Beaucoup de gens considèrent les réunions de l'équipe de direction comme une énorme perte de temps. Cela s'explique par le fait que la plupart des réunions manquent de cohérence et sont souvent détournées de leur objectif par une dynamique d'équipe négative.
Une réunion véritablement efficace se concentre sur ce qui est vraiment important et sur ce qui doit être fait ensuite. Découvrez la réunion de niveau 10.
Découvrons ensemble ce qu’est une réunion de niveau 10 et pourquoi elle fonctionne si bien. Nous examinerons ensuite la structure de la réunion et apprendrons quelques astuces pour faire passer vos équipes de direction au niveau supérieur. Vous ne mènerez plus jamais vos réunions de la même manière. ✨
Qu'est-ce qu'une réunion de niveau 10 ?
Le format de réunion Level 10 (L10) a été conçu pour aider les entrepreneurs, les équipes de direction et les start-ups à identifier, discuter et résoudre les problèmes. Cette réunion de 90 minutes rassemble chaque semaine l'ensemble de l'équipe de direction.
Alors que les réunions de résumé rapide se concentrent sur les tâches quotidiennes et que les réunions avec les clients visent souvent à renforcer les relations et à recueillir des informations, les réunions de niveau 10 ont une orientation plus stratégique et axée sur la résolution de problèmes. Elles favorisent la clarté, l'alignement et l'action, améliorant ainsi la productivité, augmentant le chiffre d'affaires et renforçant la collaboration au sein de l'équipe de direction. 👪
Les réunions hebdomadaires L10 ne sont qu'un des outils et principes qui composent l'Entrepreneurial Operating System ® (EOS). Fondé par Gino Wickman, l'EOS repose sur six éléments clés, à savoir :
- Vision
- Personnes
- Données
- Problèmes
- Processus
- Traction
Chacun de ces éléments est abordé lors des réunions L10, la majeure partie du temps étant consacrée aux trois problèmes les plus importants de l'agenda.
Les avantages d'une réunion « Level 10 »
Les réunions L10 sont extrêmement efficaces, et cela s'explique par plusieurs raisons.
Ils sont axés sur les objectifs
Les objectifs commerciaux et stratégiques occupent une place centrale tout au long de la réunion. Les participants partagent rapidement les dernières mises à jour concernant les indicateurs de leur tableau de bord, offrant ainsi un aperçu de la performance de l'entreprise par rapport à ces objectifs. Cela permet de rester facilement alignés et de continuer à avancer dans la bonne direction. 🎯
Ils résolvent les problèmes
Soixante des 90 minutes de cette réunion hebdomadaire sont consacrées à la compréhension des problèmes qui font obstacle à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Le temps de réunion est mis à profit pour traiter les causes profondes et rechercher des solutions à un niveau stratégique. Ce format est conçu pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie à long terme.
Ils sont extrêmement ciblés et concrets
Chaque élément de l'agenda dispose d'un temps de parole spécifique (généralement court), afin de ne pas perdre de temps. Les actions à mener sont clairement consignées, font l'objet de rapports et sont soit cochées comme terminées, soit reportées, soit soulevées comme des problèmes. ✅
Ils ont une structure claire
Les réunions L10 ont lieu à la même heure et le même jour chaque semaine, et elles suivent un processus standard afin que chacun sache à quoi s'attendre et puisse s'y préparer en conséquence.
Cela dit, il n'est pas surprenant que l'organisation de ce type de réunion nécessite une animation solide et un secrétaire/administrateur méticuleux — de préférence les mêmes personnes chaque semaine afin d'assurer la continuité.
Le rôle de l'animateur est de veiller à ce que les participants respectent l'agenda et les règles de conduite de la réunion, notamment en étant préparés et en respectant les délais prévus. L'administrateur prend des notes, met à jour la liste des tâches (qui fait partie de l'agenda) et tient tout le monde informé.
Avec les bonnes personnes, les bons processus et les bons outils en place, les réunions L10 demandent un effort.
Structure d'une réunion de niveau 10
L'une des clés de la réussite réside dans le fait que la plupart des réunions de niveau 10 suivent le même agenda. Voyons ensemble, étape par étape, ce que cela implique exactement.
Segue
Durée : 5 minutes
La réunion commence par une transition, également appelée « check-in ». Chaque membre de l'équipe partage une bonne nouvelle d'ordre personnel ou professionnel, par exemple une réussite ou un moment de révélation de sa semaine. Cela permet à chacun de se sentir pleinement présent à la réunion, crée des connexions au sein de l'équipe de direction et permet de démarrer la session sur une note positive. 😊
Tableau de bord
Durée : 5 minutes
Cette section passe en revue les objectifs et résultats clés (OKR) — ou indicateurs clés de performance (KPI) — qui contribuent à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Le responsable de chaque indicateur clé indique simplement si son indicateur est « en bonne voie » ou « en retard », sans fournir d'explications supplémentaires à ce stade. S'il est en retard, il est transféré vers la liste des problèmes, qui sera abordée plus tard au cours de la réunion.
Rock Review
Durée : 5 minutes
Les « Rocks » sont des objectifs trimestriels, et chaque membre de l'équipe est généralement responsable de trois à cinq d'entre eux. Les mises à jour concernant les « Rocks » consistent uniquement en une réponse « en bonne voie » ou « en retard », les éventuels problèmes étant transférés vers la liste des problèmes. 🪨
Actualités clients et employés
Durée : 5 minutes
C'est ici que les participants partagent les bonnes ou les mauvaises nouvelles concernant les employés ou les clients. Les bonnes nouvelles sont célébrées et les mauvaises sont directement ajoutées à la liste des problèmes.
Liste des tâches à faire
Durée : 5 minutes
La liste des tâches à faire concerne les actions à achever dans les 7 jours. Ainsi, bon nombre des éléments abordés lors de la réunion précédente auraient dû être achevés au cours de la semaine écoulée. Lors de la réunion en cours, les participants indiquent si ces tâches sont « terminées » ou « non terminées ». Les éléments relevant de cette dernière catégorie peuvent soit être reportés à la semaine suivante pour être réexaminés lors de la prochaine réunion, soit — si elles sont devenues un problème — être transférés vers la liste des problèmes de la semaine en cours.
Liste des problèmes à traiter
Durée : 60 minutes
Également connue sous le nom d'Identify, Discuss, Solve (IDS®), cette partie de la réunion est consacrée à la mise au jour des véritables causes des problèmes, puis à la recherche de solutions. Après un bref récapitulatif des problèmes figurant sur la liste de la semaine précédente et de ceux ajoutés au cours de cette réunion, les participants votent pour établir un ordre de priorité. Ils s'attaquent ensuite aux trois premiers, en commençant par le plus important. Les prochaines étapes sont ajoutées à la liste des tâches à faire. Si un problème de la liste n’est pas traité dans les semaines qui suivent, il est transféré vers une liste à plus long terme pour être discuté lors de la prochaine réunion trimestrielle.
Conclusion
Durée : 5 minutes
Les dernières minutes sont consacrées à passer en revue la liste des tâches à faire et les prochaines étapes. Les participants décident également des messages à transmettre au reste de l'organisation. Enfin, ils effectuent l'évaluation de la réunion sur 10, et si la moyenne est inférieure à 8, ils discutent de ce qu'ils pourraient faire différemment la prochaine fois.
Grâce à ce modèle L10 très clair, les sujets les plus importants sont toujours abordés et vous devriez toujours être terminé à l'heure, à chaque fois. ⏱️
10 conseils pour améliorer vos réunions « Level 10 »
Maintenant que vous savez où vous voulez aller, voyons comment améliorer ces réunions et gagner du temps et réduire l’effort pour tout le monde.
1. Tirez le meilleur parti des outils de réunion
Les technologies modernes peuvent être une véritable aubaine, et les logiciels de gestion de réunions en sont un excellent exemple.
Prenez ClickUp Meetings, par exemple. Cette plateforme de réunion en ligne propose des checklists pour la planification, des modèles de réunion, des outils de prise de notes, une excellente gestion des tâches et bien plus encore, le tout conçu pour vous faciliter la vie. Commencez par le modèle de réunion « Level 10 » de ClickUp et partez de là.
Bon à savoir : Les modèles ClickUp couvrent pratiquement toutes les situations. Des modèles de lancement de projet qui vous aident à planifier et à établir des priorités aux modèles de réunions individuelles pour gérer votre équipe, vous n'aurez plus jamais besoin de repartir de zéro.
2. Planifiez de manière stratégique
Pour souligner l'importance de votre réunion L10, organisez-la à la même heure chaque semaine. Lorsqu'elle figure systématiquement au Calendrier, les participants prennent l'habitude de s'y préparer et leurs équipes apprennent à planifier leurs autres réunions en fonction. 🗓️
Planifier des réunions est un jeu d'enfant grâce à la vue Calendrier de ClickUp. Il vous suffit de configurer une réunion récurrente et d'inviter tous les participants nécessaires. Associez ensuite tous vos documents de réunion à cette réunion, afin que tout le monde puisse y accéder.
3. Diffusez l'agenda de votre réunion suffisamment à l'avance
Plus tôt vous diffuserez l'agenda de la réunion L10, plus tout le monde aura de temps pour rassembler les informations nécessaires à la préparation de la réunion. L'agenda définit également clairement les points qui seront abordés, ce qui permet à chacun de rester concentré.
Utilisez ClickUp Docs et le modèle d'agenda ClickUp pour élaborer l'agenda de chaque réunion hebdomadaire. Rédigez l'agenda vous-même ou collaborez avec toute l'équipe, chaque utilisateur étant identifié dans le système par son propre identifiant de couleur. Les outils de mise en forme intégrés vous permettent de créer facilement un document final d'aspect professionnel sans effort supplémentaire.
4. Respectez le timing de la réunion
Une partie du secret de la réunion L10 réside dans le respect scrupuleux du processus. Cela commence par un démarrage à l'heure, ce qui implique d'encourager les participants à arriver cinq minutes à l'avance pour s'installer.
Assurez-vous que tout le monde respecte le planning grâce aux rappels ClickUp. Configurez un rappel pour inviter les participants à se préparer bien à l'avance, afin que personne ne se précipite à la dernière minute et ne retarde la réunion. Configurez-en ensuite un autre pour les avertir que la réunion va commencer, afin que tout le monde se connecte et soit prêt à temps. 🔔
5. Utilisez des supports visuels pour plus de clarté
La hiérarchisation des éléments de votre liste de problèmes est une étape très importante de la phase IDS de la réunion — et il est impossible d'établir des priorités si vous ne savez pas ce que vous devez privilégier. Créez une liste claire accessible à tous, afin que chacun puisse prendre les bonnes décisions.
Pour ce faire, le Tableau blanc ClickUp est un outil très efficace. Votre secrétaire peut transférer les problèmes existants de la liste des problèmes vers le Tableau blanc au début de la session. Les outils de collaboration de ClickUp permettent à chacun de saisir le problème qu’il soulève dès qu’il se présente, ce qui vous donne une liste complète facilitant la hiérarchisation des priorités lorsque vous arrivez à la phase de résolution des problèmes de la réunion. Il vous suffit ensuite de cocher les éléments au fur et à mesure que vous les traitez.
6. Prenez des notes de réunion efficaces
Il est essentiel de consigner avec précision le déroulement d'une réunion. Les comptes rendus de réunion constituent la base des réunions futures, garantissant ainsi la continuité et la progression. Ils font également office de référence ultime lorsque les souvenirs de ce qui s'est passé divergent.
Un bon logiciel de compte-rendu de réunion fait toute la différence. Vous pouvez commencer par utiliser ClickUp Bloc-notes pour prendre des notes pendant la réunion. Demandez ensuite à l'assistant de rédaction IA de ClickUp de résumer ces notes pour vous et de les transformer en compte-rendu de réunion. Le modèle de compte-rendu de réunion ClickUp fournit un cadre prêt à l'emploi, garantissant la cohérence de tous vos comptes-rendus. 📝
7. Enregistrez les vidéos importantes
Les participants partagent souvent des diapositives ou d'autres documents lors des réunions de niveau 10. Ces supports visuels constituent une partie importante du compte-rendu de la réunion et sont souvent diffusés sous forme de documents séparés avant ou après la réunion.
Mais il existe un moyen plus simple. ClickUp Clip enregistre des clips vidéo de votre écran, de l'onglet de votre navigateur ou de la fenêtre de votre application — avec un enregistrement vocal si vous le souhaitez — afin de fournir le contexte de la discussion. Vous pouvez enregistrer ces clips dans le compte-rendu de la réunion et les partager via un lien public qui s'affiche directement dans votre navigateur.
8. Centralisez vos discussions
Les participants peuvent avoir des questions ou des suggestions avant la réunion, ou souhaiter ajouter des remarques après coup. Vous pourriez utiliser les e-mails pour mener ces discussions, mais les fils de discussion ne sont pas toujours faciles à trouver ou à suivre, sans compter qu'ils sont déconnectés de la réunion elle-même.
Créez plutôt un canal dédié avec la vue Chat de ClickUp, afin de centraliser et de lier toutes vos informations sur une seule plateforme. Utilisez le canal de chat pour partager des mises à jour ou des ressources et discuter en temps réel. Vous pouvez contrôler qui a accès à votre canal de chat, configurer des notifications pour les nouveaux messages et consulter votre chat parallèlement à votre travail dans ClickUp pendant que vous préparez la réunion. 💬
9. Rationalisez votre flux de travail
La plupart des réunions L10 donnent lieu à une liste d'éléments à faire, qui doivent être traités, mais qui souvent ne le sont pas. L'astuce pour les mener à bien consiste à les intégrer dès que possible dans votre flux de travail, puis à en assurer le suivi jusqu'à leur achèvement.
ClickUp vous permet de transformer le texte de n'importe quel document ClickUp Doc ou Tableau blanc en tâches ClickUp d'un simple clic — plus besoin de copier-coller. Par exemple, vous pouvez créer des éléments à mener ou attribuer des tâches directement à partir d'un bloc-notes ClickUp, d'un document ClickUp Doc, d'un Tableau blanc ClickUp Whiteboard, de la conversation ClickUp Chat ou de documents plus formels tels que des comptes-rendus de réunion.
La fonctionnalité de gestion de projet de ClickUp prend ensuite le relais pour gérer cette tâche, vous aidant à la hiérarchiser et à l'intégrer de manière transparente dans votre flux de travail. Elle peut même vous envoyer des notifications lorsque la date d'échéance approche, afin de vous assurer de rester sur la bonne voie jusqu'à l'achèvement.
10. Tirez parti de votre infrastructure technologique
Plutôt que d'investir dans de nouveaux outils pour votre réunion de niveau 10, tirez le meilleur parti de ceux que vous utilisez déjà. Par exemple, si votre équipe de direction préfère utiliser Zoom ou Microsoft Teams, ou si elle ne jure que par Google Agenda, suivez-la autant que possible.
ClickUp propose une multitude d'intégrations, notamment avec Microsoft Teams et Zoom, ainsi qu'avec Apple, Outlook et Google Agenda. Lancez une réunion Zoom directement à partir d'une tâche ou synchronisez vos tâches ClickUp avec l'agenda de votre choix, et bien plus encore.
Bonus : Comparez MS Teams et Zoom!
Organisez des réunions de niveau 10 efficaces et performantes
Les réunions L10 ont été mises au point par EOS Worldwide afin d'améliorer la productivité et l'efficacité des réunions. Elles ont lieu à la même heure chaque semaine, suivent un modèle spécifique et réunissent l'ensemble de l'équipe de direction. 💯
Ce type de réunion est extrêmement axé sur l'alignement avec les objectifs stratégiques. Elle commence par un bref tour de table et passe rapidement en revue la progression réalisée par rapport aux indicateurs du tableau de bord, aux objectifs trimestriels et aux listes de tâches hebdomadaires. Ensuite, la majeure partie du temps de la réunion est consacrée à la compréhension et à la résolution des problèmes qui font obstacle à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Même si les réunions L10 sont déjà bien plus efficaces que la plupart des réunions, il est toujours possible de s'améliorer. Les outils de réunion en ligne tels que ClickUp rationalisent tous les aspects de vos réunions L10, vous permettant ainsi de gagner du temps et de réduire vos efforts à chaque étape.
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