Le organizzazioni devono affrontare numerose sfide. Una di queste è come gestire in modo efficiente vari progetti con risorse limitate.
La sfida diventa più difficile quando ti rendi conto che ciascuno dei tuoi progetti è unico e richiede un'attenzione specifica.
L'ambito dei progetti comprenderà la crescita strategica con molti fattori di rischio e la manutenzione ordinaria con attività semplici, rendendo il project management un atto di equilibrio. Dovrai costantemente determinare in quali progetti investire e indirizzare le risorse, allineando i progetti ai tuoi obiettivi a lungo termine.
Senza un processo chiaro per la gestione del portafoglio progetti, potresti trovarti a dover prendere decisioni affrettate, sprecare risorse e perdere opportunità.
Approfondiamo i processi essenziali per una gestione efficace del portfolio di progetti. Esplora i principi fondamentali, le strategie e gli strumenti per migliorare le tue competenze in materia di project management e ottimizzare il portfolio di progetti della tua organizzazione.
Che cos'è la gestione del portfolio dei progetti?
La gestione del portafoglio progetti (PPM) adotta un approccio top-down per allineare gli obiettivi di ciascun progetto a quelli dell'organizzazione. L'attenzione è rivolta alla selezione strategica, alla definizione delle priorità e alla gestione di una serie di progetti, nonché all'allocazione delle risorse di conseguenza.
Il suo obiettivo principale è massimizzare il valore dell'intero portfolio di progetti, garantendo un'allocazione ottimale delle risorse e l'allineamento con gli obiettivi strategici. Un Project Management Office (PMO) è solitamente composto da project portfolio manager, project manager e program manager.
In che modo la gestione del portfolio dei progetti differisce dalla gestione dei progetti?
Il project management del portafoglio supervisiona l'intero portafoglio di progetti, il che comporta adeguamenti per allinearsi alle priorità organizzative in evoluzione e in cambiamento nel corso degli anni.
D'altra parte, il project management comporta la pianificazione, l'esecuzione e il controllo dei singoli progetti, concentrandosi sul loro completamento nel rispetto del budget, dei tempi e dei risultati desiderati.
Si occupa di dettagli orientati alle attività, tra cui l'allocazione delle risorse, la pianificazione, la gestione dei rischi e l'esecuzione delle attività, il tutto entro i limiti di tempo del progetto.
L'importanza del project management del portfolio di progetti
La gestione del portfolio dei progetti (PPM) ti consente di concentrarti sul quadro generale e affrontare le sfide causate da più progetti sovrapposti.
Vediamo insieme i vantaggi della gestione del portfolio di progetti:
Allineamento strategico
Il PPM ti aiuta a scegliere i progetti e i programmi che corrispondono alla strategia e agli obiettivi aziendali della tua azienda e che contribuiscono maggiormente al raggiungimento di tali obiettivi.
Migliori processi decisionali:
Il PPM fornisce un quadro di riferimento per prendere decisioni relative ai progetti, aiutandoti a scegliere quelli giusti da perseguire.
Ciò potrebbe comportare l'interruzione o la ridefinizione delle priorità dei progetti che non sono più in linea con gli obiettivi strategici.
Ottimizzazione delle risorse:
Il PPM ti aiuta ad allocare il tuo tempo e le tue risorse in modo più efficiente tra finanze, risorse umane e altri investimenti strategici.
Questo approccio previene un eccessivo sfruttamento delle risorse e garantisce che queste ultime siano distribuite dove possono avere il massimo impatto.
Gestione dei rischi:
Valutando e gestendo il rischio a livello di portfolio, il PPM ti aiuta a prendere decisioni informate.
Ciò comporta la diversificazione del rischio su più progetti o la riduzione del rischio affrontando le dipendenze e i vincoli delle risorse.
Comunicazione e trasparenza:
Il PPM promuove una migliore comunicazione e trasparenza grazie alla visibilità sul processo di selezione ed esecuzione dei progetti, favorendo il coinvolgimento degli stakeholder.
Esito positivo dei progetti:
Un PPM efficace ti aiuta a individuare e investire in progetti ben pianificati, ben eseguiti e attentamente monitorati, aumentando le probabilità di esito positivo dei progetti e massimizzando il ROI.
Il PPM contribuisce al tuo esito positivo a lungo termine:
Il PPM va oltre i singoli progetti e si concentra sull'esito positivo a lungo termine della tua organizzazione.
Questo ti aiuterà ad adattarti alle circostanze mutevoli e garantirà che il portfolio dei progetti rimanga in linea con le priorità strategiche in evoluzione.
Chi trae vantaggio da un project management efficace del portfolio di progetti?
I vantaggi della gestione del portafoglio progetti (PPM) si applicano alle organizzazioni che gestiscono più progetti contemporaneamente. Ecco alcuni esempi pratici:
Settore finanziario:
Banche, società di investimento e compagnie assicurative lanciano regolarmente nuovi prodotti, servizi e programmi per i propri clienti. Il PPM assiste nel lancio e nello sviluppo di questi prodotti, nella gestione dei database dei clienti, nell'elaborazione dei pagamenti e nell'aggiornamento sulle tendenze di mercato.
Aiuta inoltre le organizzazioni finanziarie a identificare, mitigare e diversificare i rischi finanziari e normativi sostanziali che devono affrontare.
Aziende di tecnologia dell'informazione:
Le aziende IT utilizzano la gestione del portafoglio progetti per selezionare e assegnare priorità ai progetti presenti nel proprio portafoglio. Il PPM aiuta a controllare vari progetti, dallo sviluppo di software alla sicurezza informatica e alla gestione delle infrastrutture.
Il PPM aiuta a monitorare e controllare le spese dei progetti, a prevenire il superamento dei budget e a garantire l'efficacia dei costi.
Imprese edili:
Le imprese di costruzione gestiscono progetti grandi e a lungo termine in cui il team può perdere di vista l'obiettivo a causa di condizioni mutevoli. Utilizzano il PPM per monitorare questi progetti, controllare i costi e rispettare le scadenze.
Il PPM aiuta anche le imprese di costruzione a stabilire le priorità di più progetti di dimensioni e complessità diverse. Il PPM garantisce che i progetti cruciali ricevano l'attenzione e le risorse necessarie.
Industria manifatturiera:
Le industrie manifatturiere utilizzano la gestione del portfolio progetti (PPM) per gestire vari progetti.
Questi includono lo sviluppo dei prodotti, l'ottimizzazione dei processi, il miglioramento della catena di fornitura e la garanzia della consegna puntuale dei prodotti.
Il PPM li aiuta a gestire efficacemente questi diversi progetti, garantendo loro di rimanere competitivi e di raggiungere i propri obiettivi.
Team di project management:
I team di project management sono fondamentali in qualsiasi organizzazione: supervisionano i progetti, gestiscono le risorse e lavorano a stretto contatto con i project manager.
Per rendere il loro lavoro più semplice ed efficace, utilizzano la gestione del portafoglio progetti (PPM) per mantenere l'organizzazione e garantire che i progetti siano in linea con gli obiettivi dell'azienda.
Settore pubblico:
Le agenzie governative utilizzano il PPM per garantire che tutto funzioni senza intoppi. Ciò include la gestione di database pubblici e progetti infrastrutturali, l'attuazione di politiche e il miglioramento dei servizi.
Il PPM li aiuta ad allocare le risorse in modo oculato e mantiene la trasparenza per servire efficacemente il pubblico.
Settori sanitario e farmaceutico:
Le organizzazioni sanitarie e le aziende farmaceutiche utilizzano il PPM per migliorare le loro prestazioni.
Questo approccio è utile per i progetti di miglioramento della qualità, lo sviluppo di nuovi farmaci, l'ampliamento delle strutture e la garanzia che queste soddisfino le esigenze del mercato. L'obiettivo finale è fornire un'assistenza migliore ai pazienti.
Processo di project management del portfolio
Ora che abbiamo trattato l'importanza della gestione del portfolio e il modo in cui diversi settori utilizzano il PPM, analizziamo il processo PPM passaggio dopo passaggio:
Fase 1: Identifica i tuoi obiettivi aziendali
Inizia definendo gli obiettivi e i traguardi della tua organizzazione. Identifica gli obiettivi strategici che la tua azienda desidera raggiungere e seleziona i progetti in linea con tali obiettivi.
Entra in contatto con gli stakeholder e i leader chiave per comprendere gli obiettivi dell'azienda. Questi potrebbero essere l'aumento dei ricavi, l'espansione in nuovi mercati o il miglioramento della soddisfazione dei clienti. Quindi, mappa in che modo ogni progetto del tuo portfolio contribuisce al raggiungimento di questi obiettivi.
Passaggio 2: Raccogli e ricerca idee di progetto per il tuo portfolio
Raccogli idee di progetto dai principali stakeholder e dai responsabili di reparto, ricerca le tendenze del settore e analizza il feedback dei clienti.
Valuta i progetti in base a criteri specifici quali l'allineamento con gli obiettivi aziendali, il potenziale ROI, le risorse necessarie e i fattori di rischio prima di aggiungerli al tuo portfolio.
Utilizza i dashboard di ClickUp per creare uno spazio in cui il tuo team possa condividere idee. Come passaggio successivo, ricerca e verifica la fattibilità di queste idee per vedere se possono diventare progetti.
Passaggio 3: Verifica la fattibilità del tuo portfolio di progetti
Analizza le condizioni di mercato, i requisiti tecnici e di risorse, la fattibilità finanziaria, i rischi potenziali e i rendimenti attesi di ciascun progetto. Quindi, confronta questi fattori con le risorse e il budget a tua disposizione.
I progetti in linea con la disponibilità delle risorse e gli obiettivi strategici saranno considerati fattibili. Valuta i tuoi progetti in modo critico per assicurarti che siano realistici e realizzabili.
Passaggio 4: Assegna le tue risorse
L'allocazione delle risorse consiste nell'assegnare in modo efficace le risorse umane, i budget, le infrastrutture e il tempo ai tuoi progetti.
Decidi quante risorse assegnare a progetti specifici per garantire un esito positivo. Distribuisci le risorse limitate ai progetti critici in base alle tue priorità.
Passaggio 5: Esegui, gestisci e monitora il tuo portfolio di progetti
Questo passaggio prevede la messa in atto dei tuoi piani.
Assegna team e project manager, imposta le tempistiche e monitora lo stato di avanzamento dei tuoi progetti. Controlli e report regolari ti aiutano a mantenere la rotta e ad apportare le modifiche necessarie.
Nella gestione del portafoglio progetti, il tuo ruolo è garantire che tutto proceda senza intoppi. Guida il team affinché rispetti le scadenze, gestisca i conflitti, adegui il portafoglio al mutare delle tendenze e effettui il monitoraggio dello stato di avanzamento dei progetti.
Revisioni regolari ti aiutano a mettere a punto e migliorare il processo sulla base dei dati raccolti.
Se stai cercando una piattaforma centralizzata per pianificare, stabilire le priorità, monitorare e controllare i tuoi progetti e le tue iniziative, il software di gestione del portafoglio progetti è ciò che fa al caso tuo.
Che cos'è un software di gestione del portafoglio progetti di project management?
Il software di gestione del portafoglio progetti (PPM) è una soluzione che ti aiuta ad avere una panoramica completa della sostenibilità e dello stato di avanzamento di più progetti.
Aiuta i project portfolio manager come te a gestire in modo efficiente progetti complessi per soddisfare le richieste degli stakeholder.
Funzionalità indispensabili di un software di project management del portafoglio progetti
Le aspettative relative al software di project management del portafoglio progetti (PPM) possono variare da un'organizzazione all'altra, quindi scegli il software in base alle tue esigenze specifiche.
Il software PPM include in genere varie funzionalità/funzioni, quali:
- Pianificazione e programmazione dei progetti: questa funzionalità/funzione è essenziale per definire l'ambito, stabilire le priorità delle attività e fissare le Sequenze per migliorare le prestazioni dei progetti.
- Gestione delle risorse: il software PPM semplifica l'analisi, l'allocazione e il monitoraggio delle risorse, garantendone un utilizzo efficiente.
- Gestione finanziaria: è fondamentale definire il budget e effettuare il monitoraggio dei costi dei progetti per rimanere entro i limiti del piano.
- Collaborazione e comunicazione x: la collaborazione tra i membri del team e le parti interessate è essenziale per la condivisione di idee, la fornitura di feedback e la garanzia di una comunicazione fluida è un altro fattore da considerare.
- Personalizzazione e scalabilità: un software PPM che si adatta alle esigenze specifiche della tua azienda, garantendo flessibilità al variare delle necessità, è essenziale per gestire il tuo portfolio di progetti.
Tipi di software per la gestione del portfolio dei progetti
I software PPM si dividono in due categorie: desktop e basati su cloud. Scegli quello più adatto alle esigenze e alle preferenze della tua organizzazione.
Software PPM desktop
Il software PPM desktop è un software di project management che funziona offline. Puoi utilizzarlo senza connessione a Internet, il che è utile per le aziende con progetti in aree remote.
Uno dei vantaggi principali è il livello di sicurezza e controllo che offre. Avrai la piena titolarità e controllo dei tuoi dati, riducendo le preoccupazioni relative alla privacy e alla sicurezza.
Software PPM basato sulla cloud
Il software PPM basato su cloud è uno strumento di gestione del portafoglio progetti accessibile da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Ciò lo rende ideale per i team di servizi professionali, poiché consente di accedere ai dati di progetto in tempo reale.
I membri del team possono collaborare e effettuare la condivisione di aggiornamenti istantaneamente. Inoltre, spesso utilizza un modello di sottoscrizione, quindi paghi in rate più piccole, il che ti offre una maggiore flessibilità dei costi rispetto a tariffe una tantum elevate.
Come utilizzare il software di project management del portfolio?
Le funzionalità del software PPM e i passaggi necessari per utilizzarlo variano a seconda del software scelto.
In questa sezione utilizzeremo ClickUp come esempio perché offre strumenti di gestione del portafoglio progetti versatili e intuitivi, fornendo eccellenti soluzioni di project management.
1. Crea un'area di lavoro di ClickUp
Inizia con ClickUp registrandoti gratis e creando un'area di lavoro di ClickUp per il tuo portfolio di progetti.
2. Aggiungi il modello di project management del portfolio
Dopo aver creato la tua area di lavoro, aggiungi il modello di gestione del portafoglio progetti di ClickUp. Questo modello offre nove stati: in corso, pronto, completato e altro ancora.
Il modello di gestione del portafoglio progetti offre anche tre visualizzazioni (rapporti settimanali sullo stato di avanzamento, team e roadmap PMO) per mostrare chiaramente i progressi e il successo del tuo progetto.
3. Personalizza il modello
Personalizza la struttura del modello utilizzando spazi, cartelle ed elenchi.
Le attività di ClickUp ti aiutano a gestire le attività di progetto. Puoi classificare i progetti in attività gestibili in progetti esistenti, in corso, nuovi e futuri.
4. Utilizza la vista Tabella di ClickUp per avere una panoramica del tuo portfolio di progetti
È necessario avere una visione chiara dei propri progetti, oltre alla pianificazione e all'avvio. La vista Tabella di ClickUp offre alcune funzionalità utili:
Visualizzazione dei dati: presenta i dati dei tuoi progetti in formato tabellare per aiutarti a organizzarli e strutturarli in modo da avere una visione più chiara dello stato dei progressi compiuti.
Trascina e rilascia: riorganizza le attività per ordinarle in base a diversi criteri.
Esporta e condividi: condividi immediatamente le informazioni sui progetti con i tuoi stakeholder.
5. Utilizza la dashboard di ClickUp per ottenere informazioni dettagliate sui tuoi progetti
Le dashboard di ClickUp sono la tua area di lavoro visiva di riferimento per ottenere informazioni dettagliate sui progetti per una gestione centralizzata.
Scegli tra oltre 50 widget da aggiungere e organizzare nella tua dashboard di gestione dei programmi, creando una visione chiara e informativa dei tuoi dati PPM.
Prendiamo ad esempio un'agenzia pubblicitaria che gestisce numerose campagne per i propri clienti. Può semplificare il proprio processo PPM con i dashboard di ClickUp. Creando layout di dashboard, ottiene:
- Un widget di panoramica dei progetti che mostra varie metriche di progetto
- Un widget di monitoraggio dei progressi per visualizzare lo stato di avanzamento di ciascun progetto.
- Un widget di monitoraggio del tempo per una rappresentazione visiva delle sequenze dei progetti, che consente una pianificazione efficiente dei progetti.
Mantieni la tua organizzazione sulla strada giusta con il project management del portfolio di progetti
Il software di gestione del portafoglio progetti (PPM) è uno strumento di navigazione che aiuta la tua organizzazione ad avvicinarsi agli obiettivi e ai traguardi aziendali.
Ti aiuta a identificare ciò che rende diverso ogni progetto nel tuo portfolio e come creare un equilibrio nella selezione e nell'esecuzione dei tuoi progetti.
Sia che optiate per più piattaforme o che scegliate di affidarvi completamente a ClickUp, assicuratevi di impostare tutto in modo da ottenere un esito positivo per i vostri progetti. Iniziate a utilizzare ClickUp GRATIS e prendete il controllo del vostro portfolio di progetti!