Toen Notion 2.0 in 2018 werd gelanceerd, veranderde dit de manier waarop mensen hun werk organiseerden. Pagina's, databases en blokken maakten het eenvoudig om aangepaste systemen te bouwen zonder vast te zitten aan een traditionele projecttool. Lange tijd werkte die flexibiliteit goed.
Maar documentatie alleen is niet voldoende om het werk op gang te houden.
Naarmate het werk steeds meer uitvoeringsgericht wordt, begint het gebruik van pagina's en tabellen de boel te vertragen. Dat is meestal het moment waarop teams op zoek gaan naar iets gestructureerder en efficiënter.
Als je je in de fase bevindt, is dit artikel iets voor jou. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe je van Notion naar ClickUp kunt overstappen.
En waarom ClickUp? Omdat het werk op een andere manier benadert. Het is een projectmanagementtool waarin taken, tijdlijnen, documenten, automatisering en rapportage samenkomen in één ruimte.
Laten we aan de slag gaan! 🎯
Waarom overstappen van Notion naar ClickUp?
Als je team Notion als 'alles-in-één'-werkruimte voor projectmanagement is ontgroeid en nu behoefte heeft aan betrouwbare automatiseringen en een duidelijkere structuur om projecten goed te kunnen bijhouden, dan is ClickUp een uitstekende volgende stap. Deze vergelijking tussen ClickUp en Notion helpt je te begrijpen waar Notion uitblinkt, waar het op grotere schaal tekortschiet en hoe ClickUp daarbij kan helpen.
De sterke punten en zwakke punten van Notion
Notion is uitstekend geschikt voor flexibele documentatie, gekoppelde wiki's en lichtgewicht databases, met name voor individuele makers en kleine teams.
De tekortkomingen komen aan het licht wanneer het werk uit veel afzonderlijke taken bestaat. Afhankelijkheden, automatisering, toestemming en het bijhouden van de werklast zijn beperkt. Het beheren van deadlines, eigenaars en voortgang tussen teams vereist vaak handmatig onderhoud of externe tools, wat de uitvoering vertraagt.
Voordelen van de overstap naar de tool voor projectmanagement van ClickUp
Dit zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van ClickUp als uw favoriete software voor taakbeheer:
- Snellere uitvoering: Ingebouwde taken, statussen, prioriteiten en deadlines zorgen ervoor dat het werk doorloopt zonder handmatige updates
- Schaalt mee met je team: hiërarchieën, toestemmingen en weergaven blijven intact naarmate het aantal projecten en medewerkers toeneemt
- Ingebouwde automatisering: Toewijzing van taken, updates van status en triggers zonder tools van derden
- Duidelijke structuur: Ruimtes, mappen en lijsten vervangen geneste pagina's door voorspelbare werkstroom
- Realtime zichtbaarheid: Dashboards en rapportages geven direct inzicht in de voortgang, knelpunten en werklast
- Minder contextwisselingen: documenten, opmerkingen, doelen en Taaken staan allemaal in één systeem, waardoor een wildgroei aan tools wordt voorkomen
Voor wie is een migratie aan te raden?
- Klantenservicebureaus die behoefte hebben aan gestructureerde pijplijnen, SLA's en herhaalbare opleveringssjablonen
- Operationele teams die SOP's opstellen die rechtstreeks moeten aansluiten op taken, SLA's en automatiseringen
- Product- en projectmanagers die behoefte hebben aan tijdlijnen, afhankelijkheden en rapportages op portfolioniveau
- Content- en makerteams waarvan de ‘wiki + taken in Notion’ traag, versnipperd en moeilijk te rapporteren zijn geworden
🧠 Leuk weetje: Het blijkt dat 72% van de PMO's verwacht dat hun werkterrein en verantwoordelijkheden de komende jaren zullen toenemen. En wanneer de werklast blijft toenemen, maakt een platform als ClickUp het gemakkelijker om alles gestructureerd, op elkaar afgestemd en beheersbaar te houden naarmate je opschaalt.
Wat je veilig kunt migreren vanuit Notion
Voordat je van Notion naar ClickUp overstapt, is het belangrijk om te begrijpen welke soorten content probleemloos kunnen worden overgezet en welke mogelijk een snelle controle vereisen. Het goede nieuws is dat de meeste kernelementen van Notion die worden gebruikt voor planning, bijhouden en documentatie, betrouwbaar kunnen worden gemigreerd als ze goed gestructureerd zijn.
Databases/tabeller
Gestructureerde databases, zoals taaktrackers, contentkalenders, CRM-achtige tabellen of eenvoudige projectlijsten, kunnen veilig worden gemigreerd. Rijen, eigenschappen en basisrelaties worden goed overgezet, vooral wanneer databases duidelijk zijn gedefinieerd.
Pagina's, documenten en content
Notion-pagina's met geschreven content, zoals koppen, alinea's, lijsten met opsommingstekens en links, kunnen probleemloos worden gemigreerd. Vooral uitgebreide documentatie, notulen van vergaderingen, kennisbanken en inhoud in de stijl van standaardprocedures (SOP's) kunnen veilig worden overgezet, zolang de paginahiërarchieën maar doelgericht zijn en niet te gefragmenteerd.
Taaken, checklists en borden
Databases in taakstijl, checklists binnen pagina's en borden in kanban-stijl laten zich goed overzetten als ze een consistente structuur volgen. Werkstroomen op status gebaseerde werkstroomen en basisinstallaties voor prioriteiten worden naadloos overgenomen, waardoor ze na de migratie eenvoudig kunnen worden omgezet in een bruikbaar systeem.
Bestanden, insluitingen en bijlagen
Geüploade bestanden, afbeeldingen en veelgebruikte insluitingen worden doorgaans zonder problemen naar ClickUp gemigreerd. Externe links en verwijzingen blijven behouden, hoewel sommige ingesloten widgets van derden mogelijk opnieuw moeten worden gekoppeld, afhankelijk van de bron.
🔍 Wist je dat? Teams die groeien met ClickUp winnen tijd terug. In het derde jaar bespaart het gemiddelde team ongeveer 12 uur per medewerker per maand, wat resulteert in meer ruimte voor planning, besluitvorming en het werk dat daadwerkelijk impact heeft.
Wat wordt NIET automatisch gemigreerd
Niet alles in een complexe Notion-opzet heeft een equivalent in ClickUp dat met één klik te realiseren is. Als je van tevoren op de hoogte bent van die limieten, voorkom je verrassingen:
- Opmerkingen, bijlagen en details op taakniveau: Opmerkingen, beschrijvingen en bijlagen die direct in de database bij taken zijn opgenomen, worden niet meegenomen
- Wiki's en kennisstructuur: Notion-wiki's worden niet automatisch overgezet. Geïmporteerde pagina's worden als ClickUp Docs weergegeven en kunnen handmatig op documentniveau worden omgezet naar wiki's.
- Versiegeschiedenis: De paginageschiedenis en activiteitslogboeken uit Notion-documenten worden niet behouden in ClickUp
- Visuele blokken en opmaak: Omslagafbeeldingen, tekstvakken, scheidingslijnen, video's en codeblokken worden vaak omgezet in vereenvoudigde tekst, terwijl lay-outs met meerdere kolommen worden samengevoegd tot één kolom
- Knoppen en interactieve elementen: Knopvelden uit Notion worden tijdens het importeren niet ondersteund
- Pagina-iconen en emoji's: Deze worden mogelijk niet overgezet en moeten meestal handmatig opnieuw worden toegevoegd
- Getalopmaak: Procenttekens worden uit getalvelden verwijderd en getallen met valuta-format worden geïmporteerd als geldvelden
Checklist vóór de migratie
Deze checklist zorgt ervoor dat het importeren soepel verloopt, zodat je nieuwe ClickUp-werkruimte vanaf dag één overzichtelijk aanvoelt.
Ruim je Notion-werkruimte op en organiseer deze
Controleer je werkruimte voordat je iets exporteert. Dit kun je doen:
- Standaardiseer databasnamen, eigenschapsnamen en weergaven, zodat het duidelijk is waarvoor elke tabel dient
- Verwijder dubbele weergaven en ongebruikte eigenschappen die databases vertragen en exportbestanden onoverzichtelijk maken
- Zorg ervoor dat belangrijke pagina's en databases in overzichtelijke hoofdgebieden staan, en niet diep weggestopt in willekeurige subpagina's
Samenvoegen of archiveren van ongebruikte blokken/pagina's
Oude experimenten, persoonlijke pagina's en verlaten systemen zorgen voor rommel tijdens de migratie. Voer deze snelle aanpassingen door:
- Archiveer alles wat niet langer het lopende werk ondersteunt
- Samenvoeg overlappende databases waar mogelijk
Bepaal je ClickUp-hiërarchie
ClickUp is opgebouwd rond een duidelijk, gestructureerd raamwerk dat van werk een georganiseerd systeem maakt. Als je deze hiërarchie van tevoren begrijpt, kun je Notion-content netjes importeren en voorkom je dat je deze later opnieuw moet structureren.
Zo werkt de ClickUp-hiërarchie:
- Werkruimte: Verwijst naar je hele bedrijf of account
- Ruimtes: Maakt een onderscheid tussen belangrijke werkgebieden zoals Klantenservice, Product, Marketing of Operations
- Mappen: Groepeer gerelateerde werkstroomen, clients, producten of programma's binnen elke ruimte
- Lijsten: Bevatten de daadwerkelijke taken voor projecten of herhaalbare processen
- Taak: Leg individuele werken vast met deadlines, toegewezen personen, prioriteiten en statussen
- Subtaaken en checklists: Deelt taken op in stapsgewijze acties voor uitvoering
Voordat je gegevens uit Notion importeert, moet je zowel je pagina's als je databases aanpassen aan deze structuur:
- Breng overkoepelende domeinen in kaart voor Spaces: Wijs brede functies zoals Product, Marketing of Operations toe op Space-niveau
- Groepeer gerelateerd werk in mappen: Organiseer op basis van clients, producten of belangrijke initiatieven
- Notion-databases in kaart brengen naar lijsten: Bepaal of elke database in ClickUp één lijst, meerdere lijsten of een documentverwijzing wordt
- Plan relaties van tevoren: Breng de relaties en roll-ups in Notion in kaart, zodat je ze later kunt nabootsen met behulp van ClickUp-relaties, roll-ups en formules
Toestemming voor het exporteren en beslissingen over de zichtbaarheid binnen het team
De toestemmingen van Notion worden niet meegenomen bij de migratie. Daarom moet u het volgende doen:
- Controleer wie momenteel toegang heeft tot welke onderdelen in Notion en breng eventuele gevoelige ruimtes of databases in kaart
- Bepaal vóór het importeren hoe dit zich vertaalt naar ClickUp-ruimten, privé-mappen en toestemmingen op lijstniveau
- Stel regels in voor volgers en toegewezen personen, zodat belangrijke taken automatisch onder de aandacht komen van de juiste mensen zodra je gegevens in ClickUp staan
Hoe u van Notion naar ClickUp migreert (stap voor stap)
Hieronder vind je een praktisch stappenplan om je werk veilig vanuit Notion over te zetten met ClickUp Importer. 👇
Stap 1: Exporteer je Notion-gegevens
Zo exporteer je vanuit Notion en haal je alle pagina's en databases in één keer op:
- Open Notion en klik op Instellingen & Leden in de zijbalk
- Kies Alle content van de werkruimte exporteren met Inhoud opnemen: Alles
- Download het geëxporteerde ZIP-bestand zodra je het via e-mail ontvangt
- Voor databasetabellen kunt u ook afzonderlijke tabellen als CSV exporteren via het ‘•••’-menu bij elke database
- Geef aan dat bij migraties voor het hele team altijd de optie ‘Alle werkruimte-content exporteren’ moet worden gebruikt, terwijl bij gedeeltelijke migraties of sjablonen de optie ‘Exporteren’ uit het menu met de drie puntjes op specifieke pagina’s moet worden gebruikt.
- Sla de geëxporteerde map (.zip of .HTML) lokaal op voordat u verdergaat. Als het exportformat onjuist is, herkent ClickUp het bestand niet
❗ Aantekening: Door in HTML te exporteren blijven de content en structuur goed leesbaar, terwijl je met CSV gegevens in spreadsheetvorm kunt exporteren die je vervolgens in ClickUp-lijsten kunt importeren.
Stap 2: Bestanden voorbereiden voor import
Voordat je je werk in ClickUp importeert, moet je alles op orde brengen en duidelijk labelen:
- Hernoem bestanden en mappen zodat ze aansluiten bij de door u geplande ClickUp-structuur
- Open de CSV-bestanden en zorg ervoor dat de eerste rij duidelijke veldnamen bevat (bijv. Taaknaam, Deadline, Toegewezen persoon, Status)
- Standaardiseer waarden zoals statussen (Klaar, In uitvoering), datums en namen van personen vóór het importeren
- Verwijder lege of verouderde kolommen die niet nodig zijn
💡 Pro-tip: Schakel bij het exporteren van afzonderlijke Notion-pagina's de optie Mappen aanmaken voor subpagina's in. Zo blijven geneste pagina's intact in ClickUp Docs. Als deze optie is uitgeschakeld, worden alle subpagina's samengevoegd tot één document.
Stap 3: Gegevens importeren in ClickUp
ClickUp heeft een speciale Notion-importer die pagina's, databases en gebruikers naar één ClickUp-ruimte en -map haalt. Zo kun je gegevens uit Notion importeren:
- Klik in ClickUp op je Werkruimte avatar > Instellingen > Importeren/Exporteren > Importeren starten > Notion > Items importeren
- Upload je Notion-exportbestand (HTML-zip) en kies de ruimte waar de content moet worden ondergebracht, of maak een nieuwe ruimte aan speciaal voor gemigreerde items
- Breng Notion-gebruikers in kaart met bestaande ClickUp-leden, nodig ze uit of importeer ze als inactieve gebruikers. Klik vervolgens op Importeren en wacht tot het importeren is voltooid.
Stap 4: Maak de databaseweergaven opnieuw aan in ClickUp
Zodra je gegevens in ClickUp staan, is de volgende stap om de manier waarop je ze bekijkt opnieuw in te richten:
- Voeg voor elke geïmporteerde lijst Lijst-, Bord-, Kalender- of Tabelweergaven toe om de borden, tijdlijnen en filters van Notion na te bootsen. Gebruik ClickUp-filters voor status, toegewezen persoon en deadlines om de filters van Notion zo goed mogelijk na te bootsen.
- Sla veelgebruikte combinaties op als 'Opgeslagen weergaven' en maak ze vast, zodat je team meteen de juiste layout te zien krijgt
ℹ️ Ter info: In het volgende deel gaan we hier dieper op in. Daar leer je welke Notion-weergaven het beste kunnen worden omgezet naar ClickUp-weergaven zoals Lijst, Bord, Gantt of Kalender.
Stap 5: Relaties en formules opnieuw opbouwen
Zoals we eerder hebben besproken, worden Notion-relaties en roll-ups niet één op één overgenomen. Ze moeten opnieuw worden opgebouwd met behulp van aangepaste velden, afhankelijkheden en formules.
- Maak aangepaste velden (keuzelijsten, nummers, URL's, personen) die overeenkomen met je oude Notion-eigenschappen, en gebruik vervolgens de werkbalk voor bulkacties van ClickUp om ontbrekende waarden in te vullen
- Vervang Notion-relaties door ClickUp-relaties (afhankelijkheid, koppelingen tussen taken) en gebruik aangepaste velden om berekeningen zoals werkvolume en kosten na te bootsen
Stap 6: Nodig je team opnieuw uit en stel de toestemming in
Met de toestemmingen van ClickUp kun je de toegang op ruimte-, map-, lijst- en documentniveau beheren, dus is het belangrijk om de beperkingen die je eerder in Notion had ingesteld opnieuw in te stellen. Door dit meteen te doen, voorkom je verwarring en onbedoelde bewerkingen in de nieuw geïmporteerde werkruimte.
📌 Hoe stel je toestemmingen in ClickUp in:
- Wijs rollen toe wanneer u gebruikers uitnodigt
- Voeg leden (volledige toegang), gasten (beperkte toegang) of beheerders (beheer over de hele werkruimte) toe aan je geïmporteerde Space
- Maak aangepaste rollen aan (bij Business Plus- en Enterprise-abonnementen) voor nog meer op maat gemaakte toegang
- Stel toestemming in op elk niveau
Toestemmingen kunnen worden ingesteld voor Spaces (Enterprise), mappen, lijsten en documenten. Voor elke locatie kun je kiezen wat uitgenodigde gebruikers mogen doen:
- Volledige bewerking
- Bewerking
- Reageer
- Alleen weergave
- Beveilig gevoelige lijsten en documenten
Maak lijsten of documenten privé en deel ze alleen met specifieke personen of teams. Gebruik de toestemmingen ‘Alleen bekijken’ of ‘Reageren’ voor externe medewerkers om ongewenste bewerkingen te voorkomen.
🧠 Leuk weetje: Werkversnippering kost meer dan de meeste teams beseffen. Het leidt naar schatting tot 2,5 biljoen dollar aan verloren productiviteit, en de verborgen kosten stapelen zich snel op: handmatige processen, voortdurend wisselen tussen tools en eindeloze statusupdates putten kwartaal na kwartaal stilletjes het budget uit.
Dit is precies het soort versnippering waar ClickUp teams van helpt af te komen, zodat het werk sneller, overzichtelijker en op de lange termijn veel goedkoper aanvoelt.
Notion-elementen in kaart brengen bij ClickUp (wat hoort waar)
De volgende stap is nu om te begrijpen hoe de blokken van Notion zich vertalen naar de structuur van ClickUp.
Notion-pagina's > ClickUp-documenten
Alle Notion-documenten worden geïmporteerd in één ClickUp-document. Elke Notion-pagina wordt een subpagina binnen dat document. Je kunt ze indelen in geneste pagina's en subpagina's, zodat je team gemakkelijk het volgende kan vinden:
- Processen en handleidingen
- Onboarding-materiaal
- Productspecificaties
- Aantekeningen van de vergadering
In tegenstelling tot in Notion staan ClickUp-documenten niet op zichzelf.
Met dit alternatief voor Notion kun je documenten koppelen aan mappen en lijsten, taken rechtstreeks vanuit gemarkeerde tekst aanmaken en documenten aan taken koppelen voor extra context. Teams kunnen in realtime samenwerken, inline opmerkingen plaatsen, feedback geven en de paginageschiedenis bijhouden om te zien wat er is gewijzigd en wanneer.
🚀 Het voordeel van ClickUp: Breng je documenten tot leven met ClickUp Brain — 's werelds eerste contextbewuste AI die rechtstreeks in je werkruimte is ingebouwd.
Hier zijn enkele praktische manieren om ClickUp Brain te gebruiken:
- Volle documenten direct samenvatten: Genereer duidelijke samenvattingen van volledige documenten of selecties, zodat teamgenoten de context begrijpen zonder alles regel voor regel te hoeven lezen
- Zet documentatie om in taken: Selecteer tekst en laat Brain actiepunten eruit halen, waarna je deze kunt omzetten in ClickUp-taken
- Stel vragen rechtstreeks in Docs: Stel vragen aan ClickUp Brain in natuurlijke taal om belangrijke beslissingen, eigenaars of volgende stappen te achterhalen, zonder handmatig door pagina's te hoeven zoeken
- Stel nieuwe documenten op en verbeter de content: Maak gestructureerde documenten, overzichten of vervolgpagina's aan de hand van prompts en ontvang AI-aangedreven suggesties om de tekst te herschrijven, te verduidelijken of de toon aan te passen, rechtstreeks in Docs
Databases > Lijsten
Notion-databases kunnen het beste worden omgezet naar ClickUp-lijsten. Elke rij wordt een taak, waardoor het eenvoudiger wordt om eigenaars, deadlines, prioriteiten en afhankelijkheden toe te wijzen.
Elke taak is een flexibel, uitvoerbaar item met uitgebreide eigenschappen, zoals:
- ClickUp-prioriteiten : Markeer taken als urgent, hoog, normaal of laag
- Aangepaste statussen in ClickUp : Leid taken door aangepaste werkstroomen (bijv. Nog te doen, In uitvoering, Klaar)
- Afhankelijkheden in ClickUp : Stel taken in als blokkerend of in afwachting van anderen
Eigenschappen > Aangepaste velden
Database-eigenschappen zoals selectieopties, tekstvelden, nummers en datums worden omgezet naar aangepaste velden in ClickUp.
U kunt kiezen uit gespecialiseerde veldtypen zoals Dropdowns, Labels, Money, E-mail, URL, Locatie of Formule-velden, zodat elke eigenschap zich precies gedraagt zoals bedoeld.
Zodra de gegevens zijn geïmporteerd, helpen aangepaste velden je om:
- Filter, sorteer en groepeer taken in elke weergave met behulp van gegevens uit aangepaste velden
- Maak roll-ups en berekeningen, zoals inspanningsscores en budgetten, opnieuw aan met formulevelden
- Trigger automatiseringen wanneer waarden in aangepaste velden veranderen (voor routering, toewijzingen of statusupdates)
💡 Pro-tip: Gebruik ClickUp AI-velden om met behulp van ClickUp Brain automatisch informatie binnen Taaken te genereren, te interpreteren of te standaardiseren.
Je kunt bijvoorbeeld een samenvattingsveld toevoegen aan je lijstweergave of mapweergave, zodat teamgenoten meerdere taken kunnen overzien zonder er ook maar één te hoeven openen. Kies het format Kort of Met opsommingstekens voor backlog-evaluaties en planningsvergaderingen.
🔍 Wist je dat? Hoewel bedrijven steeds nieuwe AI-tools toevoegen, gebruikt 91% van de werknemers slechts 1 tot 4 tools per week, waardoor het grootste deel van die investering nooit daadwerkelijk wordt benut. En omdat zoveel tools los lijken te staan van het dagelijkse werk, gaf 44,8% van de mensen aan dat ze het afgelopen jaar zijn gestopt met het gebruik van ten minste één AI-tool.
ClickUp maakt een einde aan die AI-wildgroei door je AI onder te brengen op dezelfde plek waar teams plannen, bijhouden en communiceren, zodat niet het aantal tools toeneemt, maar de hoeveelheid werk.
Notion-weergaven > ClickUp-weergaven
Notion-weergaven zoals tabellen, borden en tijdlijnen worden perfect ingekleurd met ClickUp-weergaven.
Hier volgt een vergelijking van de weergaven in ClickUp en Notion, samen met de voordelen die je geniet wanneer je de overstap maakt:
| Notion-weergave | ClickUp-weergave | Waarom ClickUp beter is |
| tabel | Tabelweergave in ClickUp | Ondersteunt berekeningen, groeperen, sorteren en aangepaste velden voor geavanceerde analyses |
| Bestuur | ClickUp-bordweergave (Kanban) | Biedt fasen met slepen en neerzetten, plus ingebouwde automatiseringen, statussen, swimlanes en regels voor de werkstroom |
| tijdlijn | ClickUp-tijdlijnweergave | Biedt horizontale projecttijdlijnen die vergelijkbaar zijn met die van Notion, maar integreert deze met taakafhankelijkheden en aanpassingen in de planning |
| kalender | ClickUp-kalenderweergave | Toont taken en data naast de planning en synchroniseert met externe kalenders zoals Google/Outlook voor een realistische planning |
Sjablonen en werkstroomen > ClickUp-sjablonen
Notion-sjablonen worden standaard niet als herbruikbare sjablonen gemigreerd. In plaats daarvan importeer je de onderliggende pagina's of databases met behulp van de ingebouwde importfunctie van ClickUp, net zoals bij alle andere Notion-content.
Na het importeren kunt u deze vervolgens omzetten in herbruikbare ClickUp-sjablonen.
📌 Zo maak je Notion-sjablonen na in ClickUp:
- Importeer de Notion-database of -pagina zoals beschreven in het vorige gedeelte
- Zoek na het importeren de resulterende lijst of map op in ClickUp
- Beweeg de muis erover, klik op de ellips (…) en selecteer Sjablonen > Opslaan als sjabloon
- Geef de sjabloon een naam en bepaal wie deze binnen je werkruimte mag gebruiken
Installatie na de migratie voor een soepele overgang
Het is belangrijk om je gegevens in ClickUp te krijgen, maar wat je na de migratie nog te doen hebt, is bepalend voor het succes van de implementatie. Dit is waar de sterke punten van ClickUp op het gebied van werkstroomoptimalisatie, AI en automatisering hun vruchten beginnen af te werpen.
Maak automatiseringen en terugkerende ClickUp-taken aan
Met ClickUp-automatiseringen kun je repetitieve taken automatiseren en je werkstroom omzetten in zelfonderhoudende systemen. Met een paar klikken kun je automatiseringsregels opstellen met behulp van triggers, voorwaarden en acties.
Hier is een voorbeeld van workflowautomatisering:
- Wanneer een taak de status ‘Klaar’ krijgt, kan ClickUp deze automatisch verplaatsen naar een ‘Archieflijst’, belanghebbenden hiervan op de hoogte stellen of voltooiingstags toepassen
- En wanneer een deadline nadert, kan ClickUp herinneringen instellen, prioriteiten bijwerken of de eigendom toewijzen aan iemand anders
Naast traditionele automatiseringen voegen ClickUp Agents een extra laag intelligentie toe door verder te gaan dan eenvoudige ‘als dit, dan dat’-regels.
Gebruik natuurlijke taal om te definiëren wat je wilt, en deze agents zullen activiteiten samenvatten, lijstjes met taken opstellen, subtaaken genereren en veldwaarden voor je voorstellen.
U kunt kant-en-klare agents zoals Ambient Answers inzetten, die in een ClickUp-chatkanaal kunnen worden ingeschakeld om vragen van het team te beantwoorden met gedetailleerde, contextgebaseerde antwoorden op basis van de kennis in uw werkruimte en externe bronnen.
En voor aangepaste werkstroomen kun je je eigen Super Agents bouwen met een no-code-builder. Je kunt bijvoorbeeld een HR-Agent maken die alleen vragen beantwoordt over personeelsvoordelen, daarbij verwijst naar je interne documenten, enzovoort.
📮 ClickUp Insight: 59% van de respondenten in onze enquête geeft aan geen wekelijks reset- of evaluatiesysteem te hebben.
Wanneer updates verspreid zijn over taken, opmerkingen, documenten en berichten, kan het samenbrengen van al die informatie aanvoelen als een project op zich. Tegen de tijd dat je informatie hebt verzameld over wat er is veranderd, wat er is blijven liggen en wat aandacht nodig heeft, is de energie om de komende week daadwerkelijk te plannen al verdwenen.
Wat als een agent dit voor je kan overnemen? De ClickUp AI Super Agents kunnen automatisch activiteiten over verschillende taken heen samenvoegen en samenvatten wat er moet worden opgevolgd.
In plaats van tijd te besteden aan het reconstrueren van het verleden, kun je duidelijkere beslissingen nemen over wat er daarna komt.
Maak dashboards voor rapportage
ClickUp-dashboards zijn uw commandocentrum voor zichtbaarheid. Hiermee kunt u meerdere kaarten combineren om belangrijke statistieken weer te geven, waaronder het aantal taken per status, achterstallige items, sprintsnelheid, werklast, tijdsregistratie, grafieken en meer.
Begin met veelgebruikte weergaven zoals:
- Teamprestaties (Voltooid rapport)
- Tijdlijn en mijlpalen (kalender- en mijlpaalkaarten)
- Werklastverdeling (Werklast per status)
Dashboards halen live gegevens uit je werkruimte, worden in realtime bijgewerkt en ondersteunen CSV- of Excel-exporten voor offline rapporten.
🚀 Het voordeel van ClickUp: Met ClickUp AI Cards zijn wekelijkse stand-updocumenten en e-mails met status overbodig. Met AI Cards kun je:
- Stel slimmere vragen met ClickUp Brain: Voer aangepaste opdrachten in, zoals ‘Geef een overzicht van achterstallige taken en stel vervolgacties voor’, en ontvang antwoorden die rechtstreeks uit je werkruimte worden gehaald
- Automatiseer teamstand-ups: Gebruik AI StandUp- of AI Team StandUp-kaarten om dagelijks of wekelijks in kaart te brengen wat er is gedaan, wat er vastloopt en wat de volgende stappen zijn.
- Krijg overzichtelijke rapporten voor het management: Voeg AI Executive Summary-kaarten toe voor een algemeen overzicht van de projectstatus, risico's en voortgang
Maak documentatie voor de introductie van nieuwe teamleden
Een migratie is pas succesvol als je team er daadwerkelijk baat bij heeft.
Om verwarring, verstoorde werkstroomen of het standaard terugvallen op oude tools te voorkomen, stelt u onboardingdocumentatie op waarin het volgende wordt uitgelegd:
- De nieuwe ClickUp-hiërarchie (Ruimtes > Mappen > Lijsten)
- Waar vind je belangrijke informatie?
- Hoe automatiseringsregels werken
- Hoe u sjablonen en terugkerende taken gebruikt
- Naamgevingsnormen en tagconventies
Je kunt sjablonen voor projectmanagement gebruiken in ClickUp Docs om de onboarding van toekomstige medewerkers consistent te maken. Door taken in je onboarding-Docs op te nemen, bijvoorbeeld ‘Voltooi je eerste taak’, stimuleer je praktijkgericht leren.
Tools integreren
Met ClickUp-integraties kun je verbinding maken met honderden externe tools, zodat je de tools kunt blijven gebruiken waar je team al op vertrouwt.
Ingebouwde verbindingen zijn onder andere:
- Google Agenda: Synchroniseer taken met je agenda
- Slack: Ontvang updates of maak Taaken aan op basis van Slack-berichten
- Google Drive/OneDrive/Dropbox: Bestanden direct als bijlage toevoegen en bekijken
- Zoom/MS Teams: Coördineer vergaderingen met taken en gekoppelde links
- GitHub, HubSpot, CRM-tools, stopwatchen en meer
Een praktische blik op de AI-tools die productmanagers daadwerkelijk zullen gebruiken:
Veelgemaakte fouten bij de migratie die je moet vermijden
Teams haasten zich vaak bij de migratie en creëren uiteindelijk dezelfde chaos in een nieuwe tool. In de onderstaande tabel staan de meest voorkomende fouten en hoe je deze kunt vermijden.
| Veelgemaakte fout | Hoe je dit kunt voorkomen |
| Rommelige Notion-werkruimten importeren | Archiveer verouderde pagina's, verwijder duplicaten en verwijder testdatabases vóór het exporteren |
| Notion-databases behandelen als documentatie in plaats van als werkwachtrijen | Splits kennisbanken op in ClickUp documenten en uitvoeringsdatabases in lijsten voordat je ze importeert |
| Ervan uitgaande dat opmerkingen en discussies hun context behouden | Zet belangrijke discussies om in Taak-opmerkingen of documenten voordat je de gegevens exporteert, aangezien inline database-opmerkingen mogelijk niet correct worden overgenomen |
| Structuurplanning overslaan | Definieer ruimtes, mappen en lijsten voordat je content importeert |
| Alle gebruikers in één keer importeren | Wijs rollen en toestemmingen zorgvuldig toe nadat u de toegangsniveaus hebt getest |
| Alles in één keer migreren | Voer eerst een proefinport uit met één team of werkruimte voordat je opschaal |
Laatste tips voor een succesvolle migratie van Notion naar ClickUp
Hier volgen enkele aanvullende tips om ervoor te zorgen dat het systeem op de lange termijn wordt geaccepteerd en de uitvoering soepel verloopt.
- Maak een migratieplan om te bepalen hoe elk Notion-element wordt omgezet naar ClickUp
- Plan een opschoonmoment na 30 dagen en bekijk ongebruikte velden, overbodige lijsten en verlaten documenten zodra er echte gebruikspatronen naar voren komen
- Test het importeren in een gecontroleerde omgeving voordat je het voor het hele team uitrolt
- Leer teams om weergaven te gebruiken voor het filteren en plannen, en niet als afzonderlijke databases zoals in Notion
Wanneer je NIET van Notion moet overstappen
Migreren heeft alleen zin als de structuur van ClickUp aansluit bij de manier waarop je team werkt. Overweeg om bij Notion te blijven als het volgende op jou van toepassing is:
- Je bent sterk afhankelijk van geneste wiki's en uitgebreide documentatie die vaak verandert
- Vertrouw op flexibele databases op paginaniveau in plaats van op taakgebaseerde uitvoering
- Werk voornamelijk in content-, ontwerp- of onderzoekswerkstroom met minimale eigenaarschap voor taken
- Geef je de voorkeur aan visuele flexibiliteit boven gestructureerde werkstroomen en controle over de uitvoering?
Verder gaan dan pagina's en tabellen met ClickUp
Notion is een geweldige plek om na te denken, te plannen en ideeën vast te leggen. Maar wanneer het werk deadline-gedreven en samenwerkingsgericht wordt, is documentatie alleen niet voldoende om de zaken op gang te houden.
Dat is waar ClickUp zich onderscheidt. Het brengt taken, tijdlijnen, documenten, automatisering en rapportage samen in één werkruimte, zodat je niet meer heen en weer hoeft te schakelen tussen verschillende pagina's en trackers.
En documentatie komt daarbij niet in het gedrang. ClickUp Docs biedt je iets wat Notion niet heeft. Docs blijven gekoppeld aan het werk zelf en je kunt tekst omzetten in taken, Docs koppelen aan projecten en AI gebruiken om de juiste informatie samen te vatten, te schrijven en naar voren te halen wanneer je die nodig hebt.
Met ClickUp Brain dat je helpt sneller te werken, automatiseringen die handmatig werk verminderen en dashboards die je duidelijk zichtbaarheid geven in de voortgang, gaat het systeem voor jou werken in plaats van andersom.
Als je Notion-installatie te star begint te worden, is overstappen naar ClickUp een praktische volgende stap. Meld je vandaag nog gratis aan bij ClickUp.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Kan ik mijn Notion-databases naar ClickUp migreren?
Ja. Wanneer je de Notion-importfunctie van ClickUp gebruikt, worden databases uit Notion in ClickUp geïmporteerd als lijsten binnen één map. Elke rij wordt een Taak en velden worden omgezet naar aangepaste velden, zodat je gegevensstructuur bruikbaar blijft in ClickUp.
Worden relaties, roll-ups of formules overgezet?
Nee. Complexe databasefuncties zoals relaties, roll-ups en formules worden niet automatisch overgezet. Je zult deze na het importeren handmatig opnieuw moeten aanmaken in ClickUp met behulp van Relationships, Formulevelden of Automatiseringen.
Biedt ClickUp een tool voor directe migratie vanuit Notion?
Ja. ClickUp heeft een ingebouwde Notion-importer in de Workspace-instellingen onder 'Importeren/Exporteren'. Je uploadt je Notion HTML-export en kiest waar je de content in je ClickUp-werkruimte wilt plaatsen.
Hoe lang duurt de migratie?
De duur van de migratie hangt af van de grootte van je Notion-werkruimte. Kleine importen kunnen binnen enkele minuten voltooid zijn; grotere exporten met veel pagina's en databases kunnen langer duren, maar ClickUp verwerkt ze asynchroon zodra het proces is gestart. Meestal moet je rekening houden met een paar uur in totaal, inclusief voorbereiding en controle.
Is ClickUp beter dan Notion voor projectmanagement?
ClickUp beschikt over uitgebreidere ingebouwde functies voor projectmanagement, zoals taakverantwoordelijkheid, afhankelijkheden, tijdlijnen, automatiseringen en dashboards. Notion is sterker in vrije documentatie en flexibele lay-outs. Voor gestructureerde uitvoering en rapportage op grote schaal biedt ClickUp meer ingebouwde tools.