn sàng mở rộng quy mô, bạn có thể chọn gói trả phí phù hợp với công việc của mình.

Dưới đây là những gì Gói Miễn phí vĩnh viễn của ClickUp cung cấp:

2. Cài đặt quyền truy cập giới hạn

Cài đặt quyền truy cập của Infinity có hai nhược điểm chính:

Cài đặt quyền truy cập không phù hợp có thể dẫn đến việc truy cập trái phép vào dữ liệu của bạn. Ví dụ: nhân viên mới có thể dễ dàng truy cập và chỉnh sửa bất kỳ tài liệu nào mà họ có quyền truy cập (ngay cả tài liệu tài chính). 😫

May mắn thay, với ClickUp, bạn có thể tránh được những thảm họa này!

Giải pháp ClickUp: quản lý quyền truy cập hiệu quả

Hãy cùng xem ClickUp giải quyết hai vấn đề này một cách dễ dàng như thế nào:

A. Vai trò người dùng khác nhau để chia sẻ tải hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm

ClickUp cung cấp bốn vai trò người dùng khác nhau: khách, thành viên, quản trị viên và chủ sở hữu.

Ngoài ra, với bốn vai trò so với ba vai trò của Infinity, bạn có thể thiết lập các cấp quyền truy cập chi tiết phù hợp với công việc kinh doanh của mình.

Dưới đây là phân tích nhanh về từng Vai trò người dùng:

Ngoài ra, ClickUp còn cung cấp Vai trò tùy chỉnh cho phép bạn tạo vai trò mới dựa trên các yêu cầu riêng của mình!

B. Quản trị viên và Chủ sở hữu có thể thiết lập và thay đổi Quyền truy cập của người dùng khác

Không giống như Infinity, ClickUp cung cấp khả năng này cho cả quản trị viên và chủ sở hữu tài khoản.

Bằng cách này, công việc được chia sẻ hiệu quả giữa các thành viên nhất định trong nhóm.

Bạn sẽ tránh được các tắc nghẽn trong quy trình làm việc vì quản trị viên không phải đợi chủ sở hữu quay lại để thay đổi cài đặt quyền truy cập.

3. Thiếu chức năng nhắc nhở

Nếu không có nhắc nhở dự án, bạn có thể phải chờ đến phút chót mới hoàn thành các công việc quan trọng như chuẩn bị cho cuộc họp với khách hàng, cập nhật báo cáo dự án và nhiều việc khác.

Chờ đến phút cuối cùng không có nghĩa là việc cần làm chỉ mất một phút!

Dù bằng cách nào, ứng dụng Infinity cũng không cung cấp cho bạn bất kỳ nhắc nhở dự án nào.

Giải pháp ClickUp: Nhắc nhở có thể tùy chỉnh

CReminders có một số tính năng đặc biệt riêng.

Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn thực hiện kế hoạch dự án của mình:

Tạo lịch nhắc nhở lặp lại trong ClickUp

4. Không có chế độ xem cá nhân

Đôi khi, bạn cần một không gian riêng tư để đăng các liên kết và thông tin khác liên quan đến công việc hoặc dự án của mình. Điều này giúp bạn làm việc tốt hơn và nhanh hơn.

Giải pháp ClickUp: chế độ xem Cá nhân

Với chế độ xem Cá nhân của ClickUp, bạn có thể tạo một không gian riêng chỉ bạn mới có quyền truy cập.

Bạn thậm chí có thể sao chép chế độ xem công khai và thay đổi thành chế độ xem cá nhân. Bằng cách này, bạn có thể làm việc theo cách mình muốn mà không cần thay đổi chế độ xem ban đầu cho các thành viên trong nhóm.

5. Tích hợp giới hạn

Với Infinity, bạn có thể sẽ phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng chỉ để hoàn thành một công việc.

Tuy nhiên, Infinity chỉ tích hợp với một số ứng dụng.

Ví dụ, nó không tích hợp với các công cụ phổ biến như Zoom, Twilio và Dropbox. Điều này hạn chế nghiêm trọng chức năng tổng thể của ứng dụng.

Giải pháp ClickUp: hàng loạt tích hợp

ClickUp cung cấp nhiều tích hợp phạm vi từ Slack đến Zoom.

Hãy xem các mục yêu thích của chúng tôi trong bài viết này!

Điều này giúp bạn di chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng yêu thích tại nơi làm việc mà không cần mở vô số tab và cửa sổ.

Ngoài Tích hợp, ClickUp còn cung cấp tính năng nhập tự động cho phép bạn nhập dữ liệu từ các phần mềm quản lý dự án khác, chẳng hạn như Basecamp và Jira.

Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng chuyển sang ClickUp mà không gặp bất kỳ khó khăn nào!

Dưới đây là những lý do khác khiến ClickUp tốt hơn Infinity:

Vươn tới vô cực với ClickUp

Mặc dù Infinity rất ấn tượng với các mẫu và chế độ xem khác nhau, nhưng nó thiếu một số tính năng cơ bản khiến nó bị đánh giá thấp. 🥊

Các tính năng như nhắc nhở và chế độ xem cá nhân, vốn phổ biến trong hầu hết các ứng dụng quản lý công việc mạnh mẽ, không có trong Infinity.

Một công cụ quản lý dự án linh hoạt như ClickUp có Notepad tích hợp, ước lượng thời gian và tính năng chỉnh sửa cộng tác để giúp bạn quản lý và thực hiện công việc dự án một cách hiệu quả.

Chắc chắn, chọn một hương vị kem là điều khó khăn, nhưng với ClickUp, việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp trở nên thật dễ dàng. Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm mọi thứ bạn mong muốn từ một nền tảng quản lý dự án! 🍨