Os atrasos nos pagamentos se tornaram uma ocorrência surpreendentemente comum no mundo dos negócios. De acordo com um relatório de pagamentos atrasados de 2022 de acordo com o relatório de 2022, 87% das empresas enfrentam problemas com atrasos nos pagamentos de faturas, o que gera repercussões em termos de tempo e custo e aumenta a carga de trabalho de contas a receber.
Práticas ruins de faturamento são alguns dos motivos mais comuns por trás dos atrasos nos pagamentos. Uma fatura repleta de erros ou com componentes pouco claros não apenas retardará sua entrada de caixa, mas também poderá ser vista como desleixada e pouco profissional pelo seu cliente.
Neste guia, desmistificaremos as complexidades do processo de faturamento do cliente, que deve ser consistente, profissional e eficiente. 🧑💼
Mostraremos a você como cobrar um cliente através de três aspectos:
- Etapas para estabelecer um sistema de faturamento que funcione bem
- Dicas para acompanhar os pagamentos perdidos
- Maneiras práticas de simplificar o faturamento do cliente com o software certo
Ao final, você será capaz de manobrar sua logística de faturamento para facilitar pagamentos pontuais e construir relacionamentos de longo prazo com os clientes .
Entendendo o faturamento do cliente: O básico
O faturamento de clientes é fundamental para manter um fluxo de caixa saudável e garantir a estabilidade financeira de um empreendimento comercial. Não se trata apenas de um processo singular de envio de faturas, mas de uma abordagem integrada que engloba uma variedade de práticas em um determinado período de tempo, por exemplo, mensal, trimestral ou anual.
**A solução de faturamento do cliente envolve a criação de faturas detalhadas com bens e serviços discriminados, fornecidos juntamente com o preço unitário, a quantidade vendida e o valor total devido
Dependendo da jurisdição de sua empresa, o processo pode incluir o cálculo e a adição de impostos, taxas ou descontos relevantes. Por exemplo, você poderia:
- Cobrar por hora
- Cobrar uma taxa fixa para um projeto
- Adotar um sistema de faturamento por assinatura ou retenção
- Incorporar preços baseados em receita ou redução de custos
Escolha o método que melhor reflita o valor que você oferece e se alinhe com as expectativas do cliente - tudo se resume a criar confiança e transparência.
Um sistema ideal de faturamento do cliente também se concentra na centralização dos registros, no acompanhamento do progresso dos pagamentos e otimização de processos para melhorar a eficiência.
Como desenvolver um sistema de faturamento eficaz: Etapas e práticas recomendadas
Colocar o seu sistema de faturamento em ótima forma é uma atitude inteligente, mas requer trabalho. Você precisa criar um processo suave que não apenas facilite as transações, mas também acrescente um toque extra de eficiência e profissionalismo às suas operações financeiras.
**Se você é novo no desenvolvimento de sistemas de faturamento, aqui está um processo passo a passo que você pode seguir
- Analise a logística de faturamento de seus clientes atuais em termos de modelos de preços, requisitos de conformidade, etc. Você pode considerarSWOT ouAnálise de GAP para ver como o sistema pode ser aprimorado
- Obtenha seuequipe de contabilidade ou faturamento para fazer um brainstorming e finalizar um sistema de faturamento
- Escolha um sistema de faturamento adequado ousoftware de gerenciamento de projetos (como o ClickUp) para dar suporte digital a seus processos de faturamento
- Fornecervídeos de treinamento ou manuais escritos para ajudar sua equipe a lidar com o sistema de faturamento
- Revisar e otimizar o sistema em intervalos regulares
Ao arregaçar as mangas e trabalhar na implementação de um sistema de faturamento funcional, recomendamos a adoção destas três práticas recomendadas para impulsionar ainda mais seus processos de faturamento
1. Mantenha sua proposta ou declaração de trabalho transparente Elaboração de uma proposta ou
declaração de trabalho (SOW) é mais do que apenas colocar a caneta no papel; trata-se de estabelecer a base para uma colaboração bem-sucedida com o cliente. As SOWs têm como objetivo especificar precisamente em que você trabalhará, bem como os resultados, os prazos e os custos. Ser aberto e honesto sobre seus termos e condições é essencial, pois abrirá o caminho para uma relação de trabalho frutífera.
Se você ou sua equipe precisarem de ajuda para escrever propostas profissionais, use o Modelo de declaração de trabalho da solicitação de proposta (RFP) do ClickUp . Ele ajuda a criar SOWs transparentes, padronizadas e abrangentes, minimizando conflitos de faturamento no futuro.
Crie um resumo de seu primeiro projeto com seu fornecedor compartilhando o ClickUp Statement of Work Template, um documento SOW pré-projetado e totalmente personalizável
Quando seu cliente assina a proposta, ela se torna um contrato juridicamente vinculativo que protege ambas as partes. Se surgir alguma disputa de faturamento, esse documento poderá ser consultado como fonte de verdade para resolver o problema.
2. Implemente um cronograma de faturamento consistente
O estabelecimento e a adesão a um cronograma de faturamento consistente promovem a previsibilidade do processo e agilizam seu fluxo de caixa. É essencial definir datas de faturamento específicas que se alinham com o ciclo da folha de pagamento do seu cliente .
Independentemente de você optar por uma frequência de faturamento semanal, quinzenal ou mensal, a chave é cumprir religiosamente o cronograma . Essa consistência é uma medida preventiva para evitar confusão e reduzir o risco de atraso ou perda de pagamentos.
3. Forneça faturas detalhadas para transações sem complicações
De acordo com estatísticas de faturamento da Skynova quase dois terços dos pagamentos atrasados podem ser atribuídos a imprecisões no processo de faturamento. Isso ressalta a natureza inegociável de ter um sistema de faturamento que sirva como uma ferramenta de comunicação precisa e livre de erros.
A maioria dos gerentes consideraria que uma fatura informativa incluiria o seguinte:
- Nome, endereço e informações de contato da empresa
- Nome, endereço e informações de contato do cliente
- Um detalhamento dos serviços prestados ou produtos fornecidos
- O valor total devido, incluindo parâmetros fáceis de seguir sobre impostos ou taxas adicionais
- Dados bancários para pagamento
Quatro táticas para acompanhamento de pagamentos perdidos
Não importa o quão sofisticado seja o seu sistema de faturamento, sempre haverá situações em que um cliente perderá um pagamento. Embora essa seja uma posição desconfortável, é fundamental lidar com ela de forma profissional.
**Aqui estão quatro táticas para ajudá-lo a lidar com o problema com delicadeza, garantindo que o relacionamento com o cliente permaneça intacto e que os pagamentos em atraso sejam resolvidos de forma amigável
1. Estabeleça expectativas claras com uma comunicação educada
Lembre o cliente das condições de pagamento estabelecidas, dos prazos e de quaisquer penalidades aplicáveis a pagamentos atrasados.
Elabore uma mensagem de lembrete que seja ao mesmo tempo firme e respeitosa. Você pode destacar gentilmente o pagamento em atraso, especificando o valor e a data de vencimento. Expresse empatia se a situação exigir e forneça qualquer esclarecimento necessário para demonstrar ainda mais seu compromisso com uma parceria colaborativa e sustentável.
Ter uma parceria robusta contrato por escrito serve como sua primeira linha de defesa aqui
Como o contrato descreve os detalhes do projeto, os preços, os cronogramas e o processo de pagamento, ele se torna o ponto de referência para as expectativas. Portanto, utilize-o como um documento de apoio para uma comunicação clara quando acompanhamento de pagamentos perdidos .
2. Configure lembretes automáticos
Um sistema automatizado de lembretes de pagamento funciona como um empurrãozinho suave, porém persistente, lembrando os clientes dos pagamentos futuros ou atrasados sem a necessidade de intervenção manual constante. Ao adaptar os lembretes para se alinharem às preferências do cliente, você aprimora a experiência do usuário e contribui para um atendimento mais personalizado e atencioso abordagem de comunicação .
Entretanto, é essencial encontrar um equilíbrio entre persistência e paciência. **Embora os lembretes automáticos de pagamento sejam uma ferramenta valiosa para garantir pagamentos pontuais, eles não devem sobrecarregar o cliente nem prejudicar o relacionamento
3. Ofereça soluções flexíveis
Se você se deparou com uma situação em que um cliente perdeu um pagamento, é importante entrar em contato com ele e oferecer algumas soluções adicionais para resolver o problema. Você pode:
- Considerar oferecer um plano de pagamento alternativo para aliviar a carga. Por exemplo:
- Dividir o total a pagar em parcelas menores e gerenciáveis
- Combinar um cronograma realista para os pagamentos
- Permitir diferentes métodos de pagamento, como, por exemplo:
- Cheque
- Transferência bancária
- Cartão de crédito ou débito
- Carteiras digitais
O ponto crucial dessa prática é fazer com que o cliente se sinta apoiado enquanto cumpre seu compromisso.
4. Use a ação legal como último recurso
Não é razoável ser brando com um cliente se sua empresa sofre constantemente devido à incapacidade dele de honrar seus compromissos. A ação legal pode se tornar necessária como recurso final se todas as tentativas de comunicação e recuperação de pagamentos não tiverem êxito.
Uma opção é incluir os serviços de uma agência de factoring ou de cobrança. Esses são grupos profissionais que podem lidar eficientemente com o processo de recuperação de dívidas, embora com um custo - normalmente uma porcentagem do valor recuperado.
Como alternativa, os especialistas recomendam consultar um advogado para explorar as opções legais. Juizado de pequenas causas é geralmente adequado para valores menores, enquanto que recebíveis maiores podem exigir processos em um tribunal civil.
Saiba que a ação legal, na maioria dos casos, faz com que você perca o negócio com o cliente. Deve ser uma solução de último recurso após todas as outras vias de negociação e Estratégias de CRM falharam
Use o software de gerenciamento de projetos para um faturamento eficiente dos clientes
Até certo ponto, a estabilidade financeira dos proprietários e profissionais de pequenas empresas depende de como eles lidam com os processos de faturamento dos clientes.
Você não pode mais confiar em registros manuais ou planilhas extensas para ajudá-lo - eles consomem muito tempo e podem não ser confiáveis. A solução? Use uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos para estruturar seu sistema de faturamento!
As ferramentas de gerenciamento de projetos são soluções completas que podem simplificar muitos aspectos do faturamento, unificando diversos processos financeiros em uma plataforma centralizada. Por exemplo, ferramentas como ClickUp não só oferece uma solução abrangente de CRM, mas também fornece recursos de controle de tempo, visões gerais do cliente e lembretes automatizados. Além disso, eles vêm com vários modelos que tornarão seu processo de faturamento mais gerenciável.
Monitore as atualizações do projeto, gerencie os fluxos de trabalho de faturamento e colabore com a equipe, tudo a partir do seu ClickUp Workspace
Vamos descobrir como você pode aproveitar alguns dos recursos úteis do ClickUp para aumentar a eficiência e a precisão do faturamento!
1. Visualize os fluxos de trabalho de faturamento com a solução ClickUp CRM
Os processos de faturamento tendem a se complicar à medida que sua empresa cresce, pois há a necessidade de lidar com projetos mais complexos. Mas com a solução altamente escalável ClickUp CRM o gerenciamento de clientes e práticas de faturamento é fácil e eficaz!
Gerencie dados de clientes, tarefas pessoais e comunicação no ClickUp de qualquer dispositivo
Com o ClickUp, você pode centralizar todas as informações e tarefas de gerenciamento de contas e criar um espaço de trabalho personalizado com opções flexíveis de visualização de dados. Isso ajuda você ou sua equipe a acessar dados precisos sobre o trabalho realizado e o modelo de faturamento para acelerar o processo de faturamento.
Se você quiser acompanhar datas de vencimento de pagamentos, pedidos ou níveis de estoque, a plataforma facilita muito o trabalho com os clientes! Aqui está um vislumbre de algumas outras funcionalidades úteis de CRM no ClickUp:
- Hierarquia de pastas e listas para organizar as informações do cliente como você quiser
- Documentos do ClickUp para escrever e armazenar documentos como SOPs e propostas
- Integrações nativas e de terceiros fáceis de usar com software de faturamento e outras ferramentas
- Campos numéricos para calcular itens como tamanho do negócio e receita mais rapidamente
- Filtros e tags para encontrar informações específicas de faturamento
Use o ClickUp Docs para criar SOWs, contratos proativos e documentos de faturamento de procedimentos com sua equipe
2. Use o controle de tempo para registrar e controlar as horas faturáveis
Profissões como médico e consultoria jurídica normalmente exigem um modelo de faturamento baseado em tempo. Para que as faturas sejam precisas, você precisa de um rastreador de tempo confiável para registrar tarefas diárias, projetos e reuniões.
Os métodos antigos de registro de horas, como a manutenção de planilhas ou quadros de horários, geralmente levam a erros de faturamento e inconsistências devido à sua natureza extensa. O controle de horas faturáveis por meio de um aplicativo dedicado é uma solução mais sensata. A estudo de controle de horas 2023 sugere que as empresas que usam software com recursos de controle de ponto têm 44% menos probabilidade de cometer erros na folha de pagamento.
Se você estiver faturando por hora, o Ferramenta de controle de tempo ClickUp oferece uma interface simples para rastrear com precisão as horas que você e sua equipe investem em um cliente. Execute vários cronômetros simultaneamente para garantir um faturamento transparente em projetos em andamento.
Visualize o tempo monitorado em tarefas e locais para ter uma visão simplificada do progresso geral da equipe
Com relatórios incorporados e opções de anotação, seus clientes podem ver exatamente para onde está indo o dinheiro deles, criando confiança e enfatizando o valor de seus serviços. Ao otimizar o uso do seu tempo, você verá um aumento tangível na lucratividade - o que é uma vitória em qualquer dia bom! ✌️
Você tem uma empresa de serviços em movimento? Registre e mostre as horas faturáveis de qualquer lugar usando o aplicativo móvel gratuito do ClickUp ou Extensão do Chrome !
Bônus: Explore os principais ferramentas de software de controle de tempo para usuários de Mac !
3. Aproveite as visões gerais abrangentes dos clientes com as visualizações do ClickUp Visualizações do ClickUp são como sua coleção de óculos para diferentes ocasiões. Assim como você escolhe óculos específicos para ler, dirigir ou apreciar a paisagem, as visualizações do ClickUp oferecem perspectivas diferentes para várias tarefas, cada uma delas projetada para aprimorar a forma como você vê e lida com suas contas de clientes e fluxos de trabalho de faturamento.
Por exemplo, vamos dar um zoom em duas visualizações particularmente valiosas para o faturamento Visualização de tarefas e Visualização da tabela **Oferecem uma visão geral de seus clientes e contas, consolidando todas as informações de faturamento em uma única plataforma.
Visualizações de tarefas
As visualizações de tarefas oferecem várias maneiras de analisar suas tarefas de faturamento, e você pode decidir como grupo , classificar e filtrar eles.
Você pode personalizar ainda mais essas exibições em layouts como Listas, Calendários e Gráficos de Gantt, conforme sua conveniência. E a parte legal? Essa personalização funciona em toda a linha, oferecendo uma visão geral do quadro geral - o Visualização de tudo -de todos os seus fluxos de trabalho de faturamento.
A visualização Everything (Tudo) oferece uma perspectiva holística de todas as suas tarefas de faturamento, garantindo uma compreensão clara e o controle de todos os seus fluxos de trabalho financeiros
Dica rápida: Dê a cada visualização de tarefa um nome que faça sentido para você. Por exemplo, dê a uma delas o nome Due se ela mostrar tarefas classificadas por suas datas de vencimento. Ou chame outra de Client XYZ se ela filtrar informações de faturamento específicas da conta. Além de rotular, você também pode fixar visualizações de prioridade para maior acessibilidade.
Visualização de tabela
Se você gosta de planilhas extremamente rápidas e bancos de dados visuais dinâmicos, a visualização de tabela é o seu centro de comando para organizar e supervisionar as tarefas de faturamento. Imagine gerenciando orçamentos , registro e manuseio de informações do cliente e simplificar as tarefas de faturamento - tudo em um formato de tabela responsivo e intuitivo.
Os recursos do ClickUp Campos personalizados facilitam o registro de detalhes específicos de faturamento, como Data de vencimento, Método de pagamento e Moeda, garantindo que os processos de faturamento sejam eficientes e organizados.
Organize, classifique e filtre tarefas na exibição de tabela do ClickUp 3.0 para obter insights mais rapidamente sobre todo o seu trabalho
4. Use a automação no ClickUp para aumentar a eficiência nos processos de faturamento
O faturamento de clientes pode ser um trabalho administrativo tedioso que envolve várias etapas, o que torna todo o processo propenso a erros. Felizmente, você pode minimizar a carga de trabalho manual automatizando tarefas repetitivas específicas ou pagamentos recorrentes. De acordo com uma pesquisa B2B, 71% dos especialistas preveem que a automação será a principal tendência de faturamento de 2023 !
A Automações do ClickUp o recurso Automations do ClickUp revoluciona o cenário do faturamento, permitindo que você simplifique tarefas e execute processos de rotina como um relógio. Use mais de 100 opções predefinidas ou crie suas próprias automações para ações como atualizações de status, lembretes de datas de vencimento e acompanhamento de faturamento.
A configuração do ClickUp Automations não requer nenhum conhecimento de codificação.
Use receitas de automação pré-criadas no ClickUp ou personalize-as com base em suas necessidades, para que sua equipe possa se concentrar no que é mais importante
5. Aproveite os modelos do ClickUp para tornar os processos de faturamento consistentes
Faturamento e Modelos de CRM são os heróis desconhecidos de muitas startups e proprietários de pequenas empresas. Eles prometem consistência e precisão das faturas e, ao mesmo tempo, adicionam estrutura à sua jornada de faturamento.
O ClickUp tem um coleção de modelos de cobrança para vários casos de uso. Aqui estão nossas opções favoritas:
- Modelo de faturas do ClickUp: Gere rapidamente faturas profissionais com campos de preenchimento automático e facilite a entrega com um clique, ao mesmo tempo em que monitora os pagamentos com perfeição na mesma plataforma
- Modelo de SOP do processo de faturamento do ClickUp: Garanta a precisão e a eficiência por meio depadronizando os procedimentos de faturamentoeconomize tempo automatizando tarefas repetitivas e mantenha um fluxo de trabalho organizado para eliminar erros e monitorar os prazos de pagamento
- Modelo de fatura de freelancer do ClickUp: Trabalha como freelancer? Use este modelo de fatura para criar faturas profissionais, centralizar o controle de pagamentos e prazos e armazenar informações de clientes com segurança
- Modelo de faturamento e controle de casos jurídicos do ClickUp: Use este modelo para monitorar casos jurídicos ativos, horas faturáveis, progresso e organizar com eficiência as informações do cliente de forma fácil de usar,banco de dados sem código5. Modelo de proposta de projeto do sistema de faturamento ClickUp: Crie propostas profissionais e personalizáveis e consolide os processos de faturamento com o sistema integradorastreamento de projetos e ferramentas de cálculo
Receba pagamentos rapidamente com a ajuda deste modelo de fatura do ClickUp
Fature seus clientes com confiança: Explore o ClickUp
Nossas práticas recomendadas e sugestões de recursos o ajudarão a configurar um sistema de faturamento eficaz em pouco tempo! Você terá menos pagamentos perdidos e mais tempo para criar relacionamentos com os clientes e planejar suas finanças. Registre-se gratuitamente para ver como o ClickUp pode aprimorar seus fluxos de trabalho de faturamento É uma ferramenta de primeira linha com um excelente Central de Ajuda para novos usuários. 🌻