yöneticiler için 9 Maddelik Proje Yönetimi Kontrol Listesi

ClickUp'ta, süreçler ve verimlilik bizim için çok önemlidir.

Proje yöneticileri olarak, bunların sizin de hedeflerinizden ikisi olduğunu biliyoruz.

Proje planlamanıza yardımcı olması için, sürecin her bir parçası için bu kontrol listesini kullanabilirsiniz. Proje takımlarıyla birlikte kullanın veya kuruluşunuzdaki diğer proje yöneticileriyle paylaşın.

Bunun gibi bir kontrol listesini ClickUp'a bile ekleyebilirsiniz (bununla ilgili daha fazla bilgiyi birazdan göreceksiniz).

Proje yöneticisi olarak sorumluluklarınız arasında proje planını hazırlamak için bir plana sahip olmak da vardır.

Öncelikle, mükemmel bir proje yönetimi kontrol listesinin temel unsurları şunlardır.

Proje Yönetimi Kontrol Listesi

1. Vizyon, Hedefler ve Amaçlar

Proje yönetiminin temellerinden biri, projeniz için hedefler ve amaçlar belirlemektir.

Hedeflerinizi ve amaçlarınızı göz önünde bulundurarak, şu iki genel soruyu yanıtlamaya çalışın:

Bu sorular, proje çıktılarını tanımlamanıza ve bunların çözmek istediğiniz sorunu nasıl çözeceğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Proje Yöneticisi Olarak Ulaşılabilir Hedefler Ayarlamak

Ulaşılabilir hedefler belirlemek, üst yönetim süreçlerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Birçok takım SMART hedeflerini kullanır.

ClickUp ile proje yöneticileri, Hedefler'i kullanarak tüm takımınız için amaçlar belirleyebilir ve ardından tamamlamaları gereken görevler olarak hedefler belirleyebilir.

Buradan, bir vizyon beyanı oluşturabilir ve paydaşların ve çalışanların projeyi tamamlamak için gerekli çabayı belirleyebilirsiniz. Hedefler, herkesin projenin neler yapabileceğini anlamasına da yardımcı olur. Şu gibi noktaları dahil edin:

Dönüm noktalarına ulaşmak ve proje hedeflerini gerçekleştirmek için bir proje yönetimi kontrol listesi uygulanabilir.

ClickUp'ta hedefler hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bonus: Web Sitesi Proje Yönetimi

2. Paydaşlarla ve diğer Proje Yöneticileriyle Toplantı Yapın

Bunlar, projenin ilerlemesi ve sonuçlarına kişisel olarak yatırım yapan kişilerdir. Proje planlama yöntemlerinden beklentileri vardır ve bunları karşılamak proje yöneticisi olarak sizin görevinizdir. Bir kez daha, proje yönetimi kontrol listesi imdadınıza yetişir!

Proje paydaşları şunları içerebilir:

Daha fazla proje yönetimi terimi öğrenin!

3. Proje takımı için teknik özellikleri ve gereksinimleri toplayın

Proje yönetimi kontrol listenizdeki bir sonraki adım, projenizin özelliklerini ve gereksinimlerini toplamaktır. Bu, üzerinde çalıştığınız projenin türüne bağlı olacaktır.

Genel olarak, spesifikasyonlarınız ve gereksinimleriniz birkaç sonuç odaklı kriter içermelidir:

4. Proje Planı Yapın

Araştırmanızı yaptınız, gereksinimleri anladınız ve artık bir iş planı hazırlamaya hazırsınız.

Doğal eğiliminiz, doğrudan bir zaman çizelgesi oluşturup görevleri planlamak olabilir.

Ancak proje zamanlamasını oluşturmadan önce, hangi adımların yapılması gerektiğini belirlemelisiniz.

Kod yazmaktan parça siparişine veya tabela oluşturmaya kadar, parçalar ve bileşenler projenize göre farklılık gösterecektir. Hiçbir proje yönetimi kontrol listesi birbirinin aynısı değildir ve bu adım, sizin ve projenizin başarısı için çok önemlidir.

Risk yönetimini ve ortaya çıkan zorlu sorunları veya değişiklik taleplerini nasıl ele alacağınızı unutmayın. Ayrıca, hiçbir şeyin rayından çıkmaması için proje yönetim planınızda proje kapsamını tanımlamak isteyeceksiniz. Her zaman sürprizler olacaktır, ancak proje iletişimi ve proje yürütme konusunda kararlı olduğunuz ve ClickUp proje yönetimi aracını kullandığınız sürece, siz ve proje ekibiniz başarıya hazır olacaksınız!

Proje Planlamada Bağımlılıkları Dikkate Alma

Bu kontrol listesi öğesi için, diğer görevlerin başlamadan önce tamamlanması gereken görevler olan bağımlılıkları da göz önünde bulundurun. Görevlerinizi sipariş edin ve dönüm noktalarını yönetmek için görev bağımlılıklarını ayarlayın ve zamandan tasarruf edin.

ClickUp'ta, projeniz için bir Klasör oluşturun ve ardından farklı bölümlerin bir Listesi'ni başlatın. Kullanılan kod dillerine göre farklı Listeleriniz olabilir. Bir tanesi ön uç için, diğeri arka uç için olabilir. Tasarım ve metin yazımı işleri de! Hangi görev grubuna sahip olursanız olun, bir Liste bunları bir arada tutmanıza yardımcı olabilir.

Ardından, tamamlanması gereken her bir öğe için ayrı görevler oluşturun. Son teslim tarihlerini ayarlamayın! Ancak ilgili ayrıntıları veya dosyaları ekleyebilirsiniz. ClickUp, belirli noktaları vurgulamak, kodu kopyalamak ve hatta italik olarak bölümleri alıntılamak için zengin metin düzenleyicisi sunar.

5. Proje Bütçesini Oluşturun

Proje planını tamamladıktan sonra, işin özüne geçme zamanı: bütçe.

Bu, proje için her şeyin ne kadara mal olacağına dair zaman bazlı bir tahmindir.

Umarız, paydaşlarınız size çalışmanız için bir sayı vermiştir.

Ama bir ipucu: ona bakmayın.

Projeyi en iyi şekilde ve kapsam dahilinde tamamlamak için ne yapılması gerektiğini düşünün ve ardından sayıyı belirleyin.

Böylece neyi kesip neyi koruyacağınızı bileceksiniz. Büyük bir tahminle başlayın, ardından daha spesifik bir yinelemeye doğru ilerleyin.

Doğrudan ve Dolaylı Maliyetler

Her bütçenin doğrudan ve dolaylı maliyetleri olacaktır.

Doğrudan maliyetler arasında işçilik, donanım, proje yönetimi yazılımı ve araştırma ile ilgili tüm maliyetler (seyahat veya odak grupları gibi) yer alır.

Dolaylı maliyetlerin hesaba katılmasının gerekmeyebilir (projeye bağlı olarak). Bunlar, ofis alanı kiralama veya ofis malzemeleri gibi projenizin ötesine geçen sonuçları vardır. Bunlar başka projeler için de kullanılabilir ve fayda sağlayabilir.

ClickUp'ın Özel Alanlar özelliği ile, bütçenizi veya başka herhangi bir sayısal değeri yönetmek için benzersiz görev sütunları oluşturabilirsiniz.

Tüm maliyetleri belirleyebilir, raporlarda bütçe alanlarınızı hesaplayarak bunların toplamını, ortalamasını veya aralığını bulabilirsiniz. Bu, maliyetleri yönetmek ve projenizin genel verimliliği hakkında fikir edinmek için mükemmel bir yoldur. Böylece projeniz için bir kaynak planı oluşturabilirsiniz.

6. Kaynaklarınızı Dağıtın

Kim ne iş yapacak?

Bu, belirli takım üyelerine iş veya görevler atamaya başladığınız kısımdır. Her bir kişinin beceri setlerini, önceki deneyimlerini ve şirket içindeki rollerini ve sorumluluklarını düşünün.

Çoğu zaman, belirli bir takım üyesinin bir proje üzerinde çalışacağı bellidir. Diğer durumlarda ise, bu faktörlerin her birinin daha önemli olacağı özel bir takım oluşturuyor olabilirsiniz.

Kaynak ve Ekipman Tahsisi

Personel dışında, programlar ve ekipmanlar hakkında da düşünmeniz gerekebilir. Daha fazla parça sipariş etmeniz gerekiyor mu? Mevcut envanteriniz nedir ve işi tamamlamak için yeterli mi? Hangi ek yazılımlara ihtiyacınız var?

Bu hususlar kaynak tahsisi kapsamında değerlendirilir. Programları, sahip olduğunuz kişi sayısına göre uyumlu hale getirmek sizin sorumluluğunuzdadır.

Bu, projeyi zamanında bitirmek için ek personel alımı veya diğer tedarikçilerle sözleşme yapılması anlamına gelebilir.

7. Bir program oluşturun

Yapılacak görevleri ve bunları gerçekleştirmek için gereken kaynakları belirledikten sonra, projeleriniz için bir program ve zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz.

Bu, her görevin ne kadar süreceğini tahmin etmeyi ve ardından bunları çizerek makul bir proje tamamlanma tarihi tahmini vermeyi içerir.

Belirli katılımcıların sizin için zaman tahmini yapmasını isteyebilir veya birkaç tahmin aldıktan sonra proje zamanlamanızı revize edebilirsiniz.

ClickUp'ta, zaman ve programlar için birçok seçeneğiniz vardır:

8. İletişim planınızı ayarlayın

Bu planda, check-in'ler ve güncellemeler için proje dönüm noktaları oluşturacaksınız. Bu, çevik proje yönetiminde olduğu gibi günlük standup'lar, haftalık toplantılar veya proje başlangıç toplantıları yoluyla olabilir.

Ayrıca, paydaşları, proje sponsorlarını ve diğer ilgili kişileri net bir şekilde nasıl bilgilendireceğinizi düşünün, çünkü bunlar muhtemelen aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyor olacaktır.

Bonus: Toplantılar için en iyi 10 Proje Başlangıcı Şablonuna göz atın

İletişim planının bir parçası, projenin her aşamasını nasıl belgeleyeceğinizdir.

ClickUp, dosya eklemenize, Google Drive/Dropbox'a bağlanmanıza ve hatta ClickUp içinde doğrudan elektronik tablolar veya diğer belgeleri gömmenize olanak tanır. ClickUp, belge yönetimi için tüm bunları tek bir uygulamada birleştirerek diğer araçların yarattığı sürtüşmeleri ortadan kaldırabilir.

ClickUp'ta Konuşmalar ile İletişim Kurma

ClickUp'taki konuşmalar, iletişim becerilerinizi geliştirir. Bir Klasör veya Listeye konuşma ekleyin ve iş arkadaşınızı veya proje takım üyenizi bahsetme. Bildirimler bölümünde bir bildirim açılır ve onlar da hemen orada yanıt verebilirler. Konuşmalar, hızlı sorular için idealdir.

Güncellemeler olarak resmi sunumları da değerlendirebilirsiniz.

Projelerinizi iyi planladığınızdan emin olun, bu proje planlama şablonlarını başlangıç noktası olarak kullanın ve proje kontrol listenize başlamadan önce hem bir iletişim planı hem de bir risk kaydı hazırladığınızdan emin olun.

Unutmayın: Başarılı bir proje, tüm paydaşların kesin olarak kabul ettiği ve iş kırılım yapısını ( WBS ), anahtar performans göstergelerini (KPI) ve proje zaman çizelgesini anladığı bir proje vizyonuyla başlar.

Etkili proje takım iletişimi ve iş kırılım yapısı araçları hakkında daha fazla bilgi edinin.

9. İlerlemenizi İzleyin

Hedefinize doğru ilerliyor musunuz?

Son teslim tarihine yetiştiniz mi?

Projenize başlarken bunlar önemli sorulardır. İhtiyacınız olan çıktıları düşünün ve bunları proje zaman çizelgenize uygulayın. Ayrıca, daha önce yönettiğiniz projelerden öğrendiğiniz dersleri göz önünde bulundurun ve tüm ilgili proje bilgilerinin takımınız için mevcut olduğundan emin olun. Önceden ne kadar ayrıntılı bilgi verirseniz, o kadar iyi!

ClickUp'ta proje ilerlemenizi izlemenin birkaç yolu vardır.

ClickUp'taki Gantt grafikleri, hangi projelerin yolunda gittiğini, geride kalanları ve en önemli öğeleri gösteren Kritik Yolu göstererek size genel bir bakış sunar.

ClickUp'taki raporlar ayrıca kimin ne üzerinde çalıştığını, kaç görevin tamamlandığını ve daha fazlasını gösterir .

ClickUp'ta Hedefler'i kullanarak projenizin ilerlemesini de izleyebilirsiniz. Bir hedef belirleyin ve ardından Klasör, Liste veya görevleri Hedefler olarak ekleyin. Ne kadar ilerleme kaydettiğinizi görebilirsiniz.

İlerlemeyi izlemenize yardımcı olabilecek bir başka özellik ise Portföyler'dir. Bu özellik, seçtiğiniz Listeleri tek bir yerde birbirine bağlamanıza olanak tanıyarak Takımınızda neler olup bittiğine dair genel bir bakış elde etmenizi sağlar. Portföy görünümlerinizi özelleştirebilir ve hatta başkalarıyla paylaşabilirsiniz, böylece proje takviminiz ilerledikçe herkes aynı sayfada olur.

Bonus: Proje Yönetimi Örnekleri

Sonuç

Proje yönetimi kontrol listesindeki dokuz önemli adımı tamamladık, ancak size yardımcı olacak başka bir kullanışlı PM aracı özelliği daha var.

Evet, ClickUp'ın son teslim tarihlerinden ilerleme ve proje performansı raporlamasına kadar size nasıl yardımcı olabileceğini gösterdik, ancak sürecin başka bir parçası daha var.

ClickUp'ta bu sürecin her bir bölümünü içeren bir görev kontrol listesi oluşturabilirsiniz. Bir projeye başlamak istediğinizde, her adımı yapmanıza yardımcı olacak kaydedilmiş bir kontrol listesine sahip olabilirsiniz.

Projeleri başlatmak için bir proje planıdır.

Bunun için oluşturduğum bir örnek:

İşleri daha da kolaylaştırmak için, kontrol listesi şablonlarını proje yönetimi şablonları olarak kaydedebilir ve bir sonraki projenizde kullanmak için hazır olduğunuzda yeniden yükleyebilirsiniz.

ClickUp, proje yöneticileri için proje planlamayı daha basit ve verimli hale getirir.

Tüm işlerinizi tek bir yere getirin ve ClickUp ile haftada bir gün zaman kazanmaya başlayın!