C'è un motivo per cui ricordiamo meglio 987-654-3210 rispetto a 9876543210. Si chiama chunking, una scorciatoia mentale che aiuta a liberare la memoria di lavoro raggruppando le informazioni in parti gestibili.
La stessa logica si applica alle attività. Un compito generico come "Lanciare una nuova funzionalità" può avere senso nella tua testa, ma a meno che non venga suddiviso in sottoattività, il tuo team inizierà a lavorare senza una direzione chiara.
In questo post del blog vedremo come generare attività secondarie dal titolo di un'attività con ClickUp.
Perché è importante suddividere le attività in attività secondarie
Le attività grandi e vaghe possono sembrare opprimenti, difficili da iniziare e ancora più difficili da delegare. È qui che entrano in gioco le attività secondarie.
Ecco perché suddividere le attività in attività secondarie fa davvero la differenza:
- Chiarisce l'ambito: trasforma un obiettivo di alto livello in passaggi gestibili e attuabili.
- Migliora la responsabilità: semplifica l'assegnazione di parti specifiche di un progetto alle persone giuste.
- Semplifica il monitoraggio: ti aiuta a monitorare le attività, visualizzare lo stato a colpo d'occhio e individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia.
- Riduce il carico cognitivo: ti impedisce di destreggiarti tra troppe idee astratte contemporaneamente.
- Migliora la collaborazione: consente a più membri del team di lavorare contemporaneamente con responsabilità chiare.
- Supporto alla gestione del tempo: aiuta a stimare i carichi di lavoro e ad allocare il tempo in modo più efficace.
🧠 Curiosità: secondo una ricerca nel campo delle scienze cognitive, le persone tendono naturalmente a suddividere gli obiettivi complessi in attività secondarie più piccole per ridurre il carico mentale del piano, pur continuando a ottenere prestazioni elevate.
Sfide legate alla creazione manuale delle attività secondarie
Suddividere manualmente ogni attività in categorie può sembrare un'attività a sé stante. Ecco alcune sfide che potresti dover affrontare:
- Richiede tempo prezioso: è necessario suddividere ripetutamente attività simili.
- Mancanza di coerenza: porta a strutture diverse tra i vari progetti e membri del team.
- Aumenta il rischio di errore: rende più facile tralasciare passaggi critici o dimenticare le dipendenze.
- Interrompe lo slancio del flusso di lavoro: costringe a cambiare contesto quando sei pronto per eseguire, non per piano.
- Limita la scalabilità: rende più difficile replicare i processi man mano che il tuo team o il volume del progetto crescono.
- Blocco dell'automazione: ti impedisce di sfruttare strumenti più intelligenti che potrebbero gestire tutto al posto tuo.
💡 Suggerimento professionale: l'uso di mappe mentali o diagrammi è un ottimo modo per suddividere le attività in attività secondarie gestibili. Inizia fissando visivamente l'attività principale al centro e ramificandola nei componenti o nelle attività cardine principali. Inizia facilmente con ClickUp Mappa Mentale!
Come generare automaticamente attività secondarie dal titolo dell'attività
ClickUp è il primo spazio di lavoro AI convergente al mondo che combina project management, documenti e comunicazione di team in un'unica piattaforma, accelerata dall'automazione e dalla ricerca AI di nuova generazione.
La sua funzionalità/funzione principale, attività di ClickUp, ti consente di suddividere il lavoro in attività secondarie gestibili.
🧠 Curiosità: nel 2025, gli utenti di ClickUp hanno creato oltre 3,6 miliardi di attività! 🤯
Ogni attività funge da contenitore per tutto ciò che deve essere fatto e include titolari, scadenze, allegati, discussioni e attività secondarie in ClickUp. Questa lista di controllo fornisce struttura, titolarità e visibilità a ogni fase del tuo lavoro, in particolare quando si gestiscono flussi di lavoro ricorrenti.
E no, non è necessario trasformare manualmente ogni attività in un mini-progetto. ClickUp Brain, il potente assistente IA contestuale, può aiutarti.
Ecco il processo passo passo su come generare attività secondarie dalle attività all'interno di questo software di gestione delle attività:
Passaggio n. 1: utilizza ClickUp Brain per suggerire attività secondarie da un titolo
Essendo l'intelligenza artificiale più completa e sensibile al contesto al mondo, ClickUp Brain comprende il contesto dal tuo spazio di lavoro ClickUp, analizza il titolo o la descrizione delle tue attività e suggerisce immediatamente le attività secondarie pertinenti. Ti aiuta a organizzare il lavoro, ridurre le sviste e mantenere alto il ritmo senza perdere un colpo.
Ecco come utilizzare Brain per la creazione automatica di attività secondarie:
- Clicca su + Nuovo nell'area Home, poi su Attività e assegna un titolo chiaro e orientato all'azione, come "Riunione di avvio del lancio del prodotto".
- Successivamente, clicca sul pulsante Crea attività.
- Apri l'attività e scorri verso il basso fino alla sezione delle attività secondarie.
- Seleziona Suggerisci attività secondarie
- Modifica o accetta i suggerimenti. Aggiungi, rimuovi o modifica le attività secondarie secondo necessità, e sei terminato.
- Una volta creati i tuoi sotto-compiti, imposta campi come assegnatario, priorità, data di scadenza e altri campi personalizzati ClickUp secondo necessità. Puoi utilizzare l'IA per compilare i campi IA e aiutarti a scrivere la descrizione dell'attività. Aggiungi dipendenze per i sotto-compiti che devono essere completati in un ordine particolare.
- Prova diverse visualizzazioni di ClickUp (vista Elenco, Bacheca, Sequenza o Gantt) per vedere le tue attività secondarie nel modo più intuitivo.
- Rimani aggiornato su priorità, scadenze e ostacoli creando un dashboard personalizzato delle attività. ClickUp Dashboards ti consente di aggiungere schede come lo stato delle attività, il carico di lavoro per assegnatario, i grafici burndown o le attività secondarie completate.
🚀 Vantaggio di ClickUp: Vuoi i vantaggi dell'IA senza aprire un'altra scheda?
ClickUp Brain MAX è la tua app AI che unifica la ricerca, l'automazione e il contesto in tutte le tue app di lavoro, così puoi trovare ciò che ti serve, generare aggiornamenti o automatizzare le attività direttamente dal tuo desktop.
Puoi anche:
- Dettate attività, note e azioni utilizzando l'input vocale tramite ClickUp Talk to Testo per una produttività a mani libere.
- Scegli il modello di IA più adatto per ogni attività con accesso integrato a ChatGPT, Claude, Gemini e DeepSeek (addio proliferazione dell'IA!).
- Automatizza i follow-up e gli standup generando attività, riepiloghi o aggiornamenti di progetto.
Passaggio n. 2: organizzare le attività secondarie con stati e dipendenze personalizzati
Una volta definiti le tue attività secondarie, è il momento di dargli un po' di ordine.
Con gli stati personalizzati di ClickUp, puoi assegnare fasi di avanzamento specifiche a ciascuna attività secondaria, in modo che tutti sappiano esattamente a che punto sono le cose. Utilizza le dipendenze di ClickUp per controllare il flusso, assicurandoti che un passaggio non inizi prima che un altro sia stato completato.
- Apri l'attività principale che contiene le tue attività secondarie.
- Clicca sull'attività secondaria che desideri aggiornare. Si aprirà la visualizza individuale dell'attività secondaria.
- Clicca sull'elenco a discesa Stato e tipo per visualizzare gli stati disponibili, come Da fare, in corso o completato.
- Scegli lo stato appropriato per l'attività secondaria
- Ripeti il processo per le attività secondarie rimanenti in ClickUp, se necessario.
Personalizza i stati personalizzati per il tuo elenco
- Vai alle impostazioni dell'elenco e fai clic sul pulsante Stati.
- Per effettuare la modifica di un stato esistente, clicca sui tre puntini accanto ad esso.
- Per aggiungerne uno nuovo, clicca sul pulsante + Aggiungi stato e assegna un nome allo stato.
Aggiungi dipendenze
- Apri l'attività secondaria che desideri collegata
- Nella barra laterale destra, clicca sull'icona + oppure vai alla scheda Blocco o In attesa.
- Scegli il tipo di relazione: Bloccante (questa attività deve essere completata per prima) o In attesa di (questa attività dipende da un'altra).
- Cerca e seleziona l'attività o l'attività secondaria correlata
Man mano che i tuoi progetti crescono, crescono anche le parti in movimento. La gerarchia dei progetti di ClickUp, dall'area di lavoro alla cartella, dall'elenco, dall'attività, dalla sottoattività e dalla lista di controllo, aiuta nella gestione visiva delle attività.
Le liste di controllo delle attività di ClickUp ti consentono di monitorare le attività più piccole all'interno di un'attività. Puoi nidificare le voci della lista di controllo, assegnarle ai colleghi, trascinarle per riordinarle e persino utilizzare modelli di liste di controllo per risparmiare tempo sui flussi di lavoro ricorrenti.
📮 ClickUp Insight: il 64% dei dipendenti lavora occasionalmente o frequentemente al di fuori dell'orario previsto, con il 24% che registra ore di lavoro extra quasi tutti i giorni! Questa non è flessibilità, è lavoro senza fine. 😵💫
Attività di ClickUp ti aiutano a suddividere gli obiettivi più grandi in passaggi più piccoli e gestibili, così saprai sempre cosa affrontare dopo, senza sentirti sopraffatto. Basta chiedere all'IA di ClickUp di generare attività secondarie, aggiungere liste di controllo e mappare le dipendenze per rimanere organizzato e avere tutto sotto controllo. Nel frattempo, ClickUp Automazioni semplifica il lavoro di routine gestendo aggiornamenti, assegnazioni e promemoria, così potrai dedicare meno tempo alle attività più impegnative e più tempo a ciò che conta davvero. 🚀
💫 Risultati reali: Pigment ha migliorato l'efficienza della comunicazione del team del 20% con ClickUp, mantenendo i team con una migliore connessione e allineati.
Passaggio n. 3: crea modelli di attività
I modelli di attività in ClickUp sono schemi riutilizzabili che salvano la struttura delle tue attività, inclusi sottoattività, liste di controllo, campi personalizzati, assegnatari e altro ancora. Sono ideali per flussi di lavoro ripetibili, come l'onboarding, la creazione di post per blog, la pianificazione di sprint o le liste di controllo QA.
Segui questi passaggi per impostare un modello che potrai riutilizzare in tutti i progetti:
- Crea un'attività con tutti i dettagli che desideri riutilizzare.
- Clicca sul menu ... dell'attività e seleziona Salva come modello.
- Assegna un nome al tuo modello e scegli cosa includere (attività secondaria, assegnatario, indicatori di priorità e altro ancora).
- La prossima volta che ne avrai bisogno, clicca su Modelli quando crei una nuova attività e seleziona il modello salvato.
E se non vuoi creare un modello di elenco attività da zero, puoi utilizzare il modello di gestione delle attività di ClickUp.
Ti offre un punto di partenza pronto all'uso con visualizzazioni predefinite e elenchi predefiniti per organizzare azioni, idee e attività in arretrato in un unico posto. Ecco come questo modello di gestione delle attività può aiutarti:
- Visualizza il lavoro su più layout come Elenco, Bacheca e Calendario.
- Assegna le attività in modo efficiente utilizzando le visualizzazioni basate sul carico di lavoro.
- Standardizza i dettagli con i campi personalizzati integrati (come scadenze, priorità o collegamenti a file).
🧠 Curiosità: secondo le neuroscienze, un cambiamento comportamentale complesso richiede sia motivazione (la volontà) che capacità cognitive (il modo). Quando generi delle attività secondarie, aiuti il tuo cervello riducendo il carico cognitivo.
Hai bisogno di ulteriori suggerimenti utili per il monitoraggio e la gestione delle attività? Ecco un breve video esplicativo per te!
Passaggio n. 4: trigger le attività secondarie con l'automazione
Una volta pronti i modelli delle attività, perché non lasciare che ClickUp li aggiunga automaticamente?
Con ClickUp Automazioni, puoi trigger le attività secondarie non appena un'attività viene creata, spostata in un elenco specifico o contiene parole chiave specifiche nel titolo.
📌 Ad esempio, se il titolo di un'attività include "Onboarding", Automazioni può applicare immediatamente il tuo modello di onboarding all'attività con tutte le attività secondarie, le date di scadenza e gli assegnatari. Anche se i titoli delle attività variano, come "Nuovo assunto: Jamie" o "Sprint QA - luglio", è in grado di rilevare le parole chiave (in base alle tue regole) e applicare automaticamente il modello corretto con tutte le attività secondarie predefinite.
Ecco come impostare l'automazione del flusso di lavoro IA in ClickUp:
- Apri la tua lista o il tuo spazio, clicca sul pulsante Automate in alto.
- Clicca su Crea automazione
- Imposta il tuo trigger: scegli un trigger come "Quando viene creata l'attività", "Quando cambia lo stato" o "Quando cambia il campo personalizzato".
- Scegli un trigger come "Quando viene creata un'attività", "Quando cambia lo stato" o "Quando cambia il campo personalizzato".
- Scegli un trigger come "Quando viene creata un'attività", "Quando cambia lo stato" o "Quando cambia il campo personalizzato".
- Scegli l'azione selezionando Crea un'attività secondaria. Inserisci le attività secondarie che desideri inserire automaticamente (puoi aggiungerne più di una alla volta).
- Puoi anche utilizzare Applica un modello per applicare un modello di attività all'attività che ha triggerato le Automazioni.
- Assegnagli un nome (ad esempio, "Attività secondarie automatiche per campagne") e clicca su Crea.
🚀 Vantaggio di ClickUp: puoi anche portare l'automazione delle attività a un livello superiore con gli agenti AI di ClickUp. Questi strumenti AI prendono decisioni basate sugli aggiornamenti in tempo reale del tuo spazio di lavoro e sulle tue istruzioni specifiche. Puoi iniziare immediatamente con agenti predefiniti o creare i tuoi agenti personalizzati utilizzando un builder senza codice.
Casi d'uso reali per le attività secondarie generate automaticamente
Ora che sai come generare attività secondarie utilizzando le automazioni, esploriamo alcuni scenari specifici e reali in cui questa funzione è utile:
1. Onboarding dei client
Ogni nuovo client richiede un processo affidabile e ripetibile, ma i passaggi possono variare leggermente in base al tipo o al livello di servizio. Ecco le attività secondarie suggerite:
- Invia un'email di benvenuto e avvia le risorse
- Pianifica una chiamata di onboarding
- Configura l'area di lavoro del client, gli strumenti o gli accessi
- Condivisione della lista di controllo o del documento di onboarding
- Assegna un referente interno
📖 Leggi anche: Modelli gratuiti per piani di comunicazione di progetto
2. Marketing di contenuto
La produzione di contenuto prevede diverse fasi e il brainstorming è solo l'inizio. Ecco alcuni esempi di attività secondarie per i professionisti del content marketing:
- Bozza di schema
- Scrivi la bozza iniziale
- Rivedi e modifica il contenuto
- Progetta immagini o elementi visivi in funzionalità/funzione
- Carica e programma un post
🔍 Lo sapevi? Mancare una scadenza, per quanto piccolo sia il ritardo, può far sembrare il lavoro peggiore, anche se non vi è alcun cambiamento in termini di qualità. Le persone associano inconsciamente il ritardo a una minore competenza e affidabilità. La creazione di attività secondarie può aiutare a prevenire questo fenomeno, garantendo la visibilità dello stato dei progressi (e dei colli di bottiglia) prima che sia troppo tardi.
3. Sviluppo del prodotto
Dalle richieste di funzionalità/funzione alla correzione dei bug, il lavoro sui prodotti segue un ciclo di vita naturale. Ecco alcuni esempi di attività secondarie:
- Analizza e definisci i requisiti
- Crea wireframe o mockup dell'interfaccia utente
- Sviluppa la funzionalità/funzione o correggi
- Esegui test di controllo qualità e di usabilità
- Distribuisci e aggiorna la documentazione
🔍 Lo sapevi? Le notifiche intrusive (come avvisi lampeggianti o segnali acustici) distraggono l'attenzione dall'attività, specialmente in ambienti altamente stressanti. Ma ecco il colpo di scena: le persone reagiscono più lentamente quando stanno già svolgendo un'attività audio, come una chiamata, rispetto a quando stanno leggendo o guardando qualcosa. Ecco perché è importante progettare sistemi che non causino interruzioni.
4. Ticket di assistenza e problemi tecnici
I team del supporto prosperano grazie alla velocità e alla coerenza. Con le attività secondarie generate automaticamente, puoi garantire che ogni problema, grande o piccolo che sia, riceva sempre la giusta valutazione e i giusti passaggi di risoluzione. Ecco alcuni esempi:
- Riconosci e tagga la richiesta
- Riproduci il problema internamente
- Verifica la presenza di correzioni o patch esistenti
- Inoltra al team giusto (se necessario)
- Aggiorna il cliente con alcuni passaggi per la risoluzione del problema.
🧠 Curiosità: è più probabile che iniziate con l'attività più facile, anche se non è la mossa più intelligente. Questo fenomeno è chiamato " trappola delle attività più piccole". Il nostro cervello ama le vittorie rapide, quindi tendiamo a preferire le attività più piccole e meno impegnative. Tuttavia, ecco il problema: le persone che si affidano meno al pensiero razionale tendono a cadere più spesso in questa trappola, danneggiando alla fine la loro produttività complessiva nel lungo periodo.
📮 ClickUp Insight: il 48% dei partecipanti al nostro sondaggio afferma che portare a termine 10 piccole attività è più soddisfacente che compiere stato in un unico grande compito.
Quella scarica di dopamina? È reale (o quasi). Inseguire micro-vittorie tutto il giorno sembra avere una certa produttività in apparenza, ma in realtà è solo procrastinazione mascherata. Il lavorare con intenzione è l'antidoto in questo caso. Lascia che il calendario di ClickUp pianifichi automaticamente blocchi protetti per il lavoro approfondito, lasciando comunque spazio per risultati rapidi. Puoi configurare le automazioni per ordinare automaticamente le attività nelle categorie preferite. Ad esempio, "attività 10x" per i tuoi progetti ad alto impatto, più "risultati giornalieri" o "risultati settimanali" per quelle attività essenziali o amministrative che mantengono il lavoro in movimento.
Best practice per strutturare le attività secondarie generate automaticamente
Ecco alcune best practice altamente efficaci per gestire più progetti e rendere le tue attività secondarie generate automaticamente davvero utili, scalabili e pronte per l'esecuzione.
- Rispecchia i flussi di lavoro reali: invece di elencare passaggi casuali, basa la struttura delle attività secondarie su come il lavoro fluisce tra i team, gli strumenti o le fasi di approvazione.
📌 Esempio: per un'attività relativa a un post sul blog, le attività secondarie dovrebbero corrispondere al tuo ritmo di consegna: Scrivi bozza → Rivedi bozza → Aggiungi immagini → Pubblica, a differenza di un flusso di lavoro generico "Scrivi → Modifica → Terminato".
- Usa etichette chiare e orientate all'azione: evita nomi vaghi come "Revisione" o "Controllo". I titoli delle attività secondarie dovrebbero sembrare istruzioni, qualcosa su cui qualcuno potrebbe iniziare a lavorare immediatamente.
📌 Esempio: "Rivedere la bozza per verificarne l'accuratezza" invece di semplicemente "Rivedere".
- Assegna finestre temporali: invece di assegnare a ogni attività secondaria la stessa scadenza, spaziali in base alla sequenza del tuo processo.
📌 Esempio: il tuo team di progettazione che lavora al lancio di una nuova funzionalità può suddividere le attività secondarie in base a come il lavoro sta progredendo. Quindi, i wireframe vengono consegnati lunedì, i mockup ad alta fedeltà devono essere consegnati mercoledì e il feedback e le revisioni del team sono previsti per venerdì.
- Mappa le attività secondarie ai ruoli, non alle persone: assegna le attività secondarie in base alla funzione lavorativa (scrittore, designer, responsabile QA) piuttosto che mappare le attività secondarie ai membri del team nei modelli. In questo modo i tuoi modelli saranno scalabili tra progetti e team.
📌 Esempio: "Assegna al redattore di contenuti" invece di "Assegna a Zac". La tua automazione potrà poi abbinarlo alla persona giusta in base al ruolo.
- Riduci al minimo le attività secondarie: troppe attività secondarie piccole = confusione. Troppe poche = confusione. Trova il giusto equilibrio raggruppando le microattività correlate in liste di controllo all'interno delle attività secondarie e salvando le attività secondarie per fasi o titolari distinti.
📌 Esempio: crea un'attività secondaria denominata "Preparazione al lancio" e includi voci della lista di controllo come "Conferma messaggi", "Verifica risorse" e "Controlla URL".
Da un titolo a un flusso di lavoro completo con ClickUp
I primi dieci minuti di qualsiasi attività spesso determinano il buon esito del resto del lavoro. Tuttavia, quando si gestiscono più progetti contemporaneamente o si coordina un team, questo diventa un lavoro ripetitivo.
La potente gerarchia delle attività di ClickUp può aiutarti in questo. Struttura i tuoi progetti dall'alto verso il basso, in modo da poter mappare esattamente come viene terminato il lavoro tra i team, gli strumenti e le tempistiche nella stessa vista. Quindi, lascia che ClickUp Brain prenda il controllo. È in grado di suddividere istantaneamente attività complesse in attività secondarie, suggerire tempistiche e persino generare piani d'azione. Quindi, puoi aggiungere o eliminare attività secondo necessità.
Abbinalo a ClickUp Automazioni per trigger le azioni giuste al momento giusto e otterrai un sistema che cresce insieme a te.
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