Quadro di governance dei programmi: Modelli, benefici chiave e avvio

Se hai mai gestito un progetto, probabilmente sai quanto possa essere stressante questo lavoro. In qualità di project manager, hai sempre l'agenda piena di compiti impegnativi che richiedono la risoluzione di problemi e l'adozione di decisioni.

Ora immagina di farlo per un intero programma, che non è altro che un ampio insieme di progetti attivi. Le complessità sono amplificate, gli stakeholder moltiplicati e il processo decisionale è molto più critico e impegnativo dal punto di vista cognitivo.

È qui che entra in gioco un framework di governance dei programmi. 🥰

Si tratta di un insieme di meccanismi di governance che guidano i leader e i senior manager che gestiscono più progetti per supervisionare l'esito positivo del programma. L'obiettivo è ridurre al minimo i rischi del programma e garantire che tutti i risultati del progetto siano allineati.

In questo articolo discuteremo i vari concetti relativi alle strutture di governance dei programmi per aumentare l'efficienza organizzativa, ridurre al minimo i conflitti e diminuire i rischi legati ai processi. Tratteremo i seguenti argomenti:

Che cos'è la governance dei programmi?

Un programma è un insieme di progetti che mirano collettivamente al raggiungimento di un obiettivo comune. Il programma è considerato come un'entità a sé stante all'interno di un'organizzazione, quindi deve avere una visione che gli consenta di operare nell'ambito degli obiettivi aziendali generali.

È qui che entra in gioco la governance del programma. Si riferisce alla formulazione, all'implementazione e al rispetto delle best practice e strutture comuni a tutti i progetti all'interno di un programma.

Dallo scopo e dai risultati attesi di ogni progetto ai rischi e ai vincoli del programma, la governance del programma ti offre un quadro di riferimento fondamentale per affrontare i problemi quotidiani e aiutare i principali stakeholder a comprendere gli impegni che stanno assumendo. 🤝

In genere, un modello di governance del programma comprende cinque aspetti:

Modello di governance del programma: vantaggi principali

Un modello di governance del programma garantisce coerenza, standardizzazione dei processi e prevedibilità dei risultati, delle comunicazioni e dei processi decisionali. Ciò riduce al minimo il rischio di fallimento del programma, aumentando al contempo l'efficienza di ogni progetto e del singolo team di progetto.

Altri vantaggi fondamentali della governance dei programmi includono:

Componenti e ruoli del programma

Proprio come un governo definisce le politiche per una nazione, un modello di governance dei programmi viene messo in atto dal comitato di governance dei programmi dell'azienda o dal comitato direttivo. Questo comitato può essere composto, tra gli altri, dallo sponsor del programma, dallo sponsor del singolo progetto, dai dirigenti senior dell'organizzazione e dai rappresentanti dei clienti.

Altri componenti e ruoli importanti del programma includono:

Relazione tra governance del programma e gestione del programma

La strada verso una migliore gestione dei programmi passa attraverso una solida governance dei programmi. La relazione tra i due concetti è simile a quella tra una mappa e un viaggio.

Proprio come una mappa mostra il percorso per raggiungere una determinata destinazione insieme al tempo previsto e ai percorsi alternativi di emergenza, la governance del programma delinea il percorso per gestire un programma e gestire i rischi mentre si spuntano i suoi obiettivi. ✅

Suggerimento bonus: cerchi un modo semplice per supervisionare tutti i tuoi programmi? Puoi utilizzare il modello di gestione dei programmi ClickUp per effettuare il monitoraggio e gestire lo stato di avanzamento del tuo programma attraverso le varie fasi nella vista Gantt integrata. Ed è completamente gratis!

Diversi tipi di modelli di governance dei programmi

Esistono tre tipi principali di modelli o framework di governance dei programmi, ciascuno dei quali cerca di organizzare le risorse e i team in modo diverso.

1. Quadro di governance funzionale per le funzioni

In questo tipo di modello di governance, le risorse e le persone sono organizzate in base alle funzioni dei loro reparti. C'è un responsabile di funzione designato per gestire le operazioni all'interno di ciascun reparto che ha un ruolo definito nel programma.

In questo tipo di modello di governance, il project manager ha un'autorità limitata sulle risorse e sulle persone, poiché la maggior parte delle decisioni spetta ai responsabili funzionali. Se il manager ha bisogno di risorse aggiuntive per una determinata funzione, deve richiederle al responsabile competente. 🏬

Il vantaggio principale della governance funzionale è che consente la specializzazione. I responsabili delle funzioni godono del controllo completo sui processi e sulle informazioni interne al reparto, il che li aiuta a costruire una responsabilità diretta per le attività all'interno del quadro di governance.

E più in alto nella gerarchia, il responsabile del reparto è in grado di rispondere alle query e suggerire piani di risorse con maggiore sicurezza.

2. Quadro di governance del progetto

Questo modello di governance organizza le risorse e le persone attorno ai progetti anziché alle funzioni. L'autorità decisionale spetta al project manager, che assegna le attività ai vari membri del team, compresi i responsabili di funzione (se esistono tali ruoli).

Se un progetto rischia di subire ritardi, il project manager può avvalersi della propria esperienza per assegnare risorse aggiuntive da qualsiasi reparto, grazie a una configurazione basata sulla collaborazione incrociata.

Il modello di governance dei progetti consente una maggiore autonomia a livello di progetto e accelera l'esecuzione dei flussi di lavoro dei progetti.

Tuttavia, ciò può rendere difficile la specializzazione, poiché i responsabili delle funzioni potrebbero non avere sempre un'idea chiara di quando un progetto richiederà risorse aggiuntive. Una struttura mal organizzata può portare a responsabili di reparto poco coinvolti che potrebbero non avere un quadro chiaro delle future esigenze di risorse, aumentando il rischio di colli di bottiglia.

3. Struttura di governance a matrice

Il modello di governance a matrice sfrutta le capacità sia della governance funzionale che di quella basata sui progetti ed è spesso preferito dai manager lungimiranti che lavorano in team grandi e interfunzionali.

In questo quadro di governance del programma, le risorse e le persone appartengono ai rispettivi dipartimenti e sono gestite da un responsabile di funzione. La differenza in questo caso è che c'è anche un responsabile di progetto o di programma che coordina i vari responsabili di funzione e le parti interessate.

L'estensione dell'autorità del coordinatore in un modello a matrice è soggettiva. Nei modelli a matrice più deboli, l'autorità decisionale è sbilanciata a favore dei capi reparto, mentre nei modelli più forti è il project manager ad avere maggiore voce in capitolo nelle decisioni.

È preferibile puntare a un modello di governance a matrice equilibrato, in cui i project manager e i responsabili di funzione condividono la stessa autorità e titolarità nelle decisioni. In caso di difficoltà o conflitti nella gestione del progetto, entra in funzione un meccanismo di escalation in cui il project manager o il responsabile di funzione sottopongono la questione al comitato di governance del progetto e del programma. Il comitato ascolta entrambe le parti prima di prendere la decisione finale.

Come creare una struttura di governance del programma: 7 passaggi

Per la maggior parte delle organizzazioni, la creazione di una struttura di governance del programma è un processo in sette passaggi. Ma per implementarla correttamente, è necessario il supporto di uno strumento software di project management di qualità come ClickUp .

Gli strumenti di project management fungono da hub centralizzato di tutte le informazioni e i processi relativi al progetto, consentendo a qualsiasi responsabile di programma di monitorare facilmente ogni aspetto. Inoltre, il software svolge anche un ruolo cruciale nel testare in anticipo l'efficacia di qualsiasi quadro di governance di progetti o programmi.

Esploriamo tutti i passaggi necessari per implementare il framework: abbiamo anche dimostrato alcune utili funzioni di ClickUp per semplificare il processo. 🌝

Fase 1: Identifica gli stakeholder chiave

Il primo passaggio consiste nell'identificare tutti gli stakeholder all'interno di un programma. Chiunque sia interessato dal programma è uno stakeholder ed è importante identificarlo, così come il suo livello di influenza o interesse. Alcuni stakeholder principali possono includere lo sponsor e il manager del programma, nonché gli utenti finali, i titolari di imprese, i project manager, le autorità di regolamentazione e i partner esterni.

Raggruppare gli stakeholder del progetto ti aiuterà a pianificare le tue priorità e i processi di comunicazione in modo più chiaro. Il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp è un buon punto di partenza per identificare, raggruppare e analizzare gli stakeholder del programma e la loro influenza sui progetti all'interno del programma, nonché per documentare quali sono i benefici attesi. 📒

Fase 2: Crea il tuo comitato di governance e definisci i ruoli e le responsabilità individuali

Una volta definiti tutti gli stakeholder, è necessario costituire il comitato direttivo del programma. Il numero dei membri e i ruoli e le responsabilità individuali dipendono dalla complessità del tuo portfolio.

Potresti voler creare diversi livelli di organi di governance, come un comitato direttivo che si occupi della strategia del programma, un consiglio di governance che supervisioni l'implementazione delle best practice e un team dedicato al programma per le attività esecutive.

La chiave è garantire che i membri non siano sopraffatti dalle loro responsabilità, il che influirebbe sul loro stile di lavoro e sulla loro capacità di svolgere correttamente i propri compiti.

Suggerimento: puoi utilizzare il modello di pianificazione RACI (Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato) di ClickUp per definire i ruoli all'interno del tuo comitato di programma.

Passaggio 3: Definire gli standard del programma

I programmi aderiscono a standard specifici durante tutto il loro ciclo di vita. Questi standard sono spesso definiti dagli sponsor o dai clients del programma. Tuttavia, in molti casi, possono anche essere imposti da normative governative o industriali. Quando si crea un modello di governance del programma, è necessario che l'organo di governance li definisca e li documenti.

Gli standard dovrebbero riguardare tutti gli aspetti di un programma, dalla comunicazione e reportistica al controllo dei risultati. Alcuni standard di programma che puoi documentare includono:

Una volta che l'organismo di governance del programma avrà finalizzato questi standard, documentali in un unico posto utilizzando ClickUp Docs. Si tratta di una solida funzionalità di documentazione integrata nella suite di produttività ClickUp per aiutare te e i membri del tuo team di progetto a creare documenti in modo collaborativo. Tutti i documenti sono archiviati in spazi di progetto dedicati per facilitarne il recupero.

Cerchi un formato standardizzato per documentare l'avvio di un programma? Il modello di proposta di programma ClickUp è quello che fa per te. Include tutti i campi e le visualizzazioni necessari per aiutarti a annotare gli obiettivi chiave del tuo programma, le priorità delle attività e le politiche di allocazione delle risorse utilizzando un linguaggio standard del settore.

Passaggio 4: Stabilire processi di governance e procedure operative standard (SOP)

Una volta che il tuo organo di governance ha definito gli standard, inizia a elaborare processi di governance per garantire che vengano implementati a livello operativo. I processi elaborati dovrebbero coprire la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e la reportistica. Alcune delle aree di processo che potresti voler affrontare in questa fase includono:

Questo può essere il passaggio più complicato, poiché devi considerare i flussi di processo all'interno della tua organizzazione per sviluppare procedure operative standard equilibrate. Ecco perché i team di grandi dimensioni utilizzano spesso ClickUp Whiteboards per visualizzare le mappe di processo utilizzando diagrammi di flusso, mappe di attività e altre visualizzazioni. Ogni Whiteboard è condivisibile e favorisce la collaborazione: i tuoi colleghi possono condividere i loro contributi e lavorare insieme sulla mappatura dei processi in tempo reale.

Inoltre, nella libreria ClickUp sono disponibili molti modelli di lavagna online per la gestione dei programmi che aiutano a modellare la governance dei programmi. Ad esempio, il modello di registro delle decisioni ClickUp può essere utilizzato per conservare un registro di tutte le decisioni prese dai membri del team e dal consiglio di amministrazione. È in grado di memorizzare tutte le informazioni come le categorie di decisioni, i problemi e altri dettagli tracciabili.

Una volta formulati i tuoi processi, ClickUp Automations può aiutarti ad automatizzare le parti ripetitive del tuo flusso di lavoro. Puoi automatizzare attività amministrative come l'impostazione o l'aggiornamento dello stato dei progetti, il trasferimento delle attività, le notifiche e i promemoria. Il tuo team esecutivo te ne sarà grato. 😀

Passaggio 5: Allinea il framework alla governance e alla strategia organizzativa

I processi di governance del programma devono essere in linea con le politiche e le strategie di governance dell'organizzazione. Senza questo allineamento, il programma potrebbe continuare a incontrare problemi dovuti a conflitti interni.

Ad esempio, se la struttura di governance della tua organizzazione affida gran parte dell'autorità ai responsabili delle funzioni, l'implementazione di un modello di governance a matrice potrebbe non funzionare per l'azienda. I team, in particolare il project manager e i responsabili delle funzioni, saranno costantemente in contrasto, compromettendo la produttività, lo stato del programma e persino la tua cultura lavorativa.

In questa fase puoi nominare un revisore che verifichi la fattibilità della tua politica di governance. Se utilizzi ClickUp, il revisore può usare i commenti o la funzione di Correzione di bozze per segnalare eventuali incongruenze nel tuo modello.

Passaggio 6: Fornire un meccanismo di escalation

Un meccanismo di escalation consiste nell'avere i canali gerarchici necessari allineati con i manager che hanno l'autorità appropriata per prendere le decisioni fondamentali. L'idea è quella di avere una catena di comando per affrontare le questioni e i rischi che creano problemi lungo la gerarchia.

Tale meccanismo di escalation dovrebbe essere sistematico, consentendo l'invio delle informazioni e dei file necessari e fornendo un modo per comunicare rapidamente le soluzioni.

ClickUp può aiutarti a integrare un solido meccanismo di escalation nel tuo modello di governance del programma. Puoi creare un modulo di escalation utilizzando ClickUp Forms che i membri del team possono inviare per segnalare un problema con dettagli rilevanti come le parti interessate coinvolte, le divergenze di opinione, il potenziale impatto di ciascun approccio, ecc. Ogni invio diventa un'attività assegnata al membro del consiglio di programma che può risolvere il problema.

I membri del consiglio di amministrazione possono anche utilizzare le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp, tra cui le visualizzazioni Elenco, Bacheca e Sequenza, per analizzare il problema segnalato. Ad esempio, possono utilizzare la vista Elenco per ordinare le attività segnalate in base alla priorità e decidere rapidamente quale questione deve essere risolta per prima.

ClickUp offre anche una funzionalità di chat live per comunicare istantaneamente in merito a problemi relativi al programma o qualsiasi altra discussione urgente: puoi parlare con una singola persona o con un intero team senza dover scrivere email formali. Grazie a un'integrazione dedicata con Zoom, puoi persino organizzare una riunione Zoom dall'interno dell'area di lavoro di ClickUp.

Allo stesso modo, la vista Sequenza può aiutare il responsabile del programma a individuare i progetti in ritardo rispetto alla tabella di marcia e ad adottare misure correttive per riportarli in linea con gli obiettivi. I responsabili di progetto possono utilizzare questa vista per monitorare l'intero ciclo di vita del project management ai fini di un processo decisionale strategico.

Passaggio 7: effettua la condivisione della struttura con tutte le parti interessate

Una volta implementata la struttura di governance del programma, effettua la condivisione con tutte le parti interessate in modo che possano comprendere le nuove politiche e le best practice.

Questo passaggio è tra i più cruciali perché il modo in cui comunichi e condividi le informazioni sulla struttura di governance del tuo programma gioca un ruolo fondamentale nell'esecuzione senza errori dei progetti lungo tutto il percorso. Inoltre, apre un canale di feedback da parte degli stakeholder interessati dai cambiamenti.

Garantite la governance del progetto con ClickUp: la soluzione definitiva per i manager del project management

Processi di governance dei programmi efficaci sono necessari per il completamento con esito positivo dei tuoi progetti attivi e per un ROI stabile. Senza un quadro adeguato, i tuoi team di progetto si troveranno in conflitto per le risorse e gli ordini di risoluzione dei problemi, e le cose potrebbero rapidamente prendere una piega indesiderata.

Fortunatamente, con i nostri passaggi consigliati, puoi facilmente creare un comitato di governance del programma e definire i principi di governance che porteranno i tuoi progetti a un esito positivo. Inoltre, ClickUp può rendere l'intero processo molto più semplice grazie a modelli e funzionalità su misura per i team di programma. Registrati qui per iniziare. 💖