Se avete mai gestito un progetto, probabilmente sapete quanto può essere stressante il lavoro. In qualità di project manager, avete sempre un sacco di problemi da risolvere e di decisioni da prendere.
Ora immaginate di farlo per un intero programma, che non è altro che un grande insieme di progetti attivi. Le complessità sono amplificate, gli stakeholder moltiplicati e il processo decisionale è molto più critico e impegnativo dal punto di vista cognitivo.
Ecco dove un programma di governance viene in soccorso. 🥰
È un insieme di meccanismi di governance che guidano i leader e i senior manager gestire progetti multipli **L'obiettivo è quello di ridurre al minimo i rischi del programma e di garantire che tutti i progetti siano in grado di funzionare in modo positivo progetto e garantire che tutti i risultati sono allineati.
In questo articolo discuteremo i vari concetti relativi alle strutture di governance dei programmi per aumentare l'efficienza organizzativa, minimizzare i conflitti e ridurre i rischi legati ai processi. Tratteremo di:
- Modelli di governance dei programmi
- Ruoli specifici dei programmi all'interno della governance organizzativa
- Passaggi per stabilire una solida struttura di governance del programma
Che cos'è la governance del programma?
Un programma si riferisce a un gruppo di progetti che cercano collettivamente di raggiungere un obiettivo condiviso. Il programma in sé è trattato come un'entità individuale all'interno di un'organizzazione, quindi ha bisogno di una visione per operare all'interno degli obiettivi generali dell'azienda.
È qui che entra in gioco la governance del programma. Si riferisce alla formulazione, all'implementazione e al rispetto delle best practice e delle strutture comuni a tutti i progetti di un programma
Dall'ambito e dai risultati attesi di ogni progetto ai rischi e ai vincoli del programma, la governance del programma fornisce un quadro fondamentale per affrontare i problemi di tutti i giorni e per aiutare i principali stakeholder a sapere in cosa si stanno impegnando. 🤝
In genere, un modello di governance del programma comprende cinque aspetti:
- Campo di applicazione: La natura e l'ambito dei progetti coperti dal modello di governance
- Criteri di successo: Le condizioni che devono essere soddisfatte prima che un progetto sia considerato esito positivo
- **Piano di esecuzione o roadmap: i processi e le politiche da seguire durante l'esecuzione dei progetti
- **Ruoli e catena di comando: ruoli e compiti di ciascun membro del consiglio di governance e processo di nomina di nuovi membri
- Meccanismo di escalation: Quando e come i problemi del progetto devono essere escalati per essere risolti dal consiglio di governance
Modello di governance del programma: Benefici principali
Un modello di governance del programma porta coerenza, standardizzazione dei processi e prevedibilità dei risultati, delle comunicazioni e del processo decisionale. In questo modo si riduce al minimo il rischio di fallimento del programma, aumentando al contempo l'efficienza di ogni progetto e del singolo team di progetto.
Altri vantaggi fondamentali della governance del programma sono:
- Ottimizzazione dell'allocazione delle risorse: Contribuisce a garantire che ogni progetto sia gestito in modo efficace e riceva una quota equa delle risorse necessarie per il suo completamento
- Miglioramento del coinvolgimento degli stakeholder: Fornisce un quadro di riferimento per un coinvolgimento più profondo e semplificato tra tutti gli stakeholder
- Migliore monitoraggio della responsabilità dei progetti: inin termini di project managementcrea un meccanismo per ritenere ogni membro del team responsabile della propria parte di compiti
Componenti e ruoli del programma
Proprio come un governo elabora le politiche per una nazione, un modello di governance del programma viene messo in atto dal comitato di governance del programma dell'azienda o dal comitato direttivo. Questo comitato può essere composto, tra gli altri, dallo sponsor del programma, dallo sponsor del singolo progetto, dai senior manager dell'organizzazione e dai rappresentanti dei client.
Altri componenti e ruoli importanti del programma sono:
- Il team di gestione del programma: comprende i leader chiave e i gestori del portfolio che forniscono informazioni tempestive al consiglio e si coordinano secondo le necessità
- Ufficio di gestione del programma: Può trattarsi di un dipartimento specifico all'interno dell'organizzazione che si occupa dei lavori di amministrazione relativi al programma e conduce controlli periodici sullo stato di salute dei progetti
- Documentazione chiave: Si riferisce alla carta del progetto, alle regole del programma e ad altre informazioni documentate che facilitano le attività del programma
Relazioni tra governance del programma e gestione del programma
La strada per una migliore gestione del programma passa attraverso una solida governance del programma. La relazione tra i due concetti è più simile a una mappa e a un viaggio.
Proprio come una mappa mostra il percorso per raggiungere una certa destinazione, con i tempi previsti e i percorsi alternativi di emergenza, la governance del programma delinea il percorso per gestire un programma e gestire i rischi mentre si raggiungono gli obiettivi. ✅
Suggerimento: Cercate un modo semplice per supervisionare tutti i vostri programmi? Potete utilizzare il programma Modello di gestione dei programmi di ClickUp per monitorare e gestire lo stato di avanzamento del vostro programma attraverso le varie fasi nella vista Gantt integrata. Ed è completamente gratis!
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Diversi tipi di modelli di governance dei programmi
Esistono tre tipi principali di modelli o quadri di governance del programma, ognuno dei quali cerca di organizzare le risorse e i team in modo diverso.
1. Quadro di governance funzionale
In questo tipo di modello di governance, le risorse e le persone sono organizzate in base alle funzioni dei loro dipartimenti. C'è un responsabile di funzione designato per gestire le operazioni all'interno di ogni dipartimento che ha un ruolo definitivo nel programma.
In questo tipo di modello di governance, il project manager ha un'autorità limitata sulle risorse e sulle persone, poiché la maggior parte dei compiti decisionali spetta ai capi funzione. Se il manager ha bisogno di risorse aggiuntive per una determinata funzione, deve richiederle al responsabile di riferimento. 🏬
Il principale vantaggio della governance funzionale è che consente la specializzazione I capi funzione godono di un controllo completo sui processi e sulle informazioni intradipartimentali, aiutandoli a costruire una responsabilità diretta per le attività all'interno del quadro di governance.
Inoltre, più in alto nella gerarchia, il responsabile di funzione è in grado di rispondere alle query e di suggerire piani di risorse con maggiore sicurezza.
2. Quadro di governance del progetto
Questo modello di governance organizza le risorse e le persone intorno ai progetti piuttosto che alle funzioni. L'autorità di decidere è del gestore del team, che assegna le attività ai vari membri del team, compresi i responsabili delle funzioni (se esistono i ruoli).
Se un progetto è sul punto di essere ritardato, il responsabile del progetto project manager può usare la propria saggezza per assegnare risorse aggiuntive da qualsiasi reparto, grazie a una configurazione cross-collaborativa.
**Il modello di governance del progetto consente una maggiore autonomia a livello di progetto e velocizza l'esecuzione dei flussi di lavoro
Tuttavia, può rendere difficile la specializzazione, in quanto i responsabili delle funzioni non sempre hanno idea di quando un progetto richiederà risorse aggiuntive. Un quadro mal organizzato può portare a capi reparto non investiti che potrebbero non avere un quadro chiaro dei futuri requisiti di risorse, aumentando il rischio di colli di bottiglia.
3. Struttura di governance a matrice
Il modello di governance a matrice sfrutta le capacità della governance funzionale e di quella basata sui progetti ed è spesso preferito dai gestori lungimiranti di grandi team interfunzionali.
In questo quadro di governance del programma, le risorse e le persone appartengono ai rispettivi dipartimenti e c'è un responsabile di funzione che le gestisce. **La differenza è che in questo caso c'è anche un responsabile di progetto o di programma che coordina i vari responsabili di funzione e le parti interessate
Il grado di autorevolezza del coordinatore in un modello a matrice è soggettivo. Nei modelli a matrice più deboli, l'autorità decisionale si sposta verso i capi funzione, mentre nei modelli più forti è il project manager ad avere più voce in capitolo nelle decisioni.
È meglio puntare a un modello di governance a matrice equilibrato, in cui i project manager e i responsabili di funzione condividono pari autorità e titolarità sulle decisioni. E nell'evento di sfide del project management o conflitti, scatta un meccanismo di escalation in cui il project manager o il responsabile della funzione sottopongono la questione al consiglio di governance del progetto e del programma. Il consiglio ascolta entrambe le parti prima di prendere la decisione finale.
Come stabilire una struttura di governance del programma: 7 passaggi
La creazione di una struttura di governance del programma è un processo in sette passaggi per la maggior parte delle organizzazioni. Ma per implementarlo correttamente, è necessario il supporto di un team di qualità software di project management di qualità strumento tipo ClickUp .
Gli strumenti di project management fungono da hub centralizzato di tutte le informazioni e i processi del progetto, facilitando il monitoraggio di tutto da parte del responsabile del programma. Inoltre, il software svolge un ruolo cruciale nel testare in anticipo l'efficacia di qualsiasi struttura di governance del progetto o del programma.
Esploriamo tutti i passaggi per l'implementazione del framework: abbiamo anche mostrato alcune funzioni utili all'interno di ClickUp per semplificare il processo. 🌝
Passaggio 1: identificare i principali stakeholder
Il primo passaggio consiste nell'identificare tutti gli stakeholder di un programma. Chiunque abbia un impatto sul programma è uno stakeholder ed è importante identificarlo, così come il livello di influenza o di interesse che ha. Tra i principali stakeholder vi sono lo sponsor e il manager del programma, oltre a utenti finali, titolari aziendali, project manager, enti normativi e partner esterni. Raggruppare gli stakeholder del progetto vi aiuterà a pianificare le priorità e la comunicazione processi di comunicazione in modo più chiaro. Il Modello di analisi degli stakeholder di ClickUp è un buon punto di partenza per identificare, raggruppare e analizzare gli stakeholder del programma e la loro influenza sui progetti all'interno del programma, oltre a documentare i benefici attesi. 📒
Utilizzate questo modello di analisi degli stakeholder di ClickUp per analizzare l'influenza di vari gruppi e individui sul vostro programma o progetto
Passaggio 2: Impostazione del consiglio di governance e definizione dei ruoli e delle responsabilità individuali
Una volta definiti tutti gli stakeholder, è necessario mettere insieme la Bacheca del programma principale. Il numero di membri e i singoli ruoli e responsabilità dipendono dalla complessità del portfolio.
Potreste voler creare diversi livelli di organi di governance, come un comitato direttivo per lavorare sulla strategia del programma, un consiglio di governance per supervisionare l'implementazione delle best practice e un team di programma dedicato per le attività esecutive.
La chiave è assicurarsi che i membri non siano oberati di lavoro le loro responsabilità che influenzerebbe il mio stile di lavoro e la capacità di svolgere correttamente i propri compiti.
Suggerimento: È possibile utilizzare l'opzione Modello di piano ClickUp Consultant (Responsabili, Responsabili, Consultati e Informati) per definire i ruoli all'interno della Bacheca del programma.
Passaggio 3: Definire gli standard del programma
I programmi aderiscono a standard specifici durante il loro ciclo di vita. Questi standard sono spesso definiti dagli sponsor del programma o dai client. Tuttavia, in molti casi, possono anche essere imposti da normative governative o di settore. Quando si costruisce un modello di governance del programma, è necessario che l'organo di governo li definisca e li documenti.
Gli standard devono riguardare tutti gli aspetti del programma, dalla comunicazione alla reportistica, fino al controllo dei risultati. Alcuni standard di programma che si possono documentare sono:
- Ambito del programma
- Budget per i diversi progetti all'interno del programma
- Strategie di mitigazione del rischio
- Strumenti di gestione del programma
- Criteri di firma
- Metriche per le prestazioni del programma
Una volta che il vostro organo di governance del programma ha finalizzato questi standard, documentateli in un unico posto utilizzando Documenti ClickUp . Si tratta di una robusta funzionalità di documentazione integrata in ClickUp suite di produttività per aiutare voi e i membri del vostro team a creare documenti in modo collaborativo. Tutti i documenti vengono archiviati in spazi dedicati al progetto per essere facilmente recuperati.
Archiviazione di politiche, procedure e valutazioni dei rischi nella vista Documento di ClickUp
Cercate un formato standardizzato per documentare l'avvio di un programma? Il Modello di proposta di programma ClickUp è la soluzione ideale. Include tutti i campi e le visualizzazioni necessarie per aiutarvi a notare gli oggetti chiave del vostro programma, le priorità delle attività e i costi di gestione allocazione delle risorse utilizzando un linguaggio standard del settore.
Passaggio 4: stabilire processi di governance e procedure operative standard (SOP)
Una volta che il vostro organo di governo ha definito gli standard, iniziate a definire i processi di governance per garantirne l'attuazione a livello operativo. I processi elaborati devono riguardare il piano, l'esecuzione, il monitoraggio e la reportistica. **Alcune delle aree di processo da affrontare in questa fase comprendono
- Audit
- Revisione
- Flussi di lavoro di approvazione
- Processo decisionale
Questo passaggio può essere il più difficile, in quanto è necessario considerare i flussi di processo in tutta l'organizzazione per sviluppare procedure operative standard equilibrate. Ecco perché i team di grandi dimensioni spesso usano Lavagne online di ClickUp per visualizzare Mappe di processo utilizzando diagrammi di flusso, mappe delle attività e altre visualizzazioni. Ciascuna lavagna online è condivisibile e collaborativa: i vostri colleghi possono condividere i loro input e lavorare insieme alla mappatura dei processi in tempo reale.
Utilizzate le lavagne online di ClickUp per gestire i flussi di lavoro del vostro design
Inoltre, ci sono molti altri impressionanti modelli di lavagna online per la gestione del programma nella libreria ClickUp che aiutano a modellare la governance del programma. Ad istanza, il modello Modello di registro delle decisioni ClickUp può essere utilizzato per mantenere un registro di tutte le decisioni prese dai membri del team e dal consiglio di amministrazione. Può memorizzare tutte le informazioni come le categorie di decisioni, i problemi e altri dettagli tracciabili.
Utilizzate il modello di registro delle decisioni di ClickUp per mantenere un registro di tutte le decisioni prese dai membri del team in un programma e analizzarle in seguito
Una volta formulati i vostri processi, Automazioni di ClickUp può aiutarvi ad automatizzare le parti ripetitive del vostro flusso di lavoro. È possibile automatizzare attività di amministratore come l'impostazione o l'aggiornamento degli stati dei progetti, le consegne delle attività, le notifiche e le promemoria. Il vostro team esecutivo vi ringrazierà per questo. 😀
Passaggio 5: allineare il quadro di riferimento alla governance e alla strategia dell'organizzazione
I processi di governance del programma devono essere allineati con le politiche e le strategie di governance della vostra organizzazione. Senza questo allineamento, il vostro programma potrebbe avere continuamente problemi dovuti a conflitti interni.
Per istanza, se la struttura di governance della vostra organizzazione mette una grossa fetta di autorità nelle mani dei capi funzione, l'implementazione di un modello di governance a matrice potrebbe non funzionare per l'azienda. I team, in particolare il project manager e i responsabili di funzione, saranno costantemente in contrasto, danneggiando la produttività, lo stato del programma e persino la cultura del lavoro.
In questa fase potete nominare un revisore per verificare la fattibilità della vostra politica di governance. Se si utilizza ClickUp, il revisore può utilizzare Commenti o Correzione di bozze per evidenziare le incongruenze del modello.
Passaggio 6: fornire un meccanismo di escalation
Un meccanismo di escalation consiste nel disporre dei canali gerarchici necessari, con manager dotati dell'autorevolezza necessaria per prendere le decisioni fondamentali. L'idea è di avere una catena di comando per affrontare i problemi e i rischi che creano problemi nella gerarchia.
Questo meccanismo di escalation dovrebbe essere sistematico, consentendo l'invio delle informazioni e dei file necessari e fornendo un modo per comunicare rapidamente le soluzioni.
ClickUp può aiutarvi a costruire un solido meccanismo di escalation nel vostro modello di governance del programma. È possibile creare un modulo di escalation usando Moduli di ClickUp che i membri del team possono inviare per segnalare un problema con dettagli rilevanti, come gli stakeholder coinvolti, le differenze di opinione, l'impatto potenziale di ogni approccio, ecc. Ogni invio diventa un'attività assegnata al membro del consiglio di programma che può risolvere il problema.
I membri della Bacheca possono anche usare Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp , tra cui le viste Elenco, Bacheca e Sequenza, per analizzare il problema escalation. Ad istanza, possono utilizzare la vista Vista Elenco per ordinare l'escalation attività in base alla priorità e decidere rapidamente quale questione deve essere risolta per prima.
ClickUp offre anche un servizio di ClickUp Chattare per comunicare istantaneamente sui problemi del programma o su qualsiasi altra discussione urgente: potete parlare con un singolo o con un intero team senza dover scrivere email formali. È anche possibile organizzare una riunione Zoom dall'area di lavoro di ClickUp, grazie a un'area di lavoro dedicata Integrazione con Zoom .
Portate la comunicazione del team su un'unica piattaforma con ClickUp Chat
Allo stesso modo, la visualizzazione della Sequenza può aiutare il program manager a visualizzare i progetti in ritardo sulla tabella di marcia e a prendere le misure correttive per riportarli in carreggiata. I project manager possono utilizzare questa visualizzazione per monitorare l'intero progetto ciclo di vita del project management per il processo decisionale strategico.
Analizzate le attività e i progetti che rischiano di subire ritardi nella visualizzazione a sequenza temporale di ClickUp
Passaggio 7: condivisione della struttura con tutte le parti interessate
Una volta messa a punto la struttura di governance del programma, condividetela con tutti gli stakeholder in modo che possano comprendere le nuove politiche e le best practice.
Questo passaggio è tra i più cruciali, perché il modo in cui comunicate e condividete le informazioni sulla struttura di governance del programma gioca un ruolo fondamentale nell'eliminazione degli errori esecuzione dei progetti lungo la linea. Inoltre, apre un canale di feedback da parte degli stakeholder interessati dai cambiamenti.
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Processi efficaci di governance dei programmi sono necessari per completare con successo i progetti attivi e ottenere un ROI stabile. Senza un quadro di riferimento adeguato, i team dei progetti entrano in conflitto sulle risorse e sugli ordini di risoluzione dei problemi e le cose possono prendere rapidamente direzioni indesiderate.
Fortunatamente, con i nostri passaggi consigliati, potete facilmente mettere insieme un comitato di governance del programma e i principi di governance che guidano i vostri progetti verso l'esito positivo. ClickUp è in grado di rendere l'intero processo molto più fluido grazie a modelli e funzioni studiati su misura per i team di programma. Iscrivetevi qui per iniziare . 💖