Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án Microsoft Teams (2025)

Hãy làm rõ một điều trước tiên:

Microsoft Teams không phải là một nhóm các chuyên gia năng suất làm việc tại Microsoft. 😛

Đây là nền tảng giao tiếp giúp bạn cộng tác trong các dự án.

Nhiều nhóm và cá nhân tin tưởng Microsoft Teams để giao tiếp, hợp tác nhóm và quản lý nhóm từ xa.

*Nhưng quản lý dự án Microsoft Teams hiệu quả đến mức nào?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày mọi thứ bạn cần biết về quản lý dự án Microsoft Teams, bao gồm các tính năng chính, ưu điểm và hạn chế (kèm theo giải pháp).

Hãy bắt đầu cuộc họp này! 💻

Microsoft Teams là gì?

Microsoft (MS) Teams là nền tảng cộng tác giúp các cá nhân, nhân viên làm việc từ xa và các nhóm nội bộ kết nối với nhau.

Cho dù bạn cần trò chuyện với thành viên gia đình hay cộng tác trong một công việc với nhóm dự án, Microsoft Teams đều có thể giúp bạn.

Nó cũng cho phép bạn:

Các tính năng này giúp nhóm của bạn dễ dàng cộng tác mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng. Hơn nữa, bạn có thể tổ chức các cuộc họp trong không gian thoải mái tại nhà và mặc quần ngủ!

Bạn quan tâm đến các ứng dụng làm việc từ xa như Microsoft Teams?

Dưới đây là 25+ công cụ làm việc từ xa giúp công việc tại nhà trở nên dễ dàng!

4 tính năng chính của quản lý dự án Microsoft Teams

Dưới đây là cách Microsoft Teams có thể giúp bạn quản lý dự án:

1. Nhóm và kênh

Microsoft Teams sử dụng 'nhóm' và 'kênh' để giúp các nhóm tự tổ chức và cộng tác.

Nhóm là một không gian nơi mọi người có thể làm việc cùng nhau một cách chặt chẽ, ví dụ như các bộ phận hoặc nhóm cụ thể. Tại đây, bạn có thể thảo luận về việc ra mắt sản phẩm, cách cải thiện chiến lược PR và hơn thế nữa.

Và đừng lo lắng, các cuộc hội thoại, tệp tin và ghi chú chỉ hiển thị cho các thành viên trong nhóm Microsoft cụ thể đó.

Mặt khác, các kênh Microsoft Teams là nơi công việc được hoàn thành, nơi bạn có các kênh tiêu chuẩn và kênh riêng tư.

Bạn có thể hình dung các kênh tiêu chuẩn như một bữa tiệc công khai mà bất kỳ ai cũng có thể tham gia.

Mặt khác, các kênh riêng tư giống như những sự kiện siêu bí mật chỉ dành cho những người được mời. Bằng cách này, bạn có thể ngăn những khách không mong muốn phá hỏng bữa tiệc của mình.

2. Hàm trò chuyện tích hợp

Microsoft Teams cung cấp cả trò chuyện riêng tư và trò chuyện nhóm.

Ngoài ra còn có tính năng trò chuyện cho những người tham gia đang gọi điện thoại.

Nó cho phép bạn tùy chỉnh tin nhắn của mình với định dạng văn bản phong phú, lịch họp, cờ ưu tiên, tệp đính kèm và hơn thế nữa!

Và đối với các cuộc hội thoại bình thường, bạn có thể thêm bao nhiêu biểu tượng cảm xúc và nhãn dán thú vị vào nội dung 💜 của mình.

3. Cuộc gọi video và âm thanh

Các tính năng gọi video và âm thanh của Microsoft Teams là một trong những thẻ gọi lớn nhất của nó. 😉

Bạn có thể bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video chỉ với vài cú nhấp chuột. Và để giúp các thành viên trong nhóm tuân thủ lịch trình, bạn có thể lên lịch các cuộc họp video bằng tính năng lịch chia sẻ.

Hội nghị video của bạn có thể có tối đa 250 người dùng và bạn cũng có thể sử dụng tích hợp Microsoft Stream để tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Tích hợp này là một dịch vụ video dành cho doanh nghiệp cho phép bạn tải lên, xem và chia sẻ video một cách an toàn cho tối đa 10.000 người xem.

4. Chia sẻ màn hình

Các nhóm ảo dựa vào cuộc gọi video để chào đón thành viên mới và giải thích công việc.

Nhưng đôi khi, một số thông tin có thể bị hiểu lầm hoặc sai lệch trong quá trình dịch.

Và cuối cùng, chúng ta lại phải nở một nụ cười gượng gạo khi thực sự cảm thấy như vậy:

May mắn thay, tính năng chia sẻ màn hình của MS Teams có thể giúp các nhóm làm việc từ xa giải thích mọi thứ một cách dễ dàng.

Bạn có thể chọn những gì bạn muốn người tham gia xem, bao gồm máy tính để bàn, cửa sổ trình duyệt, bảng trắng kỹ thuật số hoặc tệp cụ thể.

3 lợi thế của quản lý dự án Microsoft Teams

Dưới đây là ba lợi ích của việc sử dụng ứng dụng Microsoft Teams để quản lý dự án:

1. Tích hợp với hàng loạt ứng dụng Microsoft Office

Microsoft Teams tích hợp với hàng loạt ứng dụng trong nhóm Office 365, biến nó thành một ứng dụng buffet mà bạn có thể sử dụng thoải mái! 😋

Và bạn không cần phải chuyển sang nhà hàng (ứng dụng) khác vì thực đơn của Microsoft Teams có hầu hết mọi thứ bạn cần.

Dưới đây là một số cách bạn có thể tận dụng tính năng này:

2. Chức năng hội thảo trực tuyến tích hợp sẵn

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể sẽ cần tổ chức hội nghị video với hơn 250 người tham gia, và đó là lúc các tính năng hội thảo trên web tích hợp sẵn của công cụ này có thể hữu ích.

Hội thảo trực tuyến có thể giúp các doanh nghiệp thu hút khách hàng mới, đào tạo nhân viên và hướng dẫn khách hàng về các tính năng mới của sản phẩm.

Với Microsoft Teams, bạn có thể tổ chức hội thảo trên web an toàn với 1.000 người tham dự và phát sóng cho tối đa 10.000 người xem.

Dưới đây là một số việc thú vị bạn có thể làm ở đây:

3. Tự động hóa quy trình với bot

Người dùng Microsoft Teams có thể sử dụng bot để nhận lời khuyên, bắt đầu quy trình công việc hoặc thu thập thông tin. 🤖

Dưới đây là một số bot bạn sẽ có:

Microsoft Teams thậm chí còn cho phép bạn tạo bot của riêng mình!

Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã có những kỹ năng cần thiết.

Cuối cùng, bạn không muốn rơi vào tình huống như trong phim I, Robot.

4 Giới hạn của quản lý dự án Microsoft Teams (kèm giải pháp)

Chắc chắn, Microsoft Teams cung cấp cho bạn các tính năng thú vị như bot, phát tin tức và tích hợp với MS Project. Tuy nhiên, công cụ này không phải là công cụ tốt nhất trong lĩnh vực quản lý dự án.

Hãy xem blog của chúng tôi về các lựa chọn thay thế Microsoft Teams hàng đầu.

Dưới đây là một số nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng Microsoft Teams để quản lý dự án:

Dưới đây là thông tin chi tiết về từng giới hạn và cách khắc phục:

1. Có thể khó cài đặt

Một trong những nhược điểm của Microsoft Teams là quá trình thiết lập có thể rất tốn thời gian và khó khăn.

Tại sao?

Không có cấu trúc ban đầu, vì vậy bạn sẽ phải xác định các kênh và nhóm mà bạn cần.

Ngoài ra, nếu bạn muốn sao chép một kênh hoặc một nhóm, bạn sẽ phải thực hiện việc này thủ công.

Một công cụ quản lý dự án như ClickUp hiểu rằng các nhà quản lý dự án cần dành thời gian để tăng gấp đôi lợi nhuận, chứ không phải tăng gấp đôi số kênh!

Chờ đã... ClickUp là gì ?

ClickUp là một trong những phần mềm quản lý dự án và năng suất được đánh giá cao nhất thế giới , được sử dụng bởi các nhóm siêu năng suất trong các công ty nhỏ và lớn.

Với ClickUp, bạn có thể theo dõi thời gian dành cho nhiều dự án, đồng bộ hóa Lịch Google, Apple hoặc Outlook, tạo bảng tính với chế độ xem Bảng linh hoạt và hơn thế nữa.

Dưới đây là cách ClickUp đánh bại Microsoft Teams trong lĩnh vực hợp tác nhóm:

Giải pháp ClickUp: Hướng dẫn sử dụng và lệnh Slash để thiết lập nhanh chóng và dễ dàng

Cài đặt ClickUp cực kỳ dễ dàng.

Với Hướng dẫn giới thiệu quản lý dự án chi tiết, bạn sẽ có tất cả thông tin cần thiết để bắt đầu ngay lập tức.

Và nếu bạn muốn loại bỏ các thao tác nhấp chuột không cần thiết, hãy sử dụng tính năng / Lệnh gạch chéo để tạo công việc, công việc con và hơn thế nữa chỉ trong chớp mắt!

Dưới đây là một số ví dụ:

Bằng cách này, bạn có thể cắt giảm một nửa thời gian cần thiết để hoàn thành các tác vụ.

2. Số lượng kênh giới hạn

Microsoft Teams giới hạn bạn ở 30 kênh riêng tư và bạn chỉ có thể có 250 thành viên trong một kênh riêng tư.

Những giới hạn này có thể gây ra vấn đề cho các công ty lớn có nhiều nhóm và bộ phận khác nhau.

Giải pháp ClickUp #1: trò chuyện không giới hạn với chế độ xem Trò chuyện

ClickUp có chế độ xem Trò chuyện không giới hạn mà bạn có thể giữ bên cạnh bất kỳ Không gian Làm việc nào. Bạn có thể sử dụng nó để trò chuyện về các công việc hoặc kế hoạch ăn trưa của nhóm.

Và vì bạn có thể thực hiện các cuộc hội thoại này ở bất kỳ chế độ xem hoặc địa điểm nào trong ClickUp, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ các cuộc trò chuyện của mình, và quan trọng hơn là, đơn đặt hàng ăn trưa của nhóm bạn!

Bắt đầu trò chuyện mới trong chế độ xem Trò chuyện của ClickUp

Giải pháp ClickUp #2: tạo kênh không giới hạn với tích hợp Slack

Không thể rời khỏi các kênh?

Đừng lo lắng.

Chỉ cần sử dụng tích hợp Slack của ClickUp.

Nó cho phép bạn nhanh chóng chuyển tin nhắn Slack thành nhiệm vụ và bình luận . Ngoài ra, ClickUp có thể gửi thông báo về nhiệm vụ đến các kênh quản lý dự án Slack của bạn ngay lập tức.

Lợi ích bổ sung ở đây là Slack không slack (chậm chạp) trong bộ phận kênh.

Ý chúng tôi là gì?

Ứng dụng này cho phép bạn tạo số lượng kênh không giới hạn. #WinWin

Chuyển tin nhắn Slack thành nhiệm vụ trong ClickUp

Giải pháp ClickUp #3: tạo và phân công nhiệm vụ cho số lượng nhóm không giới hạn

ClickUp cho phép bạn tạo các nhóm người mà bạn có thể chỉ định nhiệm vụ, đề cập trong Bình luận và thậm chí thêm Người theo dõi hàng loạt.

Ví dụ: nếu bạn có một nhóm tiếp thị, bạn có thể chỉ cần tạo một Nhóm người dùng có tên "Nhóm tiếp thị" và ngay lập tức phân công công việc cho mọi thành viên trong nhóm đó.

Tạo nhóm trong ClickUp

3. Cài đặt quyền truy cập kém

Mọi công ty đều cần bảo mật tài liệu và dữ liệu công ty khác.

Vấn đề với Microsoft Teams là ứng dụng này giúp chia sẻ tệp và tài liệu với bất kỳ ai được thêm vào MS Team trở nên quá dễ dàng.

Và việc áp dụng cài đặt quyền truy cập riêng cho một kênh, tệp hoặc thư mục cụ thể có thể rất khó khăn.

Ví dụ: các Nhóm riêng tư rất khó quản lý vì chỉ Quản trị viên mới có quyền kiểm soát ai được tham gia. Do đó, Nhóm công khai có lẽ là lựa chọn tốt nhất vì bất kỳ ai trong nhóm của bạn cũng có thể tham gia tương đối dễ dàng.

Vấn đề là gì?

Điều này có nghĩa là sẽ rất khó để bảo mật môi trường Microsoft Teams của bạn vì tất cả thành viên trong nhóm đều có thể truy cập vào các tài liệu riêng tư của bạn.

Giải pháp ClickUp: chỉ định Vai trò người dùng và thiết lập Quyền truy cập chi tiết

Người dùng ClickUp có thể đảm nhận một trong bốn vai trò trong Không gian Làm việc của họ: Thành viên, Quản trị viên, Chủ sở hữu hoặc Khách. Bằng cách này, bạn có thể mời khách hàng cộng tác mà không ảnh hưởng đến bảo mật của Không gian Làm việc.

Tất nhiên, đôi khi bạn cần nhiều hơn bốn vai trò.

Đó là lý do tại sao ClickUp cho phép bạn tạo Vai trò tùy chỉnh.

Bạn có thể tạo các vai trò mới như siêu anh hùng, trợ thủ hoặc bất kỳ vai trò nào phù hợp với nhu cầu của mình.

Và mặc dù chúng ta có thể đã mệt mỏi với các biện pháp cách ly, nhưng các tài liệu quan trọng của bạn thì không!

Dưới đây là các loại quyền truy cập để bảo mật thông tin nhạy cảm của bạn:

Tùy chỉnh vai trò người dùng và tùy chọn quyền truy cập trong ClickUp

4. Quản lý tệp tin kém

Microsoft Teams có cấu trúc tệp phức tạp.

Nếu bạn thích các thư mục được tổ chức tốt hơn là tìm kiếm tệp, bạn sẽ gặp phải những trở ngại không ngừng với công cụ này.

Trong Teams, tất cả các tệp bạn tải lên cuộc hội thoại sẽ được lưu trong thư mục gốc của kênh.

Kết quả là, khi bạn cố gắng sắp xếp lại các tệp vào thư mục, các liên kết tệp trong cuộc hội thoại sẽ bị hỏng, cùng với sự kiên nhẫn của bạn. 😤

Giải pháp ClickUp #1: sử dụng cấu trúc Phân cấp để tổ chức tệp dễ dàng

ClickUp cho phép bạn quản lý quy trình làm việc của dự án một cách hiệu quả bằng cách chia nhỏ các dự án phức tạp và sắp xếp chúng thành các mục hành động có thể quản lý được.

Dưới đây là các cấp độ khác nhau mà bạn có thể đạt được trong ClickUp:

Các cấp độ khác nhau của phân cấp trong ClickUp

Giải pháp ClickUp #2: tìm tệp trong vài giây với bộ lọc và tìm kiếm mạnh mẽ

Với chức năng tìm kiếm tuyệt vời của ClickUp, bạn có thể sử dụng Bộ lọc để xem các nhiệm vụ theo:

Bằng cách này, bạn có thể lọc bỏ những điều khiến bạn cảm thấy khó chịu và chỉ xem những công việc phù hợp với tiêu chí cụ thể của mình.

Tìm công việc bằng tính năng Lọc và Tìm kiếm trong ClickUp

Dưới đây là những lý do khác tại sao bạn nên sử dụng ClickUp để quản lý dự án:

Chuyển từ quản lý dự án vi mô sang vĩ mô

Chắc chắn, Microsoft Teams cung cấp một số tính năng hội nghị truyền hình tuyệt vời.

Tuy nhiên, nó chỉ có tác động tối thiểu, gần như microscopic, khi nói đến hợp tác nhóm và quản lý dự án.

Ứng dụng này thiếu rất nhiều tính năng theo dõi dự án mạnh mẽ có trong các giải pháp quản lý dự án tất cả trong một như ClickUp.

Với ClickUp, bạn vẫn có thể tận dụng tất cả các tính năng mà Microsoft Teams cung cấp và làm được nhiều việc hơn với một số tính năng như Tự động hóa, Nhắc nhở và Mẫu để quản lý dự án của mình.

Chuyển sang ClickUp miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm sức mạnh của công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp. 😎