Ketika Anda adalah seorang spesialis pemasaran digital lepas, semua hal berjalan melalui Anda.
Anda menulis brief. Anda menerima panggilan klien. Anda menanggapi umpan balik dan memantau tenggat waktu secara mental.
Namun, sistem tersebut akan runtuh begitu Anda mencoba untuk berkembang.
Saat Anda mulai menangani lebih banyak klien atau mempekerjakan penulis atau manajer akun penuh waktu pertama Anda, celah-celah mulai terlihat. Anda harus mengelola tenggat waktu, mengoordinasikan pekerjaan, merekrut, menyiapkan proses onboarding klien, dan ratusan hal lainnya.
Anda mulai berpikir: Bagaimana cara mengembangkan agensi pemasaran Anda tanpa kehilangan keunggulan Anda?
Sebagai pendiri agensi digital yang sedang berkembang, peran Anda beralih dari melakukan menjadi merancang.
Tiba-tiba, Anda membutuhkan proses yang dapat diulang. Anda membutuhkan templat onboarding klien, brief bersama, dan tinjauan internal. Anda sedang membangun bisnis yang dapat beroperasi tanpa Anda harus ada di setiap ruangan.
Dan itulah yang dibahas dalam panduan ini: Cara mengembangkan agensi pemasaran digital Anda dengan sistem dan alat yang sudah terintegrasi.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Memperluas Agen Pemasaran?
Salah satu bagian tersulit dalam mengelola agensi pemasaran digital adalah mengetahui kapan waktu yang tepat untuk berkembang. Bergerak terlalu cepat dapat berisiko membuat tim Anda terlalu terbebani, menghabiskan dana secara berlebihan, atau mengorbankan kualitas. Menunggu terlalu lama akan membuat Anda terjebak dalam mode reaktif terus-menerus—terlalu terbebani, kekurangan sumber daya, dan tidak mampu berkembang.
Jadi, bagaimana Anda tahu saatnya sudah tiba?
Berikut adalah beberapa tanda bahwa bisnis pemasaran digital Anda telah melampaui struktur saat ini:
1. Anda menolak klien baru meskipun ada permintaan.
Jika saluran inbound Anda sehat tetapi Anda masih menolak klien baru, itu pertanda sistem pengiriman Anda belum dapat berskala.
Anda mungkin ahli dalam meluncurkan kampanye pemasaran. Namun, tanpa infrastruktur yang tepat, setiap klien tambahan terasa seperti risiko daripada peluang.
📚 Baca Lebih Lanjut: Proses Onboarding Klien dengan Template
2. Anda adalah bottleneck untuk setiap keputusan dan hasil kerja.
Mulai dari memilih alat manajemen proyek dan perangkat lunak agensi pemasaran hingga menyetujui karya kreatif dan kampanye, tidak ada yang bergerak tanpa persetujuan Anda. Di agensi digital yang berkembang, hal ini menjadi tidak berkelanjutan.
Untuk menjaga kualitas saat Anda memperluas layanan pemasaran Anda, Anda memerlukan alur kerja yang dapat diskalakan, peran yang jelas, dan proses yang dapat diulang.
3. Klien menginginkan solusi 360 derajat yang tidak dapat Anda tawarkan sendiri.
Mungkin Anda ahli dalam SEO. Atau media berbayar.
Namun, klien existing Anda meminta layanan otomatisasi email, penulisan konten, atau pemasaran influencer. Memperluas layanan pemasaran digital Anda dengan merekrut atau bermitra memungkinkan Anda memperbesar ukuran akun tanpa harus terus-menerus mengejar klien baru.
4. Pertumbuhan datang dengan biaya pengalaman klien
Anda tahu sudah waktunya untuk mengevaluasi ulang operasional dan proses Anda ketika hasil mulai tidak konsisten, atau proses onboarding terasa terburu-buru.
Sebuah agensi yang sedang berkembang membutuhkan KPI pemasaran, SOP, dan sistem untuk menghasilkan upaya pemasaran yang konsisten dan berkualitas tinggi.
5. Fokus Anda telah beralih dari output ke pertumbuhan
Anda telah berkembang dari bertanya ‘Bagaimana cara menyelesaikan proyek ini lebih cepat?’ menjadi pertanyaan seperti:
- Jenis tim apa yang saya butuhkan untuk mendukung pertumbuhan ini?
- Apakah pesan kami sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh pasar sasaran?
- Apakah kita perlu melakukan riset pasar sebelum memperluas penawaran layanan kita?
- Apakah strategi pemasaran digital kami saat ini dapat diulang dan diskalakan?
🧠 Fakta Menarik: DDB Worldwide Communications Group telah bekerja sama dengan Volkswagen di Amerika Serikat sejak 1959. Hubungan klien yang telah berlangsung lebih dari setengah abad!
Cara Memperluas Agen Pemasaran Anda (Langkah demi Langkah)
Skalabilitas berarti melepaskan diri dari pola pikir freelancer dan membangun sesuatu yang dapat berjalan sendiri, bahkan tanpa kehadiran Anda. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukannya.
1. Ubah layanan Anda menjadi produk
Ketika Anda masih dalam tahap awal, mudah tergoda untuk menerima setiap permintaan khusus. ‘Kami akan membangun situs web Anda, mengelola iklan Anda, menulis blog Anda, mengelola media sosial Anda… apa pun yang Anda butuhkan. ’
Tentu saja, Anda terus mendapatkan bayaran untuk itu, tetapi Anda akan menemui hambatan saat memikirkan cara mengembangkan agensi pemasaran digital Anda.
Dengan layanan yang terstandarisasi, Anda tidak perlu memulai dari nol untuk setiap klien baru. Anda menentukan:
- Apa yang Anda lakukan
- Apa yang termasuk
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
- Berapa biayanya
📌 Contoh penawaran layanan yang diproduktifikasi:
- Audit SEO + 5 optimasi on-page + dokumen strategi kata kunci: Untuk agensi pemasaran digital yang berspesialisasi dalam pencarian organik.
- Pengaturan Google Ads + Optimasi 30 hari + Dashboard pelaporan: Untuk agensi pemasaran kinerja
- Paket identitas merek: Logo, palet warna, 3 templat media sosial: Untuk agensi digital kreatif
Mengapa ini cocok untuk Anda adalah karena Anda memiliki margin yang dapat diprediksi. Anda tahu berapa lama setiap paket membutuhkan waktu, sehingga Anda dapat menetapkan harga untuk mendapatkan keuntungan.
Selain itu, ada lebih sedikit perubahan ruang lingkup dalam manajemen proyek agensi Anda. Anda dapat menunjuk ke penawaran Anda dan mengatakan, ‘Itu tidak termasuk, tetapi ini adalah penawaran untuknya. ’
Asisten AI bawaan ClickUp, ClickUp Brain, membantu Anda membuat proposal klien kustom yang menonjolkan layanan Anda. Lebih baik lagi, ia juga dapat membantu Anda menyusun ringkasan email dan percakapan, menerjemahkan panggilan telepon, dan mengubah langkah selanjutnya menjadi tugas yang dapat dieksekusi yang dapat Anda tugaskan kepada anggota tim yang tepat.
2. Bangun alur kerja pengiriman yang dapat diskalakan
Saat Anda mengembangkan agensi pemasaran Anda, menciptakan alur kerja yang dapat diulang memastikan bahwa setiap kampanye pemasaran mengikuti jalur yang konsisten, terlepas dari siapa yang mengelolanya.
Mulai dari onboarding klien hingga manajemen akun, pengiriman, umpan balik, pelaporan, dan offboarding, Anda perlu menciptakan sistem untuk cara kerja bergerak melalui agensi Anda.
Bagaimana caranya?
- Otomatiskan proses Anda: Hemat waktu dengan proses yang dapat berjalan secara otomatis, menggunakan templat yang dapat digunakan ulang, seperti templat proposal konsultasi, templat laporan pemasaran digital, dan lain-lain.
- Mapping ketergantungan dan garis waktu: Pahami tugas mana yang bergantung pada tugas lain, sehingga keterlambatan tidak mengejutkan Anda. Gunakan garis waktu proyek visual untuk mengidentifikasi bottleneck sejak dini.
- Buat proses persetujuan terpusat: Kumpulkan umpan balik di tempat kerja berlangsung, langsung di dalam alat manajemen proyek, untuk menghindari kesalahpahaman.
- Meningkatkan visibilitas untuk klien dan tim internal: Buat dasbor atau tampilan ringkasan untuk mengurangi kebutuhan akan email pembaruan status yang terus-menerus.
- Buat sumber kebenaran tunggal: Dokumentasikan SOP Anda, konvensi penamaan file, siklus umpan balik, dan jadwal pengiriman.
Bayangkan mengelola beberapa kampanye klien, masing-masing dengan tenggat waktu, aset, dan persetujuan yang berbeda. Alih-alih mengandalkan spreadsheet dan email yang tersebar, ClickUp, ruang kerja AI terintegrasi pertama di dunia, membantu Anda mengotomatisasi manajemen proyek secara besar-besaran.
ClickUp untuk Manajemen Proyek menyimpan semua dokumen, proyek, dan percakapan Anda di satu tempat. Hal ini membentuk dasar yang membantu Anda:
Standarkan alur kerja pengiriman Anda
Hindari email yang tersebar. Buat templat tugas dengan ClickUp Task Templates untuk hasil kerja umum seperti posting blog, kampanye iklan, atau proyek desain. Dengan cara ini, setiap tugas baru yang Anda buat di ClickUp secara otomatis包含 subtugas, jadwal, dan penugas yang sama. Anda bahkan dapat menambahkan Custom Fields dan Dependencies di ClickUp untuk menyederhanakan tugas lebih lanjut.
Buat dasbor klien yang interaktif
Dengan Dashboard ClickUp, Anda dapat memantau kemajuan proyek secara real-time tanpa perlu pembaruan atau panggilan terus-menerus. Anda dapat membuat dashboard klien untuk menampilkan tonggak pencapaian dan jadwal pengiriman, serta membuat dashboard hanya untuk tampilan atau mengekspor ringkasan untuk pelaporan.
Begini cara membuatnya:
Sentralisasikan tinjauan dan persetujuan aset.
👀 Tahukah Anda? 22,34% profesional melaporkan menghabiskan sekitar setengah hari kerja setiap minggu untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Sementara 10,47% lainnya menghabiskan satu setengah hari kerja setiap minggu hanya untuk pencarian informasi.
Ketika Anda memiliki satu repositori untuk semua aset, ulasan, dan persetujuan di agensi pemasaran digital Anda, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari detail-detail ini dan lebih banyak waktu untuk mengerjakan kampanye.
Misalnya, semua draf konten Anda dapat disimpan di ClickUp Docs. Anda dapat menggunakan Proofing di ClickUp untuk meninjau materi iklan, PDF, carousel, dan aset pemasaran lainnya tanpa perlu meninggalkan ClickUp.
Visualisasikan dan kelola jadwal kampanye.
Salah satu cara tercepat untuk mengurangi keterlambatan adalah dengan memvisualisasikan semua bagian proyek Anda. ClickUp menyediakan Tampilan Kalender untuk merencanakan dan menjadwalkan posting media sosial, blog, dan lainnya.
Dengan tampilan Gantt Chart ClickUp, Anda dapat merencanakan sumber daya dan jadwal untuk kampanye besar, strategi pemasaran, atau peluncuran produk. Selain itu, fitur Milestones ClickUp memungkinkan Anda menandai peristiwa penting seperti serah terima, tanggal peluncuran, dan lainnya.
3. Merekrut atau mengalihdayakan secara strategis
Sebagian besar agensi pemasaran tidak berkembang karena mereka tumbuh ke arah yang salah.
Mereka menambah volume sebelum menambah struktur. Lebih banyak klien. Lebih banyak hasil kerja. Lebih banyak ‘Kita akan atur nanti.’
Tanda-tanda Anda perlu mulai mengalihdayakan pekerjaan:
- Anda sedang menangani pekerjaan yang sebenarnya tidak punya waktu untuk diselesaikan.
- Anda menggunakan tim kreatif terbaik Anda untuk tugas-tugas yang kurang produktif seperti mengatur presentasi atau menjadwalkan posting.
- Inovasi terhenti (tidak ada waktu untuk menguji alat pemasaran AI baru atau strategi)
- Proyek menjadi lambat setiap kali anggota tim kunci mengambil cuti atau sakit.
- Pelaporan klien atau dokumentasi kampanye terus-menerus diabaikan.
- Anda meluncurkan penawaran layanan baru sebelum membangun kemampuan internal.
Sebagai pendiri, Anda tidak ingin merespons dengan merekrut freelancer secara acak, perekrutan terburu-buru, atau kontrak retainer yang mahal. Faktanya, Anda tidak membutuhkan lebih banyak orang. Anda membutuhkan kombinasi yang tepat antara orang dan sistem.
Hal itu mungkin berarti mempekerjakan manajer proyek sebelum mempekerjakan desainer lain. Atau mendelegasikan iklan berbayar kepada spesialis sehingga tim umum Anda tidak perlu menghabiskan berjam-jam menonton tutorial YouTube untuk hasil yang biasa-biasa saja.
Dengan perekrutan strategis atau outsourcing, Anda melindungi inti bisnis agensi Anda: kualitas kerja tim Anda dan fleksibilitas mereka.
Anda dapat menggunakan tampilan Beban Kerja ClickUp untuk memvisualisasikan kapasitas tim Anda. Anda bahkan dapat menyesuaikan kapasitas berdasarkan jadwal kerja masing-masing anggota tim di Workspace mereka.
4. Fokus pada retensi klien daripada akuisisi
Tergantung pada industri Anda, mendapatkan pelanggan baru bisa lima hingga 25 kali lebih mahal daripada mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Hal ini karena Anda tidak perlu menghabiskan waktu dan sumber daya untuk mencari klien baru. Cukup jaga agar pelanggan yang sudah ada tetap puas, dan bahkan peningkatan 5% dalam tingkat retensi pelanggan dapat meningkatkan keuntungan Anda sebesar 25-95%.
Menjaga klien yang ada dapat menstabilkan pertumbuhan. Untuk mencapai hal ini secara konsisten, penting untuk mengukur nilai seumur hidup (LTV), mempermudah proses onboarding, dan meningkatkan komunikasi.
- LTV menunjukkan kepada Anda siapa klien terbaik Anda, tidak hanya berdasarkan pengeluaran, tetapi juga keuntungan, jangka waktu, dan nilai strategis.
- Proses onboarding yang kuat menentukan arah. Klien memutuskan apakah mereka percaya pada tim Anda dalam 2–4 minggu pertama.
- Komunikasi yang berkelanjutan dapat mengurangi risiko churn di ruang pemasaran digital. Sebagian besar klien tidak meninggalkan Anda karena kinerja yang buruk, tetapi karena mereka merasa diabaikan, bingung, atau terputus.
Untuk itu, pertimbangkan untuk menggunakan Platform Manajemen Proyek Agen Kreatif ClickUp untuk mendokumentasikan semua detail ini. Platform ini dilengkapi dengan banyak fitur berguna:
Template onboarding otomatis
Buat templat onboarding otomatis yang memandu klien melalui setiap langkah. Ini mencakup pertemuan awal, pengiriman aset, templat pelacakan waktu, dan penetapan tujuan kampanye tanpa harus memulai dari awal setiap kali.
Misalnya, Template Onboarding Klien ClickUp memungkinkan Anda memberikan pengalaman onboarding klien yang mulus dan konsisten setiap kali.
Anda dapat:
- Gunakan tampilan Formulir Pendaftaran Pelanggan untuk mengumpulkan informasi penting di awal (seperti model bisnis, tujuan, atau kredensial akses).
- Tugaskan tugas seperti panggilan awal, pengumpulan konten, atau tinjauan strategi pemasaran digital menggunakan status kustom seperti “Panggilan Onboarding” atau “Penugasan Tim” untuk melacak kemajuan.
- Atur otomatisasi untuk mengirim email pengingat atau memperbarui pemilik tugas saat suatu langkah selesai, sehingga semua orang tetap sejalan tanpa perlu tindak lanjut tambahan.
- Pantau kemajuan bisnis baru dan tingkat kepuasan menggunakan Dashboards, sehingga Anda dapat mendeteksi risiko churn sejak dini dan meningkatkan pengalaman pelanggan seiring waktu.
📌 Contoh: Saat klien SEO baru bergabung, templat onboarding ClickUp Anda secara otomatis menugaskan tugas seperti “Kirim email selamat datang,” “Jadwalkan panggilan strategi,” “Kenali tren industri,” dan “Minta akses ke analitik.”
Dokumen terpusat
Simpan SOP dan panduan yang ditujukan untuk klien di ClickUp Docs yang dapat diakses oleh tim Anda kapan saja. Tambahkan format yang kaya, daftar periksa, dan bahkan sisipkan video atau tautan Loom untuk menjelaskan proses dengan jelas.
Dengan kolaborasi real-time, tim Anda dapat memperbarui SOP seiring perkembangan hubungan, dan dengan kontrol izin, Anda dapat menentukan apakah klien dapat melihat, memberikan komentar, atau tetap tidak terlibat.
Anda juga dapat menghubungkan dokumen langsung di dalam deskripsi tugas atau dasbor untuk manajer akun dan tim kreatif agar selalu memiliki panduan merek, preferensi ulasan, dan referensi gaya bahasa yang mudah diakses.
Buat siklus umpan balik terpusat
Dengan ClickUp Forms, Anda dapat mengumpulkan umpan balik secara terpusat dalam satu sistem, bukan lima alat yang berbeda. Dengan logika kondisional, Anda bahkan dapat meminta klien untuk memberikan tanggapan yang spesifik sesuai konteks. Lebih lanjut, Anda dapat mengatur otomatisasi dan memvisualisasikan semua umpan balik.
Anda dapat mengatur umpan balik, pengingat berkala untuk tinjauan kuartalan, pengecekan kepuasan bulanan, atau survei akhir proyek.
Struktur agensi pemasaran seperti ini membantu meyakinkan klien Anda bahwa mereka berada di tangan yang tepat. Dan ketika mereka merasa diperhatikan, didengar, dan didukung, mereka akan tetap setia lebih lama, memberikan Anda pendapatan lebih tanpa harus terus-menerus mencari klien baru.
Saya mencoba ClickUp dan langsung jatuh cinta padanya. Platform ini telah menjadi bagian favorit dari rutinitas kerja saya. Saya adalah penggemar setia ClickUp—saya menceritakan tentang ClickUp kepada semua orang.
Saya mencoba ClickUp dan langsung jatuh cinta padanya. Platform ini telah menjadi bagian favorit dari rutinitas kerja saya. Saya adalah penggemar setia ClickUp—saya menceritakan tentang ClickUp kepada semua orang.
5. Otomatisasi tugas administratif dan tugas berulang
Tugas administratif dapat secara diam-diam menghabiskan berjam-jam waktu tim Anda setiap minggu, seperti membuat faktur, mengirimkan pengingat, dan menjadwalkan pertemuan. Tidak satupun dari tugas-tugas tersebut secara langsung mengembangkan agensi Anda, tetapi semuanya harus diselesaikan.
Tips untuk mengotomatisasi pekerjaan administratif:
- Grup dan batch tugas-tugas serupa untuk mengurangi pergantian konteks bagi semua orang di agensi pemasaran digital Anda.
- Gunakan templat untuk pekerjaan berulang seperti email onboarding klien, daftar periksa kickoff proyek, atau templat kalender konten.
- Otomatiskan tugas-tugas bernilai rendah seperti pembaruan status, pengingat, dan entri data.
- Standarkan komunikasi berulang dengan mengatur respons siap pakai atau menjadwalkan pengecekan rutin sebelumnya.
Dari penugasan tugas hingga pembaruan status dan pembuatan laporan, ClickUp Automations memungkinkan Anda menghemat waktu berjam-jam setiap minggu dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin.
Anda dapat menggunakan otomatisasi yang sudah jadi atau membuat alur kerja kustom berdasarkan proses agensi Anda.
📌 Contoh: Anda dapat mengatur otomatisasi yang secara otomatis membuat tugas pelaporan kampanye pemasaran setiap Jumat, menugaskan tugas tersebut kepada anggota tim yang tepat, dan mengirimkan pembaruan kepada klien setelah tugas tersebut selesai. Atau secara otomatis menghasilkan faktur saat proyek mencapai status "Selesai".
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan AI untuk Otomatisasi Pemasaran (Kasus Penggunaan & Alat)
📮 ClickUp Insight: 24% pekerja mengatakan tugas-tugas berulang menghalangi mereka untuk melakukan pekerjaan yang lebih bermakna, dan 24% lainnya merasa keterampilan mereka tidak dimanfaatkan sepenuhnya. Itu berarti hampir setengah dari tenaga kerja merasa terhambat secara kreatif dan tidak dihargai. 💔
ClickUp membantu mengalihkan fokus kembali ke pekerjaan yang berdampak tinggi dengan agen AI yang mudah diatur, mengotomatisasi tugas berulang berdasarkan pemicu. Misalnya, ketika suatu tugas ditandai sebagai selesai, agen AI ClickUp dapat secara otomatis menugaskan langkah berikutnya, mengirim pengingat, atau memperbarui status proyek, sehingga Anda terbebas dari tindak lanjut manual.
💫 Hasil Nyata: STANLEY Security berhasil mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membuat laporan hingga 50% atau lebih dengan alat pelaporan yang dapat disesuaikan dari ClickUp—membebaskan tim mereka untuk fokus lebih sedikit pada format dan lebih banyak pada peramalan.
6. Buat pusat pengetahuan terpusat
Seiring pertumbuhan agensi pemasaran digital Anda, kekacauan pun meningkat, terutama saat tim Anda terus-menerus mencari SOP terbaru, brief klien, atau templat laporan yang tersembunyi di inbox seseorang atau folder Google Drive yang acak.
Itulah mengapa menciptakan pusat pengetahuan terpusat adalah hal yang tidak bisa ditawar. Ini adalah otak agensi Anda, menyimpan semua SOP, templat, brief klien, dan dokumentasi dalam satu ruang yang terstruktur dan mudah diakses.
Di sinilah ClickUp Docs dan Wikis berperan.
Gunakan ClickUp Docs untuk:
- Buat dan kelola SOP internal seperti “Cara meluncurkan kampanye iklan Facebook” atau “Proses pelaporan bulanan klien.” Semua orang di agensi pemasaran digital Anda mengikuti panduan yang sama.
- Buat templat penulisan konten yang dapat digunakan ulang, templat peta jalan pemasaran, rencana kampanye, atau proses onboarding.
- Simpan dokumentasi khusus proyek langsung di dalam daftar tugas atau folder, sehingga tim Anda tidak perlu berpindah-pindah antara alat untuk mendapatkan konteks.
Anda juga dapat membuat Wiki yang dapat digunakan untuk:
- Buat Wiki internal untuk mengorganisir tim (Desain, Konten, Strategi) dengan daftar periksa, alat, dan FAQ. Misalnya, tim desain Anda dapat mengakses pedoman aset merek, sementara tim konten menemukan daftar periksa editorial.
- Bagikan jadwal pengiriman, catatan rapat, aset merek, profil audiens target, protokol komunikasi, FAQ, dan norma komunikasi di Central Wiki yang aktif.
👀 Tahukah Anda? Pekerja pengetahuan rata-rata beralih di antara 9,4 aplikasi setiap hari: Mengelola proyek, CRM, email, dan alat analitik. Fenomena "Work Sprawl " ini merupakan pembunuh produktivitas yang diam-diam, menyebabkan kerugian produktivitas global sebesar $2,5 triliun. Inilah mengapa banyak agensi beralih ke platform all-in-one seperti ClickUp untuk menjaga kesehatan tim mereka.
7. Perbaiki sistem penjualan dan generasi prospek
Saat Anda baru memulai, prospek datang dari jaringan Anda, beberapa rekomendasi, mungkin satu atau dua pesan langsung (DM) yang tidak dikenal. Namun, seiring pertumbuhan agensi Anda, Anda tidak bisa lagi mengandalkan 'kontak acak' atau berharap klien akan memperbarui kontrak secara magis.
Untuk tumbuh secara konsisten dan meramalkan pendapatan Anda dengan akurat, Anda membutuhkan mesin generasi prospek yang dapat diulang, yang menggabungkan pemasaran inbound, rujukan, dan kemitraan strategis.
💡 Tips Pro: Pertimbangkan untuk menggunakan CRM untuk agensi pemasaran guna mengorganisir alur kerja Anda di seluruh tiga saluran. Lacak sumber prospek, tahap, prioritas, dan frekuensi tindak lanjut di satu tempat, karena skalabilitas berarti membangun mesin pendapatan yang mendukung agensi yang ingin Anda kelola 12 bulan ke depan.
Mulailah dengan fokus pada pemasaran konten, SEO, dan magnet prospek yang menarik klien ideal Anda. Ini termasuk menerbitkan studi kasus atau panduan praktis untuk menunjukkan bagaimana agensi Anda mengatasi tantangan bisnis. Hal ini juga bisa berarti membuat kampanye pemeliharaan prospek bertahap atau menggunakan video untuk menarik minat prospek secara organik.
Pertimbangkan juga untuk menetapkan insentif rujukan untuk klien atau rekan (misalnya, diskon 10% untuk setiap rujukan yang berhasil). Strategi lain yang dapat dipertimbangkan adalah kemitraan dengan alat SaaS atau agensi lain yang melayani audiens Anda, tetapi dengan layanan yang saling melengkapi.
📚 Baca Lebih Lanjut: Cara Menggunakan AI untuk Generasi Leads
8. Pantau kinerja dan sesuaikan
Mari kita mulai dengan batasan pelaporan berbasis spreadsheet.
Setiap laporan klien menjadi rutinitas menyalin data, memformat grafik, mengejar tangkapan layar kampanye, dan memperbarui metrik. Satu rumus yang salah, satu baris yang usang, atau pembaruan yang terlewat—dan data klien menjadi salah.
Hal ini juga kurang jelas secara visual dan konteks, karena spreadsheet tidak dapat menghubungkan metrik dengan tonggak pencapaian. Dan saat Anda mengelola 15+ klien, pelaporan menjadi pekerjaan penuh waktu.
Dashboard intuitif, di sisi lain, secara otomatis mengumpulkan metrik dari alat proyek, platform iklan, atau status tugas. Mereka menggunakan grafik, diagram, dan bilah kemajuan untuk menyampaikan kinerja dengan cara yang mudah dipahami oleh klien. Mereka merupakan sumber kebenaran tunggal, memungkinkan semua tim Anda bekerja berdasarkan data yang sama. Karena bersifat standar, jenis pelaporan ini dapat diskalakan di berbagai jenis layanan dan segmen klien.
Dalam ekosistem ClickUp, dengan ClickUp Dashboards, agensi Anda dapat:
- Visualisasikan kemajuan tugas, waktu yang dilacak, dan tonggak kampanye.
- Ambil data dari Bidang Kustom, Status, dan penugas untuk melaporkan hasil kerja.
- Gunakan kartu untuk memantau kesehatan proyek, beban kerja, alokasi sumber daya, dan item yang terlambat.
- Buat tampilan proyek yang berbeda untuk tim internal dan klien, sambil bekerja dengan data real-time yang sama.
Dan jika Anda sedang melihat sejumlah metrik dan bingung apa artinya semua itu, cukup tanyakan kepada ClickUp Brain. Ia dapat menganalisis setiap titik data di dasbor Anda dan menjawab pertanyaan seperti:
- Klien mana yang paling mungkin berhenti berlangganan?
- Di mana tim kami menghabiskan waktu paling banyak?
Itu belum semuanya! Coba templat manajemen agensi ClickUp yang siap pakai untuk mengelola segala hal, mulai dari alur penjualan, penentuan ruang lingkup proyek, hingga pengiriman kepada klien, permintaan perubahan, dan umpan balik.
Dibangun dengan praktik terbaik industri, termasuk:
- Sembilan Tampilan ClickUp untuk memvisualisasikan beban kerja dan pengiriman klien.
- 30 Status Kustom untuk mengelola proses antar tim, mulai dari penjualan dan pemasaran hingga manajemen akun.
- Otomatisasi untuk menetapkan pemicu, kondisi, dan tindakan untuk tugas-tugas.
- Kolom Kustom untuk mengorganisir dan menyaring pekerjaan berdasarkan jenis item PMO, jadwal, cakupan, deskripsi proyek, anggaran, dan fase proyek kreatif.
Template ini adalah sistem plug-and-play yang dirancang untuk membantu agensi Anda beroperasi dengan efisien, cepat, dan berorientasi pada klien.
📚 Baca Lebih Lanjut: Agen Pemasaran Konten Terbaik untuk Bisnis Anda
Kesalahan Umum Saat Memperluas Agen Pemasaran
1. Kurangnya dokumentasi
Semua informasi tersimpan di kepala seseorang. Proses-proses dijelaskan secara lisan, preferensi klien tersebar di berbagai obrolan, dan karyawan baru diorientasikan dengan 'tanya saja sekitar. ' Seiring pertumbuhan bisnis, pengetahuan informal ini tidak dapat diskalakan.
🧠 Dampak: Pengiriman menjadi tidak konsisten, pelatihan tim memakan waktu lama, dan kesalahan terulang di berbagai proyek.
✅ Solusi: Bangun basis pengetahuan terpusat dengan SOP, templat, konvensi penamaan, dan alur kerja menggunakan alat seperti ClickUp Docs atau Wikis. Mulailah dengan 3 layanan teratas yang dapat diulang. Untuk inspirasi, berikut cara tim pemasaran ClickUp menggunakan ClickUp.
2. Tidak ada peran atau tanggung jawab yang jelas
Semua orang terlibat dalam segala hal, dan tidak ada yang bertanggung jawab sepenuhnya. Desainer mengejar brief, strategis mengedit salinan, dan panggilan klien terputus karena ‘Saya pikir Anda yang menangani itu. ’
🧠 Dampak: Kebingungan internal, pekerjaan yang tumpang tindih, dan serah terima yang terlewatkan yang membuat frustrasi baik tim maupun klien.
✅ Solusi: Tentukan tanggung jawab yang jelas untuk setiap proyek menggunakan kerangka kerja RACI (Bertanggung Jawab, Bertanggung Jawab Penuh, Diberi Tahu, Diberi Informasi).
Di dalam Dashboard ClickUp, dengan menambahkan Bidang Kustom yang terkait dengan peran dan widget dashboard yang tepat, Anda dapat membuat tampilan real-time dan transparan tentang kepemilikan tugas untuk proses pemasaran.
3. Tidak melacak keuntungan per klien
Anda tahu pendapatan bruto Anda, tetapi tidak tahu margin per akun. Beberapa klien menghabiskan lebih banyak daripada yang mereka hasilkan, tetapi tanpa pelacakan waktu atau analisis upaya, Anda tidak tahu mana yang mana.
🧠 Dampak: Anda dapat meningkatkan pendapatan tanpa harus meningkatkan keuntungan.
✅ Solusi: Lacak waktu yang dihabiskan per klien atau layanan menggunakan ClickUp Time Tracking. Gunakan dashboard untuk membandingkan jam kerja dengan nilai, dan kurangi atau sesuaikan harga untuk pekerjaan dengan margin rendah.
4. Kelebihan alat
Struktur alat bantu agensi Anda menjadi berantakan: Slack + Google Docs + Trello + Notion + Excel + Email. Tidak ada yang terintegrasi satu sama lain.
🧠 Dampak: Pergantian konteks, upaya yang terduplikasi, dan kurangnya visibilitas antar fungsi.
✅ Solusi: Konsolidasikan operasi agensi Anda ke dalam satu platform, seperti ClickUp untuk Manajemen Proyek Pemasaran. ClickUp memungkinkan Anda untuk mengonsolidasikan tugas, dokumen, jadwal, umpan balik, dan pelaporan—mengurangi Work Sprawl dan pergantian konteks.
5. Tantangan kepemimpinan tanpa KPI
Tanpa kepemimpinan yang kuat dalam agensi pemasaran, kampanye Anda akan kekurangan arah dan pertanggungjawaban. Anda akan sibuk menangani konflik internal atau tim Anda menghabiskan waktu pada pekerjaan yang tidak bernilai. Semua ini juga merupakan bagian dari KPI yang tidak jelas.
🧠 Dampak: Bahkan ketika pekerjaan Anda solid, ekspektasi klien tetap tidak terpenuhi.
✅ Perbaikan: Beberapa KPI kritis yang harus Anda pantau adalah kepuasan pelanggan dan retensi, optimasi tingkat konversi (CRO), pengembalian investasi (ROI), biaya akuisisi pelanggan (CAC), dan nilai seumur hidup pelanggan (CLV).
Pertimbangkan untuk menggunakan Template Agen Pemasaran ClickUp untuk menyelaraskan tim Anda dengan tujuan dan KPI yang bermakna.
Alat yang Membantu Anda Memperluas Bisnis
Manajemen proyek dan kolaborasi
ClickUp
Platform terpusat untuk manajemen tugas, alur kerja, dasbor, dan dokumentasi yang dirancang khusus untuk agensi, ClickUp mengurangi kebutuhan untuk berinvestasi dalam beberapa alat yang terpisah.
Fitur terbaik
- Pengelolaan tugas yang fleksibel dengan tugas bersarang, subtugas, dan ketergantungan—ideal untuk alur kerja proyek yang kompleks.
- Berbagai tampilan (papan Kanban, diagram Gantt, dan lainnya) memungkinkan tim untuk memvisualisasikan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan mereka.
- Asisten AI bawaan yang memahami konteks untuk pembuatan konten, ringkasan, dan otomatisasi pekerjaan berulang—berguna untuk tim konten, pemasaran, operasi penjualan, dan sebagainya.
- Dokumen + manajemen pengetahuan + obrolan + tugas + papan tulis—semua dalam satu tempat, mengurangi perpindahan konteks dan kelelahan akibat penggunaan banyak alat.
Batasan
- Dengan banyak fitur, kurva pembelajaran bisa cukup curam bagi tim yang baru mengenal platform sekompleks ini.
Harga
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.7/5 (10.600+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (4.500+ ulasan)
Proposal dan dukungan penjualan
PandaDoc
Mempermudah pembuatan proposal dengan modul seret dan lepas, tanda tangan elektronik, dan pelacakan keterlibatan. Gunakan untuk membuat, mengedit, mengirim, melacak, dan menandatangani secara elektronik proposal, penawaran, kontrak, dan dokumen bisnis lainnya.
Fitur terbaik
- Membantu pengguna dengan cepat membuat proposal, penawaran, dan kontrak yang rapi tanpa memerlukan keterampilan desain atau pengeditan dokumen tingkat lanjut.
- Memberikan visibilitas real-time tentang cara penerima berinteraksi dengan dokumen (tampilan, waktu yang dihabiskan, dll.), yang membantu memahami tingkat keterlibatan dan melakukan tindak lanjut dengan lebih baik.
Batasan
- Fitur utama seperti analisis dokumen, branding kustom, pengiriman massal, dan integrasi hanya tersedia di paket berbayar.
Harga
- Gratis
- Paket Pemula: $35 per pengguna per bulan
- Bisnis: $65 per pengguna per bulan
- Enterprise: Kustom
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.7/5 (3.200+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (1.200+ ulasan)
Pelatihan dan onboarding klien
Flipick
Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS) berbasis video yang disesuaikan untuk onboarding klien, pelatihan, dan pemberdayaan internal. Termasuk gamifikasi, penilaian, dan pengiriman multibahasa.
Fitur terbaik
- Menyediakan alat gamifikasi dan branding kustom untuk membuat LMS benar-benar sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Menyediakan pelacakan kemajuan untuk pelajaran yang sedang berlangsung dan sertifikat untuk kursus yang telah diselesaikan.
Batasan
- Beberapa pengguna merasa kurva pembelajaran bisa cukup curam bagi pengguna yang tidak terbiasa dengan teknologi.
Harga
- Harga khusus
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: Tidak cukup ulasan
- Capterra: Tidak cukup ulasan
Trupeer. ai
Alat bertenaga AI untuk mengubah rekaman layar menjadi video produk dan panduan langkah demi langkah, dilengkapi dengan templat bermerek, narasi suara, dan dukungan multibahasa.
Fitur terbaik
- Perekaman suara dan terjemahan yang didukung AI membantu merekam konten pelatihan sekali saja dan mengonversinya ke dalam beberapa bahasa.
- Buat video AI berkualitas profesional tanpa memerlukan keterampilan profesional.
- Tambahkan musik latar ke video yang dihasilkan.
Batasan
- Sebagian besar pengguna mengeluhkan fitur pengeditan yang terbatas untuk video yang dihasilkan.
Harga
- Gratis
- Pro: $49 per pengguna per bulan
- Scale: $249/bulan (3 editor)
- Enterprise: Harga kustom
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.8/5 (lebih dari 40 ulasan)
- Capterra: Tidak cukup ulasan
Proses tinjauan dan persetujuan
Filestage
Umpan balik terpusat untuk aset kreatif, dengan versi dan anotasi dalam konteks.
Fitur terbaik
- Sentralisasikan persetujuan untuk berbagai aset pemasaran.
- Berikan komentar umpan balik di titik-titik tertentu dalam video dan di situs web langsung.
- Dengan mudah bandingkan versi sebelum dan setelah umpan balik.
Batasan
- Banyak pengguna merasa kesulitan untuk mengatur dan menavigasi awalnya.
Harga
- Gratis
- Basic: $129/bulan
- Profesional: $369/bulan
- Enterprise: Harga kustom
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.7/5 (240+ ulasan)
- Capterra: 4.6/5 (100+ ulasan)
Laporan klien dan analisis
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics adalah platform pelaporan dan analitik yang dirancang khusus untuk agensi pemasaran. Platform ini mengintegrasikan SEO, PPC, media sosial, analitik web, dan lainnya ke dalam dasbor terpadu dan berlabel putih untuk klien.
Fitur terbaik
- Menggabungkan data dari 70–80+ integrasi pemasaran ke dalam satu dasbor tunggal.
- Laporan white-label dan dasbor yang dapat disesuaikan, sehingga agensi dapat menyajikan laporan bermerk kepada klien.
- Penjadwalan otomatis laporan (misalnya bulanan, triwulanan) dan kemampuan untuk menghasilkan/membagikan laporan PDF.
Batasan
- Beberapa pengguna melaporkan keterbatasan fleksibilitas saat membutuhkan metrik kustom yang kompleks atau segmentasi lanjutan dalam laporan; dalam kasus seperti itu, mungkin diperlukan impor data manual atau solusi alternatif.
Harga
- Freelancer: $79/bulan
- Agen: $239/bulan
- Agency Pro: $479/bulan
- Kustom
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.7/5 (lebih dari 400 ulasan)
- Capterra: 4.8/5 (110+ ulasan)
Funnel
Menggabungkan data pemasaran dari berbagai saluran, memungkinkan pengukuran terpadu dan pelaporan atribusi.
Fitur terbaik
- Menghemat waktu dengan laporan otomatis
- Menyediakan tampilan yang dapat disesuaikan untuk berbagai pemangku kepentingan.
- Memiliki berbagai konektor dan integrasi yang tersedia dengan platform media sosial utama dan alat analisis data berbayar, bahkan pada paket gratis.
Batasan
- Beberapa pengguna menemukan bahwa alat ini tidak dapat diskalakan dengan baik.
- Terlalu banyak fitur dapat membingungkan pengguna.
Harga
- Gratis
- Harga khusus
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.5/5 (160+ ulasan)
- Capterra: Tidak cukup ulasan
CRM dan saluran penjualan
HubSpot CRM
CRM populer ini melacak prospek, mengotomatisasi tindak lanjut, terintegrasi dengan otomatisasi pemasaran, dan pusat layanan. Ini berguna bagi agensi dan bisnis yang berusaha mengelola alur kerja dari awal hingga akhir.
Fitur terbaik
- Pandangan terpadu atas kontak, transaksi, dan alur penjualan memudahkan Anda melacak posisi prospek.
- Integrasi dengan pusat pemasaran dan layanan membantu dalam mengotomatisasi tindak lanjut, email, dan pemeliharaan prospek.
- Paket gratis cocok untuk tim kecil atau bisnis yang baru memulai dengan CRM terstruktur.
Batasan
- Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda atau kebutuhan akan fitur yang lebih canggih (otomatisasi pemasaran, kustomisasi yang lebih mendalam), harga dapat meningkat secara signifikan.
Harga
- Penetapan harga kustom berdasarkan paket
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4.5/5 (14.100+ ulasan)
- Capterra: 4.5/5 (4.500+ ulasan)
Act-On
Fitur khusus untuk agensi yang memudahkan pengelolaan kampanye terpusat dan penawaran harga massal.
Fitur terbaik
- Lacak pembukaan email untuk kampanye pemasaran yang ditargetkan dan tindak lanjut.
- Lacak dan nilai interaksi klien dengan mudah
- Menggabungkan halaman arahan, formulir, webinar, dan CRM dalam satu tempat untuk menyederhanakan pemasaran email.
Batasan
- Beberapa pengguna melaporkan keterbatasan fleksibilitas dalam menyesuaikan laporan.
Harga
- Profesional: $900/bulan
- Enterprise: Harga kustom
Ulasan G2 dan Capterra
- G2: 4. 1/5 (1.050+ ulasan)
- Capterra: 4.3/5 (50+ ulasan)
Tingkatkan Agen Pemasaran Anda dengan ClickUp
Sekarang setelah Anda mengetahui langkah-langkah untuk mengembangkan agensi pemasaran Anda, langkah selanjutnya adalah mulai melakukannya.
Untuk itu, ClickUp menyatukan semua yang dibutuhkan agensi Anda dalam satu ruang kerja, mulai dari penentuan ruang lingkup proyek dan perencanaan kampanye hingga onboarding klien dan pelacakan umpan balik. Dengan templat bawaan dan asisten AI Kontekstual yang terintegrasi, Anda dapat langsung memulai dan menjaga setiap proyek tetap pada jalurnya sejak hari pertama.
Daftar ke ClickUp hari ini untuk mulai mengatur proses yang lebih cerdas.