Mettere in ordine i team di progetto: Guida completa al quadro di governance di progetto

senza governance, regna il caos_. Questa affermazione è valida in qualsiasi situazione che richieda struttura e perseveranza sistematica. E nel mondo altamente competitivo e orientato al risultato del project management, non c'è assolutamente spazio per il caos sul posto di lavoro. Immaginate di cercare di gestire un gigante tecnologico senza regole, controlli o un piano strategico. È una ricetta per il disastro!

Pensate a governance del progetto come supereroe del progetto, portando con sé:

• Processi Zen: I processi interni sono ben comunicati, chiari e privi di errori
• L'amico del tempo: Le scadenze diventano una passeggiata nel parco
• Client cheer: Clienti felici? Da fare: terminato 🥳

In questo articolo, decodificheremo il potere della gestione dei progetti, mettendo in connessione i principi di governance di ampio respiro con la quotidianità dei progetti. Ci occuperemo di:

1. Concetti di governance dei progetti
2. Passaggi per lo sviluppo di un quadro di governance del progetto

Cos'è la governance di progetto?

Il concetto di base di governance è piuttosto semplice: si riferisce ai processi collettivi che permettono a diversi elementi della società di esercitare potere, autorevolezza e influenza. L'obiettivo finale è quello di elaborare politiche che formano il lavoro della vita pubblica, dell'economia e dello sviluppo sociale.

Quando ci addentriamo nel project management, incontriamo un concetto simile, adattato al processo decisionale specifico di un progetto: la governance di progetto. Per definizione la governance del progetto è una funzione di supervisione allineata al modello di governance dell'organizzazione e che comprende il ciclo di vita del progetto

Ma questa descrizione tecnica può essere difficile da digerire per molti di noi. In termini più semplici, la governo del progetto è la struttura - detta anche modello o quadro di governance - che permette di decidere

• Modi di affrontare i progetti
• La struttura autorevole per allocare le risorse e prendere decisioni
• Distribuzione del budget
• Ottimizzazione dei processi per ridurre le spese derivanti dall'inefficienza

Immaginatelo come la guida per le decisioni di progetto, il piano che accompagna i progetti dalla genesi all'esito positivo. Ma non si tratta solo di gestire i risultati di un progetto isolato. 🧐

L'idea è quella di visualizzare una panoramica dell'intero schema organizzativo attraverso le best practice e i processi. Sia che stiate ideando un piano di rilascio agile o il lancio di un prodotto, la governance del progetto implica l'esistenza di politiche, regole, funzioni, produttività, misure di risoluzione dei conflitti e tutto il resto: una mappa di come vengono terminate le cose e di chi è responsabile.

Pilastri della governance di progetto

Per comprendere la governance di progetto, è necessario comprendere il concetto che sta alla base dei suoi tre pilastri fondamentali: un trio dinamico di strutture, persone e informazioni. 👪

Struttura

Pensate al vostro progetto come a una macchina ben oliata; la sua struttura è il solido telaio che tiene insieme tutto. Stiamo parlando di linee guida, procedure e piani dettagliati che formano essenzialmente la spina dorsale delle operazioni, offrendo la stabilità e la direzione necessarie per l'esito positivo del progetto.

Nella maggior parte dei casi, il project management o il comitato direttivo o consultivo sono responsabili della definizione dell'ambito, della struttura e della visione dei progetti in corso. 🧑‍⚖️

Persone

Le persone sono il cuore pulsante del progetto. Dal project management ai membri del team, tutti hanno un compito da fare. Le loro capacità, il loro coinvolgimento e il loro commit diventano la forza trainante che può influenzare in modo significativo l'esito positivo del progetto. 💓

Questo pilastro della governance del progetto comprende elementi come l'impostazione degli obiettivi e la comunicazione con gli stakeholder per migliorare il contributo di ogni membro del team.

Informazioni

Infine, le informazioni sono il carburante che fa funzionare il progetto senza problemi. una comunicazione chiara, concisa e tempestiva, insieme a dati accurati, supporta i dipendenti e i responsabili delle decisioni. L'obiettivo è quello di eliminare i silos dipartimentali e le sacche di informazione nascoste che spesso si trovano in teams interfunzionali . 📢

Ruoli di governance del progetto

I tre pilastri di cui abbiamo parlato sono strettamente legati ai vari ruoli all'interno della governo del progetto. Ogni ruolo stabilisce una catena di azioni e di account, garantendo il rispetto di parametri del progetto quali tempi, costi e qualità.

Titolare del progetto

Il titolare del progetto rappresenta l'organizzazione e spesso si confronta con il project manager per verificare la forma del progetto. È responsabile dell'allineamento del progetto agli oggetti del progetto. Il titolare del progetto contribuisce a obiettivi di ampio respiro, come la definizione della direzione strategica e di documenti chiave come la dichiarazione di missione, e spesso tiene in considerazione il project manager per il risultato finale dell'impresa.

Stakeholder Gli stakeholder del progetto sono tutte le persone o entità - dai finanziatori ai membri del team fino agli utenti finali - che hanno un interesse nel risultato. Hanno investito fondi, aspettative, lavoro e tifo (o preoccupazioni) e sono fondamentali per la performance del progetto. 🤑

Non siete sicuri di chi siano i vostri stakeholder? Esplorate modelli di mappatura degli stakeholder all'interno di ClickUp per il supporto. Ad esempio, il modello Modello di matrice per l'analisi degli stakeholder di ClickUp vi aiuta a identificare e gestire gli stakeholder in base ai loro interessi.

Mappare le comunicazioni con gli stakeholder su una matrice in ClickUp

Gruppo consultivo

Infine, c'è il gruppo consultivo. Questo forum più ampio si occupa della gestione del rischio e garantisce che il progetto sia in linea con gli interessi dell'intera organizzazione. Sono gli esperti dietro le quinte, ognuno dei quali apporta le proprie competenze.

I consulenti contribuiscono alla funzione di supervisione controllando costantemente i processi e i risultati. Quando c'è un intoppo, intervengono offrendo preziosi spunti per far sì che lo spettacolo si svolga senza intoppi. ⚒️

Come creare un quadro di governance del progetto per un esito positivo: 6 passaggi

Realizzare una governance di progetto efficace non è un'impresa da poco! Richiede l'assistenza di software di project management per gestire i suoi vari componenti.

Questo è esattamente ciò che vi dimostreremo: vi aiuteremo a percorrere la strada verso l'esito positivo del progetto con ClickUp una soluzione all-in-one per il project management! Suite per il project management di ClickUp è completata da strumenti e funzionalità/funzione per organizzare il processo di impostazione e implementazione di un buon quadro di governance del progetto. 🤩

La piattaforma offre una struttura di gerarchia di progetti che consente di gestire in modo logico il modello di governance, le attività e le sottoattività. Questo aiuta a stabilire una chiara responsabilità all'interno dei progetti e a migliorare il coinvolgimento degli stakeholder.

Vediamo di suddividere il processo in sei semplici passaggi!

Passaggio 1: Definire gli oggetti e l'ambito del progetto

Prima di tutto, mappiamo cosa volete ottenere con il vostro progetto. Perché? È come impostare la destinazione sul vostro GPS: dà una direzione al progetto e assicura che tutti siano sulla stessa pagina fin dall'inizio. 🧭

In questo passaggio è sufficiente delineare in modo dettagliato obiettivi, finalità e scopo. Ecco una guida rapida:

• Obiettivi e finalità del progetto: Delineate gli obiettivi che intendete raggiungere. ci sono dei risultati specifici o [_deliverables](_https://clickup.com/it/blog/46421/i-risultati-del-progetto/) per allineare i processi del team ai requisiti del progetto
  5. Rimanete in contatto connotifiche personalizzabili. Ricevereaggiornamenti in tempo reale quando le attività vengono modificate, assicurandovi di essere informati e di poter adattare prontamente la vostra strategia di governance
  6. Scaricare ClickUpper il vostro Android odispositivi iOS per godere di prestazioni fluide su smartphone e persino su Apple Watch

Passaggio 5: implementare meccanismi di monitoraggio e reportistica

Un modello di governance ideale prevede check-in regolari per individuare tempestivamente i problemi e tenere tutto sotto controllo. Questo passaggio richiede la creazione di un sistema che funga da dashboard per il progetto, facilitando il monitoraggio dello stato e la generazione di reportistica regolare. È come avere il polso della salute del progetto.

Visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti del vostro team o reparto con le dashboard di ClickUp 3.0 Dashboard di ClickUp si intromette per semplificarvi la vita e vi permette di creare una dashboard personalizzata che vi mostra tutto ciò che vi serve sapere. Basta aprirlo e... boom!

Sfruttare Schede personalizzate grafici, diagrammi, grafici e tutto ciò che serve per valutare se il progetto sta andando bene o ha bisogno di una piccola spinta. Mantenete il controllo in qualsiasi scenario di lavoro: ecco tre campioni di utilizzo dei dashboard di ClickUp in ambito aziendale:

Sprint di sviluppo

Gestite senza problemi il carico di lavoro del team, sia attraverso i punti di scrum che le attività assegnate. Discutete le sfide della costruzione, monitorate lo stato di avanzamento e valutate le prestazioni del team, tutto comodamente in un unico posto.

Gestione delle risorse

Visualizzate la disponibilità delle risorse nella vostra dashboard e assegnatele in modo strategico. Identificate rapidamente le risorse e il personale utilizzati in modo efficiente o sottoutilizzati. Generate reportistica sullo stato di avanzamento nel tempo per una gestione senza soluzione di continuità ottimizzazione delle risorse .

Capite a colpo d'occhio chi nel vostro team è sotto o sovraccarico di lavoro, in modo da poter riallocare facilmente le risorse

Gestione aziendale

Pianificate, visualizzate, tracciate e valutate gli obiettivi di un periodo per diverse attività, garantendo una struttura di governance uniforme per tutti i progetti. Il dashboard funziona come un centro di controllo personalizzato che vi aiuta a scoprire i colli di bottiglia nei flussi di lavoro e a prendere misure preventive.

Passaggio 6: Valutazione e adattamento continui

I progetti sono dinamici, proprio come la vita. Rivedete e modificate regolarmente il vostro quadro di governance in base alle prestazioni del progetto e ai cambiamenti delle circostanze. La flessibilità è fondamentale: garantisce che il vostro quadro di riferimento rimanga pertinente e si adatti alle all'evoluzione delle esigenze del progetto .

ClickUp semplifica le attività di governance offrendo un sistema di intervallo di visualizzazioni che si allineano perfettamente con la natura in continua evoluzione dei progetti, assicurandovi la giusta lente per una supervisione e un project management efficaci.

Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni team

Ecco alcune delle nostre visualizzazioni preferite e i loro principali vantaggi:

• Vista Bacheca Per il monitoraggio visivo del progetto: Permette di vedere le attività che si muovono nelle varie fasi, offrendo una rappresentazione visiva dinamica dello stato del progetto
• Vista Elenco Per una gestione dettagliata delle attività: Consente di gestire meticolosamente le attività, facilitando la supervisione dei singoli incarichi e monitorando lo stato di avanzamento passo dopo passo
• Visualizzazione del calendario Per la pianificazione: Vi permette di tenere sotto controllo le scadenze e le attività sensibili al fattore tempo. Regolate facilmente il vostro quadro di governance in base asequenza dei progetti e assicurarsi che tutto rimanga nei tempi previsti
• Vista Gantt Chart Per spostare le tempistiche dei progetti: È il vostrostrumento di Sequenza dinamicache vi aiuta a visualizzare le dipendenze e a regolare i programmi,identificare le opportunità di miglioramento dei processie adattare il vostro approccio di governance in base all'evoluzione del progetto
• Sequenza visualizzata per il monitoraggio delle attività cardine: È come la Sequenza storica del progetto, che consente di rivedere i risultati passati, di pianificare il futuro e di apportare modifiche informate ai componenti della governance del progetto
• Vista Team Per un piano di progetto di alto livello: Avete bisogno di vedere il quadro generale? Questa vista fornisce una panoramica di alto livello di progetti, attività e membri del team. È perfetta perpiano delle capacità e la governance delle persone

ClickUp 3.0 consente di trasformare e passare da una visualizzazione all'altra mentre si modificano direttamente le attività di ClickUp AI

Importanza della Project Governance nel Project Management

Sebbene l'importanza della governance di progetto sia evidente nei progetti complessi, la sua importanza si estende a tutti i progetti. È assolutamente vitale in queste cinque aree:

1. Gestione del rischio: Identifica, valuta e affronta prontamente i rischi legati alla produttività o alla fornitura di servizi, riducendo al minimo le interruzioni e migliorando la resilienza del progetto
2. Coinvolgimento degli stakeholder: Stabilisce canali di comunicazione chiari, favorendo l'impegno e il coinvolgimento delle parti interessatecollaborazione tra le parti interessate al progetto3. Accountability e processo decisionale: Definisce la catena delle responsabilità, migliorando l'account e la razionalizzazionei processi decisionali per mantenere i progetti stabili in ambienti incerti
3. Misurazione delle prestazioni: Stabiliscemetriche e KPI per misurare le prestazioni dei progetti tra i vari dipartimenti, facilitando cosìil miglioramento continuo e l'apprendimento
4. Conformità e rispetto degli standard: Garantisce l'aderenza alle politiche organizzative, agli standard di settore e ai requisiti normativi, riducendo i rischi legali e di reputazione

Buono a sapersi: Governance del progetto vs. governance organizzativa

La governance di progetto e la governance organizzativa sembrano concetti sovrapponibili, ma differiscono per ambito e focus. La prima è specifica per i progetti e riguarda il quadro di project management per il processo decisionale e l'esecuzione durante l'intero ciclo di vita del progetto. Definisce ruoli, responsabilità e processi su misura per orchestrare l'esito positivo del progetto. 💫

Dall'altro lato, governance organizzativa ha una portata più ampia, riguarda la struttura, le politiche e i processi decisionali dell'intera organizzazione. Imposta la struttura per operazioni sostenute e a lungo termine, guidando gli oggetti strategici e la funzione generale in diverse aree processi e funzioni aziendali -come le vendite e le risorse umane, all'interno dell'organizzazione.

Ecco una tabella che delinea le differenze chiave tra la governance dei progetti e la governance organizzativa:

Guidare progetti di esito positivo: Utilizzare ClickUp per la governance dei progetti

Gestire un progetto senza ordine è come guidare bendati. Provate voi stessi se non ne siete convinti, ma se avete valore per l'ordine e l'efficienza, allora ne capirete l'importanza.

Grazie alla matrice di funzionalità/funzione di ClickUp, dalla gestione perfetta delle attività agli strumenti di comunicazione e di project management di prim'ordine, l'impostazione del giusto modello di governance del progetto diventa un gioco da ragazzi.

Quindi, sia che siate scettici sia che siate credenti, ClickUp vale la pena di provarlo ! È gratis e potete sempre contare su di lui per ancorare i vostri progetti in modo meticoloso. Fidatevi di noi; vi chiederete come avete fatto a farne a meno finora. 😁