Quadro di governance del PMO: Una guida per il successo del progetto

Secondo il Project Management Institute (PMI) , le prestazioni complessive degli uffici di project management sono uno dei 10 fattori chiave dell'esito positivo di un progetto. Senza di essa, è più probabile che si verifichino problemi di allineamento degli oggetti, di utilizzo delle risorse e di account.

Fortunatamente, con questa guida è possibile creare un quadro di governance PMO su misura. Vi illustreremo la governance del PMO, i motivi per cui è necessario implementarla e i vantaggi che potete aspettarvi da un quadro efficace. 👀

Imparerete a conoscere i diversi componenti di un piano di governance e il ruolo del PMO all'interno di un'organizzazione. Inoltre, vi offriremo un piano personalizzabile in cinque passaggi per l'impostazione di una struttura di governance dei progetti efficace per la vostra azienda.

Che cos'è La governance del PMO ?

La governance del Project Management Office (PMO) è il quadro dei processi e delle pratiche che definiscono come vengono prese le decisioni, guidano la gestione dei progetti e valutano l'esito positivo di un progetto. Questo quadro assicura che tutti i progetti, le politiche e le procedure siano in grado di soddisfare gli obiettivi, l'etica e la filosofia dell'organizzazione principi del project management . 🙌

La governance del progetto pone le basi per:

• Processi decisionali
• Assegnazione delle risorse
• Gestione del rischio
• Account strutturato

A seconda della struttura dell'azienda, la governance del progetto può essere guidata dal project manager, da membri del consiglio di amministrazione o da più dipendenti senior. Nelle grandi organizzazioni, la struttura di governance può prevedere più controlli e contrappesi da parte dei senior dei vari dipartimenti.

Memorizzazione di politiche, procedure e valutazioni del rischio nella vista Documento di ClickUp Governance del progetto è una componente fondamentale del project management. Stabilisce politiche e procedure chiare che garantiscono l'account dei responsabili delle decisioni. Inoltre, crea trasparenza, riduce la probabilità di errori che possono far deragliare un progetto e implementa la standardizzazione delle best practice dei project manager.

Comprensione PMO e del suo ruolo all'interno di un'organizzazione

Un PMO è un dipartimento che crea e monitora gli standard per tutti i progetti intrapresi dall'azienda. È diverso da project management che supervisiona le attività quotidiane che contribuiscono al raggiungimento di una specifica deliverable. La governance del PMO è un quadro più ampio di norme e regolamenti concepiti per governare tutti gli aspetti dei progetti.

Il ruolo di un PMO è quello di standardizzare i processi relativi ai progetti per garantire che siano in linea con i valori e gli obiettivi dell'azienda e con la conformità normativa. Un PMO ha in genere una proposta di valore che riepiloga il valore che l'azienda offre ai client o ai clienti.

Ecco alcuni esempi di proposte di valore del PMO:

• Airbnb: "Airbnb esiste per creare un mondo in cui chiunque possa appartenere a qualsiasi luogo, offrendo viaggi salutari che siano locali, autentici, diversi, inclusivi e sostenibili"
• Slack: "Slack fa risparmiare tempo abbattendo i silos di comunicazione e di sistema"
• ClickUp: "Un'app che le sostituisce tutte"

Mentre i processi tradizionali di gestione del PMO si sono concentrati esclusivamente sul garantire l'aderenza agli standard di governo, il PMO moderno è più strategico, chiamato PMO strategico o PMO aziendale (EPMO). Il PMO strategico non riguarda solo l'aderenza, ma anche la creazione di allineamento, la promozione dell'agilità e l'utilizzo della tecnologia per promuovere l'innovazione. 💡

Invece di concentrarsi su progetti da eseguire e governare solo i piani, il PMO strategico allinea la governance con le aspettative degli stakeholder e con gli obiettivi aziendali più ampi, tenendo presente la proposta di valore.

In passato, un leader del PMO valutava se le attività del progetto erano conformi alla regola di governo. Nel PMO moderno, il leader sceglie ora progetti e obiettivi strategici che soddisfano obiettivi aziendali più ampi.

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Il PMO moderno è anche meno rigido in termini di struttura rispetto al passato. I Teams adottano sempre più spesso metodologie agili per garantire che i progetti e i team lead possano adattarsi più facilmente, senza interrompere i protocolli di governance. ⚖️

Il risultato sono strutture con funzioni più trasversali, collaborazione e strutture decisionali flessibili.

5 Componenti della governance di progetto

Esistono diversi componenti della governance di progetto, e non si tratta solo di un elenco di regole da seguire. Approfondiamo i diversi componenti della governance di progetto, tra cui i modelli, la gestione del rischio e i processi di controllo. 🏊

1. Modelli di governance

Il modello o quadro di governance deve tenere conto delle persone, della struttura e delle informazioni della vostra azienda. Sarà il fondamento delle regole del progetto, quindi l'approccio deve essere adattato alle specifiche esigenze aziendali e del progetto.

Iniziate con una ricerca e un'analisi dei vostri progetti per valutare quanto rigoroso debba essere il vostro modello di governance. Per un'azienda che lavora su progetti altamente sicuri, il modello di governance deve essere più rigoroso. Per una startup che lavora su prodotti innovativi che richiedono cambiamenti rapidi, il modello di governance potrebbe dover essere più flessibile o adattabile.

Come minimo, il modello di governance dovrebbe essere:

• Considerare la portata dei progetti
• Stabilire linee guida per la Sequenza dei progetti
• Affrontare la complessità dei diversi progetti e dei cicli di vita dei progetti
• Valutare il rischio e creare strutture per ridurlo
• Coinvolgere il contributo delle parti interessate

Tenete presente che i modelli di governance devono essere in linea con gli obiettivi e i valori dell'azienda. Ad istanza, il quadro di governance utilizzato da un parco a tema sarà molto diverso da quello utilizzato da uno studio fiscale.

Perché? Perché la missione e i valori di queste agenzie variano. Mentre un parco a tema potrebbe concentrarsi sulla sicurezza dei visitatori, uno studio fiscale si concentrerebbe sulla conformità normativa. 🎡

Esistono diversi modelli di governance dei progetti che si possono prendere in considerazione, tra cui:

• Modello del comitato consultivo: un quadro in cui un gruppo di esperti del settore funge da comitato consultivo per aiutare l'amministratore delegato o altri leader senior a prendere decisioni nelle varie fasi del progetto. Esempi comuni di settori che utilizzano questo modello sono i vigili del fuoco, i distretti scolastici e le organizzazioni non profit
• Obiettivi di controllo per le tecnologie informatiche e correlate (COBIT): Sviluppato daISACAcOBIT è un modello di governance incentrato sull'IT, con particolare attenzione alle normative, alla conformità e alla protezione dei dati
• **Questo modello, comune nelle piccole e medie imprese, prevede la creazione di dipartimenti o comitati direttivi con leader che pongono le basi per la governance in modo collaborativo. È progettato per utilizzare le competenze di ciascuno per accelerare il processo decisionale e la responsabilità congiunta per la governance in tutti i dipartimenti

2. Account e responsabilità

La governance del PMO stabilisce ruoli e responsabilità per tutti i membri del team del progetto. Questo assicura un migliore account e definisce chiaramente chi è responsabile del processo decisionale in ogni fase del progetto del project management . ✅

Impostando gli standard di governance fin dall'inizio, i project manager possono creare flussi di lavoro migliori ed evitare colli di bottiglia. In questo modo si elimina la confusione su chi gestisce cosa in un progetto. Allo stesso tempo, la definizione dei livelli di autorità crea una chiara gerarchia di responsabilità e facilita la concessione di accessi e autorizzazioni alle risorse durante il progetto.

3. Impegno delle parti interessate

Un buon modello di governance coinvolge tutti i soggetti interessati le parti interessate al progetto durante il processo. Quando si tratta di gestire progetti, gli stakeholder più comuni sono le persone che lavorano al progetto e le persone che lo hanno in carico gli sponsor del progetto o investitori. Nella governance, gli stakeholder sono un gruppo più ampio di individui, che comprende tutti coloro che hanno un impatto sul progetto e sugli oggetti del progetto.

Quando si crea un modello di governance, si inizia con l'identificazione di tutti i potenziali stakeholder. Poi, il vostro quadro dovrebbe creare piani di comunicazione per aggiornare tutti gli stakeholder, protocolli per gestire le aspettative e linee guida per chi ha potere decisionale.

4. Gestione dei rischi e dei problemi

Tutti i progetti presentano rischi intrinseci e il vostro quadro di governance deve cercare di mitigarli prima che deraglino il progetto. Nel definire il quadro di governance del PMO, create un sistema per identificare, classificare e dare priorità ai rischi o ai problemi. Mantenete la struttura sufficientemente flessibile per affrontare diversi tipi di problemi, ma abbastanza chiara da guidare tutti i partecipanti al progetto attraverso il piano di gestione dei rischi.

5. Project management processi di controllo

Non si può costruire un quadro di governance e chiudere la questione. Un piano efficace deve essere monitorato e rivisto regolarmente. È necessario confrontare regolarmente i risultati e i lavori richiesti con il modello di governance di base. Valutate le aree in cui i protocolli non vengono seguiti e stabilite se ciò è dovuto a istruzioni poco chiare o alla necessità di un cambiamento strutturale. 👨🏽‍💻

Durante la revisione, assicuratevi di ottenere un feedback dai responsabili delle decisioni e dagli stakeholder che seguono il piano di governance. Con una revisione regolare, è possibile identificare le aree di miglioramento e adattare il modello di governance alle esigenze dell'azienda.

Come utilizzare un Quadro di governance PMO

Ecco come creare e utilizzare efficacemente un quadro di governance dei progetti. In soli cinque passaggi, potrete creare un modello che lavori per soddisfare le esigenze e i valori specifici della vostra azienda. 🏆

1. Identificare gli stakeholder : Creare un elenco di tutti coloro che avranno un impatto sul progetto, compresi i membri del team e gli attori esterni come venditori e fornitori
2. Stabilire gli oggetti: Identificare e dare priorità agli obiettivi aziendali, alla missione dell'azienda, alla carta del progetto e ai valori del progetto
3. Progettare e implementare la struttura di governance : Creare una struttura trasparente che delinei i ruoli, le aspettative e la responsabilità di tutti gli stakeholder. Per le organizzazioni più grandi, questa struttura sarà complessa e potrebbe includere la suddivisione in diverse Bacheche, filiali o revisioni di reparto. Cancellare le modalità con cui verranno prese le decisioni, i responsabili e le modalità di supervisione dei processi di governance
4. Definire e monitorare i progressi: Spiegare come si presenta la conformità al quadro di governance del PMO e monitorare regolarmente lo stato di avanzamento del processoavvio del progetto al completamento del progetto
5. Revisione e soluzione di eventuali incongruenze: La governance è un progetto continuo. Stabilite un sistema di revisione e rivedetelo regolarmente per garantire la conformità e aggiornare le pratiche per affrontare eventuali carenze nel quadro di gestione esistente

Questi passaggi devono essere visualizzati come linee guida, non come una guida rigida. Le aziende con una struttura complessa Strutture PMO complesse avranno bisogno di un maggior numero di passaggi e potrebbero doverli suddividere in segmenti più gestibili.

Ricordate di adattare il quadro di governance alle esigenze specifiche della vostra azienda e di rivedere il modello, soprattutto nelle fasi iniziali, per apportare modifiche lungo il percorso.

Benefici della Governance del PMO & Tendenze future

È chiaro che la creazione di una governance del PMO aiuta l'organizzazione a soddisfare le regole di conformità, ma fornisce anche valore in modi che forse non ci si aspetta. In effetti, il tempo dedicato all'impostazione di queste regole e linee guida ripaga quando si tratta di adattabilità, selezione dei progetti e processo decisionale. ⚒️

Ecco alcuni vantaggi di un quadro di governance efficace:

• **Con processi più chiari, una proposta di valore e organi di governo, è più facile per i leader selezionare i progetti che contribuiscono maggiormente alla redditività dell'azienda
• **Con regole che guidano le aspettative e l'autorità, tutti i membri del team sanno chi è responsabile di cosa. Ciò significa una maggiore titolarità dei propri ruoli e una riduzione degli errori di comunicazione
• Miglioramento della gestione del rischio : La governance del PMO crea una struttura decisionale che rende più facile per i gestori del team valutare e prevenire i rischi. Sapere chi è responsabile delle decisioni rende più facile anche l'escalation: i membri del team sanno chi avvisare per poter agire rapidamente
• **Con linee guida innovative, i leader possono adattare e cambiare i progetti più facilmente e aggiornare le strutture di governo per riflettere questi cambiamenti

Grazie alla trasformazione digitale, i processi aziendali tradizionali stanno cambiando a velocità vertiginosa e la governance del PMO non fa eccezione. Con l'avvento del lavoro da remoto, dell'intelligenza artificiale e dell'automazione, i PMO devono adattarsi e costruire strutture che tengano conto di questi cambiamenti.

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Ecco alcune delle tendenze future della governance del PMO:

• **IA e algoritmi di machine learning forniscono analisi predittive di potenziali rischi e ritardi del progetto. Accelerando questa analisi, le persone che lavorano nei PMO possono costruire una gestione del rischio più completa e un'analisi dei ritardipiani di progetto e snellirela gestione del portfolio dei progetti in metà tempo
• **I dati sono il re e sono la forza trainante delle decisioni nella maggior parte delle impostazioni aziendali quotidiane. Sono anche sempre più una componente chiave dei framework PMO. Invece di designare un decisore, i modelli di PMO approfondiscono il modo in cui le decisioni devono essere prese, quali metriche devono influenzare le decisioni e quali processi di monitoraggio devono essere seguiti per assicurare le prestazioni del progetto 🎯
• **Tradizionalmente, la governance del PMO era un processo unico. Oggi è in continua evoluzione e i leader del PMO imparano dagli esiti positivi e dai fallimenti. Gli aggiornamenti in continua evoluzione spingono all'innovazione e migliorano le pratiche standard
• Adozione di metodologie agili di project management : Essendo il cambiamento una forza costante, i leader del PMO stanno adottando metodologie agili per consentire ai progetti di cambiare e adattare il loro focus quando l'ambiente cambia, senza far deragliare lo stato del progetto

Impostazione di un efficace quadro di governance PMO

Siete pronti a impostare un quadro di governance del PMO? Qui troverete passaggi pratici per creare un piano di governance PMO efficace. Ognuno di essi è supportato da principi di base e best practice da seguire, in modo da poter adattare ogni passaggio alle proprie esigenze aziendali.

1. Analizzare l'organizzazione esistente

Prima di costruire un quadro di governance del PMO efficace, è necessario esaminare il modo in cui i progetti sono attualmente gestiti all'interno della vostra azienda. Pensate ai tipi di progetti su cui vi concentrate e se hanno un quadro di riferimento esistente. Chiedetevi se avete piani per il project management delle risorse e se esistono linee guida per l'allocazione delle risorse. 💰

Altri aspetti da considerare sono:

• Da fare per gestire le modifiche ai progetti?
• Da fare per scegliere e dare priorità ai progetti?
• I progetti vengono solitamente consegnati in tempo e cosa succede se non lo sono?
• Da fare: i membri del team e i leader del progetto hanno un'esperienza di lavoro e di lavoro?indicatori di performance chiave (KPI) o altre metriche per valutare le prestazioni del progetto?

Una volta individuati i processi già in atto, è possibile ristrutturarli o crearne di nuovi da utilizzare come base del piano di governance.

2. Definire lo scopo e la struttura del vostro PMO

Il vostro PMO deve avere uno scopo, sia che si tratti di creare approfondimenti consultivi per soddisfare i requisiti normativi, sia che si tratti di costruire processi per consegnare i progetti nei tempi e nei budget previsti. Definite con chiarezza lo scopo del vostro PMO e costruite una struttura di base per raggiungere questi obiettivi.

Se avete bisogno di un PMO per scopi strategici, vorrete una struttura che delinei i flussi di lavoro e i passaggi decisionali che portano a un obiettivo specifico. Se avete bisogno di un PMO consultivo, la struttura può includere una Bacheca o un comitato consultivo. Tenete presente che, se la vostra organizzazione è grande o complessa, potreste avere diversi piani PMO per diversi oggetti o a diversi livelli.

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Utilizzate uno strumento come Obiettivi di ClickUp per definire in modo chiaro gli oggetti, definire i flussi di lavoro ed evidenziare le attività cardine per raggiungere i risultati desiderati. Con il sistema integrato strumenti di brainstorming e obiettivi misurabili, è facile definire e monitorare lo stato del vostro quadro PMO.

3. Trovate le persone giuste

Un quadro di governance PMO è efficace solo quanto le persone che lo compongono. Si può scegliere di utilizzare persone già presenti in azienda o di inserire persone esterne all'organizzazione per ricoprire posizioni chiave all'interno del PMO. 🤝

Comunque decidiate di strutturarlo, considerate le competenze necessarie per l'esito positivo della struttura. Può trattarsi di competenze soft, come la diplomazia o il processo decisionale, oppure di competenze hard, come le certificazioni degli enti normativi.

4. Cancellare le best practice

La governance del PMO è un processo di gestione del cambiamento, quindi una comunicazione e delle aspettative chiare sono la chiave dell'esito positivo. Definite le metodologie e le best practice che vi aspettate vengano utilizzate da tutti i partecipanti. Queste best practice dovrebbero riguardare tutto, dal budgeting all'uso delle risorse, dalla gestione del rischio alle procedure di garanzia della qualità.

Fate in modo che tutti i team e gli individui possano trovare facilmente queste best practice e implementarle in ogni fase del progetto. Più siete chiari e più è facile per le persone seguire queste linee guida, più è probabile che il progetto abbia un esito positivo.

5. Implementare e monitorare la governance PMO il piano

Dopo aver gettato tutte le basi, è il momento di implementare e monitorare il quadro di governance del PMO. Utilizzate uno strumento come Il software di Project Management di ClickUp per monitorare i flussi di lavoro, tenere traccia dello stato di avanzamento e visualizzare in modo dettagliato l'intero ciclo di vita del progetto. 📈

Creare una un sistema personalizzato di project management per definire processi, responsabilità e procedure. Aggiungete campi personalizzati, dipendenze e priorità e sfruttate le visualizzazioni filtrate per approfondire le informazioni più importanti. Utilizzatelo per gestire tutti gli elementi della governance del PMO, dall'impostazione degli obiettivi alla creazione e alla condivisione delle informazioni attraverso il sistema di gestione dei progetti Documenti ClickUp .

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Utilizzate più Visualizzazioni ClickUp per visualizzare progetti e attività sotto forma di elenchi, schede o dashboard. Con ClickUp, è facile adattare i processi grazie alle funzionalità integrate di Strumenti di IA integrati e automazioni che semplificano i flussi di lavoro. Inoltre, l'elevato grado di personalizzazione consente di cambiare idea quando necessario senza impattare in modo significativo sulla Sequenza del progetto. ⏳

ClickUp offre anche più di 1.000 modelli che facilitano la creazione di linee guida PMO e procedure operative standard (SOP). Utilizzate il modelli di project management per stabilire gli oggetti e i processi da collegare al piano di governance del PMO.

6. Rivedere e aggiornare se necessario

La governance del PMO non è un progetto una tantum. Create e programmate regolarmente un passaggio di revisione per rivedere i processi e le procedure. Creare un sistema per segnalare i problemi e assegnarli alla persona giusta, in modo da apportare rapidamente le modifiche. 🚨

Tenete presente che i requisiti del PMO possono cambiare con la crescita dell'organizzazione o con l'ingresso in nuovi settori. Siate adattabili e proattivi quando si tratta di ristrutturare o creare nuovi PMO in base alle necessità.

Frequenze comuni

Volete ancora saperne di più sui framework di governance dei PMO? Ecco le domande più comuni che riceviamo e le relative risposte.

1. Che cos'è un PMO quadro?

Un quadro PMO è un insieme di norme e regolamenti che stabiliscono come i team di gestione e gli individui devono gestire tutti gli aspetti del processo del progetto. Il quadro di riferimento comprende tipicamente l'allineamento delle regole di governo alle missioni e ai valori aziendali più ampi. Il quadro di riferimento esatto varia da azienda ad azienda e viene adattato alla complessità e alle esigenze aziendali.

2. Da fare per impostare la governance del PMO?

Per impostare la governance del PMO, è necessario analizzare l'organizzazione esistente, definire gli oggetti e le parti interessate e identificare la portata del modello di governance. Con queste informazioni, si selezioneranno le persone giuste, si costruiranno i processi decisionali e si stabiliranno le best practice e le metodologie di governance. Una volta creata la governance del PMO, dovrete rivederla regolarmente e aggiornarla se necessario.

**3. Quali sono i tre pilastri della governance del progetto?

I tre pilastri della governance di progetto sono la struttura, le persone e le informazioni. La struttura consiste in tutti i processi decisionali, i flussi di lavoro e le dipendenze, insieme a spiegazioni chiare di tutte le procedure che i membri del team devono seguire. Il pilastro delle persone rappresenta la gestione che assume le persone giuste per ogni attività. Il pilastro delle informazioni comprende piani di comunicazione che facilitano gli aggiornamenti e aspettative chiare per le discussioni quando si presentano problemi del progetto.

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Un quadro PMO efficace può rendere i progetti più positivi. Dai flussi di lavoro migliori alla consulenza di persone altamente qualificate, un PMO è un modo per assicurarsi che tutti i progetti forniscano più valore alla vostra azienda. Iscrivetevi a ClickUp e iniziate a gestire il vostro framework PMO. Utilizzatelo per gettare le basi della vostra struttura con obiettivi e scopi chiaramente cancellati. Inoltre, snellisce i processi decisionali con attività che assegnano responsabilità e responsabilità all'interno dell'organizzazione. Dalla condivisione della documentazione al piano di processi più fluidi, ClickUp rende la governance del PMO un gioco da ragazzi.✨