A ideia de fazer melhorias consistentes, regulares e incrementais no trabalho está em toda parte. A Toyota introduziu o Kaizen, a Motorola criou o Six Sigma e a Equipes de engenharia ágeis utilizam a melhoria contínua.
O tema principal é a melhoria constante para evitar a estagnação em seus negócios.
Essas melhorias assumem uma infinidade de formas. Pode ser algo tão simples quanto mover determinados produtos para o balcão de compras por impulso em um supermercado ou reorganizar toda a linha de montagem para reduzir o desperdício.
De qualquer forma, sempre há espaço para melhorias. Você pode criar melhorias significativas eficiências prestando atenção em seus processos e otimizando-os regularmente.
Continue lendo e saiba como usar conceitos e métodos de otimização de processos para otimizar suas operações comerciais.
O que é otimização de processos?
A otimização de processos é a atividade contínua de observar, compreender, melhorar, testar e otimizar os processos de negócios para maximizar os resultados comerciais desejados, como rendimento, eficiência, produtividade, lucratividade ou redução de custos/desperdício.
Tipos de otimização de processos
Dependendo do processo, da escala, do impacto, das etapas envolvidas e das metas comerciais, há vários métodos de otimização de processos. Alguns dos tipos mais comuns de otimização de processos são:
Otimização de pontos
Algumas situações podem ser otimizadas rapidamente - identificando lacunas e tomando medidas imediatas para corrigi-las. Por exemplo, se um gerente de projeto descobre que algumas tarefas não foram realizadas, ele pode criar uma lista de verificação.
Crie listas de verificação simples a partir de tarefas em seu espaço de trabalho para analisar rapidamente as prioridades, os status e as datas importantes
Otimização do sistema
Alguns outros precisam de uma abordagem mais estratégica. Um gerente de engenharia que está implantando dezenas de microsserviços na nuvem pode querer estudar cuidadosamente todo o processo para entender as etapas interligadas e fazer melhorias holísticas.
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Otimização Lean
Tornada popular pela metodologia Kaizen, a otimização enxuta se concentra na redução do desperdício. Isso geralmente é obtido com automação, colaboração e simplificação dos fluxos de trabalho .
As automações acionam automaticamente os resultados quando uma ação ocorre no ClickUp
Otimização de mineração de processos
Utilizada na engenharia e no desenvolvimento de software, ela usa dados e monitoramento contínuo para identificar gargalos e ineficiências.
Otimização Six Sigma
Normalmente, concentra-se na consistência, usando dados para identificar defeitos e variações.
Modelagem de processos e simulação
Como uma das etapas mais comumente usadas na maioria dos programas de otimização de processos, ela envolve a visualização e o teste ativo de várias versões de melhorias de processos para identificar a melhor.
Independentemente do tipo, as etapas fundamentais do projeto de otimização eficaz de processos permanecem constantes. É sobre isso que falaremos a seguir.
Técnicas de otimização de processos
1. Identificar e priorizar os processos a serem otimizados
Todo processo tem o potencial de ser otimizado. Um bom analista de negócios saberá o que otimizar e quando. Como prática recomendada, comece fazendo as seguintes perguntas às equipes de projeto.
- Quais processos de negócios demoram muito?
- Quais processos falham com muita frequência?
- Onde ocorre o desperdício?
- Quais equipes esperam por informações/aprovações etc.?
- Quais processos não produzem resultados que atendam aos padrões estabelecidos pela organização?
Essas perguntas devem lhe fornecer uma lista de processos que precisam ser otimizados. Quando você tiver essa lista, comece a priorizar. Ao fazer isso, considere três fatores: esforço envolvido, interrupção esperada e resultados potenciais.
Se você estiver apenas começando a otimizar os processos de negócios na organização, talvez queira priorizar aqueles que exigem esforço moderado, causam interrupção mínima e proporcionam resultados médios a altos.
Matriz de esforço de impacto do ClickUp
foi criado para ajudá-lo a avaliar de forma rápida e precisa o impacto e o custo, para que você saiba quais processos devem ter a prioridade mais alta.
Isso ajuda a fazer alterações sem atrapalhar o processo e, ao mesmo tempo, demonstrar resultados.
Se você tiver um sistema maduro otimização do fluxo de trabalho você pode escolher processos de negócios que exijam muito esforço e causem muita interrupção, ao mesmo tempo em que proporcionam resultados elevados. O risco de interrupção pode valer a pena se considerarmos os resultados que ele proporcionará.
2. Analise e mapeie o processo atual
Ao executar a etapa anterior, você pode ter entendido o básico do que o processo envolve. Agora, é hora de analisá-lo mais detalhadamente.
Liste todas as etapas do processo com o máximo de detalhes possível. Converse com as equipes de projeto. Se elas colaborarem com outros departamentos, fale com eles também.
Visualize como as tarefas fluem para cada estágio do projeto e categorize-as em metas, atividades e itens de ação com o Modelo de mapa de processo do ClickUp Anote todas as inadequações/ineficiências em cada etapa. Por exemplo, em um processo de contas a pagar, o upload de faturas para o sistema ERP pode estar demorando muito, o que torna esse processo pronto para automação. No departamento de marketing, alguns designs podem estar fora da marca, exigindo uma melhor medidas de controle de qualidade .
Pergunte por que o processo é como é. Muitas vezes, as equipes de operações alteram os processos existentes sem entender claramente o processo atual.
Isso pode ter efeitos desastrosos em outras partes do processo ou em outros processos conectados.
Depois de documentar essa análise, mapeie os processos visualmente. Inclua processos relacionados para entender todo o cenário.
Use um Gráfico de Gantt para distribuí-lo por algum tempo. Isso nos ajuda a ver esses processos com clareza e a distribuí-los em vários cenários.
A visualização do gráfico de Gantt no ClickUp permite agendar tarefas, acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos.
3. Brainstorm de melhorias nos processos de negócios
Pense em várias melhorias que você pode fazer nos processos de negócios ineficientes. Peça sugestões à equipe do projeto - muitas vezes, eles sabem melhor do que precisam.
Inspire-se em outros departamentos que talvez já tenham resolvido esse problema. Explore todas as soluções possíveis.
Um bom mapa mental é uma ótima maneira de documentar todas essas ideias sem temer uma página em branco ou restrições de linhas e colunas.
Planeje e organize projetos, ideias ou tarefas existentes no ClickUp para obter o melhor esboço visual
4. Priorizar melhorias
Discuta cada uma delas em detalhes quando tiver uma lista de possíveis otimizações de processos. Identifique as que têm maior probabilidade de resolver o problema e fornecer o resultado desejado, mantendo-se dentro das restrições operacionais e orçamentárias.
Por exemplo, se o problema for o atraso causado pelo upload manual de faturas em papel no ERP, a possível melhoria do processo pode ser:
- Implementar um programa de digitalização com tecnologia de IA que extraia automaticamente os dados e atualize o ERP. Isso é de alto custo e alto esforço, com ROI discutível
- Adicionar mais funcionários para fazer oentrada de dados é caro e não pode ser escalonado
- Solicitar a todos os fornecedores que enviem faturas digitais por e-mail. Isso é de baixo custo, exige muito esforço e tem um longo ciclo de mudança
Com base em suas prioridades e restrições, escolha a solução mais adequada para você.
5. Teste as melhorias no processo
Antes de implementar as melhorias no processo, teste-as em uma escala menor. Você pode fazer isso aplicando as alterações a um pequeno conjunto de usuários ou por um curto período.
Monitore as respostas dos usuários às melhorias. Meça os resultados. Colete feedback qualitativo e quantitativo de todas as partes interessadas para garantir que suas intenções sejam cumpridas.
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6. Implementar e aprimorar
Se o seu teste for bem-sucedido, implemente-o em toda a organização enquanto se prepara para o gerenciamento de mudanças.
- Informe todas as partes interessadas sobre as mudanças que você fez
- Convide-os a fazer perguntas e responder proativamente
- Configure um sistema para tratar de quaisquer problemas que eles possam enfrentar devido à otimização do processo que você implementou
- Projete as métricas e os mecanismos para medir os resultados em escala
Acima de tudo, monitore como cada usuário está adotando o novo processo. Identifique possíveis oportunidades para otimizá-lo ainda mais. Mantenha sua caixa de entrada aberta para receber feedback.
Benefícios e desafios da otimização de processos
A otimização de processos pode ser um empreendimento complexo. Ela envolve fazer mudanças pequenas, porém significativas, nos processos que as pessoas seguem diariamente, muitas vezes de forma subconsciente. Toda otimização de processo tem algum nível de interrupção.
A única diferença entre os bem-sucedidos e os outros é que os resultados dos primeiros superam os efeitos da interrupção. Uma boa otimização de processos pode beneficiá-lo de uma das seguintes maneiras.
Benefícios da otimização de processos
Um exemplo de um processo de vendas em uma organização
- Minimização de ineficiências: Na maioria das vezes, o benefício mais significativo da otimização de processos é a eliminação de ineficiências. Ela reduz o tempo, o esforço manual, a perda de produtividade etc., para permitir que as equipes façam mais com menos.
- Economia de custos: Os processos otimizados minimizam o desperdício e evitam perdas de produtividade como parte do processo. Isso economiza custos para a organização. Por exemplo, se um desenvolvedor estiver esperando seis horas para que um ambiente de nuvem seja provisionado, a redução desse tempo pode economizar em produtividade e remuneração.
- Melhoria da qualidade: Um processo robusto é a base de um resultado de boa qualidade. A otimização do processo garante que todos os procedimentos de qualidade sejam cumpridos, melhorando o produto final.
- Promoção da colaboração: Embora um processo seja normalmente uma série de etapas, muitos envolvem várias pessoas ou equipes trabalhando juntas. Um processo otimizado precisa de compartilhamento de conhecimento e transferências contínuas entre eles. Otimização contínua de processos permite isso, promovendo uma colaboração mais forte.
- Mitigação de riscos: O benefício frequentemente ignorado da otimização de processos é sua capacidade de reduzir significativamente os riscos. Nos serviços financeiros, um processo bem otimizado pode evitar fraudes. Na área da saúde, pode salvar vidas. No software, pode minimizar as violações de segurança e fortalecer a privacidade, a confidencialidade, a segurança e as posturas de conformidade.
Uma intervenção operacional que pode proporcionar benefícios tão excepcionais não vem sem desafios. Vamos explorar o que você provavelmente encontrará em sua jornada de otimização de processos e como superá-los.
Desafios da otimização de processos
- Visão limitada do processo: Muitas vezes, as pessoas se apressam em fazer mudanças em processos que consideram ineficientes. Assim, elas fazem mudanças sem entender o impacto delas sobre as pessoas, o processo e os fluxos de trabalho conectados. Imagine mudar a cafeteria para o terraço para economizar em iluminação porque ela não tem acesso para cadeiras de rodas. Essas mudanças podem ter consequências contraproducentes.
- Complexidade do processo: Nem todos os processos são simples e sequenciais. Portanto, mudar uma etapa pode fazer com que o restante dos processos complexos desmorone como uma pilha de cartas.
- Resistência à mudança: As pessoas geralmente resistem à mudança, mesmo que não a rejeitem totalmente. Elas podem inconscientemente continuar a seguir o processo antigo, causando ineficiências para si mesmas e para os outros.
- ROI insuficiente: A maioria dos programas de otimização de processos busca um retorno sobre o investimento por meio do aumento das vendas, da produtividade, da velocidade etc. Os processos de negócios que não conseguem tornar esses retornos aparentes podem ser ignorados, perdendo oportunidades significativas.
- Falta de adesão da liderança: Mudanças pequenas e incrementais geralmente estão fora do radar da liderança empresarial. Isso torna essas otimizações de processos mais difíceis de implementar e aplicar.
Como você pode ver, esses desafios não estão na otimização do processo em si, mas na sua implementação. Com a ferramentas de aprimoramento de processos você pode superar esses desafios e otimizar as operações. Veja como.
Como usar ferramentas para melhorar a otimização de processos
Vivemos em um mundo de sobrecarga de ferramentas. Existem dezenas de ferramentas para colaboração, gerenciamento de projetos comunicação e assim por diante. Aproveite a pilha de ferramentas correta para melhorar os resultados de seus esforços de otimização de processos.
Aumente a produtividade com o recurso de colaboração gerenciamento de tarefas atribuindo tarefas, marcando comentários e compartilhando gravações de tela em uma única plataforma
Colete dados precisos e relevantes
A coleta de dados não é uma atividade única. Portanto, você precisa de uma abordagem sistemática de várias perspectivas para tornar sua coleta de dados eficaz.
Realize pesquisas para entender as preocupações da equipe com o processo que você deseja otimizar
Use um rastreador de tempo para medir quanto tempo leva cada etapa do processo. O Rastreador de tempo do ClickUp é uma excelente ferramenta para fazer isso. Você pode iniciar/parar o cronômetro ou adicionar manualmente o tempo gasto. Você pode fazer isso em qualquer lugar: celular, navegador ou aplicativos nativos.
Dê uma olhada nos arquivos de projetos concluídos para saber mais sobre como as tarefas são executadas. Examine os comentários e as listas de verificação para analisar os processos atuais.
Colabore de forma eficaz
Nenhum processo pode ser otimizado com sucesso sem colaboração, seja na coleta de dados, no brainstorming de ideias, na implementação da mudança ou na medição dos resultados. Faça isso corretamente com ferramentas modernas de colaboração.
**Use Bloco de notas ClickUp para fazer anotações e compartilhá-las com a equipe. E mais? Use o Ferramentas de IA para revisar e resumir os textos também.
Resumo de tópicos no ClickUp AI
Use ferramentas como o ClickUp Whiteboards para visualizar processos comerciais. Arraste e solte etapas, adicione dependências e torne-as visíveis para que todos possam comentar. Isso cria uma visibilidade abrangente, trazendo todos para o mesmo quadro!
Você também pode usar Mapas mentais do ClickUp para simular possíveis melhorias e permitir que as equipes também façam anotações.
Debate de ideias. Proponha alterações em um documento, como Documentos do ClickUp convidando os membros da equipe a revisar e oferecer feedback. Use o recurso de comentários para debater as melhorias que você sugerir, explorando os prós e os contras de forma assíncrona.
Planeje e apresente processos melhores para suas equipes
Desafios relacionados à resistência a mudança e liderança a falta de adesão pode ser resolvida com melhor planejamento, apresentação e comunicação. Temos ferramentas para isso!
Use o Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para visualizar o processo ao longo do tempo. Crie visualizações antes e depois para mostrar a diferença que a otimização do processo faz. Isso ajudará as equipes a imaginar as possíveis vantagens de aceitar a mudança.
Simplifique os processos conectados com Dependências do ClickUp Tarefas relacionadas a links, clientes, pedidos, negócios, usuários, relatórios de bugs, documentos etc. Visualize todos os relacionamentos e dependências em um só lugar para tomar as decisões certas.
**Uso Automações do ClickUp para fazer o trabalho pesado. Altere automaticamente os responsáveis e as prioridades e aplique tags para acelerar o programa de otimização de processos. Acione tarefas com base em qualquer ação ou condição.
O ClickUp é a única plataforma de produtividade que reúne todo o seu trabalho em um só lugar. Com o poder de vários recursos integrados projetados para lhe dar controle sobre seus processos, é o melhor lugar para começar seu projeto de otimização de processos.