Oh no, non c'è abbastanza cibo per gli ospiti! Sono arrivati più ospiti di quanti ne avessero confermato la presenza. Quindi ora non c'è abbastanza spazio per tutti i partecipanti nella sede dell'evento! Inoltre, siamo a corto di personale. ?
Come organizzatore di eventi, questi intoppi devono far parte della tua routine.
Comprensibilmente, tra il piano e l'esecuzione dell'evento, tenere tutto sotto controllo tende a diventare opprimente.
E se ti dicessimo che esiste un modo più semplice per garantire che tutto proceda senza intoppi e senza sorprese? Un software di project management per eventi fa tutto il lavoro pesante al posto tuo. ?️
Che si tratti di gestire i programmi degli eventi, coordinare più team e fornitori o gestire i budget e tutto ciò che sta in mezzo.
Che tu sia un dipendente che pianifica un evento come parte del proprio lavoro o un responsabile di eventi, ti aiuteremo a capire cosa cercare in un software di gestione degli eventi, le opzioni disponibili e, soprattutto, il miglior software di pianificazione degli eventi che soddisfi le tue esigenze.
Cos'è un software di gestione degli eventi?
Un software di project management per eventi consente agli organizzatori di pianificare, realizzare e gestire tutti gli eventi in un unico posto. Questi possono variare da conferenze, fiere, feste, eventi sportivi e altro ancora.
La maggior parte dei software di gestione degli eventi rientra in due categorie:
- Piattaforma di project management end-to-end per i team di pianificazione degli eventi
- Una piattaforma che gestisce i singoli elementi della lista di controllo per la pianificazione (ad esempio, registrazione, organizzazione dell'evento, definizione del budget e analisi post-evento).
Il software da scegliere dipende dalle tue esigenze. Soprattutto dopo la pandemia, la tecnologia è stata personalizzata per diversi tipi di eventi. Ad esempio, alcuni software sono più adatti per ospitare eventi virtuali, mentre altri offrono un intervallo più ampio di funzionalità per eventi fisici e ibridi.
Supponiamo che per la tua conferenza di più giorni sul tema "Il futuro del commercio al dettaglio nel 2024" siano in programma più eventi contemporaneamente, sia fisici che online. In questo caso, ti conviene utilizzare un sistema di gestione degli eventi end-to-end.
Ecco alcune funzionalità/funzioni che dovresti valutare per una pianificazione perfetta degli eventi in una piattaforma di gestione eventi. ?
Cosa cercare in un software per la pianificazione di eventi?
Cosa cercare in uno strumento di gestione degli eventi? Semplifichiamo le tue scelte.
- Funzionalità: Lo strumento ha le funzionalità di cui hai bisogno per pianificare, promuovere e realizzare i tuoi eventi? Biglietteria e registrazione personalizzate per eventi con lista d'attesa, registrazione di gruppo e biglietti in prevendita. Elaborazione dei pagamenti integrata in modo che i partecipanti possano acquistare i biglietti online attraverso il tuo sito web. Accesso mobile per organizzatori di eventi e team in movimento. Monitoraggio automatico delle spese in modo da poter tenere sotto controllo il tuo budget.
- Biglietteria e registrazione personalizzate per eventi con lista d'attesa, registrazione di gruppo e biglietti in prevendita.
- Elaborazione dei pagamenti integrata, in modo che i partecipanti possano acquistare i biglietti online attraverso il tuo sito web.
- Accesso mobile per organizzatori di eventi e team sempre in movimento
- Monitoraggio automatico delle spese per tenere sotto controllo il tuo budget.
- Reputazione: chiedi ai tuoi amici organizzatori di eventi quali strumenti utilizzano e controlla le recensioni su Google, nell'app store e su siti di terze parti.
- Sicurezza: è fondamentale garantire la privacy dei dati dei partecipanti. Cerca strumenti conformi alle normative del tuo Paese, come il GDPR.
- Robustezza: il software di gestione per gli organizzatori di eventi è stabile anche in caso di utilizzo intensivo?
- Funzionalità personalizzabili: ogni evento è unico, quindi assicurati che il tuo strumento di pianificazione degli eventi soddisfi le tue esigenze. Ad esempio, lo strumento offre una vista calendario delle scadenze imminenti o diverse viste per visualizzare le attività imminenti?
- Assistenza e aggiornamenti: il tuo strumento di project management dovrebbe offrire un supporto clienti affidabile ed essere aggiornato regolarmente.
- Collaborazione: lo strumento dovrebbe essere in grado di integrarsi con altri sistemi che potresti utilizzare per l'evento. Ad esempio, se il fornitore aggiorna il budget su un altro strumento, ciò dovrebbe riflettersi anche nel tuo strumento. Oppure, se il relatore aggiorna le note in Documenti Google, dovrebbe esserci un'integrazione con Google Apps in modo che le modifiche siano sempre in sincronia.
- Modelli: il software di pianificazione degli eventi fornisce modelli come punto di partenza per vari eventi, invece di costringerti a creare tutto da zero?
- Biglietteria e registrazione personalizzate per eventi con lista d'attesa, registrazione di gruppo e biglietti in prevendita.
- Elaborazione dei pagamenti integrata, in modo che i partecipanti possano acquistare i biglietti online tramite il tuo sito web.
- Accesso mobile per organizzatori di eventi e team sempre in movimento
- Monitoraggio automatico delle spese per tenere sotto controllo il tuo budget.
I 10 migliori software di gestione eventi da utilizzare
1. ClickUp
Lo strumento gratuito di project management di ClickUp è adatto a eventi di qualsiasi dimensione e ti consente di gestire tutta la pianificazione dell'evento, dall'ideazione al giorno dell'esecuzione.
La piattaforma ClickUp è indipendente dal tipo di evento, il che significa che puoi personalizzarne le funzionalità per eventi di qualsiasi dimensione. Che si tratti di una cena a sorpresa per la persona amata o di un matrimonio con mille invitati, la piattaforma si adatta alle tue esigenze.
Puoi creare piani dettagliati per ogni fase dell'evento, organizzare i dettagli chiave in un unico posto e effettuare il monitoraggio degli obiettivi per un evento con il modello di piano strategico per eventi di ClickUp.
Le migliori funzionalità di ClickUp
- Aggiungi stati personalizzati (come aperto, in corso e completato), categorizza e aggiungi attributi (budget, budget rimanente, budget speso e stato dei pagamenti) e visualizza tutte le informazioni in un unico posto.
- Che tu stia organizzando un evento di lavoro, una conferenza aziendale o un matrimonio, i modelli di disposizione dei posti a sedere ti consentono di pianificare e progettare una disposizione dei posti a sedere in modo da evitare il sovraffollamento.
- Se stai organizzando una conferenza importante, il piano includerà la prenotazione di hotel e auto a noleggio, la pianificazione dei voli e degli orari di viaggio, nonché il trasporto e l'alloggio, assicurandoti che tutto rientri nel tuo budget. I modelli di itinerario documentano i dettagli del tuo evento e sono modelli pronti all'uso che possono essere utilizzati per ogni tipo di evento.
- ClickUp AI, uno degli assistenti basati sull'IA per gli organizzatori di eventi, risolve anche le parti più impegnative del processo di pianificazione degli eventi, tra cui la stesura dei piani, la creazione di contenuti e il brainstorming di idee per eventi aziendali.
- Oltre 100 automazioni semplificano i flussi di lavoro di pianificazione degli eventi e automatizzano le attività ripetitive, consentendoti di concentrarti sugli aspetti critici del processo di pianificazione.
- Crea obiettivi tracciabili, monitorali, misura i traguardi e automatizza il monitoraggio dei progressi con gli obiettivi di ClickUp.
Limiti di ClickUp
- Curva di apprendimento iniziale
- ClickUp AI è disponibile solo per gli utenti a pagamento.
Prezzi di ClickUp
- Free Forever
- Illimitato: 7 $ al mese per utente
- Aziendale: 12 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
ClickUp Brain: disponibile su tutti i piani a pagamento al costo di 7 $ al mese per ogni membro dell'area di lavoro.
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (oltre 8900 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3800 recensioni)
Bonus: software CRM per eventi!
2. Asana
Che si tratti di una grande organizzazione o di un piccolo team di pianificazione di eventi, lo strumento di project management di Asana ti consente di tenere traccia di ogni dettaglio relativo al tuo evento in un unico posto. ?️
Asana consente agli utenti di raccogliere idee per eventi, assegnare attività a soggetti interessati come coordinatori della sede, coordinatori del programma, coordinatori del marketing e team di merchandising, personalizzare modelli di project management e effettuare il monitoraggio delle attività cardine dell'evento.
Le migliori funzionalità di Asana
- Organizza il tuo lavoro in bacheche Kanban per le riunioni con i fornitori, visualizza le attività in un elenco verticale da fare e visualizza le sequenze in formato diagramma di Gantt.
- Diversi gruppi possono collaborare su progetti e attività utilizzando le aree di lavoro di Asana.
- Aggiungi campi personalizzati per specificare la fase, la priorità e i costi relativi al flusso di lavoro dell'evento.
Limiti di Asana
- Si tratta di un lavoro richiesto per collegare attività gerarchiche, progetti e le loro dipendenze.
- Asana non dispone di fogli di calcolo integrati, il che significa che non è possibile visualizzarli o modificarli direttamente da Asana.
Prezzi di Asana
- Base: gratis per sempre
- Premium: 10,99 $ al mese per utente
- Business: 24,99 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Asana
- G2: 4,3/5 (oltre 9400 recensioni)
- Capterra: 4,5/5 (oltre 12.100 recensioni)
3. Monday. com
Gli organizzatori di eventi utilizzano Monday per pianificare conferenze su larga scala ed eventi online e ibridi, insieme ad altri tipi di eventi come feste per bambini ed eventi privati.
Il software si concentra su flussi di lavoro centralizzati per la registrazione agli eventi, la collaborazione tra team, la gestione del marketing degli eventi e il monitoraggio in tempo reale man mano che l'evento si svolge. ?
Monday. com funzionalità/funzioni migliori:
- I modelli di sequenza di progetto consentono ai team organizzativi di includere dettagli specifici relativi alle attività, come il numero di risorse disponibili per un evento, insieme alle tempistiche stimate per ciascuna attività.
- Raccogli i dati degli eventi per ottenere informazioni dettagliate su tempistiche, carico di lavoro e stato di avanzamento e visualizzali tramite dashboard.
- Le bacheche di alto livello mostrano tutti gli eventi su una piattaforma centralizzata, che può essere ulteriormente suddivisa in gruppi come le categorie di eventi.
Limiti di Monday.com
- I dashboard non sono disponibili per gli utenti gratis.
- L'integrazione del Calendario potrebbe essere migliorata per consentire le previsioni.
Prezzi di Monday.com
- Gratis: Free Forever
- Base: 8 $ al mese per postazione
- Standard: 10 $ al mese per postazione
- Pro: 19 $ al mese per postazione
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su Monday.com
- G2: 4,7/5 (oltre 8600 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 4200 recensioni)
4. Trello
Trello è uno strumento più semplice rispetto ad altri software di project management per eventi.
Originariamente uno strumento di collaborazione per team, molti team utilizzano Trello per le attività di pianificazione degli eventi e il project management relativo agli eventi.
Ad esempio, se stai organizzando una festa di compleanno per bambini, le bacheche Trello ti aiutano a gestire i flussi di lavoro, condividere idee, fissare scadenze, assegnare progetti e monitorare lo stato dei progetti. È un'esperienza divertente.
Le migliori funzionalità/funzioni di Trello
- L'area di lavoro Trello dispone di schede attività in cui è possibile aggiungere allegati, documenti, immagini e altri dati per collaborare con altri team e fornitori esterni.
- L'automazione senza codice dei flussi di lavoro lo rende facile da usare anche per chi non ha competenze tecniche.
- Butler di Trello ti consente di creare comandi per automatizzare le attività di gestione degli eventi, come la gestione delle scadenze.
Limiti di Trello
- Trello non offre la chat in tempo reale.
- Considerando che manca di funzionalità/funzioni quali email integrate, possibilità di assegnare commenti e supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, non è adatto per eventi su larga scala.
Prezzi di Trello
- Free
- Standard: 5 $ al mese per utente
- Premium: 10 $ al mese per utente
- Enterprise: 17,50 $ al mese per utente
Valutazioni e recensioni di Trello
- G2: 4,4/5 (oltre 13.390 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 22.800 recensioni)
5. Basecamp
Supponiamo che tu stia pianificando una conferenza virtuale con summit di più giorni. Sarebbe utile avere uno strumento di project management come Basecamp per raccogliere dati quali i tassi di coinvolgimento dei partecipanti, i numeri di registrazione e i tassi di partecipazione.
Il software di gestione delle attività di Basecamp consente la collaborazione tra più team, come organizzatori di eventi, esperti di marketing, dirigenti e fornitori.
L'integrazione del diagramma di Gantt di Basecamp lo rende un ottimo software per la pianificazione di eventi. Gli utenti possono semplicemente trascinare e rilasciare le loro attività da svolgere qui, e i manager possono visualizzare su cosa sta lavorando ogni membro del team.
A questa fase, puoi valutare se avrai bisogno di più personale man mano che l'evento si avvicina.
Le migliori funzionalità di Basecamp
- Dashboard di una sola pagina per tutti i progetti, gli incarichi e il calendario
- Chat di gruppo integrata in tempo reale per comunicare con diversi team
- Area di lavoro organizzata per archiviare documenti e file
Limiti di Basecamp
- Nessun piano gratis, a meno che tu non sia uno studente.
- Basecamp non dispone di registrazione video in-app.
Prezzi di Basecamp
- Personale: 15 $ al mese
- Business: 299 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Basecamp
- G2: 4,1/5 (oltre 5200 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (oltre 14.200 recensioni)
6. Wrike
Se hai intenzione di organizzare eventi online su scala ridotta, come webinar, ti consigliamo il software di project management Wrike.
Dispone di modelli di pianificazione degli eventi per gestire le date di scadenza, organizzare calendari condivisi, effettuare il monitoraggio dei progressi su bacheche visive e controllare il budget.
Le migliori funzionalità di Wrike
- I modelli predefiniti semplificano il piano per gli eventi ricorrenti.
- Bacheche Kanban con dashboard personalizzate, diagrammi di Gantt interattivi e visualizzazioni dinamiche del calendario.
- Flussi di lavoro personalizzati per monitorare lo stato in tempo reale
Limiti di Wrike
- Curva di apprendimento per gli utenti alle prime armi
- La vista Gantt è disponibile solo per gli utenti a pagamento.
Prezzi di Wrike
- Free
- Team: 9,80 $ al mese per utente
- Aziendale: 24,80 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
- Pinnacle: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Wrike
- G2: 4,2/5 (oltre 3400 recensioni)
- Capterra: 4,3/5 (oltre 2400 recensioni)
7. Notion
Se stai pensando di organizzare una festa di compleanno a sorpresa per il tuo partner, la piattaforma di project management Notion può aiutarti a organizzare tutto. Puoi creare schemi di progetto con modelli integrati, registrare note e centralizzare costi e attività in un unico hub.
Le migliori funzionalità di Notion
- Notion IA è un partner creativo per la scrittura che ti aiuta a trovare idee e creare contenuti per eventi.
- Modelli personalizzabili per organizzare il tuo processo di pianificazione del piano
Limiti di Notion
- Alcuni utenti sostengono che manchi uno strumento di reportistica integrato.
Prezzi di Notion
- Free
- Plus: 8 $ al mese per utente
- Aziendale: 15 $ al mese per utente
- Enterprise: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Notion
- G2: 4,7/5 (oltre 4800 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 1800 recensioni)
8. Cvent
Se stai organizzando una fiera, la tecnologia per eventi di Cvent ti consente di creare un'esperienza memorabile per i tuoi partecipanti.
La piattaforma di gestione degli eventi riduce le attività amministrative pre-evento, consentendoti di acquisire, qualificare e seguire i lead.
Le migliori funzionalità/funzioni di Cvent
- Semplifica il processo di ricerca della sede dell'evento con la gestione delle sedi
- La gestione degli espositori semplifica le attività e le comunicazioni degli espositori per ridurre il coordinamento avanti e indietro.
- La piattaforma webinar ti consente di creare webinar coinvolgenti per eventi virtuali.
Limiti di Cvent
- La piattaforma è costosa rispetto ad altri strumenti presenti in questo elenco.
- Le funzionalità/funzioni possono risultare eccessive per gli utenti meno esperti di tecnologia e per chi lo utilizza per la prima volta.
Prezzi Cvent
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Cvent
- G2: 4,3/5 (oltre 1700 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (oltre 900 recensioni)
9. Whova
Anziché utilizzare diversi software per gestire la biglietteria, la comunicazione con i partecipanti e la logistica, il software di pianificazione eventi Whova offre una soluzione completa per gli organizzatori di eventi.
La piattaforma ibrida unificata per eventi e il software di gestione delle sedi di Whova offrono stand digitali per eventi quali fiere del lavoro, esposizioni e fiere commerciali.
Le migliori funzionalità/funzioni di Whova
- Crea brochure per eventi ottimizzate per dispositivi mobili con il marchio della tua azienda.
- Invia notifiche push con annunci mirati
- Gestisci i partecipanti e la biglietteria degli eventi dalla stessa piattaforma.
Limiti di Whova
- Integrazioni limitate con piattaforme di terze parti
Prezzi Whova
- Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Whova
- G2: 4,8/5 (oltre 1200 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 1700 recensioni)
10. Scoro
Crea budget di progetto, assegna lavori fatturabili e non fatturabili e gestisci riunioni, attività e fatture con gli strumenti di gestione eventi di Scoro.
Il Planner di Scoro ti offre una panoramica dei carichi di lavoro individuali, degli slot disponibili, dei potenziali overbooking e delle scadenze.
Tieni traccia delle ore fatturabili e effettivamente lavorate su ogni progetto o cliente e trasferiscile alle fatture con tariffe personalizzate in più valute. Puoi anche inviare automaticamente promemoria di fatture scadute per i saldi non pagati e semplificare la gestione dei pagamenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Scoro
- Ampie funzionalità di reportistica per analizzare e misurare le prestazioni dell'evento.
- Crea proposte e calcola i costi di consegna con modelli predefiniti.
- La pianificazione delle risorse garantisce che le attività vengano assegnate in base alla capacità degli organizzatori di eventi.
Limiti di Scoro
- Nessun piano Free
- Alcuni utenti segnalano una scarsa reattività da parte del supporto clienti.
Prezzi di Scoro
- Essential: 26 $ al mese per utente
- Standard: 37 $ al mese per utente
- Pro: 63 $ al mese per utente
- Ultimate: prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni di Scoro
- G2: 4,5/5 (oltre 380 recensioni)
- Capterra: 3,7/5 (oltre 1700 recensioni)
Organizza i tuoi eventi con un software complesso e personalizzabile
Con uno strumento di project management per eventi, puoi stare certo che i tuoi eventi saranno memorabili per i partecipanti e che tutto andrà secondo il piano. ?
Funzionalità fondamentali come modelli di pianificazione degli eventi, ClickUp AI, integrazioni, obiettivi e gestione delle attività di progetto ti consentono di lanciare eventi di successo che i tuoi partecipanti ricorderanno a lungo. ?
Se stai organizzando il tuo prossimo evento, prova ClickUp gratis.