Gereksinim Yönetimi Planlamasına İlişkin Kapsamlı Kılavuz

Her ürün ve hizmet, gereksinimler olarak bilinen çok sayıda iş ve müşteri ihtiyacıyla yönlendirilir.

Peki, nihai çıktının tüm bu gereksinimlerle uyumlu olmasını nasıl sağlayabilirsiniz?

Çok basit: etkili gereksinim yönetimi planlaması ile.

Bu makalede, gereksinim yönetimi planlamasını, neden önemli olduğunu ve sağlam bir gereksinim yönetimi planının nasıl oluşturulacağını inceleyeceğiz.

Psst! Ayrıca, gereksinim yönetimi planlamasını çocuk oyuncağı haline getirecek bir araç sunan çok cazip bir teklifimiz var.

Dalí maskelerimizi takalım. 🎭

Gereksinim Yönetimi Planlaması Nedir?

Gereksinim yönetimi planlaması, proje gereksinimlerini nasıl belirleyeceğinizi, belgeleyeceğinizi, analiz edeceğinizi, uygulayacağınızı, izleyeceğinizi ve kontrol edeceğinizi belirlemeyi içerir.

Money Heist dizisindeki Profesör'ün kusursuz planlamasını örnek olarak kullanalım.

Profesör gereksinim yönetimi planlayıcımız olacaktır. Takımı bankayı soyarken planında yaptığı değişiklikler gereksinimlerdir. Gereksinimler projenin (soygun) kapsamını değiştirecektir.

Bonus: PRD Şablonları

Artık gereksinim yönetimi planlaması şunları içerecektir:

Ayrıca, sürekli değişen proje gereksinimlerini izleme ve kontrol etme yollarını da düşünmesi gerekecektir. Takımındaki Tokyo gibi aşırı hırslı insanlar sayesinde.

Gereksinim yönetimi planlaması, proje kapsamının tanımlanmasından başlayarak projenin yaşam döngüsü boyunca devam eden birçok aşamayı içerir.

Peki, bu neden önemli?

Bir gereksinim yönetimi planı, aşağıdakiler dahil olmak üzere her gereksinimin yakalanmasını, analiz edilmesini ve ele alınmasını sağlar:

Elbette, bir gereksinim yönetimi planı proje kapsam yönetimi için çok önemlidir.

Peki bunu nasıl oluşturabilirsiniz? Hadi öğrenelim.

başarılı bir gereksinim yönetimi planı oluşturmak için 9 adım

Etkili gereksinim yönetimi planlaması için adımlar şunlardır:

Adım 1: Proje kapsamını tanımlayın

Proje kapsamı, proje hedeflerinin, çıktılarının, görevlerinin, maliyetlerinin ve son tarihlerinin belirlenmesi ve belgelenmesini içerir.

Genellikle, proje kapsamını proje şartnamesinde veya proje planında bir kapsam yönetimi planı altında belirler. Ardından, buradan kolayca kopyalayabilirsiniz.

Kapsam yönetimi planı olmadan, paydaşlar bir projedeki gereksinim değişikliklerini belirlemek için gerekli olan kritik bilgilere sahip olamazlar. Ayrıca, önerilen bir gereksinimi uygulamanız gerekip gerekmediğini belirlemek de zorlaşır.

Adım 2: Proje paydaşlarını belirleyin

Yönetim planınızda, bunları belirlemek için alacağınız önlemlerden bahsetmelisiniz.

Ancak o zaman paydaşlarınızın gereksinimlerini haritalandırabilirsiniz.

Toplantılar düzenleyebilir, görüşmeler yapabilir veya takımınızla beyin fırtınası yaparak projenizin paydaşlarını belirleyebilirsiniz. Hatta gerekirse, Profesör 'un yaptığı gibi her bir paydaşı tek tek seçebilirsiniz.

Adım 3: Gereksinim yönetimi çabaları için rolleri ve sorumlulukları tanımlayın

Planınızda, tüm gereksinim yönetimi çabalarından sorumlu kişilerin belirtilmesi gerekir.

Bu kişi proje yöneticisi, iş analisti veya takımınızın herhangi bir üyesi olabilir.

Profesörün planın sorumluluğunu Berlin'e verdiğini hatırlıyor musunuz?

Takımın geri bildirimlerini toplamak ve bu fikirlerin proje planıyla uyumlu olup olmadığına karar vermekten sorumluydu.

Benzer şekilde, yönetim planınız tüm gereksinim yönetimi sürecini denetlemek için rol ve sorumlulukları tanımlayacaktır.

Adım 4: Çakışan gereksinimleri yönetin

Farklı proje paydaşları ve proje takımınız arasında çelişkili gereksinimler olması yaygın bir durumdur.

Örneğin, müşteriniz bir seferde 1000 kullanıcı kaydını alan bir uygulama isteyebilir, ancak geliştirme takımı bunu pratik bulmayabilir.

Böyle bir durumda, Profesörün tavsiyesine kulak verin. O, takımı ile polis arasında çıkabilecek her türlü çatışmayı önceden tahmin etmiş ve buna göre bir eylem planı hazırlamıştı.

Benzer şekilde, bu gereksinim çakışmasını çözmek için müşteriniz ve geliştirme takımının uygulama özelliği üzerinde nasıl anlaşacağını da planınıza dahil etmeniz gerekir.

Aynı şekilde, siz ve analistiniz bu tür çakışmaları belirlemek ve paydaşları bir anlaşmaya varmak için bazı iş analizleri yapmanız gerekebilir.

Adım 5: Gereksinimlere öncelik verme stratejisi oluşturun

Karmaşık projelerin çok sayıda gereksinimi vardır.

Bu nedenle, gereksinim yönetimi planınız, gereksinimleri önceliklendirmek için bir metodoloji oluşturmalıdır. Bu, hangi gereksinimlerin görev açısından kritik olduğunu ve hangilerini bir sonraki sprint için atayabileceğinizi belirlemeyi içerir.

Örneğin, takımın polisten kaçmasına yardım etmek, Profesör için bankanın kasasındaki tüm parayı toplamaktan daha önemli bir gerekliliktir.

Bir proje gereksinimini önceliklendirirken, bilinçli bir karar vermek için teknik gereksinimleri, paydaşların etkisini, anahtar paydaşların onayını vb. dikkate almalısınız.

Adım 6: Gereksinim izlenebilirlik matrisini tanımlayın

Gereksinim izlenebilirliği, proje yaşam döngüsü boyunca proje gereksinimlerini nasıl izleyeceğinizi ifade eder. Bu genellikle izlenebilirlik matrisleri ile yapılır.

İzlenebilirlik matris, kullanıcı gereksinimlerini test senaryolarıyla haritalayan ve izleyen bir belgedir.

Gereksinimlerin izlenebilirliği ile uğraşırken, takımınızın müşteriye neyin taahhüt edildiğini bilmesi için bir gereksinim temel referans noktasına da sahip olmalısınız.

Örneğin, yazılım geliştirmede bir gereksinim temel hattı, onaylanmış bir dizi özelliğe sahip, teslim edilmiş eksiksiz bir ürün olabilir.

ClickUp'ın izlenebilirlik matrisini inceleyin!

7. Adım: Değişen gereksinimleri yönetin

Proje planınız ne kadar kapsamlı olursa olsun, değişiklikler kaçınılmazdır.

Bir proje yöneticisi olarak, değişen gereksinimleri ortaya çıktıkça yönetmek için bir protokol oluşturmalısınız.

Bunun için gereksinim yönetimi planınızda bir "değişiklik kontrol süreci" olabilir

Profesörün bile bir tane vardı, bunu sadece Berlin biliyordu.

Bu plan, herhangi bir değişikliği belgeleme sürecini özetleyecektir. Aşağıdaki gibi bazı anahtar noktalar yer alacaktır:

Adım 8: Proje gereksinimlerini iletin

Gereksinim yönetimi planlamanız, kullanıcı gereksinimlerini proje takımınıza ve paydaşlarınıza iletme mekanizmasını da tanımlamalıdır.

Planınızda şunları belirtmelisiniz:

Profesör, her dönüm noktasına ulaştıktan sonra Berlin ile iletişim kurmak için bir telefon kablosu kullandı. Berlin de geri kalan takıma bilgi verdi.

Adım 9: Gereksinimleri yönetmek için araçları belirleyin

Son olarak, gereksinimleri belgelemek, izlemek ve yönetmek için kullanacağınız tüm gereksinim yönetimi araçlarını tanımlamalısınız.

Tüm gereksinimleri takip etmek ve projenin ilerlemesini gözetlemek istiyorsanız, ClickUp gibi bir gereksinim yönetimi aracına ihtiyacınız var!

ClickUp, dünya çapında üretken takımlar tarafından proje yaşam döngülerini ve gereksinim yönetimi planlamasını yönetmek için kullanılan, yüksek puan alan bir proje yönetimi yazılımıdır.

Bir gereksinim yönetimi yazılımı olarak, takımınızı bir araya getirerek gerçek zamanlı planlama ve işbirliği sağlar. Nasıl olduğunu görelim:

A. Görünümlerle ilerlemeyi izleyin

ClickUp ile, çoklu görünümler sayesinde projeleri ve gereksinim yönetimi planlarını baştan sona izleyebilirsiniz.

Liste, Pano ve Takvim dahil olmak üzere ClickUp'ta 15'ten fazla görünümle görevlerinizi görselleştirin

Görevleri Liste, Pano veya Takvim görünümünde görselleştirebilirsiniz.

Ayrıca, Gantt Grafiği görünümünde birbirine bağlı görevleri veya gereksinim yönetimi planının adımlarını görüntüleyebilir ve planınızın ilerlemesini izleyebilirsiniz.

Zahmetsiz gereksinim yönetimi planlaması için aşağıdaki gibi diğer görünümleri de elde edersiniz:

B. Atanan Yorumlar ile hiçbir eylem öğesini kaçırmayın

ClickUp'ın Atanan Yorumlar özelliği ile yönetim süreciniz kapsamındaki daha küçük eylem öğeleri için iş arkadaşlarınızı sorumlu tutun.

ClickUp, önemli konuların gözden kaçmaması için herhangi bir yorumun içinde doğrudan bir eylem öğesi oluşturmanıza olanak tanır. Atanan kişi, harekete geçtikten sonra bu yorumları hızlı bir şekilde çözebilir.

C. Şablonlarla zaman kazanın

Birden fazla projeyi yönetmeniz gereken bir proje yöneticisiyseniz, ClickUp'ın Şablonları kullanarak bir gereksinim yönetimi planı şablonu oluşturun ve zaman kazanmak için gelecekteki projelerinizde yeniden kullanın.

Şablon merkezine Alanlar, Klasörler, Listeler veya görevlerden kolayca erişebilirsiniz.

ClickUp'ta kendi gereksinim yönetimi şablonunuzu oluşturun veya Şablon Merkezi'nden önceden hazırlanmış bir şablonu kullanın

Çalışma alanınız için şablonlar oluşturabilir veya özelleştirebilirsiniz.

Ama hepsi bu kadar değil.

ClickUp, aşağıdakiler gibi çok çeşitli proje yönetimi özellikleri sunar:

Ayrıca, ClickUp'ın Sonsuza Kadar Ücretsiz Planı, zahmetsiz gereksinim yönetimi planlaması için çok çeşitli güçlü özellikleri destekler.

Ve bu özellikler sizi ClickUp'ı kullanmaya ikna etmeye yetmezse, nedenini öğrenin ClickUp, takımınız için 1 numaralı iş yönetim aracıdır .

Sağlam bir gereksinim yönetimi planınız olduğunda, planı gerektiğinde ayarlayarak uygulayabilirsiniz.

İlk yönetim planınızı yazmak için rehberliğe mi ihtiyacınız var?

Endişelenmeyin. Size bazı kullanışlı şablonlar sunuyoruz.

3 Gereksinim Yönetimi Planı Şablonu

Proje yöneticileri için üç gereksinim yönetimi planlama şablonu:

1. Gereksinim yönetimi planı şablonu

2. Gereksinim analizi belge şablonu

3. Gereksinim yönetimi planı örneği

İhtiyaçlarınıza uygun bir gereksinim yönetimi planı örneği olarak bu şablonlardan birini kullanabilirsiniz.

Başka ürün yönetimi şablonlarına mı ihtiyacınız var? Bu makaleye göz atın.

Ancak, planınızı hazırlarken kaçınmanız gereken bazı yaygın gereksinim planlama hatalarına dikkat etmelisiniz.

kaçınılması Gereken 4 Gereksinim Yönetimi Planlama Hatası

Gereksinim yönetimi planlaması, özellikle karmaşık bir projeyle uğraşırken zor olabilir. Farklı aşamalarda hatalar yapmak mümkündür.

Proje yöneticisi olarak kaçınabileceğiniz dört yaygın hata:

1. Yanlış paydaş haritalama

Proje paydaşlarınızı doğru bir şekilde haritalandırmazsanız, takımınız yanlış paydaş gereksinimleri üzerinde çalışabilir.

Birçok iş gereksinimi paydaşlarınızdan geleceği için, paydaşlarınızı doğru bir şekilde belirlemek de çok önemlidir.

2. İletişim eksikliği

Proje takımınız, müşterileriniz ve paydaşlarınızla iyi iletişim kurmazsanız, gereksinimlerle ilgili sorunlar yaşayabilirsiniz.

Takım iletişimi, sorunları erken ortaya çıkarmaya yardımcı olarak zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.

Ayrıca, söyleyecek bir şeyiniz olmasa bile, bunu da söyleyin.

Müşterinin projede hiçbir şeyin yapılmadığını düşünmesine izin vermeyin.

3. Planı yinelemeli hale getirmemek

Gereksinimlerin proje yaşam döngüsü boyunca birkaç kez değiştiğini zaten biliyoruz.

Bu değişiklikler dahil edilmezse, sonuç paydaşların istediği gibi olmayacaktır.

Ancak, plan çevik gibi yinelemeli bir metodolojiyi izlemiyorsa, proje takımı ilk gereksinimler setinde takılıp kalabilir.

4. Planlama için MS Word ve MS Excel kullanma

Word ve Excel, takımların gereksinimleri kaydetmek için kullandıkları en yaygın araçlardır.

Ancak, bu araçlarla belge sürümleri yönetimi gerçek bir baş belası haline gelebilir.

Excel sayfasında oluşturulan izlenebilirlik matrisleri, sonsuz belgelere referans veren sütunlardan oluşan bir ağa da dönüşebilir. 😰

Bonus: Matris Şablonları

3 Gereksinim Yönetimi SSS

Gereksinim yönetimi süreciyle ilgili sık sorulan bazı sorular şunlardır:

1. Gereksinim nedir?

Gereksinim , ihtiyaç duyulan veya istenen her şeydir.

Gerekli, spesifik, anlaşılır, doğru, uygulanabilir ve test edilebilir olmalıdır.

Örneğin, yazılım geliştirme takımınız bir zaman bloklama uygulaması geliştiriyorsa, zaman takibi özelliği bir gereksinim olabilir.

2. Neden gereksinimleri yönetmeliyim?

Gereksinimleri yönetmek, projenizin organizasyonel ve operasyonel stratejisini iyileştirmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda aşağıdakileri de sağlar:

3. Gereksinim yönetimi süreci nedir?

Gereksinim yönetimi süreci şunları içerir:

Sağlam bir gereksinim yönetimi planı oluşturmaya hazır mısınız?

Elbette, mükemmel bir gereksinim yönetimi planı yazmak zaman alacaktır. Profesör, 19 yaşından beri soygunu planlıyordu. Ve bu bazı planlar olduğu ortaya çıktı! 😎

Ne kadar uzun sürerse sürsün, gereksinim yönetimi planınız daha önce bahsettiğimiz tüm adımları içermelidir.

ClickUp gibi akıllı bir gereksinim yönetimi aracı, bunu hızlı bir şekilde yapmanıza yardımcı olabilir.

ClickUp ile gereksinim belgelerini veya proje yönetimi planlarını düzenleyebilir, gereksinim çakışmalarını sıralayabilir ve rutin işleri kolayca kolaylaştırabilirsiniz.

Her adımda sizi destekleyen, gerçek bir takım oyuncusu.

Neden bekliyorsunuz?

ClickUp'ı ücretsiz deneyin ve Profesör gibi sağlam bir gereksinim yönetimi planı oluşturun. Eminiz ki paydaşlarınızın tek bir kelime söyleyeceği olacaktır..