Organizzare un evento è uno dei modi migliori per entrare in connessione con nuovi clienti e clienti attuali. Aiuta voi (o il vostro cliente, se siete un organizzatore di eventi) a generare credibilità e fiducia, a costruire relazioni con i clienti e, prima o poi, a realizzare più vendite. 💰
Tuttavia, il marketing degli eventi richiede una grande quantità di tempo e di lavoro. Ci sono dati da gestire, logistica da organizzare e poi, naturalmente, l'importantissima interazione con i client prima, durante e dopo l'evento.
Per assicurarsi che i clienti abbiano la migliore esperienza possibile e per ottimizzare le opportunità offerte dall'evento, è necessario un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per il marketing e il piano degli eventi.
Scopriamo come software di gestione degli eventi vi supporta nel processo di pianificazione. Vi suggeriremo anche alcuni dei migliori software per la gestione degli eventi disponibili oggi, perché sia che stiate gestendo un evento conferenza virtuale un evento di persona o un evento ibrido con elementi sia virtuali che dal vivo, l'automazione del marketing è la vostra buona amica. 🪄
Come utilizzare un CRM per la gestione degli eventi
Un sistema CRM di base fa proprio quello che c'è scritto sulla scatola. Una piattaforma CRM gestisce le relazioni con i client tenendo traccia delle loro informazioni di contatto, delle loro richieste e di tutte le interazioni che avete avuto con loro. 🙋♀️
Una piattaforma CRM per organizzatori di eventi porta questo aspetto a un livello superiore. Certo, tiene traccia delle informazioni sui client, ma permette anche di fare molto di più. Per esempio:
- Sfruttare strumenti di gestione degli eventi comemodelli per il piano degli eventi per essere sicuri di aver pensato a tutto, dalla registrazione dell'evento alle comunicazioni di follow-up
- Gestite i vostri provider, in modo da sapere esattamente chi è responsabile per cosa
- Utilizzate gli strumenti di comunicazione integrati per gestire campagne di email marketing personalizzate, creando in anticipo il coinvolgimento dei partecipanti
- Monitorate la registrazione all'evento, in modo che il vostro organizzatore di eventi o il team di marketing possano modificare la campagna, se necessario
- Etichettate i VIP, i clienti nuovi o fedeli e altri partecipanti chiave, in modo da sapere come comportarvi con loro
- Monitorare il check-in dei partecipanti all'evento il giorno stesso, utilizzando un'app mobile che aggiorna tutte le informazioni in tempo reale
- Follow-up dopo l'evento direttamente dal vostro software CRM per sfruttare il vostro esito positivo
Gestione dei dati dei clienti, delle attività personali e delle comunicazioni in ClickUp da qualsiasi dispositivo
In sostanza, le migliori piattaforme per la gestione degli eventi supportano l'utente durante l'intero processo di gestione project management dell'evento processo.
Vantaggi degli strumenti CRM per la gestione degli eventi
Un'eccellente piattaforma di gestione degli eventi semplifica sia la gestione dei client che la pianificazione degli eventi. Fa risparmiare tempo e lavoro richiesto agli organizzatori di eventi in molti modi.
Ad esempio:
- È possibile segmentare i clienti, in modo da poter vedere esattamente chi è il pubblico quando si pianificano campagne di email e social media marketing
- Con tutti i dettagli dei fornitori in un unico posto, è facile trovare i fornitori migliori
- Pratici formati precostituiti comemodelli di itinerari emodelli di programmi per conferenze offrono una struttura personalizzabile per la sequenza degli eventi
- Monitorano chi c'è e chi non c'è, semplificando la gestione dei partecipanti il giorno stesso
- Una piattaforma per eventi semplifica il flusso di lavoro durante tutto il ciclo di vita dell'evento, grazie alla connessione con altri elementi del vostro stack tecnologico, come il sistema di gestione delle attività
- Fornisce statistiche post-evento, come le vendite dei biglietti e le presenze, e offre funzioni di sondaggio per raccogliere feedback e migliorare il processo la prossima volta
- Con tutte le informazioni sui clienti in un unico posto, il team commerciale ha a disposizione tutte le informazioni sui clienti di cui ha bisogno per un esito positivo dei follower 📞
10 Migliori CRM per organizzatori di eventi e gestione dei client nel 2024
Da tutto ciò che uno strumento CRM per la pianificazione di eventi può fare per voi, può essere difficile capire esattamente quale piattaforma funzionerà meglio per i vostri eventi di persona o online. Per fortuna, siamo qui per spiegarvi come scegliere il miglior CRM per la gestione degli eventi per la vostra azienda.
Ricordate che il vostro obiettivo è di risparmiare tempo e lavoro richiesto, organizzando al contempo il miglior evento possibile per tutti gli interessati.
Con queste premesse, ecco i nostri 10 migliori consigli per il 2024. 🏆
1. ClickUp 
Create il modulo dei vostri sogni e migliorate il vostro processo di assunzione con la funzionalità/funzione personalizzabile di ClickUp
ClickUp è una piattaforma di lavoro all-in-one che semplifica ogni aspetto della vostra azienda, comprese le soluzioni di gestione delle relazioni con i clienti.
Il ClickUp, strumento CRM gratuito è particolarmente indicato per le piccole aziende che non possono permettersi di spendere una fortuna per una soluzione costosa. Con un intervallo di opzioni per il Modelli di CRM per iniziare, è possibile personalizzare la visualizzazione per mostrare i dati esatti che si stanno cercando, nel formato che si preferisce.
Poi, quando sarete pronti per iniziare a pianificare il vostro evento, Gli strumenti di gestione degli eventi di ClickUp vi aiutano a organizzare ogni dettaglio. Programmate le sequenze temporali in un calendario condivisibile, assegnate le attività nel sistema di gestione delle attività e gestite complessi elenchi di cose da fare in un colpo d'occhio.
Risparmiate ancora più tempo con gli altri modelli. Da una semplice Modello di Brief per eventi ClickUp fino a un documento completo di Modello di gestione degli eventi ClickUp non dovrete più ricominciare da zero l'intero ciclo di vita dell'evento. 📝
Usare la dinamica Moduli ClickUp per automatizzare la registrazione dei partecipanti, semplificare l'acquisizione dei contatti, ottenere l'approvazione delle condizioni e inviare le informazioni direttamente al vostro database. Utilizzate i moduli per accettare proposte da potenziali fornitori, in modo da poter confrontare rapidamente le loro offerte. Oppure usateli per raccogliere i feedback dei partecipanti, in modo da poter migliorare il vostro prossimo evento.
Tenete tutto sotto controllo in tempo reale su una dashboard intuitiva e centralizzata. ClickUp Dashboard sono completamente personalizzabili, in modo che possiate costruirle per avere una visione approfondita dello stato e dell'esito positivo del vostro evento. 🙌
Funzionalità/funzione migliori di ClickUp
- Suddivisione di grandi attività in attività più piccole, ognuna con una propria data di inizio e di fine, e indicazione delle relative dipendenze
- Controllare l'accesso a specifiche aree di lavoro per ospiti e client
- Impostazione di notifiche per ricordare a voi stessi e agli altri le attività più importanti
- Semplificare la collaborazione e tenere tutti sotto controllo con liste di controllo e priorità chiare per il giorno dell'evento
- Chattare con il proprio team all'interno di ClickUp, mantenendo tutte le conversazioni in un unico posto
- Utilizzate un dispositivo mobile per accedere al sistema basato sul cloud di ClickUp da qualsiasi luogo, compresa la sede dell'evento
- Grazie all'integrazione con Salesforce, il team commerciale può accedere alle informazioni necessarie per seguire i contatti dopo l'evento
Limiti di ClickUp
- Le funzioni sono così tante che può volerci un po' di tempo per capirle tutte
- L'app mobile non è ancora all'altezza di quella desktop, ma il team di ClickUp sta lavorando per migliorarla
Prezzi di ClickUp
- **Free Forever
- Unlimitato: $7/mese per utente
- Business: $12/mese per utente
- Azienda: Contattare per i prezzi
Valutazioni e recensioni di ClickUp
- G2: 4,7/5 (8.700+ recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (3.700+ recensioni)
2. Cvent
Via Cvent Cvent è una piattaforma dedicata alla gestione degli eventi che automatizza tutto, dalla ricerca di una sede alla pianificazione del piano, dalla registrazione dei partecipanti al monitoraggio del ritorno sugli investimenti (ROI). Può essere utilizzata per conferenze in presenza su larga scala, piccoli workshop, eventi virtuali come i webinar e tutto il resto. 🧑🏫
Con una forte attenzione al coinvolgimento dei partecipanti e dei client, il sistema vi aiuta a creare un sito web con marchio e a personalizzare tutto il vostro marketing. È inoltre possibile gestire le richieste e le approvazioni sulla piattaforma, interagire con i fornitori, monitorare il budget e fare rapporto agli stakeholder.
Le migliori funzionalità/funzione di Cvent
- Promozione e pianificazione del vostro evento direttamente dalla piattaforma
- Accesso a una rete globale di sedi e fornitori
- Collaborare con il proprio team mentre si è in viaggio tramite l'app mobile
- Effettuate il check-in dei partecipanti dalla piattaforma e stampate i badge quando ne avete bisogno
- Utilizzare Cvent per più eventi contemporaneamente
- Il supporto clienti è attivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, quindi è sempre disponibile in caso di necessità
Limiti di Cvent
- Alcuni utenti ritengono che la piattaforma sia piuttosto costosa e preferirebbero un pacchetto più conveniente
- È un sistema molto complesso e può essere un po' opprimente se non si è molto esperti di tecnologia
Prezzi di Cvent
- Contatto per i prezzi
Valutazioni e recensioni di Cvent
- G2: 4,3/5 (oltre 1.700 recensioni)
- Capterra: 4,4/5 (900+ recensioni)
3. Piano Pod
via Piano Pod Planning Pod è uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti per i pianificatori di eventi professionali e per i locali o per i fornitori di servizi team di gestione dei fornitori . Consente di creare una pagina web dell'evento e di impostare liste di controllo, itinerari e attività del progetto, oltre a disporre di moduli di registrazione online integrati.
Questo software per la gestione degli eventi prende gestione dei contatti consente di vedere gli eventi a cui partecipano i clienti, i documenti ad essi associati e le loro fatture, tra le altre cose. Una volta che un lead è nel sistema, è possibile gestire la sua pipeline commerciale, impostare riunioni e personalizzare la comunicazione. 📤
Funzionalità/funzione migliori di Planning Pod
- Semplificare la comunicazione grazie all'integrazione con le piattaforme di email e social media
- Incorporare un modulo web personalizzabile sul vostro sito web per catturare i contatti
- Usare il sistema per progettare il piano e la disposizione delle postazioni
- Effettuare pagamenti online attraverso la piattaforma
Limiti di Planning Pod
- Per gli organizzatori di eventi non è sempre facile trovare ciò che si sta cercando nel sistema
- Il componente del sito web dell'evento non è molto personalizzabile, per cui c'è un limite a quello che si può fare
Prezzi di Planning Pod
- Planner: $59/mese per utenti illimitati (fatturati annualmente)
- Business: $89/mese per utenti illimitati (fatturati annualmente)
- Enterprise 50: $129/mese per utenti illimitati (fatturati annualmente)
- Enterprise 75 e oltre: Contattare per i prezzi
Piano Pod valutazioni e recensioni
- G2: 4.2/5 (17 recensioni)
- Capterra: 4.4/5 (30+ recensioni)
4. EventHub
Via EventHub EventHub funziona sia come piattaforma di gestione per gli organizzatori di eventi dal vivo sia come mercato per venditori, espositori e sponsor in cerca di opportunità di partnership.
Questa soluzione di gestione delle relazioni con i clienti per eventi offre un intervallo di applicazioni digitali, tra cui un sistema di documentazione che consente la firma elettronica, piani dal vivo che aiutano a progettare il layout dell'evento e funzioni di pagamento online.
Il sistema offre una visualizzazione centrale delle operazioni tramite un dashboard di facile utilizzo e l'intero sistema è personalizzabile e scalabile, in modo da poterlo impostare in base alle esigenze della vostra azienda.
Le migliori funzionalità/funzione di EventHub
- Raggruppamento delle attività per data o priorità grazie a filtri personalizzati
- Trovare fornitori ed espositori e gestire tutte le comunicazioni con loro attraverso la piattaforma
- Pianificate aggiornamenti in tempo reale e notifiche, in modo che tutti i partecipanti siano sempre aggiornati
- Accedere alle informazioni dell'evento da qualsiasi luogo, poiché l'intero sistema è basato su cloud 🌥️
Limiti di EventHub
- È stato progettato principalmente per eventi di persona piuttosto che per eventi virtuali
- L'app per dispositivi mobili potrebbe fare alcuni miglioramenti
Prezzi di EventHub
- Contatto per i prezzi
Valutazioni e recensioni su EventHub
- G2: 4.5/5 (1 recensione)
- Capterra: Ancora nessuna recensione
5. EventoMobi
Via EventoMobi EventMobi è un piano end-to-end per la pianificazione di eventi con l'obiettivo di aumentare il coinvolgimento dei partecipanti.
Vi guida nella creazione di un sito web di marketing per eventi e di inviti via email con un marchio personalizzabile. E se l'evento è virtuale, è possibile applicare lo stesso marchio allo spazio virtuale dell'evento.
I partecipanti possono registrarsi online, quindi è possibile effettuare il check-in tramite la piattaforma EventMobi durante l'evento. Un'app personalizzata per eventi mobili aiuta gli ospiti a orientarsi e li tiene impegnati con funzioni come la gamification e i sondaggi, premiandoli per il loro impegno.
Lo strumento di gestione delle relazioni con i clienti li aiuta anche a fare rete con gli altri partecipanti, gli espositori e gli sponsor, e persino a fissare riunioni di persona o online. 🤝
Le migliori funzionalità/funzione di EventMobi
- Gestione di eventi di persona, virtuali o ibridi dalla piattaforma EventMobi
- Creazione di elenchi personalizzati di attività per gli eventi in base alla posizione e alle priorità
- Tracciamento di tutte le statistiche in tempo reale da un dashboard centrale, che semplifica anche il monitoraggio del ROI
- Utilizzare Zapier per creare connessioni API (Application Programming Interface) per integrazioni con altre parti del vostro stack tecnologico
- Questo CRM per organizzatori di eventi è disponibile in 23 lingue
Limiti di EventMobi
- Alcuni utenti trovano le opzioni di design un po' limitate, ad esempio la scelta dei font e dei widget
- Le impostazioni avanzate che permettono un maggior numero di personalizzazioni possono richiedere tempo per essere comprese
Prezzi di EventMobi
- Contatto per i prezzi
Valutazioni e recensioni su EventMobi
- G2: 4.6/5 (oltre 200 recensioni)
- Capterra: 4.7/5 (60+ recensioni)
6. Monday
Via Monday Monday è stato progettato per aiutarvi a pianificare tutti i tipi di eventi, dai piccoli incontri interni e di networking alle grandi conferenze e agli eventi online. 👪
Utilizzate la piattaforma per collaborare con il vostro team, altri team e fornitori durante la fase di pianificazione e durante l'evento. Pianificate le promozioni e gestite i materiali di marketing, quindi integrateli con i social media per creare entusiasmo intorno all'evento.
Registrate i partecipanti utilizzando moduli personalizzabili che confluiscono nel vostro flusso di lavoro. Inviate messaggi di benvenuto, create e gestite attività e monitorate l'intero evento in tempo reale.
Le migliori funzionalità/funzione di Monday
- È abbastanza facile e intuitivo da usare
- Semplifica la gestione delle attività e la collaborazione e aiuta a snellire i flussi di lavoro
- Si aggiorna in tempo reale, in modo da sapere sempre esattamente a che punto siete voi e il vostro team nel processo di lavoro
- È basato su cloud e scalabile, quindi può essere utilizzato da aziende di tutte le dimensioni
Limiti di Monday
- Monday è unstrumento per il project management che aiuta a pianificare e coordinare l'evento, ma non permette agli organizzatori di eventi di prenotare i client o di essere pagati attraverso il sistema
- Alcuni utenti ritengono che il dashboard dovrebbe essere più personalizzabile per le loro esigenze
Prezzi di Monday
- **Free Forever: Free per un massimo di due utenti
- Basic: $8/mese per utente (addebitato annualmente)
- Standard: $10/mese per utente (con fatturazione annuale)
- Pro: $16/mese per utente (fatturati annualmente)
- Azienda: Contattare per i prezzi
Monday valutazioni e recensioni
- G2: 4,7/5 (oltre 200 recensioni)
- Capterra: 4,6/5 (4.100+ recensioni)
7. Incollare
Via Colla Glue Up è una soluzione CRM progettata per gestire il coinvolgimento delle organizzazioni non profit e delle comunità. Offre una piattaforma digitale che aiuta a comprendere i membri e a gestire i processi di adesione, oltre a creare relazioni.
La gestione di eventi offline o online per i membri o i potenziali membri è semplice, poiché la piattaforma aiuta a semplificare il flusso di lavoro. È possibile creare pagine per gli eventi, offrire diversi livelli di prezzo per membri e non membri e scegliere le opzioni di pagamento.
I partecipanti possono quindi registrarsi e pagare online, e si può usare lo scanner di biglietti integrato per effettuare il check-in se l'evento è in corso. 📱
Le migliori funzionalità/funzione di Glue Up
- Generate un'eco intorno al vostro evento e fate crescere i vostri soci con campagne email drag-and-drop
- Iscrivete nuovi membri con moduli digitali personalizzabili, che li aggiungono direttamente al vostro database dei soci
- Inviate una promemoria automatica tramite il sistema alla scadenza delle quote associative
- Impostazione e misurazione degli indicatori di performance chiave dell'evento sul sistema
Limiti di Glue Up
- Questa piattaforma CRM è piuttosto complessa, con molte funzionalità/funzione, il che comporta una curva di apprendimento
- Alcuni utenti trovano Glue Up un po' costoso, soprattutto per le piccole organizzazioni e le organizzazioni non profit
Prezzi di Glue Up
- Contattare per i prezzi
Valutazioni e recensioni di Glue Up
- G2: 4.5/5 (80+ recensioni)
- Capterra: 4.5/5 (110+ recensioni)
8. Stova
Via Stova Aventri è stato recentemente unito a Stova, che si descrive come "l'ecosistema tecnologico definitivo per gli eventi" Questo CRM per la gestione degli eventi è estremamente flessibile e scalabile e può essere utilizzato da tutti i tipi di aziende e da singoli organizzatori di eventi.
Gestite le riunioni di piano degli eventi, le prenotazioni delle sedi, le offerte dei fornitori, il budget e le spese, tutto dalla piattaforma Stova. Avete anche accesso a modelli per aiutarvi a costruire il vostro sito web dell'evento e potete creare i vostri modelli di email da utilizzare più volte.
Il processo di registrazione online dei partecipanti fluisce senza problemi nel processo di prenotazione di viaggi e hotel, e potete stampare badge, inviti e certificati dal sistema. 📃
Tutti i dati dell'evento sono centralizzati, rendendo il monitoraggio e la reportistica personalizzata un gioco da ragazzi.
le migliori funzionalità/funzioni di #### Stova
- Collaborazione con tutti i team del piano tramite il sistema Stova
- Sfruttare la pubblicità e le sponsorizzazioni con strumenti di gestione e un'app mobile che condivide i contenuti sponsorizzati con i partecipanti
- Integrazione con altre soluzioni software utili, come Salesforce o Marketo, grazie alle API integrate
Limiti di Stova
- I prezzi sono rivolti alla fascia alta del mercato
- Molte funzionalità/funzione hanno un costo aggiuntivo, e la scelta di ciò che serve può essere travolgente
Prezzi di Stova
- Contattare per i prezzi
Stova valutazioni e recensioni
- G2: 4.2/5 (160+ recensioni)
- Capterra: 4.3/5 (80+ recensioni)
9. Zoho CRM
via Zoho CRM La soluzione CRM di Zoho fa parte del più ampio ecosistema Zoho ed è adatta anche al piano degli eventi. Permette di tenere traccia di diversi eventi, tutti in un unico posto.
Utilizzate criteri personalizzati per creare un elenco di contatti mirati dal vostro database esistente e inviateli direttamente dalla piattaforma. È possibile impostare impostazioni automatiche in modo che, quando i contatti si iscrivono per partecipare, ricevano email di conferma e di follow-up per continuare la conversazione. 📨
Durante l'evento, un'app scanner in grado di leggere 17 lingue diverse raccoglie i dati direttamente dalle schede aziendali. I nuovi contatti dell'evento vengono aggiunti automaticamente al database, con un tag relativo a quell'evento, per far crescere il vostro pubblico.
Le migliori funzionalità/funzione di Zoho CRM
- Monitoraggio delle menzioni sui social media da parte dei partecipanti, in modo da poter vedere la vostra portata e rispondere direttamente ai post
- Filtrare tutti i dati per analizzare e fare reportistica sulle informazioni necessarie
- Misurare l'esito positivo dell'evento misurando le vendite commerciali derivanti dai nuovi contatti
Limiti di Zoho CRM
- L'interfaccia utente può sembrare complicata quando si inizia a usarlo per la prima volta
- Alcuni utenti si sono lamentati che il team del supporto clienti non è efficace nel risolvere i loro problemi
Prezzi di Zoho CRM
- Standard: $14/mese per utente (con fatturazione annuale)
- Professional: $23/mese per utente (fatturati annualmente)
- Enterprise: $40/mese per utente (fatturati annualmente)
- Ultimate: $52/mese per utente (fatturati annualmente)
Valutazioni e recensioni su Zoho CRM
- G2: 4.0/5 (2.400+ recensioni) - per Zoho CRM
- Capterra: 4.3/5 (6.300+ recensioni)
10. Bitrix24
Via Bitrix24 Bitrix24 è un CRM per organizzatori e gestori di eventi, che può essere utilizzato per eventi online o ibridi. Strumenti per il project management e calendari condivisi aiutano a pianificare e organizzare la logistica. 🗓️
Una volta pronti, potrete connettervi con i contatti esistenti nel vostro database o iniziare a raccogliere dati su nuovi potenziali clienti che potrebbero partecipare ai vostri eventi. Inoltre, è possibile gestire i fornitori, memorizzando informazioni sui loro servizi e sulle loro valutazioni.
Gli strumenti di marketing facilitano la connessione con i contatti tramite email o telefonate. La visualizzazione a 360 gradi del profilo dei contatti offre una visione dettagliata della storia delle relazioni con ogni cliente, aggiungendo profondità al vostro impegno.
Le migliori funzionalità di Bitrix24
- Sfruttate il numero illimitato di record consentiti, con campi personalizzati multipli, nel loro CRM basato su cloud
- Importazione o esportazione dei dati CRM da o verso un file Excel o CSV, a seconda delle necessità
- Utilizzare la piattaforma Bitrix tramite browser o come app sul desktop o su un dispositivo mobile iOS o Android
Limiti di Bitrix24
- La curva di apprendimento per i nuovi utenti è molto ripida e può essere necessario un po' di tempo per prendere confidenza con il sistema
- L'interfaccia utente è piuttosto complicata e non è molto intuitiva
Prezzi di Bitrix24
- Basic: $$$a/mese per un team di massimo 5 utenti
- Standard: $$$a mese per un team fino a 50 utenti
- Professional: $$$a mese per un team fino a 100 utenti
- Enterprise: $$$$a mese per un team fino a 250 utenti (costo aggiuntivo per più utenti)
Valutazioni e recensioni di Bitrix24
- G2: 4.1/5 (500+ recensioni)
- Capterra: 4.2/5 (750+ recensioni)
Semplificare il piano degli eventi con la migliore soluzione CRM
Il piano di un evento richiede un'attenzione meticolosa ai dettagli, processi che funzionano e la collaborazione di tutto il team. Da fare, per esempio, è la logistica, l'impostazione di un sito web per l'evento, la registrazione online, il check-in il giorno stesso, l'impegno e il follow-up dopo l'evento.
I CRM per la gestione degli eventi automatizzano molte di queste attività, snellendo il flusso di lavoro e lasciando meno spazio agli errori. Da fare in modo più rapido, per avere più tempo da dedicare ai veri obiettivi dell'evento: generare lead, costruire relazioni e, infine, realizzare vendite che incrementino i profitti. 📈
ClickUp è il vostro sportello unico per la gestione degli eventi. Con strumenti di project management e task management, un sistema CRM integrato e modelli per ogni aspetto del piano dell'evento (e molto altro ancora), vi offre tutto il supporto di cui avete bisogno. Iscrivetevi gratis con ClickUp oggi stesso e create un evento spettacolare sotto ogni punto di vista. 🎆