Bạn bỏ lỡ hạn chót không phải vì nhóm không làm việc, mà vì không ai có thể trả lời câu hỏi thực sự quan trọng: Công việc mất bao lâu và điều gì sẽ gặp rủi ro tiếp theo?
Đó là lúc Asana bắt đầu gặp khó khăn với các nhóm đang phát triển. Khi bạn thêm các dự án đa chức năng, nhiều chủ sở hữu và yêu cầu báo cáo thực tế, bạn sẽ phải ghép nối các tiện ích bổ sung và cập nhật trạng thái chỉ để có được khả năng hiển thị cơ bản.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích lý do tại sao các nhóm vượt qua Asana, những điểm khác biệt của ClickUp và cách chuyển đổi mà không cần xây dựng lại toàn bộ hệ thống.
ClickUp vs. Asana: So sánh chi tiết các tính năng
Dưới đây là so sánh tính năng giữa ClickUp và Asana để giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng. Nếu bạn quan tâm đến theo dõi thời gian, bảng điều khiển, tùy chỉnh và tài liệu kết nối, sự khác biệt sẽ trở nên rõ ràng ngay lập tức:
| Tính năng | <3>ClickUp3> | Asana |
|---|---|---|
| Các chế độ xem công việc | Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Dòng thời gian, Gantt, Khối lượng công việc, Bản đồ Tư duy, Bảng trắng, Biểu mẫu | Danh sách công việc, Bảng, Lịch, Dòng thời gian |
| Khả năng tùy chỉnh | Rất linh hoạt: trạng thái, trường dữ liệu, bảng điều khiển, chế độ xem, tự động hóa | Thiết lập có cấu trúc hơn; tùy chỉnh có sẵn, nhưng thường ít linh hoạt hơn ở mọi cấp độ. |
| Tự động hóa | Tự động hóa trên không gian, thư mục, danh sách + thiết lập có sự hỗ trợ của AI | Quy tắc và tự động hóa quy trình làm việc; AI Studio hỗ trợ các bước quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI ( help.asana.com ) |
| Mẫu | Mẫu nâng cao, có thể tùy chỉnh (điều chỉnh ngày, tự động hóa) | Có sẵn các mẫu Asana, thường ít phức tạp hơn trong việc tái cấu trúc. |
| Tài liệu và wiki | Trình chỉnh sửa tài liệu tích hợp (ClickUp Docs) được kết nối chặt chẽ với các công việc. | Hỗ trợ bản tóm tắt dự án và tài liệu, nhưng không phải là hệ thống "wiki + thực thi" đầy đủ. |
| Bảng trắng và vẽ sơ đồ | Bảng trắng tích hợp + biến ý tưởng thành công việc | Không có bảng trắng tích hợp sẵn |
| Mối quan hệ giữa các công việc | Kết nối và liên kết các công việc trong không gian làm việc; tổng hợp. | Hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc; mô hình hóa quan hệ giữa các công việc có giới hạn hơn. |
| Phụ thuộc | Có, với bản đồ trực quan | Có |
| Theo dõi thời gian | Theo dõi thời gian tích hợp sẵn, nhập thời gian thủ công, báo cáo. | Theo dõi thời gian phụ thuộc vào kế hoạch/thiết lập, và nhiều nhóm vẫn sử dụng các tiện ích bổ sung. |
| Báo cáo nâng cao | Bảng điều khiển tùy chỉnh, quản lý khối lượng công việc, báo cáo chi tiết hơn | Báo cáo và bảng điều khiển có sẵn; độ sâu phụ thuộc vào kế hoạch và cấu hình. |
| Hợp tác trong ứng dụng | ClickUp Trò chuyện + Bình luận + Hợp tác tài liệu | Bình luận và cuộc hội thoại dự án |
| Khả năng AI | Brain + BrainGPT (Chuyển đổi giọng nói thành văn bản) + Trợ lý tự động + Trợ lý nâng cao cho thực thi chủ động | Asana AI + AI Studio để xây dựng quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) |
| Quyền truy cập và bảo mật | Quyền truy cập chi tiết + kiểm soát khách mời | Quyền truy cập theo vai trò, quyền kiểm soát của quản trị viên |
| Ứng dụng di động | iOS, Android | iOS, Android |
| Giá trị của kế hoạch miễn phí | Bộ tính năng đa dạng; độ sâu mạnh mẽ ngay cả phiên bản miễn phí. | Càng phát triển, nhu cầu càng tăng cao |
| Giá cả | Thường hiệu quả về chi phí hơn ở mức độ tương đương (đặc biệt khi quy mô mở rộng) | Chi phí có thể tăng cao khi kích thước nhóm và nhu cầu tính năng phát triển. |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Tại sao các nhóm lại vượt qua Asana?
Asana là nền tảng quản lý công việc phổ biến cho việc phối hợp công việc và dự án. Tuy nhiên, các nhóm thường vượt qua giới hạn của nó ở ba điểm sau:
Asana là nền tảng quản lý công việc phổ biến cho việc phối hợp công việc và dự án. Tuy nhiên, các nhóm thường vượt qua giới hạn của nó ở ba điểm sau:
1) Hiển thị bị gián đoạn khi quy mô mở rộng
- Các dự án phức tạp không thể được tổng hợp một cách gọn gàng, do đó khó có thể nắm bắt được tình hình thực tế đang diễn ra giữa các nhóm.
- Báo cáo chỉ dừng lại ở mức bề mặt khi bạn cần bảng điều khiển xuyên nhóm và những thông tin sâu sắc thực sự.
2) Cấu trúc trở nên cứng nhắc
- Các dự án liên kết với một nhóm khiến công việc theo ma trận trở nên phức tạp.
- Asana hỗ trợ ngày bắt đầu và ngày đáo hạn. Các ngày bổ sung (ra mắt, đánh giá, bàn giao) thường yêu cầu Trường Tùy chỉnh và quy ước, nhưng không phải là "một trường ngày duy nhất".
3) Thực thi trở thành các giải pháp tạm thời
- Việc tìm kiếm và tổ chức thông tin gây khó khăn khiến mọi người quay lại sử dụng email, bảng tính và việc phải hỏi "nó nằm ở đâu?"
- Tự động hóa không thể mở rộng một cách trơn tru qua các công việc con và dự án.
Vậy tại sao các nhóm thực sự chuyển sang ClickUp?Hầu hết không rời bỏ Asana vì nó "xấu". Họ rời bỏ vì cần theo dõi thời gian, báo cáo chi tiết hơn và cấu trúc linh hoạt mà không cần thêm công cụ khác. Đó chính là điểm mạnh của ClickUp.
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng về trải nghiệm của họ với Asana so với ClickUp:
Tôi đã đánh giá cả hai cách đây khoảng một năm trước khi chúng tôi quyết định chọn ClickUp. Theo tôi, ClickUp là phiên bản nâng cấp của Asana. Nó có nhiều tính năng hơn. Nhiều trường hợp đặc biệt mà bạn thường nghĩ "Hmm, không biết có thể..." thường là "Không" trong Asana và "Có" trong ClickUp. Vấn đề lớn nhất mà tôi luôn gặp phải trong Asana là các công việc chỉ có thể nằm ở một vị trí. Điều này khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn, đặc biệt khi các không gian có thể được tổ chức theo ma trận – cả theo chức năng và dự án. Ví dụ: Dự án A có một không gian và Marketing có một không gian. Vậy công việc Marketing cho Dự án A sẽ nằm ở đâu?
Tôi đã đánh giá cả hai cách đây khoảng một năm trước khi chúng tôi quyết định chọn ClickUp. Theo tôi, ClickUp là phiên bản nâng cấp của Asana. Nó có nhiều tính năng hơn. Nhiều trường hợp đặc biệt mà bạn thường nghĩ "Hmm, không biết có thể..." thường là "Không" trong Asana và "Có" trong ClickUp. Vấn đề lớn nhất mà tôi luôn gặp phải trong Asana là các công việc chỉ có thể nằm ở một vị trí. Điều này khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn, đặc biệt khi các không gian có thể được tổ chức theo ma trận – cả theo chức năng và dự án. Ví dụ: Dự án A có một không gian và Marketing có một không gian. Vậy công việc Marketing cho Dự án A sẽ nằm ở đâu?
Những thay đổi khi chuyển từ Asana sang ClickUp
Nếu bạn đang so sánh ClickUp với Asana, có lẽ bạn không tìm kiếm "nhiều tính năng hơn". Bạn đang cố gắng ngăn chặn tình trạng công việc phân tán — khi các công việc nằm trong một công cụ, tài liệu nằm ở nơi khác, báo cáo nằm trong bảng tính và các cập nhật bị chôn vùi trong trò chuyện.
ClickUp được thiết kế để giải quyết vấn đề này bằng cách hoạt động như một không gian làm việc AI tích hợp: công việc, tài liệu, bảng điều khiển, tự động hóa và hợp tác đều được tích hợp trong một hệ thống duy nhất, và AI kết nối ngữ cảnh giữa tất cả các thành phần đó.
Như vậy, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để theo dõi trạng thái của công việc và nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ phân tích 10 lý do thực tế khiến các nhóm lựa chọn ClickUp thay vì Asana, từ tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn đến các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp giảm thiểu sự phối hợp thủ công.
ClickUp cho Quản lý Dự án kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện nhóm vào một không gian làm việc duy nhất, với trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn tìm kiếm bối cảnh, tóm tắt cập nhật và duy trì tiến độ công việc.
ClickUp vs. Asana: 10 lý do nhóm chuyển sang (và cách chuyển đổi nhanh chóng)
Vậy, tại sao lại chuyển từ Asana sang ClickUp? Hãy cùng tìm hiểu mười lý do tại sao các nhóm lựa chọn ClickUp thay vì Asana.
1. Tập trung mọi thứ vào một không gian làm việc duy nhất
ClickUp chấm dứt việc quản lý nhiều ứng dụng khác nhau bằng cách cung cấp cho bạn một không gian làm việc thống nhất để quản lý mọi thứ: công việc, mục tiêu, tài liệu, cuộc hội thoại, dòng thời gian và nhiều hơn nữa.
Bảng điều khiển ClickUp là trung tâm điều khiển tùy chỉnh, hiển thị cái nhìn tổng quan về mọi ngóc ngách trong Không gian Làm việc của bạn.
Giả sử bạn là một quản lý dự án với nhiều nhiệm vụ giao hàng cho khách hàng. Bảng tổng quan giao hàng cho khách hàng của bạn sẽ bao gồm thanh tiến độ cho từng khách hàng, số giờ làm việc của từng nhóm so với thời gian dự toán, và danh sách các mục có nguy cơ hoặc quá hạn.
Bạn có thể trực quan hóa và phân tích dữ liệu của mình theo thời gian thực, tất cả trong một nơi. Mỗi bảng điều khiển được xây dựng với các thẻ có thể di chuyển và điều chỉnh kích thước, hiển thị thông tin quan trọng nhất cho quy trình làm việc của bạn. Dưới đây là một số ví dụ:
- Thanh tiến độ dự án
- Danh sách công việc được lọc theo người được giao, thẻ hoặc mức độ ưu tiên.
- Báo cáo theo dõi thời gian
- Biểu đồ Burndown
- Chỉ số KPI và tiến độ các cột mốc quan trọng
- Nhúng từ các công cụ bên ngoài như Google Trang tính, YouTube hoặc Tableau
Bạn có thể tạo chúng từ đầu hoặc sử dụng các mẫu có sẵn. Sau đó tùy chỉnh chúng bằng bộ lọc và cài đặt để lấy chính xác dữ liệu bạn cần từ các thư mục, danh sách công việc, khoảng thời gian hoặc thành viên của nhóm cụ thể.
🚨 Nút Cấp Cứu Dự Án: Hệ thống hành lý trị giá $560 triệu tại Sân bay Denver bị chậm tiến độ 16 tháng. Tại sao? Thiếu phối hợp, các nhóm làm việc độc lập và không có dòng thời gian chia sẻ.
Giải pháp ClickUp: Chế độ xem Biểu đồ Gantt và Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh của ClickUp sẽ giúp bạn nhận ra tiến độ (hoặc sự thiếu tiến độ) từ rất sớm, trước khi tình hình trở nên tồi tệ.
2. Mở khóa tùy chỉnh cấp độ cao hơn
Khi bạn cần các công việc cần làm nhiều hơn là chỉ nằm trong danh sách công việc, ClickUp cung cấp quản lý công việc nâng cao và các chế độ xem linh hoạt.
Mỗi nhiệm vụ ClickUp chứa thông tin chi tiết, bao gồm người được giao nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày đáo hạn, ước lượng thời gian, mức độ ưu tiên, công việc con, tệp tin và Trường Tùy chỉnh.
Giả sử bạn là người quản lý một chiến dịch tiếp thị. Bạn có thể giao công việc cho các thành viên khác nhau, đánh dấu hạn chót bài viết blog là ‘Urgent’ và thêm trường tùy chỉnh ‘Channel’. Tạo các công việc con hoặc sử dụng các mục danh sách kiểm tra cho việc phê duyệt nhà cung cấp hoặc chỉnh sửa sáng tạo.
Bạn cũng có thể lọc, nhóm và sắp xếp công việc để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào.
Các công việc bổ sung có thể tùy chỉnh trong ClickUp Views là lý do nhiều nhóm vượt qua các công cụ như Asana. Bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem Xem dạng danh sách cho kế hoạch chi tiết, chế độ xem Bảng cho quy trình làm việc Kanban, hoặc chế độ xem Gantt để quản lý dòng thời gian và mối quan hệ phụ thuộc.
Còn có Lịch, Bảng, Dòng thời gian, Khối lượng công việc, Bản đồ Tư duy và thậm chí là Chế độ xem biểu mẫu, mỗi tính năng được thiết kế cho các nhu cầu khác nhau.
Ví dụ, một nhóm phát triển phần mềm có thể sử dụng chế độ xem Bảng để quản lý các sprint, sau đó chuyển sang chế độ xem Gantt trong quá trình lập kế hoạch để đồng bộ hóa dòng thời gian phát hành giữa các nhóm.
Và đối với các nhóm làm việc với khách hàng hoặc các bên liên quan, tính năng Whitelabeling trong ClickUp (có sẵn trên Gói Enterprise) mang lại một lớp chuyên nghiệp.
Nó cho phép bạn tùy chỉnh tên miền ClickUp của mình (ví dụ: dự án.yourcompany.com), tải lên logo, áp dụng màu sắc thương hiệu và thậm chí điều chỉnh giao diện của các bảng điều khiển chia sẻ và tài liệu công khai.
Những gì người dùng thực tế chia sẻ sau khi chuyển sang:
Tôi đã thử gần như mọi thứ: Asana, Notion (sử dụng gần hai năm), Trello, Rock, ClickUp, v.v. Cuối cùng, tôi quyết định sử dụng ClickUp. Như một người khác đã nói, nó giống như Asana được nâng cấp mạnh mẽ… và khi tôi sử dụng Notion, tôi có thể nói nó giống như Notion được nâng cấp mạnh mẽ. Số lượng việc cần làm là vô cùng ấn tượng. Mỗi khi muốn làm điều gì đó tùy chỉnh, Notion và Asana luôn gặp trở ngại, nhưng ClickUp có thể thực hiện hầu hết những gì tôi muốn cho công ty tiếp thị video của mình. Hỗ trợ khách hàng cũng rất tuyệt vời và họ liên tục cải tiến nền tảng mỗi ngày. Tôi chưa từng thấy công ty nào tận tâm đến vậy trong việc tung ra nhiều tính năng mới nhanh chóng như vậy. Họ cũng liên tục lắng nghe yêu cầu tính năng từ khách hàng và triển khai chúng với tốc độ nhanh chóng. Nền tảng này ngày càng tốt hơn mỗi tháng…
Tôi đã thử gần như mọi thứ: Asana, Notion (sử dụng gần hai năm), Trello, Rock, ClickUp, v.v. Cuối cùng, tôi quyết định sử dụng ClickUp. Như một người khác đã nói, nó giống như Asana được nâng cấp mạnh mẽ… và khi tôi sử dụng Notion, tôi có thể nói nó giống như Notion được nâng cấp mạnh mẽ. Số lượng việc cần làm là vô cùng ấn tượng. Mỗi khi muốn làm điều gì đó tùy chỉnh, Notion và Asana luôn gặp trở ngại, nhưng ClickUp có thể thực hiện hầu hết những gì tôi muốn cho công ty tiếp thị video của mình. Hỗ trợ khách hàng cũng rất tuyệt vời và họ liên tục cải tiến nền tảng mỗi ngày. Tôi chưa từng thấy công ty nào tận tâm đến vậy trong việc tung ra nhiều tính năng mới nhanh chóng như vậy. Họ cũng liên tục lắng nghe yêu cầu tính năng từ khách hàng và triển khai chúng với tốc độ nhanh chóng. Nền tảng này ngày càng tốt hơn mỗi tháng…
3. Tối ưu hóa quy trình làm việc với tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn
ClickUp Time Tracking là giải pháp toàn diện giúp bạn theo dõi thời gian dành cho các công việc và dự án. Tính năng này có thể truy cập trên máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc trình duyệt web, và bao gồm phần mở rộng Chrome miễn phí để tăng thêm tiện lợi.
Trong Asana, các nhóm thường phải dựa vào các tiện ích bổ sung hoặc công cụ của bên thứ ba để theo dõi thời gian và bảng chấm công. ClickUp tích hợp sẵn tính năng theo dõi thời gian, giúp báo cáo được thực hiện ngay tại nơi thực hiện công việc.
Mỗi mục nhập có thể được liên kết trực tiếp với một công việc cụ thể, giúp các nhóm duy trì trách nhiệm trong việc hoàn thành các công việc. Ngoài ra, nó cho phép bạn bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ theo thời gian thực hoặc ghi lại giờ làm việc thủ công, phù hợp cho cả phong cách làm việc phản ứng và suy ngẫm.
Từ một người dùng X:
Vừa mới phát hiện @ClickUp_app và trời ơi, nó thật mạnh mẽ! Tạm biệt Asana, tạm biệt Toggl, chào mừng năng suất!
Vừa mới phát hiện @ClickUp_app và trời ơi, nó thật mạnh mẽ! Tạm biệt Asana, tạm biệt Toggl, chào mừng năng suất!
Quên theo dõi thời gian hôm qua? Không sao cả. Bạn có thể ghi lại thời gian đã qua hoặc áp dụng cho một phạm vi cụ thể. Bạn thậm chí có thể gắn nhãn cho các mục nhập theo dõi thời gian bằng ghi chú, thẻ và chỉ báo tính phí để cung cấp thêm bối cảnh cho chúng.
Báo cáo tổng hợp đảm bảo rằng thời gian được ghi lại ở cấp độ công việc con sẽ tự động được phản ánh ở cấp độ nhiệm vụ con cha.
Ví dụ, giả sử chiến dịch ra mắt sản phẩm của bạn bao gồm 10 công việc con trong các lĩnh vực thiết kế, phát triển và tiếp thị. Trong trường hợp đó, ClickUp tổng hợp thời gian từ tất cả các công việc đó vào dự án chính, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về nỗ lực và chi phí.
📮ClickUp Insight: Trong khi 40% nhân viên dành ít hơn một giờ mỗi tuần cho các công việc không rõ ràng trong công việc, con số đáng kinh ngạc là 15% đang mất 5+ giờ mỗi tuần, tương đương với 2,5 ngày mỗi tháng!
Vấn đề nhỏ nhặt nhưng vô hình này có thể đang dần làm giảm năng suất của bạn. ⏱️
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian và trợ lý AI của ClickUp để xác định chính xác những giờ làm việc không được ghi nhận đang biến mất ở đâu. Xác định các điểm yếu kém, để AI tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và lấy lại thời gian quan trọng!
4. Tận dụng giá trị cao hơn với các kế hoạch đầy đủ tính năng.
Khi nói đến giá cả, ClickUp mang lại nhiều giá trị hơn cho mỗi đồng tiền. Nhiều tính năng như theo dõi thời gian, đặt mục tiêu, Trường Tùy chỉnh và bảng điều khiển đều là tiêu chuẩn trong các gói Miễn phí vĩnh viễn hoặc Không giới hạn của ClickUp. Tuy nhiên, những tính năng này hoặc bị giới hạn hoặc chỉ có sẵn trong các gói Premium và Doanh nghiệp cao cấp hơn của Asana.
Lấy ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc AI tùy chỉnh.
Trong ClickUp, bạn có thể tạo các quy trình làm việc phức tạp, nhiều bước ngay cả trên các gói trả phí trung cấp. Trong khi đó, ở Asana, bạn phải nâng cấp lên Gói Doanh nghiệp chỉ để kích hoạt logic điều kiện. Điều này khiến ClickUp trở thành lựa chọn lý tưởng cho các agency, startup và các nhóm đang phát triển.
5. Biến ưu tiên thành hành động mà không cần thêm công việc báo cáo.
Khi nhóm phát triển, phần khó khăn không phải là tạo công việc. Đó là đảm bảo công việc mà nhóm hoàn thành thực sự phù hợp với những gì ban lãnh đạo quan tâm trong tuần này.
ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn vì "lớp chiến lược" của bạn có thể nằm ngay bên cạnh quá trình thực thi: Tài liệu cho kế hoạch, công việc cho việc thực hiện, Trường Tùy chỉnh để theo dõi và Tự động hóa để duy trì tiến độ.
Nếu nhóm của bạn sử dụng OKRs, tuyệt vời, bạn có thể cấu trúc chúng một cách gọn gàng. Nếu không, điều này vẫn áp dụng cho các ưu tiên quý, bảng điểm chiến dịch hoặc các sáng kiến liên đội.
Ví dụ về thiết lập:
- Một tài liệu khởi xướng (nội dung "gì" và "tại sao")
- Các deliverables chính dưới dạng công việc (phần "việc cần làm")
- Các trường Tùy chỉnh như chủ sở hữu, tác động, độ tin cậy và cột mốc.
- Tổng hợp và công thức để tính toán tiến độ tự động
- Bảng điều khiển nhẹ nhàng cho các cuộc họp hàng tuần (các mục có nguy cơ, rào cản, công việc quá hạn)
Thay vì "OKRs nằm trong một công cụ và công việc nằm trong công cụ khác", mọi thứ được kết nối liền mạch và việc cập nhật tiến độ không còn là một công việc riêng biệt.
6. Tự động hóa công việc của bạn theo cách của bạn
Tự động hóa ClickUp được thiết kế để loại bỏ công việc lặp đi lặp lại, giúp nhóm của bạn tập trung vào giải quyết vấn đề, phát triển ý tưởng và thực thi các nhiệm vụ có tác động cao. Với logic đơn giản "nếu điều này xảy ra, thì làm điều kia", bạn có thể tạo ra các quy tắc tự động hóa mạnh mẽ bằng cách sử dụng hơn 50 trình kích hoạt, hành động và điều kiện.
Giả sử bạn đang quản lý một quy trình nội dung. Mỗi khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Sẵn sàng để xem xét’, ClickUp có thể tự động giao nó cho trình chỉnh sửa của bạn, thay đổi ưu tiên của nó thành ‘Cao’ và thêm thẻ ‘Cần xem xét’.
Ngoài ra, trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp cho phép bạn tạo tự động hóa quản lý dự án bằng các lệnh bằng ngôn ngữ tự nhiên! Việc cần làm là mô tả quy trình làm việc như ‘Giao tất cả các lỗi có ưu tiên cao trong QA cho Rebecca và thông báo cho trưởng nhóm phát triển nếu không được giải quyết trong vòng 3 ngày.’
🚨 Nút Cấp Cứu Dự Án: Một kịch bản triển khai sai đã khiến Knight Capital mất $440 triệu trong 30 phút. Nhóm phát triển của họ đã triển khai mã nguồn lên môi trường sản xuất mà không có đánh giá kỹ lưỡng hoặc khả năng hiển thị cần thiết.
Giải pháp ClickUp: Với tích hợp GitHub của ClickUp + quy trình phê duyệt, mọi lần đẩy mã đều được theo dõi và kiểm tra – không có bất ngờ nào trên môi trường sản xuất.
7. Chuyển đổi từ Asana sang ClickUp bằng công cụ nhập liệu của ClickUp
Chuyển sang nền tảng quản lý dự án mới không có nghĩa là phải bắt đầu lại từ đầu.
ClickUp Import giúp việc di chuyển các dự án, công việc, người được giao nhiệm vụ và nhiều hơn nữa từ Asana sang một không gian làm việc mạnh mẽ trở nên vô cùng dễ dàng, đồng thời duy trì độ chính xác của dữ liệu và năng suất.
Ví dụ, đội ngũ marketing của bạn đã quản lý các dự án trong Asana, với hàng trăm công việc phân tán khắp các thư mục dự án khác nhau. Bạn có thể sử dụng công cụ nhập liệu của Asana để chuyển tất cả thông tin liên quan sang ClickUp. Bạn chỉ cần ánh xạ các dự án Asana vào ClickUp Spaces hoặc Folders, đảm bảo mọi thứ được sắp xếp đúng nơi mà nhóm của bạn mong đợi.
Nhóm của bạn có đang bị mắc kẹt trong những thói quen cũ trong khi thế giới đang phát triển nhanh chóng?

Tải ngay Sổ tay Kế hoạch Chiến lược OKRs của ClickUp để có những chiến lược mới mẻ, có thể thực hiện được nhằm đồng bộ hóa các nhóm làm việc từ xa và đạt được mục tiêu. Khám phá cách các nhóm hàng đầu vượt qua những rào cản, thích ứng với những ưu tiên thay đổi và duy trì sự đồng nhất trong hướng đi - ngay cả khi cách xa hàng nghìn dặm.
8. Thực hiện công việc một cách dễ dàng với các công cụ hợp tác tích hợp sẵn.
ClickUp tích hợp hợp tác trực tiếp vào không gian làm việc của bạn với các tính năng tài liệu và Bảng trắng mạnh mẽ, hoạt động đồng bộ với các công việc, dòng thời gian và mục tiêu của bạn.
ClickUp Docs cho phép các nhóm tạo mọi thứ từ quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), ghi chú cuộc họp đến đề xuất dự án và thông số kỹ thuật sản phẩm. Nhưng nó không chỉ là một trình chỉnh sửa tài liệu. Cần giao công việc trong tài liệu? Chỉ cần gắn thẻ đồng nghiệp và tạo công việc trực tiếp trong tài liệu. Muốn tham chiếu bảng sprint hoặc lịch? Nhúng trực tiếp vào tài liệu.
Bạn có thể tạo một wiki dự án với danh sách kiểm tra tương tác, trang con và chỉnh sửa thời gian thực.
Ví dụ, một quản lý sản phẩm đang lập kế hoạch cho chu kỳ phát hành tiếp theo có thể thêm tài nguyên thiết kế, đề cập đến các nhà phát triển để nhận phản hồi và liên kết các công việc ngay tại nơi quyết định được đưa ra.
Hơn nữa, ClickUp Bảng trắng cung cấp một không gian sáng tạo, trực quan để brainstorm, vẽ bản đồ hành trình người dùng và xây dựng quy trình làm việc cùng nhau.
Hãy tưởng tượng: Nhóm UX của bạn vẽ sơ đồ luồng người dùng trên Bảng trắng, chuyển đổi các ghi chú dán thành công việc ngay lập tức và phân công chúng trong cuộc họp. Với hợp tác thời gian thực, theo dõi con trỏ và hình ảnh được hỗ trợ bởi AI, đây là một phòng họp ảo luôn kết nối với quá trình thực thi.
ClickUp Brain có thể tạo hình ảnh trực tiếp trong Bảng trắng, giúp các nhóm hình dung ý tưởng, bản thiết kế và quy trình làm việc ngay lập tức. Với ClickUp Brain hoặc ClickUp BrainGPT, bạn có thể mô tả một khái niệm hình ảnh và ngay lập tức biến nó thành hình ảnh mà không cần chuyển đổi công cụ.
Ví dụ: ‘Tạo một hình ảnh đồ họa của một chiếc bánh donut bị ăn dở. ’

9. Sử dụng AI để biến cuộc hội thoại thành hành động (không chỉ là tóm tắt)
Hầu hết các công cụ quản lý dự án hiện nay đều có trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tóm tắt cập nhật, viết lại ghi chú và soạn thảo nội dung. Asana cũng không ngoại lệ.
Lợi thế của ClickUp nằm ở những gì xảy ra tiếp theo.
Với ClickUp Brain và ClickUp BrainGPT cùng Super Agents, bạn có thể tự động chuyển đổi các cuộc thảo luận thành công việc được phân công, mà không cần ai phải chuyển đổi thủ công trò chuyện thành công việc.
Ở mức độ tổng quan, hệ thống AI của ClickUp được xây dựng dựa trên ba yếu tố chính:
- ClickUp Brain: Trí tuệ nhân tạo tích hợp trong công việc có thể trả lời các câu hỏi về công việc của bạn, tạo nội dung, tóm tắt các chủ đề và biến thông tin lộn xộn thành quy trình thực thi có cấu trúc.
- ClickUp BrainGPT + Talk-to-Text: tương tác nhanh chóng, rảnh tay để bạn có thể ghi chép và xử lý công việc mà không cần dừng lại những gì đang làm.
- Siêu đại lý: các đại lý có thể theo dõi, phản hồi và thực hiện hành động trên toàn bộ không gian làm việc của bạn, giúp kế hoạch tự động chuyển thành thực thi.
A. Nhận câu trả lời từ công việc thực tế của bạn, không phải từ kết quả chung chung của AI.
Thay vì yêu cầu AI "đoán", ClickUp Brain được thiết kế để lấy thông tin từ bối cảnh không gian làm việc của bạn. Vì vậy, khi ai đó hỏi, "Trạng thái mới nhất của dự án thiết kế lại trang web quý 3 là gì?", bạn không cần phải tìm kiếm qua các công việc, tài liệu và bình luận. Brain có thể hiển thị cập nhật thực tế, người chịu trách nhiệm và các rào cản dựa trên thông tin có trong không gian làm việc.
Giả sử nhóm marketing của bạn vừa kết thúc một phiên brainstorming kéo dài 45 phút về việc ra mắt sản phẩm mới. Sử dụng ClickUp AI để tạo ngay một bản tóm tắt ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp. Nó sẽ tóm tắt các ý tưởng chiến dịch chính, phân công các nhiệm vụ cần thực hiện và thậm chí soạn thảo nội dung email hoặc bài đăng trên mạng xã hội.
Ngoài ra, bạn không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ để hoàn thành một công việc từ ý tưởng đến hoàn thành. Tạo nội dung với ClickUp Brain, lưu trữ trong ClickUp Docs và hợp tác với nhóm qua ClickUp Chat hoặc đơn giản là giao công việc cho ai đó qua nhiệm vụ ClickUp.
B. BrainGPT + Chuyển đổi giọng nói thành văn bản để thực thi nhanh chóng và không gặp trở ngại.
Đây là phần thay đổi hành vi. Với ClickUp BrainGPT và Talk-to-Text, bạn có thể nói yêu cầu như:
“Tổng hợp tất cả các công việc quá hạn của bộ phận Marketing và soạn thảo tin nhắn theo dõi cho từng chủ sở hữu.”
…và nhận kết quả có thể ngay lập tức chuyển thành công việc, tài liệu hoặc cập nhật, mà không cần gõ một cuốn tiểu thuyết. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp đứng, khi di chuyển, hoặc khi bạn đang xử lý 12 tab và sự tập trung đang cạn kiệt.
C. Super Agents: bản nâng cấp "ngừng theo dõi quy trình làm việc"
Đây là nơi ClickUp vượt trội so với một trợ lý AI thông thường.
Autopilot Agents có thể được cài đặt để thực hiện công việc thay cho bạn trong ClickUp, dựa trên những gì đang diễn ra trong các công việc, tài liệu và cuộc trò chuyện. Sau đó, Super Agents mở rộng chức năng này bằng cách hoạt động như các vai trò chuyên biệt (ví dụ: điều phối dự án, đối tác vận hành, phân loại đầu vào) có thể hỗ trợ thực thi một cách chủ động.
Ví dụ: Trong kênh sự kiện hoặc kênh ra mắt, mọi người thường cập nhật thông tin như “Diễn giả chưa xác nhận” hoặc “Thiết kế bị chặn”. Trong hầu hết các công cụ, đó chỉ là tin nhắn trò chuyện không quan trọng. Với ClickUp, bạn có thể thiết lập hệ thống:
- Phát hiện yêu cầu hoặc quyết định
- Tạo hoặc cập nhật công việc phù hợp
- Giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm
- Cài đặt ngày đáo hạn hoặc quy tắc nâng cấp
- Tiếp tục thực hiện kế hoạch
Đó là sự khác biệt giữa “AI viết” và “AI điều hành quy trình làm việc”.
Trong kênh ra mắt đa chức năng, một nhân viên có thể phát hiện "chúng ta cần sự phê duyệt thiết kế trước thứ Sáu", tạo công việc, giao cho bộ phận Thiết kế, cài đặt ngày đáo hạn và thông báo cho Quản lý Dự án.
🎥 Nếu bạn đang so sánh ClickUp với Asana và cảm thấy bế tắc khi phải theo dõi cập nhật hoặc viết báo cáo thủ công, video này sẽ cho thấy cách quản lý dự án được hỗ trợ bởi AI thay đổi cuộc chơi như thế nào.
10. Tự động chuyển đổi cuộc họp thành công việc với Trợ lý Ghi chú AI
Cuộc họp thất bại khi các mục hành động bị kẹt trong ghi chú.
Khác với các công cụ họp truyền thống, ClickUp Meetings cho phép bạn ghi âm, chuyển đổi thành văn bản và kết nối kết quả cuộc họp trực tiếp với công việc của bạn.
Với ClickUp AI Notetaker, kết quả cuộc họp của bạn có thể nhanh chóng trở thành công việc có cấu trúc: ghi chú, quyết định, nhiệm vụ cần thực hiện và các bước theo dõi, tất cả đều được chuyển đổi thành các công việc mà nhóm của bạn có thể theo dõi.
Ví dụ: Sau khi đồng bộ hóa di chuyển công cụ hàng tuần, ClickUp AI Notetaker ghi lại các quyết định, tách ra các mục cần thực hiện, tạo công việc cho từng chủ sở hữu và đưa tóm tắt vào đúng tài liệu hoặc chủ đề trò chuyện để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
🚨 Nút Cấp Cứu Dự Án: Sự mở rộng của Target vào Canada đã thất bại nhanh chóng — hàng tồn kho quá nhiều mà không ai muốn, hàng thiết yếu thiếu hụt và hỗn loạn trong chuỗi cung ứng.
Giải pháp ClickUp: Mẫu Quản lý Kho hàng của ClickUp kết hợp với Bảng điều khiển có thể phát hiện sớm các vấn đề về hàng tồn kho trước khi kệ hàng trống rỗng hoặc kho hàng quá tải.
📖 Xem thêm: Cách xuất dữ liệu từ Asana sang Excel
Cách chuyển từ Asana sang ClickUp
Đang cân nhắc chuyển từ Asana sang ClickUp nhưng cảm thấy e ngại? Chúng tôi hiểu điều đó. Tin tốt là việc này dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chuyển đổi một cách trơn tru và bắt đầu thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Bước #1: Đăng ký ClickUp
Bắt đầu bằng cách tạo tài khoản ClickUp của bạn. Sau khi đăng nhập, hãy dành chút thời gian để xem cách thiết lập Asana của bạn có thể áp dụng như thế nào trên ClickUp.
Tại đây, bạn sẽ sử dụng Spaces, Thư mục và Danh sách công việc để tổ chức công việc, tương tự như cách xếp hộp lồng nhau. Vì vậy, nếu bạn có các bộ phận hoặc dự án khách hàng trong Asana, đó chính là điểm khởi đầu của bạn ở đây. Hãy tận dụng cơ hội này để dọn dẹp. Lưu trữ những dự án Asana cũ không còn sử dụng để chỉ mang theo những gì thực sự quan trọng.
🚨 Nút Cấp Cứu Dự Án: Pepsi đã khởi động một chiến dịch tại Trung Quốc với khẩu hiệu được dịch là ‘Pepsi đưa tổ tiên của bạn trở lại từ cõi chết’. Không ai phát hiện ra lỗi này trước khi chiến dịch được triển khai.
Giải pháp ClickUp: Với ClickUp Tài liệu được liên kết với các công việc chiến dịch và giai đoạn đánh giá chính thức sử dụng Trạng thái Tác vụ Tùy chỉnh, bản dịch đó sẽ được phát hiện trước khi hiển thị trên bảng quảng cáo.
Bước #2: Nhập Asana vào ClickUp (sau đó thực hiện việc cần làm là dọn dẹp trong 15 phút)
Tính năng Nhập dữ liệu của ClickUp sẽ giúp bạn hoàn thành hầu hết công việc nặng nhọc.
Truy cập vào Cài đặt Không gian Làm việc, chọn Nhập/Xuất và chọn Asana. Sau khi kết nối tài khoản Asana của bạn, chỉ cần lựa chọn các dự án bạn muốn chuyển và lựa chọn vị trí đặt chúng trong thiết lập ClickUp mới của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh các mục được chuyển sang, như Trường Tùy chỉnh, cột mốc và người được giao nhiệm vụ, để phù hợp với cấu trúc mới của bạn.
Sau khi nhập dữ liệu, việc cần làm là kiểm tra nhanh:
- Xác nhận chủ sở hữu + ngày đáo hạn
- Gán trạng thái cho quy trình làm việc của bạn
- Quyết định nơi công việc được chia sẻ (khách hàng, bộ phận, chương trình)
- Ghim các chế độ xem chính (Danh sách công việc/Bảng/Gantt) để nhóm luôn bắt đầu từ đúng vị trí.
Điều này giúp tránh tình trạng “chúng tôi đã nhập tất cả dữ liệu, nhưng không ai sử dụng nó”.
⚙️ Bonus: Khám phá cách nhóm marketing của ClickUp sử dụng ClickUp để có quyền kiểm soát sáng tạo hoàn toàn trong việc phối hợp chiến dịch, tạo/lập nội dung và phát triển ý tưởng.
Bước #3: Đào tạo nhóm của bạn với ClickUp University
Bây giờ dữ liệu của bạn đã được nhập, đã đến lúc đưa nhóm của bạn vào cuộc. ClickUp University cung cấp nhiều video miễn phí, phiên trực tiếp và hướng dẫn nhanh giúp mọi người.
Một chút đào tạo ban đầu giúp mọi người nhanh chóng làm quen và tăng cường sự tự tin vào nền tảng.
📮 ClickUp Insight: Đối với 34% số người tham gia khảo sát của chúng tôi, sự chậm trễ trong quyết định xuất phát từ việc chờ đợi sự phê duyệt của quản lý, biến các phê duyệt đơn giản thành rào cản.
Càng chờ lâu, bạn sẽ phải làm nhiều việc hơn. ⏳
Với quy trình phê duyệt tự động hóa của ClickUp, các công việc có thể được tự động chuyển đến người phê duyệt phù hợp và tiến hành ngay lập tức.
Không còn thông báo trò chuyện, không còn tìm kiếm trong hộp thư đến — chỉ còn tiến độ trơn tru, không cần thao tác tay. ✅
Tiến lên cùng ClickUp
Bạn đã biết những điểm khác biệt chính giữa hai công cụ này.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, là một trung tâm làm việc hoàn chỉnh thích ứng với quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn đang có kế hoạch ra mắt sản phẩm, triển khai chiến dịch cho khách hàng hoặc quản lý OKRs, đây chính là lựa chọn hàng đầu của bạn.
Nó linh hoạt hơn, mạnh mẽ hơn và thành thật mà nói, việc tùy chỉnh cũng thú vị hơn. Vậy tại sao phải chấp nhận điều đó?
Hãy thử ClickUp ngay hôm nay và xem cách nó thay đổi công việc của bạn. ✅


