Immaginate un team di calcio che scende sul campo senza una visione chiara. Tra passaggi sbagliati e posizionamenti errati, continua a commettere errori fino a perdere la partita.
Notate il problema? Mancanza di preparazione (o forse è solo una giornata no).
In ogni caso, un evento di pianificazione PI o Program Increment non è diverso. Questi eventi sono come riunioni di gruppo, in cui i membri si incontrano per discutere i backlog, valutare la preparazione dell'organizzazione e pianificare le azioni future. La pianificazione PI consente a più reparti di un'organizzazione di coordinarsi e condividere la stessa visione di esito positivo, proprio come i calciatori ben preparati sanno esattamente quando attaccare o difendere.
Per qualsiasi team di sviluppo prodotto, organizzare correttamente la sessione di pianificazione PI significa aver già vinto metà della battaglia. Non farlo porta a problemi di comunicazione, mancanza di lavoro di squadra e nessuna reale comprensione delle esigenze degli utenti o dei clienti.
In questa guida abbiamo semplificato il processo di pianificazione PI per voi: esamineremo come mappare gli obiettivi, affrontare le sfide e utilizzare le best practice del settore per eccellere in ogni riunione!
Che cos'è un evento di pianificazione PI e quali team ne hanno bisogno?
Parte integrante del SAFe (Scaled Agile Framework), la pianificazione PI, o Project Increment, è un evento standard del team che si tiene a intervalli fissi, in genere ogni 8-12 settimane.
Aiuta i team all'interno del framework agile a collaborare con gli stakeholder e a concordare o votare il rispetto di determinati principi per ottenere i risultati attesi. Una volta raggiunto l'accordo, ogni membro del team nell'Agile Release Train (ART) può garantire che un prodotto o servizio migliorato venga rilasciato in tempo.
La visione, gli obiettivi e i risultati raggiunti durante una sessione sono temporanei e soggetti a modifiche nella successiva riunione di pianificazione dell'incremento del programma.
Tutti i team agili hanno bisogno della pianificazione PI?
In un contesto aziendale, è bene notare che la pianificazione PI funziona meglio per le organizzazioni di grandi dimensioni e i team ibridi, dove il coordinamento di gruppi più grandi può essere difficile. Mentre le riunioni sprint regolari e le retrospettive sono adatte ai team più piccoli, le sessioni estese con molti partecipanti saranno più efficaci se seguono un processo di pianificazione PI consolidato.
L'idea è quella di aiutare i dipendenti e gli stakeholder a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda. Come? Beh, i membri presenti a questo evento costruiscono collettivamente una roadmap. Si tratta di qualcosa su cui i team concordano, che getta le basi per processi futuri privi di conflitti.
Alcuni team potrebbero pianificare una cerimonia di pianificazione PI per riflettere sugli attuali processi decisionali, identificare le inefficienze e portare alla luce eventuali feedback. Questi eventi supportano anche le discussioni sulle sfide esistenti e potenziali per lo stato complessivo di un progetto.
Chi sono i partecipanti al piano PI?
Tecnicamente, un evento di pianificazione PI richiede la partecipazione di tutti gli stakeholder e dei team di un Agile Release Train. La tabella seguente fornisce un'idea approssimativa dei ruoli dei partecipanti principali:
| Membro | Responsabilità |
| Responsabile del prodotto | Assicura che i requisiti degli stakeholder siano ben compresi dal team di sviluppo. |
| Ingegnere del release train | Comunica con i leader e gli stakeholder per promuovere il miglioramento continuo e ridurre al minimo i rischi del programma. |
| Scrum master | È responsabile della creazione dei materiali necessari per una sessione di pianificazione PI. |
| Sviluppatori | Esplora i feedback e apporta modifiche per aggiungere, rimuovere o modificare le funzionalità/funzioni di un prodotto. |
Alcuni team creano un programma board designato con consulenti e architetti di soluzioni che aiutano a fissare gli obiettivi PI e a definire le dipendenze funzionali.
Bonus: Hai bisogno di un layout veloce per gestire le tue riunioni agili? Inizia facilmente con il modello di pianificazione PI di ClickUp! Fornisce una visione completa di tutti i backlog, i rischi del programma e i carichi di lavoro, rendendolo proprio ciò di cui i team hanno bisogno per organizzare, effettuare il monitoraggio e fissare obiettivi in modo coerente per ogni cerimonia di pianificazione PI.
Fase di pianificazione pre-PI: come prepararsi per un evento con esito positivo
La pianificazione PI potrebbe non essere la sessione più semplice per le aziende che non hanno ancora familiarità con questo concetto. Anche i team agili con una certa esperienza hanno bisogno di tempo per preparare e organizzare tutto il materiale necessario per la riunione di incremento del programma.
Una buona strategia consiste nel creare una lista di controllo di tutti gli elementi da considerare quando inizi la preparazione del piano PI. Ecco cinque suggerimenti che possono esserti utili:
- Elenco degli stakeholder: non trascurate mai le persone che sostengono la visione a lungo termine del vostro marchio. Assicuratevi di tenere un elenco di tutti gli stakeholder che dovete informare prima della riunione: provate questi modelli di mappatura degli stakeholder per avere supporto.
- Materiale e backlog: dipende dalla fase del progetto. Aggiungete solo contenuti importanti come roadmap per il futuro ed elenchi di backlog dall'evento di pianificazione PI precedente.
- Luogo: per le riunioni di pianificazione PI di persona, organizzatevi per tenerle in uno spazio ampio dove le persone possano muoversi liberamente. In questo modo, non dovranno stare seduti sulle sedie per tutto il tempo.
- Software: il modo migliore per prepararsi a una sessione di pianificazione PI di successo è utilizzare un software per la gestione delle riunioni o del project management (come ClickUp ). Tali prodotti sono progettati per aiutare i team di sviluppo a pianificare e gestire i loro prodotti in modo efficiente.
- Agenda standard: A nessuno piace partecipare a una riunione senza sapere cosa aspettarsi. Coinvolgi relatori in grado di comunicare in modo eloquente l'agenda della pianificazione PI e promuovere contemporaneamente il team building.
Sfide comuni a cui prestare attenzione durante gli eventi di pianificazione PI
Oltre alla lista di controllo sopra riportata, i team agili devono anche concentrarsi sulla risoluzione dei problemi comuni che sorgono prima di organizzare una sessione di pianificazione PI, soprattutto se hanno membri del team che lavorano da remoto.
Esploriamo le tre principali sfide della pianificazione PI:
Mancanza di coinvolgimento
La capacità di attenzione media di una persona è di soli 8,25 secondi, quindi è necessario cercare di mantenere tutti i partecipanti coinvolti durante l'intera sessione.
Continuare a leggere lunghi paragrafi da un copione non servirà a nulla, mentre una conversazione faccia a faccia sarà molto più utile. Inoltre, provate a integrare nelle vostre sessioni più strumenti di collaborazione in tempo reale. Potete utilizzare lavagne online che consentono a tutti i partecipanti alla riunione di scambiarsi idee, contribuire con suggerimenti e sentirsi ascoltati.
Tenere troppe sessioni di pianificazione PI una dopo l'altra può logorare i dipendenti. Quindi, prima della tua prossima sessione di pianificazione PI, stabilisci una cadenza ottimale per le riunioni in modo da sfruttare al meglio il tempo di tutti.
Problemi legati al fuso orario
Per gli ambienti di lavoro globali e i team distribuiti, organizzare una riunione con tutti i membri del team in un momento prestabilito può essere un incubo. Oltre ai diversi fusi orari, organizzare questi eventi senza uno strumento di pianificazione adeguato può peggiorare ulteriormente le cose.
Potete provare a dividere ogni sessione di pianificazione PI in ore più brevi e prolungarla di un paio di giorni per garantire che tutti possano partecipare all'intero evento. Valutate la possibilità di investire in un buon software di pianificazione e di implementare strategie di comunicazione efficaci per pianificare queste sessioni con largo anticipo.
Comunicazione inadeguata
Un problema comune che spesso si può incontrare è che il titolare o il responsabile del prodotto non esponga chiaramente i problemi attuali, le richieste o i risultati attesi, pur chiedendo funzionalità/funzioni più dirette. 🤷
Ad esempio, se un team di programmatori gestisce circa 20 righe di codice al mese, deve assicurarsi che il lavoro sia prezioso per la visione a lungo termine dell'azienda.
Un approccio intelligente in questo caso è quello di mettere i clienti al primo posto. Durante questo processo, guardate il prodotto dal punto di vista dell'utente e effettuate una menzione degli aspetti che gli conferiscono un valore aggiunto e che possono spingere i clienti ad acquistarlo rispetto alle offerte della concorrenza.
6 passaggi per organizzare sessioni di pianificazione PI con esito positivo ogni volta
Scopriamo ora i passaggi per condurre sessioni significative di pianificazione PI e di breakout di team. Ti mostreremo alcune delle funzionalità/funzioni di ClickUp's Agile Suite per aiutarti a comprendere meglio come implementare ogni passaggio. 🌻
Fase 1: mappare gli obiettivi e i traguardi della pianificazione PI
Come accennato in precedenza, è essenziale definire obiettivi PI chiari e vincolanti sin dall'inizio. Aggiungete tutti gli obiettivi importanti che il vostro team dovrebbe trattare durante la riunione. Senza obiettivi definiti, la vostra sessione non avrà alcun contesto per creare una roadmap.
È qui che ClickUp Goals torna utile! Ti consente di iniziare a creare obiettivi di pianificazione PI o sprint futuri e di ordinarli in cartelle. Puoi visualizzare lo stato di ciascun obiettivo man mano che la riunione procede.
Collega gli obiettivi alle tue attività per un controllo migliore. In questo modo, ClickUp rifletterà automaticamente i progressi degli obiettivi man mano che completi le attività collegate. Sentiti libero di impostare diversi tipi di traguardi, come metriche numeriche, condizionali e percentuali.
Semplificate i preparativi per il piano pre-PI aggiungendo descrizioni a ciascun obiettivo e comunicando al vostro team quali materiali devono creare.
Ti sembra ancora troppo impegnativo? Prova a sfruttare il modello ClickUp SMART Goals per iniziare subito a fissare i tuoi obiettivi!
Passaggio 2: Visualizza come il tuo team elabora le idee
Dopo aver chiarito gli obiettivi, il passaggio successivo è quello di ideare insieme al team agile. I team utilizzano lavagne online per appuntare post-it con idee in un ambiente fisico. Ma si può fare molto anche su una lavagna digitale!
Con le lavagne online ClickUp, i team possono dare libero sfogo alla loro creatività in uno spazio infinito. Ogni partecipante dispone di un cursore e di una barra degli strumenti per proporre idee, piani d'azione e evidenziare le funzionalità con priorità. 🦋
Se i flussi di lavoro proposti per il prossimo incremento sono troppo complessi, utilizzate le mappe mentali di ClickUp e create una mappa del processo passo dopo passo tracciando connessioni tra più nodi.
Per visualizzare ulteriormente i flussi di lavoro individuali, utilizzate la vista Kanban Board di ClickUp per vedere lo stato di avanzamento delle attività nelle diverse fasi. Se dovete affrontare rischi e dipendenze multiple, mappare una soluzione utilizzando la vista Gantt di ClickUp e identificate le dipendenze tra i team per completare il prossimo ciclo incrementale.
Passaggio 3: Stabilire attività cardine realistiche
Non limitarti a dare al tuo team istruzioni vaghe come "Inizia" e "Finisci". Assicurati che la tua preparazione alla pianificazione PI preveda traguardi realistici che le persone possano completare. Un modo interessante per farlo è utilizzare ClickUp attività cardine, che ti consente di evidenziare qualsiasi risultato importante.
Le attività cardine aiutano a motivare il tuo team mostrando loro il valore del loro lavoro. Aiutano i manager dei team agili ad allocare le risorse per le diverse attività e a fare stime precise per la revisione finale del piano. Questo ti permette anche di rivedere e individuare immediatamente eventuali cambiamenti, invece di scoprirli all'ultimo momento.
Passaggio 4: definire i ruoli di ciascun membro e redigere piani per le emergenze
Assicuratevi sempre che i team di sviluppo siano consapevoli del loro ruolo nella preparazione della prossima sessione di pianificazione PI. Non sarà di grande aiuto se le cose vanno in tilt e le persone chiedono cosa devono fare ogni giorno. Lo stesso vale per gli eventi imprevisti in cui il vostro team è allo sbando a causa della mancanza di un piano di emergenza.
Una volta creato un elenco di attività nel tuo evento di pianificazione PI, assegna delle etichette e fai sapere a tutti quali sono le loro responsabilità. Puoi anche provare a dare priorità alle attività per affrontare prima gli aggiornamenti delle funzionalità/funzioni più importanti.
Utilizza le priorità delle attività all'interno di ClickUp e definisci le tue attività con una delle quattro etichette codificate a colori: Urgente, Alta, Normale e Bassa. Puoi pianificare e impostare queste etichette in anticipo per migliorare la visibilità sui tempi di consegna di ogni attività da parte del team.
Definire i ruoli del team è altrettanto importante per il corretto flusso di conoscenze e il processo decisionale una volta iniziato il lavoro incrementale. ClickUp offre diversi modelli di ruoli e responsabilità per aiutarti in questo senso. Puoi provare il modello RACI Matrix di ClickUp per definire i ruoli in base a questi quattro elementi: Responsabile, Accountable, Consultato e Individuo.
Passaggio 5: Stabilire canali di comunicazione chiari e aperti
Oltre alle riunioni, è difficile per i team avere conversazioni faccia a faccia, il che li lascia bloccati sui problemi.
Disporre di canali di comunicazione chiari aiuta i team agili a risolvere insieme e più rapidamente i colli di bottiglia. Invece di cercare da soli la soluzione a un problema, i membri possono pubblicare ciò che li sta mettendo in difficoltà e ricevere l'assistenza appropriata, anche dopo l'evento di pianificazione PI.
Questo è esattamente lo scopo della vista Chat di ClickUp: facilitare conversazioni aperte. La vista consente di inviare link, immagini e altre risorse ai membri del team per promuovere un lavoro asincrono ben coordinato.
Grazie alla possibilità di creare chat room per qualsiasi progetto o team, avrete il controllo completo su chi può accedere a ciascuna conversazione. La funzionalità vi consente di effettuare menzioni, utilizzare la modifica del testo formattato e assegnare elementi da intraprendere. Proprio quello che vi serve quando avete in mente un video tutorial!
Passaggio 6: Riflettere e perfezionare
Una volta terminato l'evento di pianificazione PI, ricordatevi di riflettere su ciò che è andato bene, sulle sfide che avete affrontato e sulle aree che necessitano di miglioramenti. Al termine di ogni sessione di pianificazione PI, effettuate un rapido sondaggio di feedback tra i partecipanti, in particolare gli stakeholder, e raccogliete le loro opinioni sul valore generale e sull'agilità delle recenti sessioni. Per velocizzare le cose, utilizzate i moduli ClickUp per inviare questionari personalizzati ai partecipanti desiderati.
Dopo aver ricevuto il feedback, potresti voler passare a ClickUp Sprints per automatizzare il tuo flusso di lavoro e monitorare gli obiettivi di pianificazione PI futuri. Si tratta di una soluzione scalabile che può aiutarti a monitorare le modifiche implementate nei cicli incrementali.
Best practice per la pianificazione PI
Tutti i team agili devono sfruttare al massimo una sessione a tempo determinato come la pianificazione PI per garantire la condivisione della stessa visione da parte di tutti.
Per riepilogare quanto discusso, ecco alcune delle migliori best practice di pianificazione PI che vi aiuteranno a sfruttare al massimo ogni sessione:
- Mantenete un clima divertente: nessuno vuole partecipare a una riunione in cui una persona parla per ore. Assicuratevi che tutti i partecipanti alla sessione si sentano coinvolti interagendo con loro a intervalli regolari.
- Rendete chiari gli obiettivi: prima della riunione, chiarite ogni obiettivo PI per aiutare i partecipanti a comprendere ciò che devono realizzare durante l'evento.
- Registra ogni sessione: certo, puoi organizzare riunioni dal vivo per i membri del team remoto, ma che dire di quelli che non hanno potuto partecipare? Usa ClickUp Clips per registrare lo schermo in alta qualità durante le riunioni senza limiti di tempo.
- Tempistica dell'evento: è bene tenere traccia del tempo durante ogni sessione di pianificazione PI per garantire che tutti i punti critici vengano discussi in modo ragionevole. Incorporate ClickUp Monitoraggio del tempo per iniziare a monitorare le vostre sessioni e aggiungere note per ogni voce per un maggiore contesto.
- Utilizza i modelli: i modelli di project management, backlog e pianificazione degli sprint ti forniscono una struttura per registrare i punti ricorrenti che emergono durante le riunioni.
L'importanza di creare obiettivi di pianificazione PI personalizzati per il cliente
I vostri obiettivi di pianificazione PI non produrranno i risultati desiderati se non sono basati sulla risoluzione dei problemi dei clienti. Ecco una breve panoramica su come creare obiettivi PI vantaggiosi per il business:
- Creare una visione: il primo passaggio è valutare la vostra azienda e comprenderne la visione. Questo vi consentirà di allineare tutti gli obiettivi con quelli a lungo termine dell'azienda.
- Esamina il feedback dei clienti: osserva quali sono le difficoltà dei clienti o cosa vorrebbero migliorare. Comunica con il tuo team agile per capire quali funzionalità/funzioni possono essere aggiunte per risolvere questi problemi.
- Scrivi gli obiettivi del tuo programma: Scrivere gli obiettivi incrementali può essere complicato a causa del numero di elementi che desideri coprire. Vuoi farlo più velocemente? Usa ClickUp AI per redigere gli obiettivi PI e portare il brainstorming a un livello superiore! Con oltre 100 casi d'uso preimpostati, puoi ideare obiettivi PI coerenti in pochi minuti.
- Rivedete i vostri obiettivi PI: l'ultimo passaggio consiste nel rivedere tutti gli obiettivi PI con più team ed evidenziare quelli che hanno la massima priorità.
Pianificate sessioni di pianificazione PI promettenti con ClickUp
Non importa quanto sia difficile condurre una riunione di incremento del programma, non si può negarne l'importanza. Elimina questa difficoltà dall'equazione con le ampie funzioni di ClickUp.
Utilizzando ClickUp, le aziende possono suddividere la complessa preparazione della pianificazione PI in parti più piccole, sfruttare i modelli e tenere traccia di ogni sessione sotto lo stesso tetto. Fate oggi il primo passaggio e iscrivetevi gratis a ClickUp. 💗