Você concluiu o projeto dentro do prazo e enviou a fatura. Foi aí que as coisas começaram a ficar estranhas. O cliente voltou dizendo que as condições de pagamento eram diferentes do que esperava.
Eles esperavam que o IVA estivesse incluído no valor total da fatura, enquanto você pensava que ele deveria ser cobrado além dos serviços prestados. Qualquer consultor, freelancer ou proprietário de pequena empresa se identificaria com essa situação. Para poupar você de alguns aborrecimentos, escrevemos este guia para você.
Neste guia, mostramos como faturar um cliente, algumas dicas profissionais e como usar o ClickUp para automatizar seu processo de faturamento de clientes.
⭐️ Modelo em destaque
O modelo de fatura do ClickUp ajuda você a criar, gerenciar e acompanhar faturas com facilidade, tornando seu processo de faturamento mais organizado. Com status personalizados, campos e várias visualizações, este modelo simplifica o faturamento para empresas e freelancers.
Quando você deve faturar um cliente?
Não existe uma resposta única para todos. O momento certo depende do tipo de projeto e do que foi acordado com o cliente. Aqui estão cinco abordagens comuns de faturamento:
1. Faturamento antecipado
Ideal para: Clientes novos, projetos estratégicos pontuais ou projetos pequenos (com duração inferior a duas semanas).
Você envia uma fatura antes do início do projeto, e o cliente libera o pagamento adiantado, total ou parcial, antes de você começar.
Exemplos:
- 50% para reservar sua vaga, 50% antes da entrega
- Pagamento integral antecipado por uma consulta individual por telefone.
Se você cobra antecipadamente, converse sobre isso durante sua primeira reunião ou ligação inicial. Você será capaz de superar objeções ou obstáculos que complicariam o relacionamento comercial desde o início.
Isso evita que você invista muito tempo e energia em um cliente que não concorda com sua estrutura de pagamento.
2. Faturamento baseado em marcos
Ideal para: Projetos com fases claras (por exemplo, branding, criação de sites, relatórios)
Você define as etapas do projeto e associa cada uma delas a um pagamento. No final de cada etapa, você normalmente envia uma fatura pelos serviços prestados.
Exemplos:
- 25% no início do projeto → 50% após o primeiro rascunho → 25% na entrega
- $X no início → $Y após o design → $Z após o lançamento
Quando o projeto é complicado, os consultores preferem o processo de faturamento por etapas, pois o cliente é incentivado a fornecer feedback e aprovação em tempo hábil. O processo de pagamento depende do cumprimento de metas pré-definidas.
💡 Dica profissional: um modelo de cronograma de projeto mapeia as principais fases, prazos e pontos de transferência. Ele fornece ao seu cliente um roteiro visual do que esperar e quando pagar.
Com datas e entregas definidas, é mais fácil responsabilizar ambas as partes. O modelo facilita o processo de faturamento e evita alterações no escopo e atrasos nos pagamentos.
3. Faturamento pós-conclusão
Ideal para: Clientes corporativos com departamentos de compras
Assim que concluir o trabalho, você fatura os clientes e adiciona uma data de vencimento (geralmente de 15 a 30 dias).
Exemplos:
- Fatura com vencimento em 15 dias a partir do envio
- Trabalho entregue em 1º de junho, fatura com vencimento em 15 de junho
O faturamento pós-conclusão geralmente não é negociável quando se trabalha com empresas maiores. Suas equipes financeiras geralmente seguem ciclos rigorosos de aprovação e pagamento de fornecedores.
Se você estiver usando esse modelo, certifique-se sempre de que toda a documentação esteja em ordem: contrato assinado, entregas acordadas, detalhes de pagamento definidos e condições de pagamento claras. Também é aconselhável levar em consideração atrasos nos pagamentos ao prever seu fluxo de caixa.
👀 Você sabia? 68% das empresas cometem erros em mais de 1% do total de suas faturas. Considere usar um software de faturamento para automatizar cálculos, validar campos obrigatórios e manter todos os detalhes de faturamento dos clientes consistentes. Isso reduz erros manuais e garante que as faturas sejam aprovadas mais rapidamente.
4. Faturamento recorrente (adiantamentos)
Ideal para: Serviços contínuos (por exemplo, conteúdo, design, consultoria, operações)
O cliente paga um valor fixo em intervalos regulares (geralmente mensais), muitas vezes por um número definido de horas ou entregas.
Exemplos:
- US$ 2.000/mês por até 10 horas de suporte de marketing
- Retentor mensal faturado no dia 1º, pago antecipadamente
Este método de faturamento é adequado para clientes que precisam de suporte consistente e não querem renegociar as taxas todas as vezes. Para você, isso significa uma renda previsível e um planejamento mais tranquilo da carga de trabalho.
Mas os adiantamentos só funcionam quando o escopo é claro e respeitado por ambas as partes. Certifique-se de definir o que está incluído, como as horas não utilizadas são tratadas e quando você revisará os termos, por exemplo, a cada 3 ou 6 meses.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos de faturas comerciais
5. Tempo e materiais (faturamento por hora)
Ideal para: Trabalhos de duração indeterminada (consultoria, resolução de problemas, coaching) e clientes com uso variável de tempo
Você registra o tempo à medida que trabalha e fatura regularmente (semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente).
Exemplos:
- US$ 100/hora faturados todas as sextas-feiras com uma planilha de horas trabalhadas
- 10 horas esta semana → fatura enviada na segunda-feira
O faturamento por hora oferece flexibilidade e faz sentido quando o escopo do projeto está em evolução ou não está claro. Mas você também deve justificar como o tempo é gasto.
Para garantir a satisfação do cliente e construir confiança, compartilhe atualizações regulares e registros de tempo, especialmente se o cliente não estiver vendo resultados imediatos. Você também pode oferecer um limite de horas por semana/mês para dar aos clientes controle sobre o orçamento sem se comprometer com taxas fixas.
💡 Bônus: Aqui, você pode usar o recurso de acompanhamento de tempo do projeto do ClickUp para registrar as horas de trabalho diretamente em cada tarefa, seja iniciando um cronômetro ao vivo ou inserindo o tempo manualmente. Você pode adicionar notas, categorizar entradas e gerar relatórios de tempo para faturamento ou acompanhamento interno.
O ClickUp também se integra a ferramentas como Harvest e Everhour, caso você queira relatórios mais detalhados ou conectá-lo a um software de faturamento.
O que incluir em uma fatura de cliente?
Depois de saber o que incluir na sua fatura, você pode criar um modelo e enviar faturas mais rapidamente.
| Elemento da fatura | O que incluir |
| Suas informações | Seu nome, nome da empresa (se houver), detalhes de contato e identificação fiscal, se aplicável. |
| Informações do cliente | Nome completo do cliente, nome da empresa, endereço e e-mail |
| Número da fatura | Um ID único e sequencial (por exemplo, INV-0012) para rastrear faturas |
| Data da fatura | A data em que você está enviando a fatura |
| Data de vencimento | Quando o pagamento é esperado (por exemplo, “Vencimento em 15 dias”) |
| Descrição do projeto/serviço | Breve resumo do trabalho (por exemplo, “Wireframes do site – Fase 1”) |
| Discriminação dos encargos | Lista detalhada: horas trabalhadas, entregas, quantidade, taxa por unidade/hora |
| Subtotal | Total antes de impostos ou descontos |
| Impostos (se aplicável) | Política de reembolso, condições de pagamento atrasado ou mensagem de agradecimento |
| Valor total devido | Valor final a pagar |
| Instruções de pagamento | Dados bancários, link do PayPal, etc. |
| Termos e notas | Política de reembolso, condições de pagamento atrasado ou mensagem de agradecimento |
Você pode fazer isso manualmente ou usar modelos de faturas gratuitos para padronizar esse processo.
Como faturar um cliente (passo a passo)
Se você está se perguntando como faturar um cliente pela primeira vez, siga estas etapas.
Etapa 1: Finalize os resultados esperados e confirme a conclusão
Antes de enviar a fatura, certifique-se de que o cliente concorda que o trabalho está concluído.
Igualmente importante é que seu cliente confirme o recebimento e dê sua aprovação. A confirmação por escrito é um registro documental no faturamento do cliente.
Veja como manter o processo de faturamento sem atritos:
- Verifique se todos os resultados finais correspondem ao que foi prometido no contrato ou na proposta e envie uma fatura profissional.
- Envie um e-mail com um resumo rápido:“Olá, [Nome], aqui está um breve resumo do que foi entregue para [Nome do projeto]. Informe-me se tudo está correto antes de eu enviar a fatura. ”
- Se for baseado em marcos, confirme que a fase atual está concluída e aprovada antes de passar para a próxima.
- Ofereça várias opções de pagamento para receber em dia.
Por que isso é importante: evita disputas sobre faturas, expectativas não atendidas ou conversas do tipo “pensávamos que isso estava incluído”.
Agora, fazer isso manualmente para 1 ou 2 clientes em planilhas é bastante simples.
Mas, à medida que sua empresa cresce, é fácil perder o controle do que foi entregue, aprovado e está pronto para ser faturado.
O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, centraliza seu trabalho em projetos, acompanhamento de tarefas e aprovações de clientes. Quando todo o seu trabalho, faturas e cobranças estão reunidos em um só lugar, você não precisa se dispersar, alternando entre várias ferramentas que servem apenas a um único propósito.
Veja como usar o ClickUp como seu software de faturamento.
Use o ClickUp Brain para redigir e-mails, relatórios e obter resumos de conversas
Use o assistente de IA integrado do ClickUp, o ClickUp Brain, para gerar e-mails com resumos de faturas. Você pode adicionar os resultados esperados, marcos, termos e tudo o mais associado ao projeto, e o Brain redigirá o e-mail para você.
Se você precisar solicitar pagamentos ou acompanhar as datas de pagamento, o Brain faz isso por você. Você pode até usar o Brain para redigir os termos e condições de pagamento para o seu negócio freelance.
Além disso, ao longo do seu projeto, o Brain faz a análise pesada por você. Tem um relatório detalhado e precisa de um resumo? Peça ao Brain para fazer isso.
Precisa extrair os principais pontos de discussão das conversas? O Brain também faz isso por você. Resumindo, o Brain é o seu assistente de redação com IA durante todo o roteiro do projeto.
🎥 Assista: Como usar o ClickUp para gerar faturas?
Acompanhe os marcos do projeto usando quadros Kanban.
Você também precisa de uma maneira visual de acompanhar o andamento do projeto, para saber o que está pronto para ser faturado e evitar disputas com os clientes.
Usando o Quadro Kanban do ClickUp, você pode ver o status de cada entrega rapidamente. Esse fluxo de trabalho visual evita que a receita fique presa no limbo porque você se esqueceu de faturar uma tarefa concluída.
👀 Você sabia? De acordo com um estudo da Consulting Success, estes são os modelos de preços mais populares usados por consultores: 37% usam uma taxa por projeto, 26% usam uma taxa baseada no valor, 21% usam uma taxa por hora, 13% usam um adiantamento mensal e 3% usam um modelo baseado no desempenho.
Etapa 2: Escolha um modelo ou ferramenta de faturamento
Com um modelo de fatura pré-criado, você pode inserir os detalhes do seu projeto e da sua empresa e pronto. Você está pronto para enviá-lo.
Se você já gerencia tarefas, entregas e controle de tempo no ClickUp, faz sentido manter seu processo de faturamento integrado.
Você pode usar o modelo de fatura do ClickUp para reunir tudo em um só lugar, desde o registro do tempo faturável até a geração e organização de faturas.
Veja como este modelo funciona para você:
- Documentos com a marca: crie faturas profissionais no ClickUp Docs, completas com seu logotipo, cores e termos.
- Dados vinculados: extraia as horas faturáveis diretamente do tempo rastreado nas tarefas do ClickUp.
- Faturas organizadas: armazene todas as faturas em uma pasta ou lista, para que você possa filtrar por cliente, data de vencimento ou status de pagamento.
- Campos personalizados: adicione campos como número da fatura, valor, data de vencimento do pagamento ou status pago/não pago para facilitar a geração de relatórios.
E se você quiser ir além da consultoria individual, o ClickUp para equipes financeiras oferece uma configuração mais estruturada. Ele expande o faturamento para um centro completo de operações financeiras. Desde o acompanhamento de orçamentos e despesas até o monitoramento do histórico de pagamentos dos clientes, tudo acontece na mesma plataforma em que você trabalha.
Além disso, você pode automatizar os cálculos das suas faturas com os campos de fórmula do ClickUp. Adicione cálculos diretamente nas tarefas do ClickUp.
Por exemplo, você pode calcular automaticamente os totais, adicionar impostos, acompanhar saldos pendentes e prever a receita em todos os projetos com base nas horas faturáveis registradas. Esses recursos de faturamento garantem que você receba seus pagamentos em dia e evite erros ou pagamentos perdidos.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos para freelancers gerenciarem suas cargas de trabalho
Dica útil: mesmo com modelos prontos, reunir os detalhes certos para cada fatura pode parecer repetitivo. É aí que o ClickUp Brain Max leva o faturamento um passo adiante.
- Elabore faturas automaticamente: o Brain Max pode extrair os resultados do projeto, as horas faturáveis e os detalhes do cliente do seu espaço de trabalho para gerar uma fatura preliminar perfeita.
- Personalize a linguagem de pagamento: Precisa redigir uma solicitação de pagamento de forma mais educada? A Brain Max sugere uma linguagem profissional e amigável para o cliente, que ajuda você a receber o pagamento mais rapidamente.
- Resuma os marcos do projeto: em vez de digitá-los manualmente, peça ao Brain Max para criar um resumo conciso das tarefas concluídas que você pode inserir diretamente na sua fatura.
- Crie termos e condições: economize tempo com o Brain Max, que redige cláusulas padronizadas, como contratos de prestação de serviços, datas de vencimento, multas por atraso no pagamento ou descontos para pagamentos antecipados, ajudando você a construir relações profissionais, a base para o sucesso nos negócios.
Etapa 3: Insira os detalhes do cliente e do projeto
Quando se trata de preencher informações específicas do cliente e relacionadas ao projeto, um ID de projeto incorreto, uma data de vencimento ausente ou um nome podem causar atrasos no pagamento.
O ClickUp facilita esse processo, permitindo que você padronize detalhes com campos personalizados. Em vez de redigitar os dados do cliente ou vasculhar faturas antigas, você pode criar campos que aparecem automaticamente em todas as tarefas de faturamento.
Veja como configurar:
- Valor: adicione um campo de moeda para os totais das faturas, extraindo das horas faturáveis ou taxas fixas.
- Nome e informações de contato do cliente: adicione um campo de texto para o nome do cliente e um campo de e-mail para o contato de faturamento.
- Referência do projeto: use um campo suspenso ou de texto para o ID do projeto ou título do projeto, para que todas as faturas sejam vinculadas ao compromisso correto.
- Numeração de faturas: crie um campo numérico para gerar automaticamente IDs sequenciais de faturas (por exemplo, INV-001, INV-002).
- Data de vencimento: use o campo de data para definir prazos de pagamento claros e automatizar lembretes em caso de atraso.
Para agências ou empresas com faturamento por níveis ou baseado no uso, os campos personalizados permitem que você capture detalhes de cada estrutura de preços — sejam taxas por hora, modelos de retenção ou taxas baseadas em projetos. Isso facilita ver exatamente qual acordo de preços se aplica a cada cliente.
Combine isso com os recursos de faturamento do ClickUp — como vincular horas faturáveis diretamente a tarefas, anexar recibos ou contratos e marcar faturas como pagas/não pagas — para manter um registro financeiro completo dentro do mesmo espaço de trabalho onde seus projetos estão.
Nesta fase, você pode até usar o modelo de histórico de pagamentos do ClickUp, fácil de usar para iniciantes, para registrar e armazenar informações sobre seus clientes e monitorar históricos de pagamentos para identificar possíveis problemas. Além de apenas registrar transações, você pode rastrear pagamentos perdidos ou atrasados e identificar padrões recorrentes que podem afetar seu fluxo de caixa.
💡 Dica profissional: combine campos personalizados com campos de fórmula para automatizar cálculos como “Horas registradas × Taxa horária” ou “Subtotal + Imposto”.
Etapa 4: Defina as condições de pagamento
Quanto mais claramente você definir suas condições de pagamento, menos espaço haverá para disputas.
Veja o que deve incluir nas suas condições de pagamento:
- Prazos de vencimento: Seja Net 7, Net 15, Net 30 ou com base em marcos
- Formas de pagamento aceitas: transferência bancária, PayPal, Stripe, cartão de crédito, etc. Inclua quem paga as taxas de transação.
- Depósitos e adiantamentos: Se você exigir um depósito antecipado (por exemplo, 30% na assinatura) e o saldo na conclusão
- Política de atrasos nos pagamentos: cobrança de juros, multas fixas por atraso ou suspensão dos serviços.
- Moeda e tratamento de impostos: moeda de faturamento (USD, GBP, etc.), responsabilidades relativas ao IVA
- Resolução de disputas relacionadas a faturas: com que rapidez os clientes devem levantar disputas (por exemplo, dentro de 7 dias a partir da data da fatura)
O ClickUp Docs é onde você armazena todas as informações sobre as condições de pagamento e pode ser acessado por todas as partes interessadas.
Crie um modelo de condições de pagamento no ClickUp Docs com linguagem padronizada (por exemplo, Net 15, multas por atraso, métodos aceitos). Duplique este documento cada vez que você integrar um cliente e ajuste-o às necessidades específicas do projeto. E vincule o documento diretamente ao projeto ou lista de faturamento do cliente para que a equipe tenha acesso.
A melhor parte do Docs é que você obtém recursos de controle de versão. Suponha que um cliente negocie ciclos de pagamento ou termos de multas por atraso. Em vez de atualizar faturas aleatórias, mantenha todas as versões no ClickUp Docs com registros de data e hora.
Exemplo: O cliente A concordou com 15 dias para pagamento, sem multas por atraso → armazenado no documento “Termos do cliente A”
👀 Você sabia? Mais de 44% das empresas de médio e grande porte relatam que pelo menos um quarto de suas faturas são atrasadas a cada mês. Mais de 6% das empresas relatam que três quartos de suas faturas são atrasadas.
Etapa 5: Verifique a precisão
A última coisa que você quer é que sua fatura seja rejeitada pela equipe financeira do cliente, fazendo com que você volte à estaca zero.
O que revisar nesta fase:
- Detalhes do cliente: verifique a grafia dos nomes, endereço de cobrança e informações de contato.
- Referências do projeto: Certifique-se de que a fatura corresponda aos resultados acordados, ao ID do projeto ou ao marco
- Cálculos: verifique novamente os totais, impostos e descontos (os campos de fórmula ajudam aqui).
- Datas: a data de emissão da fatura, a data de vencimento e as condições de pagamento devem ser consistentes.
- Campos de status: Confirme se os seus campos personalizados (Nº da fatura, Status: Pendente, etc.) estão preenchidos.
- Anexos e documentação: se o seu cliente exigir recibos, planilhas de horas trabalhadas ou aprovações de marcos, anexe-os diretamente.
Para revisão colaborativa, use os comentários e atribuições do ClickUp Docs para marcar colegas de equipe ou revisores financeiros. O modo de sugestão integrado permite que os revisores proponham edições sem sobrescrever seu rascunho.
A validação de campos personalizados também ajuda. Crie campos personalizados obrigatórios, como Número da fatura, Data de vencimento, Valor total.
Quando faltam campos, isso fica imediatamente visível na tarefa, reduzindo o erro humano. Adicione um campo suspenso “Revisado: Sim/Não” para que as faturas não possam ser enviadas até que sejam marcadas como revisadas.
📮 ClickUp Insight: A mudança de contexto está silenciosamente corroendo a produtividade da sua equipe. Nossa pesquisa mostra que 42% das interrupções no trabalho vêm da alternância entre plataformas, gerenciamento de e-mails e alternância entre reuniões. E se você pudesse eliminar essas interrupções dispendiosas?
O ClickUp reúne seus fluxos de trabalho (e bate-papos) em uma única plataforma simplificada. Inicie e gerencie suas tarefas em bate-papos, documentos, quadros brancos e muito mais, enquanto recursos com tecnologia de IA mantêm o contexto conectado, pesquisável e gerenciável!
Etapa 6: Envie por e-mail ou ferramenta de faturamento
Quando sua fatura estiver pronta, certifique-se de que a pessoa certa a receba, que ela seja armazenada no lugar certo e que você tenha um sistema para rastrear se ela foi confirmada ou paga.
Alguns erros comuns nesta fase:
- Enviar faturas para o contato errado (por exemplo, seu líder de projeto em vez da equipe de contabilidade)
- Perder o controle de se a fatura foi enviada e quando
- Sem visibilidade sobre se o cliente abriu ou recebeu a fatura
- Gerenciamento de faturas em ferramentas isoladas (documentos em um lugar, e-mails em outro, pagamentos em outro lugar)
O ClickUp se integra ao Gmail, Outlook e outros provedores para que você possa enviar faturas sem sair da plataforma.
- Envie o PDF da fatura diretamente da tarefa onde está armazenado.
- Use modelos de e-mail ou e-mails gerados por IA (via ClickUp Brain) para enviar mensagens consistentes e profissionais.
- Acompanhe quando e para quem a fatura foi enviada, registrada automaticamente na atividade da tarefa.
Além disso, as integrações do ClickUp funcionam com suas ferramentas financeiras, tais como:
- QuickBooks, Xero e FreshBooks: envie os dados das faturas diretamente das tarefas do ClickUp para o seu sistema de contabilidade. Isso significa que não há entradas duplicadas; a fatura fica tanto no ClickUp quanto na sua ferramenta financeira.
- Integrações Zapier/Make: automatize conexões com o PayPal, Stripe ou outros gateways. Por exemplo: Quando o status da fatura mudar para “Enviada” → crie a fatura no Stripe → envie o link de pagamento por e-mail ao cliente
- Calendários e lembretes: sincronize as datas de vencimento das faturas com o Google Agenda ou o Outlook para ser notificado quando os prazos se aproximarem.
Etapa 7: Acompanhe as faturas não pagas
Como proprietário de uma pequena empresa ou agência que gerencia vários clientes, enviar lembretes de pagamento manualmente é demorado e propenso a erros. É fácil esquecer com quem você fez o acompanhamento, quando o último lembrete foi enviado ou qual fatura está vencida.
As automações do ClickUp eliminam as partes repetitivas e propensas a erros do acompanhamento de faturas:
- Gatilho: Quando a data de vencimento de uma fatura passa e o campo “Status do pagamento” ainda está definido como Pendente
- Ação: envie automaticamente um e-mail de lembrete, atualize o status da tarefa para Vencido e atribua uma tarefa de acompanhamento a você (ou ao seu gerente financeiro).
- Escalonamento: defina lembretes em níveis: um lembrete educado após 1 dia, um acompanhamento mais forte após 7 dias e uma nota de escalonamento após 30 dias.
Aqui está um vídeo que lhe dá dicas rápidas para usar as automações no ClickUp.
Para agências que lidam com dezenas de faturas por mês, os Agentes Autopilot Personalizados adicionam inteligência ao fluxo de trabalho:
- Monitorar: os agentes acompanham as tarefas relacionadas às faturas continuamente.
- Decida: se uma fatura permanecer não paga após um determinado número de dias, eles podem verificar as condições (por exemplo, valor da fatura > $5.000) antes de agir.
- Ação: os agentes podem redigir e-mails de lembrete personalizados, enviar mensagens para sua equipe no ClickUp Chat ou até mesmo encaminhar a tarefa para um gerente automaticamente.
👀 Você sabia? As empresas que fazem o acompanhamento de 90% ou mais de suas faturas tendem a receber o pagamento dentro de uma semana após a data de vencimento da fatura.
Etapa 8: Acompanhe os pagamentos e o fluxo de caixa
Para as equipes financeiras, o faturamento significa manter uma visão confiável do fluxo de caixa de toda a empresa. Quando você gerencia dezenas de clientes e projetos simultaneamente, perder uma única fatura vencida pode afetar os orçamentos e a folha de pagamento.
É por isso que os painéis do ClickUp se tornam o centro das operações da sua equipe financeira. Eles reúnem dados de faturas, status de pagamentos e históricos de clientes em uma única visualização.
Por que as equipes financeiras confiam nos painéis do ClickUp?
- Visibilidade consolidada: em vez de reconciliar várias planilhas, todos os status das faturas (pendentes, pagas, vencidas) ficam visíveis em um único lugar.
- Previsão de fluxo de caixa: as equipes podem prever entradas nos próximos 30, 60 ou 90 dias para planejar despesas ou investimentos.
- Monitoramento de desempenho: identifique quais clientes ou projetos atrasam consistentemente os pagamentos e ajuste os termos do contrato de acordo com isso.
- Colaboração entre equipes: o departamento financeiro pode cruzar dados com gerentes de projeto ou serviços ao cliente diretamente no ClickUp, reduzindo o envio de e-mails para lá e para cá.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos de cotação de preços comerciais em Word e Excel
Dicas para faturar clientes profissionalmente
Essas práticas recomendadas de faturamento ajudam você a receber pagamentos mais rapidamente e a reduzir acompanhamentos incômodos.
1. Acompanhe suas horas
Uma das razões mais comuns para disputas de faturamento são registros de tempo pouco claros. Se um cliente questionar sua fatura, ter um registro detalhado das horas trabalhadas em tarefas específicas é a maneira mais rápida de resolver a questão. Isso também lhe dá uma visão sobre se os projetos são lucrativos e quanto tempo você gasta em trabalhos não faturáveis.
Exemplos:
- Um consultor que cobra por hora por chamadas estratégicas pode mostrar exatamente quanto tempo durou cada sessão.
- As agências que oferecem pacotes de retenção podem monitorar se estão entregando mais do que o combinado em relação às horas incluídas.
👀 Você sabia? Uma agência com 15 funcionários pode perder US$ 1,6 milhão em receita anual devido à falta de controle de tempo para e-mails, reuniões e esquecimentos.
2. Seja educado na linguagem das suas faturas
As palavras que você escolhe em sua fatura podem influenciar a rapidez com que um cliente paga. Uma linguagem agressiva ou excessivamente formal pode criar atrito, enquanto uma linguagem educada e profissional mantém a boa vontade e incentiva gentilmente os clientes a priorizarem o seu pagamento.
Você pode até adicionar uma breve nota de agradecimento na parte inferior da sua fatura para promover um relacionamento positivo com o cliente.
💡 Dica profissional: Aqui estão algumas maneiras educadas de redigir solicitações de pagamento em faturas:
- “Solicitamos o pagamento até [data de vencimento]. Agradecemos antecipadamente!”
- “Agradecemos sua atenção imediata a esta fatura.”
- “Se você tiver alguma dúvida sobre os detalhes, entre em contato conosco — teremos prazer em ajudar. ”
3. Envie lembretes de pagamento em intervalos regulares
Mesmo os clientes mais organizados às vezes perdem prazos e, sem lembretes, as faturas podem facilmente passar despercebidas. Lembretes consistentes e estruturados ajudam você a receber pagamentos mais rapidamente, sem parecer que está incomodando.
Aqui está um modelo de lembrete que você pode configurar no ClickUp Automations para sua primeira fatura e as subsequentes:
| Prazo | Tipo de lembrete | Exemplo de mensagem |
| 3 dias antes do vencimento | Lembrete educado | “Apenas uma nota rápida — a fatura nº 123 vence em 3 dias. Entre em contato conosco se tiver alguma dúvida. ” |
| Na data de vencimento | Solicitação gentil | “Este é um lembrete amigável de que a fatura nº 123 vence hoje. Agradecemos pelo seu pagamento pontual.” |
| 7 dias de atraso | Um forte incentivo | “Nossos registros mostram que a fatura nº 123 ainda está pendente. Por favor, processe o pagamento assim que possível.” |
| 30 dias de atraso | Lembrete de escalonamento | “A fatura nº 123 está vencida há 30 dias. Confirme o status do pagamento para que possamos evitar qualquer interrupção nos seus serviços.” |
4. Desconto para pagamentos antecipados
Uma das maneiras mais simples de incentivar os clientes a pagarem mais rapidamente é recompensá-los por isso. Oferecer um pequeno desconto para pagamentos antecipados melhora seu fluxo de caixa e gera boa vontade.
Exemplos:
- “Desconto de 2% se pago dentro de 10 dias da data da fatura”
- “5% de desconto se o pagamento for feito antecipadamente para o trimestre”
Isso funciona especialmente bem com clientes de longo prazo que apreciam flexibilidade e previsibilidade. Embora você sacrifique uma pequena parte da receita, ganha tranquilidade e acesso mais rápido ao dinheiro.
👀 Você sabia? Pequenas empresas oferecem descontos por pagamento antecipado com uma taxa média de 4,1%. Com base em uma fatura média de cerca de US$ 10.000, isso se traduz em uma economia de aproximadamente US$ 411 por fatura.
Diga adeus às dores de cabeça com o faturamento usando o ClickUp
O faturamento não deve esgotar sua energia nem prejudicar seu relacionamento com os clientes. Como empresário, você não deve ficar atrás de faturas não pagas. Ou, quando você fatura clientes, a última coisa que você quer é perder tempo com planilhas.
Deixe o ClickUp transformar seu faturamento em um fluxo de trabalho sem estresse.
Com os modelos de faturas, automações e painéis do ClickUp, você ganha visibilidade total do seu fluxo de caixa e a confiança de que todas as faturas dos clientes são precisas, profissionais e pontuais.
Pronto para simplificar seu processo de faturamento? Cadastre-se gratuitamente no ClickUp.