De nombreuses entreprises travaillent désormais avec des équipes hybrides ou entièrement à distance, et les réunions virtuelles sont devenues la norme. D'une certaine manière, cela rend la gestion et la collaboration au sein des équipes plus difficiles, alors que celles-ci reposent justement sur la collaboration.
Heureusement, la technologie a suivi le rythme et de nombreux outils sont désormais disponibles pour organiser des réunions individuelles, des réunions de groupe, des webinaires et d'autres évènements virtuels.
Mais avec tous les outils de visioconférence disponibles, comment savoir lequel convient le mieux à votre entreprise ?
Définissons ce qui fait un bon outil de réunion en ligne, examinons les options permettant d'améliorer la productivité de votre équipe et, éventuellement, de faire passer votre entreprise au niveau supérieur. ?
Que rechercher dans un outil de réunion en ligne ?
Les plateformes de réunion ont travaillé d'arrache-pied pour recréer la magie des réunions en personne lors des réunions en ligne, allant au-delà des services de conférence traditionnels et encourageant l'engagement tout en rationalisant le flux de travail. Et beaucoup d'entre elles y parviennent.
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés que vous devriez rechercher lorsque vous recherchez des outils de réunion en ligne pour votre équipe :
- Logiciels de conférence audio et vidéo de haute qualité
- Fonctionnalité de partage de fichiers pour que tout le monde puisse contribuer pendant les réunions vidéo, ou à tout autre moment.
- Logiciel de visioconférence qui fonctionne aussi bien pour une réunion générale que pour un entretien individuel.
- Conférence Web basée sur le cloud, il n'est pas nécessaire de télécharger quoi que ce soit
- Fonctionnalité de messagerie permettant le chat en direct avec l'équipe, ainsi que les chats privés.
- Outils de communication asynchrones qui facilitent la collaboration entre différents fuseaux horaires, comme les notifications et le suivi des commentaires.
- Outils d'enregistrement des réunions pour ne rien oublier
- Fonctionnalités de partage d'écran et de diaporama, pour que tout le monde puisse faire des présentations
- Capacité d'intégration pour faciliter le flux de travail
- Des fonctionnalités de sécurité qui protègent les informations de votre entreprise et vous permettent de décider qui a accès à quel contenu.
- Assistance mobile, pour que votre équipe puisse participer à une réunion depuis son téléphone lorsqu'elle est en déplacement.
Les 10 meilleurs outils de réunion en ligne pour les visioconférences
Maintenant que vous savez ce que vous recherchez, jetons un œil à certaines des meilleures plateformes de visioconférence disponibles.
Certains fournisseurs proposent des outils de réunion en ligne entièrement gratuits. Bien que beaucoup d'entre eux comportent certaines limitations, ils peuvent convenir à des équipes de petite taille et à des cas d'utilisation simples. D'autres sont payants dès le départ, mais ils offrent souvent des outils de collaboration utiles et des fonctionnalités plus avancées. ?
1. ClickUp
ClickUp est une plateforme de productivité tout-en-un dotée de puissants outils de collaboration pour les réunions. Elle propose également un modèle de réunion très utile qui vous permet de voir tous les détails des réunions prévues, en cours et terminées. Vous pouvez également l'utiliser pour stocker vos diapositives de présentation et prendre des notes. Le modèle de suivi des réunions de ClickUp vous aide à rester au courant de chaque réunion, afin que vous soyez toujours prêt et que vous puissiez également suivre les tâches de suivi, ce qui simplifie la gestion de projet.
Prenez des notes sur le document ClickUp avant ou pendant votre réunion, puis utilisez notre logiciel de planification des tâches pour transformer rapidement et facilement ces notes en éléments à mener. ?
Essayez le Tableau blanc virtuel pour stimuler la créativité de votre équipe et créer des tâches directement à partir du Tableau blanc. Utilisez ensuite la fonctionnalité Clips vidéo pour partager l'enregistrement de l'écran avec toute personne qui n'était pas présente.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- L'intégration de Zoom Meeting vous donne accès à des vidéoconférences gratuites directement depuis une tâche ClickUp.
- Configurez des tâches récurrentes afin de ne pas avoir à repartir de zéro à chaque fois que vous devez organiser une conférence téléphonique.
- La fonctionnalité d'IA permet de résumer les comptes rendus de réunion, ce qui vous fait gagner du temps et vous épargne des efforts. Vous pouvez également utiliser la plateforme comme outil de suivi des comptes rendus de réunion.
- Rationalisez votre flux de travail en créant des éléments à partir des notes de réunion de votre équipe dans le bloc-notes, le Tableau blanc ou les commentaires attribués, directement pendant la réunion.
- Intégrez-les à des outils tels que Slack, Gmail, Outlook, Google Agenda et Asana pour gérer vos réunions et vos projets de manière transparente sur toutes les plateformes.
Limitations de ClickUp
- Comme ils offrent de nombreuses fonctionnalités, il faut parfois du temps et de la patience pour les maîtriser tous.
- Les pages peuvent parfois être un peu lentes à charger lorsque vous partagez un document pendant une réunion.
Tarifs ClickUp
- Free Forever
- Unlimited : 7 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 12 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
- ClickUp AI est disponible dans tous les forfaits payants pour 5 $ par membre de l'environnement de travail et par mois.
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 8 400 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 3 700 avis)
2. Standuply
Standuply est un assistant de développement agile qui permet d'automatiser les réunions quotidiennes debout, ainsi que les réunions rétrospectives, une fois le projet achevé. Il est idéal pour les scrum masters et les chefs de projet qui gèrent des équipes à distance, et vous pouvez l'utiliser dans Slack ou Teams.
Il facilite également d'autres processus agiles, notamment la révision et la hiérarchisation des éléments en attente, l'estimation de la durée nécessaire pour les tâches et la réalisation de sondages pour recueillir des commentaires pendant ou après un sprint. ?️
Les meilleures fonctionnalités de Standuply
- Vous pouvez organiser des réunions asynchrones par texte, voix ou vidéo et joindre des messages vocaux ou vidéo en tant que pièces jointes à vos rapports de réunion.
- Évaluez l'état d'esprit de l'équipe en créant des sondages ou des enquêtes.
- Le compte rendu crée une base de connaissances en enregistrant les réponses aux questions fréquemment posées, afin que les membres de l'équipe puissent toujours consulter les informations stockées.
- Il fonctionne avec des outils tels que Jira et GitHub pour créer des diagrammes agiles.
Limitations de Standuply
- Les intégrations sont limitées à Teams ou Slack, et certains utilisateurs aimeraient disposer de plus d'options.
Tarifs Standuply
- Essai gratuit de 30 jours
- Starter : gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs
- Équipe : 1,50 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 3,50 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Standuply
- G2 : 4,8/5 (plus de 30 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 23 avis)
3. Google Meet
Google Meet était auparavant connu sous le nom de Google Meet et fait partie de Google Workspace (anciennement G Suite). Le logiciel de visioconférence Google Meet est simple à utiliser et pratique si vous utilisez déjà Google Workspace.
En fonction de votre forfait, vous pouvez organiser une simple réunion en tête-à-tête ou aller jusqu'à diffuser en direct des webinaires ou des visioconférences sur YouTube. L'outil de réunion en ligne gratuit de Google Meet permet à 100 participants de participer à une visioconférence, tandis que le forfait payant en accepte jusqu'à 250.
Google Meet comprend les fonctionnalités habituelles de chat vidéo, telles que l'activation ou la désactivation de votre caméra et de votre microphone, le fait de lever la main pour attirer l'attention et le partage de votre écran, qu'il s'agisse d'une seule fenêtre ou de l'ensemble de votre bureau.
Les meilleures fonctionnalités de Google Meet pour les réunions
- Vous pouvez afficher des sous-titres en temps réel pendant une vidéoconférence, afin que tout le monde puisse suivre ce qui se passe.
- Rejoignez les appels directement depuis Google Agenda ou Gmail, et utilisez Google Chat pour discuter avec les autres participants.
- Vos données et vos interactions sont protégées par un cryptage de bout en bout.
- L'application mobile vous permet d'utiliser Google Meet sur n'importe quel appareil mobile.
- Le forfait premium offre la suppression du bruit de fond.
Limites de Google Meet pour les réunions
- Ce n'est pas le meilleur logiciel de visioconférence pour les grandes réunions, car il n'offre pas de fonctionnalités telles que les salles de discussion, les Tableaux blancs ou les sondages.
- Vous ne pouvez enregistrer les réunions que si vous disposez d'un forfait premium.
Tarifs des réunions Google Meet
- Basique : Gratuit
- Business Starter : 6 $/mois par utilisateur
- Business Standard : 12 $/mois par utilisateur
- Business Plus : 18 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Google Meet
- G2 : 4,6/5 (plus de 1 100 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 11 500 avis)
4. Calendly
Calendly est une plateforme d'automatisation qui permet de planifier rapidement et facilement des réunions. Elle est idéale pour les équipes commerciales, marketing et service client, ainsi que pour les recruteurs, les enseignants et les professionnels des technologies de l'information. ?️
Une fois que vous avez configuré votre disponibilité dans le système, vous pouvez afficher les options sur votre site web, dans un e-mail ou dans un texte, ce qui permet à vos clients, prospects ou recrues de prendre facilement une réunion avec vous. Vous pouvez alors vous concentrer sur votre véritable travail : conclure des ventes, recruter et intégrer les meilleurs talents, ou fournir l’assistance à vos étudiants ou clients.
Les meilleures fonctionnalités de Calendly
- Vous n'avez plus besoin de perdre du temps à organiser une réunion à coups d'e-mails incessants.
- Proposez différents types de réunions, par exemple un appel de présentation ou une session individuelle ciblée, afin que vos invités puissent choisir celle qui leur convient le mieux.
- Calendly envoie des rappels par e-mail pour reconfirmer les réunions, ce qui réduit le risque d'absences.
- Utilisez-le pour organiser des réunions conjointes, en tenant compte des calendriers de tous les hôtes.
Limitations de Calendly
- La version gratuite vous permet uniquement de réaliser une connexion avec un calendrier et de planifier un type de réunion.
- Certains utilisateurs trouvent les options payantes un peu chères, étant donné que leurs fonctions se limitent à la planification de réunions.
Tarifs Calendly
- Basique : Gratuit
- Essentials : 8 $/mois par utilisateur
- Professionnel : 12 $/mois par utilisateur
- Teams : 16 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Calendly
- G2 : 4,7/5 (plus de 1 800 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 800 avis)
5. Loom
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande société, Loom est un outil de messagerie vidéo asynchrone qui vous permet, à vous et à votre équipe, de mettre fin aux réunions qui font perdre du temps.
Vous pouvez également enregistrer une vidéo de vous-même et de votre écran d'ordinateur à l'aide de la caméra et du microphone de votre appareil. Partagez ensuite le lien vers cette vidéo avec les destinataires de votre choix afin qu'ils puissent la regarder au moment qui leur convient.
Loom est idéal pour les mises à jour de statut, les formations et les commentaires clairs et constructifs. Des fonctionnalités interactives telles que les commentaires et les emojis vous aident à maintenir une connexion avec votre équipe, même sans réunion. ?♀️
Les meilleures fonctionnalités de Loom
- Les destinataires n'ont pas besoin d'avoir un compte Loom, ils peuvent simplement regarder la vidéo en ligne.
- Vous pouvez ajouter des liens vers des fichiers et d'autres ressources auxquels vous faites référence dans votre vidéo.
- La protection par mot de passe et l'autorisation par e-mail permettent de contrôler l'accès à votre vidéo.
- Vous pouvez savoir qui a regardé votre vidéo et suivre ses performances.
Limites de Loom
- La version gratuite a une limite de 5 minutes par vidéo et un total de 25 vidéos.
- Il ne s'agit pas d'une application de conférence web en direct, vous ne pouvez donc qu'enregistrer à l'avance.
Tarifs Loom
- Essai gratuit de 14 jours
- Starter : Gratuit
- Entreprise : 12,50 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Loom
- G2 : 4,7/5 (plus de 1 300 avis)
- Capterra : 4,7/5 (380 avis)
6. Grain
Grain est un système IA qui capture automatiquement les notes et les idées issues des réunions, vous permettant ainsi d'être pleinement présent auprès de vos participants. Il analyse et synthétise les discussions de la réunion et fournit un résumé que vous pouvez enregistrer comme compte rendu de la réunion, puis extraire des sections à partager avec d'autres personnes.
Idéal pour les discussions avec les clients, les prospects ou les nouvelles recrues potentielles, ainsi que pour les réunions avec votre équipe à distance, vous pouvez utiliser Grain sur Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. Vous pouvez même demander au logiciel de prendre des notes à votre place lorsque vous n'êtes pas présent à une réunion. ?
Les meilleures fonctionnalités de Grain
- Grain extrait les points forts de la réunion, vous n'avez donc pas besoin de perdre du temps à relire le reste.
- Il s'intègre à Slack, Notion, Google Drive, Asana, Salesforce et bien d'autres, vous permettant de partager facilement des clips de la réunion sur n'importe laquelle de ces plateformes.
- La sécurité est une priorité absolue, et vos données sont cryptées et protégées par la certification SOC 2 Type 1.
- L'équipe de développement de Grain est ouverte aux suggestions des clients et apprend d'eux.
Limitations en matière de grains
- Certains utilisateurs se sont plaints du fait que le résumé de réunion généré par l'IA n'est pas toujours parfaitement exact.
- L'interface utilisateur n'est pas aussi facile à naviguer sur un appareil mobile que sur un bureau.
Prix des céréales
- Starter : gratuit pour jusqu'à 5 utilisateurs
- Business : 15 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur Grain
- G2 : 4,6/5 (plus de 260 avis)
- Capterra : 4,0/5 (1 avis)
7. TeamViewer
TeamViewer est principalement destiné aux professionnels de l'informatique qui organisent des réunions avec des utilisateurs pour leur fournir une assistance à distance. Il vous aide à surveiller et à gérer les appareils dont vous avez la charge. En cas de problème, les utilisateurs peuvent vous donner le contrôle de leur ordinateur à distance afin que vous puissiez identifier et résoudre le problème. ?
Vous pouvez utiliser TeamViewer sur n'importe quel appareil et effectuer une connexion avec n'importe quel autre appareil. Grâce à ses fonctionnalités de sécurité avancées, vos données de l'entreprise sont en sécurité.
Chaque forfait successif permet d'accueillir davantage d'utilisateurs et d'appareils, et vous offre de nouvelles possibilités pour surveiller l'écosystème des appareils dont vous êtes responsable.
Les meilleures fonctionnalités de TeamViewer
- Le système peut envoyer de manière proactive des alertes lorsqu'un problème nécessite votre attention.
- Il est compatible avec toutes les plateformes de bureau et mobiles, y compris Windows, macOS, iOS, Android, Blackberry OS et Chrome OS.
- Il prend en charge plusieurs écrans simultanément.
- Vos données sont protégées grâce à l'authentification en deux étapes (2FA) et à une autorisation renforcée.
Limitations de TeamViewer
- Les fonctionnalités de sécurité peuvent parfois aller trop loin et devenir plus gênantes qu'utiles.
- L'interface utilisateur n'est pas toujours facile à naviguer, vous aurez donc parfois du mal à trouver ce que vous cherchez.
Tarifs TeamViewer
- TeamViewer Remote Access Lite : 24,90 $/mois par utilisateur
- TeamViewer Remote Access Pro : 29,90 $/mois par utilisateur
- TeamViewer Remote Assistance Lite : 49,90 $/mois par utilisateur
- TeamViewer Remote Assistance Pro : 64,90 $/mois par utilisateur
- TeamViewer Tensor : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Évaluations et avis sur TeamViewer
- G2 : 4,4/5 (plus de 3 200 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 11 100 avis)
8. Skype
Skype est l'un des plus grands outils de réunion en ligne gratuits disponibles aujourd'hui. Vous pouvez l'utiliser pour discuter avec votre famille, organiser des réunions d'équipe ou comme solution de vidéoconférence pour votre entreprise.
Il offre une qualité vidéo HD et le partage d'écran pour vous aider à faire passer votre message, ainsi que des légendes et des sous-titres en direct pendant une réunion. Vous pouvez également glisser-déposer des vidéos, des photos ou tout autre fichier que vous souhaitez partager dans la fenêtre de discussion. ?
Les meilleures fonctionnalités de Skype
- Vous pouvez télécharger Skype sur tous vos appareils et vous connecter depuis n'importe lequel d'entre eux.
- Il offre une traduction en temps réel dans 10 langues différentes pour la voix et plus de 60 pour le texte.
- Les messages intelligents et les emojis favorisent l'interaction pendant les réunions.
- Skype prend en charge l'enregistrement de vidéos et avertit les participants lorsqu'il est activé.
Limites de Skype
- Cette fonctionnalité de conférence Web gratuite convient particulièrement aux petites entreprises, car le logiciel de réunion ne prend en charge que 100 participants à la fois pour les visioconférences.
- Les outils de collaboration de Skype sont assez basiques et ne permettent pas à plusieurs participants de travailler simultanément sur un même document.
Tarifs Skype
- Free : appels Skype-à-Skype
- Crédit Skype : à partir de 5 $ pour jusqu'à 165 minutes d'appels vers un téléphone mobile ou fixe
- Abonnement aux États-Unis : 2,99 $/mois pour un nombre illimité de minutes vers les téléphones mobiles ou fixes basés aux États-Unis.
Évaluations et avis sur Skype
- G2 : 4,3/5 (plus de 22 700 avis)
- Capterra : 4,2/5 (plus de 400 avis)
9. Otter. IA
Otter. ai est un outil de transcription qui capture automatiquement les discussions pendant une réunion, résume les points les plus importants, puis vous envoie le résumé par e-mail. Toutes les diapositives partagées sont capturées et ajoutées à l'agenda de la réunion au moment opportun.
Les participants à la réunion peuvent interagir avec le contenu en soulignant les points importants, en ajoutant des commentaires ou en créant et en attribuant des éléments. Et la nouvelle fonctionnalité de chat en direct permet à tout le monde de rester en connexion.
En prime, vous pouvez également télécharger du contenu préenregistré, et l'outil fera également des merveilles dans ce domaine. ?
Otter. IA : les meilleures fonctionnalités
- Le système est facile à configurer et à utiliser.
- Il s'intègre à Microsoft Teams, Zoom et Google Meet.
- Si vous connectez Otter.ai à votre calendrier Microsoft ou Google Agenda, il se joindra automatiquement à vos réunions.
- La version payante vous permet de rechercher, puis d'exporter et de lire des parties spécifiques de la réunion.
Limitations d'Otter. /IA
- La version gratuite ne permet que 300 minutes de transcription par mois et 30 minutes par réunion.
- Il est facile de laisser Otter activé par inadvertance à la fin de votre réunion, ce qui pourrait permettre la capture de discussions sensibles.
Tarifs Otter. IA
- Basique : Gratuit
- Pro : 8,33 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 20 $/mois par utilisateur
- Enterprise : Contactez-nous pour connaître les tarifs
Otter. ai : évaluations et avis
- G2 : 4,0/5 (plus de 110 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 60 avis)
10. Zoom
Zoom Meetings est un outil de visioconférence idéal pour les petites et grandes entreprises dont les équipes travaillent à distance. Il permet d'organiser rapidement et facilement des réunions, ponctuelles ou récurrentes, en créant un lien privé que vous partagez avec les membres de votre équipe. Ce lien ouvre une salle de réunion vidéo dédiée, accessible uniquement à l'aide d'un mot de passe. ?
Une fois dans la salle de conférence, vous avez accès au chat pendant la réunion et pouvez activer les sous-titres automatiques si vous le souhaitez. Tout le monde peut partager son écran, même simultanément, et la qualité de la vidéo et de l’audio HD garantit que rien ne vous échappe.
Les meilleures fonctionnalités de Zoom
- Divisez les participants à la réunion en petits groupes de discussion avec jusqu'à 50 salles de discussion.
- Vous pouvez télécharger des documents .doc, .PDF et .ppt.
- L'enregistrement des appels est disponible, et une notification s'affiche pour informer les participants que l'enregistrement est en cours.
Limites de Zoom
- Le forfait Free ne permet que 100 participants et limite la durée des réunions à 40 minutes, avec un stockage cloud limité.
- Si votre équipe travaille beaucoup en collaboration, Zoom n'est peut-être pas l'outil idéal, car il ne permet pas de travailler côte à côte comme d'autres plateformes de réunion en ligne.
Tarifs Zoom
- Basique : Gratuit
- Pro : 149,90 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 199,90 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Zoom
- G2 : 4,5/5 (plus de 53 300 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 13 600 avis)
Restez en connexion grâce aux meilleurs outils de réunion en ligne
Que vous recherchiez un logiciel de conférence Web, un outil de transcription et de résumé ou une plateforme de planification, il existe forcément un outil de réunion en ligne qui vous convient. L'outil idéal pour votre entreprise doit vous permettre de rationaliser votre flux de travail, faciliter la collaboration et être facile à utiliser pour tous.
ClickUp répond à toutes ces exigences et bien plus encore. Il s'agit d'une solution tout-en-un qui vous aide à gérer vos réunions, vos collaborateurs, vos tâches et votre entreprise, et à automatiser tout cela autant que possible.
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