Comment migrer d'Airtable vers ClickUp sans perdre de données

Airtable fonctionne bien lorsque vos projets sont simples, avec des bases bien organisées, des tableaux structurés et des tâches gérables.

Mais à un certain moment, vous remarquez que les vues se multiplient, que les champs deviennent confus et que les automatisations entrent en conflit les unes avec les autres.

En dernier recours, vous pouvez vous tourner vers des outils et des intégrations externes. Avant même de vous en rendre compte, votre outil devient ingérable et vous faites partie du groupe d'employés qui activent/désactivent les plateformes plus de 3 600 fois par jour.

Vous pouvez éviter tout cela en passant simplement à ClickUp.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment transférer vos flux de travail d'Airtable vers ClickUp sans perdre aucune donnée, afin que votre équipe, quelle que soit sa taille, puisse rester productive et travailler sans stress.

Pourquoi les équipes passent-elles d'Airtable à ClickUp ?

Airtable est idéal lorsque vous gérez uniquement des données structurées, mais à mesure que votre équipe s'agrandit, vous commencez à avoir besoin de plus que des lignes et des colonnes.

Et c'est là que la différence entre ClickUp et Airtable devient évidente.

ClickUp est le premier environnement de travail convergent au monde qui combine gestion de projet, gestion des connaissances et chat, le tout alimenté par l'IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.

Voici ce qui change lorsque les équipes effectuent la connexion entre Airtable et ClickUp :

Checklist avant la migration

Avant de cliquer sur le bouton Exporter vers CSV pour intégrer Airtable à ClickUp, prenez le temps de bien préparer le terrain. Un peu de préparation maintenant vous évitera beaucoup de nettoyage et de retouches plus tard.

Voici les trois éléments de checklist à vérifier avant de transférer quoi que ce soit hors de votre base de données Airtable.

Identifiez les flux de travail à migrer

Commencez par une vue d'ensemble : quel travail transférez-vous réellement ?

La plupart des équipes se rendent compte qu'elles hébergent d'anciennes campagnes, des expériences en pause et des bases à moitié construites qui n'ont pas besoin d'un nouvel emplacement dans ClickUp.

Profitez de ce moment pour :

Nettoyez les données Airtable avant de les exporter

Considérez cela comme un grand nettoyage de printemps de votre environnement de travail avant de déménager dans un espace plus grand et plus intelligent. 🧽

Les données désorganisées dans Airtable le resteront dans ClickUp, sauf qu'il sera désormais plus difficile de les corriger après l'importation. Effectuez ces réglages rapides :

Configurez votre hiérarchie ClickUp

Maintenant que vous savez ce que vous migrez et que tout est parfaitement propre, trouvez-lui un emplacement clair. Contrairement à la structure de base plate d'Airtable, la hiérarchie de projets de ClickUp vous offre la possibilité d'évoluer à travers les différents services.

Planifiez l'emplacement de chaque flux de travail après votre processus d'intégration Airtable et ClickUp :

Étape par étape : comment migrer d'Airtable vers ClickUp

Voici un tutoriel étape par étape qui vous explique comment exporter depuis votre compte Airtable et configurer votre environnement de travail dans ClickUp. 🤩

Étape n° 1 : exporter les données depuis Airtable

Avant d'importer votre travail dans ClickUp, commencez par rassembler les tableaux que vous souhaitez migrer dans Airtable. Il peut s'agir :

❗ Remarque : le format d'exportation le plus simple est le CSV pour chaque tableau. Airtable prend également en charge les exportations JSON, mais le CSV vous offre l'expérience de mappage la plus fluide dans ClickUp.

Voici comment exporter :

1. Ouvrez un tableau.

2. Cliquez sur Afficher > Télécharger CSV.

3. Enregistrez chaque tableau séparément.

Vous avez désormais préparé vos sources de données pour la migration.

Étape n° 2 : préparer les données pour ClickUp

Avant le téléchargement, préparez votre feuille de calcul pour l'importation, en particulier si elle contient beaucoup de données liées.

Assurez-vous que :

❗ Note : ClickUp prend en charge jusqu'à 10 000 lignes par lot d'importation. Pour les fichiers plus volumineux, divisez-les en groupes plus petits.

Étape n° 3 : Importer les données dans ClickUp

ClickUp Import facilite l'importation de vos données Airtable existantes dans la plateforme, qu'elles soient stockées dans un fichier Excel, CSV, XML, JSON, TSV ou TXT.

La dernière version de l'importateur de feuilles de calcul ClickUp prend en charge davantage de types de fichiers. Elle vous permet également d'importer dans des listes, des dossiers ou des espaces existants et utilise un mappage intelligent (alimenté par l'IA et les importations historiques) pour faire correspondre les colonnes de votre feuille de calcul aux champs ClickUp appropriés.

Suivez ces étapes pour transférer votre feuille de calcul vers ClickUp en toute simplicité :

Étape n° 1 : ouvrez l'outil d'importation

Une nouvelle liste intitulée Importation de feuille de calcul est automatiquement créée dans l'espace que vous avez sélectionné.

Étape n° 2 : mappez vos champs (important)

Le mappage des champs consiste à faire correspondre chaque colonne de votre fichier Airtable au champ approprié dans ClickUp lorsque vous importez les données. Considérez cela comme une indication donnée à ClickUp : cette colonne correspond au nom de la tâche, celle-ci doit devenir un menu déroulant, ou ces e-mails sont assignés à d’autres utilisateurs.

L'importateur vous aide en faisant correspondre automatiquement vos colonnes aux champs ClickUp les plus probables. Vous verrez deux côtés à l'écran :

Ce qui se transfère bien depuis Airtable

❗ Remarque : le nom de la tâche est obligatoire pour chaque ligne, et les statuts doivent exister dans ClickUp avant l'importation. Les relations imbriquées et les formules d'Airtable ne sont pas conservées. De plus, des champs personnalisés peuvent être créés ou mappés pendant l'importation, mais seuls les types pris en charge fonctionneront.

Vous devez :

1. Vérifiez chaque correspondance pour confirmer leur exactitude.

2. Mappez le nom de la tâche, car c'est le seul champ obligatoire.

3. Sélectionnez Ajouter comme nouveau champ personnalisé si vous avez besoin d'un champ qui n'existe pas encore dans votre espace.

4. Les destinataires non valides (e-mails non présents dans l'environnement de travail) peuvent être :

Étape n° 3 : révision finale et corrections

Vous verrez un aperçu de toutes les tâches avant de confirmer l'importation. Utilisez ces outils :

Ensuite ? Détendez-vous et laissez l'alternative à Airtable se charger du traitement. Une fois terminé, vous verrez votre importation répertoriée dans Historique, et toutes les tâches apparaîtront dans la liste que vous avez attribuée.

Étape n° 4 : Reconstruire les vues

Si vous passez à ClickUp uniquement pour recréer exactement la même feuille de calcul que vous aviez dans Airtable, vous passez à côté de l'intérêt de cette migration. 😕

Les vues ClickUp vous offrent la flexibilité nécessaire pour visualiser votre base de données de la manière qui vous convient le mieux. Voici un tableau qui compare les vues que vous utilisiez dans Airtable à celles disponibles dans ClickUp.

📌 Exemple : imaginons que votre équipe chargée du contenu vient d'importer son calendrier éditorial depuis Airtable vers ClickUp. Vous commencez par la vue Liste, car elle vous offre une disposition familière de type tableur qui vous permet de vérifier rapidement que toutes les dates, catégories et tâches ont été correctement transférées.

Ensuite, au lieu de laisser votre flux de travail bloqué dans un tableau, vous ajoutez une vue Calendrier, permettant aux rédacteurs et aux éditeurs de voir instantanément les échéanciers de publication et de reprogrammer les publications en les faisant simplement glisser vers une nouvelle date.

Pour gérer réellement la production, passez à la vue Tableau où le contenu passe par différentes étapes telles que Brouillon > Révision > Approuvé > Publié à l'aide d'un simple glisser-déposer.

🚀 Avantage ClickUp : Vos lignes et colonnes habituelles vous manquent ? La vue Tableur de ClickUp vous offre le tableur familier que vous appréciez dans Airtable, mais directement intégré à vos flux de travail, de sorte que chaque ligne devient une tâche réalisable.

Étape n° 5 : recréez les automatisations et les intégrations

Les automatisations Airtable fonctionnent pour les évènements simples de la base de données, mais elles restent à l'intérieur de l'enregistrement et ne comprennent pas vraiment votre processus ou votre contenu.

Les automatisations ClickUp, quant à elles, sont directement connectées à vos tâches, documents, vues, commentaires, Sprints et envois de formulaires.

Pour recréer des automatisations dans ClickUp, commencez par créer une liste de vos automatisations Airtable actuelles. Déclencheurs Airtable courants et leurs équivalents ClickUp :

Une fois que vos automatisations de base « équivalentes à Airtable » sont en place, ajoutez ClickUp Brain, l'assistant alimenté par l'IA de la plateforme, pour gérer le travail de réflexion que vous faisiez auparavant manuellement.

Voici un exemple d'automatisation de flux de travail:

⚙️ Déclencheur : le statut passe à « Prêt pour révision ».

⚙️ Actions :

⚙️ Résultat : votre réviseur ouvre la tâche et voit instantanément un résumé clair généré par l'IA au lieu de devoir faire défiler l'historique.

Et cela ne s'arrête pas là dans ClickUp. Les automatisations d'intégration vous permettent d'automatiser les tâches répétitives dans vos outils préférés. Par exemple :

⭐️ Bonus : Au-delà des actions IA en une seule étape, les agents IA de ClickUp AI vous aident à créer des flux de travail intelligents et toujours actifs qui gèrent activement le travail de votre équipe.

Utilisez des agents prédéfinis pour gérer des scénarios courants, comme la surveillance des documents de réunion pour les éléments à entreprendre. Et lorsque vous avez besoin d'une solution adaptée à votre processus unique, les agents personnalisés vous permettent de définir vos propres règles et réponses.

Étape n° 6 : recréez les formulaires

Si vous utilisez les formulaires Airtable pour collecter des envois, vous pouvez recréer cette installation avec ClickUp Forms, mais avec davantage d'intelligence intégrée.

Voici un guide rapide :

1. Rendez-vous dans le hub des formulaires ou créez un formulaire directement à partir d'une liste, et vos envois seront automatiquement convertis en tâches ou sous-tâches.

2. Adaptez votre structure Airtable actuelle à l'aide de champs personnalisés tels que des menus déroulants, des dates, des numéros de téléphone, des URL, etc.

3. Personnalisez le formulaire selon vos besoins avec une disposition, un thème, des couleurs et des pages de confirmation personnalisées.

4. Une fois en ligne, partagez votre formulaire via un lien public, intégrez-le à votre site et consultez les résultats via les tâches, les tableaux de bord ou même ClickUp Brain.

Étape n° 7 : Configurez les permissions et le partage

Une fois vos données en ligne, déterminez qui peut voir quoi. ClickUp offre plusieurs niveaux d'accès :

Si vous avez précédemment partagé des bases Airtable publiquement, ClickUp vous propose des alternatives :

🚀 Avantage ClickUp : faites de ClickUp BrainGPT votre assistant post-migration. Une fois que vos CV ou vos flux de travail synchronisés ont importé les données dans ClickUp, cet outil alimenté par l'IA vous aide à les nettoyer, les structurer et les optimiser plus rapidement.

Vous pouvez tirer parti de :

À faire après la migration ?

Le transfert de vos données Airtable vers ClickUp n'est qu'une première étape. Il s'agit désormais de transformer ces informations importées en flux de travail organisés et exploitables sur lesquels votre équipe peut compter au quotidien.

Voici ce que vous devez faire ensuite. 👇

Créez des tableaux de bord pour vos rapports

Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour obtenir une vue d'ensemble de tout votre travail. Vous pouvez créer vos tableaux de bord à l'aide de modèles prédéfinis ou les personnaliser en ajoutant des cartes qui suivent les indicateurs clés tels que l'achèvement des tâches, la charge de travail, les échéanciers et les priorités.

Il vous permet d'intégrer des diagrammes, d'ajouter des notes et même d'exporter ou de partager des tableaux de bord (au format PDF ou dans ClickUp) afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Créez des vues enregistrées pour différentes équipes

Grâce à vos données dans ClickUp, vous pouvez désormais remplacer les « vues en grille » d'Airtable, très appréciées de tous, par des vues ClickUp personnalisées et des filtres enregistrés.

Par exemple, le service Customer Success peut utiliser une vue Tableur filtrée affichant les comptes d'entreprise regroupés par CSM. Le service Engineering peut travailler à partir d'une vue Tableau de type Kanban regroupée par statut, et le service Marketing peut obtenir une vue de calendrier axée sur les dates des campagnes.

Une fois que vous avez trouvé la vue qui vous convient, enregistrez les filtres et le tri actifs afin que les utilisateurs puissent revenir à cette installation exacte en un seul clic. Vous pouvez enregistrer les filtres de manière privée ou en tant que filtres d'environnement de travail, ce qui permet à plusieurs équipes de partager la même vue sans avoir à la reconfigurer constamment.

Utilisez ClickUp AI pour résumer le contenu importé

Les données Airtable importées comportent souvent de longues descriptions, des fils de commentaires volumineux et des notes héritées. Utilisez ClickUp Brain sur les tâches pour résumer rapidement les descriptions et les activités afin que les nouveaux propriétaires puissent comprendre le contexte sans avoir à lire tout l'historique. ​

Il peut :

Si vous migrez des données ou du texte enrichi vers ClickUp Docs, utilisez Ask AI pour générer un contenu clair et clarifier les sections confuses, ou même extraire les éléments à entreprendre pour en faire de nouvelles tâches.

Découvrez comment ClickUp Brain transforme les longues mises à jour en résumés rapides. 👇

Définissez les champs obligatoires, les étapes du flux de travail et les règles relatives aux données

Un tableur vous permet de vous contenter de lignes à moitié remplies, mais ClickUp vous permet d'être plus rigoureux. Passez en revue vos listes clés et déterminez les champs personnalisés qui doivent être remplis avant de pouvoir avancer dans votre travail, tels que Propriétaire, Client, Estimation ou Priorité.

Optimisez ensuite votre flux de travail grâce aux statuts personnalisés afin qu'ils reflètent un cycle de vie réel plutôt que des statuts vagues tels que « À faire », « En cours » ou « Terminé ».

Pour maintenir la qualité des données et appliquer les flux de travail, définissez les champs obligatoires (par exemple, date d'échéance, personne assignée, priorité). Cela garantit que les informations clés sont toujours saisies lors de la création ou de la mise à jour des tâches.

Voici ce que John Strang, responsable des opérations marketing chez Vida Health, avait à dire sur l'utilisation de ClickUp après Airtable :

Je travaillais avec plusieurs outils différents, et plus j'utilisais Airtable, moins je l'appréciais pour la gestion de projet. Airtable n'était pas adapté à une utilisation par plusieurs personnes sur le même projet, et il était difficile de collaborer avec des parties prenantes externes.

Documentez les nouveaux processus dans ClickUp Docs

Enfin, consignez votre nouvelle installation dans une documentation interne évolutive.

Utilisez ClickUp Docs pour :

Liez ces documents directement aux tâches ou projets pertinents, afin que les membres de l'équipe puissent facilement accéder aux instructions contextuelles ou aux briefs de projet. Utilisez les commentaires ClickUp et @mention pour collaborer en temps réel et maintenir la documentation à jour.

Airtable vs ClickUp : quels changements après la migration ?

Lorsque vous passez d'Airtable à ClickUp, vous passez essentiellement d'un outil axé sur les données à une plateforme axée sur la gestion du travail.

Voici une comparaison claire des changements réels lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des tâches.

🎥 Bonus : voici notre sélection des meilleures applications de gestion de projet.

Conseils pour une migration en douceur

Lorsque vous passez d'Airtable à ClickUp, quelques pratiques judicieuses peuvent vous aider à garder les choses en ordre et vous éviter bien des maux de tête par la suite.

Utilisez ces conseils comme une checklist. ☑️

Erreurs courantes lors de la migration et comment les éviter

Voici comment éviter les erreurs courantes lors du passage à ClickUp.

Modèles pour migrer Airtable vers ClickUp

Facilitez votre migration grâce à des modèles de gestion de projet prédéfinis qui fournissent une structure cohérente pour la transition des flux de travail Airtable vers ClickUp.

1. Modèle CRM ClickUp

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Le modèle CRM ClickUp vous offre un espace de travail commercial prêt à l'emploi, structuré pour une exécution réelle du pipeline. Au lieu d'avoir plusieurs vues Airtable par tableau, vous pouvez passer instantanément des vues Liste, Tableau, Calendrier ou Tableau de bord pour voir les comptes par étape, propriétaire, Échéancier ou actions à venir.

Et grâce à des champs personnalisés tels que la taille de la transaction, la probabilité et les dates de prochain contact, vous obtenez des prévisions de transactions qui s'actualisent à mesure que vos commerciaux mettent à jour leurs tâches.

2. Modèle de calendrier de contenu ClickUp

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Le modèle de calendrier de contenu ClickUp rassemble les tableaux, les ressources et les commentaires dans un hub de contenu interactif et dynamique. Glissez-déposez les dates de publication, modifiez les priorités et visualisez instantanément les résultats des campagnes afin que votre stratégie reste cohérente.

Grâce aux statuts personnalisés conçus pour les pipelines éditoriaux réels (Brouillon > Modification en cours > Planifié > Publié) et aux champs tels que Canal, Catégorie, Lien de publication et Ressources, la création de rapports devient automatique.

3. Modèle de feuilles de route produit ClickUp

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Le modèle de feuille de route produit ClickUp est un modèle stratégique évolutif dans lequel chaque projet est accompagné d'indices de confiance, d'estimations d'efforts, d'impacts prévus, d'alignements trimestriels et de préparation à la mise en production. Il utilise 15 champs personnalisés conçus pour les cadres de priorisation des produits tels que RICE.

Par rapport aux modèles Airtable de base, ici, le travail progresse à travers 10 statuts personnalisés clairs correspondant au cycle de vie, tels que Scoping > In Development > In QA Review > Released, de sorte que les réunions de statut se transforment en confirmations de statut. Les parties prenantes peuvent visualiser les mêmes priorités sous différents angles à l'aide des vues Feuille de route trimestrielle, Tableau des initiatives et Tableau blanc des efforts d'impact.

4. Modèle de gestion des stocks ClickUp

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Airtable facilite le catalogage, mais lorsque les stocks changent quotidiennement, vous avez besoin d'un contrôle en temps réel. Le modèle de gestion des stocks ClickUp transforme les enregistrements statiques en un système qui effectue le suivi de l'approvisionnement, prévoit la demande et déclenche des actions, sans avoir à créer de formules complexes.

Utilisez le modèle pour mettre à jour les quantités en temps réel, déclencher des alertes basées sur des seuils dès que le stock atteint le niveau de réapprovisionnement et tenir compte des délais de production des fournisseurs afin d'éviter les retards qui pourraient avoir un impact sur les opérations. La recherche devient également plus intelligente. Créez des filtres réutilisables pour localiser les éléments par saisonnalité, priorité de vente, catégorie, statut de liquidation et propriété du département.

5. Modèle de suivi de projet ClickUp

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Le modèle ClickUp Project Tracker rassemble la planification, l'exécution et le suivi de la progression afin que vous sachiez toujours ce qui est en bonne voie et ce qui nécessite votre attention immédiate. Les indicateurs de santé RAG vous permettent de signaler instantanément les risques et de prendre des mesures pour que le travail continue d'avancer.

Le suivi du temps intégré vous aide à comparer les efforts fournis par rapport aux attentes. Grâce à la visibilité des ressources, les responsables peuvent réattribuer ou rééquilibrer le travail sur-le-champ afin d'éviter les surcharges et les retards. Et si vous gérez des projets répétitifs ? Il vous suffit de dupliquer le suivi comme base de référence pour obtenir à chaque fois des résultats cohérents.

Transformez vos données en travail efficace

Airtable facilite la création de bases de données, mais lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre des projets, d'assurer une visibilité interfonctionnelle et d'effectuer l'automatisation à grande échelle, il montre ses limites.

Si vous avez décidé de migrer d'Airtable vers ClickUp, vous offrez à chaque propriétaire de flux de travail une responsabilité et une automatisation accrues. Grâce à la hiérarchie des projets, aux vues flexibles, aux automatisations robustes et aux modèles prédéfinis de ClickUp, vous pouvez recréer vos flux de travail, rationaliser la collaboration et ajouter de l'intelligence grâce à des fonctionnalités d'IA telles que ClickUp Brain et Autopilot Agents.

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Foire aux questions (FAQ)

Oui. ClickUp prend en charge les importations CSV directes depuis Airtable ; vous pouvez exporter vos bases Airtable sous forme de fichiers CSV et les importer dans les listes, dossiers ou espaces ClickUp. Un mappage peut être nécessaire pour les champs personnalisés.

Oui. Les fichiers et pièces jointes dans Airtable peuvent être importés dans les tâches ClickUp. Chaque pièce jointe apparaîtra dans la tâche à laquelle elle est liée, en conservant son contexte.

Certaines fonctionnalités spécifiques à Airtable, telles que les automatisations Airtable, les formules d'enregistrements liés et certains scripts avancés, ne peuvent pas être importées directement. Vous devrez recréer les automatisations et les formules dans ClickUp.

Cela dépend de la taille et de la complexité de vos données. Les petites bases peuvent être migrées en quelques minutes, tandis que les installations volumineuses comportant plusieurs tables et des pièces jointes peuvent prendre plusieurs heures. Une planification et une cartographie préalables permettent d'accélérer le processus.

Oui, les vues Airtable ne sont pas transférées directement. Les vues ClickUp (liste, Tableau, Calendrier, diagramme de Gantt, etc.) vous permettent de recréer et même d'améliorer vos flux de travail au-delà des vues statiques.

L'importation de données n'entraîne aucun frais supplémentaire. Les forfaits proposés par ClickUp (Gratuit, Unlimited, Business Plus) déterminent les fonctionnalités telles que les vues avancées, les automatisations et l'IA, qui peuvent avoir une incidence sur ce que vous pouvez recréer intégralement à partir d'Airtable.

Oui, par rapport à un compte Airtable, l'environnement de travail ClickUp offre une solution plus complète pour la gestion de projets, le suivi des tâches et la collaboration. Vous disposez de différentes listes, vues, automatisations et d'une gestion des flux de travail basée sur l'IA afin de réduire autant que possible les efforts manuels.