Secondo il Project Management Institute (PMI), la performance complessiva degli uffici di project management è uno dei 10 fattori chiave per l’esito positivo dei progetti. Senza di essa, è più probabile che si verifichino problemi di allineamento degli obiettivi, utilizzo delle risorse e responsabilità.
Fortunatamente, con questa pratica guida potrai creare un framework di governance PMO su misura per le tue esigenze. Ti guideremo alla scoperta della governance PMO, spiegandoti perché è necessario implementarla e quali vantaggi puoi aspettarti da un framework efficace. 👀
Imparerai a conoscere i diversi componenti di un piano di governance e il ruolo del PMO all'interno di un'organizzazione. Inoltre, ti offriremo un piano personalizzabile in cinque passaggi per l'impostazione di una struttura di governance dei progetti efficace per la tua azienda.
Che cos'è la governance PMO?
La governance del Project Management Office (PMO) è il quadro di processi e pratiche che definisce le modalità di decisione, guida la gestione dei progetti e valuta l'esito positivo di un progetto. Questo quadro garantisce che tutti i progetti, le politiche e le procedure siano conformi agli obiettivi, all'etica e ai principi di project management dell'organizzazione. 🙌
La governance dei progetti getta le basi per:
- Processi decisionali
- Allocazione delle risorse
- Gestione dei rischi
- Responsabilità strutturata
A seconda della struttura dell'azienda, la governance del progetto può essere guidata dal project manager, dai membri del consiglio di amministrazione o da più dipendenti senior. Nelle grandi organizzazioni, la struttura di governance può prevedere molteplici controlli e contrappesi da parte dei senior di tutti i reparti.
La governance dei progetti è una componente fondamentale del project management. Stabilisce politiche e procedure chiare che garantiscono la responsabilità dei decisori. Inoltre, crea trasparenza, riduce la probabilità di errori che possono compromettere un progetto e implementa la standardizzazione delle best practice dei tuoi project manager.
Comprendere il PMO e il suo ruolo all'interno di un'organizzazione
Un PMO è un reparto che crea e monitora gli standard per tutti i progetti intrapresi dall'azienda. È diverso dal project management, che supervisiona le attività quotidiane che contribuiscono al raggiungimento di un risultato specifico. La governance PMO è un quadro più ampio di norme e regolamenti progettato per governare tutti gli aspetti dei progetti.
Il ruolo di un PMO è quello di standardizzare i processi relativi ai progetti per garantire che siano in linea con i valori e gli obiettivi aziendali, nonché con la conformità normativa. Un PMO ha in genere una proposta di valore che riepiloga/riassume il valore che l'azienda offre ai clienti.
Ecco alcuni esempi di proposte di valore del PMO:
- Airbnb: "Airbnb esiste per creare un mondo in cui chiunque possa sentirsi a casa ovunque, offrendo viaggi salutari che siano locali, autentici, diversificati, inclusivi e sostenibili".
- Slack: "Slack fa risparmiare tempo abbattendo i silos di comunicazione e dei sistemi".
- ClickUp: "Un'unica app per sostituirle tutte"
Mentre i processi di gestione PMO tradizionali si sono concentrati esclusivamente sul garantire il rispetto degli standard di governance, il PMO moderno è più strategico: viene chiamato PMO strategico o PMO aziendale (EPMO). Il PMO strategico non riguarda solo il rispetto degli standard, ma anche la creazione di allineamento, la promozione dell'agilità e l'uso della tecnologia per alimentare l'innovazione. 💡
Anziché concentrarsi esclusivamente sull'esecuzione dei progetti e sulla governance dei piani, il PMO strategico allinea la governance alle aspettative degli stakeholder e agli obiettivi aziendali più ampi, tenendo presente la proposta di valore.
In passato, un leader nel PMO valutava se le attività del progetto fossero conformi alle regole di governance. Nel PMO moderno, il leader sceglie ora progetti e obiettivi strategici che soddisfano gli obiettivi aziendali più ampi.
Il PMO moderno è anche meno rigido in termini di struttura rispetto al passato. I framework adottano sempre più spesso metodologie agili per garantire che i progetti e i team leader possano adeguarsi e adattarsi più facilmente, senza interferire con i protocolli di governance. ⚖️
Il risultato sono framework con un maggiore focus interfunzionale, collaborazione e strutture decisionali flessibili.
5 componenti della governance del progetto
La governance del progetto comprende diversi elementi e non si tratta solo di un elenco di regole da seguire. Approfondiamo i diversi elementi della governance del progetto, inclusi modelli, gestione dei rischi e processi di controllo. 🏊
1. Modelli di governance
Il modello o il quadro di governance dovrebbe tenere conto delle persone, della struttura e delle informazioni della tua azienda. Sarà la base delle regole del progetto, quindi l'approccio dovrebbe essere adattato alle tue specifiche esigenze aziendali e di progetto.
Inizia ricercando e analizzando i tuoi progetti per valutare quanto deve essere rigoroso il tuo modello di governance. Per un'azienda che lavora su progetti altamente sicuri, il modello di governance dovrebbe essere più rigoroso. Per una startup che lavora su prodotti innovativi che richiedono cambiamenti rapidi, il modello di governance potrebbe dover essere più flessibile o adattabile.
Come minimo, il tuo modello di governance dovrebbe:
- Considera l'ambito dei progetti
- Stabilisci delle linee guida per la sequenza del progetto.
- Affronta la complessità dei diversi progetti e dei loro cicli di vita.
- Valuta i rischi e crea strutture per ridurli
- Coinvolgi gli stakeholder
Tenete presente che i modelli di governance devono anche essere in linea con gli obiettivi e i valori della vostra azienda. Ad esempio, il quadro di governance utilizzato da un parco a tema sarà molto diverso da quello utilizzato da uno studio fiscale.
Perché? Perché la missione e i valori di queste agenzie variano. Mentre un parco a tema potrebbe concentrarsi sulla sicurezza dei visitatori, uno studio fiscale si concentrerebbe sulla conformità normativa. 🎡
Esistono diversi modelli di governance del progetto che puoi prendere in considerazione, tra cui:
- Modello di comitato consultivo: un quadro in cui un gruppo di esperti del settore funge da comitato consultivo per aiutare l'amministratore delegato o altri dirigenti senior a prendere decisioni nelle varie fasi del progetto. Esempi comuni di settori che utilizzano questo modello includono i vigili del fuoco, i distretti scolastici e le organizzazioni no profit.
- Obiettivi di controllo per le informazioni e le tecnologie correlate (COBIT): Sviluppato da ISACA, COBIT è un modello di governance incentrato sull'IT che pone l'accento su normative, conformità e protezione dei dati 🔐
- Modello del team di gestione: comune nelle piccole e medie imprese, questo modello prevede la creazione di comitati dipartimentali o direttivi composti da leader che collaborano per gettare le basi della governance. È progettato per sfruttare le competenze di ciascuno al fine di accelerare il processo decisionale e garantire la responsabilità congiunta della governance tra i vari dipartimenti.
2. Responsabilità e mansioni
La governance PMO stabilisce ruoli e responsabilità per tutti i membri del team di progetto. Ciò garantisce una maggiore responsabilità e definisce chiaramente chi è responsabile del processo decisionale in ogni fase del ciclo di vita del project management. ✅
Stabilendo fin dall'inizio gli standard di governance, i project manager possono creare flussi di lavoro migliori ed evitare colli di bottiglia. Ciò elimina la confusione su chi si occupa di cosa in un progetto. Allo stesso tempo, la definizione dei livelli di autorità crea una chiara gerarchia di responsabilità e semplifica la concessione dell'accesso e delle autorizzazioni alle risorse durante il progetto.
3. Coinvolgimento degli stakeholder
Un buon modello di governance coinvolge tutti gli stakeholder del progetto durante il processo. Quando si tratta di gestire i progetti, gli stakeholder comuni includono le persone che lavorano al progetto e gli sponsor o gli investitori del progetto. Nella governance, gli stakeholder sono un gruppo più ampio di individui, che include chiunque sia interessato dal progetto e dagli obiettivi del progetto.
Quando crei un modello di governance, inizia identificando tutti i potenziali stakeholder. Successivamente, il tuo quadro dovrebbe creare piani di comunicazione per aggiornare tutti gli stakeholder, protocolli per la gestione delle aspettative e linee guida su chi ha il potere decisionale.
4. Gestione dei rischi e dei problemi
Tutti i progetti presentano rischi intrinseci e il tuo quadro di governance dovrebbe cercare di mitigarli prima che compromettano il progetto. Quando elabori il tuo quadro di governance PMO, crea un sistema per identificare, classificare e dare priorità ai rischi o ai problemi. Mantieni la struttura sufficientemente flessibile da affrontare diversi tipi di problemi, ma abbastanza chiara da guidare tutti i partecipanti al progetto attraverso il piano di gestione dei rischi.
5. Processi di controllo del project management
Non basta creare un quadro di governance e considerare il lavoro concluso. Un piano efficace deve essere monitorato e rivisto regolarmente. È necessario confrontare regolarmente i risultati e il lavoro richiesto con il modello di governance di riferimento. Valutate tutte le aree in cui i protocolli non vengono seguiti e determinate se ciò è dovuto a istruzioni poco chiare o alla necessità di un cambiamento strutturale. 👨🏽💻
Durante la revisione, assicurati di ottenere feedback dai responsabili delle decisioni e dagli stakeholder seguendo il piano di governance. Con una revisione regolare, puoi identificare le aree di miglioramento e adattare il tuo modello di governance alle esigenze della tua azienda.
Come utilizzare un quadro di governance PMO
Ecco come creare e utilizzare in modo efficace un quadro di governance del progetto. In soli cinque passaggi, puoi creare un modello che soddisfi le esigenze e i valori specifici della tua azienda. 🏆
- Identifica gli stakeholder: crea un elenco di tutte le persone che saranno interessate dal progetto, compresi i membri del team e gli attori esterni come fornitori e distributori.
- Stabilire gli obiettivi: identificare e dare priorità agli obiettivi aziendali, alla missione aziendale, alla carta del progetto e ai valori del progetto.
- Progettare e implementare la struttura di governance: Creare una struttura trasparente che delinei i ruoli, le aspettative e le responsabilità di tutti gli stakeholder. Per le organizzazioni più grandi, questo sarà complesso e potrebbe richiedere una suddivisione in diversi consigli di amministrazione, filiali o revisioni dipartimentali. Delineare chiaramente come verranno prese le decisioni, chi è responsabile e come verranno supervisionati questi processi di governance.
- Definisci e monitora lo stato: spiega in che modo si concretizza la conformità al quadro di governance PMO e monitora regolarmente lo stato dal momento dell'avvio del progetto fino al suo completamento.
- Esamina e risolvi eventuali incongruenze: la governance è un progetto continuo. Stabilisci un sistema di revisione e rivedilo regolarmente per garantire la conformità e aggiornare le pratiche al fine di risolvere eventuali carenze nel quadro di gestione esistente.
Questi passaggi devono essere visualizzati come linee guida, non come una rigida guida pratica. Le aziende con strutture PMO complesse avranno bisogno di più passaggi e potrebbero dover suddividere questi passaggi in segmenti più gestibili.
Ricordate di adattare il vostro quadro di governance alle esigenze specifiche della vostra attività aziendale e di rivedere il modello, soprattutto nelle fasi iniziali, per apportare modifiche lungo il percorso.
Vantaggi della governance PMO e tendenze future
È chiaro che la creazione di una governance PMO aiuta la tua organizzazione a soddisfare le norme di conformità, ma offre anche un valore aggiunto in modi che potresti non aspettarti. Infatti, dedicare tempo alla definizione di queste regole e linee guida ripaga in termini di adattabilità, selezione dei progetti e processo decisionale. ⚒️
Ecco alcuni vantaggi di un quadro di governance efficace:
- Maggiore attenzione al progetto: grazie a processi più chiari, una proposta di valore e organi di governo, è più facile per i leader effettuare la selezione dei progetti che contribuiscono maggiormente ai risultati economici dell'azienda.
- Aspettative e responsabilità più chiare: grazie a regole che definiscono le aspettative e le autorità, tutti i membri del team sanno chi è responsabile di cosa. Ciò significa una maggiore titolarità dei propri ruoli e meno malintesi.
- Migliore gestione dei rischi: la governance PMO crea una struttura decisionale che rende più facile per i team leader valutare e prevenire i rischi. Sapere chi è responsabile delle decisioni semplifica anche l'escalation: i membri del team sanno chi avvisare per poter agire rapidamente.
- Maggiore adattabilità: grazie a linee guida innovative, i leader possono adattare e modificare i progetti più facilmente e aggiornare le strutture di governance per riflettere tali cambiamenti.
Grazie alla trasformazione digitale, i processi aziendali tradizionali stanno cambiando alla velocità della luce e la governance PMO non fa eccezione. Con l'avvento del lavoro da remoto, dell'intelligenza artificiale e dell'automazione, i PMO devono adattarsi e costruire strutture che tengano conto di questi cambiamenti.
Ecco alcune delle tendenze future della governance PMO:
- Abbracciare la trasformazione digitale e l'automazione: l'intelligenza artificiale e gli algoritmi di apprendimento automatico forniscono analisi predittive dei potenziali rischi e ritardi dei progetti. Accelerando questa analisi, il personale dei PMO può elaborare piani di gestione dei rischi e dei progetti più completi e semplificare la gestione del portfolio progetti in metà tempo.
- Verso un processo decisionale basato sui dati: I dati sono fondamentali e costituiscono la forza trainante delle decisioni nella maggior parte delle impostazioni aziendali quotidiane. Sono anche sempre più spesso una componente chiave dei framework PMO. Anziché designare un decisore, i modelli PMO approfondiscono il modo in cui le decisioni dovrebbero essere prese, quali metriche dovrebbero influenzarle e quali processi di monitoraggio devono essere seguiti per garantire le prestazioni del progetto 🎯
- Enfasi sull'innovazione e sul miglioramento continuo: tradizionalmente, la governance PMO era un processo una tantum. Oggi è in continua evoluzione, con i leader PMO che imparano dagli esiti positivi e dai fallimenti. Gli aggiornamenti in continua evoluzione guidano l'innovazione e migliorano le pratiche standard.
- Adozione di metodologie agili di project management: poiché il cambiamento è una forza costante, i leader PMO stanno adottando metodologie agili per consentire ai progetti di cambiare direzione e adattare il proprio focus quando l'ambiente cambia, senza compromettere lo stato di avanzamento del progetto.
Impostazione di un quadro di governance PMO efficace
Sei pronto a configurare un framework di governance PMO? Qui troverai i passaggi pratici per creare un piano di governance PMO efficace. Ciascuno di essi è supportato da principi di base e best practice da seguire, in modo da poter adattare ogni passaggio alle esigenze della tua azienda.
1. Analizza la tua organizzazione esistente
Prima di poter costruire un quadro di governance PMO efficace, è necessario esaminare come vengono attualmente gestiti i progetti all'interno della tua azienda. Pensa a quali tipi di progetti ti concentri e se esistono già dei quadri di riferimento. Chiediti se hai dei piani per la gestione delle risorse di progetto e se esistono delle linee guida per l'allocazione delle risorse. 💰
Altri aspetti da considerare includono:
- Come gestisci i cambiamenti nei progetti?
- Come scegli e dai priorità ai progetti?
- I progetti vengono solitamente consegnati in tempo e cosa succede se non lo sono?
- I membri del team e i responsabili di progetto dispongono di indicatori chiave di prestazione (KPI) o altre metriche per valutare le prestazioni del progetto?
Una volta individuati i processi già in atto, potrai ristrutturarli o crearne di nuovi che fungeranno da base per il tuo piano di governance.
2. Definisci lo scopo e la struttura del tuo PMO
Il tuo PMO dovrebbe avere uno scopo, che si tratti di fornire consulenze per soddisfare i requisiti normativi o di creare processi per realizzare i progetti nei tempi e nei limiti di budget previsti. Definisci chiaramente lo scopo del tuo PMO e poi crea una struttura di base per raggiungere tali obiettivi.
Se hai bisogno di un PMO per scopi strategici, ti servirà una struttura che delinei i flussi di lavoro e i passaggi decisionali che portano a un obiettivo specifico. Se hai bisogno di un PMO consultivo, la tua struttura potrebbe includere un consiglio o un comitato consultivo come parte della struttura. Tieni presente che potresti avere diversi piani PMO per obiettivi diversi o a livelli diversi se la tua organizzazione è grande o complessa.
Utilizza uno strumento come ClickUp Obiettivi per definire chiaramente i tuoi obiettivi, impostare i flussi di lavoro ed evidenziare le attività cardine per raggiungere i risultati desiderati. Grazie agli strumenti di brainstorming integrati e agli obiettivi misurabili, è facile definire e effettuare il monitoraggio dei progressi del tuo framework PMO.
3. Trova le persone giuste
L'efficacia di un quadro di governance PMO dipende dalle persone che lo compongono. Puoi scegliere di avvalerti di personale già presente nella tua azienda o di assumere persone esterne all'organizzazione per ricoprire posizioni chiave all'interno del PMO. 🤝
Qualunque sia la struttura che deciderai di adottare, considera le competenze necessarie per l'esito positivo del tuo quadro. Queste possono essere competenze trasversali come la diplomazia o il processo decisionale, oppure competenze tecniche come le certificazioni rilasciate da organismi di regolamentazione.
4. Definire chiaramente le best practice
La governance PMO è un processo di gestione del cambiamento, pertanto una comunicazione chiara e aspettative ben definite sono fondamentali per un esito positivo. Definisci le metodologie e le best practice che tutti i partecipanti devono utilizzare. Queste best practice dovrebbero coprire tutto, dal budgeting e dall'utilizzo delle risorse alla gestione dei rischi e alle procedure di garanzia della qualità.
Rendi facile per tutti i team e gli individui trovare queste best practice e implementarle in ogni fase del progetto. Più sei chiaro e più rendi facile per le persone seguire queste linee guida, più probabile sarà l’esito positivo del tuo progetto.
5. Implementare e monitorare il piano di governance PMO
Una volta gettate le basi, è il momento di implementare e monitorare il tuo framework di governance PMO. Utilizza uno strumento come il software di project management ClickUp per monitorare i flussi di lavoro, tenere traccia dello stato dei progetti e visualizzare viste dettagliate durante tutto il ciclo di vita del progetto. 📈
Crea un sistema di project management personalizzato per definire processi, responsabilità e procedure. Aggiungi campi personalizzati, dipendenze e priorità e sfrutta le visualizzazioni filtrate per approfondire le informazioni più importanti. Utilizzalo per gestire tutti gli elementi della governance PMO, dall'impostazione degli obiettivi alla creazione e condivisione delle informazioni tramite ClickUp Docs.
Utilizza più visualizzazioni ClickUp per vedere i progetti e le attività sotto forma di elenchi, bacheche o dashboard. Con ClickUp è facile adattare i processi grazie agli strumenti di IA integrati e alle automazioni che semplificano i flussi di lavoro. Inoltre, l'elevato grado di personalizzazione ti consente di cambiare direzione quando necessario senza influire in modo significativo sui tempi di consegna del progetto. ⏳
ClickUp offre anche oltre 1.000 modelli, che semplificano la creazione di linee guida PMO e procedure operative standard (SOP). Utilizza i modelli di project management per stabilire obiettivi e processi che si ricollegano al tuo piano di governance PMO.
6. Rivedere e aggiornare secondo necessità
La governance PMO non è un progetto una tantum. Crea e pianifica regolarmente un passaggio di revisione per riesaminare i tuoi processi e le tue procedure. Crea un sistema per segnalare i problemi e segnalarli alla persona giusta in modo che le modifiche possano essere apportate rapidamente. 🚨
Tenete presente che i requisiti del vostro PMO potrebbero cambiare man mano che la vostra organizzazione cresce o si espande in nuovi settori. Siate flessibili e proattivi quando si tratta di ristrutturare o creare nuovi PMO in base alle necessità.
Domande frequenti
Vuoi saperne di più sui framework di governance PMO? Ecco le domande più frequenti che riceviamo e le relative risposte.
1. Che cos'è un quadro di riferimento PMO?
Un quadro PMO è un insieme di regole e normative che stabiliscono come i team di gestione e i singoli individui devono gestire tutti gli aspetti del processo di progetto. Il quadro include in genere l'allineamento delle regole di governance alle missioni e ai valori aziendali più ampi. Il quadro esatto varia da azienda ad azienda ed è adattato alla complessità e alle esigenze dell'attività.
2. Come posso impostare la governance PMO?
Per impostare la governance PMO, è necessario analizzare l'organizzazione esistente, definire gli obiettivi e gli stakeholder e identificare l'ambito del modello di governance. Con queste informazioni, potrai selezionare le persone giuste, costruire processi decisionali e stabilire best practice e metodologie di governance. Una volta creata la governance PMO, ti consigliamo di rivederla regolarmente e aggiornarla secondo necessità.
3. Quali sono i tre pilastri della governance del progetto?
I tre pilastri della governance di progetto sono la struttura, le persone e le informazioni. La struttura comprende tutti i processi decisionali, i flussi di lavoro e le dipendenze, insieme a spiegazioni chiare di tutte le procedure che i membri del team devono seguire. Il pilastro delle persone rappresenta la gestione dell'assunzione delle persone giuste per ogni attività. Il pilastro delle informazioni include piani di comunicazione che facilitano gli aggiornamenti e chiariscono le aspettative per le discussioni quando sorgono problemi relativi al progetto.
Implementa un quadro PMO efficace per progetti con esito positivo
Un quadro PMO efficace può rendere i tuoi progetti più efficaci. Da flussi di lavoro migliori ai consigli di persone altamente qualificate, un PMO è un modo per garantire che tutti i tuoi progetti offrano più valore alla tua azienda.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e inizia a gestire il tuo framework PMO. Usalo per gettare le basi del tuo framework con obiettivi e traguardi chiaramente definiti. Inoltre, semplifica i processi decisionali con attività che assegnano responsabilità e compiti all'interno della tua organizzazione. Dalla condivisione della documentazione alla pianificazione di processi più fluidi, ClickUp rende la governance PMO un gioco da ragazzi. ✨