Le riunioni sembrano essere un male necessario per ogni team, sia esso remoto o ibrido. Ma se non fossero necessariamente dei buchi neri che prosciugano le energie dal Calendario?
Accedi ai modelli di programma per riunioni di Asana. Che tu stia organizzando una riunione settimanale del team, il lancio di un progetto o un incontro individuale, questi modelli ti aiutano a pianificare in anticipo, assegnare i titolari e effettuare il monitoraggio delle azioni da intraprendere.
Niente più silenzi imbarazzanti, follow-up dimenticati o momenti del tipo "Di cosa si trattava questa riunione?".
In questo post esploreremo i modelli gratuiti di programma per riunioni di Asana che consentono di terminare il lavoro (e magari anche di impressionare il tuo capo mentre ci sei). Rendiamo le riunioni nuovamente produttive, un modello alla volta. 🤩 💪
Che cos'è un modello di programma per riunioni Asana?
Un modello di programma per riunioni Asana è una struttura che aiuta i team a organizzare, pianificare e condurre riunioni in modo efficace. Questi modelli includono sezioni predefinite per la data della riunione, gli obiettivi, gli argomenti di discussione, la distribuzione del tempo e gli elementi da intraprendere per aiutarti a prepararti per una riunione.
Ideali quando non vuoi partire da zero, questi programmi predefiniti offrono un percorso chiaro, aiutandoti a pianificare in anticipo, a effettuare la condivisione di ciò che è in programma, a facilitare la riunione in tempo reale e a convertire le decisioni in attività.
Cosa rende efficace un modello di programma per riunioni Asana?
Un buon modello di programma per riunioni Asana pone l'impostazione per riunioni mirate, delineando gli obiettivi, stabilendo le priorità degli argomenti e assegnando le responsabilità.
Ecco cosa cercare. 💁
- Definisce lo scopo e i risultati: indica ciò che la riunione intende raggiungere, comprese le decisioni da prendere, gli elementi da intraprendere e i problemi da affrontare.
- Raccoglie i contributi in anticipo: invita i partecipanti a suggerire gli elementi del programma e a giustificarne la rilevanza, quindi assegna priorità agli elementi in base alla loro importanza per affrontare prima quelli critici.
- Limita gli argomenti e assegna la titolarità: assegna intervalli di tempo realistici per rispettare la tabella di marcia ed etichetta ogni argomento con un facilitatore.
- Utilizza un linguaggio chiaro e orientato all'azione: mantiene le discussioni incentrate sul processo decisionale e sui passaggi successivi.
- Lascia spazio a discussioni aperte o domande: incoraggia lo spazio per domande aperte o contributi senza perdere di vista lo scopo o il flusso della riunione.
Modelli gratuiti di programma per riunioni Asana
Di seguito trovi una selezione curata di modelli gratuiti di programmi per riunioni Asana, progettati per adattarsi a vari stili e esigenze di riunione.
Ogni modello fornisce una solida base per vari tipi di ordini del giorno delle riunioni, aiutando il tuo team a rimanere allineato e a tenere riunioni di alta produttività.
1. Modello di programma per riunioni Asana
tramite Asana
Il modello di programma per riunioni Asana fornisce una struttura riutilizzabile per pianificare e condurre riunioni con i clienti mirate, con tempi ben definiti e facili da seguire. La visualizzazione del progetto in stile foglio di calcolo presenta tutto in formato elenco, rendendo facile mappare i punti di discussione, assegnare i titolari e distribuire il tempo per ogni argomento.
Questo modello aiuta i team a organizzare riunioni mirate con punti di discussione e fasce orarie chiaramente definiti. È particolarmente utile per le sincronizzazioni ricorrenti che richiedono coerenza e gestione del tempo.
🌼 Perché amerai questo modello
- Standardizza obiettivi, ruoli e elementi del programma in modo che tutti arrivino preparati.
- Assegna priorità e filtra facilmente i punti di discussione utilizzando l'elenco.
- Consenti ai partecipanti di aggiungere in anticipo gli elementi del programma per una titolarità condivisa.
- Collega le registrazioni o le trascrizioni di Zoom direttamente alle attività del programma per una facile consultazione.
📌 Ideale per: Team leader e project manager che desiderano mantenere le riunioni ricorrenti concentrate, puntuali e prive di digressioni inutili.
💡 Suggerimento professionale: assegna dei ruoli per ogni riunione: una persona che guidi (facilitatore), una che controlli l'orologio (cronometrista) e una che prenda note.
2. Modello di riunione iniziale Asana
tramite Asana
La struttura di questo modello di riunione iniziale allinea il tuo team fin dal primo giorno, organizzando gli elementi del programma, definendo i ruoli della riunione e assegnando le attività degli amministratori.
Utilizza la vista Elenco per organizzare e assegnare i punti di discussione ai partecipanti in una lista di controllo di preparazione alla riunione. Quindi, assegna delle scadenze a ciascun argomento per garantire chiarezza. Grazie alle integrazioni e alle app integrate come Zoom e Google Drive, puoi allegare presentazioni, prendere appunti in tempo reale e effettuare la sincronizzazione delle registrazioni direttamente all'interno di Asana. È perfetto per avviare progetti con chiarezza e aspettative condivise.
🌼 Perché amerai questo modello
- Definisci aspettative chiare attraverso il monitoraggio delle decisioni, delle domande aperte e dei passaggi successivi.
- Incorpora file del progetto e presentazioni pertinenti per renderli accessibili durante la chiamata.
- Assegna in anticipo i ruoli di relatore o segretario tramite le attività, in modo che tutti arrivino consapevoli delle proprie responsabilità.
📌 Ideale per: Responsabili marketing di prodotto, program manager e team di lancio interfunzionali che si preparano ad allinearsi rapidamente e a partire con il piede giusto.
💡 Bonus: rendi ogni riunione più fluida e con una maggiore produttività con la potenza di ClickUp Brain Max. Ecco come:
- Pianificazione senza sforzo: con Talk to Text, puoi impostare istantaneamente riunioni sui tuoi calendari e app collegati utilizzando semplici comandi vocali, senza bisogno di digitare.
- Prendita automatica di note: registra in tempo reale i punti chiave della discussione, le azioni da intraprendere e le decisioni, assicurandoti di non perdere nulla.
- Follow-up semplificati: utilizza Talk to Text per assegnare attività, inviare promemoria e effettuare la condivisione di riepiloghi delle riunioni, mantenendo tutti allineati e responsabili.
- Sostituisci decine di strumenti di IA scollegati tra loro come ChatGPT, Claude e Gemini con un'unica soluzione contestuale e pronta per l'uso nell'azienda.
ClickUp Brain MAX è la super app AI che ti capisce davvero perché conosce il tuo lavoro. Abbandona la proliferazione di strumenti di IA, usa la tua voce per terminare il lavoro, creare documenti, assegnare attività ai membri del team e molto altro ancora.
3. Modello di riunione individuale Asana
tramite Asana
Le riunioni individuali non strutturate spesso portano a aggiornamenti mancanti, feedback vaghi e perdite di tempo. Questo modello Asana 1:1 offre a entrambe le parti uno spazio di lavoro condiviso per prepararsi in anticipo, allineare le priorità e dare seguito alle azioni da intraprendere. Inoltre, puoi anche incorporare video tramite Loom o Vimeo per un contesto più chiaro.
Utilizza questo modello per guidare conversazioni significative individuali con i membri del team. Supporta la preparazione condivisa, il monitoraggio delle priorità e i follow-up di sviluppo a lungo termine.
🌼 Perché amerai questo modello
- Conserva una cronologia delle riunioni individuali passate per facilitare il contesto e la continuità.
- Imposta la frequenza delle riunioni ricorrenti direttamente nel modello per garantire la coerenza.
- Personalizzabili facilmente per diversi subordinati diretti o ruoli, mantenendo un formato coerente.
📌 Ideale per: Responsabili del personale che desiderano promuovere la responsabilità, documentare la crescita e favorire conversazioni significative con i propri diretti collaboratori.
⚙️ Bonus: il modello di programma per riunioni di Asana non soddisfa le tue esigenze? Guarda questo video su come scrivere un programma per riunioni che ti aiuti a organizzare al meglio le attività e a concentrarti sulle azioni da intraprendere con ClickUp.
4. Modello di programma per riunioni QBR di Asana
tramite Asana
Il modello di programma per riunioni QBR di Asana ti offre una struttura già pronta per raccogliere input in anticipo utilizzando moduli o sondaggi collegati. Quindi, modella il tuo programma in base a ciò che è più importante per il tuo pubblico.
Prima dell'inizio della riunione di progetto, rende tutto accessibile: il programma, i documenti di supporto e le fasce orarie chiare per ogni relatore. Durante la sessione, puoi utilizzare il monitoraggio delle attività integrato per acquisire in tempo reale le azioni da intraprendere e le domande aperte. Questo modello QBR è ideale per le valutazioni delle prestazioni e l'allineamento del successo dei clienti.
🌼 Perché amerai questo modello
- Assegna un tempo prestabilito a ciascun argomento per garantire un ritmo chiaro e far rispettare gli orari ai relatori.
- Affronta le questioni emergenti o le opportunità di crescita durante la riunione.
- Crea un progetto che puoi adattare di sessione in sessione man mano che le tue metriche evolvono.
📌 Ideale per: team di assistenza clienti e dirigenti che hanno bisogno di esaminare le prestazioni, effettuare la condivisione di approfondimenti e riallineare la strategia.
5. Modello di brainstorming per team Asana
tramite Asana
Questo modello di brainstorming per team Asana aiuta a catturare ogni idea nel suo contesto completo, organizzandola per tema e preparandola per i passaggi successivi. Puoi creare una bacheca condivisa in cui i collaboratori possono aggiungere le loro idee in modo asincrono o in tempo reale durante le riunioni. Usa i tag per classificare le idee, rendendo facile individuare le tendenze o i duplicati a colpo d'occhio.
Con questo modello, raccogliere e organizzare le idee è semplicissimo, sia in tempo reale che in modo asincrono. Per procedere in modo efficiente, prova a raggruppare idee simili e a dare priorità agli elementi da intraprendere.
🌼 Perché amerai questo modello
- Abilita sia l'input asincrono che quello in tempo reale, in modo che tutti possano contribuire, indipendentemente dal proprio programma.
- Organizza le idee con tag e temi per identificare rapidamente i modelli ed evitare duplicati.
- Allega link, nota o file a ciascuna idea per conservare il contesto completo per il follow-up.
📌 Ideale per: team creativi, esperti di marketing e addetti al prodotto che desiderano sessioni di ideazione di gruppo strutturate.
6. Modello di programma per riunioni del consiglio di amministrazione Asana
tramite Asana
Le riunioni del consiglio di amministrazione spesso trattano argomenti complessi che coinvolgono più parti interessate. Il modello di programma per riunioni del consiglio di amministrazione di Asana aiuta a strutturare e chiarire le conversazioni importanti, consentendoti di inviare il programma ai membri del team in anticipo.
Durante la riunione, i facilitatori possono prendere note direttamente nel modello, mantenendo tutto organizzato in ogni sezione del programma.
Progettato per riunioni di leadership o con gli investitori, questo modello garantisce che gli argomenti chiave siano trattati e i risultati documentati. Offre supporto per la distribuzione del programma, la presa di appunti e i follow-up strutturati.
🌼 Perché amerai questo modello
- Allega presentazioni, relazioni finanziarie o documenti legali direttamente a ciascun argomento del programma per un facile accesso.
- Tieni traccia dei risultati delle votazioni o delle decisioni chiave per ogni elemento all'ordine del giorno per mantenere una chiara tracciabilità.
- Duplica e modifica il modello per riunioni trimestrali, con gli investitori o consultive senza doverlo ricreare da capo.
📌 Ideale per: fondatori, amministratori delegati e assistenti esecutivi che si preparano per riunioni del consiglio di amministrazione ad alto rischio, dove chiarezza e copertura sono tutto.
💡 Suggerimento: non conosci tutte le utili scorciatoie di Asana? Premi Ctrl + / per accedervi immediatamente.
7. Modello di programma per conferenze Asana
tramite Asana
Il modello di programma per conferenze Asana ti consente di mappare ogni sessione, assegnare attività con date di inizio e di scadenza, utilizzare le dipendenze per contrassegnare le sessioni interconnesse e tenere traccia di tutto con il monitoraggio del tempo integrato.
Con la vista Elenco e la vista Bacheca integrate, puoi passare da layout in stile foglio di calcolo a bacheche Kanban a seconda di come preferisci gestire le tempistiche e la logistica. Imposta campi personalizzati per i dettagli dei relatori, l'assegnazione delle sale e le esigenze audiovisive.
Con questo modello puoi pianificare e gestire facilmente conferenze o eventi aziendali fuori sede. Mappa le sessioni, la logistica e il coordinamento dei relatori dall'inizio alla fine.
🌼 Perché amerai questo modello
- Effettua il monitoraggio della disponibilità dei relatori, dello stato di preparazione e dei materiali delle sessioni in modo coerente.
- Crea un programma generale che includa tempi di attesa, transizioni e pause pranzo.
- Assegna dei referenti interni per le sessioni per chiarire chi gestisce cosa dietro le quinte.
📌 Ideale per: Coordinatori di eventi, team operativi o responsabili marketing che pianificano eventi multitematici o summit interni con parti in movimento.
8. Modello di verbale di riunione Asana
tramite Asana
Questo modello di verbale di riunione Asana copre tutti i dettagli essenziali, tra cui il titolo della riunione, lo scopo, la data, i partecipanti e la logistica. Ti consente di effettuare il monitoraggio dei punti all'ordine del giorno man mano che vengono affrontati e di documentare le discussioni, le decisioni e le azioni assegnate con le relative scadenze.
Inoltre, offre spazio per registrare le date delle prossime riunioni per una pianificazione efficace. Questo modello garantisce registrazioni chiare e organizzate a supporto dell'allineamento e della responsabilità dopo ogni riunione.
🌼 Perché amerai questo modello
- Collega i documenti di supporto, come presentazioni o briefing, direttamente a ciascuna voce della riunione.
- Raggruppa i verbali delle riunioni per team, progetto o tipo di riunione utilizzando tag o sezioni.
- Mantieni un archivio consultabile delle decisioni e delle discussioni tra i team o i reparti.
📌 Ideale per: coordinatori di progetto e membri del team operativo che desiderano un modo semplice per registrare aggiornamenti, decisioni e passaggi successivi.
📚 Leggi anche: Come redigere i verbali delle riunioni: modelli ed esempi per Word, Excel, PDF e ClickUp
Limiti del project management di Asana
Sebbene Asana sia uno strumento di project management molto diffuso, presenta alcune limitazioni che potrebbero spingerti a prendere in considerazione delle alternative.
Diamo un'occhiata ad alcuni esempi. 👇
- Complessità dei progetti di grandi dimensioni: la gestione di progetti molto grandi o complessi con migliaia di attività può rallentare Asana e rendere difficile la navigazione.
- Funzionalità di reportistica avanzate limitate: le funzionalità di reportistica di base non sono sufficienti per i team che necessitano di analisi dettagliate o visualizzazione dei dati personalizzabile.
- Limiti nella gestione delle dipendenze: mancano strumenti di pianificazione avanzati come la riprogrammazione automatica e l'analisi del percorso critico per sequenze complesse.
- Prezzi per le funzionalità premium: le funzionalità chiave come la visualizzazione della Sequenza, l'automazione personalizzata e le integrazioni avanzate richiedono piani a pagamento, limitando l'accesso ai team più piccoli.
- Sovraccarico di notifiche: le notifiche frequenti possono sopraffare gli utenti e ingombrare le finestre In arrivo se non gestite con attenzione.
⚙️ Bonus: Frustrato da queste lacune? Confronta ClickUp e Asana e scopri perché sempre più teams stanno passando a ClickUp per una maggiore flessibilità e controllo.
Modelli alternativi di Asana
Se ritieni che i modelli di Asana siano limitanti o desideri maggiore flessibilità e funzionalità avanzate, ClickUp, l'app completa per il lavoro, offre una potente alternativa.
Ecco cosa ha detto un utente reale:
Ho riunioni bisettimanali con il mio supervisore e utilizziamo ClickUp per il nostro programma. Mi sento più in controllo perché tutte le mie richieste di eventi e presentazioni sono qui, insieme a un indicatore di stato aggiornato che lei può controllare.
Ho riunioni bisettimanali con il mio supervisore e utilizziamo ClickUp per il nostro programma. Mi sento più in controllo perché tutte le mie richieste di eventi e presentazioni sono qui, insieme a un indicatore di stato aggiornato che lei può controllare.
Diamo un'occhiata ad alcuni modelli gratuiti di programmi per riunioni offerti da questo software di gestione delle riunioni. 🎯
1. Modello di programma ClickUp
Il modello di programma ClickUp ti offre un layout ClickUp Doc pronto all'uso che organizza ogni aspetto di una riunione. La tabella Dettagli della riunione ti consente di mappare rapidamente la struttura: imposta il tipo di riunione, definisci l'ambito e inserisci data, ora e posizione.
C'è poi la sezione Partecipanti, che funge anche da semplice strumento di monitoraggio delle presenze. In combinazione con il nuovo Calendario ClickUp, diventa ancora più efficace.
Puoi effettuare istantaneamente la sincronizzazione di tutti i tuoi calendari, partecipare alle chiamate Zoom, Google Meet o Teams e visualizzare la tua giornata in formati come giornaliero, settimanale o mensile. Utilizza l'intelligenza artificiale per le note delle riunioni e le inserisce direttamente in Docs come riferimento.
🌼 Perché amerai questo modello
- Crea programmi strutturati e con scadenze precise grazie ai tag di priorità integrati e all'assegnazione dei titolari.
- Suddividi gli argomenti in attività per chiarire l'ambito e ridurre le deviazioni durante la riunione.
- Aggiungi documenti o presentazioni direttamente agli elementi di discussione per una rapida consultazione.
- Usa le liste di controllo delle attività di ClickUp per contrassegnare gli argomenti completati durante la riunione.
📌 Ideale per: Team leader e coordinatori di progetto che necessitano di un quadro di riferimento chiaro e definito per le riunioni in un unico documento personalizzabile.
📮 Approfondimento ClickUp: secondo il nostro sondaggio sull'efficacia delle riunioni, quasi il 40% degli intervistati partecipa a 4-8+ riunioni a settimana, ciascuna della durata massima di un'ora. Ciò si traduce in una quantità impressionante di tempo collettivo dedicato alle riunioni in tutta l'organizzazione.
E se potessi recuperare quel tempo? Il Notetaker AI integrato di ClickUp può aiutarti ad aumentare la produttività fino al 30% grazie a riassunti istantanei delle riunioni, mentre ClickUp Brain ti aiuta con la creazione automatizzata di attività e flussi di lavoro semplificati, trasformando ore di riunioni in informazioni utili.
2. Modello di riunione generale ClickUp
Il modello di riunione generale di ClickUp funziona come un vero e proprio piano di progetto, in cui ogni elemento del programma è un'attività e ogni aggiornamento è tracciabile. In questo modo, la preparazione della riunione generale è collaborativa e tracciabile.
Si tratta di un modello di elenco strutturato in fasi chiare come Pianificazione, Logistica e Promozione, ciascuna con la propria Sequenza, i propri titolari e campi personalizzati come Fase dell'evento e Reparto.
Il vantaggio più grande? La vista Fase evento raggruppato trasforma la preparazione della riunione in un mini progetto con scadenze. Vuoi sapere quale team è responsabile di quale parte? Basta dare un'occhiata al campo personalizzato Reparto. Grazie agli avvisi visivi sulle date di scadenza, saprai se sono le risorse umane, il reparto progettazione o il reparto marketing a essere in difficoltà e chi è in ritardo.
🌼 Perché amerai questo modello
- Evidenzia gli obiettivi aziendali, le metriche del team e i riconoscimenti in un'unica vista centrale.
- Assegna i relatori e le fasce orarie per mantenere le sessioni mirate e inclusive.
- Riutilizza il layout per riunioni settimanali, mensili o trimestrali con tutto il personale.
📌 Ideale per: Dirigenti o capi reparto che gestiscono sincronizzazioni a livello aziendale con sequenze serrate.
🎥 Guarda: Scopri come massimizzare la produttività delle riunioni con ClickUp AI Notetaker:
3. Modello di programma per riunioni fuori sede di ClickUp
Le riunioni fuori sede hanno lo scopo di stimolare la strategia, la connessione e la chiarezza. Il modello di programma per riunioni fuori sede di ClickUp è un modello basato sulle attività che trasforma il tuo piano fuori sede in un processo di monitoraggio.
Offre cinque campi personalizzati unici progettati per l'esecuzione fuori sede: Notetaker, Scribe, Facilitator, Notes Link e Timekeeper. Ogni elemento del programma ha una persona di riferimento dedicata, uno spazio per la documentazione collegata e un timestamp di riferimento. Ciò garantisce discussioni strutturate e una documentazione efficace durante le sessioni strategiche.
🌼 Perché amerai questo modello
- Tieni traccia dello stato delle conferme di partecipazione e delle registrazioni per gestire le presenze.
- Allega eventuali allegati di supporto, come itinerari, mappe o presentazioni.
- Pianifica sessioni, attività di team building e logistica da un unico posto.
📌 Ideale per: Organizzatori di ritiri o facilitatori di strategie che hanno bisogno di ruoli, tempistiche e note tutti raccolti in un'unica lista di controllo pronta per l'uso fuori sede.
💡 Suggerimento professionale: ClickUp AI Notetaker acquisisce automaticamente le discussioni delle riunioni, le azioni da intraprendere e le decisioni chiave in tempo reale, in modo da non perdere mai dettagli importanti. Abbinandolo ai modelli di agenda per riunioni, puoi garantire che ogni riunione segua una struttura chiara, mantenga i partecipanti concentrati e produca note organizzate e utilizzabili, facili da rivedere e condividere.
4. Modello ClickUp riunioni
Il modello ClickUp Meetings trasforma ogni riunione in un flusso di lavoro tracciabile, anziché in una conversazione isolata. Collega ogni parte del ciclo di vita della riunione, dagli elementi dell'agenda agli aggiornamenti in tempo reale alla titolarità e al follow-up.
Per i team di vendita che lavorano a ritmi serrati, questo modello di programma per riunioni di vendita semplifica il passaggio dalle chiamate pianificate alle sincronizzazioni improvvisate. Si collega perfettamente a ClickUp Meetings, l'hub per le riunioni che consente di creare attività ricorrenti per le riunioni settimanali del team.
🌼 Perché amerai questo modello
- Standardizza lo svolgimento delle riunioni con una struttura riutilizzabile per diversi team e funzioni.
- Effettua il monitoraggio dei punti di discussione irrisolti durante le riunioni con sezioni di follow-up dedicate.
- Analizza l'efficacia delle riunioni esaminando il tempo dedicato a ciascun elemento e le tendenze di completamento nelle dashboard di ClickUp.
📌 Ideale per: team commerciali o gruppi operativi che organizzano riunioni rapide e in formato misto.
💡 Suggerimento professionale: utilizza le automazioni di ClickUp per inviare un riepilogo/riassunto o un promemoria. Ad esempio, quando un'attività nell'elenco "Riunioni" viene contrassegnata come completata, invia un commento agli assegnatari: "Promemoria per controllare le attività di follow-up".
5. Modello di elenco dei partecipanti alla riunione ClickUp
Il modello di elenco riunioni di ClickUp funge da Centro di comando per i check-in ricorrenti o le sincronizzazioni di team più grandi. Consente di identificare immediatamente dettagli quali Progetto, Facilitatore, Segretario, Cronometrista e Data della riunione.
La sezione Da fare integrata si collega direttamente ai tuoi flussi di lavoro, così puoi inserire le azioni da intraprendere man mano che si presentano. È particolarmente utile quando gestisci ruoli a rotazione o crei report sulla reportistica del team. 🌼 Perché ti piacerà questo modello
- Ruota automaticamente i ruoli delle riunioni utilizzando gli elenchi a discesa per facilitare la delega attraverso sincronizzazioni ricorrenti.
- Visualizza le presenze, le partecipazioni e le responsabilità passate in un unico registro centralizzato.
- Assegna un codice colore ai ruoli o ai reparti per visualizzare a colpo d'occhio la distribuzione dei ruoli.
📌 Ideale per: Responsabili incaricati di organizzare riunioni ricorrenti o StandUp in cui è fondamentale effettuare il monitoraggio dei ruoli dei partecipanti e dei modelli di partecipazione.
6. Modello di lista di controllo per riunioni ClickUp
Il modello di lista di controllo per riunioni di ClickUp ti offre una lista di controllo pronta all'uso che puoi compilare in pochi secondi durante ogni riunione. Una funzionalità distintiva? Puoi aggiungere attività secondarie annidate all'interno della lista di controllo per suddividere i punti di discussione significativi in micro-attività, assegnarle e stabilirne la priorità.
E se qualcosa è urgente? I commenti e gli aggiornamenti di stato rendono facile segnalare ciò che richiede attenzione. Consente inoltre una suddivisione dettagliata dei punti di discussione con attività secondarie e assegnazioni di priorità.
🌼 Perché amerai questo modello
- Aggiungi note contestuali e link direttamente all'interno delle voci della lista di controllo per evitare riferimenti sparsi.
- Personalizza le sezioni della lista di controllo in base al tipo di riunione (StandUp, incontri individuali, chiamate con i clienti) per un utilizzo ripetibile.
- Applica i filtri per visualizzare immediatamente le attività incomplete, scadute o con priorità alta discusse durante le riunioni.
📌 Ideale per: team che gestiscono sincronizzazioni infrasettimanali e aggiornamenti ricorrenti per annidare attività secondarie, assegnare più titolari e spuntare gli elementi del programma.
7. Modello di tracciamento riunioni ClickUp
Il modello ClickUp Meeting Tracker è lo strumento ideale per organizzare ogni dettaglio delle riunioni. Realizzato come modello con vista Elenco, offre un modo centralizzato per organizzare gli ordini del giorno, prendere note e tenere traccia dei follow-up.
I campi personalizzati, tra cui Tipo di riunione, Luogo, Cronometrista, Segretario e Responsabile, assicurano che le riunioni operative ricorrenti e l'onboarding dei clienti siano classificati correttamente.
🌼 Perché amerai questo modello
- Passa dalla vista Elenco, Bacheca o Calendario per monitorare le riunioni in base alla Sequenza, allo stato o alla categoria.
- Centralizza tutte le riunioni ricorrenti in un unico tracker per ridurre duplicazioni e incomprensioni.
- Duplica rapidamente le voci precedenti per mantenere la struttura, aggiornando solo i dettagli chiave della sessione.
📌 Ideale per: Project manager o team operativi che necessitano di un registro centralizzato di tutte le riunioni, i tipi, i partecipanti e lo stato in un unico elenco ricercabile.
📮 Approfondimento ClickUp: ClickUp ha scoperto che il 27% degli intervistati ha difficoltà con le riunioni che mancano di follow-up, il che porta alla perdita di elementi da intraprendere, attività irrisolte e, in ultima analisi, a una produttività inferiore alla media.
Questo problema è aggravato dal modo in cui i team effettuano il monitoraggio del proprio lavoro. Il nostro sondaggio sulla comunicazione all'interno dei team rivela che quasi il 40% dei professionisti effettua manualmente il monitoraggio degli elementi da intraprendere, un processo che richiede tempo e che è soggetto a errori, mentre il 38% si affida a metodi incoerenti che aumentano il rischio di comunicazioni errate e mancato rispetto delle scadenze.
ClickUp elimina il caos delle azioni da intraprendere! Converti istantaneamente le decisioni prese durante le riunioni in attività assegnate, il tutto nella stessa piattaforma in cui si svolge il lavoro.
8. Modello di riunione di avvio del progetto ClickUp
Il modello di riunione di avvio del progetto ClickUp è perfetto per allineare i team su ciò che conta di più: chi fa cosa, quando e perché. È dotato di un framework di riunione integrato completo di campi personalizzati come Project Manager, Location, Timekeeper, Attendees e Note taker, in modo che nulla venga tralasciato nelle presentazioni.
Integrato nel software di gestione delle attività, puoi trasformare la sessione in una lista di controllo attuabile con attività secondarie annidate, assegnare istantaneamente gli elementi utilizzando più assegnatari e aggiungere tag di priorità per mantenere tutti allineati.
🌼 Perché amerai questo modello
- Allinea immediatamente i team con i campi dei ruoli precompilati e il contesto del progetto integrato nel modello.
- Utilizza tag di priorità e dipendenze per individuare tempestivamente gli ostacoli nella Sequenza del progetto.
- Converti i punti dell'ordine del giorno in attività e attività secondarie durante la riunione per evitare ritardi nel follow-up.
📌 Ideale per: Responsabili di progetto che desiderano fissare obiettivi chiari, assegnare titolarità e prendere decisioni chiave all'inizio del progetto.
9. Modello ClickUp per i verbali delle riunioni (MoM)
Il modello ClickUp Minutes of Meeting (MoM) offre una struttura essenziale per documentare tutto ciò che è importante. Utilizza i campi personalizzati integrati nel modello, come Data della riunione, Ora, Partecipanti, Argomenti del programma e Elementi da intraprendere, per avere una visione d'insieme man mano che procedi.
È strutturato in modo da corrispondere ai flussi di lavoro reali dei team, rendendo più facile mantenere la responsabilità e la trasparenza, soprattutto nelle riunioni ad alto rischio o interfunzionali. Una funzionalità distintiva è la possibilità di tracciare l'approvazione dei partecipanti utilizzando campi di verifica, garantendo che le decisioni siano discusse e riconosciute.
🌼 Perché amerai questo modello
- Registra le decisioni finali insieme ai titolari utilizzando i campi predefiniti.
- Raggruppa i punti del programma per categoria di discussione per una maggiore chiarezza dopo la riunione.
- Evidenzia gli elementi irrisolti e portali avanti con follow-up automatici.
📌 Ideale per: teams che necessitano di approvazioni formali e registrazioni verificabili per documentare decisioni chiave, partecipanti e azioni.
💡 Suggerimento professionale: prova il metodo Lean Coffee: tutti propongono argomenti, votano quelli più importanti e ne discutono in blocchi di tempo prestabiliti. Super democratico, super mirato.
10. Modello di note di riunione ClickUp
Il modello di note di riunione ClickUp è progettato per i team che necessitano di un formato coerente per documentare rapidamente ciò che viene discusso, soprattutto quando le riunioni sono veloci o ricorrenti. A differenza di un documento di note generico, questo modello di note di riunione offre sezioni regolabili che si adattano al flusso di diversi tipi di riunioni, dalle riunioni quotidiane alle revisioni dei clienti.
Ciò che distingue questo modello è il supporto alle riunioni ricorrenti. Puoi clonare le note precedenti, mantenere un formato coerente e creare un archivio ricercabile di tutte le riunioni passate.
🌼 Perché amerai questo modello
- Fai riferimento facilmente alle conversazioni passate con la cronologia delle note collegate organizzata per tipo di riunione.
- Preparati in modo efficiente duplicando le strutture delle note per thread di riunioni coerenti e continui.
- Registra le decisioni rapide o i punti di discussione man mano che emergono con le liste di controllo delle attività.
📌 Ideale per: teams che organizzano StandUps frequenti o chiamate con i clienti per strutturare rapidamente le note.
11. Modello di verbale di riunione ClickUp
Il modello di verbale di riunione di ClickUp offre pagine di istruzioni personalizzate per standardizzare la presa di appunti all'interno del team.
A differenza del modello MoM di ClickUp, che è più strutturato per approvazioni formali e monitoraggio delle tempistiche delle azioni, questo modello offre un formato di documento flessibile che puoi aprire, aggiornare e condividere in tempo reale. Precaricato con sezioni per Partecipanti, Punti all'ordine del giorno, Punti di discussione e Azioni da intraprendere, evita il fastidio di organizzare le note.
🌼 Perché ti piacerà questo modello
- Cattura i contributi in tempo reale in un documento che puoi aggiornare istantaneamente man mano che la riunione procede.
- Mantieni i programmi e le discussioni organizzati con sezioni pronte all'uso e modificabili.
- Esamina rapidamente i passaggi successivi con semplici elementi di azione posizionati sotto ogni argomento.
📌 Ideale per: Chiunque desideri un riepilogo/riassunto della riunione pronto per la condivisione in formato documento che riporti i partecipanti, le decisioni e i passaggi successivi con una configurazione minima.
💡 Suggerimento professionale: ecco alcune scorciatoie da tastiera che puoi utilizzare all'interno del tuo ClickUp documento:
- @menzione di una persona: @
- @menzione di un'attività: @@
- @menzione di un documento: @@@
- Allinea il testo a sinistra: Cmd + Maiusc + L (Mac) e Ctrl + Maiusc + L (PC)
- Allinea il testo al centro: Cmd + Maiusc + E (Mac) e Ctrl + Maiusc + E (PC)
- Allinea il testo a destra: Cmd + Maiusc + R (Mac) e Ctrl + Maiusc + R (PC)
- Crea un elenco puntato: Cmd + Maiusc + 9 (Mac) e Ctrl + Maiusc + 9 (PC)
- Crea una lista di controllo: Cmd + Maiusc + 8 (Mac) e Ctrl + Maiusc + 8 (PC)
12. Modello di matrice per la comunicazione e le riunioni del team ClickUp
Il modello ClickUp Team Communication and Meeting Matrix ti aiuta a strutturare chi parla con chi, quando e perché. Si tratta di un modello in stile Elenco con viste predefinite, che ti offre una visione a 360° delle conversazioni che devono avvenire e quando.
Puoi pianificare sincronizzazioni ricorrenti, mappare i punti di contatto della comunicazione e effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento di ogni discussione con stati personalizzati come In corso, Terminato o Annullato. Facilita la pianificazione, il monitoraggio e la gestione delle conversazioni all'interno di team distribuiti.
🌼 Perché apprezzerai questo modello
- Mappa le interazioni chiave del team con una vista matrice di comunicazione predefinita.
- Registra sincronizzazioni e check-in informali che solitamente sfuggono ai calendari.
- Segnala le lacune nei cicli di comunicazione prima che influenzino l'allineamento del progetto.
- Personalizza i tag di frequenza per chiarire quali conversazioni sono occasionali o ricorrenti.
📌 Ideale per: team distribuiti che necessitano di un piano di comunicazione strategico.
Rendi le riunioni divertenti e produttive con i modelli ClickUp
I modelli di programma per riunioni di Asana offrono un punto di partenza strutturato, ma ClickUp fa diversi passi avanti. Combina la pianificazione del programma, la collaborazione in tempo reale, la documentazione e i follow-up in un unico spazio.
Dagli incontri individuali alle revisioni sprint, ogni modello è progettato per mantenere le conversazioni strutturate, le attività documentate e i follow-up chiari.
Tutto rimane collegato: i modelli si collegano direttamente alle attività, ai documenti e ai calendari, così nulla va perso dopo la chiamata. Con la pianificazione IA integrata, i calendari in fase di sincronizzazione e i documenti modificabili, è facile preparare, gestire e effettuare il monitoraggio delle riunioni senza cambiare contesto.