Você está lidando com vários projetos e se sente no topo do mundo! Mas, em determinado momento, suas tarefas se acumulam — você perde o controle e não consegue se lembrar do que deveria fazer. Uma ou duas tarefas (ou três ou quatro!) escapam e tudo dá errado!
Você não consegue se concentrar e não consegue encontrar uma saída para o ciclo interminável de má gestão de tarefas.
É aí que os aplicativos de gerenciamento de tarefas entram em cena: eles ajudam você a organizar seus dias, definir prioridades e cumprir prazos. Duas joias da coroa do gerenciamento de tarefas são o Todoist e o Microsoft To Do.
À primeira vista, os dois aplicativos oferecem os mesmos recursos: listas de tarefas inteligentes para organizar o trabalho e a vida. Mas, ao analisar mais de perto, percebe-se diferenças em seus recursos e opções disponíveis.
Neste artigo, vamos nos aprofundar nos principais recursos de ambos os aplicativos e discutir seus prós e contras para ajudá-lo a escolher um lado no dilema Todoist x Microsoft e se tornar um profissional na hora de lidar com suas tarefas mais importantes. 💪
O que é o Todoist?
O Todoist é uma plataforma popular de gerenciamento de tarefas que permite criar listas de afazeres para estruturar seus dias e manter o controle de suas responsabilidades. Seja para o trabalho, para assuntos pessoais ou para ambos, o Todoist pode impulsionar suas habilidades de organização — ele facilita o planejamento meticuloso do dia, garantindo que nenhuma tarefa seja esquecida ou deixada de lado.
Alguns dos recursos básicos que você terá com o Todoist são:
- Adicionar tarefas rapidamente
- Definindo tarefas recorrentes para criar rotinas
- Classificando suas tarefas em seções
Escolha os níveis de prioridade para suas tarefas, personalize lembretes e compartilhe suas listas de tarefas com colegas de trabalho (ou familiares ou colegas de quarto) para mantê-los informados.
O Todoist oferece dezenas de integrações, para que você possa conectá-lo ao seu e-mail ou software de calendário e atribuir e agendar tarefas com facilidade.
Como oferece muito mais do que simples listas de tarefas para riscar, o Todoist pode ser útil para qualquer pessoa que queira levar a organização e a diligência a novos níveis. 📈
Recursos do Todoist
Sim, o Todoist é popular, mas o que diferencia essa plataforma de outros aplicativos de lista de tarefas? Vamos conferir alguns de seus recursos de destaque.
1. Quadros Kanban
Os quadros Kanban são ferramentas populares de gerenciamento ágil de projetos que ajudam a visualizar seus projetos e processos e otimizar fluxos de trabalho. Embora o Todoist não seja uma plataforma de gerenciamento de projetos, mas uma ferramenta para gerenciar tarefas, definir lembretes, monitorar atividades e muito mais, ele reconhece os benefícios dos quadros Kanban e permite que seus usuários aproveitem-nos.
Como qualquer outro aplicativo de lista de tarefas, o Todoist permite que você veja suas tarefas em forma de listas. Digamos que você tenha uma lista chamada “Estratégia de Marketing” com várias categorias, como “Ideias”, “Tarefas” e “Em andamento”. Se você clicar nos três pontos no canto superior direito da sua lista e escolher “Exibir como quadro”, a lista e suas categorias se transformarão em um quadro Kanban, onde as tarefas são exibidas como cartões.
O Todoist permite mover os cartões com simples ações de arrastar e soltar para atualizar seus processos sem esforço.
2. Modelos
Não quer criar suas listas de tarefas do zero? O Todoist entende que você pode não ter tempo ou tem medo de esquecer algo, por isso oferece modelos fantásticos. Eles vêm com tarefas pré-definidas que você pode adaptar aos seus processos.
A plataforma vem com mais de 60 modelos divididos em várias categorias, como Marketing e Vendas, Criatividade, Design e Produto e Gestão. Se você não quiser procurar manualmente pelas categorias, use a barra de pesquisa para encontrar o modelo certo com base nas palavras-chave inseridas.
Digamos que você esteja planejando um evento — use o modelo de planejamento de eventos do Todoist, que classifica as tarefas de acordo com a data em que precisam ser concluídas. Você tem três categorias: antes do evento, dia do evento e depois do evento. Cada categoria é subdividida para facilitar a organização. Por exemplo, em “Antes do evento”, você tem subcategorias como “Local”, “Catering” e “Palestrantes”. Risque as tarefas da sua lista, conclua tudo e aproveite o sucesso do seu evento. 🏅
3. Acompanhando as tendências de produtividade
Saber o quanto você foi produtivo no passado pode inspirá-lo a continuar e fornecer informações valiosas sobre o quanto você conquistou. O Todoist permite que você defina metas de produtividade e acompanhe tendências para ver o quanto você realizou diariamente e semanalmente, além de acompanhar suas sequências de metas.
O aplicativo também permite que você veja seu histórico de atividades, filtre por projeto ou pessoa e obtenha dados objetivos sobre a eficiência sua e da sua equipe.
Além de exibir o número de tarefas concluídas, o Todoist permite que você veja as tarefas reais que você riscou de suas listas. Isso ajuda você a acompanhar as atividades e visualizar os caminhos que levam à conclusão de grandes projetos! 🥰
Outra opção valiosa é o Todoist Karma, que lhe dá pontos por usar recursos avançados e concluir tarefas. Se você é competitivo e gosta da sensação de realização, vai adorar esse recurso gamificado.
Preços do Todoist
- Iniciante: versão gratuita
- Pro: US$ 4/mês por usuário
*O preço listado refere-se ao modelo de cobrança anual.
O que é o Microsoft To Do?
O Microsoft To Do é um aplicativo simples de gerenciamento de tarefas baseado em listas de afazeres. Ele permite que você divida seu trabalho em partes menores e mais gerenciáveis (tarefas) e as execute uma a uma até atingir seus objetivos. ✔️
O Microsoft To Do pode ser a escolha perfeita para usuários que buscam simplicidade. O aplicativo pode ajudá-lo a manter o controle do seu dia a dia e colaborar com outras pessoas desde o início, sem perder tempo para se familiarizar com a interface.
A plataforma pode não ter muitos recursos extras, mas para muitos usuários, é mais do que suficiente para gerenciar obrigações com sucesso. Além de criar listas de tarefas, você pode definir prazos e lembretes, priorizar, categorizar, anexar arquivos e adicionar notas para melhorar sua organização.
Recursos do Microsoft To Do
Vamos ver quais recursos tornam um aplicativo de tarefas aparentemente básico como o Microsoft To Do tão atraente.
1. Listas de tarefas
Por padrão, o Microsoft To Do apresenta várias listas de tarefas que ajudam você a acompanhar suas atividades e obrigações planejadas.
A primeira lista é Meu dia, onde você encontrará as tarefas programadas para “hoje” e os dias seguintes. Ela oferece uma visão geral da sua agenda diária, e você pode usar as opções de classificação para organizar as tarefas com base em fatores como importância, data de vencimento, primeira letra ou data de criação.
A próxima lista é Importante, mostrando as tarefas que você marcou como importantes pressionando a estrela à direita. ⭐
A terceira lista é Planejadas, na qual você encontrará todas as tarefas com data de vencimento.
A lista Atribuídas a mim exibe todas as tarefas atribuídas a você no aplicativo ou no Microsoft Planner (aplicativo de planejamento da Microsoft). Por fim, a lista Tarefas compila de forma abrangente todas as suas responsabilidades atribuídas.
Você não precisa usar essas listas — o Microsoft To Do permite que você crie suas próprias listas pressionando a opção Nova Lista no menu à direita da tela.
2. Lembretes
Imagine abrir seu aplicativo de lista de tarefas e ver que você tem uma reunião importante marcada para hoje. Mas são 11h e a reunião era às 10h. Felizmente, você pode evitar esses cenários de pesadelo usando a opção de lembretes no Microsoft To Do. ⏰
Além de adicionar a data de vencimento para suas tarefas, você pode definir lembretes para se manter adiantado e evitar perder atividades importantes.
Escolha uma data e hora selecionando uma tarefa e escolhendo a opção Lembrar-me na barra de ferramentas no lado direito da tela. O Microsoft To Do enviará uma notificação para o seu dispositivo na hora especificada e ajudará você a reduzir o estresse, cumprir prazos e gerenciar seu trabalho como um profissional.
3. Configurações de tarefas
Considerando que o Microsoft To Do é um aplicativo simples de gerenciamento de tarefas, ele oferece configurações surpreendentemente detalhadas para organizar sua interface e listas.
Você encontrará as configurações no canto superior direito do aplicativo — clique no ícone de engrenagem para acessá-las. ⚙️
Você verá uma lista de configurações que pode personalizar alternando o botão de ativação. Por exemplo, você pode optar por colocar novas tarefas no topo, reproduzir um som de conclusão ou enviar notificações de lembrete.
De configurações gerais a personalização de listas e aplicativos conectados, o Microsoft To Do coloca você no comando e permite criar um espaço que se alinha às suas necessidades de planejamento.
Preços do Microsoft To Do
- Gratuito
Todoist x Microsoft To Do: comparação de recursos
O Todoist e o Microsoft To Do têm a mesma finalidade: ajudar você a criar listas de tarefas e gerenciar tarefas para melhorar a organização e a produtividade. Escolher um favorito não é nada fácil, então vamos ver como os dois aplicativos se comparam em três aspectos críticos: integrações, colaboração e criação de tarefas.
1. Integrações
A conexão com diferentes plataformas de produtividade, gerenciamento de projetos e colaboração pode aumentar a eficiência e desbloquear funcionalidades adicionais. Tanto o Todoist quanto o Microsoft To Do oferecem dezenas de opções de integração para atender às suas necessidades.
O Todoist se integra a mais de 80 aplicativos, classificados em categorias como compartilhamento de arquivos e conteúdo, controle de tempo e assistentes de voz.
O Microsoft To Do, como você deve ter adivinhado, concentra-se mais nas integrações dentro do ecossistema da Microsoft. Você pode conectá-lo facilmente a aplicativos como Outlook, OneDrive e Microsoft Teams.
Tanto o Todoist quanto o Microsoft To Do podem se conectar ao Zapier, abrindo assim as portas para milhares de integrações de software.
Não há um vencedor claro nessa área. O Microsoft To Do pode ser a melhor opção se você já trabalha com aplicativos da Microsoft. Mas, se você quer mais versatilidade, o Todoist parece ser a melhor escolha.
2. Opções de colaboração
Se você trabalha em equipe, vai se interessar por opções que estimulam a colaboração e a comunicação.
O Todoist oferece uma série de recursos, incluindo comentários em tarefas, delegação de tarefas sem esforço e acompanhamento. Ele promove um ambiente favorável à colaboração, onde você pode monitorar as tendências de produtividade de cada membro da equipe e usar essas informações para o planejamento futuro e o gerenciamento da carga de trabalho.
Em contrapartida, o Microsoft To Do não se destaca nessa área. Embora você possa atribuir tarefas a membros específicos da equipe, o processo é um pouco demorado. Você pode deixar notas em cada tarefa, mas não pode adicionar comentários, o que pode prejudicar a colaboração e a comunicação.
O Todoist leva a melhor em recursos de colaboração — ele é adequado para equipes pequenas e grandes e permite monitorar tendências e padrões. O Microsoft To Do, por outro lado, pode ser uma boa opção para indivíduos e equipes menores.
3. Recursos de criação de tarefas
Você não quer um aplicativo de lista de tarefas que torne a criação de tarefas, seu objetivo principal, um pesadelo. Felizmente, esse não é o caso de nenhum dos nossos concorrentes — ambos permitem que você crie tarefas com apenas alguns cliques. Você também pode adicionar responsáveis, prazos e prioridades. Mas há algumas diferenças que devem ser levadas em consideração.
Por exemplo, o Todoist permite criar subtarefas dentro de subtarefas, enquanto o Microsoft To Do não. Além disso, com o Todoist, você pode criar seções dentro de suas listas para organizar tarefas com base no critério desejado, o que não é possível no Microsoft To Do.
Os lembretes de tarefas são um recurso disponível em ambos os aplicativos, mas é aqui que o Microsoft To Do tem uma ligeira vantagem. Ao contrário do Todoist, que exige uma assinatura do plano Pro para acessar essa funcionalidade, o Microsoft To Do oferece esse recurso gratuitamente. No entanto, vale a pena notar que, com o plano Pro do Todoist, você obtém o benefício adicional de usar linguagem natural para definir lembretes (e outros detalhes da tarefa), o que pode fazer com que o investimento valha a pena.
Em termos de definição de prioridades, o Microsoft To Do permite usar uma estrela para marcar tarefas de alta prioridade. O Todoist permite escolher entre quatro níveis de prioridade e organizar seus fluxos de trabalho para cumprir prazos com facilidade. 💪
Todoist vs. Microsoft To Do no Reddit
O que os usuários do Reddit dizem sobre o confronto entre o Microsoft To Do e o Todoist? Vamos conferir alguns dos comentários deles.
Um usuário mencionou que usa as duas, mas prefere o Todoist por causa de suas opções avançadas:
“Eu alterno entre elas, mas minha preferência é o Todoist. As opções de linguagem natural e tarefas recorrentes são os grandes atrativos. ”
Outro usuário defendeu o Microsoft To Do por causa de suas integrações:
“Se o seu escritório estiver usando totalmente o pacote 365 junto com o Planner, a integração é ótima, pois as tarefas atribuídas a você pelo Planner serão perfeitamente integradas. ”
Conheça o ClickUp — a melhor alternativa ao Todoist e ao Microsoft To Do.
A escolha entre o Todoist e o Microsoft To Do geralmente se resume a um compromisso. De um lado, você tem opções robustas de gerenciamento de tarefas, embora com uma interface um pouco mais complicada. Do outro, você tem um aplicativo fácil de usar da suíte Microsoft, mas sem recursos avançados.
E se disséssemos que você não precisa se contentar com uma delas? O ClickUp pode ser sua plataforma de gerenciamento de tarefas preferida e ajudá-lo a alcançar níveis de organização e produtividade que você nunca imaginou serem possíveis. Ele oferece opções fantásticas para planejar, organizar, atribuir e acompanhar tarefas, com ênfase na colaboração em tempo real.
Graças aos seus recursos incrivelmente diversificados, o ClickUp foi nomeado para a Forbes 2023 Cloud 100 — uma lista das 100 principais empresas de nuvem privada. Vamos conferir alguns recursos que o tornam uma alternativa fantástica ao Todoist e ao Microsoft To Do!
1. ClickUp Docs
Atribuir, organizar e colaborar em tarefas ficou mais fácil com o ClickUp Docs — o recurso exclusivo de gerenciamento de documentos da plataforma.
Esta opção permite criar, editar e compartilhar documentos relacionados a projetos e tarefas. Seja para fornecer instruções ou incluir informações adicionais para sua equipe, o ClickUp Docs pode ser uma adição valiosa ao seu arsenal de gerenciamento de tarefas. Permita que os membros da sua equipe editem documentos relacionados a tarefas e colaborem em tempo real, independentemente da localização.
Depois de concluir um documento, você pode conectá-lo a uma tarefa para melhorar a organização e centralizar seus fluxos de trabalho.
Todos os elementos do ClickUp Docs são personalizáveis, para que você possa alinhar seus documentos com a natureza de suas tarefas e projetos e com a dinâmica geral da equipe.
2. ClickUp AI
Aprimore suas habilidades de gerenciamento de tarefas com o ClickUp AI. Este assistente de redação exclusivo aproveita o poder da inteligência artificial para ajudá-lo a criar, organizar e gerenciar tarefas e projetos.
Use o ClickUp AI para resumir documentos e extrair informações relevantes com base nas quais você criará e atribuirá tarefas. Você pode ir além e deixar a ferramenta gerar itens de ação para seus documentos e tarefas!
Esta poderosa opção facilita a criação de documentos e tarefas — ela pode gerar ideias e ajudar você a fazer brainstorming. Você também pode usá-la como um editor pessoal e deixá-la tornar sua escrita mais clara e envolvente.
O ClickUp oferece vários modelos de prompts de IA para ajudá-lo a “se comunicar” com chatbots como o ChatGPT para obter o máximo de produtividade. Embora os recursos adicionais de IA não estejam disponíveis na versão gratuita do ClickUp, ele tem o poder de economizar seu tempo em tarefas concluídas e escrever comunicações melhores.
3. Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp
Os modelos podem tornar o gerenciamento de tarefas mais rápido e fácil — em vez de criar suas listas de tarefas do zero, você pode usar entradas pré-definidas e economizar tempo ao concluir as tarefas. O ClickUp oferece uma biblioteca impressionante com mais de 1.000 modelos, e muitos deles giram em torno do gerenciamento de várias tarefas, organização e recursos colaborativos para trabalhar em conjunto na mesma plataforma.
O Modelo de lista de tarefas diárias do ClickUp pode ser a opção perfeita se você estiver procurando modelos de projeto simples e diretos para mantê-lo no caminho certo.
Este modelo de tarefa é uma lista de afazeres com três subtarefas: Rotina Matinal, Rotina da Tarde e Rotina Noturna. Cada subtarefa é dividida em categorias, como Ler Livro e Tomar Café da Manhã Rico em Fibras, na Rotina Matinal. Categorize todas as tarefas e acompanhe suas sequências para monitorar seu progresso.
Obviamente, este modelo de lista de verificação diária se concentra mais na sua vida pessoal do que no trabalho. Mas você pode alterar isso rapidamente, pois todos os elementos são personalizáveis. Substitua as listas e subtarefas atuais por itens relacionados ao trabalho, adicione os membros da sua equipe, adicione comentários às tarefas, comece a riscar itens da sua lista de verificação e aproveite a sensação de realização! 😎
Compare o Notion com o Todoist!
ClickUp: concilie tarefas com os olhos fechados
Escolher uma ferramenta para gerenciar tarefas com eficiência não deve ser uma questão de se contentar com menos — você merece o melhor, e esse melhor é o ClickUp!
Com suas opções convenientes de criação e gerenciamento de tarefas, um assistente de IA e mais de 1.000 integrações e modelos, o ClickUp pode ser a arma secreta para realizar suas tarefas com excelência e aumentar a produtividade. Experimente o plano gratuito do ClickUp e explore seus benefícios. 🙌