Não há nada como a emoção de uma nova campanha tomando forma. Os designers acertam nos visuais, os redatores acertam no tom perfeito e o cliente fica genuinamente animado com o que está tomando forma.
E então... tudo para porque alguém ainda não aprovou o título ou o feedback sobre o design se perdeu em uma longa cadeia de e-mails.
Para as agências, esse ciclo prejudica os prazos, a energia da equipe e a confiança do cliente.
É por isso que, neste blog, discutiremos como as agências podem otimizar os fluxos de trabalho de aprovação de forma que as revisões se tornem mais rápidas, o feedback seja mais claro e todos saibam o que precisa ser feito a seguir.
Você também descobrirá como o ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, ajuda a tornar esse processo mais simples. 🤩
⭐ Modelo em destaque
O modelo de solicitação e aprovação de projetos do ClickUp oferece um processo de aprovação bem definido para agências. Com campos para custo, impacto e tipo de item, cada envio contém os detalhes corretos antecipadamente, reduzindo atrasos. Além disso, você pode usar status como Em análise, Aprovado ou Rejeitado para facilitar a visualização do status de uma solicitação por todos.
Desafios comuns do fluxo de trabalho de aprovação para agências
Seus fluxos de trabalho de aprovação estão custando muito dinheiro, e isso está acontecendo de maneiras que você talvez nem perceba. Aqui estão alguns desafios comuns que você pode encontrar. 🚧
Várias partes interessadas causam atrasos
O diretor do seu cliente dá sinal verde para a estratégia da campanha de marketing, e então a equipe jurídica dele aparece de repente com preocupações que ninguém havia mencionado antes. Agora, o CEO deles quer uma mensagem que contradiz completamente o briefing aprovado.
Mas espere, ainda tem mais:
- A terceira semana traz formulários de conformidade exigidos pelos fornecedores para aquisições
- De repente, o RH precisa de uma “revisão da sensibilidade cultural”
- Um gerente regional decide que precisa de uma mensagem completamente diferente para o seu mercado
- A TI impede o seu lançamento porque a página de destino tem “pixels de rastreamento não autorizados”
Cada parte interessada acredita estar contribuindo, mas como não há coordenação entre elas, sua equipe acaba sendo puxada em diferentes direções.
🧠 Curiosidade: Os primeiros sistemas de “fluxo de trabalho de aprovação” datam de civilizações antigas. Na Mesopotâmia, os escribas inscreviam acordos comerciais em tabuinhas de argila, que exigiam selos (como assinaturas) de várias partes.
Falta de visibilidade das aprovações pendentes
Os ativos da campanha desaparecem nas organizações dos clientes, e você fica sem saber onde eles estão na cadeia de aprovação.
Não dá para saber se o atraso é porque alguém está de férias, se as revisões internas estão demorando mais do que o esperado ou se seu e-mail ficou perdido na caixa de entrada de alguém. Essa falta de visibilidade torna impossível planejar os recursos de maneira eficaz.
Na maioria das vezes, você não tem certeza se deve manter sua equipe em standby para revisões imediatas ou transferi-la para outros projetos.
Falhas de comunicação e responsabilidades pouco claras
A responsabilidade pela aprovação pode ser complicada. Seu gerente de contas presume que o cliente coordenará suas partes interessadas internas, enquanto o cliente espera que sua equipe gerencie todo o fluxo de trabalho do processo de aprovação.
Então, novos tomadores de decisão aparecem no meio do projeto sem níveis claros de autoridade e, de repente, todos ficam esperando que outra pessoa assuma o comando. Essas lacunas esgotam os orçamentos dos projetos, apesar de nada avançar.
🔍 Você sabia? O viés de autoridade influencia as aprovações. As pessoas tendem a aceitar mais facilmente as decisões quando elas vêm de alguém em uma posição de autoridade, mesmo que o raciocínio não seja claro, o que destaca a importância dos processos transparentes.
Problemas de controle de versão e feedback inconsistente
O caos nos arquivos se multiplica quando o feedback chega por vários canais sem coordenação.
Seu designer pode estar trabalhando na versão 12, enquanto as partes interessadas enviam comentários com base na versão oito. Os comentários por e-mail contradizem o que foi dito nas reuniões e ninguém sabe quais sugestões têm prioridade.
Esse problema de controle de versão faz com que sua equipe gaste horas faturáveis tentando descobrir o que é relevante, em vez de fazer alterações.
Gargalos em projetos urgentes ou de alta prioridade
Campanhas urgentes expõem todas as fraquezas do seu fluxo de trabalho de aprovação supostamente eficaz. Processos padrão que funcionam bem para prazos normais muitas vezes falham quando os clientes exigem respostas rápidas.
Vamos examinar os gargalos mais comuns em projetos urgentes:
- As aprovações no fim de semana são adiadas porque ninguém verifica o e-mail do trabalho até segunda-feira
- Clientes internacionais criam diferenças de fuso horário, fazendo com que as aprovações fiquem paradas por mais de 12 horas
- Os aprovadores substitutos não têm contexto e autoridade para tomar decisões rápidas
- Alterações de emergência acionam revisões de conformidade que levam mais tempo do que o prazo original
Esses gargalos afetam a eficácia do gerenciamento de projetos. Eles criam atrasos que afetam outros clientes e prejudicam a reputação da sua agência em termos de confiabilidade na entrega.
🧠 Curiosidade: As guildas medievais funcionavam com base em aprovações. Os artesãos não podiam vender produtos sem a aprovação dos mestres da guilda, que inspecionavam a qualidade e a conformidade com as regras comerciais. Isso não é muito diferente das verificações de controle de qualidade realizadas atualmente nas agências.
Guia passo a passo para otimizar fluxos de trabalho de aprovação
As agências precisam de fluxos de trabalho de aprovação que reduzam o atrito e mantenham a qualidade. Use estas etapas e mapeie-as no software de gerenciamento de projetos para agências criativas do ClickUp para se manter alinhado.
Vamos ver como o software de fluxo de trabalho de aprovação ajuda! 🧰
Etapa 1: reúna as solicitações em um único lugar
Quando vários clientes enviam solicitações por e-mail, chat ou até mesmo WhatsApp, os detalhes podem se perder facilmente. Você precisa de uma maneira de canalizar todas as solicitações para uma fonte confiável.
Por exemplo, crie um formulário de solicitação em seu software de fluxo de trabalho, solicitando orçamento, público-alvo, principais resultados e prazos preferenciais.
Com o ClickUp Forms, essas informações fornecidas pelos clientes podem se transformar automaticamente em tarefas do ClickUp. Se um cliente preencher o formulário de reformulação do seu site, uma tarefa será criada instantaneamente, atribuída ao gerente de contas e vinculada a todos os ativos carregados, como diretrizes da marca ou logotipos.
Veja o que faz com que os formulários funcionem melhor para as agências:
- Adicione campos obrigatórios para metas, orçamentos de marketing e prazos
- Use menus suspensos para cronogramas de projetos para evitar expectativas vagas
- Inclua uploads de arquivos para que os clientes possam fornecer logotipos, fontes ou criativos anteriores antecipadamente
Saiba como transformar seu processo de admissão:
Etapa 2: Divida os projetos em tarefas estruturadas
Depois de coletar uma solicitação clara, a próxima etapa é dividi-la em partes acionáveis.
Uma campanha como “Lançar um novo anúncio de moda” precisa de etapas menores e específicas, como redação do roteiro, seleção do elenco, edição e aprovações do cliente.
O ClickUp para agências facilita o gerenciamento disso.
Cada entrega se torna uma tarefa, atribuída ao membro certo da equipe, com subtarefas para microetapas. A tarefa de filmagem do vídeo poderia ter subtarefas para:
- Reservando o estúdio
- Contratando uma equipe de filmagem
- Organizando adereços
Os status de tarefas personalizados do ClickUp mostram exatamente em que estágio cada tarefa se encontra. Em vez de status genéricos como “Em andamento”, uma agência pode configurar “Concepção”, “Primeiro rascunho pronto” e “Feedback do cliente recebido”. Todos podem acompanhar o andamento do trabalho sem precisar enviar e-mails de atualização.
Veja o que Tyler Guthrie, diretor de operações de receita da Home Care Pulse, tem a dizer sobre o uso do ClickUp para gerenciar aprovações:
Os formulários e os processos de aprovação são muito fáceis de implementar e tornam o tratamento de solicitações entre departamentos muito mais fácil, economizando tempo.
Os formulários e os processos de aprovação são muito fáceis de implementar e tornam o tratamento de solicitações entre departamentos muito mais fácil, economizando tempo.
Etapa 3: Sequencie as aprovações na ordem correta
O trabalho criativo geralmente passa por várias etapas de revisão: líder criativo interno, gerente de contas e, por fim, aprovação do cliente. Se essas etapas não forem seguidas na ordem correta, os prazos não serão cumpridos.
As dependências de tarefas do ClickUp permitem que você controle esse fluxo. Por exemplo, a tarefa de edição não pode começar até que o diretor criativo aprove o storyboard. As dependências bloqueiam a sequência para que ninguém pule etapas.
Digamos que sua agência esteja entregando um conjunto de banners publicitários. A tarefa de design permanece bloqueada até que a redação do texto seja finalizada. Quando a tarefa de redação é marcada como concluída, a tarefa de design é automaticamente aberta.
📮 ClickUp Insight: 24% dos trabalhadores afirmam que tarefas repetitivas os impedem de realizar trabalhos mais significativos, e outros 24% sentem que suas habilidades são subutilizadas. Isso significa que quase metade da força de trabalho se sente bloqueada criativamente e subvalorizada. 💔
O ClickUp ajuda a redirecionar o foco para trabalhos de alto impacto com agentes de IA fáceis de configurar, automatizando tarefas recorrentes com base em gatilhos. Por exemplo, quando uma tarefa é marcada como concluída, o agente de IA do ClickUp pode atribuir automaticamente a próxima etapa, enviar lembretes ou atualizar o status do projeto, liberando você de acompanhamentos manuais.
💫 Resultados reais: A STANLEY Security reduziu o tempo gasto na elaboração de relatórios em 50% ou mais com as ferramentas de relatórios personalizáveis do ClickUp, liberando suas equipes para se concentrarem menos na formatação e mais nas previsões.
Etapa 4: atribua o feedback ao responsável
O feedback das agências muitas vezes se perde em longas conversas. Uma mensagem vaga como “Mude esta cor” pode deixar as equipes sem saber quem deve tomar a iniciativa. O feedback precisa de responsabilidade.
O ClickUp Assign Comments resolve isso diretamente. Por exemplo, quando um cliente observa que o botão CTA em uma página de destino parece fraco, o gerente de contas adiciona um comentário atribuído marcando o designer. Esse comentário permanece aberto até que o designer o resolva.
Ou suponha que sua agência esteja realizando uma sessão de fotos. O líder criativo pode deixar um comentário atribuído na tarefa “Finalizar edições”: @Jamie, substitua a imagem 3 pela foto alternativa. Jamie é notificado imediatamente, e a atualização permanece vinculada à tarefa.
🧠 Curiosidade: As aprovações de documentos inspiraram piadas no ambiente de trabalho durante décadas. Desde os quadrinhos Dilbert até os “relatórios TPS” em Office Space, os gargalos de aprovação têm sido um ponto fraco universal nas empresas.
Aqui está um exemplo engraçado:
Etapa 5: automatize etapas de aprovação repetitivas
Mesmo com um novo fluxo de trabalho criado, as agências passam horas definindo lembretes para o feedback dos clientes, movendo tarefas para as etapas de revisão ou notificando as equipes sobre as alterações.
As automações do ClickUp eliminam essa repetição do seu trabalho. Elas funcionam com uma regra simples do tipo “se isso, então aquilo”, permitindo que você defina gatilhos e ações personalizados dentro da plataforma centralizada.
Digamos que você esteja entregando um pacote de rebranding. Assim que a equipe de design finaliza os conceitos do logotipo, o Automations aciona um e-mail para o cliente informando que os rascunhos estão disponíveis no software de gerenciamento de projetos criativos. O processo continua sem que ninguém precise se lembrar de enviar lembretes.
Veja como a automação do fluxo de trabalho auxilia nas aprovações:
- Atribua tarefas automaticamente quando um status for alterado
- Acione notificações aos clientes assim que os resultados alcançarem as etapas de revisão
- Mude as tarefas para novas listas assim que a aprovação interna for concluída
📖 Leia também: Exemplos e casos de uso de automação de fluxos de trabalho
Etapa 6: centralize as conversas onde o trabalho acontece
As aprovações dos clientes muitas vezes são prejudicadas quando a comunicação se espalha por vários canais. As equipes precisam de um único local onde todas as conversas estejam conectadas aos resultados esperados.
O ClickUp Chat permite que as agências mantenham essas discussões dentro do espaço de trabalho do projeto.
Por exemplo, quando um cliente tem edições para um vídeo de campanha, o gerente de contas pode inserir essas notas diretamente no canal vinculado a essa campanha. Designers e editores veem o que está acontecendo sem qualquer contexto ou dispersão de trabalho.
Para discussões ao vivo, o SyncUps no ClickUp Chat adiciona outra camada. Você pode iniciar uma chamada de áudio ou vídeo em qualquer canal ou DM.
Suponha que seu diretor criativo queira resolver as edições do cliente em tempo real. A equipe inicia um SyncUp no canal dedicado ao projeto, analisa os comentários em conjunto e atualiza as tarefas durante a chamada. Enquanto a chamada está em andamento, vocês podem trabalhar juntos para editar documentos ou ajustar quadros brancos.
Etapa 7: use IA para simplificar as revisões criativas
Quando as campanhas chegam à fase de revisão do cliente, as equipes muitas vezes perdem horas vasculhando briefings volumosos, cadeias de e-mails confusas ou perguntas repetidas dos clientes. As agências podem economizar esse tempo usando IA para filtrar o ruído e destacar o que é importante.
O ClickUp Brain atua como assistente sob demanda da sua equipe criativa durante as revisões.
Por exemplo, se um cliente enviar um documento de rebranding de 15 páginas, você pode pedir ao Gerente de Projetos de IA para gerar um resumo de dois parágrafos com as diretrizes mais importantes sobre tom, recursos visuais e público-alvo. Dessa forma, a equipe de design obtém clareza sem precisar ler cada linha.
O AI Writer for Work do ClickUp Brain pode escrever legendas alternativas alinhadas com a voz da marca do cliente, dando aos redatores uma base rápida para refinar.
Você também pode:
- Resuma briefings longos dos clientes em destaques práticos para designers e redatores
- Gere conteúdo de primeira versão, como textos publicitários ou linhas de assunto de e-mails, para revisão interna
- Responda a perguntas rápidas sobre o contexto, como “Quais cores o cliente aprovou para a campanha da primavera?”
✅ Experimente esta sugestão: Resuma esta sequência de comentários do cliente em três revisões principais que precisamos implementar antes da segunda versão.
💡 Dica profissional: para reduzir ainda mais o tempo de revisão, peça ao ClickUp Brain para resumir longas conversas em pontos de ação concisos.
Etapa 8: dimensione as aprovações com IA avançada
Cada cliente tem requisitos exclusivos e cada campanha segue seu próprio modelo de fluxo de trabalho.
O ClickUp Brain MAX, um companheiro de IA para desktop, conecta vários modelos de IA, incluindo ChatGPT, Gemini, Claude e DeepSeek, ao seu espaço de trabalho. Ele também se conecta aos seus aplicativos, facilitando a importação de contexto do Google Drive ou Figma para o seu processo de aprovação.
Por exemplo, se três clientes diferentes agendarem gravações de vídeo na mesma semana, o Brain MAX prevê uma possível sobrecarga de recursos. Ele pode sugerir a reatribuição de editores ou o prolongamento de um prazo para evitar atrasos nas entregas.
✅ Experimente esta sugestão: analise os últimos cinco ciclos de aprovação de campanhas para o Cliente A e destaque onde ocorreram atrasos. Em seguida, recomende ajustes a serem implementados durante o próximo lançamento, garantindo a melhoria contínua.
🚀 Vantagem do ClickUp: O modelo de solicitação e aprovação de projetos do ClickUp oferece uma configuração de pastas estruturada, na qual todas as solicitações de projetos ou briefings de clientes são enviados por meio de um formulário padronizado.
Com os campos personalizados do ClickUp, como Descrição, Impacto, Custo do impacto, Tipo de item e Probabilidade, você obtém o contexto essencial e métricas quantificáveis desde o início.
Melhores práticas para fluxos de trabalho de aprovação de agências
Aqui estão algumas práticas recomendadas para manter o gerenciamento do fluxo de trabalho de aprovação tranquilo, previsível e sem estresse, tanto para sua equipe quanto para os clientes.
Crie mapas de aprovação antes do início dos projetos
Os projetos ficam lentos quando você não sabe quem aprova o quê.
No início, liste todos os tomadores de decisão, inclua contatos de backup e defina exatamente o que cada pessoa pode aprovar.
Por exemplo, o líder de operações criativas pode aprovar rascunhos de design, o gerente de marketing pode aprovar textos e a equipe jurídica pode verificar a conformidade. Além disso, adicione contatos de backup para evitar atrasos quando alguém estiver indisponível.
⚡ Arquivo de modelos: use o modelo de reunião inicial do projeto do ClickUp para registrar todas as funções de aprovação, comunicar objetivos e definir metas e prazos realistas. Adicione atributos como gerente de projeto, localização, participantes e muito mais para garantir que tudo esteja bem documentado.
Incorpore prazos de aprovação nos cronogramas dos projetos
Ao planejar seu projeto, reserve janelas específicas para revisões do cliente. Se um design precisa da aprovação do cliente até sexta-feira, a equipe sabe que deve terminar o rascunho até quarta-feira para ter tempo de sobra.
Comunique esses prazos com clareza, vincule-os a marcos e identifique gargalos usando a Visualização Gantt do ClickUp em seu software de fluxo de trabalho de aprovação.
Use rodadas de aprovação em vez de feedback contínuo
Receber feedback contínuo pode parecer que você está correndo em círculos. Estruture o feedback em rodadas com metas e prazos claros.
Por exemplo:
- A primeira rodada aborda estratégia e mensagens.
- A segunda rodada explora a execução visual.
- A terceira rodada confirma os ajustes finais.
A comunicação de feedback após o encerramento de uma rodada será considerada para fases futuras do projeto ou poderá afetar as datas de entrega. Esse método evita revisões intermináveis, ao mesmo tempo em que permite que os clientes forneçam contribuições significativas.
🔍 Você sabia? Até mesmo os emojis precisam de aprovação. Cada novo design de emoji precisa passar pelo processo de aprovação do Unicode Consortium antes de chegar ao seu teclado.
Incentive a responsabilidade pela aprovação com painéis e agentes de IA.
Os atrasos nas aprovações geralmente permanecem invisíveis até que seja tarde demais. Use os painéis do ClickUp para visualizar os principais indicadores de desempenho, incluindo cada aprovação pendente e tempo de espera.
Você pode ver quantas tarefas estão em cada status, como “Aguardando aprovação”, “Aprovado” ou “Precisa de revisão”, e identificar rapidamente onde as aprovações estão se acumulando.
Os cartões podem exibir o tempo médio de resposta para aprovações e até mesmo classificar por membro da equipe ou cliente. Isso facilita o acompanhamento da responsabilidade e mantém os projetos dentro do prazo.
Além disso, o ClickUp permite que você programe relatórios a partir desses painéis. Você pode enviar atualizações automaticamente para clientes ou partes interessadas internas diariamente, semanalmente ou mensalmente.
💡Dica profissional: configure um agente de IA personalizado do ClickUp para monitorar o status das tarefas e os prazos de entrega, enviar lembretes, escalar problemas ou atualizar o status conforme necessário, para manter as coisas em andamento.
Avalie os recursos criativos com o ClickUp
Para os gerentes de projeto de agências, todos os dias parecem uma série de remendos, em vez de um avanço no trabalho. Com um processo de aprovação eficaz em vigor, sua equipe pode levar os projetos adiante sem atrasos desnecessários.
O ClickUp é o espaço de trabalho de IA convergente que ajuda você a ver tudo em um só lugar, sem precisar lidar com várias ferramentas. Programe e gerencie todas as entregas com as Tarefas, centralize todas as conversas com o Chat e deixe que um Painel personalizado se torne o centro de controle da sua agência. Complete com automação e aceleração através do ClickUp Brain e do Brain MAX.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo! ✅
Perguntas frequentes (FAQ)
As agências podem criar fluxos de trabalho claros para cada cliente, definir tomadores de decisão, definir dependências de tarefas e centralizar todos os comentários em um único espaço de trabalho. Isso mantém todas as aprovações visíveis, organizadas e fáceis de acompanhar.
Sim. O ClickUp permite definir automações que notificam os membros da equipe quando as aprovações estão pendentes, atrasadas ou concluídas. Isso reduz a necessidade de acompanhamentos manuais e mantém as tarefas administrativas fluindo sem problemas.
Defina a função de cada aprovador, crie mapas de aprovação antes do início dos projetos, defina prazos e use ferramentas para centralizar o feedback. Verificações regulares e processos documentados também evitam gargalos e garantem a eficiência do fluxo de trabalho.
As agências podem acompanhar as aprovações usando os status de tarefas personalizados no ClickUp. Os painéis, a visualização em lista e a visualização em gráfico de Gantt exibem o status atual de cada tarefa, a parte responsável e os prazos. Você também pode usar as dependências de tarefas para ver quais aprovações estão bloqueando o trabalho subsequente.
Ferramentas de IA como ClickUp Brain e Brain MAX podem resumir longas sequências de comentários, destacar itens de ação importantes, sinalizar possíveis atrasos e até mesmo sugerir cronogramas mais inteligentes. Isso ajuda as equipes a agir mais rapidamente e reduzir erros.