Come condurre una sessione di pianificazione della PI di successo: Fasi, sfide e migliori pratiche

Immaginate un team di calcio che va in campo a giocare senza visione. Dai passaggi sbagliati ai riposizionamenti errati, continua a commettere errori fino alla sconfitta.

Notate il problema? Mancanza di preparazione (o forse non è la loro giornata).

In ogni caso, una PI o Piano di incremento del programma non è un evento diverso. Questi eventi sono come breakout del team, in cui i membri si riuniscono per discutere gli arretrati, valutare la preparazione dell'organizzazione e pianificare le azioni future. Piano PI permette a più dipartimenti di un'organizzazione di coordinarsi e condividere la stessa visione dell'esito positivo, proprio come i giocatori di calcio ben preparati sanno esattamente quando attaccare o difendere.

Per qualsiasi team di sviluppo prodotto, la corretta sessione di pianificazione della produttività è metà della battaglia vinta. Da non fare, infatti, derivano problemi di comunicazione mancanza di lavoro di squadra e di una reale comprensione delle esigenze degli utenti e dei client.

In questa guida abbiamo semplificato il processo di pianificazione delle PI per voi: vi spiegheremo come mappare gli oggetti, affrontare le sfide e utilizzare le best practice del settore per eccellere in ogni riunione!

Cos'è un evento di pianificazione PI e quali team ne hanno bisogno?

A parte del SAFe (Scaled Agile Framework), il PI o Project Increment planning è un evento standard del team che si tiene a intervalli fissi, in genere 8-12 settimane.

Aiuta i team del framework agile a collaborare con le parti interessate e a concordare o votare sul followower di alcuni principi per i risultati attesi. Una volta raggiunto l'accordo, ogni membro del team dell'Agile Release Train (ART) può garantire il rilascio puntuale di un prodotto o servizio migliore.

**La visione, gli oggetti e i risultati raggiunti durante una sessione sono temporanei e suscettibili di modifiche nella successiva riunione di pianificazione degli incrementi del programma

Tutti i team agili hanno bisogno del piano PI?

In un contesto aziendale, è bene notare che la pianificazione PI funziona meglio per le organizzazioni su larga scala e per i team agili team ibridi dove il coordinamento di gruppi più grandi può essere difficile. Mentre i gruppi regolari riunioni di sprint e retrospettive sono adatte a team più piccoli, mentre per sessioni estese con molti partecipanti è meglio seguire un processo di pianificazione PI consolidato.

L'idea è quella di aiutare i dipendenti e le parti interessate a rimanere sulla stessa pagina. Come? I membri presenti in questo evento costruiscono una tabella di marcia collettivamente. È qualcosa su cui i team sono d'accordo e che getta le basi per processi futuri privi di conflitti.

Alcuni team possono pianificare una cerimonia di pianificazione della PI per riflettere sull'attuale situazione processi decisionali identificare le inefficienze e portare alla luce eventuali feedback. Questi eventi supportano anche le discussioni sulle sfide esistenti e potenziali per lo stato generale di un progetto.

Chi sono i partecipanti al piano PI?

Tecnicamente, un evento di pianificazione PI richiede la partecipazione di tutti gli stakeholder e i team di un Agile Release Train. La tabella seguente vi darà un'idea approssimativa dei ruoli dei partecipanti principali:

Alcuni team creano una commissione di programma designata con consulenti e architetti di soluzioni che aiutano ad impostare gli oggetti della PI e definire le dipendenze funzionali .

Bonus: Avete bisogno di un layout rapido per gestire le vostre riunioni agili? Iniziate facilmente con il file Modello di piano ClickUp PI ! Fornisce una visualizzazione completa di tutti gli arretrati, i rischi del programma e i carichi di lavoro, ed è proprio ciò di cui i team hanno bisogno per organizzare, monitorare e fissare obiettivi in modo coerente per ogni cerimonia di pianificazione del PI.

Strutturate i processi delle riunioni, allocate le risorse in modo efficace e pianificate l'esecuzione con esito positivo con questo modello di pianificazione PI

Fase di pianificazione pre-PI: come prepararsi per un evento di successo

La pianificazione del PI può non essere la sessione più semplice per le aziende che sono ancora alle prime armi con questo concetto. Anche i team agili con una certa esperienza hanno bisogno di tempo per preparare e organizzare tutto il materiale per la riunione di incremento del programma.

Una buona strategia è quella di creare una lista di controllo di tutti i componenti da considerare quando si inizia la preparazione del piano PI. Ecco cinque suggerimenti che possono aiutarvi:

1. Elenco degli stakeholder: Non perdete mai di vista le persone che supportano la visione a lungo termine del vostro marchio. Assicuratevi di tenere un elenco di tutte le parti interessate che dovete informare prima della riunioneprovate questi modelli di mappatura degli stakeholder per avere supporto2. **Dipende dalla fase del progetto. Aggiungete solo i contenuti importanti, come le roadmap per il futuro e gli elenchi di backlog del precedente evento di piano PI
2. Posizione: Per le riunioni di pianificazione del PI di persona, organizzatele in uno spazio in cui le persone possano muoversi liberamente. In questo modo, non devono essere costretti a stare sulle sedie per tutto il tempo
3. **Il modo migliore per preparare una sessione di pianificazione PI di successo è utilizzare un programma di riunione o un programma di lavorosoftware per il project management (comeClickUp). Queste produttività sono progettate per aiutare i team di sviluppo a pianificare e gestire in modo efficiente i loro prodotti
4. Programma standard: A nessuno piace andare a una riunione completando il tutto alla cieca. A bordorelatori in grado di trasmettere il programma di pianificazione del PI in modo eloquente e che favoriscano contemporaneamente il team building

Sfide comuni a cui prestare attenzione durante gli eventi di piano PI

Oltre alla lista di controllo di cui sopra, i team agili devono anche concentrarsi su affrontare i problemi comuni che si presentano prima di organizzare una sessione di piano PI, soprattutto se i membri del team sono remoti.

**Esploriamo le tre principali sfide legate al piano PI

Mancanza di impegno

Il durata media dell'attenzione di un essere umano è di soli 8,25 secondi, quindi è necessario cercare di mantenere tutti i partecipanti impegnati durante la sessione.

Se continuate a leggere lunghi paragrafi da un copione, questo non vi servirà, ma una conversazione faccia a faccia sì. Inoltre, cercate di incorporare più collaborazione in tempo reale strumenti di collaborazione in tempo reale nelle sessioni. È possibile utilizzare lavagne online che consentono a tutti i partecipanti alla riunione di fare brainstorming, contribuire con idee e sentirsi ascoltati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Whiteboard-gif.gif Lavagne online con funzionalità/funzione collaborative (Principale) /$$$img/

ClickUp Whiteboards è il vostro hub visivo centralizzato per trasformare in modo collaborativo le idee del team in azioni coordinate

Troppe sessioni di piano di PI possono stancare i dipendenti. Quindi, prima della prossima sessione di pianificazione della PI, lavorate su un orario ottimale per la pianificazione della PI cadenza delle riunioni per sfruttare al meglio il tempo di ciascuno.

Problemi di fuso orario

Per gli ambienti di lavoro globali e i team distribuiti, organizzare una riunione con tutti i membri del team all'ora stabilita può essere un incubo. Oltre ai diversi fusi orari, l'organizzazione di questi eventi senza un adeguato strumento di pianificazione può peggiorare ulteriormente le cose.

Si può provare a dividere ogni sessione di piano PI in ore più brevi e prolungarla di un paio di giorni per garantire che tutti possano rimanere per l'intero evento. Considerate di investire in un buon software di pianificazione e l'implementazione di un'efficace strategie di comunicazione di pianificare queste sessioni con largo anticipo.

Comunicazione scorretta

Un problema comune in cui ci si può imbattere spesso è che il titolare o il responsabile del prodotto non esponga chiaramente i problemi attuali, le richieste o i risultati attesi, chiedendo al contempo funzionalità/funzione più dirette. 🤷

Per istanza, se un team di programmatori gestisce circa 20 linee di codice al mese, deve assicurarsi che il lavoro sia prezioso per la visione a lungo termine dell'azienda.

Un approccio intelligente consiste nel mettere i clienti al primo posto in questo scenario. Durante questo processo, analizzate il prodotto dal punto di vista dell'utente e menzionate i punti che gli conferiscono un valore aggiunto e che possono spingere i clienti ad acquistarlo rispetto alle offerte della concorrenza.

6 passaggi per organizzare sessioni di piano PI di esito positivo in ogni momento

Scopriamo ora i passaggi per condurre sessioni significative di pianificazione PI e breakout del team. Ne dimostreremo alcuni Suite Agile di ClickUp Funzionalità/funzione per aiutarvi a capire meglio come implementare ogni passaggio. 🌻

Passaggio 1: mappare gli obiettivi e i target del piano PI

Come menzionato in precedenza, è essenziale che gli obiettivi della PI siano chiari e cancellati fin dall'inizio. Aggiungete tutti gli obiettivi importanti che il vostro team dovrebbe trattare durante la riunione. Senza impostare gli obiettivi la sessione non avrà alcun contesto per creare una tabella di marcia.

È qui che Obiettivi di ClickUp è utile! Consente di iniziare a creare obiettivi per il piano PI o per gli sprint futuri e di ordinarli in cartelle Sprint. È possibile visualizzare lo stato di avanzamento di ciascun obiettivo durante la riunione.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Golas-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Obiettivi semplificati /$$$img/

Stabilite obiettivi misurabili per attività e progetti con progressione automatica per raggiungere più efficacemente gli oggetti con sequenze definite e traguardi quantificabili

Collegate gli obiettivi alle attività per un migliore controllo. In questo modo, ClickUp rifletterà automaticamente lo stato degli obiettivi man mano che si completano le attività collegate. Sentitevi liberi di impostare diversi tipi di traguardi, come metriche numeriche, condizioni e percentuali.

Per facilitare i preparativi del piano pre-PI, aggiungete delle descrizioni a ciascun obiettivo e fate sapere al vostro team per cosa devono creare i materiali.

Vi sembra ancora un lavoro troppo impegnativo? Provate a sfruttare il modello per gli obiettivi SMART di ClickUp per iniziare subito a lavorare sull'impostazione degli obiettivi!

Passaggio 2: Visualizzare il modo in cui il team concepisce le idee

Dopo aver chiarito gli obiettivi, il passaggio successivo è l'ideazione con il team agile. I team usano le lavagne online per fissare gli elementi fissati con le idee in un'impostazione fisica. Ma si può fare molto anche su una lavagna digitale!

Con le lavagne virtuali Lavagne online ClickUp i team possono far fluire il loro flusso creativo in uno spazio infinito. Ogni partecipante ha a disposizione un cursore e una barra degli strumenti per lanciare idee, proporre piani d'azione ed evidenziare funzionalità/funzione prioritarie. 🦋

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-Collaboration.png ClickUp 3.0 Collaborazione su lavagne online /$$$img/

Collaborate visivamente con i membri del team all'interno delle lavagne online di ClickUp per fare brainstorming e trasformare le idee in elementi attuabili

Se i flussi di lavoro proposti per il prossimo incremento sono troppo complessi, saltate su Mappe mentali di ClickUp e creare una mappa del processo passo dopo passo, disegnando connessioni tra più nodi.

Per visualizzare ulteriormente i singoli flussi di lavoro, utilizzare La visualizzazione della Bacheca Kanban di ClickUp per vedere l'avanzamento delle attività nelle varie fasi di avanzamento. Se si devono affrontare più rischi e dipendenze, mappare una soluzione utilizzando La vista Gantt di ClickUp e identificare le dipendenze tra i team per completare il ciclo di incremento successivo.

Passaggio 3: Impostare attività cardine realistiche

Non limitatevi a dare al team istruzioni blande come Inizio e Fine. Assicuratevi che la preparazione del piano PI preveda militudini realistiche che le persone possano completare. Un modo interessante per farlo è quello di usare Attività cardine di ClickUp che consentono di evidenziare qualsiasi traguardo importante.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/gantt-chart-with-milestones-in-clickup.png Attività cardine nella vista Gantt /$$$img/

Visualizzare le attività cardine del progetto con la vista Gantt in ClickUp

Le attività cardine aiutano a motivare il team mostrando il valore dei risultati ottenuti. Aiutano i gestori del team agile ad allocare le risorse per le diverse attività e a fare stime precise per la revisione finale del piano. Inoltre, consentono di rivedere e individuare immediatamente eventuali modifiche, anziché scoprirle all'ultimo momento.

Passaggio 4: Definire i ruoli di ogni membro e redigere piani per gli imprevisti

Assicuratevi sempre che i team di sviluppo siano consapevoli del loro ruolo nella preparazione della prossima sessione di pianificazione del PI. Non sarà di grande aiuto se le cose vanno in tilt e le persone chiedono da fare ogni giorno. Lo stesso vale per gli eventi non pianificati in cui il team si ritrova dappertutto a causa della mancanza di un piano di emergenza.

Una volta creato un elenco di attività nel vostro evento di piano PI, assegnate delle etichette e fate sapere a tutti di cosa sono responsabili. Si può anche provare a a stabilire le priorità delle attività per affrontare prima gli aggiornamenti delle funzionalità/funzione più importanti.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Setting-Task-Priority.png ClickUp 3.0 Impostazione della priorità delle attività /$$$img/

Impostazione rapida della priorità delle attività all'interno di un'attività per comunicare ciò che deve essere preso in considerazione per primo

Utilizzare Priorità delle attività all'interno di ClickUp e definire le attività con una delle quattro etichette a colori: urgente, alta, normale e bassa. È possibile pianificare e impostare queste etichette in anticipo per migliorare la visibilità sui tempi di esecuzione di ogni attività da parte del team.

La definizione dei ruoli del team è altrettanto importante per il corretto flusso di conoscenze e di decisioni una volta iniziato il lavoro di incremento. ClickUp dispone di diversi ruoli modelli di ruoli e responsabilità per aiutarvi. Si può provare con i modelli Modello di matrice RACI di ClickUp per definire i ruoli in base a questi quattro elementi: Responsabile, Accountable, Cconsultato e I**individuo.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-RACI-Matrix-Template.png Modello di matrice RACI di ClickUp /$$$img/

Utilizzate il modello di matrice RACI di ClickUp per delineare i ruoli dei membri del vostro staff nelle diverse attività e compiti

Passaggio 5: stabilire canali di comunicazione aperti e cancellati

Oltre alle riunioni, è difficile per i team avere conversazioni faccia a faccia, che li lasciano bloccati sui problemi.

**Invece di trovare da soli la soluzione a un problema, i membri possono inviare le loro difficoltà e ricevere l'assistenza necessaria, anche dopo l'evento di pianificazione del PI.

Questo è esattamente ciò che il ClickUp Chattare visualizzato è fatta per facilitare le conversazioni aperte. La vista Team consente di inviare collegamenti, immagini e altre risorse ai membri del team per promuovere un lavoro asincrono ben coordinato.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Chat-view-simplified.png ClickUp 3.0 Visualizzazione della chat semplificata /$$$img/

Aggiungete i membri del team alle discussioni e collaborate con ClickUp Chat in un unico spazio, evitando di passare da un software all'altro

Grazie alla possibilità di creare chattare per qualsiasi progetto o team, avete il controllo completo su chi può accedere a ogni conversazione. La funzionalità/funzione consente di menzionare chiunque, di utilizzare modifiche di testo e di assegnare elementi di azione. Proprio quello che vi serve quando avete in mente un video tutorial!

Passaggio 6: Riflettere e perfezionare

Una volta terminato l'evento di piano PI, ricordatevi di riflettere sulle cose che sono andate bene, sulle sfide che avete affrontato e sulle aree da migliorare. Alla fine di ogni sessione di piano PI, fate un rapido sondaggio con i partecipanti, in particolare con gli stakeholder, per conoscere il loro parere sul valore generale e sull'agilità delle sessioni recenti. Per accelerare i tempi, utilizzare Moduli ClickUp per inviare questionari personalizzati ai partecipanti previsti.

Dopo aver ottenuto il feedback, potreste voler saltare su Sprints di ClickUp per automatizzare il flusso di lavoro e tenere traccia dei futuri obiettivi di piano PI. È una soluzione scalabile e può aiutarvi a monitorare le modifiche implementate attraverso i cicli di incremento.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-Bacheca-view-1400x971.png Gestione degli sprint in vista Bacheca /$$$img/

Gestione degli sprint nella vista Bacheca

Best Practices per il piano PI

Tutti i team agili devono sfruttare al meglio una sessione a tempo come la pianificazione PI per assicurarsi che tutti condividano la stessa visione

Per riepilogare quanto abbiamo discusso, ecco alcune delle best practice per la pianificazione del PI che vi aiuteranno a sfruttare al meglio ogni sessione:

• **Nessuno vuole partecipare a una riunione in cui una sola persona parla per ore. Assicuratevi che tutti i partecipanti alla sessione si sentano coinvolti coinvolgendoli a intervalli regolari
• Rendere chiari gli oggetti: Prima della riunione, rendere chiaro l'obiettivo di ogni PI per aiutare i partecipanti a capire cosa devono realizzare durante l'evento
• Registrare ogni sessione: Certo, è possibile organizzare riunioni dal vivo per i membri del team remoti, ma che dire di coloro che non sono riusciti a venire? UtilizzareClickUp Clip per la registrazione di alta qualità dello schermo durante le riunioni senza limiti di tempo
• È bene tenere il monitoraggio del tempo durante ogni sessione di pianificazione della PI per assicurarsi che tutti i punti critici siano discussi in modo ragionevole. IncorporareMonitoraggio del tempo con ClickUp per iniziare a monitorare le vostre sessioni e aggiungere note per ogni voce per un maggiore contesto
• Modelli da utilizzare: Project management, backlog, emodelli per la pianificazione degli sprint forniscono una struttura per registrare i punti ripetitivi che emergono durante le riunioni

Importanza di creare oggetti per il piano PI incentrati sul cliente

Gli obiettivi del piano PI non produrranno i risultati desiderati se non sono basati sulla soluzione dei problemi dei clienti. Ecco un rapido riepilogo di come creare obiettivi di PI che siano positivi per l'azienda:

1. **Il primo passaggio è la valutazione dell'azienda e la comprensione della sua visione. Questo vi permetterà di allineare tutti gli oggetti con gli obiettivi a lungo termine dell'azienda
2. Esaminare il feedback dei clienti: Osservare gli aspetti per i quali i clienti hanno difficoltà o che vogliono migliorare. Comunicate con il vostro team agile per capire quali funzionalità/funzione possono essere aggiunte per risolvere questi problemi
3. Scrivere gli obiettivi del programma: Scrivere gli obiettivi dell'incremento può essere complicato a causa del numero di elementi da coprire. Da fare più velocemente? UtilizzateClickUp AI per redigere i vostri oggetti di PI e portare il brainstorming a un livello superiore! Con oltre 100 casi d'uso preimpostati, potete ideare obiettivi di PI coerenti in pochi minuti
4. **L'ultimo passaggio è la revisione di tutti gli obiettivi PI con più team e l'evidenziazione di quelli ad alta priorità

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Summarize-feature.jpg Funzionalità di riepilogare/riassumere ClickUp per le note delle riunioni /$$$img/

Riepilogare/riassumere le note delle riunioni in pochi secondi con ClickUp AI

Pianificare sessioni di pianificazione di PI promettenti con ClickUp

Per quanto sia difficile condurre una riunione di incremento del programma, non si può negare la sua importanza. Eliminate questa difficoltà con le funzioni estese di ClickUp.

Grazie a ClickUp, le aziende possono suddividere la complessa preparazione del piano PI in parti più piccole, utilizzare modelli e tenere traccia di ogni sessione sotto un unico tetto. Fate il primo passaggio oggi stesso e iscrivetevi a ClickUp gratis. 💗