Le syndrome "Cette réunion aurait pu être un e-mail" sévit dans le monde des entreprises. Ne nous croyez pas sur parole : les statistiques sont plus éloquentes que les mots : Un sondage réalisé auprès de 182 cadres supérieurs a montré que 71 % des personnes interrogées trouvaient les réunions inefficaces et improductivesPlus de la moitié des employés consultent leurs e-mails, envoient des textes ou effectuent d'autres tâches multiples pendant les réunions
- En moyenne,31 heures sont perdues chaque mois en réunions improductives
Le bon côté des choses, c'est que les réunions résumées sont considérées comme étant plus efficaces en termes de temps que la plupart des et leur mise en œuvre est donc un excellent moyen d'éviter les baisses de régime. 🥱
Ce guide vous apprendra à organiser des résumés rapides quotidiens qui permettront à votre équipe de rester synchronisée sans perdre de temps de travail.
Qu'est-ce qu'une réunion rapide ?
Une réunion rapide est une courte vérification qui vous permet de prendre contact avec votre équipe et de discuter des tâches achevées et à venir, ainsi que des défis éventuels. Elle a été popularisée par le développement de logiciels les équipes de développement de logiciels utilisant le méthodologie agile -un ensemble de méthodes de projet principes de gestion axé sur la collaboration interfonctionnelle et une approche itérative de la l'amélioration continue . 📈
Les résumés rapides sont typiquement quotidiens, bien que vous puissiez adapter la cadence à votre flux de travail. La réunion peut durer entre cinq et quinze minutes, ce qui devrait suffire pour franchir rapidement et efficacement les étapes nécessaires.
Comment organiser une réunion résumé rapide
Le principe des réunions rapides quotidiennes est simple : vous réunissez votre équipe et la laissez se relayer pour aborder trois questions
- "Qu'avez-vous fait hier ?"
- que ferez-vous aujourd'hui ?
- "Y a-t-il quelque chose qui bloque votre progression ?" "Qu'est-ce que vous faites aujourd'hui ?
Il s'agit de l'approche dite "Round Robin", mais vous pouvez également utiliser la méthode "Walk the Tableau", dans laquelle l'ensemble de l'équipe discute de chaque tâche sur le tableau dans une commande spécifique (généralement de gauche à droite).
Considérez les questions ci-dessus comme des étapes que chaque membre de l'équipe doit franchir pour que la réunion produise les résultats escomptés. Nous allons expliquer chacune d'entre elles plus en détail afin que vous sachiez à quoi vous attendre dans les réponses.
Question 1 : "Qu'avez-vous fait hier ?"
Cette question sert plusieurs objectifs importants, outre le récit évident des tâches achevées. Elle permet de savoir si un membre de l'équipe peut donner la priorité aux tâches urgentes par rapport à celles qui peuvent attendre, ce qui est crucial dans un environnement en constante évolution. 🏃
Affichez les charges de travail de l'équipe avec la vue Échéancier pour suivre la progression et ajuster les échéances des tâches
À cette étape, vous pouvez également découvrir les éventuelles inefficacités et erreurs de forfait. Par exemple, si un membre de l'équipe dit qu'il n'a pas fait grand-chose alors qu'un autre a été submergé de tâches, c'est un signe clair que vous devriez rééquilibrer le flux de travail et réajuster la charge de travail en conséquence.
Enfin, l'échange d'informations sur les tâches achevées peut aider votre équipe à à collaborer plus efficacement et obtenir des informations précieuses dont ils auront besoin pour le travail à venir.
Il se peut que quelqu'un ait achevé une tâche similaire à celle sur laquelle un autre membre de l'équipe va travailler, ce qui lui permet de donner un coup de main.
Question 2 : "Que vas-tu faire aujourd'hui ?"
L'un des principaux points d'un résumé rapide quotidien est de fixer le paramètre de la journée à venir et de s'assurer que les tâches à venir sont alignées sur l'objectif général. Cette étape vous permet de filtrer de manière proactive le travail de faible valeur et d'accroître l'efficacité de votre équipe.
Imaginons que vous ayez découvert une faille d'authentification qui doit être corrigée de toute urgence. Si l'un des membres de votre équipe vous dit qu'il avait initialement prévu d'achever une tâche moins urgente, comme la refonte d'un code hérité, vous pouvez lui dire de la mettre en veilleuse et de travailler sur le problème de sécurité.
Affichez, ajoutez, attribuez ou commentez rapidement les dépendances directement dans une tâche ClickUp
Parler du travail à venir permet également d'éviter toutes sortes de malentendus. Cela permet d'éviter les chevauchements de tâches, clarifie les dépendances et veille à ce que les tâches essentielles soient prises en charge. ✅
Question 3 : "Y a-t-il quelque chose qui bloque votre progression ?"
La dernière étape des réunions de résumé rapide est consacrée à surfacer et à éliminer les éléments bloquants, tels que :
- Un membre de l'équipe n'a pas accès aux informations ou aux outils dont il a besoin pour achever ses tâches quotidiennes
- Il doit attendre qu'une tâche précédente assignée à quelqu'un d'autre soit terminée
- Une tâche doit être approuvée avant d'être achevée
Encouragez votre équipe à être proactive en ce qui concerne les bloqueurs afin que toute la communication nécessaire a lieu pendant le résumé rapide. Vous évitez ainsi les allers-retours inutiles et les réunions supplémentaires, ce qui efface la voie pour que votre équipe atteigne ses objectifs. 🎯
6 conseils pour organiser des réunions rapides quotidiennes efficaces
Lorsque vous organisez des réunions courtes, comme les résumés rapides quotidiens, vous devez faire en sorte que chaque minute compte . ⏱️
Vous trouverez ci-dessous des conseils pratiques pour minimiser le gaspillage et faire en sorte que chacun tire une valeur de la réunion. Vous apprendrez également comment faire passer vos réunions quotidiennes à la vitesse supérieure grâce aux outils suivants
ClickUp
-une plateforme de gestion de projet tout-en-un destinée aux équipes agiles de toutes tailles.
Conseil 1 : rester simple
Les résumés doivent être rapides et dynamiques : réunissez tout le monde au même endroit, demandez-leur de répondre aux trois questions clés et laissez-les vaquer à leur travail quotidien. Pour rester agile, s'en tenir à un processus transparent associé à un ou deux outils simples de gestion des réunions.
Vous n'avez pas le temps de fouiller dans des documents ou des feuilles de calcul pour vous assurer que rien n'est oublié et que tout est en ordre suivre la progression du projet -vous avez besoin d'un hub centralisé pour que les membres de votre équipe puissent voir les informations essentielles. Réunions ClickUp vous permet de bénéficier d'une telle clarté et de minimiser le travail manuel lors de vos résumés rapides. Vous pouvez créer des checklists pour chaque membre de l'équipe et des assigner des commentaires à la volée pour s'assurer que les détails importants ne passent pas inaperçus.
Assurez-vous que vos commentaires sont vus en attribuant des commentaires aux utilisateurs directement dans les tâches, et affichez rapidement les commentaires attribués dans une Checklist
L'option Super Rich Editing de ClickUp vous permet de prendre des notes de réunion, de mettre en évidence les points importants et d'incorporer différents types de contenu afin de conserver toutes les idées clés en un seul endroit. Si votre flux de travail comprend des tâches récurrentes telles que l'affinage du backlog et les revues de code, vous pouvez les rendre récurrentes afin qu'elles apparaissent automatiquement dans vos résumés rapides. 🔄
Paramétrer des tâches récurrentes pour éliminer le travail répétitif lors de la création d'agendas de réunion
Conseil 2 : Choisissez une heure (et respectez-la)
Réservez un créneau horaire spécifique pour vos réunions résumés rapides et faites en sorte qu'il soit constant. Cela assure la structure et la prévisibilité, ce qui aide votre équipe à rester organisée et améliore l'assiduité.
Quant à savoir quand la réunion doit avoir lieu, cela dépend de votre flux de travail. Dans l'idéal, vous organiserez un résumé rapide le matin afin que votre équipe soit bien paramétrée pour la journée à la fin de la réunion. Il n'est pas nécessaire que ce soit la première chose que vous fassiez, mais veillez à ce que la réunion ait lieu avant que votre équipe ne soit prête à se retrousser les manches.
C'est plus facile à dire qu'à faire dans le cas d'une paramètres à distance surtout si les membres de votre équipe sont dispersés dans le monde entier. Votre matinée peut être la nuit de quelqu'un d'autre, ce qui complique un peu les choses.
Si vous ne parvenez pas à trouver l'heure qui convient à tout le monde, un résumé rapide peut être votre seule option. Ce n'est pas aussi efficace qu'une réunion en temps réel, mais c'est toujours mieux que de laisser un membre de l'équipe en dehors du résumé rapide.
Conseil 3 : Avoir un aperçu complet de vos résumés rapides
Que votre équipe soit sur place, hybride ou entièrement à distance, la dernière chose que vous souhaitez est de mémoriser ce qui se passe lors d'un résumé rapide - ou d'attendre de votre équipe qu'elle le fasse. Il devrait y avoir une trace écrite de tout ce qui a été discuté pour s'assurer que tout le monde reste sur la même page.
Au minimum, vous aurez besoin d'une feuille de calcul pour suivre la présence de chaque membre de l'équipe, ses tâches, ses blocages et d'autres informations pertinentes.
Bien qu'il n'y ait rien de mal à utiliser un feuille de calcul de base vous aurez besoin d'une solution plus robuste et plus intuitive qui ne nécessite pas la création d'un système complet à partir de zéro. Si vous avez besoin d'un coup de pouce, la rubrique ClickUp Modèle de réunion debout quotidienne peut être un complément précieux à vos réunions quotidiennes.
Le modèle de réunion ClickUp Daily Standup vous permet de structurer votre réunion avec des options telles que des statuts personnalisés, des champs personnalisés et des affichages personnalisés
Il est livré avec tout ce dont vous avez besoin pour systématiser vos réunions et les garder bien organisées. Vous pouvez lister les tâches avec des Statuts personnalisés et attribuer des libellés de priorité pour définir une hiérarchie claire et s'attaquer rapidement au travail urgent. ⚡
Une robuste Vue Tableau vous permet de prendre des présences et de voir clairement les tâches de chaque membre de l'équipe afin de toujours être au courant de la progression du projet. Partagez cet aperçu complet avec votre équipe, et vous n'aurez plus à vous soucier des silos de projet ou des malentendus.
Vous pouvez également encourager l'équipe à remplir ses champs de manière autonome, ce qui résout en partie la limite susmentionnée des résumés rapides dans des fuseaux horaires différents.
Dites à ceux qui ne peuvent pas être présents de le faire dès qu'ils commencent leur journée, et ils resteront dans le coup.
$$$a Conseil 4 : Maintenir un chef et une structure clairs
Avant de commencer à organiser des résumés rapides, vous devez nommer un responsable chargé de créer des agendas et modérer les réunions. Si vous utilisez l'outil Méthodologie Scrum -comme beaucoup d'équipes agiles-, ce sera très probablement la Scrum Master .
Si ce n'est pas le cas, il peut s'agir d'un chef de produit ou d'un autre dirigeant exerçant une capacité similaire.
Quant à l'agenda, il se présente généralement comme suit :
- Un brise-glace ou une courte discussion décontractée pour mettre de l'ambiance
- Les trois questions du résumé rapide (si vous utilisez la méthode Round Robin)
- Diverses mises à jour sur le projet
- Objectifs et éléments d'action
Bien entendu, il ne s'agit que d'une suggestion et vous êtes libre de structurer la réunion de la manière qui convient le mieux à votre équipe et à votre flux de travail.
Si vous avez besoin d'une plateforme pour élaborer un agenda efficace, vous pouvez utiliser les outils suivants Documents ClickUp -an Outil d'IA qui vous permet de créer toutes sortes de documents, des plus simples aux plus complexes notes de réunion à des wikis complets. 📃
ClickUp Docs est livré avec d'innombrables options de personnalisation et de mise en forme. Vous pouvez utiliser les /commandes slash pour ajouter des blocs de code, des widgets, des boutons cliquables et d'autres éléments interactifs qui contribuent à des agendas dynamiques.
Utilisez les commandes slash dans ClickUp Docs pour mettre en forme et modifier votre agenda sans problème
ClickUp Docs vous permet également d'assigner des éléments d'action, de résumer des réunions et d'achever de nombreuses autres tâches, que vous pouvez automatiser grâce à la commande ClickUp AI . Les outil d'IA performant peut vous décharger d'une grande partie du travail banal, ce qui vous permet de consacrer plus de temps à la réunion proprement dite.
Conseil 5 : Restez concentré sur vos objectifs
Les réunions de synthèse efficaces sont plus qu'un simple point de situation : elles vous aident à suivre vos objectifs de sprint et à vous assurer que votre équipe ne s'écarte pas de la bonne voie. Chaque résumé rapide doit vous indiquer exactement à quel point vous êtes proche de la réunion de l'objectif et s'il y a quelque chose que vous pouvez faire pour optimiser votre flux de travail .
Pour ce faire, vous devez disposer d'un moyen de présenter la progression au-delà des nombres bruts et des mises à jour de statut. Pour obtenir un aperçu complet et visuellement attrayant, vous pouvez utiliser les outils suivants Objectifs ClickUp .
Que vous ayez besoin de suivre vos OKRs (Objectifs et Résultats Clés), les cycles de sprint, ou tout autre objectif spécifique, ClickUp Objectifs vous offre un tableau de bord interactif associé à toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour rester au fait de votre progression.
Suivez facilement vos cycles de sprint, vos jalons et la progression globale de votre projet avec ClickUp Objectifs.
Par exemple, vous pouvez connecter toutes les tâches d'un sprint à un objectif global, et la barre de progression se remplira automatiquement au fur et à mesure que votre équipe achèvera les tâches. Vous pouvez également créer des listes de progression pour les éléments suivants les jalons de l'objectif et obtenir un aperçu détaillé des mises à jour les plus récentes. 🔔
Avec ClickUp Objectifs, il n'y a pas de place pour les conjectures et la confusion. Paramétrez vos cibles, attribuez des tâches et des paramètres, et vous aurez une une bonne maîtrise de votre carnet de commandes pour éviter qu'il ne devienne incontrôlable.
Conseil 6 : épinglez les problèmes complexes
hier > aujourd'hui > bloqueurs > Terminé !*
Voilà à quoi devraient ressembler les réunions de résumé rapide, ni plus ni moins. Et pourtant, de nombreux sujets nécessitant une discussion plus approfondie peuvent faire surface. La dernière chose à faire est de s'y enliser, car c'est un moyen infaillible de faire traîner la réunion en longueur. 🐌
Au lieu de cela, mettez le problème en veilleuse et dites à un membre de votre équipe que vous pourrez en discuter séparément une fois le résumé rapide terminé. De cette façon, tout le monde aura l'occasion de passer en revue toutes les questions nécessaires, et la réunion se déroulera rapidement.
Défis courants des résumés rapides (et comment les surmonter)
Même avec un forfait et une organisation méticuleux, vos résumés rapides ne se déroulent pas toujours comme vous le souhaitez. Passons en revue les pièges les plus courants et les tactiques pour y remédier. 💡
Présence irrégulière
S'il est normal qu'un coéquipier ne participe pas à un résumé rapide à de rares occasions s'il n'est pas disponible, cela ne doit pas devenir une habitude. Cela va à l'encontre de l'objectif des réunions quotidiennes, car vous ne pouvez pas vous assurer que votre équipe est alignée sans avoir un aperçu des tâches, des cours et des obstacles potentiels de chacun.
Pour minimiser les absences, assurez-vous que votre équipe comprend l'importance des résumés rapides. Communiquez clairement leur valeur et soulignez qu'il ne s'agit pas d'une énième politique fastidieuse, mais de quelque chose qui profite directement à l'équipe et qui peut simplifier son flux de travail.
Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez motiver votre équipe en introduisant des incitations et/ou des éléments dissuasifs. Il n'est pas nécessaire d'en faire des tonnes : pensez à quelque chose de simple, comme un pot pour les absents ou une petite somme d'argent jeton d'appréciation pour son assiduité. 🎖️
Manque de temps
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vos réunions peuvent durer plus longtemps que prévu, notamment :
- Certains membres de l'équipe prennent trop de temps
- L'accent est trop mis sur la résolution de problèmes
- Vous utilisez un système de gestion des réunions inefficace ou un système de gestion des réunions inefficaceplate-forme de communication d'équipe inefficace C'est au modérateur qu'il incombe d'éviter ou de résoudre ces problèmes. Il ne doit pas hésiter à empêcher les membres de l'équipe de s'exprimer s'ils entrent trop dans les détails et privent les autres de leur temps. Faites savoir à chaque membre de l'équipe qu'il dispose d'un temps fixe pour répondre aux questions nécessaires et qu'il doit être concis. ⏲️
Créez des feuilles de temps pour collecter et visualiser le temps suivi à travers les tâches et les emplacements pour un aperçu rapide de votre progression
Certains écarts par rapport aux plages horaires allouées sont à prévoir au début, alors que l'équipe s'habitue encore aux résumés rapides. Soyez attentif aux principales causes de gaspillage et affinez vos réunions au fil du temps pour les resserrer.
Blocs de communication
Tout le monde n'est pas à l'aise pour prendre la parole au sein d'un groupe. C'est notamment le cas lorsqu'un membre de l'équipe a du mal à achever une tâche, car il peut se sentir gêné ou craindre de paraître incompétent s'il demande de l'aide ou parle de ses blocages.
Il existe plusieurs façons de traiter ce problème. Les activités brise-glace mentionnées ci-dessus peuvent contribuer à détendre l'atmosphère et à mettre les membres de votre équipe à l'aise. Si vous remarquez que l'un d'entre eux est encore mal à l'aise, vous pouvez le laisser parler en dernier afin que les autres puissent donner le ton et faire en sorte que la situation paraisse moins intimidante.
Si vous n'obtenez pas tous les détails dont vous avez besoin, demandez-les explicitement afin de pousser le membre de l'équipe à s'exprimer. Avec la pratique et la répétition, ils devraient trouver plus facile de contribuer et de partager toutes les mises à jour pertinentes. 🗣️
Get Up, Stand Up !
La maîtrise d'une réunion résumé rapide quotidienne est un investissement qui en vaut la peine, car elle peut resserrer votre flux de travail et dynamiser vos sprints pour l'ensemble de l'équipe. Une réunion bien exécutée peut également hype votre équipe pour la journée à venir, en les aidant à rester productifs et motivés - jusqu'au prochain résumé rapide. 🤩
Comme vous l'avez vu, ClickUp peut vous aider à récolter ces avantages en vous aidant à structurer et à organiser vos réunions rapides quotidiennes sans effort.
Si vous souhaitez profiter de ses nombreuses fonctionnalités et vous assurer qu'aucun temps n'est perdu pendant vos réunions quotidiennes,
inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui
!