Le organizzazioni devono affrontare numerose sfide. Una di queste è come gestire in modo efficiente diversi progetti con risorse limitate.
La sfida diventa più difficile quando ci si rende conto che ogni progetto è unico e richiede un'attenzione specifica.
La portata dei progetti comprenderà una crescita strategica con molti fattori di rischio e una manutenzione ordinaria con attività semplici, rendendo il project management un atto di equilibrio. Dovrete costantemente stabilire in quali progetti investire e indirizzare le risorse, allineando i progetti agli obiettivi a lungo termine.
Senza un processo chiaro per la gestione del project management, potrebbe essere necessario affrettare le decisioni, sprecare risorse e perdere occasioni.
Approfondiamo i processi essenziali per un project management efficace. Esplorate i principi fondamentali, le strategie e gli strumenti per migliorare le vostre capacità di PPM e ottimizzare il portfolio progetti della vostra organizzazione.
Che cos'è il Project Portfolio Management?
Il project management (PPM) si basa su un processo di gestione del portfolio di progetti approccio top-down per allineare gli obiettivi di ogni progetto con quelli dell'organizzazione. L'obiettivo è selezionare, dare priorità e gestire strategicamente un insieme di progetti e allocare le risorse di conseguenza.
L'oggetto principale è la massimizzazione del valore dell'intero portfolio progetti, assicurando una gestione ottimale delle risorse allocazione delle risorse e l'allineamento con gli oggetti strategici . Un Project Management Office (PMO) comprende solitamente project portfolio manager, project manager e program manager.
**Come si differenzia la gestione del portfolio dei progetti dal project management?
La gestione del portafoglio di progetti supervisiona l'intero portfolio di progetti, che comporta aggiustamenti per allinearsi alle priorità organizzative in evoluzione e in cambiamento nel corso degli anni.
D'altra parte, project management prevede il piano, l'esecuzione e il controllo dei singoli progetti, con l'obiettivo di completarli entro il budget, nei tempi previsti e con i risultati desiderati.
Si occupa di dettagli orientati all'attività, tra cui l'allocazione delle risorse, la programmazione, la gestione dei rischi e l'esecuzione delle attività, il tutto entro i limiti temporali del progetto.
Importanza del project portfolio management
Il project management (PPM) consente di concentrarsi sul quadro generale e di affrontare le sfide causate dalla sovrapposizione di più progetti.
Vediamo i vantaggi del project management:
Allineamento strategico
Il PPM aiuta a scegliere i progetti e i programmi che corrispondono alla strategia e agli obiettivi aziendali e che contribuiscono maggiormente al raggiungimento di tali oggetti.
Migliore processo decisionale:
Il PPM fornisce un quadro di riferimento per le decisioni relative ai progetti, aiutandovi a scegliere i progetti giusti da perseguire.
Può comportare l'interruzione o la ridefinizione delle priorità dei progetti che non sono più in linea con gli obiettivi strategici.
Ottimizzazione delle risorse:
Il PPM aiuta ad allocare il tempo e le risorse in modo più efficiente tra finanze, risorse umane e altri investimenti strategici.
Previene la sovraestensione delle risorse e garantisce la distribuzione delle stesse dove hanno un impatto maggiore.
Gestione del rischio:
Valutando e gestendo il rischio a livello di portfolio, il PPM vi aiuta a prendere decisioni informate.
Comporta la diversificazione del rischio tra progetti multipli o ridurre il rischio affrontando le dipendenze e i vincoli di risorse.
Comunicazione e trasparenza:
Il PPM promuove una migliore comunicazione e trasparenza, con visibilità sul processo di selezione ed esecuzione del progetto, che porta al coinvolgimento degli stakeholder.
Miglioramento dell'esito positivo dei progetti:
Un PPM efficace aiuta a trovare e investire in progetti ben pianificati, ben eseguiti e monitorati, aumentando le probabilità di esito positivo e massimizzando il ROI.
Il PPM contribuisce al vostro esito positivo a lungo termine:
Il PPM guarda oltre i singoli progetti e si concentra sull'esito positivo a lungo termine dell'organizzazione.
Vi aiuta ad adattarvi alle mutevoli circostanze e garantisce che il portfolio progetti rimanga allineato alle priorità strategiche in evoluzione.
**Chi trae vantaggio da un efficace Project Portfolio Management?
I vantaggi del project management (PPM) si applicano alle organizzazioni che gestiscono più progetti contemporaneamente. Ecco alcuni esempi pratici:
Settore finanziario:
Banche, società di investimento e compagnie di assicurazione lanciano regolarmente nuovi prodotti, servizi e programmi per i loro personalizzati. Il PPM contribuisce al lancio e allo sviluppo di questi prodotti, alla gestione dei database dei clienti, all'elaborazione dei pagamenti e all'aggiornamento sulle tendenze del mercato.
Inoltre, aiuta le organizzazioni finanziarie a identificare, mitigare e diversificare i notevoli rischi finanziari e normativi che devono affrontare.
Aziende di informatica:
Le aziende IT utilizzano il project management per scegliere e dare priorità ai progetti del proprio portfolio. Il PPM aiuta a controllare vari progetti, dallo sviluppo di software alla cybersecurity e alla gestione delle infrastrutture.
Il PPM aiuta a monitorare e controllare le spese dei progetti, a prevenire gli sforamenti di budget e a garantire l'efficacia dei costi.
Aziende di costruzione:
Le imprese di costruzione gestiscono progetti grandi e a lungo termine, in cui il team può andare fuori strada a causa di condizioni mutevoli. Utilizzano il PPM per monitorare questi progetti, controllare i costi e rispettare le scadenze.
Tenete un registro delle attività giornaliere, dei materiali, delle attrezzature, della programmazione e dei lavoratori per mantenere la vostra attività di costruzione senza intoppi con il modello di rapporto giornaliero di ClickUp
Il PPM aiuta anche le imprese di costruzione a stabilire le priorità di progetti di dimensioni e complessità diverse. Il PPM assicura che i progetti cruciali ricevano l'attenzione e le risorse necessarie.
Industria manifatturiera:
Le industrie manifatturiere utilizzano il project management (PPM) per gestire vari progetti.
Tra questi, lo sviluppo del prodotto, l'efficientamento dei processi, il miglioramento della catena di fornitura e la garanzia di una consegna puntuale dei prodotti.
Il PPM aiuta a destreggiarsi efficacemente tra questi diversi progetti, garantendo la competitività e il raggiungimento degli obiettivi.
Teams di project management:
I team di project management sono fondamentali in qualsiasi organizzazione; supervisionano i progetti, gestiscono le risorse e lavorano a stretto contatto con i project manager.
Per rendere il loro lavoro più semplice ed efficace, utilizzano il project portfolio management (PPM) per rimanere organizzati e garantire che i progetti siano in linea con gli obiettivi dell'azienda.
Settore pubblico:
Le agenzie governative utilizzano il PPM per assicurarsi che tutto fili liscio. Ciò include la gestione di database pubblici e progetti infrastrutturali, l'implementazione di politiche e il miglioramento dei servizi.
Il PPM li aiuta ad allocare le risorse in modo saggio e a mantenere la trasparenza per servire efficacemente il pubblico.
Settori sanitario e farmaceutico:
Le organizzazioni sanitarie e le aziende farmaceutiche utilizzano il PPM per incrementare le proprie prestazioni.
Le organizzazioni sanitarie e le aziende farmaceutiche utilizzano il PPM per incrementare le loro prestazioni, contribuendo a progetti di miglioramento della qualità, allo sviluppo di nuovi farmaci, all'espansione delle strutture e alla garanzia di soddisfare le esigenze del mercato. L'obiettivo finale è fornire cure migliori ai pazienti.
Processo di project management
Dopo aver illustrato l'importanza della gestione del portfolio e il modo in cui i diversi settori utilizzano il PPM, analizziamo il processo di PPM passaggio per passaggio:
Passo 1: Identificare gli oggetti aziendali
Iniziate con l'impostazione degli obiettivi e delle finalità della vostra organizzazione. Identificate i traguardi strategici che la vostra azienda vuole raggiungere e scegliete i progetti che si allineano a tali obiettivi.
Mettetevi in connessione con i principali stakeholder e leader per capire gli obiettivi dell'azienda. Ad esempio, l'aumento dei ricavi, l'espansione in nuovi mercati o il miglioramento della soddisfazione dei clienti. Quindi, mappate come ogni progetto del vostro portfolio contribuisce a questi obiettivi.
Passo 2: Raccogliere e ricercare idee per i progetti del portfolio
Raccogliete le idee per i progetti dai principali stakeholder e dai responsabili dei reparti, ricercate le tendenze del settore e analizzate il feedback dei clienti.
Valutate i progetti in base a criteri specifici come l'allineamento con gli obiettivi aziendali, il potenziale ROI, le esigenze di risorse e i fattori di rischio prima di aggiungerli al portfolio.
Ottenete una panoramica di alto livello sullo stato di avanzamento delle iniziative allineate con il widget Portfolio di ClickUp
Utilizzare ClickUp Dashboard per creare uno spazio per la condivisione delle idee da parte del team. Come passaggio successivo, ricercate e verificate la fattibilità di queste idee per vedere se possono diventare progetti.
Passo 3: Convalidare la fattibilità del portfolio progetti
Analizzate le condizioni di mercato di ogni progetto, i requisiti tecnici e di risorse, la fattibilità finanziaria, i rischi potenziali e i rendimenti attesi. Quindi, confrontate questi fattori con le risorse e il budget disponibili.
I progetti che si allineano alla disponibilità di risorse e agli oggetti strategici saranno considerati fattibili. Valutate i progetti in modo critico per assicurarvi che siano realistici e realizzabili.
Passaggio 4: Allocare le risorse
Costruite facilmente panoramiche sull'allocazione delle risorse per il vostro team nelle viste Elenco di ClickUp per avere un quadro migliore del lavoro terminato
L'allocazione delle risorse consiste nell'assegnare efficacemente ai progetti le risorse umane, i budget, le infrastrutture e il tempo.
Decidete la quantità di risorse da assegnare a progetti specifici per garantire un esito positivo. Assegnate le risorse al limite ai progetti critici in base alle vostre priorità.
Passo 5: Esecuzione, gestione e monitoraggio del portfolio progetti
Questo passaggio consiste nel mettere in atto i piani.
Assegnate team e gestori del progetto, impostate le sequenze di tempo e monitorare lo stato di avanzamento dei vostri progetti . Controlli e reportistica regolari vi aiutano a mantenere la rotta e ad apportare le modifiche necessarie.
Nella gestione del project portfolio, il vostro ruolo è quello di garantire che tutto fili liscio. Guidate il team a rispettare le scadenze, a gestire i conflitti, a modificare il portfolio in base ai cambiamenti di tendenza e a monitorare lo stato dei progetti.
Le revisioni periodiche vi aiutano a perfezionare e migliorare il processo in base ai dati raccolti.
Se state cercando una piattaforma centralizzata per pianificare, definire le priorità, monitorare e controllare i vostri progetti e le vostre iniziative, il software di project management è quello che fa per voi.
**Che cos'è un software per il project management?
Il software di project management (PPM) è una soluzione che consente di ottenere una panoramica completa della sostenibilità e dello stato di avanzamento di più progetti.
Aiuta i project portfolio manager come voi a gestire progetti complessi in modo efficiente per soddisfare le richieste degli stakeholder.
Caratteristiche indispensabili di un software di project management
Le aspettative per un software di project management (PPM) possono variare da un'organizzazione all'altra, quindi scegliete il software in base alle vostre esigenze specifiche.
I software di PPM includono tipicamente varie funzionalità/funzione, come:
- Pianificazione e programmazione del progetto: Questa funzionalità/funzione è essenziale per definire l'ambito, dare priorità alle attività e impostare le sequenze per migliorare le prestazioni del progetto
- **Gestione delle risorse: il software PPM semplifica l'analisi, l'allocazione e il monitoraggio delle risorse, assicurando che siano utilizzate in modo efficiente
- Financial Management: È cruciale fare il budget e monitorare i costi del progetto per rimanere all'interno dei budget pianificati
- **Collaborazione e comunicazione: la collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder è essenziale per condividere idee, fornire feedback e garantire una comunicazione senza interruzioni
- Personalizzazione e scalabilità: Un software PPM che si adatti ai requisiti unici della vostra azienda, consentendo la flessibilità in base al cambiamento delle esigenze, è essenziale per gestire il vostro portfolio progetti
Tipi di software di project management
I software PPM si dividono in due categorie: desktop e cloud. Selezionate quello che lavora meglio per le esigenze e le preferenze della vostra organizzazione.
Software PPM desktop
Il software PPM desktop è un software per la gestione delle risorse umane software per il project management che funziona offline. È possibile utilizzarlo senza connessione a Internet, il che è utile per le aziende con progetti in aree remote.
Un vantaggio chiave è il livello di sicurezza e controllo che offre. L'utente ha piena titolarità e controllo sui propri dati, riducendo le preoccupazioni relative alla privacy e alla sicurezza.
Software PPM basato su cloud
Il software PPM basato su cloud è uno strumento di project management accessibile da qualsiasi luogo con una connessione a Internet. Questo lo rende ideale per i team di servizi professionali, in quanto è possibile accedere ai dati dei progetti in tempo reale.
I membri del team possono collaborare e condividere istantaneamente gli aggiornamenti. Inoltre, spesso utilizza un modello di sottoscrizione, che consente di pagare in piccole rate, offrendo una maggiore flessibilità di costo rispetto a canoni una tantum e onerosi.
**Come utilizzare un software di project management?
Le funzionalità/funzione di Software PPM e i passaggi necessari per utilizzarlo variano a seconda di quello scelto.
Noi utilizzeremo ClickUp come esempio in questa sezione, perché offre strumenti di project management versatili e di facile utilizzo, garantendo un'eccellente qualità del lavoro svolto soluzioni per il project management .
1. Creazione di un'area di lavoro di ClickUp
Iniziare con ClickUp iscrivendosi gratuitamente e creando un'area di lavoro di ClickUp per il vostro portfolio progetti.
2. Aggiungere il modello di project management
Il modello Project Management Portfolio consente di tenere facilmente traccia dei progetti in tutti i reparti e programmi, monitorandone lo stato di salute.
Dopo aver creato la vostra area di lavoro, aggiungete l'area di lavoro di ClickUp Modello di Project Management . Questo modello offre nove stati: in corso, pronto, completato e altro.
Il Modello per la gestione del project management fornisce anche tre visualizzazioni (Reportistica settimanale, Team e Roadmap PMO) per mostrare chiaramente lo stato di avanzamento e l'esito positivo del progetto.
3. Personalizzare il modello
Gestite attività e progetti e collaborate in modo efficiente con il vostro team utilizzando ClickUp
Personalizzate la struttura del modello utilizzando Spazi, Cartelle ed Elenchi. Le attività di ClickUp aiutano a gestire le attività dei progetti. È possibile suddividere i progetti in attività gestibili in progetti esistenti, in corso, nuovi e futuri.
4. Utilizzate la Vista Tabella di ClickUp per avere una panoramica del vostro portfolio progetti
Passate dalla versatile visualizzazione Tabella di ClickUp 3.0 alla visualizzazione Calendario per visualizzare al meglio tutti i vostri lavori
È necessario avere una visione chiara dei progetti da pianificare e avviare. La vista Tabella di ClickUp offre alcune pratiche funzionalità/funzioni:
Visualizza i dati: Presenta i dati del progetto in formato tabella per aiutarvi a organizzarli e strutturarli per visualizzare meglio lo stato di avanzamento.
Trascinamento e rilascio: Riorganizza le attività per ordinarle in base a diversi criteri.
Esportazione e condivisione: Condivisione immediata delle informazioni sul progetto con gli stakeholder.
5. Utilizzate ClickUp Dashboard per ottenere informazioni dettagliate sui vostri progetti
Dashboard di ClickUp
è il vostro punto di riferimento
area di lavoro visuale
per ottenere informazioni dettagliate sul progetto per un project management centralizzato.
Scegliete tra più di 50 widget da aggiungere e disporre sul vostro dashboard per la gestione del programma creando una visualizzazione chiara e informativa dei dati di PPM.
Prendiamo ad esempio un'agenzia pubblicitaria che gestisce numerose campagne di clienti. Con ClickUp Dashboards è possibile semplificare il processo di PPM. Creando layout di dashboard, si ottiene:
- Un widget per la panoramica dei progetti che visualizza varie metriche del progetto
- Un widget per il monitoraggio dello stato di avanzamento per visualizzare lo stato di avanzamento di ciascun progetto
- Un widget per il monitoraggio del tempo per una rappresentazione visiva delle sequenze temporali dei progetti, che consente una pianificazione efficiente dei progetti
Mantenere l'organizzazione in carreggiata con il Project Portfolio Management
Il software di Project Portfolio Management (PPM) è uno strumento di navigazione che aiuta la vostra organizzazione ad avvicinarsi agli obiettivi aziendali.
Vi aiuta a identificare ciò che rende diverso ogni progetto del vostro portfolio e a creare un equilibrio nella selezione e nell'esecuzione dei progetti.
Sia che optiate per più piattaforme o che scegliate ClickUp, assicuratevi di avere un'impostazione che vi permetta di ottenere un esito positivo dei progetti. Iniziare gratis con ClickUp e prendi il controllo del tuo portfolio progetti!