Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się spędzać godziny na powtarzalnych zadaniach, które wydają się... bezcelowe? Takich jak kopiowanie danych między narzędziami, przypisywanie zadań odpowiednim właścicielom w przypadku zmiany statusu oraz wysyłanie przypomnień o zadaniach terminowych/przeterminowanych.
Około 60% organizacji twierdzi, że ich zespoły tracą pięć godzin tygodniowo na zadania ręczne i powtarzalne procesy. To 1,5 miesiąca w ciągu roku! Wyobraź sobie, jak bardzo męczące są te powtarzalne zadania, które można łatwo zautomatyzować!
A co, gdyby Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami mogło wykrywać powtarzające się zadania, a nawet je zautomatyzować? Brzmi zbyt dobrze, aby mogło być prawdziwe?
W tym blogu przyjrzymy się trzem narzędziom do zarządzania projektami (PM), które automatycznie identyfikują zbędne zadania i pozwalają odzyskać te cenne godziny.
Oprogramowanie do zarządzania projektami, które automatycznie identyfikuje zbędne zadania na pierwszy rzut oka
| Nazwa narzędzia | Najlepsze dla | Najważniejsze funkcje | Ceny* |
| ClickUp | Zarządzanie projektami, zarządzanie zadaniami i współpraca oparte na AI | Brain i Brain MAX, priorytety zadań ClickUp, automatyzacje i agenci | Free Forever; dostępne opcje dostosowywania dla Enterprise. |
| Motion | Priorytetyzacja zadań i planowanie kalendarza oparte na AI | AI Project Manager, AI Task Manager, AI Notetaker | Płatne plany zaczynają się od 29 USD miesięcznie za użytkownika. |
| Notion AI | Dokumentacja oparta na AI | Asystent AI w obszarze roboczym AI AutofillAI Q&A | Bezpłatne; płatne plany zaczynają się od 12 USD miesięcznie za użytkownika. |
Jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp
Nasz zespół redakcyjny stosuje przejrzysty, poparty badaniami i niezależny od dostawców proces, dzięki czemu możesz mieć pewność, że nasze rekomendacje opierają się na rzeczywistej wartości produktów.
Oto szczegółowy opis tego, jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do śledzenia wielu projektów, które pozwalają wykrywać zależności i ustalać priorytety zadań.
Na co należy zwrócić uwagę w oprogramowaniu do zarządzania projektami, które automatycznie identyfikuje zbędne zadania?
Najszybszym sposobem na wyeliminowanie zbędnej pracy jest zautomatyzowanie jej za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Oto funkcje, które umożliwiają automatyzację:
- Priorytetyzacja zadań: Poszukaj elastycznych znaczników priorytetów, pól niestandardowych lub wbudowanych algorytmów, które identyfikują zadania wymagające najpilniejszej uwagi oraz te, które można odłożyć na później.
- Zależności między zadaniami: oprogramowanie do zarządzania projektami powinno umożliwiać połączanie zadań, tak aby zależne od siebie prace były jasno przedstawione.
- Automatyzacja cyklu pracy: najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala tworzyć reguły i wyzwalacze w celu automatyzacji powtarzalnych zadań bez konieczności pisania kodu, przy minimalnych ustawieniach.
- Kontekstowa AI: powinna wykorzystywać inteligentną logikę do interpretowania podobnych zadań, wyświetlania identycznej zawartości, sugerowania połączeń lub oznaczania zadań, które mogą być zbędne, na podstawie wcześniejszych wzorców.
- Automatyzacja powtarzających się zadań: Rutynowe zadania powinny być generowane automatycznie lub uruchamiane w określonych odstępach czasu (codziennie/co tydzień/co miesiąc) dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektami.
- Raportowanie w czasie rzeczywistym: Potrzebujesz pulpitów nawigacyjnych lub narzędzi analitycznych w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami, aby wyświetlać wskaźniki, takie jak zaległe zadania, obciążenie zasobów itp.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, które automatycznie identyfikuje zbędne zadania
Poniżej przedstawiamy nasze propozycje najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami. Wykorzystują one automatyzację do wykrywania powtarzających się zadań, eliminowania ręcznych aktualizacji i umożliwiają Twojemu zespołowi skupienie się na znaczącej pracy.
1. ClickUp (najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami i współpracy oparte na AI)
Większość programów do zarządzania projektami pokazuje tylko zadania, które sam tworzysz. Nie potrafią one stwierdzić, że zadanie „przeprojektowanie przepływu wdrażania klientów” w sprincie zespołu produktowego jest zasadniczo takie samo jak zadanie „poprawa doświadczeń nowych użytkowników” znajdujące się w backlogu zespołu marketingowego.
ClickUp rozwiązuje ten problem jako pierwsze na świecie zintegrowane środowisko pracy oparte na sztucznej inteligencji, łącząc wszystkie aplikacje, dane i cykle pracy, dzięki czemu sztuczna inteligencja może faktycznie dostrzegać wzorce w całym przedsiębiorstwie.
Ponieważ wszystkie zadania, projekty, dokumenty i rozmowy zespołu znajdują się na jednej platformie, sztuczna inteligencja ClickUp może zidentyfikować, kiedy wiele osób zajmuje się podobnymi problemami, kiedy opisy zadań znacznie się pokrywają lub kiedy nowe zgłoszenia powielają istniejące zadania.
W ten sposób ClickUp eliminuje rozproszenie pracy, zapewniając 100% kontekstu — co oznacza, że AI rozumie nie tylko poszczególne zadania, ale także ich wzajemne powiązania między zespołami i osiami czasu, wychwytując zbędne czynności, które w przeciwnym razie pozostałyby niewykryte, aż do momentu, gdy byłoby już za późno.
Przyjrzyjmy się dokładniej jego funkcjom.
Skonfiguruj system priorytetów za pomocą funkcji ClickUp Task Priorities and Dependencies.
Bez systemu ustalania priorytetów trudno jest odróżnić zadania ważne od tych mniej istotnych. Wtedy właśnie do cyklu pracy wkradają się zadania o niskiej wartości.
Dzięki zadaniom ClickUp wszystkie zadania znajdują się w jednym scentralizowanym obszarze roboczym, w tym dokumenty, komentarze, podzadania, zależności i wiele innych. Zmniejsza to największe źródło powtarzalności: rozproszoną pracę w różnych narzędziach.
Zaawansowane narzędzia wyszukiwania i filtrowania ClickUp pozwalają szybko znaleźć zadania zawierające pasujące słowa kluczowe, etykiety lub pola niestandardowe. Możesz na przykład wyszukać wszystkie zadania zawierające słowo „wdrożenie” lub filtrować według określonej etykiety, np. „pilne”.
Ułatwia to wykrywanie nakładających się lub powtarzających się zadań, zwłaszcza w dużych projektach lub w wielu zespołach.
Funkcja priorytetów i zależności zadań w ClickUp idzie o krok dalej. Oznacz wszystkie swoje zadania czterema flagami: pilne, ważne, normalne, mało ważne, aby każdy wiedział, co ma robić i kiedy. Zależności pomagają śledzić, które zadania są uzależnione od innych. Sortuj, filtruj lub grupuj zadania według priorytetów w widoku listy lub Tablicy. Podobne lub mało ważne zadania są natychmiast widoczne i nie giną w natłoku innych zadań.
Dzięki ClickUp AI możesz nawet automatycznie przypisywać priorytety na podstawie swoich podpowiedzi, zapewniając, że najważniejsze zadania znajdą się na szczycie listy.
Jest też AI Cards od ClickUp.
Możesz dostosować te karty, filtrując zadania, podzadania, archiwizowane elementy lub zakresy czasowe, co ułatwia wykrywanie wąskich gardeł lub zduplikowanych zadań, które nie powinny znajdować się w cyklu pracy.
Uzyskaj kontekstowe informacje dzięki ClickUp Brain
ClickUp Brain to Twój osobisty asystent AI, który rozumie kontekst Twojej pracy i dostarcza informacje, których poszukiwanie normalnie zajęłoby Ci wiele godzin.
ClickUp Brain analizuje Twój obszar roboczy pod kątem zadań o podobnych tytułach, opisach lub osobach przypisanych i zaznacza potencjalne duplikaty. Może wyświetlać sugestie typu: „Te zadania wyglądają podobnie — rozważ ich połączenie lub aktualizację”.
Dzięki ClickUp Brain możesz:
- Automatycznie przypisuj priorytety na podstawie zawartości zadania.
- Dokładnie oznaczaj zadania (Brain sugeruje odpowiednie etykiety, aby zmniejszyć wysiłek ręczny).
- Natychmiast podsumuj zmiany, które zaszły w projekcie.
- Generuj raporty pokazujące, na czym należy się teraz skupić.
To nie wszystko. ClickUp Brain’s Enterprise Search to narzędzie oparte na AI, które ujednolica wyszukiwanie informacji na różnych platformach, w tym Google Drive, Notion, Slack i Gmail.
Dzięki ujednoliconej wyszukiwarce możesz błyskawicznie przeglądać dokumenty, zadania i czaty we wszystkich aplikacjach połączonych z systemem w jednym miejscu — bez konieczności przełączania się między narzędziami. Ponadto indeksowanie w czasie rzeczywistym gwarantuje, że zawsze wyszukujesz najbardziej aktualne dane (nawet jeśli są one ukryte w różnych listach lub aplikacjach).
⭐ Dodatkowa zaleta: Chcesz mieć AI, które wykrywa powtarzające się zadania, zanim jeszcze się zaczną? ClickUp Brain MAX rozumie cały Twój obszar roboczy — każde zadanie, projekt, dokument i rozmowę. Oto jak to działa:
- Proaktywne wykrywanie duplikatów: gdy projektant tworzy zadanie „przeprojektowanie nawigacji aplikacji mobilnej”, podczas gdy inny zespół już dokonuje postępu w „ulepszeniu interfejsu użytkownika menu aplikacji”, Brain MAX wykrywa nakładanie się zadań i powiadamia odpowiednie osoby.
- Wyszukiwanie poza tytułami zadań: Brain MAX przeszukuje opisy zadań, komentarze, załączniki i powiązane rozmowy, aby znaleźć powtarzające się wysiłki, nawet jeśli sformułowania się różnią.
- Widoczność między zespołami: ponieważ Brain MAX ma dostęp do całego obszaru roboczego, wykrywa zbędne zadania w różnych działach, których nigdy nie odkryłbyś w pracy innych osób.
- Weryfikacja duplikatów za pomocą głosu: przed utworzeniem nowych zadań skorzystaj z funkcji Talk to Text, aby zapytać Brain MAX, czy dana praca już istnieje. Wystarczy powiedzieć „Czy ktoś pracuje nad prezentacją sprzedaży za II kwartał?” i uzyskać natychmiastową odpowiedź.
- Wiele modeli AI współpracujących ze sobą: Brain MAX integruje ChatGPT, Claude, Gemini i inne wiodące modele AI w Twoim obszarze roboczym, dzięki czemu zyskujesz najlepsze możliwości wykonywania różnych zadań.
Ustaw niestandardowe reguły, aby zautomatyzować powtarzalne zadania za pomocą automatyzacji ClickUp
ClickUp Automations pozwala tworzyć niestandardowe reguły bez konieczności pisania kodu lub wybierać spośród biblioteki gotowych szablonów, aby zautomatyzować powtarzające się zadania.
Możesz skonfigurować automatyzacje, które będą wysyłane, gdy nowe zadanie będzie pasowało do kryteriów już istniejącego (np. ten sam projekt, podobny tytuł lub etykieta). Dzięki temu łatwiej będzie Ci wychwycić duplikaty już w momencie ich tworzenia.
Na przykład, jeśli ktoś utworzy zadanie o nazwie „Aktualizacja banera na stronie internetowej”, a podobne zadanie już istnieje, ClickUp może automatycznie powiadomić Ciebie lub twórcę zadania, zmniejszając ryzyko powielania pracy.
Ponadto narzędzia do zbiorczych działań ClickUp umożliwiają łączenie, aktualizowanie lub usuwanie zadań w grupie, usprawniając cykl pracy i zmniejszając bałagan.
Aby uzyskać więcej informacji na temat automatyzacji cyklu pracy, obejrzyj to wideo.
Pozwól Super Agents zrobić za Ciebie ciężką pracę
Większość narzędzi AI działa poza Twoim cyklem pracy. Ponieważ agenci ClickUp działają wewnątrz Twojego obszaru roboczego, mogą nie tylko sugerować, ale także ograniczać zbędną pracę.
Agenci ClickUp działają jak członkowie zespołu AI, którym można przydzielać zadania. Oznacz ich w zadaniu lub uruchom ich za pomocą automatyzacji, a przejmą oni powtarzalne lub powielające się zadania, takie jak:
- Skanowanie zadań i dokumentów w celu identyfikacji nakładających się lub powielających się elementów
- Aktualizowanie i zamykanie zadań, które nie są już istotne
- Generowanie podsumowań, dzięki czemu zespół nie musi ponownie pisać aktualizacji statusu
- Automatyczne tworzenie raportów i aktualizacji postępów
💡 Porada dla profesjonalistów: ClickUp umożliwia tworzenie niestandardowych widoków, które grupują zadania według nazwy, etykiety, osoby przypisanej lub innych pól. Dzięki tym wizualnym grupom można łatwo wyszukiwać powtarzające się lub zbędne zadania.
Najlepsze funkcje ClickUp
- Monitoruj postępy: Obserwuj postępy w czasie rzeczywistym dla poszczególnych zadań, właścicieli i priorytetów na pulpicie nawigacyjnym ClickUp i wizualizuj, co się dzieje, a co utknęło w martwym punkcie.
- Utrzymuj współpracę w kontekście: Dzięki ClickUp Chat Twoje rozmowy będą związane z pracą, co pozwoli wszystkim zachować spójność bez konieczności zmiany kontekstu.
- Ustawianie zadań jako powtarzających się według czasu lub wydarzenia: Zaplanuj zadanie jako powtarzające się z dowolną częstotliwością lub po zmianie statusu, korzystając z funkcji powtarzających się zadań ClickUp.
- Usprawnij wnioski projektowe: zbieraj wnioski za pomocą konfigurowalnych formularzy ClickUp, które przekształcają się w zadania do wykonania z przypisanymi właścicielami i priorytetami.
- Planowanie projektów oparte na sztucznej inteligencji: ClickUp AI planuje idealny harmonogram na podstawie zadań, wydarzeń i celów, korzystając z kalendarza ClickUp.
- Korzystaj z gotowych szablonów: Standaryzuj powtarzalne zadania dzięki konfigurowalnym i bezpłatnym szablonom ustalania priorytetów.
Wady ClickUp
- Szeroki zakres funkcji może przytłaczać nowych użytkowników.
Zalety ClickUp
- Jedno obszar roboczy do wszystkiego, bez konieczności przełączania się między narzędziami
- ClickUp Brain i automatyzacje przypisują zadania, wykrywają przeszkody, podsumowują postępy i ograniczają powtarzalne czynności.
Dlaczego jest ono doskonałe do automatycznego identyfikowania zbędnych zadań?
ClickUp automatycznie wykrywa nakładające się lub powielające się zadania, analizując je pod kątem priorytetów, zależności i kontekstowych informacji dostarczanych przez ClickUp Brain.
Ceny ClickUp
Oceny i recenzje ClickUp
- G2: 4,7/5 (ponad 10 400 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 4500 recenzji)
Co o ClickUp mówią prawdziwi użytkownicy?
Oto recenzja TrustRadius:
To narzędzie jest bardzo skuteczne w rozwoju osobistym i zawodowym. Dzięki niemu możesz zaznaczać swoją obecność, śledzić czas pracy, a także segregować poszczególne zadania zgodnie z własnymi potrzebami. Możesz ustawić priorytet zadań w swojej liście rzeczy do zrobienia, a narzędzie przypomni Ci o terminie wykonania zadania podanym przez Ciebie.
To narzędzie jest bardzo skuteczne w rozwoju osobistym i zawodowym. Dzięki niemu możesz zaznaczać swoją obecność, śledzić czas pracy, a także segregować poszczególne zadania zgodnie z własnymi potrzebami. Możesz ustawić priorytet zadań w swojej liście rzeczy do zrobienia, a narzędzie przypomni Ci o terminie wykonania zadania podanym przez Ciebie.
💟 Bonus: Chcesz mieć kalendarz, który automatycznie planuje Twoje zadania? Kalendarz ClickUp jest właśnie tym, czego potrzebujesz!
📚 Czytaj więcej: Jak zarządzać zadaniami osobistymi i zwiększyć wydajność
2. Motion (najlepsze do ustalania priorytetów zadań i planowania kalendarza z wykorzystaniem AI)
Wyobraź sobie asystenta ds. planowania, który poznaje Twoje potrzeby i preferencje. I zaczyna lepiej dostosowywać się do tych wymagań. To właśnie Motion AI.
Ta aplikacja do planowania oparta na sztucznej inteligencji i narzędzie do zarządzania projektami planuje Twój dzień, harmonogram zadań i automatycznie rozdziela obciążenie pracą. Menedżer projektów AI nieustannie analizuje terminy, obciążenie pracą i priorytety, aby stworzyć efektywny plan dnia.
Nie musisz ręcznie reorganizować zadań, gdy zmieniają się plany. Motion automatycznie zmienia harmonogram i priorytety pracy. Jeśli dwa zadania nakładają się na siebie lub stają się zbędne, AI je zaznacza, umożliwiając ich usunięcie lub połączenie.
Możesz dodawać zadania, oznaczać je jako pilne, a Motion decyduje, kiedy powinny zostać wykonane. Kalendarz AI Motion łączy zadania i spotkania w jednym harmonogramie w czasie rzeczywistym. W miarę zmiany priorytetów na bieżąco przydziela bloki czasowe, ograniczając konieczność ciągłego dostosowywania harmonogramu.
Najlepsze funkcje Motion
- Asystent spotkań AI firmy Motion planuje powtarzające się spotkania, zapobiega podwójnym rezerwacjom w kalendarzach i chroni bloki przeznaczone na intensywną pracę.
- Wykres Gantta oparty na AI aktualizuje się w czasie rzeczywistym wraz ze zmianami zadań i terminów.
- Połącz różne zadania i wydarzenia z wielu kalendarzy, aby wychwycić ukryte powtarzające się czynności.
- Zautomatyzuj tworzenie projektów, delegowanie zadań i planowanie harmonogramów dzięki cyklom pracy opartym na AI Motion, aby uniknąć powielania wysiłków.
- AI Motion przekształca transkrypcje i streszczenia w zadania, które można wykonać, automatycznie przypisuje ich właścicieli, ustala czas trwania i tworzy działania następcze.
Wady ruchu
- Oferuje ograniczoną elastyczność zarządzania projektami, ponieważ wszystko jest powiązane z kalendarzem.
- Chociaż oferuje ono automatyzację planowania zadań i harmonogramowanie kalendarza, brakuje mu zaawansowanych funkcji zarządzania projektami, takich jak pola niestandardowe dla zadań i szczegółowa hierarchia.
Motion pros
- Automatyczne planowanie zadań zapobiega powielaniu zadań.
- Przesuwanie terminów w czasie rzeczywistym ujawnia zadania o niskiej wartości
Dlaczego jest ono doskonałe do automatycznego identyfikowania zbędnych zadań?
Aplikacja Motion do planowania z wykorzystaniem AI na bieżąco ocenia Twoje zadania, spotkania i powtarzające się zadania. Ponieważ każde zadanie musi zmieścić się w rzeczywistym, podzielonym na bloki czasowe harmonogramie, nie da się zignorować zbędnych lub mało wartościowych zadań.
Ceny Motion
- Free
- Dla osób prywatnych Pro AI: 49 USD/miesiąc za użytkownika Business AI: 69 USD/miesiąc za użytkownika
- Pro AI: 49 USD miesięcznie za użytkownika
- Business AI: 69 USD miesięcznie za użytkownika
- Dla zespołów Pro AI: 29 USD/miesiąc na użytkownika Business AI: 49 USD/miesiąc na użytkownika
- Pro AI: 29 USD miesięcznie za użytkownika
- Business AI: 49 USD miesięcznie za użytkownika
- Pro AI: 49 USD miesięcznie za użytkownika
- Business AI: 69 USD miesięcznie za użytkownika
- Pro AI: 29 USD miesięcznie za użytkownika
- Business AI: 49 USD miesięcznie za użytkownika
Oceny i recenzje Motion
- G2: 4,1/5 (ponad 120 recenzji)
- Capterra: 4,3/5 (ponad 80 recenzji)
Co o Motion mówią prawdziwi użytkownicy?
Oto recenzja Capterra:
Jak dotąd bardzo podoba mi się Motion. Jest to ogromne źródło informacji, które pomaga mi skupić się na zadaniach i osiągać cele zarówno w pracy, jak i w domu.
Jak dotąd bardzo podoba mi się Motion. Jest to ogromne źródło informacji, które pomaga mi skupić się na zadaniach i osiągać cele zarówno w pracy, jak i w domu.
📮 ClickUp Insight: 24% pracowników twierdzi, że powtarzalne zadania uniemożliwiają im wykonywanie bardziej znaczącej pracy, a kolejne 24% uważa, że ich umiejętności są niedostatecznie wykorzystywane. Oznacza to, że prawie połowa pracowników czuje się zablokowana twórczo i niedoceniana. 💔
ClickUp pomaga skupić się na zadaniach o dużym znaczeniu dzięki łatwym w konfiguracji agentom AI, automatyzującym powtarzające się zadania w oparciu o wyzwalacze. Na przykład, gdy zadanie zostanie oznaczone jako zakończone, agent AI ClickUp może automatycznie przypisać następny krok, wysłać przypomnienia lub zaktualizować status projektu, uwalniając Cię od ręcznego śledzenia postępów.
💫 Rzeczywiste wyniki: Firma STANLEY Security skróciła czas poświęcany na tworzenie raportów o co najmniej 50% dzięki konfigurowalnym narzędziom do raportowania ClickUp — dzięki temu jej zespoły mogą poświęcać mniej czasu na formatowanie, a więcej na prognozę.
📚 Czytaj więcej: Notion vs. Motion: rozstrzygnięcie sporu między narzędziami do zarządzania zadaniami
3. Notion AI (najlepsze rozwiązanie do dokumentacji opartej na AI)
Notion AI przekształca Twój obszar roboczy w połączony system, w którym współistnieją zadania, dokumenty i informacje o projektach. Ponieważ wszystko jest uporządkowane w jednym miejscu, pomaga to dostrzec zbędne zadania.
Wykorzystaj Notion AI, aby ograniczyć powielanie pracy. Zamienia ono notatki, e-maile i rozmowy w zadania do wykonania, a także sprawdza, czy nie ma podobnych już istniejących elementów. Funkcja autouzupełniania pomaga wypełnić pola takie jak status, priorytet, właściciel i kolejne kroki. Gdy wiele zadań wydaje się podobnych lub zawiera powtarzającą się zawartość, Notion sugeruje ich połączenie lub aktualizację, aby zachować porządek w bazie danych.
Funkcja AI Q&A w Notion działa jak wyszukiwarka w Twoim obszarze roboczym. Wystarczy zadać pytanie (Jakie zadania są zablokowane w tym tygodniu?), a Notion wyświetli odpowiednie zadania lub strony.
Najlepsze funkcje Notion AI
- Przepisz szkice w różnych tonach, krótsze, dłuższe, profesjonalne, nieformalne lub uproszczone, aby można je było szybko przejrzeć.
- Dzięki automatycznym podsumowaniom powtarzające się aktualizacje statusu stają się szybsze i spójniejsze, co pozwala zaoszczędzić godziny zwykle poświęcane na cotygodniowe przepisywanie tych samych aktualizacji projektu.
- Twórz kompletne dokumenty, takie jak analizy konkurencji lub przeglądy rynku, wykorzystując kontekst z notatek i źródeł zewnętrznych.
- Inteligentne przypomnienia dostosowują się do Twojego harmonogramu i priorytetów.
- Tłumacz całe dokumenty lub strony na wiele języków bezpośrednio w Notion.
Wady Notion AI
- Działa tylko w Notion, więc nie możesz używać AI poza swoim obszarem roboczym.
- Notion AI może generować zadania i podsumowania, ale nie automatyzuje cyklu pracy (np. automatyczne przypisywanie zadań w przypadku zmiany statusu, wyzwalacz automatyzacji w przypadku przekroczenia terminu wykonania zadania).
Zalety Notion AI
- Eliminuje konieczność poszukiwania informacji, co zapobiega powielaniu zadań.
- Notion AI przekształca notatki ze spotkań, pomysły lub długą zawartość bezpośrednio w zadania z wypełnionymi polami.
Dlaczego jest ono doskonałe do automatycznego identyfikowania zbędnych zadań?
Zbędne zadania stają się widoczne, gdy system ma wystarczający kontekst obejmujący projekty, zadania, dokumenty i notatki. Notion AI może również przeszukiwać całą przestrzeń roboczą i wyświetlać powiązane lub podobne elementy, ułatwiając rozpoznawanie powtórzeń.
Ceny Notion AI
- Free
- Dodatkowo: 12 USD miesięcznie za użytkownika
- Business: 24 USD/miesiąc na użytkownika
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Oceny i recenzje Notion AI
- G2: Niewystarczająca liczba recenzji
- Capterra: 4,7/5 (ponad 2600 recenzji)
Co użytkownicy mówią o Notion AI?
Oto recenzja Capterra:
Notion naprawdę błyszczy i pokazuje swoją skuteczność, gdy cały zespół go przyjmuje. Jego funkcje współpracy sprawiają, że edycja dokumentów przez zespół jest BARDZO łatwa, co poprawia komunikację i cykl pracy. Szablony i pomoc w pisaniu oparta na AI są również świetne, aby szybko rozpocząć pracę.
Notion naprawdę błyszczy i pokazuje swoją skuteczność, gdy cały zespół go przyjmuje. Jego funkcje współpracy sprawiają, że edycja dokumentów przez zespół jest BARDZO łatwa, co poprawia komunikację i cykl pracy. Szablony i pomoc w pisaniu oparta na AI są również świetne, aby szybko rozpocząć pracę.
📚 Czytaj więcej: Alternatywa dla Notion AI do tworzenia zawartości
👀 Czy wiesz, że... NASA straciła sondę kosmiczną o wartości 125 milionów dolarów, ponieważ jeden zespół używał jednostek metrycznych, a drugi jednostek angielskich. Ta nadmiarowość w wprowadzaniu danych w połączeniu z błędem ludzkim spowodowała, że statek kosmiczny spłonął w atmosferze Marsa.
Inne godne wzmianki produkty
Oprócz tych trzech, oto kilka innych narzędzi do zarządzania projektami, które możesz wykorzystać do automatyzacji zadań w codziennych cyklach pracy:
1. monday. com
Jeśli wolisz wizualny sposób zarządzania wszystkimi projektami, Monday jest narzędziem do zarządzania projektami, które warto wybrać. Użyj automatyzacji, aby uruchamiać działania, takie jak automatyczne przypisywanie, automatyczna aktualizacja statusu lub powiadamianie o utworzeniu zadania podobnego do już istniejącego.
Widok obciążenia pracą pomaga wykryć nakładające się obowiązki. Jeśli wiele osób tworzy zadania związane z tym samym celem, platforma sygnalizuje przeciążenie zasobów, ujawniając zbędną pracę. Konwersja dokumentów na zadania zapobiega również powielaniu, ponieważ elementy wymagające działania znajdują się na tej samej tablicy, na której widoczne są zadania.
👀 Czy wiesz, że... Plany z wykresami Gantta są znane od dawna. Przez lata przeszły wiele zmian. Wynikało to przede wszystkim z potrzeby bardziej efektywnego zarządzania projektami.
W erze ręcznej wykresy Gantta były tworzone ręcznie na papierze. Były one statyczne i wymagały znacznego wysiłku, aby je aktualizować. Dzięki rewolucji Excel menedżerowie zarządzania projektami mogli tworzyć i edytować wykresy Gantta cyfrowo. W przypadku złożonych projektów ich aktualizacja nadal była czasochłonna.
Przenieśmy się do dnia dzisiejszego. Nowoczesne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta automatycznie zmienia harmonogram zadań po wprowadzeniu zmian w harmonogramie projektu. Ułatwia ono również współpracę między zespołami, zapewniając dostęp do wspólnego widoku osi czasu projektu.
2. Wrike
Oprogramowanie do zarządzania projektami Wrike wykorzystuje wykresy Gantta do szczegółowego odwzorowania zależności. Jeśli dwa zadania są zaplanowane z tym samym rezultatem lub zależą od tego samego kroku, wykres podkreśla to połączenie.
Wrike wyróżnia zbędne lub zablokowane zadania za pomocą zależności zadań, analizy ścieżki krytycznej i pulpitów nawigacyjnych, pomagając w ustalaniu priorytetów projektów. Dzięki prognozom projektowym w czasie rzeczywistym Wrike automatycznie przelicza osie czasu. Na tej tablicy możesz zobaczyć, jak zmiana jednego zadania wpływa na plan projektu.
Formularze zgłoszeniowe z regułami automatycznego tworzenia zadań pozwalają dopasować przychodzące zgłoszenia do istniejących na podstawie pól takich jak projekt i termin realizacji.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Wszystkie nowe zadania należy kierować za pomocą jednego formularza zgłoszeniowego, który jest podłączony do narzędzi do zarządzania projektami. Gdy wszystkie zadania są wprowadzane do systemu w ten sam sposób, oprogramowanie do zarządzania projektami może automatycznie łączyć duplikaty, odpowiednio oznaczać zgłoszenia i zapewnić, że nikt nie pracuje nad tym samym zadaniem dwukrotnie — w izolacji. Niewielki krok w ustawieniach pozwala zaoszczędzić wiele godzin powtarzających się zadań w przyszłości.
3. Hive
Jeśli chcesz realizować projekty z wykorzystaniem AI, Hive oferuje Buzz AI. Buzz gromadzi aktualizacje ze wszystkich projektów, zadań, zatwierdzeń i wiadomości w jednym kanale. Jeśli dwóch członków zespołu utworzy podobne zadania lub rozpocznie równoległą pracę, obie aktualizacje będą widoczne obok siebie, co pozwoli dostrzec powielanie pracy i zautomatyzować powtarzalne zadania.
👀 Czy wiesz, że... Według MIT ponad 95% projektów związanych ze sztuczną inteligencją kończy się niepowodzeniem. To rozczarowujące, ale nie zaskakujące. Chociaż narzędzia ogólnego przeznaczenia, takie jak ChatGPT, doskonale sprawdzają się w użytkowaniu indywidualnym ze względu na swoją elastyczność, nie sprawdzają się w zastosowaniach korporacyjnych, ponieważ nie uczą się na podstawie cykli pracy ani nie dostosowują się do nich.
Z kolei zintegrowany obszar roboczy oparty na AI dodaje warstwę inteligencji kontekstowej obejmującą cały system. Rozumie ono Twoje zadania, dokumenty, czaty i osie czasu — i wykorzystuje ten kontekst, aby dostarczać szybsze i bardziej przydatne informacje.
Jak radzić sobie z powtarzalnymi zadaniami (porady + najlepsze praktyki)
Oto praktyczne sposoby na ograniczenie powtarzalnej pracy i rutynowych zadań, nawet przed wdrożeniem automatyzacji.
1. Przypisz jednego właściciela do każdego zadania
Jednym z częstych wyzwań w zarządzaniu projektami jest brak jasności co do ról i obowiązków. Jako kierownik projektu chcesz, aby Twoje zespoły działały szybko i nie utknęły w zamieszaniu związanym z tym, kto co robi.
✅ Rozwiązanie: Przypisz jednego właściciela do każdego zadania. Skorzystaj z modelu RACI, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie powielają pracy. Wykresy RACI są szczególnie pomocne w zarządzaniu zasobami, gdy podejmowanie decyzji jest podzielone między różne zadania. Na przykład określają one, kto wykonuje zadanie X, kto ma na nie wpływ i kto jest odpowiedzialny za ostateczną decyzję dotyczącą zadania.
2. Korzystaj z narzędzia do zarządzania zadaniami
Gdy zadania są zarządzane za pomocą wiadomości e-mail, komunikatów Slack, arkuszy kalkulacyjnych i osobistych notatek, lista zadań staje się nieuporządkowana.
Stare zadania nigdy nie są zamknięte, nieaktualne prace pozostają w zawieszeniu i nikt nie wie, co jest nadal aktualne. Ponieważ łatwiej jest utworzyć nowe zadanie niż przeglądać nieuporządkowane zaległości, ludzie nieświadomie powielają pracę. Wynik? Twój zespół traci czas na sprawdzanie statusów i śledzenie aktualizacji.
✅ Rozwiązanie: Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania zadaniami. Zamiast ręcznie wyszukiwać zadania, narzędzie to pozwala filtrować elementy bez aktywności, zadania bez właściciela lub duplikaty na podstawie tytułu lub słów kluczowych. Możesz zbiorczo zamknąć lub zarchiwizować stare zadania, połączyć duplikaty w jedno i ponownie przypisać wszystko, co utknęło, a wszystko to w ciągu kilku minut.
3. Przekształć notatki ze spotkań w jedną listę zadań
Oto scenariusz, z którym być może spotkałeś się po spotkaniu. Jedna osoba słyszy „przygotuj prezentację”, inna zapisuje „stwórz slajdy”, a jeszcze inna „zarys prezentacji”.
Trzy różne osoby tworzą trzy różne zadania dla tego samego rezultatu.
✅ Rozwiązanie: Skorzystaj z funkcji AI Notetaker w ClickUp, aby dołączyć do spotkania. Funkcja ta transkrybuje dyskusję i wyodrębnia działania, które należy podjąć, tworząc rzeczywiste zadania wraz z właścicielami i terminami realizacji.
Nikt nie musi ręcznie przepisywać notatek ani tworzyć zadań podczas planowania projektu. Możesz nawet zadawać pytania ClickUp, np. „Jakie są moje otwarte elementy z spotkań z klientami w tym tygodniu?”, a program natychmiast wyświetli odpowiedzi ze wszystkich Twoich notatek.
Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak wykorzystać AI do tworzenia notatek ze spotkań, aby wyeliminować powtarzające się zadania i usprawnić procesy.
Użyj ClickUp, aby zidentyfikować i wyeliminować zbędne zadania.
Porzuć stare metody ręcznego zarządzania projektami, w których więcej czasu poświęcasz na realizację zadań niż na wykonywanie pracy.
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami ClickUp zyskujesz wbudowaną sztuczną inteligencję, automatyzację i możliwość dostosowania automatyzacji cyklu pracy.
Niezależnie od tego, czy zarządzasz wieloma projektami, czy tylko jednym, ClickUp pomaga tworzyć niestandardowe cykle pracy dostosowane do Twoich potrzeb. Staje się centrum dowodzenia służącym do alokacji zasobów, śledzenia postępów projektu i poprawy ogólnej wydajności projektu.
Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp, aby zobaczyć, jak automatycznie identyfikuje zbędne zadania.