Ti capita mai di passare ore su attività ripetitive che sembrano... inutili? Come copiare dati tra strumenti, assegnare attività ai titolari giusti quando lo stato cambia e inviare promemoria per attività in scadenza o scadute.
Circa il 60% delle organizzazioni riferisce che i propri team perdono cinque ore alla settimana in attività manuali e processi ripetitivi. Si tratta di 1,5 mesi all'anno! Immagina lo spreco di tempo causato da queste attività ripetitive che potrebbero essere facilmente automatizzate!
E se il tuo software di project management potesse individuare le attività ripetitive e persino effettuare l'automazione di quelle attività? Sembra troppo bello per essere vero?
In questo blog, esaminiamo tre strumenti di project management che identificano automaticamente le attività ridondanti e ti restituiscono quelle ore preziose.
Software di project management che identifica automaticamente le attività ridondanti a colpo d'occhio
| Nome dello strumento | Ideale per | Funzionalità principali | Prezzi* |
| ClickUp | Project management, gestione delle attività e collaborazione basate sull'IA | Brain e Brain MAX, attività di ClickUp, Automazioni e Agents | Free Forever; personalizzazioni disponibili per le aziende. |
| Motion | Priorità delle attività e pianificazione del Calendario basate sull'IA | AI Project Manager, Task Manager AI, Notetaker AI | I piani a pagamento partono da 29 $ al mese per utente. |
| Notion IA | Documentazione basata sull'IA | Assistente IA per l'area di lavoro Compilazione automatica IA Domande e risposte IA | Gratuito; piani a pagamento a partire da 12 $ al mese per utente. |
Come valutiamo i software su ClickUp
Il nostro team editoriale segue un processo trasparente, supportato da ricerche e indipendente dai fornitori, quindi puoi fidarti che i nostri consigli si basano sul valore reale dei prodotti.
Ecco una panoramica dettagliata di come valutiamo i software su ClickUp.
⚡ Archivio modelli: modelli gratis per il monitoraggio di più progetti per individuare le dipendenze e dare priorità alle attività
Cosa dovresti cercare in un software di project management che identifica automaticamente le attività ridondanti?
Il modo più veloce per eliminare il lavoro ridondante è lasciare che il tuo software di project management lo automatizzi. Ecco le funzionalità che rendono possibile l'automazione:
- Priorità delle attività: cerca indicatori di priorità flessibili, campi personalizzati o algoritmi integrati che identificano quali attività meritano maggiore attenzione e quali possono essere rimandate.
- Dipendenze delle attività: il software di project management dovrebbe consentirti di collegare le attività in modo che il lavoro dipendente sia chiaramente mappato.
- Automazione del flusso di lavoro: il miglior software di project management ti consente di creare regole e trigger per automatizzare le attività ripetitive senza codice, con una configurazione minima.
- IA contestuale: dovrebbe utilizzare una logica intelligente per interpretare quali attività sono simili, mostrare contenuti identici, suggerire unioni o segnalare attività che potrebbero essere ridondanti, sulla base di modelli passati.
- Automazione delle attività ricorrenti: le attività di routine dovrebbero essere generate automaticamente o triggerate a intervalli definiti (giornalieri/settimanali/mensili) per i project manager.
- Reportistica in tempo reale: hai bisogno di dashboard o analisi nel software di gestione delle attività per visualizzare metriche come attività scadute, carico delle risorse, ecc.
Il miglior software di project management che identifica automaticamente le attività ridondanti
Di seguito trovi la nostra selezione dei migliori software di project management. Questi software utilizzano l'automazione per individuare le attività duplicate, eliminare gli aggiornamenti manuali e consentire al tuo team di concentrarsi su attività più significative.
1. ClickUp (ideale per la project management e la collaborazione basate sull'IA)
La maggior parte dei software di project management mostra solo le attività create dall'utente. Non è in grado di indicare che l'attività "riprogettazione del flusso di onboarding dei clienti" nello sprint del team di prodotto è essenzialmente la stessa dell'attività "miglioramento dell'esperienza dei nuovi utenti" presente nel backlog del team di marketing.
ClickUp risolve questo problema come il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo, riunendo tutte le app di lavoro, i dati e i flussi di lavoro in cui l'IA può effettivamente vedere i modelli nell'intero funzionamento.
Poiché tutte le tue attività, i tuoi progetti, i tuoi documenti e le conversazioni del tuo team sono raccolti in un'unica piattaforma, l'IA di ClickUp è in grado di identificare quando più persone stanno affrontando problemi simili, quando le descrizioni delle attività si sovrappongono in modo significativo o quando nuove richieste duplicano il lavoro esistente.
In questo modo, ClickUp elimina il work sprawl per fornire un contesto al 100%: ciò significa che l'IA non solo comprende le singole attività, ma anche come queste sono collegate tra loro tra i team e le tempistiche, individuando le ridondanze che altrimenti rimarrebbero nascoste fino a quando non sarebbe troppo tardi.
Esploriamo le sue funzionalità/funzioni in modo approfondito.
Imposta un sistema di prioritizzazione con ClickUp Task Priorities and Dependencies
Senza un sistema di prioritizzazione, è difficile distinguere ciò che è importante da ciò che non lo è. È così che le attività di scarso valore si insinuano nei flussi di lavoro.
Con ClickUp Tasks, ogni attività è raccolta in un unico spazio di lavoro centralizzato, inclusi documenti, commenti, attività secondarie, dipendenze e altro ancora. Ciò riduce la principale fonte di ridondanza: il lavoro disperso tra diversi strumenti.
Gli strumenti avanzati di ricerca e filtraggio di ClickUp ti consentono di trovare rapidamente le attività con parole chiave, tag o campi personalizzati corrispondenti. Ad esempio, puoi cercare tutte le attività che contengono "onboarding" o filtrare per un tag specifico come "urgente".
In questo modo è facile individuare i lavori che si sovrappongono o si ripetono, soprattutto nei progetti di grandi dimensioni o che coinvolgono più team.
La funzione "Priorità e dipendenze delle attività" di ClickUp fa un ulteriore passo avanti. Contrassegna tutte le tue attività con quattro bandierine: Urgente, Alta, Normale, Bassa, così tutti sapranno cosa fare e quando. Le dipendenze possono aiutarti a tenere traccia di quali attività dipendono da altre. Ordina, filtra o raggruppa le attività in base alla priorità nella vista Elenco o Bacheca. Le attività simili o di basso valore sono immediatamente visibili e non si perdono nel disordine.
Con ClickUp AI, puoi persino assegnare automaticamente le priorità in base ai tuoi prompt, assicurandoti che il lavoro più importante venga portato in primo piano.
E poi ci sono le AI Cards di ClickUp.
Puoi personalizzare queste schede filtrando attività, attività secondarie, elementi archiviati o intervalli di tempo, rendendo facile individuare i colli di bottiglia o le attività duplicate che non dovrebbero essere presenti nel flusso di lavoro.
Ottieni informazioni contestualizzate con ClickUp Brain
ClickUp Brain è il tuo assistente personale basato sull'IA che comprende il contesto del tuo lavoro e ti fornisce informazioni che normalmente impiegheresti ore a cercare.
ClickUp Brain analizza la tua area di lavoro alla ricerca di attività con titoli, descrizioni o assegnatari simili e segnala i potenziali duplicati. Può fornire suggerimenti del tipo: "Queste attività sembrano simili: valuta la possibilità di unirle o aggiornarle".
Con ClickUp Brain puoi:
- Assegna automaticamente le priorità in base al contenuto delle attività.
- Assegna tag accurati alle attività (Brain suggerisce tag pertinenti per ridurre il lavoro richiesto)
- Riassumi istantaneamente cosa è cambiato nel progetto
- Genera report che indicano dove concentrare l'attenzione in futuro.
Ma non è tutto. Enterprise Search di ClickUp Brain è uno strumento basato sull'intelligenza artificiale che unifica il recupero delle informazioni su varie piattaforme, tra cui Google Drive, Notion, Slack e Gmail.
Grazie alla ricerca unificata, puoi scansionare istantaneamente documenti, attività e chat in tutte le tue app collegate in un unico posto, senza dover passare da uno strumento all'altro. Inoltre, l'indicizzazione in tempo reale ti garantisce di cercare sempre i dati più aggiornati (anche se sono nascosti in elenchi o app diversi).
⭐ Bonus: vuoi un'IA che individui il lavoro duplicato prima che inizi? ClickUp Brain MAX comprende l'intero spazio di lavoro: ogni attività, progetto, documento e conversazione. Ecco come:
- Rilevamento proattivo dei duplicati: quando un designer crea un'attività per la "riprogettazione della navigazione dell'app mobile" mentre un altro team ha già in corso l'attività "miglioramento dell'esperienza utente del menu dell'app", Brain MAX rileva la sovrapposizione e avvisa le parti interessate.
- Cerca oltre i titoli delle attività: Brain MAX effettua ricerche nelle descrizioni delle attività, nei commenti, nei documenti allegati e nelle conversazioni correlate per trovare lavori richiesti anche quando la formulazione è diversa.
- Visibilità tra i team: poiché Brain MAX accede all'intera area di lavoro, individua le ridondanze tra i reparti che non potreste mai scoprire lavorando separatamente.
- Controlli dei duplicati basati sulla voce: usa Talk to Text per chiedere a Brain MAX se il lavoro esiste già prima di creare nuove attività. Basta dire "Qualcuno sta lavorando alla presentazione commerciale del secondo trimestre?" per ottenere risposte immediate.
- Diversi modelli di IA che lavorano insieme: Brain MAX integra ChatGPT, Claude, Gemini e altri modelli di IA leader nella tua area di lavoro, in modo da ottenere le migliori funzionalità per diverse attività.
Imposta regole personalizzate per automatizzare le attività ripetitive utilizzando ClickUp Automations
ClickUp Automazioni ti consente di creare regole personalizzate senza codice o di scegliere da una libreria di modelli predefiniti per automatizzare le attività ricorrenti.
Puoi impostare delle automazioni per ricevere una notifica quando una nuova attività corrisponde ai criteri di una già esistente (ad esempio, stesso progetto, titolo simile o tag). Questo ti aiuta a individuare i duplicati al momento della creazione.
Ad esempio, se qualcuno crea un'attività denominata "Aggiornamento banner sito web" e un'attività simile esiste già, ClickUp può avvisare automaticamente te o l'autore dell'attività, riducendo il rischio di duplicazione del lavoro.
Inoltre, gli strumenti di azione collettiva di ClickUp ti consentono di unire, aggiornare o eliminare tali attività in un gruppo, semplificando il flusso di lavoro e riducendo il disordine.
Per ulteriori informazioni su come automatizzare i tuoi flussi di lavoro, guarda questo video.
Lascia che Super Agents faccia il lavoro pesante da fare al posto tuo
La maggior parte degli strumenti di IA si trova al di fuori del tuo flusso di lavoro. Poiché gli agenti ClickUp vivono all'interno dell'area di lavoro, non solo possono suggerire, ma anche ridurre il lavoro ridondante.
Gli agenti ClickUp agiscono come colleghi di squadra dotati di IA a cui puoi assegnare dei lavori. Taggali in un'attività o triggerli tramite un'automazione e si occuperanno di lavori ripetitivi o duplicati, come ad esempio:
- Scansiona attività e documenti per identificare sovrapposizioni o duplicazioni
- Aggiornamento e chiusura delle attività che non sono più rilevanti
- Genera riepiloghi in modo che il team non debba riscrivere gli aggiornamenti di stato.
- Creazione automatica di report e aggiornamenti sullo stato di avanzamento
💡 Suggerimento professionale: ClickUp ti consente di creare viste personalizzate che raggruppano le attività per nome, tag, assegnatario o altri campi. Grazie a questi raggruppamenti visivi, puoi individuare facilmente le attività ripetitive o ridondanti.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Monitora lo stato: visualizza in tempo reale lo stato delle attività, dei titolari e delle priorità sulla dashboard di ClickUp e rendi visibile ciò che sta procedendo e ciò che è bloccato.
- Mantieni la collaborazione contestuale: mantieni le tue conversazioni legate al lavoro con ClickUp Chat, per mantenere tutti allineati senza cambiare contesto.
- Imposta le attività in modo che si ripetano in base al tempo o all'evento: pianifica un'attività in modo che si ripeta con qualsiasi frequenza o quando lo stato cambia utilizzando le attività ricorrenti di ClickUp.
- Semplifica le richieste di progetto: raccogli le richieste tramite moduli ClickUp personalizzabili che si trasformano in attività eseguibili con titolari e priorità assegnate.
- Pianificazione dei progetti basata sull'intelligenza artificiale: ClickUp AI pianifica il programma perfetto in base alle attività, agli eventi e agli obiettivi utilizzando ClickUp Calendario.
- Utilizza modelli predefiniti: standardizza il lavoro ripetitivo con modelli personalizzabili e gratis per la definizione delle priorità.
ClickUp contro
- L'ampia gamma di funzionalità potrebbe sopraffare i nuovi utenti.
Vantaggi di ClickUp
- Un'unica area di lavoro per tutto, senza dover passare da uno strumento all'altro.
- ClickUp Brain e Automazioni assegnano le attività, individuano gli ostacoli, riepilogano i progressi e riducono le azioni ripetitive.
Perché è ottimo per identificare automaticamente le attività ridondanti?
ClickUp rileva automaticamente i lavori sovrapposti o duplicati analizzando le attività attraverso le priorità, le dipendenze e le informazioni contestuali fornite da ClickUp Brain.
Prezzi di ClickUp
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 10.400 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4.500 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Ecco una recensione di TrustRadius:
Questo strumento è molto efficace per la crescita personale e professionale. Grazie ad esso, puoi segnare la tua presenza e monitorare il tuo orario di lavoro, oltre a separare le singole attività in base alle tue esigenze. Puoi impostare la priorità delle attività nella tua lista Da fare e ricevere un promemoria della data di scadenza da te indicata.
Questo strumento è molto efficace per la crescita personale e professionale. Grazie ad esso, puoi segnare la tua presenza e monitorare il tuo orario di lavoro, oltre a separare le singole attività in base alle tue esigenze. Puoi impostare la priorità delle attività nella tua lista delle cose da fare e ricevere un promemoria della data di scadenza da te indicata.
💟 Bonus: Desideri un calendario che pianifichi automaticamente le tue attività? ClickUp Calendar è proprio quello che fa per te!
📚 Per saperne di più: Come gestire le attività personali e aumentare la produttività
2. Motion (ideale per la prioritizzazione delle attività basata sull'IA e la pianificazione del Calendario)
Immagina di avere un assistente di pianificazione che apprende le tue esigenze e preferenze e inizia ad adattarsi meglio a tali requisiti. Questo è Motion IA.
Questa app di pianificazione basata sull'intelligenza artificiale e strumento di project management pianifica la tua giornata, programma le tue attività e riassegna automaticamente il tuo carico di lavoro. Il suo AI Project Manager analizza costantemente scadenze, carichi di lavoro e priorità per creare un piano giornaliero efficace.
Non è necessario riorganizzare manualmente le attività quando i piani cambiano. Motion riprogramma e ridefinisce automaticamente le priorità del lavoro. Se due attività si sovrappongono o diventano superflue, l'IA le contrassegna, consentendoti di rimuoverle o unirle.
Puoi aggiungere attività, contrassegnarle come urgenti e Motion deciderà quando devono essere svolte. Il Calendario IA di Motion combina attività e riunioni in un unico programma in tempo reale. Riassegna continuamente i blocchi di tempo quando cambiano le priorità, riducendo la necessità di riprogrammazioni continue.
Le migliori funzionalità di Motion
- L'assistente per riunioni basato sull'IA di Motion pianifica controlli ricorrenti, evita doppie prenotazioni nel Calendario e protegge i blocchi di lavoro intensivo.
- Il grafico di Gantt basato sull'IA di Motion si aggiorna in tempo reale man mano che le attività e le scadenze cambiano.
- Unifica diverse attività ed eventi da più calendari per individuare ridondanze nascoste.
- Automatizza la creazione dei progetti, la delega delle attività e la pianificazione con i flussi di lavoro basati sull'IA di Motion per evitare la duplicazione del lavoro richiesto.
- Il sistema di presa appunti basato sull'IA di Motion converte trascrizioni e riassunti in attività concrete, assegna automaticamente i titolari, imposta le durate e crea follow-up.
Motion cons
- Offre una flessibilità limitata nel project management, poiché tutto è legato al calendario.
- Sebbene offra la pianificazione automatizzata delle attività e la programmazione del calendario, manca di funzionalità avanzate di project management come campi attività personalizzati e una gerarchia dettagliata.
Professionisti del movimento
- La pianificazione automatizzata delle attività previene la duplicazione
- La riprogrammazione in tempo reale mette in evidenza le attività di scarso valore.
Perché è ottimo per identificare automaticamente le attività ridondanti?
L'app di pianificazione basata sull'IA Motion valuta continuamente ciò che hai da fare, tra attività, riunioni e lavori ricorrenti. Poiché ogni attività deve rientrare in un programma reale e suddiviso in blocchi di tempo, le attività ridondanti o di scarso valore diventano impossibili da ignorare.
Prezzi Motion
- Free
- Per privati Pro IA: 49 $ al mese per utente IA aziendale: 69 $ al mese per utente
- Pro IA: 49 $ al mese per utente
- IA aziendale: 69 $ al mese per utente
- Per i team Pro IA: 29 $ al mese per utente IA aziendale: 49 $ al mese per utente
- Pro IA: 29 $ al mese per utente
- IA aziendale: 49 $ al mese per utente
- Pro IA: 49 $ al mese per utente
- IA aziendale: 69 $ al mese per utente
- Pro IA: 29 $ al mese per utente
- IA aziendale: 49 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Motion
- G2: 4. 1/5 (oltre 120 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 80 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Motion?
Ecco una recensione di Capterra:
Finora mi sono trovato molto bene con Motion. È stata una risorsa fondamentale che mi ha aiutato a rimanere concentrato sulle mie attività e a portare a termine le cose sia sul lavoro che a casa.
Finora mi sono trovato molto bene con Motion. È stata una risorsa fondamentale che mi ha aiutato a rimanere concentrato sulle mie attività e a portare a termine le cose sia sul lavoro che a Home.
📮 ClickUp Insight: il 24% dei lavoratori afferma che le attività ripetitive impediscono loro di svolgere un lavoro più significativo, mentre un altro 24% ritiene che le proprie competenze siano sottoutilizzate. Si tratta di quasi la metà della forza lavoro che si sente bloccata dal punto di vista creativo e sottovalutata. 💔
ClickUp aiuta a concentrarsi sul lavoro ad alto impatto con agenti AI facili da configurare, automatizzando le attività ricorrenti in base a determinati trigger. Ad esempio, quando un'attività viene contrassegnata come completata, l'agente AI di ClickUp può assegnare automaticamente il passaggio successivo, inviare promemoria o aggiornare lo stato del progetto, liberandoti dai follow-up manuali.
💫 Risultati reali: STANLEY Security ha ridotto del 50% o più il tempo dedicato alla creazione di report grazie agli strumenti di reportistica personalizzabili di ClickUp, consentendo ai propri team di concentrarsi meno sulla formattazione e più sulle previsioni.
📚 Per saperne di più: Notion vs. Motion: risolvere la battaglia degli strumenti di gestione delle attività
3. Notion IA (ideale per la documentazione basata sull'IA)
Notion IA trasforma la tua area di lavoro in un sistema connesso in cui coesistono attività, documenti e informazioni sui progetti. Poiché tutto è organizzato in un unico posto, ti aiuta a individuare le attività ridondanti.
Usa Notion AI per ridurre il lavoro duplicato. Trasforma note, email e conversazioni in attività concrete e verifica anche la presenza di elementi simili già esistenti. La funzione di compilazione automatica aiuta a compilare campi come stato, priorità, titolare e passaggi successivi. Quando più attività sembrano simili o contengono contenuti ripetuti, Notion suggerisce di unirle o aggiornarle per mantenere un database pulito.
La funzione IA Q&A di Notion funziona come un motore di ricerca per la tua area di lavoro. Basta porre una domanda (Quali sono le attività bloccate questa settimana?) e Notion mostra le attività o le pagine pertinenti.
Le migliori funzionalità di Notion IA
- Riscrivi le bozze con toni diversi, più brevi, più lunghi, professionali, informali o semplificati per una rapida lettura.
- Grazie ai riepiloghi automatici, gli aggiornamenti di stato ricorrenti diventano più rapidi e coerenti, consentendo di risparmiare ore che solitamente vengono impiegate per riscrivere settimanalmente gli stessi aggiornamenti di progetto.
- Genera documenti completi come analisi competitive o panoramiche di mercato, utilizzando il contesto delle tue note e fonti esterne.
- I promemoria intelligenti si adattano al tuo programma e alle tue priorità.
- Traduci interi documenti o pagine in più lingue direttamente all'interno di Notion.
Notion IA contro
- Funziona solo all'interno di Notion, quindi non puoi utilizzare l'IA al di fuori della tua area di lavoro.
- Notion IA può generare attività e riepiloghi/riassunti, ma non automatizza i flussi di lavoro (ad esempio, assegnazione automatica quando lo stato cambia, attivazione delle automazioni quando un'attività è in ritardo).
Notion IA pro
- Elimina la ricerca di informazioni, evitando la duplicazione delle attività.
- Notion IA converte appunti di riunioni, idee o contenuti di lunga durata direttamente in attività con campi compilati.
Perché è ottimo per identificare automaticamente le attività ridondanti?
Le attività ridondanti diventano visibili quando il sistema dispone di un contesto sufficiente tra progetti, attività, documenti e note. Notion IA può anche cercare nell'intero spazio di lavoro e visualizzare elementi correlati o simili, rendendo facile riconoscere le sovrapposizioni.
Prezzi di Notion IA
- Free
- In più: 12 $ al mese per utente
- Aziendale: 24 $ al mese per utente
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Notion IA
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: 4,7/5 (oltre 2600 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Notion IA?
Ecco una recensione di Capterra:
Notion dà il meglio di sé e dimostra la sua efficacia quando viene adottato dall'intero team. Le sue funzionalità di collaborazione rendono la modifica dei documenti di squadra MOLTO semplice, migliorando la comunicazione e il flusso di lavoro. Anche i modelli e l'assistenza alla scrittura basata sull'IA sono ottimi per iniziare il lavoro con il piede giusto.
Notion dà il meglio di sé e dimostra la sua efficacia quando viene adottato dall'intero team. Le sue funzionalità di collaborazione rendono la modifica dei documenti di squadra MOLTO semplice, migliorando la comunicazione e il flusso di lavoro. Anche i modelli e l'assistenza alla scrittura basata sull'IA sono ottimi per iniziare il lavoro con il piede giusto.
📚 Per saperne di più: Notion IA Alternative per la creazione di contenuti
👀 Lo sapevi? La NASA ha perso un orbiter marziano del valore di 125 milioni di dollari perché un team utilizzava unità metriche mentre un altro utilizzava unità inglesi. Questa ridondanza nell'inserimento dei dati, combinata con un errore umano, ha causato la distruzione del veicolo spaziale nell'atmosfera di Marte.
Altre menzioni degne di nota
Oltre a questi tre, ecco alcuni altri strumenti di project management che puoi utilizzare per automatizzare le attività nei tuoi flussi di lavoro quotidiani:
1. monday. com
Se preferisci un approccio visivo alla gestione dei tuoi progetti, Monday è lo strumento di gestione dei progetti che fa per te. Utilizza le automazioni per trigger azioni quali l'assegnazione automatica, l'aggiornamento automatico dello stato o la notifica quando viene creata un'attività simile a una già esistente.
La vista Carico di lavoro aiuta a individuare le sovrapposizioni di titolarità. Se più persone stanno creando attività per lo stesso obiettivo, la piattaforma segnala le risorse sovraccariche, rivelando il lavoro ridondante. La conversione Doc → Attività impedisce anche la duplicazione, perché le azioni da intraprendere risiedono nella stessa bacheca in cui sono visibili le attività.
👀 Lo sapevate? I pianificatori con diagramma di Gantt esistono ormai da molto tempo. Nel corso degli anni hanno subito molti cambiamenti, principalmente dettati dalla necessità di un project management più efficiente.
Nell'era manuale, i diagrammi di Gantt venivano creati manualmente su carta. Erano statici e richiedevano un lavoro significativo per essere aggiornati. Con la rivoluzione di Excel, i project manager potevano creare e modificare i diagrammi di Gantt in formato digitale. Per i progetti complessi, l'aggiornamento richiedeva comunque molto tempo.
Passiamo ad oggi. I moderni software per diagrammi di Gantt riprogrammano automaticamente le tue attività quando apporti modifiche al calendario del progetto. Inoltre, facilitano una migliore collaborazione tra i team fornendo una visione condivisa e accessibile della sequenza del progetto.
2. Wrike
Il software di project management Wrike utilizza diagrammi di Gantt per mappare in dettaglio le dipendenze. Se due attività sono pianificate con lo stesso risultato finale o dipendono dallo stesso passaggio, il grafico evidenzia la connessione.
Wrike evidenzia le attività ridondanti o bloccate attraverso le dipendenze delle attività, l'analisi del percorso critico e i dashboard, aiutandoti a stabilire le priorità del progetto. Con proiezioni in tempo reale, Wrike ricalcola automaticamente le sequenze. In questa bacheca puoi vedere come lo spostamento di un'attività influisce sul piano del progetto.
I moduli di richiesta con regole di creazione automatica delle attività ti consentono di abbinare le richieste in arrivo a quelle esistenti in base a campi quali progetto e scadenza.
💡 Suggerimento professionale: incanalate tutti i nuovi lavori attraverso un unico modulo di richiesta che alimenta i vostri strumenti di project management. Quando tutto entra nel sistema allo stesso modo, il software di project management può unire automaticamente i duplicati, etichettare correttamente le richieste e garantire che nessuno lavori due volte sulla stessa attività, in silos. Una piccola operazione di configurazione consente di risparmiare ore di attività ricorrenti in futuro.
3. Hive
Se desideri un'esecuzione dei progetti basata sull'IA, Hive ha Buzz AI per aiutarti. Buzz raccoglie gli aggiornamenti di tutti i progetti, le attività, le approvazioni e i messaggi in un unico feed. Se due membri del team creano attività simili o iniziano un lavoro parallelo, vedrai entrambi gli aggiornamenti affiancati, rendendo visibile il lavoro duplicato e consentendoti di automatizzare le attività ripetitive.
👀 Lo sapevate? Secondo il MIT, oltre il 95% dei progetti di IA fallisce. Deludente, ma non sorprendente. Sebbene strumenti generici come ChatGPT eccellano nell'uso individuale grazie alla loro flessibilità, non riescono a imporsi nell'uso aziendale perché non imparano dai flussi di lavoro né si adattano ad essi.
Uno spazio di lavoro IA convergente, invece, aggiunge un livello di intelligenza contestuale a livello di sistema. Comprende le tue attività, i tuoi documenti, le tue chat e le tue sequenze e utilizza quel contesto per fornire informazioni più rapide e più fruibili.
Come gestire le attività ridondanti (suggerimenti + best practice)
Ecco alcuni modi pratici per ridurre il lavoro duplicato e le attività ricorrenti, anche prima che entri in gioco l'automazione.
1. Assegna un titolare per ogni attività
Una sfida comune nel project management è la mancanza di chiarezza nei ruoli e nelle responsabilità. In qualità di project manager, desideri che i tuoi team lavorino rapidamente e non rimangano bloccati nella confusione su chi fa cosa.
✅ Soluzione: assegna un titolare per ogni attività. Utilizza il modello RACI per assicurarti che i membri del team non duplicino il lavoro. I grafici RACI sono particolarmente utili nella gestione delle risorse quando il processo decisionale è suddiviso tra diverse attività. Ad esempio, indicano chi esegue l'attività X, chi la valuta e chi è responsabile della decisione finale sul lavoro.
2. Utilizza uno strumento di gestione delle attività
Quando le attività vengono gestite tramite email, messaggi Slack, fogli di calcolo e note personali, l'elenco delle attività diventa disordinato.
Le vecchie attività non vengono mai chiuse, il lavoro obsoleto rimane in sospeso e nessuno sa cosa sia ancora rilevante. Poiché è più facile creare una nuova attività che scavare in un backlog disordinato, le persone duplicano involontariamente il lavoro. Il risultato? Il tuo team perde tempo a controllare gli stati e a cercare gli aggiornamenti.
✅ Soluzione: utilizza un software di gestione delle attività. Invece di cercare manualmente le attività, lo strumento ti consente di filtrare gli elementi senza attività, le attività senza titolare o i duplicati in base al titolo o alle parole chiave. Puoi chiudere o archiviare in blocco le vecchie attività, unire i duplicati in uno solo e riassegnare tutto ciò che è bloccato, il tutto in pochi minuti.
📚 Per saperne di più: Consigli pratici per migliorare le tue capacità di gestione del tempo
3. Converti gli appunti delle riunioni in un unico elenco di attività
Dopo una riunione, ecco uno scenario che potresti aver affrontato. Una persona sente "prepara la presentazione", un'altra scrive "crea le diapositive", qualcun altro registra "schema della presentazione".
Tre persone diverse creano tre attività diverse per lo stesso risultato finale.
✅ Soluzione: usa l'IA Notetaker di ClickUp per partecipare alla riunione. Trascrive la discussione ed estrae le azioni da intraprendere in attività concrete con titolari e date di scadenza.
Nessuno ha bisogno di riscrivere note o creare attività manualmente durante la pianificazione del progetto. Puoi anche porre domande a ClickUp come "Quali sono i miei elementi aperti dalle riunioni con i clienti di questa settimana?" e otterrai immediatamente le risposte da tutti i tuoi appunti.
Guarda questo video per scoprire come utilizzare l'IA per le note delle riunioni, eliminare la creazione di attività ridondanti e semplificare i processi.
Usa ClickUp per identificare ed eliminare le ridondanze
Abbandona il vecchio modo di gestire i progetti manualmente, in cui dedichi più tempo a portare avanti le attività che a terminare il lavoro.
Con ClickUp come software di project management, avrai a disposizione IA integrata, automazioni e automazione personalizzabile del flusso di lavoro.
Che tu stia gestendo più progetti o uno solo, ClickUp ti aiuta a creare flussi di lavoro personalizzati per il tuo caso d'uso. Diventa il Centro di comando per l'allocazione delle risorse, il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti e il miglioramento delle prestazioni complessive dei progetti.
Iscriviti gratis a ClickUp per vedere come identifica automaticamente le attività ridondanti.