{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "İyi Bir Proje Yöneticisini Ne Yapmak?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Proje yöneticileri, işlerin verimli ve etkili bir şekilde yapılmasını sağlayan kişilerdir. Projelerin yolunda gitmesini, takımların koordineli çalışmasını ve hedeflerin karşılanmasını sağlarlar. " } } ] }
Proje yöneticileri, işlerin verimli ve etkili bir şekilde yapılmasını sağlayan kişilerdir. Projelerin yolunda gitmesini, takımların koordineli çalışmasını ve hedeflerin karşılanmasını sağlarlar. Peki, iyi bir proje yöneticisini ne yapar?
Başarılı bir proje yöneticisi, teknik, liderlik ve iletişim becerilerinin bir kombinasyonuna sahip olmalıdır. Aşağıda, tüm başarılı proje yöneticilerinin başarılı olmak için sahip olması gereken 10 proje yönetimi becerisi bulunmaktadır:
1. İletişimi Kolaylaştırır
İyi proje yöneticileri, neyin ne zaman yapılması gerektiğini açık ve etkili bir şekilde iletebilir, böylece ilgili herkes kendisinden ne beklendiğini bilir. Bu, takım üyelerine projedeki değişiklikler hakkında bilgi vermek, geri bildirim ve rehberlik sağlamak da dahil olmak üzere birçok şeyi içerir.
PMI, bu düzeyde iletişim devam ederse " teslimatların veya diğer sonuçların kaçırılma tehlikesi" olduğunu belirtiyor
Aman. Çok fazla iletişim kötü olabilir mi? Evet, sistematik veya net değilse ya da "iletişiminiz" birkaç bağlantısız e-postadan ibaretse. İletişim becerisi, bir projenin başarısı veya başarısızlığında büyük fark yaratır.
Etkili proje yöneticilerinin, iyi proje yönetimi araçlarıyla bunu nasıl yapacaklarını bilmeleri gerektiğini düşünebilirsiniz. Bu yetenek, göz ardı edilen bir iletişim becerisidir.
ClickUp gibi güçlü bir proje yönetimi aracı, iletişimi kolaylaştırmanıza, paydaşlara/sponsorlara güncellemeler sağlamanıza ve işlerin ve görevlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini açıkça belirlemenize yardımcı olur.
2. İşe Olumlu Yaklaşım
Proje yöneticisi işin makul veya gerçekleştirilebilir olmadığını düşünürse, takımın geri kalan üyeleri ne hisseder?
Harika bir proje yöneticisi, kuruluşun önceliklerini anlama, bu değerleri proje takımına aktarma ve bunların bireysel projeler ve görevlerle nasıl ilişkili olduğunu bağlantı kurma becerisine sahiptir. Bu proje yöneticileri ayrıca, bu vizyonu gerçekleştirmek için stratejiler üzerinde takımla birlikte çalışır.
Son teslim tarihlerine uymak ve projeyi planlandığı gibi yürütmek için proje yöneticisi, elindeki iş hakkında olumlu olmalı ve tüm takımın başarıya ulaşmasına yardımcı olmalıdır.
Riskler ve sorunlar hakkında pozitifliği ve gerçekçiliği dengelemek sezgi ve deneyim gerektirir, bu da bizi bir sonraki noktaya götürür:
3. Sorunları Çözme
Bu çok açık bir ifade gibi gelebilir, ancak iyi bir proje yöneticisi sorunları çözebilir. Daha da iyisi, proje yönetimi zorluklarını çözme yetkisine sahiptir. Temel problem çözme, aşağıdaki beş adımı içerir.
- Sorunu belirleyin
- Nedenleri belirleyin
- Çözümler üretin
- Çözümleri analiz edin
- Harekete geçin
Bu beş adım basit görünebilir, ancak çoğu zaman bunları net bir şekilde uygulamak için zaman ayırmayız. Sorunu biliyor olabiliriz, ancak her açıdan değerlendirme yapmayabilir veya takımın bir sonraki adımda yapılacaklar hakkındaki düşüncelerini belgelemeyebiliriz.
Bu, gerçekten odaklanmak ve olanları düşünmek için kalem ve kağıt çıkarmak anlamına gelebilir. Sürecin her adımını yazın ve her aşamada neyin işe yaradığını ve neyin yaramadığını not alın.
İşte bu proje yönetimi kontrol listesini bir çalışanın sorununu çözmek için kullanmanın bir örneği:
Birinci Adım: Sorunu Tanımlayın
Çalışan, teslim tarihlerine uymakta zorluk çekiyor.
Adım 2: Nedenleri Belirleyin
Yapacak çok işleri var ve hepsini tamamlamak için yeterli zamanları yok.
Üçüncü Adım: Çözümler Üretin
Olası çözümler arasında görevleri diğer takım üyelerine delege etmek, gerçekçi son tarihler belirlemek veya iş yüklerini daha iyi yönetmek için bir proje yönetimi aracı kullanmak sayılabilir.
Dördüncü Adım: Çözümleri Analiz Edin
Çözümleri analiz etmek, her çözümün artılarını ve eksilerini tartmayı ve her takım üyesi için en uygun olanı belirlemeyi içerir.
Beşinci Adım: Harekete Geçin
En iyi çözümü belirledikten sonra, harekete geçme ve başarılı bir proje yönetimi planı uygulama zamanı gelir.
Bu basit problem çözme kontrol listesini takip etmek, iyi bir proje yöneticisini güvenilir bir proje yöneticisine dönüştürebilir.
4. Sakinliğini Korur
Tabii, bu bir acil servis doktoru veya polis memuru olmakla aynı seviyede değil. Ancak proje yöneticisi, projenin ihtiyaçlarını, organizasyonun önceliklerini, takımın çıktılarını ve kendilerinin de yapması gereken kişisel katkıları dengelemek zorundadır. Eski sistemler veya iş akışları gibi proje yöneticisinin kontrolü dışında olan ve sinir bozucu unsurları da unutmamak gerekir.
Bu stresli olabilir.
Ancak iyi bir proje yöneticisi, bir adım geri atma, sonraki seçenekleri analiz etme ve aksilikler karşısında bile dersler çıkarma becerisine sahiptir.
Proje yöneticisi, projeyi temizlemesi ve belki de farklı bir bakış açısıyla yeniden ele alması gereken kişidir. Ancak bu durumda, proje yöneticisi neyin yanlış gittiğini bilmeli ve aynı hatayı tekrar yapmamalıdır. İyi bir proje yöneticisi, neyin yanlış gittiğini tam olarak belirleyebilmeli ve alternatif çözümler sunabilmelidir (bkz. 3. madde).
Soğukkanlılığınızı koruyun ve iyi liderlik yapın. Takımınızla işbirliği yaparak herkes için doğru çözümü bulun.
5. İyi Delege Ediniz
İyi delegasyon neden önemlidir? Bir proje yöneticisi daha fazlasını başarabilir. Bu role kısa bir süre için girebilir ve katkıda bulunabilirsiniz, ancak sonunda zamanınızın yetersiz kalması sizi zorlayacaktır.
Aslında, insanlara doğru şekilde yetki verirseniz daha fazlasını başarabilirsiniz.
"Mümkün olanın üst sınırı, ortak önceliklerinize en iyi şekilde katkıda bulunmaları için güç verdiğiniz her işbirlikçiyle birlikte artacaktır. Aynı şekilde, gereksiz yere tutunduğunuz her girişimle gücünüz azalır," diyor PwC'den Jesse Sostrin, Harvard Business Review'da.
Bu amaçla, başarılı proje yöneticileri, yönettikleri kişilerin güçlü ve zayıf yönlerini anlar ve ardından bu güçlü yönleri daha fazla verim elde etmek için kullanır ve uygular.
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanmak, şeffaflığı, raporlama, ayrıntılar ve yorumlama özelliği ile görevleri delege etmenize yardımcı olur. Hiyerarşisi kullanıcı dostudur; işlevler arası takımlar için yeterince sağlamdır, ancak yöneticiler veya yalnızca seçilen katkıda bulunanlar için özelleştirilebilen gizlilik paylaşımları da sunar.
6. İşlere Öncelik Verir
Her öğe birinci öncelik olamaz. Tanımından da anlaşılacağı gibi, bir şey ikinci sıraya düşmek zorundadır. İyi bir proje yöneticisi, takım için işleri nasıl önceliklendireceğini ve ardından doğru seçimi yapacağını bilir.
Buradaki anahtar nedir? Acil olan ile önemli olanı ayırt edin ve gereksiz gürültüyü ortadan kaldırın. Bir sponsor veya proje paydaşı bir şeyin bir an önce yapılmasını isteyebilir, ancak iyi bir proje yöneticisi sakinliğini korur ve en önemli olanı önceliklendirmeyi bilir.
Bu neden önemli? Çünkü önemli görevler değer katar. Bu, Eisenhower matrisinin değeridir. Eisenhower matrisi, görevlerin önem ve değerlerine göre ayrıldığı dörtlü bir sistemdir.
Her görevin önemini ve değerini anladıktan sonra, iyi bir proje yöneticisi her bir görev için gereken zamanı tahmin eder ve bunları önem sırasına göre sıralar.
7. İşbirliği yapar ve dinler
İşbirliği, ortaklaşa çalışmakla ilgilidir ve bunu başarılı bir şekilde yapmak için aktif dinleme şarttır. Dinlemeden ve anlamaya çalışmadan işbirliği yapamazsınız.
Bir geliştirme projesi takımında çalışıyorsanız ve kod bozuluyorsa veya kalite kontrolünden geçemiyorsa, hemen bir sonuca varmadan önce durumu değerlendirmek isteyeceksiniz. İlk bir veya iki soru size tam olarak ihtiyacınız olan cevabı vermeyebilir; bunun yerine, çözümü bulmak için farklı yaklaşımlar kullanmanız gerekebilir.
Birlikte çalışmak, yeni şeyler denemenize, deneyimler kazanmanıza ve ileriye dönük çözümler bulmanıza yardımcı olur.
İyi bir proje yöneticisi, her bir kişiyi kendi silosuna hapsetmek yerine, takım işbirliğini teşvik eder ve moral verici bir ortam yaratır.
ClickUp ve diğer çevrimiçi işbirliği araçları gibi iyi araçlar, işlerinizi tamamlamanıza yardımcı olabilir.
Şeffaf bir proje ve görev setine sahip olan takım üyeleri, ne yapmaları gerektiğini ve bunları ne zamana kadar tamamlamaları gerektiğini görebilir. İyi işbirliği araçları verimliliği artırmalı, azaltmamalıdır.
Bonus: Proje Yönetimi Özgeçmiş Şablonları!
8. Zamanı Yönetir
Bir proje yöneticisinin ana rollerinden biri, takımın son teslim tarihlerine uymasını ve proje takvimine ayak uydurmasını sağlamaktır.
Bu, görevlere harcanan her dakikayı izlemek veya her hareketlerini mikro düzeyde yönetmek anlamına gelmez (bu bir kabus olurdu), daha çok neyin yapılması gerektiğini ve ne zaman tamamlanması gerektiğini anlamak anlamına gelir.
Zaman yönetimi, o anda neler olup bittiğini ve hangi görevler için hangi kaynakların mevcut olduğunu izlemeyi de içerir. ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı, işi takımınızın daha büyük hedeflerine katkıda bulunan yönetilebilir parçalara bölebilmenizi sağladığı için bu konuda öne çıkar.
9. Paydaş Odaklı
Paydaş, projeniz ve projenin çıktıları üzerinde etkisi olan veya projenizden etkilenen herkesdir.
Bu kişiler, yapacağınız işe büyük faiz duyarlar, bu nedenle onları gelişmelerden haberdar etmeniz gerekir. İyi bir proje yöneticisi, paydaşları bilgilendirir, ancak aynı zamanda onların istediğini sunmak için ne yapılması gerektiğini de açıklar.
İyi bir proje yöneticisi bunu yapar: paydaşları ve takım üyeleriyle ilişkiler kurar. Böylece, değişiklikler veya zorluklar ortaya çıktığında, PM daha büyük bir soruna dönüşmeden inisiyatif alabilir.
10. Motivasyon
Son olarak, iyi bir proje yöneticisi neyin mümkün olduğunu ve sınırların nerede olduğunu anlamalıdır.
Bir zorlukla karşılaştıklarında, kendi çözümlerini ve bu zorlukları aşmanın yollarını bulacak kadar yaratıcı olmalıdırlar. Ayrıca, zamanın gerisinde kalmamak için proje yönetimi konusunda da alışılmışın dışında düşünebilmelidirler. Projenin daha hızlı ve daha iyi ilerlemesi için yeni teknolojilerin neler yapabileceğini görün.
Yenilikçi ve yaratıcı proje yöneticileri, projeleri ileriye taşıyan kişilerdir. İnsanların varlığından bile haberdar olmadığı sorunlara çözümler üretir ve bir zamanlar imkansız olanı mümkün hale getirmenin yollarını bulurlar.
Aşağıdaki zaman yönetimi ipuçları ve teknikleri size yardımcı olacaktır:
Takımınız için Harika Bir Proje Yöneticisi Olun
Etkili proje yöneticileri, sıradan bir projeyi gerçekten başarılı bir projeye dönüştürmek için neyin gerekli olduğunu bilir. Bu, işleri önceliklendirip doğru kararları almak için doğru teknik becerilerin yanı sıra sosyal beceriler, yönetim ve liderlik becerilerinin bir karışımını gerektirir.
ClickUp'a bugün kaydolun ve proje yönetimi yazılımını kullanarak takımınızdan en iyi şekilde yararlanın!