As agências de marketing frequentemente precisam lidar com várias ferramentas apenas para executar uma única campanha de um cliente. De fato, a Okta descobriu que organizações de diversos setores agora utilizam , em média, 101 aplicativos, tornando a fragmentação quase impossível de evitar.
Este guia descreve sete mudanças concretas no fluxo de trabalho para recuperar essas horas perdidas para sua agência. Também mostraremos como o espaço de trabalho convergente com IA do ClickUp — uma plataforma única e segura onde projetos, documentos, conversas e análises coexistem com a IA incorporada como camada de inteligência — pode ser seu superpoder nessa iniciativa.
Por que a maioria das agências de marketing perde mais de 15 horas por semana
Quando uma única entrega para um cliente exige verificar sua ferramenta de gerenciamento de projetos para tarefas, o Google Docs para briefings, o Slack para feedback e o e-mail para aprovações, os minutos se acumulam rapidamente.
Essa dispersão de contextos significa que as equipes perdem horas procurando as informações de que precisam, alternando entre aplicativos e repetindo as mesmas atualizações em várias plataformas. Cada troca de ferramenta, cada mensagem no Slack do tipo “onde está aquele arquivo?” e cada relatório de status criado manualmente acrescentam tempo que ninguém contabiliza.
Veja onde essas mais de 15 horas realmente vão parar: 👀
- Alternância entre aplicativos: Pular da sua ferramenta de gerenciamento de projetos para documentos, chat e controle de horas interrompe constantemente o foco
- Duplicação de atualizações entre plataformas: Publicar o mesmo status em três lugares é o triplo do trabalho sem nenhum valor agregado
- Busca de aprovações por e-mail: as discussões de feedback ficam perdidas e as versões se confundem
- Recriar relatórios do zero: extrair dados de diferentes ferramentas para uma apresentação de slides todas as segundas-feiras de manhã significa perder metade do seu dia
- Busca por versões finais: quando os arquivos estão espalhados pelo Google Drive, Dropbox e anexos de e-mail, ninguém tem certeza de que está com a versão correta
Juntas, porém, essas pequenas ineficiências se acumulam, causando uma enorme perda de produtividade nas agências de marketing todas as semanas. Uma agência com a qual conversamos calculou que sua equipe gastava 45 minutos por pessoa por dia apenas navegando entre plataformas.
🎥 Antes de continuarmos, veja aqui um vídeo com dicas reais e práticas para aumentar a produtividade da sua agência de marketing sem esgotar a equipe!
Quer mais recursos para melhorar a produtividade, a lucratividade e o gerenciamento da carga de trabalho? Use os Recursos de Gerenciamento de Projetos da ClickUp para Equipes de Agências.
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O custo real de utilizar cinco ferramentas de agência desconectadas
O problema de um conjunto de ferramentas fragmentado não é apenas a perda de tempo — é como essa fragmentação retarda toda a sua agência.
Quando as informações da campanha estão espalhadas por várias plataformas, as decisões demoram mais. As equipes hesitam porque não têm certeza absoluta de que estão analisando os dados mais recentes. Um diretor de criação analisa uma versão, um gerente de contas consulta outra e, quando o feedback chega ao cliente, a história já não está totalmente alinhada.
Essa falta de uma fonte única de verdade gera atritos sutis, mas onerosos. As aprovações ficam paralisadas, as transferências de tarefas ficam confusas e perguntas simples se transformam em longas trocas de mensagens apenas para confirmar o que já foi feito.
Com o tempo, isso afeta mais do que apenas a execução:
- A comunicação com o cliente passa a ser reativa em vez de proativa
- As equipes gastam mais tempo validando o trabalho do que levando-o adiante
- O pensamento estratégico fica em segundo plano em relação à coordenação operacional
O custo real não é o dinheiro — é a capacidade. Cada hora que sua equipe gasta gerenciando ferramentas é uma hora que não é dedicada à estratégia do cliente ou ao trabalho criativo.
📮ClickUp Insight: Equipes de baixo desempenho têm 4 vezes mais chances de usar mais de 15 ferramentas, enquanto equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu conjunto de ferramentas a 9 plataformas ou menos.
Mas que tal usar uma única plataforma? Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, chat e chamadas em uma única plataforma, com fluxos de trabalho impulsionados por IA. Pronto para trabalhar de forma mais inteligente? O ClickUp funciona para todas as equipes, torna o trabalho visível e permite que você se concentre no que importa, enquanto a IA cuida do resto.
📖 Leia também: Novo Reach Marketing: Como o ClickUp ajudou nossa agência a atingir US$ 800 mil em ARR
Como um único espaço de trabalho substitui toda a infraestrutura tecnológica de uma agência
Em vez de juntar cinco ferramentas, as agências estão consolidando sua pilha de tecnologias e transferindo tudo para um único espaço de trabalho.
É aqui que a abordagem do espaço de trabalho convergente faz a diferença. Como tarefas, documentos e conversas estão interligados, ao abrir uma tarefa de campanha você vê o briefing, a sequência de comentários, o tempo registrado e o status de aprovação — tudo isso sem sair da tela.
✨ História de cliente: Expansão sem o peso operacional
À medida que as equipes crescem, a coordenação — e não a execução — torna-se o gargalo.
Foi isso que a agência de produção de vídeo path8 Productions enfrentou. Seu trabalho estava espalhado por várias ferramentas, como Smartsheet, Slack, Toggl e Dropbox Paper, obrigando os produtores a gastar tempo sincronizando atualizações em vez de avançar nos projetos.
Em vez de adicionar mais processos ou pessoal, elas consolidaram tudo no Small Business Suite do ClickUp.
⚡ O impacto
- Seis ferramentas substituídas por um único espaço de trabalho unificado
- Redução de 60% no tempo de preparação de reuniões (de 30 a 60 minutos para cerca de 10)
- Totalmente implementado em menos de 8 semanas com o suporte da ClickUp
- Visibilidade em tempo real sobre projetos, comunicação e controle de horas
Com tudo em um só lugar, o ciclo constante de “atualizar todas as ferramentas” desapareceu. O tempo é registrado diretamente nas tarefas, as conversas permanecem vinculadas ao trabalho e as pautas das reuniões são criadas automaticamente a partir de dados em tempo real. Ouça isso nas próprias palavras de Pat Henderson 👇
Aqui está uma rápida visão geral de apenas algumas das maneiras pelas quais um espaço de trabalho unificado ajuda:
| Dimensão | Pilha fragmentada (mais de 5 ferramentas) | Espaço de trabalho consolidado |
|---|---|---|
| Integração de novos funcionários | Faça treinamento em cada ferramenta separadamente | Uma única plataforma para aprender |
| Relatórios semanais | Exporte, copie e cole entre ferramentas | Obtenha dados em tempo real a partir de uma única fonte |
| Ciclos de aprovação | Espalhadas por e-mails e chats | Tudo em um só lugar |
| Pesquisa de arquivos | Confira três ou quatro aplicativos | Uma pesquisa unificada |
| Fonte de verdade | “Qual ferramenta tem a versão mais recente?” | Espaço de trabalho único e integrado |
📖 Leia também: Brand Right Marketing: Como as automações e os modelos de tarefas do ClickUp melhoraram nosso fluxo de trabalho
7 mudanças no fluxo de trabalho que economizam mais de 15 horas para agências de marketing
Essas 7 estratégias ajudarão sua agência a economizar horas por semana. Cada uma delas identifica um verdadeiro desperdício de tempo e uma maneira específica de eliminá-lo dentro de um espaço de trabalho unificado.
Centralize o gerenciamento de projetos em todas as contas de clientes
A maioria das agências gerencia cada cliente de maneira diferente — com ferramentas, convenções de nomenclatura e fluxos de trabalho distintos. Isso torna impossível visualizar a carga de trabalho ou os prazos entre as contas.
🚀 Organize toda a sua agência em uma estrutura clara com os Espaços, Pastas e Listas do ClickUp.
Os Espaços permitem que você organize seus diferentes fluxos de trabalho por clientes, departamentos ou iniciativas. As pastas ficam dentro dos Espaços para fluxos de trabalho complexos, e as Listas contêm suas tarefas reais.
- Espaço: Nome do cliente (por exemplo, Acme Corp)
- Pasta: Tipo de campanha (por exemplo, Lançamento de produto no 3º trimestre)
- Lista: Categoria de entregáveis (por exemplo, Conteúdo de redes sociais, Sequências de e-mail)
- Tarefas: Entregas individuais com responsáveis, prazos e status
💡 Dica profissional: Acompanhe metadados específicos do cliente, como tipo de campanha e status de entrega, sem precisar criar sistemas separados, usando os Campos Personalizados do ClickUp. Você pode adicionar menus suspensos, datas, rótulos e muito mais a qualquer tarefa para manter os dados estruturados e prontos para relatórios.
Automatize atualizações para clientes e relatórios de status
Os gerentes de contas passam horas por semana compilando atualizações de várias fontes para enviar e-mails aos clientes. Essa é uma sobrecarga administrativa que não traz nenhum resultado.
🎯 Elimine acompanhamentos manuais definindo regras de automação do fluxo de trabalho da agência com o ClickUp Automations.
Você define gatilhos, condições e ações — como “quando uma tarefa passar para a etapa de Revisão do Cliente, notifique o gerente de contas e atribua uma data de vencimento”. O sistema cuida do resto.
🌟 Elabore resumos semanais de status automaticamente a partir dos dados reais das suas tarefas com o ClickUp Brain, a IA integrada que possui o contexto completo do seu trabalho no ClickUp.
Em vez de escrever uma atualização do zero, o ClickUp Brain reúne o que aconteceu naquela semana — tarefas concluídas, itens em revisão, prazos futuros — em uma atualização estruturada. Tudo o que você precisa fazer é apenas revisar e enviar.
🦸🏻♀️ Recurso Super Agent: O Agente de Relatórios de Status de Projetos do ClickUp torna isso ainda mais fácil.
Dê ao agente acesso ao seu projeto, e ele gera um relatório de status pronto para as partes interessadas, que abrange o progresso em relação aos marcos, conclusões importantes, itens em risco e prazos futuros.
👀 Veja como os Super Agentes de IA do ClickUp podem automatizar tarefas repetitivas e oferecer assistência inteligente no trabalho diário da sua equipe:
Acompanhe o tempo diretamente dentro das tarefas e dos projetos
Quando o controle de horas é feito em uma ferramenta separada, os registros ficam imprecisos ou simplesmente faltam. Isso prejudica a precisão do faturamento e transforma a análise de rentabilidade em um exercício de adivinhação.
⏱️ Registre o tempo exatamente onde você já está trabalhando com o ClickUp Time Tracking integrado a todas as tarefas.
Você pode iniciar um cronômetro ou adicionar entradas manualmente a partir de tarefas, da Visualização de Lista do ClickUp, da Visualização de Quadro do ClickUp ou até mesmo do menu de Ações Rápidas. Cada entrada pode ser marcada como faturável ou não faturável e incluir descrições ou tags. Você pode acompanhar:
- Horas faturáveis por cliente
- Horas internas (não faturáveis) por projeto
- Tempo estimado vs. tempo real por entrega
- Distribuição do tempo por tipo de entrega
👉🏽 Nosso Guia de IA para Pequenas Empresas detalha exatamente como usar a IA para reduzir a complexidade nas operações da sua agência.
Substitua relatórios manuais por painéis em tempo real
Você está criando relatórios semanais de desempenho coletando dados de várias ferramentas e colando-os em slides? Esse relatório já está desatualizado quando você termina de prepará-lo.
📊 Veja a distribuição da carga de trabalho, o andamento das tarefas, o tempo registrado e os itens em atraso rapidamente com os painéis do ClickUp.
Os painéis transformam os dados do seu espaço de trabalho em widgets visuais — sem necessidade de exportação.
| Relatório comum de agências | Widget do painel do ClickUp que é útil |
|---|---|
| Resumo da carga de trabalho da equipe | Carga de trabalho por responsável |
| Progresso da campanha | Tarefas por status |
| Horas de faturamento para clientes | Tempo registrado por cliente |
| Entregas atrasadas | Lista de tarefas em atraso |
Adicione cartões de IA ao seu painel para acessar insights sempre atualizados e alimentados por IA. Por exemplo, você pode adicionar:
- AI StandUp: Resuma suas atividades recentes durante um período selecionado
- Reunião da equipe de IA: resuma as atividades recentes de pessoas e equipes selecionadas durante um período de tempo específico
- Resumo executivo com IA: Gere um resumo executivo atualizado, mostrando a saúde e o status do seu departamento, equipe ou projetos
- Atualização do projeto de IA: Crie uma visão geral do status e do andamento do seu projeto
Você pode até mesmo programar relatórios do painel para enviar cópias automaticamente às partes interessadas.
A Hawke Media, uma agência de marketing digital em crescimento, escolheu o ClickUp como sua plataforma para melhorar a produtividade e a visibilidade. Eles observaram uma redução de 70% nos atrasos dos projetos logo no primeiro ano de implementação.
Muitos de nossos executivos de alto escalão têm muitas coisas para acompanhar e nem sempre querem fazer login no ClickUp. Mas podemos enviar links de “Somente visualização” para que eles — ou qualquer outra pessoa que precise — possam ver um calendário de conteúdo ou um painel de sprint para entender rapidamente no que estamos trabalhando.
Muitos de nossos executivos de alto escalão têm muitas coisas para acompanhar e nem sempre querem fazer login no ClickUp. Mas podemos enviar links de “Somente visualização” para que eles — ou qualquer outra pessoa que precise — possam ver um calendário de conteúdo ou um painel de sprint para entender rapidamente no que estamos trabalhando.
📚 Leia também: O melhor software de gestão de agências
Otimize as aprovações de criativos em um único fluxo
Fluxos de trabalho de aprovação dispersos entre e-mail, Slack e ferramentas de marcação levam a revisões perdidas e lançamentos atrasados. Ninguém consegue saber qual versão está atualizada ou em que ponto uma determinada aprovação está parada.
🏆 Mantenha todo o feedback vinculado ao produto final com as Tarefas do ClickUp.
- Tenha conversas direcionadas em cada tarefa com os Comentários em Fios, para que todos fiquem por dentro de tudo
- Permita que as partes interessadas façam anotações diretamente em imagens, vídeos e PDFs com o Proofing no ClickUp — atribuindo feedback como comentários diretamente no próprio recurso criativo
- Grave e compartilhe feedback em vídeo assíncrono por meio do ClickUp Clips e incorpore-os na tarefa original, na conversa do Chat ou no Doc
Todas as partes interessadas veem o mesmo tópico, a mesma versão e o mesmo status de aprovação.
💡 Dica profissional: Trabalhe facilmente com os clientes convidando convidados para o seu Workspace. Compartilhe qualquer arquivo ou painel, convide-os a adicionar comentários às maquetes e defina permissões para controlar quem vê o quê.
Pesquise em tarefas, documentos e mensagens com IA
📮ClickUp Insight: Mais de 50% dos funcionários têm dificuldade para encontrar as informações de que precisam no trabalho. Enquanto apenas 27% afirmam que é fácil, o restante enfrenta algum nível de dificuldade, com 23% considerando isso muito difícil.
Quando o conhecimento está espalhado por e-mails, chats e ferramentas, o tempo perdido se acumula rapidamente. Com o ClickUp, você pode transformar e-mails em tarefas rastreáveis, vincular chats a tarefas, obter respostas da IA e muito mais em um único espaço de trabalho.
💫 Resultados reais: As equipes conseguem recuperar mais de 5 horas por semana usando o ClickUp — o que equivale a mais de 250 horas por ano por pessoa — ao eliminar processos desatualizados de gestão do conhecimento. Imagine o que sua equipe poderia criar com uma semana extra de produtividade a cada trimestre!
🔍 Pare de vasculhar quatro aplicativos para encontrar uma resposta usando a Pesquisa com IA do ClickUp.
Isso funciona em Tarefas, Documentos, Comentários e Chat, então você digita uma pergunta em linguagem natural e recebe uma resposta extraída dos dados reais do seu espaço de trabalho.
Como o ClickUp Brain está integrado a um espaço de trabalho convergente, ele já possui contexto para tudo. ✨
Você pode acessá-lo a partir da Barra de Comandos de IA em qualquer lugar no ClickUp. Como alternativa, basta digitar @brain nos comentários das tarefas ou no Chat, da mesma forma que você mencionaria outra pessoa.
💡 Dica profissional: Transforme o tempo economizado em insights com o ClickUp Brain MAX. Com esse assistente de desktop inteligente, você pode ir além da geração de atualizações e realmente analisar seus fluxos de trabalho em tempo real. Faça perguntas como:
Como o Brain MAX tem uma visão completa de todas as suas tarefas, controle de tempo e painéis, ele não se limita a exibir dados — ele conecta os pontos e destaca padrões que você, de outra forma, deixaria passar.
O resultado? Você não está apenas economizando mais de 15 horas por semana — você está tomando decisões mais inteligentes sobre como a equipe deve alocar seu tempo daqui para frente.
Você pode acessá-lo a partir da Barra de Comandos de IA em qualquer lugar no ClickUp. Como alternativa, basta digitar @brain nos comentários das tarefas ou no Chat, da mesma forma que você mencionaria outra pessoa.
💡 Dica profissional: Transforme o tempo economizado em insights com o ClickUp Brain MAX. Com esse assistente de desktop inteligente, você pode ir além da geração de atualizações e realmente analisar seus fluxos de trabalho em tempo real. Faça perguntas como:
- “Quais clientes estão demorando mais para aprovar?”
- “Onde estamos perdendo mais horas não faturáveis?”
- “Quais projetos correm risco de atrasos esta semana?”
Como o Brain MAX tem uma visão completa do contexto de suas tarefas, controle de tempo e painéis, ele não se limita a exibir dados — ele conecta os pontos e destaca padrões que, de outra forma, você deixaria passar.
O resultado? Você não está apenas economizando mais de 15 horas por semana — você está tomando decisões mais inteligentes sobre como a equipe deve alocar seu tempo daqui para frente.
Crie modelos para projetos recorrentes e integração de clientes
As agências executam os mesmos tipos de projetos repetidamente, mas reconstroem a estrutura das tarefas do zero a cada vez. São horas desperdiçadas reinventando a roda que você já construiu.
💪🏻 Salve estruturas inteiras de projetos — incluindo Tarefas, Subtarefas, Dependências, Campos Personalizados e Automações — e implemente-as com um clique usando modelos no ClickUp.
Você pode navegar pelo Centro de Modelos do ClickUp para encontrar opções pré-criadas ou salvar suas próprias a partir de qualquer Espaço, Pasta ou Lista. Aqui estão alguns exemplos de processos e recursos para os quais você pode criar modelos:
- Lista de verificação para integração de clientes
- Fluxo de trabalho para lançamento de campanhas
- Calendário mensal de produção de conteúdo
- Ciclo de relatórios trimestrais
👀 Arquivo de modelos: Escolha entre nossa biblioteca com mais de 1.000 modelos personalizáveis. Aqui estão alguns modelos sugeridos para você começar:
Como medir o tempo que sua agência economiza
Depois de consolidar seus fluxos de trabalho em um único espaço de trabalho, a próxima pergunta é simples: Isso realmente está nos poupando tempo?
O erro que a maioria das agências comete aqui é acompanhar métricas de vaidade em vez de métricas operacionais. Você não precisa de mais painéis — você precisa de um pequeno conjunto de indicadores-chave que mostrem claramente se o trabalho está avançando mais rápido e com menos esforço.
Aqui estão as métricas que realmente comprovam isso:
- Tempo médio de conclusão de tarefas: Quanto tempo leva para um produto passar de “em andamento” para “concluído”. Uma redução nesse tempo significa que seus fluxos de trabalho estão mais eficientes e que sua equipe está gastando menos tempo presa ou esperando
- Tempo gasto com relatórios: Horas gastas na compilação de atualizações semanais ou mensais. Esse tempo deve diminuir significativamente quando os relatórios forem gerados a partir de dados em tempo real, em vez de exportações manuais
- Número de ferramentas utilizadas por fluxo de trabalho: Quantas plataformas uma única campanha ou entrega envolve. Menos ferramentas = menos alternância de contexto e maior produtividade
- Duração do ciclo de aprovação: O tempo decorrido desde o primeiro rascunho até a aprovação final. Ciclos mais curtos indicam ciclos de feedback mais claros e melhor colaboração
- Horas registradas como tarefas administrativas não faturáveis: Tempo gasto com coordenação interna, atualizações de status e gerenciamento de ferramentas. Esse é o gasto oculto — reduzi-lo melhora diretamente a taxa de utilização e a lucratividade
A vantagem de usar o ClickUp aqui é simples: todos esses dados já estão no seu espaço de trabalho.
💡 Dica profissional: Com os painéis do ClickUp, você pode acompanhar o tempo de ciclo, a produtividade, a pontualidade nas entregas e as tendências de utilização sem precisar juntar vários relatórios.
Uma abordagem prática: não tente medir tudo de uma vez. Escolha duas ou três métricas, estabeleça uma linha de base para uma semana e compare novamente após 30 dias. Essa diferença é a sua verdadeira “economia de tempo”.
Como começar a consolidar o fluxo de trabalho da sua agência
A maneira mais rápida de ver resultados é começar aos poucos, comprovar o valor e expandir a partir daí.
- Faça uma auditoria das suas ferramentas e fluxos de trabalho atuais: mapeie onde o trabalho é realizado atualmente — gerenciamento de projetos, documentos, comunicação, relatórios. Você deve procurar por sobreposições e atritos, não pela perfeição
- Identifique seu fluxo de trabalho mais problemático: escolha um processo que seja consistentemente complicado (integração de clientes, relatórios semanais, aprovações de criativos). Comece onde a perda de tempo é mais evidente
- Crie um Espaço dedicado no ClickUp: recrie esse fluxo de trabalho dentro do ClickUp usando Espaços, Pastas, Listas e Tarefas para que tudo fique em um único ambiente estruturado
- Crie um modelo para o processo: transforme esse fluxo de trabalho em um modelo reutilizável com tarefas, dependências, campos personalizados e automações para que sua equipe nunca precise recriá-lo novamente
- Passe para o próximo fluxo de trabalho: assim que o primeiro caso de uso estiver funcionando bem, repita o processo para o próximo — execução de campanhas, produção de conteúdo ou relatórios
💡 Dica profissional: Para equipes que não podem fazer a migração de uma só vez, conecte suas ferramentas existentes às integrações do ClickUp durante a transição para não perder dados.
Conquiste a adesão da equipe mostrando que os atritos diários — como ficar atrás de atualizações de status, procurar arquivos e refazer relatórios — desaparecem imediatamente.
Pare de gerenciar o trabalho. Comece a levá-lo adiante, com o ClickUp
O tempo que as agências perdem a cada semana é a soma de dezenas de pequenas ineficiências espalhadas por muitas ferramentas. Cada ferramenta a mais, cada atualização duplicada, cada aprovação perdida em e-mails — tudo isso gera atrito. E o atrito se acumula. Ele retarda a execução, consome horas faturáveis e afasta sua equipe do trabalho estratégico e criativo pelo qual os clientes realmente pagam.
Consolidar seu trabalho em um único espaço de trabalho com IA integrada elimina a causa raiz.
Essas mais de 15 horas não são apenas tempo — elas são a diferença entre uma agência que está sempre correndo atrás e outra que tem espaço para pensar. Consolide suas ferramentas e você descobrirá o que sua equipe é capaz de fazer quando não está lutando contra elas.
Comece a usar o ClickUp gratuitamente e veja onde o tempo da sua equipe está realmente sendo gasto. 🙌
Perguntas frequentes
Entre os fatores que mais consomem tempo estão a alternância entre várias ferramentas, a criação manual de relatórios, a busca por aprovações por e-mail e chat, a duplicação de atualizações e a busca por arquivos em sistemas desconectados.
As agências de marketing economizam tempo ao consolidar ferramentas, automatizar tarefas repetitivas, como relatórios e aprovações, e centralizar a comunicação e o gerenciamento de projetos em um único espaço de trabalho. Isso reduz a alternância de contexto e elimina o trabalho duplicado.
Um espaço de trabalho unificado conecta tarefas, documentos, comunicação e relatórios em um único lugar. Isso cria uma fonte única de verdade, agiliza a tomada de decisões e reduz o tempo gasto na coordenação do trabalho.
Sim. Na verdade, as agências menores são as que mais se beneficiam, pois a automação reduz a carga de trabalho manual, melhora a consistência e permite que equipes enxutas cresçam sem aumentar o quadro de funcionários.
As principais métricas incluem tempo de conclusão de tarefas (tempo de ciclo), tempo de resposta para aprovações, tempo gasto com relatórios, horas não faturáveis e taxa geral de utilização da equipe.