I manager hanno molte responsabilità.
Dalla pressione esercitata dalla dirigenza per il raggiungimento di obiettivi e traguardi alla guida del proprio team, trovare un equilibrio tra le diverse aspettative può rivelarsi un compito impegnativo. Inoltre, in qualità di leader, è necessario condurre riunioni per delegare attività, ottenere aggiornamenti sullo stato, elaborare strategie e così via.
Qualsiasi riunione, indipendentemente dal tipo, necessita di uno scopo, un obiettivo, un contesto d’uso e un programma chiari. Creare un programma, definire le aspettative e tenere traccia della conversazione sono tutti passaggi importanti per garantire che la riunione proceda secondo i piani e sia produttiva.
Quindi, se vuoi diventare un team leader più efficace e porre fine una volta per tutte alle riunioni inutili, questo blog fa al caso tuo. Abbiamo elencato nove tipi di riunioni che devi conoscere e spiegato come condurle correttamente.
Come bonus, abbiamo incluso alcuni modelli gratis per aiutarti a sfruttare al meglio la tua prossima riunione!
Elementi da considerare prima di scegliere il tipo di riunione
Conoscere i tipi di riunioni che un manager può organizzare ti aiuterà a preparare il tuo team all'esito positivo. Una gestione efficace delle riunioni può contribuire ad aumentare il coinvolgimento e la collaborazione all'interno del team.
Anziché essere un'attività ricorrente e logorante, una riunione efficace può rappresentare un'occasione unica per raccogliere idee, fornire contributi, stimolare la crescita professionale e far progredire gli obiettivi dell'organizzazione.
Prima di scegliere il tipo di riunione più adatto al tuo team, assicurati di tenere in considerazione questi elementi:
1. Scopo: qual è l’obiettivo della riunione? 2. Partecipanti: chi dovrebbe partecipare e chi condurrà la riunione? 3. Programma: quali argomenti devono essere discussi e in quale ordine? 4. Risultato: cosa speri di ottenere entro la fine della riunione? 5. Frequenza: con quale frequenza dovrebbe tenersi la riunione?
Una volta presi in considerazione questi elementi, è il momento di scegliere il tipo di riunione più adatto alle esigenze del tuo team.
Ora approfondiamo i tipi di riunioni che devi conoscere e come gestirle correttamente con gli strumenti e le tecniche giusti!
9 dei tipi più comuni di riunioni
Ecco nove tipi di riunioni, consigli su come condurle con esito positivo e modelli gratis e pronti all’uso per aiutarti a iniziare!
1. Riunioni di inserimento
Le riunioni di inserimento sono il primo incontro tra i dipendenti e i loro responsabili una volta entrati a far parte dell’organizzazione. Questo tipo di riunione iniziale segna l’inizio della loro formazione ed è fondamentale, poiché il periodo di inserimento del dipendente getta le basi per l’esito positivo di un nuovo membro del team, rappresentando il suo primo approccio approfondito ai processi e ai sistemi aziendali.
Queste riunioni dovrebbero aiutare i manager a conoscere i propri dipendenti e a instaurare relazioni con loro. Porre domande per rompere il ghiaccio, come ad esempio: «Quali sono i tuoi hobby?», «Qual è il tuo piatto preferito?», oppure altre domande di carattere interpersonale, come: «Come preferisci ricevere un feedback?» o «Cosa ti motiva?», sono best practice da adottare in queste riunioni.
Le riunioni di inserimento dovrebbero inoltre illustrare il programma di formazione e le risorse pertinenti, presentare i membri del team e fornire una lista di controllo degli elementi da completare nella prima settimana. Prova la lista di controllo di ClickUp per l’inserimento dei dipendenti per supportare i tuoi nuovi assunti e aiutarli ad adattarsi ai nuovi flussi di lavoro.
2. Riunioni individuali
Una riunione individuale è un incontro tra due persone, in genere un manager e un suo diretto subordinato. Rappresenta uno dei modi più efficaci per i manager di instaurare relazioni e fiducia con i propri diretti subordinati.
Esistono vari tipi di riunioni individuali e la tipologia di riunione che organizzi rifletterà il contenuto del programma. Ad esempio, la prima riunione individuale che un manager ha con un collaboratore diretto sarà molto diversa da una riunione individuale bisettimanale di aggiornamento.
In Fellow, i manager organizzano riunioni individuali con i propri collaboratori diretti per conoscerli meglio e valutare come stanno andando le cose. Pongono domande volte a rafforzare la relazione, definendo al contempo le aspettative e gli elementi da intraprendere per aiutare il collaboratore a raggiungere l'esito positivo.
Gli argomenti sono orientati alla verifica dello stato di avanzamento del progetto e degli ostacoli attuali, pur mantenendo conversazioni volte allo sviluppo della carriera. Indipendentemente dalla frequenza delle riunioni individuali, la riunione dovrebbe sempre includere quanto segue:
- Domande per instaurare un rapporto di fiducia e informarsi sul benessere e sulla vita personale degli altri
- Una discussione su elementi aziendali specifici o fondamentali
- Elementi concreti e passaggi successivi da intraprendere al termine della riunione
L’importanza di una riunione individuale risiede nella sua capacità di promuovere la fiducia e un legame significativo tra un dipendente e il proprio responsabile. Un elemento fondamentale per garantire l’efficacia di questo tipo di riunioni consiste nel chiedere al proprio diretto subordinato di occuparsi personalmente della preparazione del programma della riunione.
L'utilizzo di uno strumento dedicato alle riunioni individuali per documentare la conversazione e sollecitare un feedback è inoltre una strategia utile per aumentare l'efficacia della riunione. Puoi anche sfruttare il modello di riunione 1:1 di ClickUp per facilitare lo svolgimento di una riunione organizzata che crei fiducia e un rapporto positivo.
3. Riunioni di aggiornamento
Le riunioni di aggiornamento — note anche come riunioni di verifica dello stato di avanzamento — sono incontri in cui i team collaborano e condividono i progressi su un argomento o un progetto specifico. L’obiettivo è garantire l’allineamento all’interno del team e del progetto, individuando al contempo gli ostacoli che ne impediscono l’avanzamento.
Sebbene le riunioni di aggiornamento o di verifica dello stato di avanzamento non siano sempre le preferite dal team, rappresentano uno strumento prezioso per risolvere i problemi e rimanere aggiornati sui progressi di un progetto.
La durata di una riunione di aggiornamento può variare in base allo stato e alle dimensioni del progetto. Il team commerciale tiene spesso brevi riunioni quotidiane standup per verificare lo stato di avanzamento delle trattative e gli aggiornamenti, della durata di 10-15 minuti.
Un’altra alternativa potrebbe essere un incontro di aggiornamento della dirigenza durante una crisi, in cui ogni reparto effettui la condivisione delle ultime novità. Sono possibili anche riunioni di aggiornamento sui progetti più lunghe, in cui è necessario discutere gli sviluppi più recenti, esaminare gli elementi attuati in precedenza e lo stato dei progressi compiuti.
Le riunioni di aggiornamento possono avere un tono informale o formale, a seconda del contesto e del tuo ambiente di lavoro. In definitiva, una riunione di aggiornamento efficace dovrebbe favorire una comunicazione aperta tra tutti i membri del team e tenere tutti al corrente degli sviluppi.
Ciò può essere facilitato attraverso una tavola rotonda di aggiornamenti in cui ogni membro del team deve aggiungere punti di discussione relativi ai propri progetti. Consente inoltre di affrontare eventuali ostacoli, in modo che il team possa agire rapidamente e di conseguenza.
Per aiutarti a condurre una riunione di alta produttività, assicurati di prepararti in anticipo con un elenco di domande di verifica da porre al tuo team. Puoi anche creare le condizioni per un esito positivo del team instaurando un ciclo di feedback per raccogliere aggiornamenti, preoccupazioni e altre note importanti.
Un modo per farlo è creare un documento dedicato alla riunione StandUp che il tuo team possa compilare prima della riunione! Utilizza il modello di riunione StandUp giornaliera di ClickUp e personalizzalo in base alle esigenze del tuo team.
Bonus: modelli di programma per conferenze!
4. Riunioni di brainstorming
Una riunione di brainstorming è un incontro in cui un team si riunisce per generare idee su un argomento specifico. Le sessioni di brainstorming possono svolgersi in modo sincrono o asincrono. In un contesto asincrono, dovrai assicurarti che i partecipanti alla riunione abbiano a disposizione strumenti di comunicazione e collaborazione per il team remoto.
Un brainstorming di esito positivo sarà entusiasmante! Tutti si riuniscono per dare libero sfogo alla propria creatività e generare idee. L’unico limite dovrebbe essere il cielo, e non esistono idee sbagliate.
I suggerimenti che emergono possono essere molto semplici, ma anche complessi, ed è importante sottolineare, in qualità di organizzatore della riunione, che non esistono idee sbagliate. Ci si aspetta che tutti i partecipanti prendano parte alla conversazione, quindi dovresti assicurarti che il formato della riunione sia adatto sia ai partecipanti estroversi che a quelli introversi.
Le riunioni di brainstorming sono sessioni divertenti e coinvolgenti, ma possono risultare mentalmente faticose per il team, soprattutto quando non esiste un sistema per il monitoraggio delle idee. Può essere utile programmare una riunione di follow-up per restringere il campo e sintetizzare idee specifiche in un secondo momento, al fine di massimizzare l’efficienza.
Prova la funzionalità "mappa mentale " di ClickUp per raccogliere idee e organizzare al meglio la tua sessione di brainstorming.
5. Riunioni con tutto il personale
Una riunione generale implica la partecipazione di tutti i livelli dell’organizzazione, inclusi i singoli collaboratori, i responsabili di team, i capi reparto e i dirigenti di alto livello. L’obiettivo è quello di effettuare la sincronizzazione dell’intera azienda con gli aggiornamenti rilevanti, come quelli specifici per reparto o le modifiche alle politiche aziendali.
Ogni azienda ha una cadenza e argomenti di discussione diversi per le proprie riunioni con tutto il personale. Una riunione con tutto il personale efficace è generalmente presieduta dall’amministratore delegato o dal responsabile dell’azienda, e gli argomenti di discussione includono aggiornamenti sulla leadership o sui reparti, presentazioni dei nuovi dipendenti e altro ancora.
Nel podcast "Supermanagers", Matt Martin, CEO di Clockwise, ha raccontato che le loro riunioni con tutto il personale comprendono molti aspetti diversi, tra cui aggiornamenti sui reparti, presentazioni e un momento dedicato alla condivisione di aneddoti divertenti della settimana. Queste riunioni durano generalmente un'ora.
Prova il modello di riunione generale di ClickUp per organizzare una riunione settimanale coinvolgente e ben strutturata.
6. Riunioni decisionali
Una riunione decisionale è quella in cui un team si riunisce per formalizzare una decisione e definire i passaggi successivi. Queste riunioni vengono generalmente utilizzate per prendere decisioni importanti che richiedono un impegno e, potenzialmente, un nuovo orientamento.
Queste riunioni sono una prassi comune in diversi team: le riunioni del consiglio di amministrazione o quelle di progetto possono comportare processi decisionali. Le decisioni importanti dovrebbero essere documentate nel tuo strumento per i verbali delle riunioni, in modo che il team possa ricordare le motivazioni alla base della decisione.
Ecco alcune domande a cui rispondere durante queste riunioni:
- Date le circostanze e le risorse attuali, qual è l’opzione migliore per andare avanti?
- Chi è responsabile dei prossimi passaggi? Perché?
Ad esempio, si potrebbe organizzare una riunione decisionale con un responsabile del social media marketing e un coordinatore del social media marketing per cambiare la direzione di una campagna di marketing che non sta dando i risultati sperati. Se il team ha bisogno di valutare se sta affrontando una campagna con la prospettiva e il tono giusti, potrebbe riunirsi per analizzare i risultati in termini di coinvolgimento e conversioni e scegliere una nuova direzione.
Durante la riunione, i partecipanti faranno un elenco dei motivi per cui è necessario cambiare l’orientamento e documenteranno perché la nuova direzione sembra vantaggiosa. Pertanto, questo tipo di riunione mira a decidere e a documentare una decisione volta a portare avanti un progetto o un’iniziativa.
Dai un'occhiata a questi modelli di matrici decisionali!
7. Riunioni dedicate alla risoluzione dei problemi
Le riunioni dedicate alla risoluzione dei problemi si tengono generalmente tra una persona che sta affrontando una sfida e un manager o un leader. A seconda della natura del problema, a questa riunione può partecipare un rappresentante di diversi reparti, come ad esempio un rappresentante delle Risorse Umane o dell’ufficio legale. L’obiettivo di una riunione dedicata alla risoluzione dei problemi è trovare una soluzione a un ostacolo o valutare le possibili mosse successive.
Le riunioni dedicate alla risoluzione dei problemi possono essere utili a qualsiasi dipendente, indipendentemente dalla natura del problema. Durante queste riunioni, dovresti innanzitutto analizzare la situazione e le sue cause, valutare quale direzione intraprendere e quindi elaborare un piano d’azione per risolvere il problema.
Ricorda: ogni passaggio dovrebbe essere documentato negli appunti della riunione e condiviso con le persone coinvolte nella conversazione.
8. Riunioni di pianificazione trimestrali
La pianificazione trimestrale consiste nell’attuazione strategica di un piano annuale suddiviso in quattro trimestri. Ogni trimestre viene fissato un obiettivo rivisto per i tre mesi successivi. Questi obiettivi aggiornati possono essere comunicati nel corso di una riunione di pianificazione trimestrale, durante la quale si discutono i piani strategici e si celebrano i risultati raggiunti negli ultimi 90 giorni.
Queste riunioni rappresentano un’occasione per sollecitare, fornire o ricevere feedback e sono utili per i mesi a venire. Ogni sessione di pianificazione trimestrale dovrebbe inoltre prevedere del tempo per riflettere sugli ultimi 90 giorni, esaminare le attività completate e quelle in corso e prepararsi per ciò che accadrà nel trimestre successivo.
L'obiettivo della riunione è aiutare il tuo team a raggiungere con esito positivo i propri obiettivi a breve termine e quelli a lungo termine dell'azienda. 💪
La chiave per una riunione di pianificazione trimestrale efficace è l’organizzazione. I punti da discutere devono essere chiari e, al termine della riunione, devono essere assegnati degli obiettivi. Inoltre, riproporre gli insegnamenti tratti dai trimestri precedenti durante la conversazione sulla pianificazione aiuta a valutare quali obiettivi siano appropriati e rilevanti.
Non dimenticare di effettuare il monitoraggio dei tuoi obiettivi in ClickUp Goals per assicurarti di avere sequenze chiare e traguardi misurabili.
9. Riunioni del consiglio di amministrazione
Una riunione del consiglio di amministrazione è un incontro formale che coinvolge l’intero consiglio di amministrazione di una determinata organizzazione. Queste riunioni formali si tengono a intervalli variabili, ad esempio trimestrali o annuali, per discutere problemi ricorrenti e significativi, quali problemi relativi alle politiche aziendali, aspetti legali o reportistica dei KPI, oppure problemi vari.
Il presidente del consiglio di amministrazione, noto anche come moderatore della riunione, presiede la riunione. Più specificamente, l’obiettivo di una riunione del consiglio di amministrazione è definire le linee guida e la strategia, esaminare i piani strategici e raggiungere un accordo su un determinato problema.
Durante questa riunione, viene redatto un verbale che costituisce un documento legale, il quale verrà poi pubblicato in conformità con le procedure del consiglio di amministrazione. La pubblicazione del verbale è fondamentale in quanto rappresenta una strategia di comunicazione tra l’organizzazione, il consiglio di amministrazione e i vari stakeholder esterni.
Rendi le tue riunioni più produttive con un programma e gli strumenti giusti
Esistono molti tipi diversi di riunioni con finalità diverse. Capire quale tipo di riunione utilizzare in una determinata circostanza può rappresentare una sfida per i manager.
Adottando strategie efficaci di gestione delle riunioni e sfruttando gli strumenti giusti per le riunioni online, come ClickUp, per aiutarti a gestire il tuo lavoro, gli orari, il team e altro ancora, potrai evitare riunioni improduttive e iniziare a organizzare sessioni collaborative che stimolino e motivino il tuo team a raggiungere i propri obiettivi.
Autore ospite:
Fellow.app è il software di gestione delle riunioni più apprezzato che aiuta i manager e i loro team a sviluppare abitudini efficaci in materia di riunioni grazie a ordini del giorno collaborativi, monitoraggio delle azioni da intraprendere e una libreria di modelli di riunione approvati da esperti.